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Frmulas & Produco de bases galncias

Sumrio COMO CADASTRAR AS FRMULAES PADRES.....................................................................3 FACILITANDO A LOCALIZAO DE FRMULAS ATRAVS DO FILTRO: INDICAO DE USO .......................10 LIGANDO A INDICAO DE USO A FRMULA............................................................................................10 CONSULTA DE FRMULAS .......................................................................................................................12 REPASSANDO NOVOS PREOS DE INSUMOS PARA FRMULAS ..................................................................13 COMO PRODUZIR BASES GALNICAS, EXCIPIENTES, PRODUTOS DE REVENDA?.........13 IMPRIMIR ORDEM DE PRODUO ............................................................................................................15 IMPRESSO DE RTULOS PARA PRODUTOS DE REVENDA COM PRODUO INTERNA ................................17 COMO CONTROLAR, ATRAVS DE FRMULAS, EMBALAGENS COMPOSTAS (VIDRO, TAMPA, BATOQUE, ETC.)...................................................................................................................18 PADRONIZANDO A EMBALAGEM COMPOSTA ...........................................................................22

Como cadastrar as frmulaes padres


O mdulo Frmulas fundamental no seu sistema. nele que voc ir cadastrar todas as formulaes das suas bases galnicas, excipientes, diluies de labaratrio, produtos acabados, etc., podendo registrar suas doses, modo de preparo, posologias, referncias bibligrficas e dicas que garatam a qualidade de produo. Veja como proceder: Acesse o mdulo Frmulas (Arquivos | Frmulas). Ser apresentada a janela Frmulas. Clique no boto Incluir ou pressione a tecla <F2>. No campo Descrio informe o nome da frmula:

Informe a descrio da forma mais completa e clara possvel, pois atravs dela que a frmula ser encontrada em todas as tarefas do sistema.

No campo Espcie informe o tipo de forma farmacutica que ser usada. Os tipos de espcie so: 1 Cpsula; 2 Creme; 3 Loo; 4 Shampoo; 5 Outras (xaropes, solues, filtros solares, etc.); 6 Unidade (comprimidos, supositrios, vulos, quites de embalagens, etc.); 7 Homeopatia; 3

8 Floral; 9 Comprimido.

Semi-acabados de cpsulas O sistema no permite o cadastro de produtos semi-acabados na forma farmacutica cpsula (espcie 1), por tanto, quando houver necessidade de cadastrar uma frmula de cpsulas com semi-acabado, use as espcies: 5 - Outras ou 6 - unidades. Nas frmulas que no tm a forma farmacutica definida explicitamente no sistema use a espcie outras.

No campo Volume-Base informe o volume base da frmula. Voc pode copiar esta informao da formulao usada. Se por exemplo voc est cadastrando um frmula da base galnica Creme Croda e na fonte a frmulao est descrita para 1.000 gramas, basta copiar este dado.

Nas frmulas que usar a espcie 1 - cpsulas o volume deve ser o da dosagem da cpsula. Nas frmulas cadastradas na espcie 5 (vulos, supositrios, comprimidos, etc.) informe o volume da dose. Nas demais, informe o volume que facilitar o cadastro ou somente o volume que seja a somatria das dosagens da frmula cadastrada.

Depois de informar a forma farmacutica, volume e unidade da frmula, voc deve informar o tipo de uso. Para isto, clique na caixa de listagem do campo Uso:

Depois de informar o tipo de uso, o cursor ir para o campo No Enviar para a filial. Nele voc pode definir se a frmula ser ou no enviada para as filiais no integrao de dados (usado apenas nas farmcias que tm filiais e faam integrao de dados). Aps informar todos os dados do cabealho da frmula, o cursor ser posicionado no primeiro componente. Informe a descrio ou iniciais do componente e tecle <Tab>, selecione o item desejado e tecle <Enter>:

