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AUXILIAR DE ESCRITRIO

(Apostila Oficial do Curso)

DICAS PARA A BOA APRENDIZAGEM EM CURSOS DISTNCIA:

O BOM ALUNO DE CURSOS DISTNCIA: Nunca se esquece que o objetivo central aprender o contedo, e no apenas terminar o curso. Qualquer um termina, s os determinados aprendem! L cada trecho do contedo com ateno redobrada, no se deixando dominar pela pressa. Sabe que as atividades propostas so fundamentais para o entendimento do contedo e no realiz-las deixar de aproveitar todo o potencial daquele momento de aprendizagem. Explora profundamente as ilustraes explicativas disponveis, pois sabe que elas tm uma funo bem mais importante que embelezar o texto, so fundamentais para exemplificar e melhorar o entendimento sobre o contedo. Realiza todos os jogos didticos disponveis durante o curso e entende que eles so momentos de reforo do aprendizado e de descanso do processo de leitura e estudo. Voc aprende enquanto descansa e se diverte! Executa todas as atividades extras sugeridas pelo monitor, pois sabe que quanto mais aprofundar seus conhecimentos mais se diferencia dos demais alunos dos cursos. Todos tm acesso aos mesmos cursos, mas o aproveitamento que cada aluno faz do seu momento de aprendizagem diferencia os alunos certificados dos alunos capacitados. Busca complementar sua formao fora do ambiente virtual onde faz o curso, buscando novas informaes e leituras extras, e quando necessrio procurando executar atividades prticas que no so possveis de serem feitas durante as aulas. (ex.: uso de softwares aprendidos.) Entende que a aprendizagem no se faz apenas no momento em que est realizando o curso, mas sim durante todo o dia-a-dia. Ficar atento s coisas que esto sua volta permite encontrar elementos para reforar aquilo que foi aprendido. Critica o que est aprendendo, verificando sempre a aplicao do contedo no dia-a-dia. O aprendizado s tem sentido quando pode efetivamente ser colocado em prtica.

Aproveite o seu aprendizado.

Atenciosamente, Equipe Weblife Studios

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NDICE Organizao de empresas ....................................... 05 Auxiliar de escritrio A empresa O que pessoa fsica e pessoa jurdica? Hierarquia e fluxo empresariais Documentos comerciais ....................................... 11 O cheque Pagamentos Ttulos e documentos de cobrana Departamentos da empresa ....................................... 20 Os departamentos Contabilidade ....................................... 25 Porcentagem Juros Conceitos importantes de economia Arquivo ....................................... 33 O arquivo Sistemas fsicos de arquivamento Mtodos de arquivamento Arquivamento digital

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MDULO ORGANIZAO DE EMPRESAS Auxiliar de escritrio


Qualidades e responsabilidades
O auxiliar de escritrio aquele profissional que atua no servio administrativo de empresas e instituies, realizando atividades nos setores de escritrio, compras, vendas, recursos humanos e arquivos. Para um bom desempenho de suas funes e aprovao pela chefia, o auxiliar de escritrio deve estar atento a alguns fatores importantes, tais como:

1) Pontualidade
Seja pontual. Chegue sempre no horrio e evite os atrasos. Se o trnsito no ajuda, saia mais cedo de casa para conseguir chegar a tempo no trabalho. Atrasos constantes so inaceitveis e podem comprometer sua permanncia no emprego.

2) Assiduidade
Procure no faltar. Quando voc no comparece, todos os processos na empresa ficam parados e atrasados. Alm disso, o mercado est muito competitivo; se voc costuma faltar, bem provvel que seu chefe contrate outro profissional que atenda melhor s expectativas da empresa.

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3) Agilidade
No enrole para fazer seus trabalhos. Seja eficiente, objetivo e procure resolver suas obrigaes no menor tempo possvel. No caso de atraso de alguma tarefa, comunique seu chefe.

4) Ateno no trabalho
Como a funo do auxiliar de escritrio lidar com muitos papis e documentos, toda ateno deve ser dispensada na execuo do seu trabalho. Lanamentos equivocados e arquivamentos errados comprometem o seu desempenho e o andamento da rotina da empresa.

