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TIAGO GONALVES BOTELHO

IMPLEMENTAO DE SISTEMAS ERP: O CASO COOPERATIVA AGRCOLA ALTO RIO GRANDE

Monografia de graduao apresentada ao Departamento de Cincia da Computao da Universidade Federal de Lavras como parte das exigncias do curso de Cincia da Computao para obteno do ttulo de Bacharel em Cincia da Computao.

LAVRAS MINAS GERAIS - BRASIL 2005

TIAGO GONALVES BOTELHO

IMPLEMENTAO DE SISTEMAS ERP: O CASO COOPERATIVA AGRCOLA ALTO RIO GRANDE

Monografia de graduao apresentada ao Departamento de Cincia da Computao da Universidade Federal de Lavras como parte das exigncias do curso de Cincia da Computao para obteno do ttulo de Bacharel em Cincia da Computao.

rea de Concentrao: Sistemas de Informao

Orientador: Prof. Reginaldo Ferreira de Souza

LAVRAS MINAS GERAIS - BRASIL 2005

Ficha Catalogrfica preparada pela Diviso de Processos Tcnico da Biblioteca Central da UFLA

Botelho, Tiago Gonalves Implementao de Sistemas ERP: O Caso Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande / Tiago Gonalves Botelho. Lavras Minas Gerais, 2005. 37p. Monografia de Graduao Universidade Federal de Lavras. Departamento de Cincia da Computao. 1. Informtica. 2. Sistemas de Informao. 3. Sistemas ERP. I. BOTELHO, T. G. II. Universidade Federal de Lavras. III. Implementao de Sistemas ERP: O Caso Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande.

TIAGO GONALVES BOTELHO

IMPLEMENTAO DE SISTEMAS ERP: O CASO COOPERATIVA AGRCOLA ALTO RIO GRANDE

Monografia de graduao apresentada ao Departamento de Cincia da Computao da Universidade Federal de Lavras como parte das exigncias do curso de Cincia da Computao para obteno do ttulo de Bacharel em Cincia da Computao.

Aprovada em 28 de junho de 2005.

Mrcio Luiz Borges (C.A.A.R.G.)

Prof. Andr Luiz Zambalde

Prof. Reginaldo Ferreira de Souza (Orientador)

LAVRAS MINAS GERAIS BRASIL

DEDICATRIA

Dedico este trabalho primeiramente a Deus, pela oportunidade e amparo durante toda minha vida, aos meus pais, Jos Onsio Botelho e Helena Maria Botelho, pelas condies que me deram e principalmente pelo apoio durante todos os momentos. Dedico tambm a minha namorada pelo carinho e ateno, ao meu irmo pela compreenso.

Dedico tambm a todos que torceram por mim durante toda essa caminhada.

AGRADECIMENTOS

Agradeo ao prof. Reginaldo pelo auxlio no trabalho; aos funcionrios da Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande pela ajuda durante as fases de desenvolvimento do projeto, principalmente ao Samuel e ao Mrcio Borges que tiveram grande participao na obteno de dados para realizao do trabalho. Agradeo tambm a todos professores e funcionrios do DCC pelo compartilhamento do conhecimento e pela perseverana durante todo o perodo de graduao.

RESUMO Com o surgimento de um mercado mais competitivo e globalizado, fez-se necessrio o desenvolvimento de certas caractersticas vitais para a sobrevivncia das empresas. Uma delas diz respeito maior agilidade na obteno de informaes e como administr-la sob todos os ngulos, maneiras, enfoques e objetivos diferentes. O sistema de gesto integrada conhecido como ERP (Enterprise Resource Planing), um dos objetos mais pesquisados na rea de sistemas de informao, atuam no apoio na rea de gesto, integrando todos os sistemas de informaes da empresa. Inserido neste contexto, este artigo apresenta um estudo de caso em uma cooperativa que utiliza o ERP. Entre os resultados obtidos, destacam-se a etapa de implementao, onde o pacote ERP padro no atendia as necessidades especficas da empresa; a integrao oferecida pelos sistemas ERP, assim como seus benefcios e problemas quanto a utilizao. Palavras-Chave: Sistemas de Informao, Sistemas ERP, Tecnologia da Informao.

ABSTRACT With the arising of a maket more competitive and globalized, make necessary the development of certain vital characteristic for the survival of company. One of her say respect on the larger agility in the obtainment of information and how administer under totality angle, way, focus and different objectives. The integrate system of administration acquaintanced known ERP (Enterprise Resource Planning), one of the objects more resarched in the area of administration, integrating totality of information systems of the company. Introduce in this context, this article show a study of case at one co-operative society make useful the ERP. Among the conclusions, be detached the stage of implementation, where the standart ERP package not attend the specifics necessity of company; the integration proportioned by ERP systems, as well as benefit and problems to concern utilisation. Key-words: Information Systems, ERP Systems, Information Technology.

SUMRIO LISTA DE FIGURAS .......................................................................... LISTA DE TABELAS ................................................................................. 1. INTRODUO................................................................................. 2. REFERENCIAL TERICO ............................................................. 2.1. Sistema Organizacional ............................................................. 2.1.1 Mudana Organizacional ................................................. 2.1.2 Objetivos da Mudana Organizacional ............................ 2.1.3 Tipos de Mudana............................................................ 2.2 Sistemas de Informao ............................................................. 2.3 Planejamento de Sistemas de Informao ................................. 2.4 Sistemas ERP ............................................................................ 2.4.1 Conceituao ......... ......................................................... 2.4.2 Termos Utilizados .......................................................... 2.4.3 Caractersticas ................................................................ 2.4.4 Benefcios e Problemas .................................................. 2.4.5 Mercado ......................................................................... 2.4.6 Etapa de Utilizao ........................................................ 3. METODOLOGIA .......................................................................... 3.1 Caracterizao da Pesquisa ............................................. 3.2 Procedimentos Metodolgicos ........................................ 4. RESULTADOS E DISCUSSO ................................................... 4.1 A Empresa ....................................................................... 4.2 rea de Tecnologia da Informao(TI) e Dados Tcnicos 4.3 Caractersticas do Sistema Magnus/DataSul ................... 4.4 Histrico de Deciso e Implementao ........................... 4.5 Reestruturao do sistema ............................................... 4.6 Incorporao de Programas Especficos no Sistema ....... 4.7 Utilizao: Benefcios ..................................................... 4.8 Utilizao: Problemas ..................................................... 4.9 Integrao ........................................................................ 4.10 Planos futuros para o Sistema........................................ 5. CONCLUSO................................................................................ 6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................... ix x 1 3 3 3 3 4 5 7 9 10 10 11 15 17 19 21 21 21 23 23 23 24 26 27 27 30 31 31 32 33 35

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LISTA DE FIGURAS Figura 4.1: Fluxograma da execuo dos mdulos do pacote padro ..................... Figura 4.2: Screen format do Sistema ERP Magnus ............................................... Figura 4.3: Screen format da utilizao do Sistema................................................. Figura 4.4: Integrao do mdulo convnio com mdulos do pacote padro ......... Figura 4.5: Integrao do mdulo emissor fiscal com mdulos do pacote padro.. Figura 4.6: Integrao do mdulo movimento de caixa com mdulo do pacote p padro .................................................................................................. Figura 4.7: Integrao do mdulo pagamento ao produtor com mdulos do pacote pacote padro ...................................................................................... Figura 4.8: Integrao dos mdulos caf e milho com mdulos do pacote padro.. 25 25 26 28 29 29 29 30

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LISTA DE TABELAS Tabela 2.1 - Benefcios esperados e problemas potenciais quanto a utilizao de sss sistemas ERP referente a aspectos tecnolgicos ................................... Tabela 2.2 - Benefcios esperados e problemas potenciais quanto a utilizao de ssssssssss sistemas ERP referente a aspectos organizacionais.............................. Tabela 4.1- Mdulos padro do Magnus implantados na C.A.A.R.G.................... Tabela 4.2 - Mdulos especficos incorporados ao sistema padro ........................