No campo Fase informe a fase de produo no qual o insumo ser usado. Logo em seguida, informe a dose e a unidade a serem usados. Todas as unidades de dosagem so aceitas e no momento da produo so convertidas para grama:

Depois de informar a unidade da dose, o cursor ser posicionado no campo Cdigo novamente para que voc informe o prximo componente. Informe todos os componentes, inclusive o veculo:

Depois de informar o ltimo componente, ao invs de informar um novo, tecle <enter> quando o cursor for posicionado no campo Cdigo. Ser apresenta da janela Componente:

Informe se o ltimo produto ser usado ou no como Quantidade Sufiente Para obter o volume da frmula. Depois de fazer a opo de QSP, voc ser levado para a guia Semi-Acabdo. Nela voc deve fazer o cadastramento do produto semiacabado originado pela frmula:

Veja como proceder: Informe a descrio do semi-acabado. Ser exibida a janela confirmando o cadastro na tabela de produtos. Clique no boto Sim para confirmar o cadastro do produto e ser exibida a janela Produtos:

Preencha os principais dados cadastrais do semi-acabado e para gravar clique no boto Ok. Voc poder consultar e atualizar os dados deste produto a qualquer momento na ficha de cadastro (Arquivos | Produtos). Ao gravar as informaes, o cursor voltar para a janela principal Frmulas:

Este semi-acabado, CR CRODA, ser usado na composio de receitas. Certo? Na seo Detalhamento voc define como sero impressos os itens da frmula na ordem de produo e nos rtulos das receitas que o usarem como componente. Na caixa de checagem Mantm em Estoque voc informar se feito ou no a produo interna (estoque estratgico) para o semi-acabado. No nosso exemplo, CR CRODA o certo marcar o campo, pois, no geral as farmcias produzem determinada quantidade (depende da demanda) do creme e o deixam nos laboratrios para serem usados como base dos cremes manipulados para os clientes.

Clculo de preos dos Semi-Acabados O preo do semi-acabado igual ao preo dos componentes X fator e ser informado na ficha do produto na unidade de cadastro do mesmo (ml, g, etc.). O fator a ser utilizado, ser escolhido de acordo com a seqncia: 1: fator da ficha do produto; 2: fator informado no argumento SETORx; 3: fator relativo a cada um dos componentes da frmula.

O preo de custo ser sempre o valor mdio de custo das matrias primas envolvidas.

Guia Acabados
Esta guia dever ser preenchida quando a frmula gerar um produto acabado. Veja como proceder: Clique no boto Adicionar...; Ser apresentada a janela Acabado;

Se o produto acabado gerado por esta frmula j est cadastrado no sistema (Arquivos | Produtos), informe aqui o cdigo de cadastro ou descrio da frmula. Informe a descrio do produto e tecle <Enter> ou clique boto Incluir...; O sistema far a verificao da descrio ou cdigo informado e quando o produto no for encontrado trar a janela Produto;

Na janela apresentada voc ver os campos principais do cadastramento de produtos (futuramente acesse o cadastro (Arquivos / Produtos) e complete os dados).

Depois de preencher todos os campos, clique no boto OK para gravar as informaes; Ao confirmar os dados de cadastro o sistema voltar para a janela Acabado; Nela h informaes importantes para o controle das produes internas do produto cadastrado. Informaes como: Volume de apresentao do produto acabado, embalagem, desconto, etc; No campo Detalhar composio no rtulo voc determina se os componentes da frmula sero descritos nas impresses de rtulos. O padro do sistema fazer esta impresso, por tanto, desmarque se no quiser a impresso.

Clculo de preos de Acabados Para clculo dos preos dos produtos acabados (revenda), ser considerado o preo das matrias primas + o custo fixo da espcie (tabela de parmetros 31 - Receitas Argumento: CUSTOFIXO, Sub-Argumento: classificao do custo e Parmetro: valor do custo fixo) + embalagem utilizada + cpsula (para frmulas espcie cpsula). O sistema determinar assim o preo de custo. Para definir o preo de venda, o sistema multiplica pelo fator na seguinte ordem: 1: Fator da ficha do produto; 2: Fator informado no Argumento: SETORX (X representa o grupo); 3: Fator relativo a cada um dos componentes da frmula.