5) Discrio
Seja um profissional discreto. Nada de ficar conversando ou rindo alto, fazendo fofoca ou comentrios sobre a empresa ou qualquer um dos funcionrios l dentro. Alm de ser desagradvel e falta de educao, voc pode sofrer punies severas.

6) Aprimoramento constante
Procure manter-se atualizado e aprimorar as atividades nas quais voc no tenha muita prtica. Assim voc sempre se manter competitivo e demonstrar comprometimento e empenho com os resultados da empresa.

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Apresentao pessoal e higiene


Um bom auxiliar de escritrio deve estar atento sua apresentao pessoal. O modo como voc se veste e os cuidados com a higiene dizem muito de voc e da empresa para a qual voc estar trabalhando. Ao fazer parte da equipe de uma empresa, sua apresentao automaticamente comea a refletir os valores da empresa. Voc ser um representante dela. Ento, trate de cuidar de sua aparncia. D especial ateno s boas prticas de higiene, ao bom comportamento pessoal, pois muitos microrganismos habitam o nosso corpo. Voc deve: usar uniformes e roupas sempre limpas; usar calados fechados; usar cabelos aparados e limpos; fazer a barba diariamente; tomar banho diariamente; manter suas unhas sempre curtas e limpas; ter as mos sempre limpas; escovar os dentes aps cada refeio.

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A empresa
O que uma empresa?
Uma empresa uma organizao particular, governamental, ou de economia mista, que produz e oferece bens (produtos) e/ou servios, com o objetivo de obter lucros. Um produto qualquer coisa que possa ser oferecida a um mercado e que satisfaa um desejo ou uma necessidade. Mas ele muito mais do que apenas o objeto fsico, o pacote completo de benefcios ou satisfao que os compradores percebem que obtero se adquirirem o objeto. Um servio um bem intangvel, de que no se tem posse. Ao contrrio do produto, que um objeto, o servio um trabalho prestado por algum que recebe um pagamento em dinheiro por ele, como por exemplo: uma consulta mdica, uma vivncia num parque temtico, o trabalho de uma bab, o conserto de um tcnico, o fornecimento de gua e energia eltrica etc.

Os bens e servios oferecidos pelas empresas destinam-se a pessoas fsicas e jurdicas. A priori, toda empresa uma empresa jurdica. Vamos conhecer estes conceitos na prxima aula.

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Pessoa fsica e pessoa juridical


O que pessoa fsica e pessoa jurdica?
Pessoa fsica todo indivduo (isto , a pessoa), desde seu nascimento at a morte, com direitos garantidos por sua prpria existncia e por pertencer a um grupo social. So direitos da pessoa fsica: vida, liberdade, associao, apropriao, consumo, produo e lazer. Pessoa jurdica qualquer instituio (empresa, sociedade, corporao etc.), que se personaliza e individualiza, distinguindo-se das pessoas fsicas que a formam. Sua existncia depende de aspectos legais: para serem formadas, precisam cumprir determinados requisitos e s podem ser dissolvidas por fora da lei ou por acordo de seus componentes. Sujeita a direitos e deveres, como a capacidade de entrar em contratos e processar ou ser processada, a pessoa jurdica geralmente uma organizao, como uma corporao ou um governo.

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Hierarquia e fluxo empresariais


O que organograma?
O organograma um diagrama que mostra as relaes de funes, departamentos e indivduos dentro de uma organizao. Ele estabelece a hierarquia dentro das organizaes e demonstra quais departamentos e funcionrios esto subordinados aos outros superiores. Pelo organograma, voc tem uma viso global da empresa e de todos os departamentos. Alm disso, ele orienta as decises e comunicados de rotina.

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MDULO DOCUMENTOS COMERCIAIS O cheque


O cheque um documento impresso, por meio do qual o titular de uma conta-corrente emite ordem para o banco pagar ou transmitir certa quantia de dinheiro a favor de outra pessoa (o beneficirio). Existem vrios tipos de cheque:

Cheque ao portador
aquele cheque preenchido sem o nome do beneficirio (quem receber o cheque). Isto significa que quem se apresentar com o cheque pode retirar o dinheiro no banco. At prova em contrrio, a pessoa que estiver portando o cheque considerada a dona dele para todos os efeitos. Por isso, o cheque ao portador no seguro.