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1. INTRODUO
Os sistemas de informaes devem ser configurados de forma a atender eficientemente as necessidades informativas de seus usurios, bem como incorporar seus conceitos, polticas e procedimentos que motivem e estimulem o gestor a tomar as melhores decises para a empresa. O sucesso de um sistema de informao exige que toda empresa entenda e incorpore a tecnologia e suas possibilidades, e que as pessoas envolvidas com a tecnologia entendam e atuem em sintonia com a empresa. Seu sucesso tambm depende da nova ordem econmica, das regras de mercado, das novas formas de aquisio e gesto de recursos e, principalmente, do valor que eles agregam capacidade competitiva da empresa. Em virtude da necessidade dessa nova forma de gerir recursos, surgem novos paradigmas de sistemas de informaes para aprimorar os sistemas antigos, para atender a nova demanda. Demanda essa que provm da integrao de todos os sistemas de informao da organizao, viabilizando assim o modelo de gesto empresarial baseado na gesto integrada. Foram sugeridas tambm, a possibilidade de atualizao em tempo real das informaes e a implantao de sistemas na forma de pacotes que embutem as melhores prticas para atender, inclusive, integrao de negcios da corporao. Esse cenrio viabilizou o surgimento dos sistemas integrados de gesto ou sistemas ERP. Estes sistemas afetam diretamente a rea de Tecnologia da Informao, exigindo dos gestores e analistas novos entendimentos, para que a organizao no sofra reflexos muito amplos que precisam ser previstos, controlados e conduzidos. Os ERPs so sistemas de informao adquiridos em forma de pacotes comerciais de software que permitem a integrao de dados dos sistemas de informao transacionais e dos processos de negcios ao longo de uma organizao. Embora tenha concedido inmeros benefcios s empresas que o utilizassem, a implementao era muito mais complexa do que a simples instalao de um software na empresa. Casos de dificuldade e insucesso foram divulgados pela imprensa especializada. O processo de implantao envolvia o processo de mudana cultural, de uma viso departamental da organizao para uma viso baseada em processos. Explorando a literatura nacional a respeito do uso de ERP no Brasil, percebe-se que as pesquisas realizadas at o momento so, em sua maioria, de carter exploratrio,

baseadas em estudos de caso e no relato da experincia de profissionais da rea (ENANPAD, 2000; ENEGEP, 2000) citados por NETO et al. (2000). Percebe-se que o campo de pesquisa sobre esta temtica ainda amplo e pertinente, pois existe a necessidade de pesquisas ainda mais aprofundadas sobre a realidade brasileira do uso desses sistemas, buscando-se entender o impacto que efetivamente est relacionado ao seu uso, os resultados obtidos com a adoo dos mesmos, a realidade dos processos de implantao, entre outras questes. Neste sentido, este trabalho pretende oferecer uma contribuio para pesquisa, atravs de um estudo de caso em uma organizao que implantou o ERP. O objetivo deste trabalho identificar aspectos da implementao, assim como potencialidades e limitaes relacionadas utilizao dessa ferramenta atravs de um estudo de caso em uma cooperativa agrcola, situada na cidade de Lavras - MG.

2. REFERENCIAL TERICO
2.1. Sistema Organizacional
O sistema organizacional cuida da estrutura formal da organizao definido como as aes das entidades so agrupadas, seus nveis hierrquicos, a forma e o grau de descentralizao das decises e a delegao de autoridade. A formalizao desse sistema deve estar em consonncia com o modelo de deciso da organizao e integrado ao sistema de informao, permitindo que se estruture a avaliao de desempenho dos diversos nveis gerenciais.

2.1.1. Mudana Organizacional


O fenmeno da mudana nos dias atuais uma decorrncia da prpria atividade do homem e das organizaes sendo importante o entendimento dos seus objetivos, bem como dos seus diversos tipos.

2.1.2 Objetivos da Mudana Organizacional


Tomando-se uma concepo bastante ampla do termo pode-se definir mudana como a alterao ou inovao de algo ou de alguma idia j aceita e praticada pela sociedade. uma condio fundamental e crtica para a sade e sobrevivncia das pessoas e organizaes que necessitam adaptar-se e buscar alternativas flexveis s novas exigncias. KATZ & KAHN (1974) atribuem as mudanas a dois tipos distintos de fontes: externas decorrentes de modificaes nas condies do ambiente e fontes de tenso ou desequilbrio interna considerando que as mudanas mais drsticas ou revolucionrias so aquelas iniciadas por foras externas. No estudo da mudana organizacional interessam aquelas que pretendem levar a organizao a uma melhor adaptao e a uma maneira mais adequada de se fazer as coisas, ou a compreenso das mudanas planejadas. Nesta categoria, MORGAN (1976) cita quatro

razes responsveis pela realizao de mudanas organizacionais: operar com mais eficincia, crescer em equilbrio, atualizar-se, ser flexvel. Recomenda ainda, que a organizao deve apresentar uma estrutura lgica e compreensvel para aqueles que nela atuam, facilitando a distribuio do trabalho e as relaes de trabalho. A rapidez com que o mundo evolui e o novo fica rapidamente velho representa um grande desafio para as organizaes. Mesmo organizaes bem sucedidas no presente precisam preparar-se para no ficarem prisioneiras dos seus antigos padres e carem, sem perceber, na obsolescncia. Algumas organizaes tm evoludo e melhorado a sua eficcia em conseqncia de um permanente programa de interveno e at mesmo a substituio dos seus lderes. Entretanto, a maioria delas caracteriza-se pela sua incapacidade de lidar com a crescente complexidade dos problemas e oportunidades com os quais se defrontam e pem em risco a sua sobrevivncia (FOGUEL (1988)).

2.1.3 Tipos de Mudana


As mudanas organizacionais ocorrem de maneiras variadas podendo ser classificadas em vrios tipos. Para JUDSON (1974), existem quatro categorias de mudanas, determinadas pelas atividades desenvolvidas e as contingncias determinantes da situao: 1. nos mtodos das operaes, compreendendo a maneira como o trabalho realizado, localizao do trabalho, disposio das reas de trabalho, natureza dos materiais e das instalaes, maquinaria, ferramentas, equipamentos, prticas de segurana e manuteno e normas operacionais; 2. nos produtos, compreendendo sua especificao, especificao do processo de manufatura, materiais e padro de qualidade; 3. na organizao, compreendendo a estrutura da organizao, no nvel de superviso, no sistema de delegao, nos grupos, na definio de tarefas; 4. no ambiente de trabalho, suas condies, sistema de recompensa e punio, padres de desempenho, diretrizes e mtodos de ao.

MORGAN (1976) classifica as mudanas tambm pelas atividades desenvolvidas e pelas contingncias situacionais e ainda o indivduo como fatores determinantes, em quatro tipos determinados:
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1. na tecnologia; 2. nos mtodos; 3. na organizao; 4. nas pessoas.

2.2 Sistemas de Informao


Segundo GIL (1995), um sistema pode ser definido como uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum; sob esse aspecto, o termo aplica-se a uma comunidade, a uma famlia, uma empresa. Em processamento eletrnico de dados, o termo sistema diz respeito a um conjunto de equipamentos ou a um conjunto de programas, logo um sistema de informaes tem de trabalhar dados para produzir informaes, portanto: O dado a matria-prima com que o sistema de informaes vai trabalhar; e A informao o produto final do sistema de informaes e deve ser apresentada de forma, prazo e contedo adequados ao usurio. Para a consecuo/materializao/caracterizao/operacionalizao de sistemas de informaes (GIL (1995)), usa os conceitos de: 1. Recursos humanos: profissionais que constroem, atuam e utilizam sistemas de informaes. 2. Recursos materiais: equipamentos, insumos, instalaes que sustentam e permitem a viabilizao dos sistemas. 3. Recursos tecnolgicos: atividades (sua lgica e qualificao em termos de sofisticao e efetividade) que dinamizam o processo sistmico. Podem ser vistos como a principal caracterstica de diferenciao entre recursos humanos e entre recursos materiais, j que a tecnologia agregada um dos referenciais para distinguirmos a natureza da qualidade tanto de recursos humanos quanto de recursos materiais integrantes de um sistema. 4. Recursos financeiros: qualificao dos outros trs recursos segundo o denominador comum moeda.