Na guia Posologia informe o modo de usar do produto acabado, esta informao ser impressa nos rtulos de produtos acabados. Na guia Preparao informe o modo de preparo da frmula, estes dados sero impressos na ordem de produo.

Na guia Informaes Adicionais digite as observaes ligadas a frmula, elas ficaro disponveis apenas para consultas. Na guia Observaes Gerais registre as observaes ligadas a frmula e estaro disponveis apenas para consultas. Na guia Referncias cadastre as referncias bibliogrficas da frmula cadastrada.

Facilitando a localizao de frmulas atravs do filtro: Indicao de Uso


Nesta guia voc poder fazer uma indicao de uso para a frmula que est sendo cadastrada.

Voc poder, por exemplo, indicar uma frmula para tratamento de celulite e no momento da digitao das receitas e oramentos suas farmacistas tero como saber quais frmulas tem indicao.

Veja como proceder: Clique no boto Man. Ind. Uso e ser apresentada janela Indicao de uso:

Clique no boto Incluir (F2) e informe a descrio da indicao de uso, por exemplo: Esfoliante, Rachadura nos ps, etc. Para gravar as informaes clique no boto Salvar; Para incluir novas indicaes recomece do ponto de incluso.

Ligando a indicao de uso a frmula


Depois de cadastrar a indicao de uso preciso ligar o filtro frmula.

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Veja como proceder: Acesse o mdulo Frmulas (Arquivos | Frmulas), localize e selecione a frmula que cadastrar a Indicao de uso. Clique na funo Alterar (F3), acesse a guia Indicao de uso e, finalmente, clique no boto Adicionar:

Ser apresentada a janela com o nome da frmula no cabealho:

Clique na caixa de listagem, selecione a indicao desejada e clique no boto Ok:

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Para gravar a informao na ficha cadastral, clique no boto Ok e confirme os dados.

Consulta de frmulas
A consulta de todas as frmulas cadastradas feita a partia da funo Visualizar (F5). Veja como proceder: Acesse a janela principal do mdulo Frmulas e clique no boto Visualizar (F5); Ser exibida a janela Frmulas Filtro;

Selecione a frmula desejada e clique no boto Selecionar ou d clique duplo; Ser exibido o cadastro da frmula completo.

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Repassando novos preos de insumos para frmulas


No momento do cadastramento da frmula o sistema verifica qual preo de custo dos componentes e assim formula o preo de custo do produto (semi-acabado ou acabado) gerado atravs da frmula. Ora estes componentes sofrem alterao de preo de custo no dia a dia da farmcia. Para repassar estas alteraes voc tem dois caminhos: Alterao individual e manual de preo (ficha de cadastro do produto ou rotina Alterao de preo); Usar a rotina Recalcular para o sistema recalcule, a partir dos novos preos o valor de custo da formula; Veja como proceder Acesse a janela principal Frmulas selecione a frmula que ser recalculada e clique
no boto Recalcular. Ser a apresentada a janela Reclculo de Frmulas:

Para recalcular todas as frmulas desmarque a caixa de checagem Somente a corrente; Clique no boto Ok.

Como produzir bases galnicas, excipientes, produtos de revenda?


A produo de frmulas efetuada com o objetivo de estocagem de produtos acabados na farmcia para revenda ou para estoque estratgico de semi-acabados usados na produo de receitas.