Cheque nominal
o cheque em que declaramos o nome da pessoa ou empresa para o qual estamos fazendo determinado pagamento. Com isto, o beneficirio do cheque no pode alegar, depois, que no recebeu. Em caso de perda do cheque nominal, o emitente (quem deu o cheque) e o beneficirio (quem recebeu o cheque) estaro mais seguros, porque nenhuma outra pessoa poder receber o dinheiro junto ao banco, pois ter que se identificar para descont-lo.

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Cheque cruzado
o cheque que no pode ser descontado na boca do caixa. Ele s pode ser depositado em uma conta. Cruzar um cheque bem mais seguro, e para faz-lo basta dar dois riscos paralelos em diagonal na folha.

Cheque visado
aquele em que o banco sacado d um visto comprovante de que o emitente (cliente do banco) possui fundos correspondentes quantia sacada. um cheque com um visto do gerente.

Cheque sem fundos


Aquele em que o emitente no possui fundos no banco, ou seja, ele emite o cheque sem ter o dinheiro suficiente na conta. Quem recebeu o cheque no vai conseguir receber o valor correspondente, ficando no prejuzo. Este cheque tambm conhecido como borrachudo.

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Cheque especial
O cheque que permite ao emissor sacar at uma quantia mxima estipulada pelo banco, mesmo que, no momento, no existam em sua conta fundos correspondentes. um servio oferecido pelos bancos geralmente a clientes idneos.

Cheque administrativo
O cheque que serve para operaes efetuadas entre bancos.

Cheque pr-datado
Cheque que dever ser descontado ou depositado em uma data futura previamente estipulada. Por exemplo, quando voc compra um produto e paga com cheque para daqui a 30 dias. Neste caso voc emite o cheque agora e ele s ser compensado daqui a um ms.

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Atividade
Ligue a primeira coluna de acordo com a ilustrao da segunda:

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Pagamentos

Depsito em cheque
Tipo de pagamento a terceiro feito atravs de depsito bancrio com cheque. Por exemplo, quando h uma dvida a ser recebida, o seu chefe pode pedir que voc deposite o valor na conta do credor (pessoa a quem se deve). Neste caso, ser emitido um cheque e voc dever deposit-lo na conta da pessoa que tem crdito com a empresa.

Ordem de pagamento
Instrumento pelo qual algum autoriza outro algum (geralmente um banco) a pagar certa quantia a um terceiro. Por exemplo, se o seu chefe lhe entregar uma ordem de pagamento, este documento deve ser levado ao banco para que o banco pague um valor determinado a uma pessoa ou empresa. Como o prprio nome diz, uma ordem para se efetuar um pagamento a algum.

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Ttulos e documentos de cobrana


Nota promissria
Ttulo de crdito nominal, emitido pelo devedor diretamente a seu credor, que representa promessa de pagamento em um prazo determinado. A nota promissria um documento assinado pelo devedor, comprometendo-se a quitar a dvida com o credor, numa data estipulada entre eles. Caso o valor no seja pago na data marcada, o credor pode levar o devedor a protesto da dvida e cobr-la judicialmente. passvel de transferncia mediante endosso, isto , se o devedor assinar atrs da nota promissria, quem estiver em posse dela passa a ser o credor.

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Recibo
Reconhecimento escrito de que se recebeu dinheiro, valores etc.; quitao. Por exemplo, quando o devedor paga o valor devido empresa, ele pode exigir o recibo, que o documento que comprova que a dvida foi paga. Ou quando voc vai a um mdico particular e paga a consulta, voc deve pedir o recibo, que comprova que voc consultou ali, naquela data e pagou aquele valor.

Nota fiscal
um documento fiscal que comprova a compra de um determinado produto ou servio e que tem por fim o recolhimento dos impostos referentes circulao de bens e servios. Geralmente possui vrias vias, cada uma com a cor da folha diferente branco, rosa, azul, amarelo, verde etc. Por exemplo, quando um cliente compra um produto na empresa que voc trabalha; este produto deve sair com a nota fiscal. Ela ser a garantia dele caso precise acionar a empresa por qualquer motivo ou transportar a mercadoria de um lugar a outro, comprovando que a comprou, que a mercadoria dele ou de algum que pagou por ela.

