Entrada de Dados

TOTVS Automação de Ponto

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Sumário

1. Introdução .................................................................................................................................................. 3
1.1. Objetivos do Treinamento .......................................................................................................................... 3
1.2. Conceito ..................................................................................................................................................... 3
1.3. Layout do Relógio ...................................................................................................................................... 3
1.4. Funções do Relógio ................................................................................................................................... 5
1.5. Refeição ..................................................................................................................................................... 6
1.6. Crachás ...................................................................................................................................................... 7
1.7. Terminal de Coleta ..................................................................................................................................... 10
1.8. Tempo Mínimo entre Batidas ..................................................................................................................... 13
1.9. Importação de Batidas ............................................................................................................................... 14
1.10. Integração TSA .......................................................................................................................................... 15
1.11. Parâmetros da Integração TSA .................................................................................................................. 16
1.12. Logs e Memória da Importação .................................................................................................................. 16
1.13. Portaria 1.510 ............................................................................................................................................. 20
1.14. Conclusão .................................................................................................................................................. 23

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1. Introdução

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Entrada de Dados do curso TOTVS Automação de Ponto.

1.1. Objetivos do Treinamento

Ao término deste treinamento você terá conhecido mais sobre:

• Gestão de relógios.
• Controle de refeições.
• Utilização de crachás.
• Gestão de batidas.
• Integração TSA.
• Portaria 1.510.

1.2. Conceito

O módulo de entrada de dados permite o controle da jornada de trabalho dos funcionários de modo a otimizar a rotina do
departamento de pessoal. Através dele é possível configurar os terminais de coleta de ponto, realizar importações de batidas,
visualizar históricos, além de importar dados por arquivos txt.

1.3. Layout do Relógio

É possível importar batidas de qualquer marca de relógio desde que o arquivo com extensão txt esteja dentro do layout definido. A
seguir, conheça os principais campos deste cadastro.

Acesse: RH/Automação de Ponto/Entrada de Dados/Layout.

Formato

No cadastro do layout informamos para o sistema em qual formato que deve ser lido as informações geradas pelo relógio, esse
pode ser customizável ou AFD:
• Customizável: serve para criar padrões de layout de importação conforme diferentes relógios existentes no mercado,
aceita qualquer tipo de arquivo com extensão TXT.
• AFD: padrão de layout gerado pelo REP(relógio eletrônico do ponto) conforme exigências da Portaria 1.510, neste caso,
o sistema não habilita a pasta Layout, uma vez que esse é padronizado.

Layout Customizável

Ao optar por customizar o layout, o sistema habilita a pasta Layout, nela insira a posição e tamanho dos campos existentes no
relógio de ponto adotado na empresa.

As posições ocupadas pelos elementos serão preenchidas da seguinte maneira na Estrutura do Layout:

G - posições com a coligada.

C - posições com a chapa.
h - posições com a hora.

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m - posições com o minuto.

M - posições com o mês.
R - posições com o número do relógio.
D - posições com o dia.
F - posições com a função.

Exemplo:

Conteúdo do Arquivo: 10000512:1605112010

Layout a ser cadastrado conforme conteúdo do arquivo:

Layout do Arquivo Posição Tamanho

Coligada 1 1
Chapa 2 5
Hora 7 5
Dia 12 2
Mês 14 2
Ano 16 4

Conforme layout cadastrado, sua estrutura ficará assim: GCCCCCHH:mmDDMMAAAA.

Arquivo de Batidas

No campo Arquivo de Batidas é possível realizar um teste e verificar se o arquivo texto gerado pelo relógio de ponto está
compatível com o cadastro de layout. Para fazer esta validação basta informar o caminho onde se encontra o arquivo. No campo
Linha você pode selecionar uma linha do arquivo que queira validar.

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1.4. Funções do Relógio

As funções determinam a natureza das batidas coletadas pelos relógios. A seguir, saiba o que é e como gerenciá-las.

Acesse: Entrada de Dados/Funções.

Definição

O comportamento padrão do sistema é importar a primeira batida do arquivo com natureza contrária a última batida encontrada no
espelho de ponto do funcionário. As funções de relógio definem a natureza da batida a ser importada, independente do
comportamento padrão do sistema.

Exemplo:

Batidas do funcionário
Data Entrada 1 Saída 1 Entrada2 Saída 2
11/11 08:01 12:15 13:17
12/11 08:10

De acordo com as batidas acima mencionadas, o comportamento padrão do sistema seria considerar a batida do dia 12/11 como
saída 2 do dia 11/11, devido à ausência dessa natureza de batida neste dia.

