Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento MAPA Companhia Nacional de Abastecimento Conab Diretoria de Gestes de Estoques Diges Superintendncia de Programas

mas Institucionais e Sociais de Abastecimento Supab Programa Brasileiro de Modernizao do Mercado Hortigranjeiro - Prohort

Manual 1: ALGUMAS DIRETRIZES PARA A EXECUO DE PROGRAMAS DE TREINAMENTO

1

Introduo

Na dcada de setenta a ento Cobal mantinha um convnio com o PNUD/FAO e tinha como tcnico residente o economista Alfred Scherer, de nacionalidade alem, especialista em mercados. Este tcnico desenvolveu uma srie de trabalhos e dentre eles buscamos resgatar o presente estudo. Delineia uma srie de diretrizes para programas de treinamento. Feitas algumas adaptaes para a realidade atual, o trabalho pode ser aproveitado em sua totalidade. Significar uma grande ajuda no esforo para o Programa Brasileiro de Modernizao do Mercado Hortigranjeiro Prohort ter na capacitao de todos os agentes envolvidos com a comercializao. Na verdade a grande funo nossa tem sido o de resgate de rodas inventadas. O Sistema Nacional de Centrais de Abastecimento Sinac que geriu os mercados atacadistas brasileiros de 1972 a 1988 avanou em todos os setores. Em tudo ele j tinha pensado, planejado e posto em prtica. Com o desmantelamento, todo este acervo de conhecimento desapareceu. Agora, estamos redescobrindo grande parte do que foi feito. E, na rea de treinamento muito foi executado. Estas Algumas Diretrizes para a Execuo de Programas de Treinamento so um bom exemplo.

Ivens Roberto de Arajo Mouro Coordenador do Prohort

2

QUAIS OS PASSOS A SEREM CONSIDERADOS PELA EQUIPE DE TREINAMENTO NA ELABORAO DE PROGRAMAS DE TREINAMENTO?

As atividades e procedimentos a serem observados na execuo de programas de treinamento em servio, orientados para a prtica, podem ser definidos pelo esquema a seguir (Figura 01, vide ao final do trabalho) que inclui 07 passos bsicos.

1.0 DEFINIR OS PROBLEMAS

O objetivo de todas as atividades de treinamento em servio realizadas pela Conab deve ser o de resolver problemas tcnicos e comerciais que se apresentem na comercializao de produtos agrcolas. O objetivo deve ser sempre o de conseguir um melhor desempenho no trabalho que atenda satisfatoriamente aos interesses do pessoal envolvido diretamente nestas atividades, da prpria empresa ou da economia nacional. Os problemas que existem na rea de comercializao de produtos alimentcios no podem ser determinados em escritrios, durante reunies ou atravs de informaes de segunda mo. A identificao adequada de problemas s pode ser realizada pela observao e anlise de atividades de comercializao no prprio local dos mercados, lojas, armazns, reas de produo, unidades de transporte, bem como, atravs de conversas com o pessoal que executa tais atividades diariamente. Portanto, a primeira tarefa de uma equipe de treinamento deve ser a de observar as atividades atuais, para em seguida definir os

problemas que existem, expondo-os em termos adequados. Dentro desse contexto, deve se lembrar que um problema, identificado com detalhes e exposto com clareza, um problema j resolvido pela metade. 3

2.0 RELACIONAR OS PROBLEMAS DE ACORDO COM SUA PRIORIDADE

Normalmente uma equipe de treinadores qualificados ser capaz de identificar vrios problemas que precisam ser atendidos pela utilizao de diversas formas de treinamento. Isto exige a

determinao de prioridades. As seguintes regras bsicas devem ser consideradas na determinao de prioridades: Tratar os problemas onde o maior nmero de vantagens para os participantes ou para a empresa possam ser atingidas, caso o problema se resolva. Resolver problemas de maneira lgica, considerando as interdependncias e pr - requisitos. Por exemplo: no adianta ensinar sobre nutrio se o cliente no reconhece o produto que est sendo considerado. Atender os problemas dentro das capacidades da equipe de treinadores. Por exemplo: no adianta planejar um curso de classificao de tomate se nenhum instrutor sabe como classificar tomate.

3.0

ANALISAR MELHOR

CADA

PROBLEMA

PARA DE

DETERMINAR

CONJUNTO

MODIFICAES

ORGANIZACIONAIS, MODO DE SELEO E PROCESSO DE TREINAMENTO.