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Boleto
Impresso, expedido por firma, instituio financeira etc., de registro de dvida e a efetuao de seu pagamento em data determinada; lmina de pagamento. O boleto nada mais que um documento emitido por alguma empresa que descreve um dbito a ser quitado. Geralmente vem com um cdigo de barras. Por exemplo, um boleto de carto de crdito o extrato que voc recebe constando o valor a ser pago em uma data especfica.

Duplicata
Ttulo de crdito nominativo pelo qual o comprador fica obrigado a pagar, em determinada data, a quantia correspondente fatura de mercadoria vendida a prazo. Ou seja, quando voc compra uma televiso a prazo, aquele carn que vem em seu nome, com todas aquelas prestaes a serem pagas nas datas estipuladas um tipo de duplicata. Cada prestao uma duplicata, tendo voc como devedor e a loja como credora.

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Border
Forma aportuguesada do termo francs bordereau , utilizado para denominar a relao de ttulos de crditos que um cliente leva ao banco a fim de realizar uma operao de desconto ou cobrana. Border tambm o documento onde so relacionados os cheques pr-datados e/ou duplicatas que foram negociados com a empresa de Factoring.

No Border de Cheques ou Duplicatas, informado o valor pago por cada cheque pr-datado ou duplicata, alm de todas as demais condies da operao. O Border de Cheques ou Duplicatas deve ser arquivado pelo comerciante como documento que demonstra quais cheques ou duplicatas foram negociados com a Factoring, enquanto ainda houver cheques para serem depositados e duplicatas a vencer.

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MDULO DEPARTAMENTOS DA EMPRESA Os departamentos


Dividir e separar as tarefas
O departamento a menor frao da estrutura da empresa para os efeitos de organizao administrativa da instituio. Cada empresa dividida em diversos departamentos, cada qual com um grupo de atividades e responsabilidades prprias. A diviso da empresa em departamentos para facilitar o trabalho e a organizao da mesma, com distribuio de funes e atividades pertinentes a cada um. Assim, objetiva-se um melhor aproveitamento e desempenho, com otimizao dos resultados, uma vez que cada departamento ter um foco menor de atuao e ateno.

Departamento de compras
O departamento de compras de suma importncia para uma empresa. Ele age estrategicamente visando comprar os melhores componentes, nas melhores condies de preo, prazo, descontos, vantagens e com a melhor qualidade.

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Departamento de estoque/almoxarifado
O departamento de estoque responde pelas funes de recebimento, armazenamento e distribuio dos materiais. onde ficam armazenados os produtos e insumos da empresa. Ele deve ser monitorado constantemente, verificando-se a necessidade de efetuar reposies e evitando a falta de algum material. As principais funes do almoxarifado so: Controle dirio de entrada e sada de material. Controle de estoque. Requisio de material no caso de falta. Recebimento, controle e acondicionamento de material. Controle de entrada de notas fiscais de compra de peas de consumo.

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Departamento de crdito
Muitas empresas disponibilizam em sua estrutura o departamento de crdito. neste departamento que ser avaliada a possibilidade de venda a crdito para algum cliente. Nele so requisitados documentos que comprovam a renda do cliente, so coletados dados cadastrais como endereo e referncias comerciais e onde ser feita a proposta de crdito com os planos e prazos de pagamento.

Departamento de vendas
o departamento responsvel pelas vendas da empresa, e o responsvel pelo seu lucro. Funes do departamento de venda: Emisso de nota fiscal. Televendas. Vendas no balco. Recebimento de venda vista. Controle de sada de mercadoria. Controle de entrega. Controle de venda antecipada. Controle de permuta. Controle de empenho. Fechamento de vendas dirio. Controle dirio e mensal de frete. Mapa de faturamento. Entrega de vale pedgio.

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Departamento de cobrana e contas a receber


Este departamento responsvel pelas contas a vencer e por cobrar de clientes inadimplentes. Nele, os funcionrios tm a tarefa difcil e chata de cobrar quando um cliente se recusa a honrar seus compromissos, tendo que agentar diversas desculpas e explicaes pelo no pagamento.