Ao definir uma função de relógio especificando que devido ao posicionamento dessa batida no layout ela deve ser considerada
como uma entrada, ao importá-la, o sistema irá importá-la como entrada, sem considerar a natureza da batida anterior.

Cadastro

Para cadastrar as funções de relógio conforme layout do relógio adotado na empresa, acesse a guia Entrada de Dados/Funções.
Informe Código e Tratamento para a função em questão.

Quando a função for tratada como ENTRADA ABONADA ou SAÍDA ABONADA, devemos apontar o abono a ser considerado para
cada uma delas, essas batidas serão consideradas, automaticamente, no anexo Abonos do cadastro de funcionários. Para o
controle correto da função de horas abonadas, a importação das batidas do período deve ser efetuada de uma só vez, em um
único arquivo.

Importante!

Essa funcionalidade depende do relógio utilizado pela empresa, pois é o relógio que grava no arquivo de importação qual
tratamento o sistema irá adotar para cada batida.

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1.5. Refeição

O cadastro de Refeições é utilizado para controlar os tipos de refeições administrados pelos terminais da empresa, podendo
também ser utilizado por empresas que, além de registrarem as batidas de refeição, também queiram descontar essas refeições.
A seguir saiba como gerenciar esses dados.
Acesse: Entrada de Dados/Refeições.

Cadastro

Para cadastrar os tipos de refeições, acesse a guia Entrada de Dados/Refeições. Os campos em negrito, Código e Descrição,
são de preenchimento obrigatório.

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Na sequência, veja o que ainda é possível determinar nesse cadastro.

Intervalo de coleta

Determine um intervalo de coleta para a batida de refeição por meio do campo Horário.

Evento para desconto

O evento de desconto (evento folha) da refeição para o intervalo determinado para a refeição em questão.

Importante!
O evento de desconto de refeição, deve estar previamente cadastrado no sistema TOTVS Folha de Pagamento. Este evento
deve ser um desconto do tipo valor ou dia, pois o sistema TOTVS Automação de Ponto considera cada batida coletada como
uma refeição feita pelo funcionário.

Terminal de coleta

Vincule o terminal de coleta definido com o tipo Refeição para leitura/validação de batidas.

Evento fora do intervalo

Informe o evento para desconto da refeição para batidas que não sejam coletadas no intervalo (horário) determinado para a
refeição em questão.

Importante!
Esse evento também deve estar previamente cadastrado no sistema TOTVS Folha de Pagamento, como um desconto do tipo
valor ou dia.

1.6. Crachás

A seguir, saiba como gerenciar crachás por meio do TOTVS Automação de Ponto.

Acesse: Entrada de Dados/Crachás.

Tipos

O crachá pode ser classificado conforme um dos tipos a seguir:

• Funcionário: pode ser associado apenas a funcionários, pois as batidas serão importadas para a tabela de batidas dos
funcionários.

• Visitante: pode ser associado apenas aos visitantes, pois o sistema fará a importação de batidas para o anexo de
batidas do cadastro de visitantes.

• Provisório: deve ser utilizado pelos funcionários que por algum motivo ainda não possuem crachá funcional.

• Treinamento: deve ser usado pelos visitantes que estejam em treinamento na empresa.

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Inclusão

O cadastro de crachá é destinado para as seguintes situações:

• Funcionário recém-admitido que não possua o crachá funcional definitivo.

• Funcionário sem o crachá funcional, seja por esquecimento ou outro motivo qualquer.
• Necessidade de registrar as entradas e saídas de visitantes.

Para cadastrar um crachá, acesse a guia Entrada de Dados/Crachás. Informe o código do crachá, tipo e situação.

Vinculação

Por meio do anexo Crachás Associados informe a Chapa do funcionário ou visitante que fará uso do crachá em questão, além
do período (data e horário) de utilização.

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Código auxiliar

O campo Código auxiliar é indicado para casos em que o código do crachá utilizado na importação de batidas é muito extenso ou
complexo. O código auxiliar facilita a seleção e associação de funcionário ou visitante a um crachá.

Sistema de cofre

O parâmetro Utiliza sistema de cofre determina que a pessoa que esteja em uso do crachá em questão, só saia da empresa por
meio de um terminal de saída que possua sistema de cofre, ou seja, catraca com recolhimento automático do crachá.

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1.7. Terminal de Coleta

A seguir, veja como o Terminal de Coleta é utilizado para controlar as batidas e acesso para os funcionários e visitantes.

Acesse: Entrada de Dados/Cadastro.

Terminal de Coleta

Para cadastrar terminais de coleta acesse a guia Entrada de Dados/Cadastro. Defina código, tipo de terminal e determine se o
terminal está ativo.