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Veja como proceder: Acesse o mdulo Frmula Padro (Entradas | Frmula Padro). Ser apresentada a janela Frmula Padro. Clique no boto Incluir (F2) e informe os dados de produo:

Filial de Produo a filial de produo de onde sero baixados os componentes da frmula; O nmero de lote gerado pelo sistema e informado no campo N Lote; Informe a filial onde ser registrada a entrada da quantidade produzida no campo Filial de destino; Na seo Frmula informe os dados da frmula que ser usada na produo; Na seo Produzir informe qual tipo de produto gerado, acabado ou semi-acabado; Na seo Manip.: informe os dados do funcionrio que manipular a frmula;

Seo validade da guia Acabado / Semi estar calculada a validade do lote.


Na parte inferior da janela Frmula Padro h uma grade onde so apresentados os componentes da frmula que est sendo produzida:

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Para confirmar a produo clique no boto: Ok. Ser apresentada mensagem com confirmao de gravao:

Ao confirmar a produo ser mostrada na grade a situao de estoque dos produtos usados na composio: Laranja = estoque transitrio, existe a quantidade necessria para a produo e ela foi comprometida; Vermelho = sem quantidade suficiente para a produo; Verde = estoque baixado. Veremos no tpico Atualizao de estoques de sadas mais detalhes sobre o controle de estoques.

Imprimir Ordem de Produo


Depois de confirmar a produo preciso imprimir a ordem de produo. Com ela os seus manipuladores sabero quais frmacos, insumos e quantidades sero usados na produo. Veja como proceder: Na janela principal do mdulo Frmula Padro clique no boto Ficha Pes. ou pressione a tecla <F6>. Ser apresentada a janela Ficha de Pesagem. Para imprimir a ordem de lote especfico. Informe os nmeros de lote nos campos Lote inicial e Lote Final e, em seguida clique no boto Lote Corrente:

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Depois de preencher as informaes das ordens de produo que sero impressas clique no boto Ok. Ser apresentada a janela de configurao da impressora e da impresso. Siga os procedimentos. Veja a seguir um modelo da ordem de produo do Cr Croda:

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Para que sejam impressas todas as fichas que ainda no foram, clique no boto Lote Corrente;

Diludos de Laboratrio Quando na composio das frmulas forem usados produtos diludos de laboratrio (exemplo: Thiamucase) a ficha de pesagem trar, alm dos componentes digitados, excipiente padro na quantidade necessria para fazer a diluio. Este produto tambm ser mostrado no momento em que for efetuar a baixa de estoques (Sadas/Atualizar Estoques).

Impresso de Rtulos para produtos de revenda com produo interna


Os produtos semi-acabados no tm rtulos, pois no so produtos finais, para eles sero impressas etiquetas de estoques (Etiquetas | Impresso | Produtos /matrias- primas). Voc poder fazer a impresso de rtulos para os produtos acabados. Veja como proceder: Na janela principal do mdulo Frmula Padro e clique no boto Rtulos. Ser exibida a janela Rtulos:

Na seo Rtulo defina se ser impresso o rtulo padronizado para a embalagem (Arquivos | Parmetros | Tabela de Embalagens) ou selecione a definio que ser usada;

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Na seo Intervalo informe o Lote inicial e Final para impresso ou deixe os campos em branco e clique no boto Ok, sero impresso todos os rtulos ainda no impressos; Ao optar por imprimir rtulo diferente do corrente (padronizado), necessrio marcar a caixa de checagem Emitir rtulos diferentes do selecionado;

S possvel efetuar a impresso de rtulos para produtos acabados, para os produtos semi-acabados voc deve imprimir etiquetas de estoque no menu Etiquetas|Impresso|Produtos Matria-Prima.