Essas premissas permitem-nos alcanar formas comuns de definio de sistemas de informaes. RICCIO (1989) conceitua sistema de informao como sendo um conjunto de subsistemas que atuam coordenadamente para, com seu produto, permitirem as Organizaes o cumprimento de seus objetivos principais. Conceituando Sistema de Informao (TORRES (1995)): nesta categoria incluem-se os sistemas que processam, essencialmente, informaes, produzindo tambm informaes. Aqui se incluem desde os sistemas de informaes operacionais, voltados para o processamento de transaes, at sistemas de suporte deciso, inclusive com recursos de inteligncia artificial.

TORRES (1995), complementa que os sistemas de informaes so mecanismos cuja funo coletar, guardar e distribuir informaes para suportar as funes gerenciais e operacionais das organizaes. Podendo auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informaes internas e externas em um curto espao de tempo, advinda das rpidas mudanas que ocorrem no mercado. Sem informaes, as empresas no conseguem tomar decises adequadamente nem interagir apropriadamente no ambiente em que se encontram, prejudicando, dessa forma, o seu desempenho. J segundo SILVA (2002), sistema de informao: Compreende-se por sistema de informao um conjunto articulado de dados, tcnicas de acumulao, ajustes e editagens de relatrios que permite: a) tratar as informaes de natureza repetitiva com o mximo possvel de relevncia e o mnimo de custo; b) dar condies para, atravs da utilizao de informaes primrias constantes do arquivo bsico, juntamente com tcnicas derivantes da prpria Contabilidade e/ou outras disciplinas, fornecer relatrios de exceo para finalidades especficas, oportunidades definidas ou no.

Entretanto, STAIR & REYNOLDS (1999) afirmam que um sistema de informao constitui um tipo especial de sistema que pode ser definido de diferentes maneiras, se tratando de um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam

(entrada), manipulam (sada) os dados e a informao e fornecem um mecanismo de feedback para atender um objetivo.

2.3 Planejamento de Sistemas de Informaes


Para BLUMENTHAL (1969), um dos maiores problemas no planejamento de sistemas o de tentar obter equilbrio e compatibilidade entre as aplicaes atuais e o futuro estado desejado para a rede de sistemas da organizao; cada nova aplicao deve ser integrada rede j existente, a qual, por sua vez, deve ser capaz de se adaptar s novas necessidades e s modificaes que surgem devido dinmica a que esto sujeitos os mecanismos gerenciais nas organizaes. Na administrao de sistemas de informao, segundo DAVIS (1974), fatores tecnolgicos relacionados ao uso eficiente de Hardware e Software combinam-se a aspectos gerenciais e organizacionais, gerando um complexo quadro de decises que requerem um nvel adequado de competncia tcnica e gerencial. BUCHANAN & LINOWES citado por KUGLER (1984), assinalam que somente um esforo coordenado por parte dos gerentes envolvidos, no sentido de desenvolver tcnicas analticas de planejamento e controle, pode aumentar as probabilidades de xito das estratgias adotadas pela rea de informtica. SODEN (1975), indica os objetivos das organizaes, baseado em pesquisa em grandes organizaes norte-americanas e europias, ao efetuarem planejamento formal das atividades relacionadas com sistemas de informao: (a) incrementar a comunicao e a colaborao entre a rea de informtica, seus usurios e a alta administrao da empresa; (b) desenvolver e aperfeioar a previso de futuras necessidades de informao, a alocao dos recursos computacionais e as decises de curto prazo efetuadas pela rea de informtica; (c) identificar oportunidades para aperfeioamento e reduo de custos nas atividades de informtica; (d) identificar as aplicaes em computador que apresentam os melhores ndices de retorno dos investimentos, propiciando o cancelamento de esforos marginais; (e) adquirir, dentro da rea de informtica, um maior entendimento e melhor viso das organizaes como um todo e seus objetivos.

BOWMAN et al. (1981), apontam como principais problemas no planejamento de sistemas: (a) assegurar que os esforos despendidos na rea de informtica sejam consistentes com as estratgias, polticas e objetivos da organizao como um todo; (b) proporcionar uma estrutura de servios na rea de informtica que responda adequadamente tanto s necessidades urgentes, de curto prazo, quanto aos desafios de longo prazo; (c) proporcionar alocao equilibrada de recursos entre as diversas aplicaes, muitas vezes concorrentes entre si; (d) selecionar e usar metodologias adequadas para determinar requisitos e alocao de recursos.

A partir principalmente do final da dcada de 70, os acadmicos e administradores reconheceram que o planejamento e a implementao de Sistemas de Informao deveria orientar-se pela abordagem do planejamento estratgico. Nessa linha relaciona-se a abordagem de planejamento de Sistemas de Informao Por Fatores Crticos de Sucesso. Essa toma como referncia para o planejamento que os sistemas devem atender a aspectos que so considerados fatores crticos de sucesso tanto para a estratgia de tecnologias de informao a adotar como influenciar as opes das estratgias de negcios. A abordagem por Fatores Crticos do Sucesso-FCS foi um mtodo desenvolvido pela Sloan Shool do Massachucets Institut of Tecnology e considerada a melhor abordagem para o desenvolvimento de Sistemas de Informao, em termos de proviso de informaes gerncia (ROCKART (1979)).

ROCKART descreve a metodologia de FCS a partir de trs conceitos: o primeiro consiste na identificao dos fatores chave de sucesso para a sade do negcio. o segundo um conceito de excesso. Consiste na habilidade de identificar e tornar disponveis para a gerncia os FCS cujo desempenho forem mais expressivos e direcionar seu foco de ao para os FCS identificados e para a necessidade de informao que lhes seja necessria.

o terceiro conceito a identificao dos recursos de tecnologia que renam o melhor, mais barato e mais flexvel da Tecnologia de Informao para atendimento s necessidades de informao identificadas em cada FCS.

A abordagem por fatores chave de sucesso concentra-se na necessidade individual de informao de cada gerente, em termos de hardware e software. Considera que a necessidade de informao varia de gerente para gerente e que deve variar, para um mesmo gerente, de tempos em tempos.

2.4 Sistemas ERP


Os anos 90 assistiram ao surgimento e a um expressivo crescimento dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) no mercado de solues corporativas de informtica. Entre as explicaes para este fenmeno, esto as presses sofridas pelas empresas, que as obrigaram a buscar alternativas para a reduo de custos e diferenciao de produtos e servios SOUZA et al. (2003). Em funo desse novo contexto, as empresas foram foradas a rever seus processos e sua maneira de trabalhar. As empresas reconheceram a necessidade de coordenar melhor suas atividades dentro de sua cadeia de valor para eliminar desperdcios de recursos, reduzindo o custo e melhorando o tempo de resposta s mudanas das necessidades do mercado. Segundo PORTER & MILLAR (1985), a TI uma ferramenta poderosa para esta transformao, principalmente porque a TI est aumentando muito a habilidade das empresas para explorar as ligaes entre as suas atividades, tanto interna quanto externamente empresa. A utilizao de sistemas de integrados est intimamente associada a essa habilidade. Segundo ALSNE (1999), a idia de sistemas de informao integrados existe desde o inicio da utilizao dos computadores em empresas na dcada de 60. No entanto, uma srie de dificuldades de ordem prtica e tecnolgica no permitiu que essa viso fosse implementada na maior parte das empresas. Entre elas, pode-se citar a prpria dificuldade dos departamentos internos de TI em desenvolver sistemas integrados, em face de solicitaes departamentalizadas dos usurios. Dessa forma, os sistemas ERP surgiram explorando a necessidade de rpido desenvolvimento de sistemas integrados a fim de atender s novas necessidades

empresariais, ao mesmo tempo em que as empresas eram (e ainda so) pressionadas para terceirizarem todas as atividades que no pertenam ao seu foco principal de negcios. Tambm contriburam para a expanso dos sistemas ERP o amadurecimento das opes disponveis no mercado, a evoluo da tecnologia utilizada por esses pacotes (banco de dados relacionais, processamento cliente/servidor e mais recentemente a internet) e algumas histrias de sucesso de empresas que os adotaram no incio da dcada de 90.