Departamento de tesouraria/financeiro
A tesouraria ou departamento financeiro aquele que controla toda a parte financeira da empresa, reunindo documentos e notas fiscais que auxiliaro o departamento de contabilidade. dele tambm que sai qualquer cheque ou pagamento a clientes e fornecedores. Funes do financeiro: Recebe e arquiva notas fiscais. Recebe e arquiva boletos de cobrana de clientes e fornecedores. Emisso de cheques de pagamento. Faturamento. Registro de contas a pagar e receber. Quitao de pagamentos de clientes e fornecedores. Emisso de cobrana. Envio cobrana para banco.

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Departamento de contabilidade
O departamento de contabilidade o responsvel por planilhas, controle das contas, acerto de impostos e pelo acompanhamento do desempenho da empresa. Funes da contabilidade: Classificao dos documentos. Planilha para lanamentos. Conciliao das contas. Fechamento de balano trimestral e anual. Classificao das notas fiscais. Planilha de lanamentos. Fechamento da apurao do ICMS. Classificao de notas fiscais de sadas. Apurao de ISS.

Departamento pessoal
O departamento pessoal o setor que controla todas as informaes relativas a funcionrios e documentos trabalhistas. nele que esto todas as informaes sobre salrios, frias, afastamentos, licenas, imposto de renda, contratos etc. Em muitas empresas este departamento recebe o nome de RH Recursos Humanos. Funes do departamento pessoal:
Gerar folha de pagamento. Clculo do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio), PIS (Programa de Integrao Social), COFINS (Contribuio para Financiamento da Seguridade Social). Organizar e secretariar as reunies da CIPA (Comisso Interna de Preveno de Acidentes). Agendar e controlar o PCMSO ( Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional). Controle dos exames de sade dos funcionrios. Organizar e acompanhar o trabalho dos membros da cooperativa na empresa. Controle do carto de ponto.

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Desenvolver trabalho de assistncia social, orientando funcionrios necessitados. Encaminhamento para aposentadoria. Controlar os afastamentos por doena ou acidente de trabalho. Emisso de resciso de contrato de trabalho e acompanhamento no sindicato. Arquivamento de documentos pessoais. Imposto de renda. Acompanhamento de reunies do sindicato.

MDULO CONTABILIDADE Definio


A porcentagem pode ser definida como a centsima parte de uma grandeza, ou o clculo baseado em 100 unidades. Com freqncia, as pessoas ou o prprio mercado usam porcentagem como expresses de acrscimo ou reduo nos preos de produtos ou servios. Alguns exemplos: "O leite teve um aumento de 25%". Quer dizer que de cada R$ 100,00 teve um acrscimo de R$ 25,00. "O cliente teve um desconto de 15% na compra de uma cala jeans". Quer dizer que a cada R$ 100,00 em compras, a loja deu um desconto de R$ 15,00. "Dos funcionrios que trabalham na empresa, 75% so dedicados". Significa que de cada 100 funcionrios, 75 so dedicados ao trabalho ou a empresa.

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Noo da porcentagem em nmeros


60% de 150 dias de trabalho = 90 dias. 60% quer dizer 60 de cada 100. Calculando: 60/100 de 150:

70% de um preo de R$ 120,00 ser pago em dinheiro, o restante em cheque. Quanto ser pago em dinheiro?

R$ 84,00 ser pago em dinheiro.

Um celular foi comprado por R$ 300,00 e revendido posteriormente por R$ 340,00. Qual a taxa percentual de lucro?

Se o celular custou 300,00 este nmero corresponde ao valor total = 100% Mas ele foi vendido por 340,00, ou seja, 40,00 reais a mais (lucro). Ora, se R$300,00 = 100%, ento R$40,00 = x%. A basta multiplicar cruzado:

O percentual de lucro foi de 13,33%.

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Fator de multiplicao H uma dica importante a ser seguida, no caso de clculo com porcentagem: Se houver acrscimo no valor, possvel fazer o clculo diretamente atravs de uma operao simples, multiplicando o valor do produto/servio pelo fator de multiplicao. Veja: tenho um produto X, e este ter um acrscimo de 30% sobre o preo normal, devido ao prazo de pagamento. Ento basta multiplicar o valor do mesmo pelo nmero 1,30. Caso o mesmo produto ao invs de 30% tenha 20% de acrscimo, ento o fator multiplicante 1,20. Observe esta pequena tabela:

Exemplo: Aumente 17% sobre o valor de um produto de R$ 20,00. Temos R$ 20,00 x 1,17 = R$ 23,40.