Como controlar, atravs de frmulas, embalagens compostas (vidro, tampa, batoque, etc.)
Freqentemente usamos embalagens compostas em nossas manipulaes, veja abaixo: Bisnagas, tampas e aplicadores; Vidros de xaropes, tampas, batoques, cnula, etc.; Pote tampa e esptula; Pote, tampa e slica gel;

Enfim, em algumas manipulaes h necessidade de muito mais que uma simples embalagem. Mas, como fazer para cobrar por estes itens se hoje em dia, trabalhase com uma margem de lucro muito pequena e fica difcil arcar com estes custos sem repassar? Atravs do mdulo Frmulas voc pode criar embalagens compostas, garantindo assim que os itens de embalagens sejam baixados do estoque e cobrados corretamente. Veja como proceder: Acesse o mdulo frmulas (Arquivos | Frmulas). Ser apresentada a janela Frmulas:

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Clique no boto Incluir ou pressione a tecla <F2>. No campo Descrio informe o nome da frmula, por exemplo: Bisnaga 30mg + 5 aplicadores;

Informe a descrio da forma mais completa e clara possvel, pois atravs dela que a frmula ser encontrada em todas as tarefas do sistema. No campo Espcie informe o tipo 6 unidades; No campo Volume-Base informe 1 UN. O cursor ser posicionado na grade onde devem ser lanados os componentes:

Inclua a bisnaga que ser usada com uma unidade; Inclua os aplicadores, informando a quantidade necessria para cada quite. Ou seja, se esta embalagem ser usada para frmulas que precisaro de 5 aplicadores, informe 5 unidades.

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O cursor ser posicionado no prximo componente. Tecle <Enter> e ser apresentada a janela Componente:

Opte por No. Voc ser levado para a guia Semi-acabado:

Aqui faremos o link entre a embalagem composta e a frmula. Clique no boto Incluir. Ser apresentada a janela Produto:

Esta janela um pr-cadastro da embalagem, ou seja, ao terminar de registrar as informaes e clicar no boto Ok, a embalagem estar cadastrada no mdulo Produtos (Arquivos | Produtos).

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Voc poder consultar e atualizar os dados deste produto a qualquer momento na ficha de cadastro (Arquivos | Produtos). No campo Grupo informe E embalagem e no Setor o setor 000 embalagens. Ao gravar as informaes, o cursor voltar para a janela principal Frmulas. Agora definiremos como sistema dever se comportar ao usar esta embalagem nas frmulas (mdulo Receita) e, isto, se faz na seo Detalhamento:

Neste exemplo, foi optado por detalhar a composio da frmula na Ficha de Pesagem, ou seja, sero impressos na ficha de pesagem da receita para a qual a embalagem for selecionada, alm dos componentes da receita, os itens que compoem a embalagem. Na caixa de checagem Mantm em Estoque voc informar se feito ou no a produo interna (estoque estratgico) para o semi-acabado. Se voc faz a produo marque o campo, se no, deixe-o desmarcado. Clique no boto Ok. Ser apresentada a janela Aviso:

Clique no boto Ok. Pronto! A embalagem composta est cadastrada, agora resta padroniz-la para que o sistema passe a disponibiliz-la na incluso de oramentos e receitas.

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Padronizando a embalagem composta


Depois de gerar um semi-acabado de embalagem, resta padroniz-la juntamente com as outras embalagens, assim, ela passar a ser disponibilizada para uso. Isto se faz atravs do mdulo Parmetros. Veja como proceder: Anote o nmero do semi-acabado de embalagem, neste exemplo, 37308. Acesse o mdulo Parmetros (arquivos | Parmetros) - Guia Tabela de embalagens:

O cursor estar posicionado nas embalagens de cpsulas, voc deve selecionar a espcie na qual a embalagem ser usada. Neste exemplo, a embalagem usada em cremes, mas no em todos os cremes, apenas nos cremes que precisem de aplicadores, logo ela ser padronizada na espcie 5.:

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Clique no boto Adicionar e ser apresentada a janela Manuteno de parmetros de Embalagem espcie 5:

Informe o cdigo do semi-acabado e, nos campos Rotulo receita e rtulos varejo, os rtulos que devero ser selecionados automaticamente nas rotinas. Clique no boto Ok.

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