2.4.1 Conceituao
O sistema ERP definido como um pacote de software de negcios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de negcio, compartilhar prticas e dados comuns atravs de toda a empresa e produzir e acessar informaes em tempo real (SOUZA (2000)). Este sistema integra dados-chave e a comunicao entre as reas de planejamento, programao, compras, previso e finanas. Tambm pode englobar vendas, marketing, recursos humanos e outras funes. Se a tentativa desta total integrao fosse feita atravs de sistemas desenvolvidos internamente pelas empresas, o custo seria demasiadamente alto. Em virtude disto, os pacotes ERP surgem como soluo. Atravs do ERP as organizaes procuram se beneficiar do controle do fluxo de materiais, da coordenao de suas atividades e, ao mesmo tempo, do monitoramento de dados, informao e conhecimento transferido entre e dentro dos seus processos. Como objetivo principal, busca-se eliminar a fragmentao de informaes e ligar toda esta nova massa de dados gerada s estratgias da empresa. Diante dessas promessas, chega-se a afirmar que o sonho virou realidade (DAVENPORT, 1998).

2.4.2 Termos Utilizados


SOUZA e ZWICHER (1999) apresentam alguns termos relacionados aos sistemas ERP que, embora no os definam, so importantes para a compreenso dos aspectos envolvidos em sua utilizao. Esses termos so a funcionalidade, a diviso em mdulos, a parametrizao, a customizao, a localizao e a atualizao.

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A funcionalidade o conjunto total de funes embutidas em um sistema ERP, suas caractersticas e suas diferentes possibilidades de uso. A composio destas funes forma o sistema de informaes transacional que d suporte aos processos de negcio. Os mdulos so os menores conjuntos de funes que podem ser adquiridos e implementados separadamente em um sistema ERP. Normalmente, tais conjuntos de funes correspondem a divises departamentais de empresas (vendas, financeiro, produo, planejamento da produo, etc.). A parametrizao o processo de adequao da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada empresa atravs da definio dos valores de parmetros j disponibilizados no prprio sistema. Parmetros so variveis internas ao sistema que determinam, de acordo com o seu valor, o comportamento do sistema. A customizao a modificao de um sistema ERP para que este possa se adequar a uma determinada situao empresarial impossvel de ser reproduzida atravs dos parmetros j existentes. importante salientar que apesar de que qualquer tipo de customizao pode ser feita para adaptar um sistema ERP s necessidades imediatas do cliente, quanto maior for a quantidade de customizaes realizadas, mais o sistema utilizado se afasta do modelo de sistema ERP e mais se aproxima do modelo de desenvolvimento interno de aplicaes. Os custos de manuteno crescem, pois muitas vezes os fornecedores no do suporte para rotinas altamente customizadas, e h problemas na instalao de uma nova verso do sistema, uma vez que todas as customizaes feitas nas verso anteriores podero ter que ser refeitas ou adaptadas para uso na nova verso. A localizao a adaptao (atravs de parametrizaes ou customizaes) de sistemas ERP desenvolvidos em outros pases para a sua utilizao na realidade brasileira (impostos, taxas, leis, procedimentos). Tambm conhecido pelo termo tropicalizao. A atualizao, ou upgrading, o processo atravs do qual o fornecedor disponibiliza aumentos na funcionalidade e correes de problemas e erros para instalao na empresa. Tambm conhecido como troca de verso.

2.4.3 Caractersticas
Os sistemas ERP possuem uma srie de caractersticas que tomadas em conjunto claramente os distinguem dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de
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outros tipos de pacotes comerciais. Essas caractersticas, importantes para a anlise dos possveis benefcios e dificuldades relacionados com a sua utilizao e com os aspectos pertinentes ao sucesso de sua implementao, so: Os sistemas ERP so pacotes comerciais de software Os sistemas ERP so desenvolvidos a partir de modelos-padro de processos Os sistemas ERP so integrados Os sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativo Os sistemas ERP tm grande abrangncia funcional Os sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste

Os sistemas ERP so pacotes comerciais de software

A idia bsica da utilizao de pacotes comerciais resolver dois dos grandes problemas que ocorrem na construo de sistemas atravs dos mtodos tradicionais de anlise e programao: o no cumprimento de prazos e de oramentos. Segundo SOUZA (2000), muito j se escreveu sobre o que h de errado com o processamento de dados hoje em dia, existindo registros de vrios anos. A construo de sistemas toma muito tempo e seu custo muito alto. Segundo GIBBS citado por SOUZA (2000), em mdia, os projetos de desenvolvimento de software ultrapassam o cronograma em 50%. Projetos maiores geralmente ultrapassam mais. Diversas alternativas tm sido usadas para tentar resolver esse problema, tais como o uso de novas metodologias de desenvolvimento, a prototipao, a utilizao de ferramentas CASE (Computer-Aided Software Engineering) e as linguagens e metodologias orientadas a objeto que tm como objetivo permitir a reutilizao de componentes de software. Entre essas alternativas tambm est a utilizao de pacotes comerciais de software. BROOKS (1997) afirma que a mais radical soluo para os problemas da construo de software no constru-lo mais. Segundo o autor, O custo do software sempre foi o de desenvolvimento, no o de replicao. Dividindo esse custo entre diversos usurios, mesmo que poucos, reduz-se radicalmente o custo por usurio.

Os sistemas ERP so desenvolvidos a partir modelos-padro de processos de

negcios

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Processos de negcios podem ser definidos como um conjunto de tarefas e procedimentos interdependentes realizados para alcanar um determinado resultado empresarial. O desenvolvimento de um novo produto, o atendimento de uma solicitao de um cliente, ou a compra de materiais so exemplos de processos. Segundo DAVENPORT (1998), uma das caractersticas dos processos de negcios o fato de que eles normalmente cruzam fronteiras organizacionais, isto , as tarefas de um mesmo processo podem ser realizadas por diferentes departamentos em uma empresa. Assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP no so desenvolvidos para clientes especficos, procurando atender a requisitos genricos do maior nmero possvel de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Portanto, para que possam ser construdos necessrio que incorporem modelos de processos de negcio, obtidos por meio da experincia acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementao, ou elaborados por empresas de consultoria e pesquisa em processos de benchmarking. O termo best practices utilizado amplamente por fornecedores de sistemas ERP e consultores para designar esses modelos-padro, mas preciso certo cuidado quanto ao seu real significado. O Gartner Group, por exemplo, refere-se a esses modelos-padro de processos como average practices (prticas comuns). DAVENPORT (1998) afirma que [no caso dos sistemas ERP] o fornecedor, e no o cliente, que define o que melhor quer dizer e que em alguns casos os pressupostos do sistema podem ir realmente de encontro aos interesses da empresa. Apesar desse cuidado na definio do termo, importante salientar o fato de os sistemas ERP disponibilizarem um catlogo de processos empresariais criado a partir de um extenso trabalho de pesquisa e experimentao. O acesso a este catlogo por si s j pode ser interessante para as empresas. Muitas vezes esto includos nesse catlogo processos e funes que faziam parte dos planos de desenvolvimento de sistemas da empresa, e que, por alguma razo, ainda no haviam sido implementados. A adoo de um sistema ERP torna-se ento uma oportunidade para que estes processos sejam realmente incorporados aos sistemas da empresa.

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Os sistemas ERP so integrados

Os sistemas integrados podem ser caracterizados como sistemas informatizados que so utilizados em conjunto por membros de diferentes departamentos dentro de uma mesma organizao. Os sistemas ERP realmente integrados so construdos como um nico sistema empresarial que atende aos diversos departamentos da empresa, em oposio a um conjunto de sistemas que atendem isoladamente a cada um deles. Entre as possibilidades de integrao oferecidas por sistemas ERP esto o compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, de maneira que cada informao seja alimentada no sistema uma nica vez, e a verificao cruzada de informaes entre diferentes partes do sistema. Um exemplo a verificao de notas fiscais de entrada, no recebimento, comparando-as com os dados de pedidos de compra e garantindo o recebimento apenas com preos e quantidades corretos. Outra possibilidade o fornecimento instantneo de informaes, assim que so alimentadas no sistema, para todos os mdulos que delas se utilizem. Segundo BURCH e GRUDNITSKI citados por SOUZA (2000), a integrao um poderoso elemento no desenho [de sistemas de informao] devido crescente necessidade de coordenao e sincronizao de operaes dentro e fora das organizaes, e as organizaes devem ser vistas como sistemas nicos, formados de partes interdependentes que formam um todo unificado. O objetivo dos sistemas integrados disponibilizar um fluxo de informaes em vrios nveis e interdepartamental que possa dar suporte a essa interdependncia.

