MALA DIRETA

A mala direta um sistema de divulgao que utiliza recursos da internet, programas de tratamento de texto, planilhas, imagens, etc.: mensagem publicitria, marketing, avisos, declaraes, cobrana, etc. que tanto pode ser enviada pela internet, correio tradicional ou portadores. Assim a utilizao da mala direta bastante eficaz particularmente para a divulgao de produtos, servios ou para fins informativos. Fala-se, atualmente, de mala direta quando enviamos um e-mail, (texto, imagem, etc) para vrios destinatrios. Assim, um comunicado, um anncio, um alerta, enviado a um grande nmero de pessoas, sob um mesmo modelo, faz parte de uma mala direta. Podemos falar de mala direta quando: 1. Existe um texto padro completo ou incompleto; 2. Existe um banco de dados (fonte), que ser utilizado para completar as lacunas do texto padro, 3. Existe a mescla dos itens 1 e 2 Para criar uma mala direta teremos de obedecer algumas etapas: a. Elaborar o texto padro, com os espaos em branco para a integrao dos dados dos destinatrios; b. Se voc j tem um banco de dados, edite, caso contrrio crie. Ele conter os dados dos destinatrios da mala direta c. Edite o documento inserindo campos de mesclagem d. Finalizao do texto -fase de mesclagem- os dados fonte sero integrados nos campos de mesclagem

Atividade Word Mala direta

Imagine que voc se mudou e quer escrever a todos os seus conhecidos comunicando seu novo endereo. Voc no precisa criar uma carta para cada conhecido. O recurso mala direta do Word vai ajuda-lo a economizar tempo. Uma mala direta um conjunto de documentos semelhantes criado automaticamente pelo Word. O que muda de um documento para outro so as informaes variveis como: nome do destinatrio, endereo, cidade, CEP, etc... Etapas de criao de uma mala direta Uma mala direta do Word criada em trs etapas:

Criao do documento principal: o documento que contm as informaes fixas, ou seja aquelas que sero repetidas em todos os documentos da mala. Criao da fonte de dados: uma tabela com as informaes variveis da mala, ou seja, contm os dados que mudam em cada documento. Mesclagem: a operao de unir o documento principal com a fonte de dados para criar os documentos da mala. Geralmente na mesclagem feita a impresso da mala.

Criando uma mala direta passo a passo Vamos exemplificar a criao de mala direta produzindo um comunicado empresarial de mudana de endereo. Documento principal O primeiro passo criar o comunicado de mudana de endereo. 1. 2. Inicie o Word com um documento em branco. Digite o comunicado de mudana de endereo. O texto deve ser parecido com o seguinte:

Exemplo de comunicado So Paulo, 30 de maro de 2000

Prezado(a) Senhor(a):

Nossa empresa est atendendo em novo endereo para melhor servi-lo: Rua Santo Amaro, n 100, bairro Santo Amaro So Paulo-SP CEP 10.0000-000 Nosso telefone tambm mudou para (0xx11)3456-7890. Solicitamos a atualizao de sua agenda para que possamos continuar contando com a sua preferncia.

Saudaes

Malaquias Malazarte Gerente

3. Deixe seis pargrafos vazios entre a data e o texto Prezado(a) Senhor(a): Usaremos este espao mais tarde para inserir os dados variveis da mala. 4. 5. 6. 7. Salve o documento. No menu Ferramentas escolha Mala Direta... Surgir o Auxiliar de mala direta. Em Documento principal clique em Criar. Escolha a opo Cartas modelo...

8. Escolha Janela Ativa. Com isso o documento que est na tela ser usado como documento principal.

Figura Auxiliar de mala direta Criando uma fonte de dados Observe que o segundo passo da mala direta ficou disponvel. 9. Em Origem de dados clique em Obter dados.

10. Selecione a opo Criar origem de dados. 11. O Word criar uma tabela com vrias colunas. Cada coluna um campo de dados. O Word sugere vrios campos como nome, endereo, telefone., etc.. No nosso caso vamos apenas aceitar a sugesto do Word, pois, os campos sugeridos so exatamente o que precisamos. Clique em OK.

12. A tabela de dados precisa ser salva. Recomendamos salva-la na pasta Meus documentos com o nome Informaes de clientes. Por ltimo clique em Salvar. 13. Na caixa de dilogo que surge, clique em Editar fonte de dados , para que possamos digitar as informaes dos clientes. 14. No formulrio de dados digite as informaes dos clientes da empresa. No preciso preencher todos os campos. Para passar de um campo para outro use a tecla TAB. 15. Quando terminar de digitar os dados de um cliente clique no boto Adicionar novo para digitar os dados do prximo cliente. 16. Quando concluir a digitao dos dados dos clientes, clique em OK.

Formulrio de dados Agora que a origem de dados est pronta, podemos terminar o documento principal. 17. Posicione o cursor de texto no primeiro pargrafo vazio que deixamos reservado para os dados variveis da mala. 18. Procure a barra de mala direta que est na sua rea de trabalho e clique no boto Inserir campo. Ento selecione o campo Tratamento. 19. Em seguida repita a operao de Inserir campo para os campos: Nome, Sobrenome, Endereo, Cidade, Estado e CEP. O documento deve ficar como no exemplo abaixo:

Barra de mala direta Campos inseridos no documento principal So Paulo, 30 de maro de 2000

Tratamento Nome Sobrenome Endereo1 Cidade Estado CEP

Prezado(a) Senhor(a): Mesclagem Agora o documento est pronto para mesclagem. 20. Clique no menu Ferramentas e em Mala direta... para chamar novamente a caixa de dilogo Auxiliar de mala direta. 21. Em Mesclar dados com o documento clique em Mesclar. Surgir a caixa de dilogo para mesclagem. 22. Escolha mesclagem para impressora e clique em OK.

Caixa de dilogo Mesclar Pronto. Sero impressos os documentos da mala direta. Cada documento ser impresso com o nome e endereo de um cliente cadastrado na origem de dados. O nmero de comunicados impressos ser igual ao de clientes cadastrados. Dicas sobre mala direta A origem de dados criada para uma mala direta pode ser reaproveitada em novas malas diretas no futuro. Na prxima mala direta, em vez de criar uma origem de dados voc pode abrir uma origem existente.

 possvel usar como origem de dados os catlogos de endereos de programas como o Outlook. Na hora de definir a origem de dados selecione a opoUsar catlogo de endereos. possvel obter a origem de dados a partir dos mais variados arquivos como: planilhas do Excel, bancos de dados do Access, arquivos de texto e pginas da Internet. Na hora de definir a origem de dados selecione a opo Abrir origem de dados... Ento defina o tipo do arquivo desejado. possvel selecionar quais registros de uma origem de dados sero usados na mala direta. Para fazer uma filtragem de registros clique no boto Opes de consulta da caixa de dilogo Mesclar.