Da mesma forma como possvel ter um fator multiplicante quando se tem acrscimo a um certo valor, tambm no decrscimo ou desconto pode-se ter este fator de multiplicao. Neste caso, faz-se a seguinte operao: 1 taxa de desconto (isto na forma decimal) Veja: tenho um produto Y, e este ter um desconto de 30% sobre o preo normal. Ento basta multiplicar o valor do mesmo pelo nmero 0,70. Caso o mesmo produto tenha 20% de acrscimo ao invs de 30%, ento o fator multiplicante 0,80.

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Observe esta pequena tabela:

Exemplo: Desconto de 7% sobre o valor de um produto de R$ 58,00, temos R$ 58,00 x 0,93 = R$ 53,94. E assim sucessivamente, possvel montar uma tabela conforme o caso.

Juros
Juros simples
O regime de juros ser simples quando o percentual de juros incidir apenas sobre o valor principal. Sobre os juros gerados a cada perodo no incidiro novos juros. Valor Principal ou simplesmente Principal o valor inicial emprestado ou aplicado, antes de somarmos os juros. Transformando em frmula temos: J=Pxixn Onde:

Nota-se que a taxa de juros (i) e o nmero de perodos (n) devem estar expressos na mesma unidade ms, ano, trimestre etc.

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Exemplo 1: Temos uma dvida de R$ 1.000,00 que deve ser paga com juros de 8% ao ms pelo regime de juros simples. Devemos pag-la em 2 meses. Os juros que pagaremos sero:

O juro de R$ 160,00. Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante . Montante = Principal + Juros Montante = Principal + (Principal x Taxa de juros x Nmero de perodos) M = P x (1 + i x n ) Exemplo 2: Calcule o montante resultante da aplicao de R$70.000,00 taxa de 10,5% ao ano durante 145 dias.

Observe que expressamos a taxa i e o perodo n , na mesma unidade de tempo, ou seja, anos. Da ter dividido 145 dias por 360, para obter o valor equivalente em anos, j que um ano comercial possui 360 dias.

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Juros compostos
O regime de juros compostos o mais comum no sistema financeiro e, portanto, o mais til para clculos de problemas do dia-a-dia. Os juros gerados a cada perodo so incorporados ao principal para o clculo dos juros do perodo seguinte. Chamamos de capitalizao o momento em que os juros so incorporados ao principal. Aps trs meses de capitalizao, temos: 1 ms: M =P x (1 + i) 2 ms: o principal igual ao montante do ms anterior: M = P x (1 + i) x (1 + i) 3 ms: o principal igual ao montante do ms anterior: M = P x (1 + i) x (1 + i) x (1 + i) Simplificando, obtemos a frmula: M = P x (1 + i) n

A taxa i tem que ser expressa na mesma medida de tempo de n , ou seja, taxa de juros ao ms para n meses.

Para calcularmos apenas os juros, basta diminuir o principal do montante ao final do perodo: J = M P Exemplo: Calcule o montante de um capital de R$6.000,00, aplicado a juros compostos, durante 1 ano, taxa de 3,5% ao ms. Resoluo: P = R$6.000,00 t = 1 ano = 12 meses i = 3,5 % a.m. = 0,035 M=?

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Usando a frmula M=P x (1+i) n, obtemos:

Portanto o montante R$9.066,41.

Conceitos importantes de economia


O que o patrimnio?
O patrimnio o conjunto dos bens, direitos e obrigaes economicamente apreciveis pertencentes a uma pessoa ou a uma empresa. Ou seja, tudo o que pertence a uma empresa seu patrimnio. Isso engloba imveis, maquinrios, bens, aplicaes financeiras e tudo que pode ser convertido em dinheiro.

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O que receita?
Soma de todos os valores recebidos em determinado perodo (um dia, um ms, um ano), por uma pessoa, entidade ou empresa, que correspondem aos recebimentos pelas vendas vista, pelas partes referentes s vendas a crdito e por eventuais rendimentos de aplicaes financeiras. Em outras palavras, a soma de todos os valores referentes s vendas no perodo dia, ms, ano etc.