Terminal Tipo

Tipos de terminais disponíveis:

• Ponto: as batidas serão importadas para serem visualizadas no espelho do funcionário e podem ou não fazer parte do
cálculo.
• Refeitório: as batidas são consideradas como batidas de refeição e serão importadas para o anexo Refeições disponível
no cadastro do funcionário, guia Cadastros/Funcionários.
• Acesso 1 e Acesso 2: apenas para o controle de acesso ao terminal, não são utilizados na importação de batidas.
•
• Estacionamento: apenas para o controle de acesso ao estacionamento, também não são utilizados para na importação
de batidas.

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Terminal Parametrizador

Para habilitar o uso de terminal de coleta, acesse a guia Configurações/Parametrizador, processo Iniciais, etapa Importação e
marque o parâmetro Controla acesso de funcionários a terminais de coleta. Com isso, durante a importação de batidas com a
informação do código do terminal no arquivo de importação, ao importar as batidas do funcionário o sistema identifica se o
funcionário pode ou não utilizar o terminal, a natureza da batida e o tipo do terminal em questão.

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Terminal Vinculação

Após habilitar o uso de terminal de coleta, o sistema habilita no cadastro do funcionário o anexo Terminais de Coleta dos
Funcionários para que seja feita a vinculação do(s) terminal(is) que o funcionário terá acesso.

Terminal Natureza

Ao habilitar o parâmetro Diferencia Natureza das Batidas o sistema habilita o campo Natureza das batidas deste Terminal de
coleta com as seguintes opções:

• Entrada coletada do relógio: determina que todas as batidas coletadas por este terminal serão importadas para o
funcionário como entrada.
• Saída coletada do relógio: determina que todas as batidas coletadas por este terminal serão importadas para o
funcionário como saída.

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1.8. Tempo Mínimo entre Batidas

A seguir, acompanhe a parametrização de Tempo Mínimo entre Batidas.

Importação

Para evitar que o sistema importe inúmeras batidas dentro de um dado intervalo de tempo o sistema oferece a possibilidade de
executar a importação de apenas uma batida num intervalo determinado, para isso, acesse a guia
Configurações/Parametrizador, processo Sindicato. Selecione o sindicato que deseja configurar o tempo mínimo e clique no
botão Parametrizar. Na etapa Importação batidas informe o tempo mínimo a considerar.

Exemplo

Funcionário chegou à empresa as 08:00 da manhã e bateu o ponto. Após alguns minutos, se esqueceu que havia batido e fez a
marcação outra vez. Portanto, no arquivo de importação foram gravadas as marcações de 08:00 e 08:06. Preenchendo o campo
Tempo mínimo entre batidas com o valor 00:10, ao efetuar a importação o sistema importará somente a batida de 08:00 , pois a
batida de 08:06 está dentro dos 00:10 minutos previstos como tempo mínimo.

Tempo Mínimo

O parâmetro Considera tempo mínimo para batidas de refeição e Considera tempo mínimo para batidas de acesso fará
com que os minutos informados no campo Tempo mínimo entre as batidas sejam considerados para as batidas coletadas por
terminal do tipo refeitório ou parametrizado para não ser considerado no cálculo.

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1.9. Importação de Batidas

Para que o sistema consiga efetuar os cálculos de acordo com as parametrizações realizadas é necessário que as batidas sejam
importadas,para isso, acesse a guia Entrada de Dados/Importar.

Conceito

A Importação de Batidas é um dos processos mais importantes do sistema. Por este processo é que o sistema captura as
marcações realizadas pelos funcionários e a partir dessas marcações realiza os cálculos.

Importação

Na tela de importação, selecione:

a) O arquivo de batidas que deseja importar no campo Arquivo para importação.
b) O Layout do Relógio correspondente.
c) Determine o Período de Importação.
d) Selecione o Grupo de Funcionários para os quais deseja importar.

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Se for o caso, selecione os parâmetros a considerar para a importação: como configurar o Terminal de Coleta para Histórico
para posterior identificação do local onde foi realizado o registro da batida, solicitar para Prioriza crachá e não chapa para a
importação das batidas, acerto de natureza de batidas e executar o recálculo após importação.

Após a seleção dos parâmetros da tela, clique em Executar.

Considerações sobre a Importação

Antes de realizar a importação de batidas é preciso que o layout do relógio esteja previamente cadastrado no sistema.

Ao realizar a importação, a leitura do arquivo será feita por lotes. A cada importação será inserido um registro de histórico de
importação e será registrada a última linha do arquivo importado, pois, para cada importação, será verificado se existe a última
linha no arquivo e será importado a partir da linha encontrada.