Os sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativo

Entre as diversas formas de se desenvolver sistemas totalmente integrados est a utilizao de um nico banco de dados centralizado, denominado banco de dados corporativo. Isto interpe desafios organizacionais significativos para a empresa, entretanto, as dificuldades de implementao so em geral plenamente compensadas pelas vantagens que esta soluo traz consigo. Esta prtica em geral preconizada pelos sistemas ERP.

Os sistemas ERP possuem grande abrangncia funcional

Uma diferena entre os sistemas ERP e os pacotes de software tradicionais a abrangncia funcional dos primeiros, isto , a ampla gama de funes empresariais

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atendidas. Normalmente, no caso dos demais pacotes, apenas uma funo empresarial atendida, possivelmente com maior profundidade do que atravs da utilizao de um sistema ERP. A idia dos sistemas ERP cobrir o mximo possvel de funcionalidade atendendo ao maior nmero possvel de atividades dentro da cadeia de valor. Ainda assim, claro, existem pacotes especialmente desenvolvidos para o atendimento de determinadas funes empresariais que superam os sistemas ERP no atendimento a essas funes. Exemplos desses pacotes seriam sistemas de planejamento de capacidade finita e CAD/CAM que possuem funcionalidades que no so cobertas pelos atuais sistemas ERP. A necessidade de utilizao destes sistemas obriga, por vezes, o trabalho de criao de interfaces de comunicao entre os ERP e outros sistemas.

Os sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste

A ADAPTAO o processo por meio do qual o sistema ERP preparado para ser utilizado em uma determinada empresa. Segundo SOUZA (2000), improvvel que um pacote v atender exatamente aos requisitos da empresa, o que gera discrepncias entre os dois [o pacote e a empresa]. Como ser discutido mais adiante, quando a etapa de implementao de sistemas ERP for detalhada, a adaptao pode ser entendida como um processo de eliminao dessas discrepncias, ou diferenas, entre o pacote e a empresa.

2.4.4 Benefcios e Problemas


A opo pela utilizao de sistemas de gesto integrados, traz para as organizaes uma srie de expectativas quanto aos benefcios que se possa obter e tambm preocupaes em relao aos potenciais problemas que se possa encontrar. Tabela 2.1, relaciona um conjunto de benefcios esperados e problemas potenciais que podem ser verificados na utilizao de sistemas ERP, quanto aos aspectos tecnolgicos, e o Tabela 2.2 quanto a aspectos organizacionais.

Tabela 2.1: Benefcios esperados e problemas potenciais quanto a utilizao de sistemas ERP referente a aspectos tecnolgicos.

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Benefcios esperados Aspectos Tecnolgicos - atualizao tecnolgica; - reduo no tempo de desenvolvimento de sistemas; - eliminao de sistemas fragmentados; - viso de sistemas integrados para toda a empresa; - nico fornecedor para contato; - reduo dos custos de operao; - interface de acesso unificado para toda a empresa; - eliminao de duplicidade na entrada de dados;

Problemas potenciais Aspectos Tecnolgicos - falta de controle sobre a evoluo tecnolgica do sistema; - conhecimento a respeito do funcionamento do pacote no est na empresa; - necessidade de treinamento constante de equipe de TI; - dificuldade de manter o conhecimento a respeito do funcionamento do pacote aps o trmino da implantao. - maior preocupao com a disponibilidade do sistema, pois se um mdulo no estiver funcionando, pode inviabilizar a utilizao dos outros mdulos; - dificuldade para alterao de verses; - a empresa inteira depende de um nico sistema; - dificuldade de fazer upgrades e alteraes no sistema devido necessidade de haver acordo entre todos os departamentos envolvidos.

Fonte: OLIVEIRA (2003).

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Tabela 2.2: Benefcios esperados e problemas potenciais quanto a utilizao de sistemas ERP referente a aspectos organizacionais.

Benefcios esperados Aspectos Organizacionais - foco na atividade principal da empresa; - reduo de custos de informtica; - liberao de rea de TI para busca de solues empresariais e no desenvolvendo sistemas; - reduo de mo de obra; - integrao de processos; - entrada nica de informaes no sistema; - maior velocidade nos processos;

Problemas potenciais Aspectos Organizacionais - dependncia do fornecedor. - dificuldades da adequao do pacote aos processos da empresa; - necessidade de alterar processos empresariais; - resistncia s mudanas; - dificuldades de implementao mudana cultural e decises devem ser tomadas em conjunto;

- disponibilizao de informaes em tempo - propagao imediata de dados digitados real; - reduo de custos de treinamento; incorretamente; - altos custos e prazos de implementao;

- padronizao de processos, procedimentos - possvel incompatibilidade entre a e informaes; - melhoria na qualidade da informao; - disponibilizao de informaes. Fonte: OLIVEIRA (2003). estratgia da empresa e a lgica ERP.

2.4.5 Mercado
No mercado mundial as marcas SAP, BAAN, ORACLE, PEOPLESOFT, J.D EDWARDS, SISCORP se destacam, j no mercado nacional, MICROSIGA e DATASUL detm boa parte do mercado. SAP A SAP uma empresa de origem alem e introduziu o sistema R/3 em 1993. Atualmente lder de vendas de softwares de Gesto Empresarial no mercado mundial, com mais de 10 milhes de usurios. A principal vantagem do sistema parece ser o

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tratamento das partes financeiras das empresas, mas possui vrias carncias quanto ao tratamento das atividades de manufatura. Ser lder no mercado s vezes tambm ocasiona problemas, segundo LAUDON & LAUDON citado por SOUZA(2003) a SAP est crescendo to rapidamente que h uma carncia mundial de profissionais com experincia em sua implementao. BAAN A Baan uma empresa de origem holandesa e comercializa o sistema BAAN IV, sucessor do Triton. O sistema que permite aos usurios no-tcnicos definir os processos e o software configura automaticamente o sistema de acordo com os requisitos definidos. O BAAN IV bastante forte no tratamento dos diversos cenrios da manufatura. ORACLE A ORACLE passou de uma empresa que desenvolvia databases para uma empresa que tambm desenvolve ERP. O software apresenta mais de 35 mdulos, porm ainda so necessrios maiores desenvolvimentos. Seu ponto forte a grande flexibilidade. Curiosamente a SAP opera seus softwares em base de dados Oracle em 80% dos casos. PEOPLESOFT Esta empresa surgiu a partir de um sistema para Recursos Humanos, evoluiu para outros mdulos, apresentando o seu primeiro sistema integrado em 1996. Sua principal vantagem competitiva no tratamento dos recursos humanos. Est tambm se direcionando a rea de servios, com produtos de auxlio ao controle de custos. J.D EDWARDS A empresa apresenta o software OneWorld que bastante flexvel e forte em finanas. A manufatura tratada dentro do mdulo de distribuio e de logstica e tambm apresenta os mdulos bsicos para o planejamento, programao e o controle da produo. Est no mercado de ERP a muitos anos, porm s se tornou conhecida aps o lanamento do OneWorld. MICROSIGA A MICROSIGA uma empresa nacional que tem desenvolvido sistemas de controle de gesto desde 1983. O SIGA Advanced o seu sistema de gesto integrado, com mdulos que cobrem praticamente todas as operaes empresariais. Para pequenas e mdias empresas tem o ABC71, entre outros. Lanou a verso 8 do Protheus com um novo conceito de integrao chamado Ecossistema, por meio de onde o administrador pode ter total controle de tudo o que ocorre dentro da empresa. Em sua verso completa (classic) promente controle completo sobre todas etapas, de recursos humanos a pesquisas de crdito e totaliza 57 mdulos. Segundo o site Capital de Risco Brasil do governo federal (em citao ao Jornal de Braslia), tem custo aproximado de R$ 4.100,00 a licena.