O que custo?
Entende-se por custo a soma dos valores de bens e servios consumidos e aplicados para obter um novo bem ou servio. Em outras palavras, a soma de tudo o que eu gasto para produzir determinada mercadoria ou servio. Por exemplo: tenho uma fbrica que produz 5.000 parafusos ao ms. O meu custo a soma da quantidade de metal gasto, mais a conta de energia, mais o salrio dos funcionrios, mais as despesas bancrias, mais as despesas administrativas para ter a empresa funcionando, como telefone, papel, caneta, caf, impostos etc.

O que o lucro?
O lucro a diferena entre a receita e o custo de produo. Quando nesta conta esto includos os gastos com insumos, energia e outras despesas, mais impostos e remunerao dos empregados, obtm-se o lucro bruto. Assim temos: L = R D Donde: L lucro bruto R receita D despesas de produo O lucro lquido obtido da subtrao do lucro bruto pela desvalorizao dos equipamentos e as despesas com juros de emprstimos. L lquido = L (bruto) M (desvalorizao do maquinrio e juros de emprstimos).

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Livro caixa
O livro caixa o registro de controle de entradas e sadas do seu caixa. nele que anotado todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa. um documento muito importante e que deve ser registrado com muito critrio. atravs do livro caixa que se faz o controle financeiro da empresa e observa-se a evoluo do seu desempenho.

Balancete
Balancete o levantamento contbil, abrangendo determinado perodo (um ms, trimestre ou semestre), que registra os saldos devedores e credores devidamente anotados no livro Razo: retrata o andamento dos negcios da empresa, ms a ms, e controla os lanamentos feitos no ms para verificar sua exatido. o balano parcial da situao econmica e do estado patrimonial de uma empresa, referente a um perodo de seu exerccio social, sendo muito comum o "balano anual" de empresas, geralmente feito no incio do ano com referncia ao ano anterior.

MDULO ARQUIVO O arquivo


O que um arquivo?
Um arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e conservados em decorrncia de seu valor. O arquivo pode ser fsico ou virtual. O fsico engloba todas as pastas e armrios onde ficam guardados os documentos. O virtual aquele arquivo guardado no computador e aberto ou acessado quando se precisa consultar algum item.

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O que e como arquivar


As empresas devem estar atentas aos prazos legais para arquivar e manter documentos. O comum imaginar que todos os documentos devem ser guardados por cinco anos, mas no deve ser sempre assim. Veja abaixo alguns exemplos e os prazos de arquivamento: Informaes sobre atividades com exposio de agentes qumicos, adicional de periculosidade e insalubridade, alm de documentos ligados ao INSS para benefcios de aposentadoria ou indenizao por danos sade do empregado, devem ser mantidas por vinte anos. Guia de Recolhimento do Salrio Educao, que comprova o pagamento do benefcio pela empresa ao empregado, fiscalizado pelo FNDE (Fundao Nacional de Desenvolvimento Educacional), Secretaria de Educao e INSS, deve ser preservado por dez anos. Autos de Infraes do INSS, emitidos pela fiscalizao quando da existncia de irregularidade na empresa, devem ser mantidos tambm por dez anos. Comprovantes de recebimento de Vale Refeio e Vale Transporte, assinados pelo empregado, devem ser preservados por cinco anos.

Demais documentos ficam a critrio de cada empresa. Controle de clientes, por exemplo, varia de empresa para empresa. comum que alguns clientes voltem empresa aps alguns anos. Nesse caso, manter o registro de suas compras, formas de pagamento, solicitaes e necessidades pode ser muito til.

Sistemas fsicos de arquivamento


Arquivo vertical
O arquivo vertical aquele composto, geralmente, por armrios de ao, com gavetas grandes onde so inseridas as pastas de documentos. Pode ser tambm em madeira. Para se ter acesso aos documentos, basta puxar a gaveta e selecionar a pasta pretendida. Este o tipo de arquivo fsico mais comum e mais utilizado.