Em seguida, as batidas são registradas no espelho de ponto dos funcionários e, por último, registradas no histórico de importação.

Importante!
O processo de importação de batidas pode ser agendado para ser executado conforme parametrização de data/hora realizada
pelo usuário.

1.10. Integração TSA

O objetivo desse processo é integrar o TOTVS Automação de Ponto da linha RM com o produto TSA (Totvs Security Access) da
linha DataSul.

O TSA realiza consistências para o acesso tanto de funcionários quanto de visitantes, além de coletar as marcações de ponto
realizadas no REP (Relógio Eletrônico de Ponto), bastando para isso configurar o período para coleta.

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O TSA armazena em seu banco de dados as marcações e acessos e o TOTVS Automação de Ponto fará a leitura dos dados
através de uma conexão direta com o banco de dados do TSA.

1.11. Parâmetros da Integração TSA

Quando o funcionário executa a batida no relógio, a mesma é inserida em uma tabela no banco de dados, por sua vez a
importação consiste em buscar essas batidas que estão armazenadas nessa tabela e as transferir para o espelho de ponto do
funcionário.

Para indicar a utilização da integração com o TSA, acesse Sistema/Ambiente/Parâmetros/Automação de Ponto/Etapa

Iniciais/Etapa Integração e marque o parâmetro Utilizar integração com o TSA.

1.12. Logs e Memória da Importação

A seguir conheça sobre os Logs e a Memória da Importação. São registros que permitem controle dos erros e segurança da
informação. Acesse: RH/Automação de Ponto/Entrada de Dados/Logs da Importação ou RH/Automação de Ponto/Entrada
de Dados/Memória da Importação.

Logs da Importação

Módulo que possibilita a consulta de possíveis avisos ou erros que venham ocorrer na importação de batidas, principalmente
quando esta for agendada.

Parâmetros

Para ativar a gravação desse log, acesse a guia Configurações/Parametrizador, processo Iniciais, etapa Importação parâmetro
Utiliza logs de erros e alertas na importação de batidas.

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Menu

Feito isso, após logar no sistema novamente, será habilitado menu de consulta ao log por meio da guia Entrada de Dados/Logs
da Importação.

Colunas

As colunas disponíveis para visualizar o log da importação são: Id, Data Início do Período, Data Fim do Período, Data de Início
da Importação, Data de Fim da Importação, Código do Layout, Utiliza Layout AFD, Utiliza Integração com o TSA e
Importação Automática.

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Tela

Veja a tela do Log do processo de Importação de Batidas.

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Memória da Importação

Módulo que possibilita visualizar informações importantes sobre as batidas importadas, como período de importação, layout
aplicado, caminho e arquivo de importação, funcionário para o qual as batidas foram importadas e consistência de batidas
importadas.

Menu

Para consultar a memória da importação acesse a guia Entrada de Dados/Memória da Importação.

É importante saber que a memória só será gerada ao realizar a importação para menos de 10 funcionários.

Tela

Clique na imagem para visualizar a tela da Memória do processo de Importação de Batidas.

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1.13. Portaria 1.510

A seguir, conheça a Portaria 1.510, uma determinação do Ministério do Trabalho e Emprego que regulamenta o Sistema de
Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

A portaria

Com a intenção de disciplinar o registro eletrônico de ponto o MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) apresentou a Portaria
1.510 de 2009, previsto no artigo 74, parágrafo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Conforme o artigo 31, essa Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

É importante ressaltar que a adequação à Portaria 1.510/2009 não se limita a instalar o TOTVS Automação de Ponto. É
necessário um completo entendimento, aquisição dos Registradores Eletrônicos de Ponto e principalmente adequações nos
processos.

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Portaria 1.510 - Registro de Batidas

O empregado pode alterar uma batida (ocorrência), desde que, registre o motivo da alteração. Esse motivo deve conter mais 3
caracteres.

Exemplo:
Data Batida Natureza Justificativa
01/11/2010 08:30 Entrada Acerto de ponto.
10/11/2010 12:00 Saída Esqueci de bater o ponto.

Após realizar a alteração, a batida que foi excluída ou alterada, permanece sob controle do sistema para devida emissão de
relatórios exigidos pela portaria. É possível acessar esses dados e consultar todas as batidas que já fizeram ou fazem parte do
espelho do período, para isto, acesse a guia Cadastros/Funcionários, anexo Automação do Ponto/AFDT - Arquivo Fonte de
Dados Tratados. Por meio deste, também é possível visualizar o histórico de importação, para isso, acesse o Histórico de
Importação.