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DATASUL A DATASUL, est no mercado brasileiro h mais de 10 anos com um sistema empresarial integrado denominado Magnus. Recentemente desenvolveu o sistema SEM DATASUL, incorporando novas tecnologias incluindo Datawarehouse, EDI e outras. SISCORP O sistema Integrado de Administrao Corporativa foi desenvolvido pela empresa Starsoft e tem como caractersticas ser Multi-empresa, Multi-usurio, MultiPlataforma. No momento est sendo desenvolvida uma nova verso do sistema, denominada de Visual Siscorp. Nos ltimos trs anos, houve fuses e aquisies bilionrias, das quais destaca-se, a compra da J.D. Edwards pela People Soft e desta pela Oracle e da Baan pela SSA. No Brasil a fuso mais recente foi a da Microsiga com a Logocenter (RUBIN (2005)). Porm, as marcas continuaro existindo separadamente, o que no deve alterar o cenrio competitivo por enquanto.

2.4.6 Etapa de Utilizao


Aps o processo de implementao a utilizao do sistema passa a fazer parte do dia-a-dia das operaes. ORLIKOVSKI & HOFMAN (1997), apresentam um estudo da introduo de novas tecnologias e relatam a dificuldade em conhecer de antemo todas as suas possibilidades de uso. Este conhecimento s se concretiza aps certo tempo de uso continuado da tecnologia, por meio de idias que surgem durante o processo de utilizao. Esta uma considerao importante para a etapa de utilizao de sistemas ERP, pois geralmente no se conhecem todas as possibilidades de uso no momento da implementao, quando o esforo canalizado para fazer combinar o pacote com a organizao. Somente aps esta etapa possvel vislumbrar novas alternativas e possibilidades de uso na empresa. Desta forma a etapa de utilizao realimenta a etapa de implementao com novas necessidades que possivelmente sero atendidas por novos mdulos e com a alterao de parmetros j estabelecidos do sistema em uso. Evidentemente estas alteraes tambm causam mudanas em procedimentos operacionais. A empresa de consultoria Deloitte em artigo mencionado por ZWICHER et al. (2000), relata os resultados de uma pesquisa realizada em agosto de 1998 com 64 empresas que j implementaram sistemas ERP e encontram-se na fase de utilizao e que mostra que muitos benefcios obtidos pelas empresas s foram percebidos passado algum tempo do
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incio das operaes. Segundo a pesquisa o incio da operao do sistema (going-live), geralmente o nico objetivo ou benefcio atingido com a implementao. Os demais benefcios so obtidos em etapa sucessiva naquilo que a pesquisa chama de segunda onda dos sistemas ERP, isto , medida em que a empresa comea a perceber todas as potencialidades da utilizao do sistema. A pesquisa mostra que a segunda onda ocorre quando todas as foras atuantes no sistema ERP finalmente se juntam: a tecnologia, o redesenho de processos e, principalmente, as pessoas operando e executando os novos processos. Segundo DAVENPORT (1998) a implementao de sistemas ERP tem sido tratada como um projeto na maioria das empresas, isto , tem incio, meio e fim. Entretanto, est se percebendo que um projeto ERP no um projeto, mas um meio de vida. Para obter todos os benefcios desejados dos sistemas ERP preciso encara-los dessa maneira e tornar as medidas gerenciais necessrias, por exemplo, a alocao de recursos para um centro permanente de adaptao do sistema ERP novas necessidades. Segundo a pesquisa da empresa de consutoria Deloitte citado por ZWICHER et al. (2000), os benefcios dos sistemas ERP s podem ser obtidos na etapa de utilizao se aps a implementao a empresa mantiver o foco e esforos na obteno dos resultados. Uma vez implementados os sistemas ERP mantm-se em evoluo contnua. As empresas fornecedoras procuram incorporar novos recursos para atender novas necessidades de seus clientes, corrigir problemas detectados e apresentar novas e melhores formas de executar os processos abrangidos pelos pacotes. Este processo no simples, pois cada atualizao pode ter complexidade que varia desde a simples mudana de uma tela at mudanas drsticas na filosofia do pacote. H situaes onde esta evoluo pode conduzir a situaes que caracterizam novas implementaes. A necessidade de atualizao constante e gerenciamento das verses de sistemas ERP uma das principais dificuldades da etapa de utilizao destes sistemas.

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3. METODOLOGIA
3.1. Caracterizao da Pesquisa
Entre os autores de metodologia de pesquisa cientfica, todos concordam que o problema detectado que condiciona o tipo de pesquisa, cabendo ao pesquisador a escolha do mtodo que melhor se aplique. Logo, a escolha feita recaiu sobre a proposio da realizao de um estudo exploratrio, de natureza qualitativa, visando obter uma analise de uma organizao que implantou o ERP. RIBAS (1999), caracteriza a delimitao da pesquisa como sendo exploratria, pois fundamenta o aprimoramento de idias ou a descoberta de informaes, visando diagnosticar o problema de maneira mais precisa. Dado o interesse em conhecer em profundidade uma experincia de anlise de sistemas de informao, foi utilizado, quanto aos procedimentos tcnicos, o mtodo de estudo de caso. RIBAS (1999), define estudo de caso como sendo estudo de poucos objetos, de maneira a permitir amplo e detalhado conhecimento, onde considera-se como vantagem o estmulo a novas descobertas e como desvantagem a dificuldade de generalizao dos resultados. A implementao de sistemas ERP complexa, diferente da implementao de sistemas de informaes tradicionais implementados, assim, a integrao traz impactos em diversas reas das empresas simultaneamente. O que se pretendeu foi a obteno de uma viso geral do sistema ERP e suas principais caractersticas, oferecendo uma anlise do contexto e obtendo assim indicaes de questes ou hipteses para futuras pesquisas mais aprofundadas.

3.2. Procedimentos Metodolgicos


O presente projeto foi desenvolvido no perodo de Maro de 2005 a Junho de 2005 na Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande, situada na cidade de Lavras, no Sul do Estado de Minas Gerais, Brasil.

Para incio do desenvolvimento buscou-se referenciais bibliogrficos sobre sistema organizacional, sistemas de informao e sistemas ERP. Os recursos metodolgicos empregados na pesquisa abrangeram, um breve histrico da implementao, uma anlise do sistema ERP usado na empresa, potencialidades e limitaes da utilizao dessa ferramenta, assim como algumas funcionalidades do sistema. Para um diagnstico preciso do sistema, foi elaborado um roteiro de entrevista para departamento de informtica da empresa.

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4. RESULTADOS E DISCUSSO
4.1 A Empresa
Em 1953, com a unio de alguns produtores rurais, vendo a necessidade de efetuar compras e a comercializao dos produtos com melhor preo, decidiram fundar uma Cooperativa, que foi nomeada Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande (C.A.A.R.G.), empresa que atua no ramo agrcola e pecuria. Tendo hoje como principais ramos de atividade: Industrializao e Comercializao de Leite; Fabricao de Rao; Armazenagem e Comercializao de Caf; Armazenagem e Comercializao de Milho; Lojas com produtos para atividade agropecuria e veterinria. A C.A.A.R.G. oferece tambm prestao de servios de assistncia veterinria, agronmica, mdica e odontolgica, manuteno de tratores e mquinas de esteira. Abrange os municpios de Andrelndia, Bom Sucesso, Cana Verde, Carrancas, Carmo da Cachoeira, Cruzlia, Ibituruna, Ijaci, Inga, Itumirim, Itutinga, Lavras, Luminrias, Mindur, Nazareno, Nepomuceno, Oliveira, Perdes, Ribeiro Vermelho, Santana do Jacar, Santo Antnio do Amparo, So Joo Del Rei, So Tiago, So Vicente de Minas, Trs Coraes e Trs Pontas.

4.2 rea de Tecnologia da Informao (TI) e Dados Tcnicos


A C.A.A.R.G conta com colaboradores preparados para efetuar diversas atividades no setor, tais como: Manuteno e Desenvolvimento do sistema; Manuteno na rede; Suporte ao(s) usurios; Manuteno de computadores e impressoras, etc.