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Arquivo horizontal
O arquivo horizontal aquele no formato de uma mesa/caixote, onde so guardados os documentos. O tampo superior geralmente no formato corredio. Para se ter acesso aos documentos, basta se aproximar do arquivo, abrir o tampo da mesa, deslizando-o para a direita ou para a esquerda, e ento pegar o documento que voc necessita. um tipo de arquivo menos comum, que j foi muito utilizado por bancos. Outro formato de arquivo horizontal o fichrio de mesa ou em pastas com divisrias.

Mtodos de arquivamento
Alfabtico
o mais comum. Nesse modo de arquivamento, as pastas ou documentos so arquivados em ordem alfabtica pelo nome da pessoa, empresa ou evento. Quando houver alguma numerao ordinria, deve-se considerar o primeiro nome aps o nmero. Exemplos: 3 Congresso Brasileiro de Radiologia Quinto Simpsio de Educao e Cultura Biblioteca Pblica Municipal

Para arquivar os trs documentos acima, primeiro viria a Biblioteca, porque comea com "B" e depois viria o 3 Congresso, pois desprezamos o algarismo 3 e consideramos a letra "C" de Congresso. Por ltimo viria o Simpsio, com a letra "S" - desprezando-se o "Quinto".

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Por assunto/grupo
outro tipo de arquivamento muito usado em empresas. Neste modelo, os arquivos so separados em grupos ou assuntos pr-determinados. Por exemplo, os grupos: Ferramentas, Peas, Servios, Executados, Pendentes etc. Note que dentro do grupo Ferramentas, os documentos devem obedecer a uma ordem tambm, geralmente alfabtica. Ou seja, todos os documentos da empresa so separados e arquivados de acordo com o assunto ou grupo e dentro do grupo eles so arquivados em ordem alfabtica.

Geogrfico
O arquivamento geogrfico separa os documentos por regies ou localidades. muito utilizado por empresas que atuam numa rea grande, como por exemplo, que atendem em todo o Brasil. Nesse caso, separa-se os arquivos por regio ou estado. Note que, assim como no mtodo anterior, os arquivos separados por regio sero armazenados em ordem alfabtica dentro da sua classificao. Por exemplo: no arquivo Regio Sudeste, os nomes dos arquivos e pastas sero dispostos em ordem alfabtica.

Cronolgico
Neste mtodo, os arquivos so separados pela data ou perodo de relevncia. Podem ser separados por ano, dcada, binio etc. Como nos mtodos anteriores, dentro do ano 2002, por exemplo, os arquivos sero armazenados em ordem alfabtica. Os documentos tambm podem ser arquivados por perodo, por exemplo, 1990-2000.

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Numrico comum ou ordinrio


Este um tipo de arquivamento em que se armazenam os documentos segundo uma ordem: 1,2,3,4 ... ou 1, 2, 3, ... um tipo mais raro e que requer uma ateno e uma sistematizao mais precisas. Pode ser utilizado tomando-se como referncia a ordem de chegada ou atendimento, por exemplo.

Arquivamento digital
O que arquivo digital?
Muitas empresas hoje j abandonaram o arquivamento fsico de seus documentos. Isto se deve, principalmente, pela demanda de um grande espao fsico nas empresas para manter um arquivo desses. Com o passar dos anos e com o volume de documentos que no podem ser dispensados e precisam ser guardados por muitos anos, torna-se invivel que as empresas, principalmente as de pequeno porte, disponham de um grande espao para guardar todos esses documentos. Alm disso, ocorre acmulo de poeira e o surgimento de traa, que ataca os papis, corroendo-os. Uma soluo para isto o arquivamento digital. Neste tipo de arquivamento, os dados so lanados no computador e salvos em sua memria ou em CDs. Assim, voc no mais tem o arquivo impresso em papel, mas gravado na memria do seu computador ou em um CD, que poder ser consultado em qualquer outro computador e transportado facilmente.

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Vale lembrar que estes arquivos devem possuir cpias de segurana para que, em caso de pane da mquina, voc no perca todos os dados armazenados. Outra opo para eliminar os papis de empresas a microfilmagem de todos os documentos. Neste mtodo, todos os documentos passam por um processo chamado de microfilmagem , que consiste em film-los e imprimi-los em uma lmina que poder ser lida quando se projeta uma luz sobre o microfilme. Em outras palavras, como se fizesse um negativo dos documentos. Muitas empresas j esto aderindo a este mtodo de arquivamento.

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