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Portaria 1.510 - Horas Extras

Conforme instruções da Portaria 1.510, todas as horas extras realizadas pelos empregados devem ser autorizadas, para isso, o
sistema permite ao usuário a gestão dessas horas por meio de parâmetros relacionados ao funcionário, para isso, acesse a guia
Cadastros/Funcionários, processo Parametrizar Funcionário, avance até a etapa Extras e defina o número total de horas
extras autorizadas conforme tipo de autorização.

Exemplo

Data Batida Natureza Total de extras Diária Autorizada

01/11/2010 19:15 Saída 01:15 08:00

Data Batida Natureza Total de extras Semanal Autorizada

01/11/2010 19:15 Saída 01:15 15:00

Data Batida Natureza Total de extras Período Autorizada

01/11/2010 19:15 Saída 01:15 40:00

Portaria 1.510 - Importação de Batidas

No processo de importação de batidas o sistema grava as informações da importação realizada no histórico de importação, que
contém os dados do usuário responsável, filtro utilizado, data e hora da alteração, assim como, o layout do relógio, terminal de
coleta e fonte dos dados.

Por meio do cadastro de layout de importação de batidas será possível informar que as batidas devem ser importadas conforme
layout definido pela Portaria 1.510 de 2009, para isso, acesse a guia Entrada de Dados/Layout, ao incluir um layout marque o
parâmetro Utiliza layout AFD para importação.

Portaria 1.510 – Relatórios

O sistema permite emitir os relatórios referentes à Portaria 1.510 de 2009. Para emiti-los acesse a guia Relatórios/grupo
Portaria 1510/2009. A seguir, veja os relatórios.

AFDT

Arquivo Fonte de Dados Tratados. Relatório gerado para efeitos fiscais. Este relatório é gerado em arquivo e contém todas as
informações relacionadas com as batidas realizadas pelos funcionários, levando em consideração também as batidas alteradas e
excluídas, além das batidas já existentes no espelho do ponto. Para emitir esse relatório selecione Relatórios/grupo Portaria
1510/2009/AFDT, selecione grupo de funcionários e defina período, nome e caminho do arquivo.

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ACJEF

Arquivo Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Este relatório é gerado em arquivo e contém informações do horário contratual,
batidas realizadas e exceções que foram geradas, tais como, horas extras, atrasos ou faltas, percentual do adicional de horas
extras e saldo de horas para compensar. Para emitir esse relatório selecione Relatórios/grupo Portaria 1510/2009/ACJEF,
selecione grupo de funcionários e defina período, nome e caminho do arquivo.

Espelho de Ponto conforme definições da Portaria 1.510

Este relatório contém informações do horário contratual, dados cadastrais e marcações registradas pelos funcionários além dos
dados do empregador, tais como, seção e endereço. Vale ressaltar que ele não substituiu o relatório de espelho emitido pelo
sistema, cuja a finalidade é que o funcionário confira as informações e assine. O relatório de espelho, conforme exigências da
portaria, deve ser emitido quando solicitado por algum órgão fiscalizador. Para emiti-lo acesse Relatórios/grupo Portaria
1510/2009/Espelho, selecione grupo de funcionários e relatório de ponto PTOREL01.0003, defina o período e execute o
processo.

Portaria 1.510 - Espelho de Ponto

Entenda os dados impressos na coluna Ocorrência do relatório de Espelho de Ponto da Portaria 1.510:
D - quando o horário for desconsiderado.
I - quando o horário for incluído.
P - quando houver a pré-assinalação.

Exemplo

Horário planejado para o funcionário: 08:00 - 12:00 - 14:00 - 18:00

Funcionário efetua a batida de 08:00, neste caso, o status da batida será I - Incluída.
Caso a batida seja alterada para 08:30, seu status ficará da seguinte forma:

08:00 - Status D - Desconsiderada.

08:30 - Status I - Incluída.

O status P - Pré-assinalada é quando o sistema inclui batidas executadas para o funcionário.

Exemplo:
Funcionário efetua as batidas de 08:00 e 18:00, porém, não efetuou as batidas do intervalo de refeição, neste caso, o sistema
inclui as batidas do intervalo de refeição para o funcionário:
12:00 - Status P - Pré-assinalada.
14:00 - Status P - Pré-assinalada.

1.14. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Entrada de Dados do curso TOTVS Automação de Ponto.
Neste treinamento você conheceu mais sobre:
• Gestão de relógios.
• Controle de refeições.
• Utilização de crachás.
• Gestão de batidas.
• Integração TSA.
• Portaria 1.510.

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