O sistema ERP utilizado na cooperativa o Magnus da DataSul, e o servidor do sistema Magnus a mquina HP A400, que roda no sistema operacional o Unix e utiliza o banco de dados Progress. Em Abril de 2005, havia 24 usurios utilizando o sistema Magnus. O Progress disponibilizou 16 licenas, portanto fica a cargo do administrador do sistema derrubar algum usurio que esteja logado porm no esteja fazendo uso do sistema. Para tal finalidade utilizado a ferramenta UltraVNC, um software de controle remoto que permite ver e interagir com outro computador.

4.3 Caractersticas do Sistema Magnus/DataSul


O Magnus um software desenvolvido com a linguagem de 4 gerao Progress. composto por uma base de dados (que formada pelos bancos de dados), pelos programas que acessam a base de dados e pelos utilitrios. A Tabela 4.1 apresenta os mdulos do Magnus que foram implantados na C.A.A.R.G.: Tabela 4.1: Mdulos do Magnus implantados na C.A.A.R.G.

MODULO NOME CD AJ UT CT PT AP CR CB CC OF FT PD CE Cadastros Gerais do Magnus Ajuda Utilitrios Contabilidade Patrimnio Contas a Pagar Contas a Receber Caixas e Bancos Compras Obrigao Fiscal Faturamento Pedido Controle de Estoque

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A figura 4.1 apresenta um fluxograma no qual a seqncia de execuo dos mdulos demonstrada.

Figura 4.1: Fluxograma da execuo dos mdulos do pacote padro

PD

CC

CB

CR

FT

CE

RE

PT

AP

OF

CT

A figura 4.1 nos mostra o fluxo de dados na cooperativa, as interligaes dos mdulos se do de maneira on-line. Normalmente, os mdulos geram informaes para o setor de contabilidade, com objetivo principal a tomada de deciso.

Figura 4.2: Screen format do Sistema ERP Magnus

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A figura 4.2 apresenta uma screen format do sistema Magnus, verifica-se a presena de um menu principal, onde a opo administrativa engloba os mdulos Cadastros Gerais, Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixas e Bancos, Contabilidade, Patrimnio; com o nome de seus respectivos usurios.

Figura 4.3: Screen format da utilizao do Sistema

J a figura 4.3 demonstra uma screen format de cadastro de tens no sistema ERP, onde os mesmos so classificados em grupos e famlias para que na obteno das diversas formas de balanos e controles administrativos, os dados sejam apurados para posterior anlise.

4.4 Histrico de Deciso e Implementao


At a implementao do sistema ERP, a C.A.A.R.G. utilizava o software CComum, para emisso de notas fiscais, PProd para o pagamento ao produtor de leite e o PlanDados para o controle administrativo. O principal problema destes sistemas era o fato de no ser integrado, o que exigia grande trabalho de redigitao para a transferncia de dados para o sistema.

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Devido necessidade de novas tecnologias, e com objetivo de maior agilidade na aquisio de informaes, o sistema integrado Magnus/DataSul foi adquirido em 1996 pela C.A.A.R.G., num projeto que a DataSul manteve com a CCL - Cooperativa Central de Laticnios de So Paulo, a qual a C.A.A.R.G. era associada. A implantao do sistema Magnus/DataSul contou-se com duas etapas: Implantao de uma base para teste; Treinamentos aos usurios; Tanto os usurios e o responsvel internos da implantao do sistema, tiveram bastante dificuldades na execuo das atividades, devido os treinamentos no serem feitos na repartio da Empresa Contratante. Dentre os problemas, destaca-se a parametrizao, onde os usurios tinham dificuldade em executar a operao do sistema. Um ponto a ser observado que o Sistema Magnus, no atendia total as necessidades da Empresa contratante, principalmente as atividades exclusivas da mesma. Desta forma, a implantao se deu para atendimento da parte Administrativa, ficando os processos de Emisso de Notas Fiscais e o Pagamento dos Produtores para posterior mudana.

4.5 Reestruturao do Sistema


Com o objetivo de aprimorar os controles internos e efetuar a implantao das atividades especificas da CAARG, junto ao sistema Magnus, a ento diretoria Executiva, juntamente com os responsveis pela rea de TI e a gerencia Administrativa, em 2001 firmaram um contrato com uma empresa de Consultoria com macro conhecimento do Sistema Magnus e principalmente nas atividades de Cooperativa. Ento foi proposto um projeto de reestruturao e de implementao do sistema, que contou com uma equipe de consultores e dos colabores internos.

4.6 Incorporao de Programas Especficos no Sistema


O sistema Magnus permite a incorporao de mdulos especficos no sistema, que so desenvolvido na linguagem Progress 4GL. O sistema Magnus foi desenvolvido para atender as necessidades gerais da empresa, existindo dificuldade em atender necessidades especficas. Assim, a C.A.A.R.G., necessitando de programas que atendessem as atividades

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especificas comentada anteriormente, desenvolveram diversos programas assim descritos e correlacionados com o pacote padro Magnus:

Tabela 4.2 Mdulos especficos incorporados ao sistema padro

MODULO NOME CV EF MC PP SC SM Convnios Emissor Fiscal Movimento de Caixa Pagamento ao Produtor Caf Milho

Convnios (CV) utilizado para controle das atividades terceirizadas.

Conforme a figura 4.2 o mdulo convnio est vinculado mdulo ao contas a pagar e ao contas a receber.

Figura 4.4: Integrao do mdulo convnio com mdulos do pacote padro.


CV CR

AP

Emissor Fiscal (EF) mdulo desenvolvido para o faturamento de balco, nas

lojas da empresa, onde utilizado de forma of-line no sistema integrado, sendo que ao final do dia os dados gerados so incorporados ao sistema. De acordo com a figura 4.3, no mdulo emissor fiscal executada uma consulta no contas a receber, e posteriormente o lanamento de dados para o mdulo faturamento.

Figura 4.5: Integrao do mdulo emissor fiscal com mdulos do pacote padro.

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EF

CR

FT

Movimento de Caixa (MC) em virtude do mdulo CR ser de uso complexo e

demorado, e, visando atendimento rpido ao cliente, o mdulo movimento de caixa foi desenvolvido para esse propsito, sendo um CR simplificado.

Figura 4.6: Integrao do mdulo movimento de caixa com mdulo do pacote padro.
MC

CR

Pagamento ao Produtor (PP) visando incluir o sistema de pagamentos ao

sistema integrado, o PProd foi substitudo por um mdulo especfico para este fim.

Figura 4.7: Integrao do mdulo pagamento ao produtor com mdulos do pacote padro.
AP

CR

PP

OF

CT

Caf (SC) e milho (SM) mdulos utilizados para controle dos produtos dos

cooperados.

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Figura 4.8: Integrao dos mdulos caf e milho com mdulos do pacote padro.

CR

SC

OF

CR

SM

OF

AP

AP

4.7 Utilizao: Benefcios


Segundo o administrador do sistema, o maior benefcio do sistema foi a integrao entre os mdulos, no qual a utilizao foi considerada ampla e diretamente proporcional ao desempenho da empresa aps a reestruturao e a incorporao dos novos mdulos. Com isso, houve reduo no tempo necessrio para o fechamento contbil. De maneira geral , a utilizao do sistema ERP reduziu o fluxo de papel da empresa, a informao ficou mais rpida e confivel. Um dos grandes benefcios do sistema foi possibilidade de executar os relatrios a qualquer momento, e extra-los na prpria empresa ou mesmo visualiz-los em tela. Dessa maneira os ganhos em velocidade de informao foram muito grandes. Segundo o gerente de TI da C.A.A.R.G. com a entrada do sistema ERP houve mudana no perfil dos usurios do sistema que se preocuparam mais em entender os processos de negcios da empresa e como o sistema pode ser utilizado para auxiliar estes processos, ao invs de somente elaborar relatrios de seu setor e emiti-lo para os demais setores. Conforme o administrador do sistema, a vantagem de se utilizar um sistema desenvolvido por terceiros que no mais necessrio que a empresa no se preocupe com o desenvolvimento e manuteno de funcionalidades que so padro para todas as empresas, tais como rea contbil e financeira. A DataSul oferece atualizaes dirias no sistema, de acordo com a legislao brasileira, sendo assim, se houver algum acrscimo no imposto de mercadorias de determinada famlia do sistema, fica a cargo da DataSul estas alteraes. Porm a alterao de programas padro do pacote no permitida, mas os programas especficos que a C.A.A.R.G. solicitou permitido a alterao, bem como a melhoria na gerao de relatrios.

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4.8 Utilizao: Problemas


O gerente de TI entende que uma das dificuldades na utilizao do sistema ERP a obteno de alteraes ou melhorias no pacote padro. Este fato leva a criao de programas especficos, para que cada setor da empresa integre ao sistema padro. Pelo fato dos programas especficos serem criados por terceiros, h manuteno e alterao de relatrios, gerando um custo adicional empresa. Segundo o administrador e analista do sistema um dos maiores problemas do sistema no caso do mesmo falhar, no qual toda a empresa pode parar. Um dos principais problemas ocasionados seria que as notas fiscais no seriam impressas, gerando problemas no contas a pagar, por exemplo. O administrador do sistema apontou ainda, que o fato do sistema sofrer constantes atualizaes, os usurios, ao depararem com o sistema modificado, gera-se dvida ao utiliz-lo.

4.9 Integrao
Quanto aos benefcios da integrao relativos aos usurios, o gerente de TI apontou o fato que a quando os usurios passaram a utilizar o sistema, perceberam que a responsabilidade pela entrada de dados era grande, em vista que havia vrios mdulos que dependiam das informaes do mdulo em que utilizavam. Assim, os usurios passaram a entender os processos da empresa, ocasionando um crescimento profissional dos usurios do sistema. A eliminao da necessidade de retrabalho (digitar os mesmos dados em diversos sistemas) considerado um benefcio, pelo fato que no h possibilidade de erro na digitao, visto que o usurio trabalha com os dados vindos de outro mdulo. A reduo do tempo para fechamento da contabilidade considerado um grande benefcio da integrao, assim possvel controlar, sinalizar os desvios e gerar as informaes gerenciais em tempo otimizado. O sistema Magnus/DataSul proporcionou a empresa sincronizar vrios setores de forma on-line, excetuando as lojas de venda de produtos, de forma que os dados so enviados ao sistema somente no fim do dia, devido ao fato que pode haver cancelamento de notas fiscais. A integrao trouxe a empresa possibilidade de consultar h qualquer

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momento dados para uma possvel tomada de deciso. Em virtude disso, a empresa passou a melhorar os processos administrativos.

4.10 Planos Futuros para o Sistema


Segundo o gerente de TI da cooperativa, a prxima meta a migrao do sistema Magnus modo caracter para o EMS (Enterprise Management System), uma verso grfica do Magnus; visando o acompanhamento da evoluo da tecnologia. Pelo cronograma apresentado, est previsto para outubro a migrao. A migrao torna-se tambm uma necessidade da empresa, em virtude que dentro de alguns meses a empresa proprietria do sistema no disponibilizar atualizaes do sistema modo caracter, sendo portanto, a migrao inevitvel. J existe um mdulo implantado na cooperativa no modelo EMS, o qual se destina ao setor de Recursos Humanos. Espera-se que o novo modelo do Magnus facilite a operao do sistema, tendo em vista que o sistema modo caracter apresenta interface complexa e grande lista de comandos.

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5 CONCLUSO
Atravs do presente trabalho, foi possvel analisar aspectos da implantao do sistema ERP, bem como sua utilizao nos dias atuais. Conforme podemos verificar, a implantao do sistema padro do ERP no atende todas as necessidades da empresa, dependendo, portanto de ajustes, ou seja, mdulos adicionais o sistema se adequar s necessidades da organizao. A parametrizao um problema que tem que ser constantemente acompanhado pela equipe de suporte ao sistema, pois constantes mudanas na legislao ocasionam diretamente na utilizao do sistema que, se conduzida de forma errada pode acarretar problemas para os mdulos seguintes. Os usurios da empresa necessitam de um tempo adicional para aperfeioamento no mdulo em que utiliza. Foi verificado junto aos usurios de cada mdulo, que eles no exploram todo o potencial do sistema ERP padro, sendo que eles tm em posse, tutoriais a respeito do mdulo, portanto um trabalho mais profundo de estudo em cada mdulo possibilitaria a empresa extrair maiores resultados. Outro ponto verificado a respeito da usabilidade do sistema, que no h um rodzio de usurios dos mdulos, assim, se um usurio sair da empresa, no existir nenhuma outra pessoa que ter condies de substitula. Em virtude do sistema ERP ter sido implantado em 1996, a obteno de informaes referentes aquela poca foi uma das dificuldades encontradas no desenvolvimento da monografia, sendo que informaes como programas utilizados anteriormente, projeto de implantao foram de essencial importncia para o decorrer do trabalho. Os resultados parciais desta pesquisa podem originar novos trabalhos, como a criao de uma metodologia para implantao de sistemas ERP, baseada em relatos de estudos de caso. Dessa forma, problemas encontrados nos casos, sero abordados, de modo que durante a implantao de algum sistema ERP, uma vez consultada essa metodologia, a equipe de implantao tomar esta como base para que os erros nas implantaes relatadas no ocorram. O fato da migrao do sistema Magnus modo caracter para o modelo EMS, modo grfico do Magnus, poder originar um novo objeto de estudo, podendo ocorrer durante a implantao, verificando novas mudanas, tcnicas de treinamento de usurios, e

tambm aps a implantao, analisando o nvel de aceitao do sistema por parte dos usurios, assim como a comparao dos dois sistemas. Podemos salientar ainda que, um sistema ERP pode ser considerado um ferramentapadro para qualquer empresa. Contudo, os esforos, os riscos e os custos so altos e os problemas a serem enfrentados, so inmeros e constantes. O sistema ERP no resolve problemas relacionados a procedimentos, ou seja, problemas decorrentes da falta ou do no cumprimento de procedimentos internos, assim a presena de controles fortes na organizao fator essencial para o sucesso da implantao. Assim, a qualificao do usurio, assim como da equipe de suporte ao sistema tendem cada vez mais a reduzir seus custos e riscos, bem como aumentar seus benefcios, tornando o sistema uma ferramenta essencial para a sobrevivncia das empresas.

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RESUMO

BOTELHO, Tiago Gonalves. Implementao de Sistemas ERP: O Caso Cooperativa Agrcola Alto Rio Grande: UFLA, 2005, 37P. (Monografia Graduao em Cincia da Computao)* Em virtude da nova ordem econmica criar um contexto altamente competitivo no qual as empresas necessitam reagir com freqncia e rapidez por meio de aes cuja natureza aumento da produtividade, melhoria da qualidade, a busca de vantagens competitivas, a formulao de estratgias, o redesenho de negcios e a melhoria do processo de deciso, essencial um sistema de informao que atenda os processos de negcio da empresa. Para tal finalidade o sistema de gesto empresarial (ERP) foi criado para abordar aspectos que melhorem a aquisio de informaes. Esses sistemas so utilizados como infra-estrutura tecnolgica para suporte s operaes de empresas com vantagens sobre os sistemas desenvolvidos internamente. Dentre as vantagens, incluem a possibilidade de integrar os diversos departamentos da empresa, a atualizao permanente da base tecnolgica e benefcios relacionados terceirizao do desenvolvimento de aplicaes, como por exemplo, a reduo dos custos de informtica. A implementao de sistemas desse tipo requer um conhecimento amplo tanto da organizao, como dos processos de negcios da empresa. Pesquisas relacionadas a sistemas ERP so de suma importncia para que os aspectos relativos implantao sejam disseminados, os problemas no se repitam e os pontos positivos confirmem os resultados dos estudos. Assim, esta monografia trata de aspectos tericos, potencialidades e limitaes do sistema. Entre os resultados obtidos, destacam-se a etapa de implementao, onde o pacote ERP padro no atendia as necessidades especficas da empresa; a integrao oferecida pelos sistemas ERP, assim como seus benefcios e problemas quanto a utilizao.

Orientador : Reginaldo Ferreira de Souza