Todos problemas

os de

problemas

devem mas uma

ser

considerados como

no

como de

treinamento, s vezes,

sim

problemas

desempenho.

modificao

administrativa,

organizacional ou de equipamento pode ser mais relevante do que montar um programa dispendioso de treinamento. Em determinadas 4

situaes, as atividades de treinamento precisam ser sustentadas pela disponibilidade de equipamento necessrio, regulamentos

apropriados ou outros meios. Por exemplo: no haver efeito de treinamento sobre embalagem aperfeioada de produtos se o material de embalagem no estiver disponvel, ou ainda; arranjos de comercializao mais eficientes no podem ser aplicados se

regulamentos irrelevantes obstruem sua implementao. Portanto, qualquer programa de treinamento exige ligaes e coordenao apropriadas, com pr-requisitos operacionais e medidas de

acompanhamento, para que seja durvel e tenha sucesso.

4.0 ELABORAR ANLISES DOS GRUPOS-ALVOS, DAS TAREFAS E DOS DESEMPENHOS.

Uma anlise do grupo-alvo especifica: Quem ser treinado Quantos treinandos iro participar Quando e onde estes treinandos recebero treinamento, e As caractersticas importantes e relevantes dos treinandos (idade, experincia profissional, formao educacional, grau de interesse em receber treinamento, ambiente de trabalho, alm de vrios outros aspectos). Conhecimentos profissionais corretos sobre o grupo-alvo so essenciais para que mtodos inadequados de treinamento,

transtornos e perdas de tempo e dinheiro sejam evitados. A anlise de tarefas determina os elementos que compem a atividade para a qual o grupo-alvo est sendo treinado, devendo porm especificar o grau de dificuldade, a importncia e a freqncia de cada tarefa. Tarefas mais complicadas podero ser subdivididas em elementos menores para mostrar o grau necessrio de detalhe que deve compor o contedo de uma determinada atividade. Deve-se

destacar perdidos. Uma

que

detalhes

no

utilizados

representam

elementos

anlise

de

desempenho

mostra

como

se

faz

uma

determinada tarefa, descrevendo detalhadamente todas aptides criticas que so envolvidas. Tal anlise deve ser realizada

constantemente e sistematicamente, desde que ela identifique os pontos decisivos a serem observados em qualquer treinamento executado em servio. O processo decisrio lgico a ser observado est na Figura 2 (vide no final do trabalho).

5.0 ELABORAR O PROCESSO DE TREINAMENTO, FAZER O PLANO DE TREINAMENTO.

Para a realizao destes passos, os seguintes dados relativos elaborao so necessrios: Uma anlise de tarefas e de desempenho expressa com detalhes suficientes e incluindo dados apropriados dos

grupos-alvos. Uma relao de termos e conceitos tcnicos comerciais a serem assimilados. Uma especificao dos recursos a execuo das tarefas. O processo de treinamento precisa ser organizado de tal maneira que as tarefas, termos e conceitos sejam planejados em uma seqncia de dependncia lgica, ou se no houver tal dependncia lgica entre as tarefas, em uma seqncia de acordo com seu grau de dificuldade. Na elaborao de processos e planos de treinamento em servio, devem ser observados seis principais princpios: IObjetivos de instrues devem ser expressos - tanto quanto possvel - em termos relacionados com o desempenho. 6 serem utilizados na

Requer-se ento que todo o material e medidas a serem realizadas no setor de treinamento estejam compatveis com a atividade que o treinando executar. Ele tambm deve saber quais as expectativas relativas a seu

desempenho ou ao seu aprimoramento profissional aps completar o treinamento. Devem-se evitar situaes em que treinando descubra o qu e o porqu de sua aprendizagem somente no fim do programa de treinamento. II - Os treinandos devem responder ativamente ao material de tal maneira que seja relevante a finalidade do treinamento. Conferncias e anotaes tomadas em aula fazem parte de um mtodo de ensino basicamente ineficiente, passivo. Um instrutor no deve falar por mais de 5 minutos consecutivos. (perguntas, Mtodos que criam participao devem ativa ser

demonstraes

prticas)

empregados constantemente, garantindo assim um maior envolvimento do grupo. Deve-se tomar cuidado para que todos os treinandos mantenham-se atentos, participem e no criem pequenos grupos que dominem o cenrio das discusses. III - Os treinandos devem receber um retorno imediato e preciso sobre suas respostas, para que saibam se esto acertando ou no. Somente um mtodo de dilogo constante que permita esclarecimentos e correes assegura se o grupo capaz de acompanhar o processo de treinamento e que o instrutor mantenha o contedo do curso dentro dos limites de compreenso dos treinandos. IV - Sistemas de treinamento devem ser verificados e

modificados se no atingirem os objetivos propostos. Para que se evitem cursos de treinamento que no atinjam os treinandos, fazem-se indispensveis aplicaes de testes 7

aos representantes dos grupos-alvos, bem como avaliaes contnuas, procurando medir a realizao dos objetivos do curso. V - Sistemas de treinamento devem adaptar-se - na medida do possvel - s necessidades de cada treinando. A introduo de demonstraes prticas em que cada participante precise mostrar se entendeu o contedo do curso e se possui as habilidades requeridas, recebendo orientaes e correes quando necessrias, poder

contribuir para este objetivo. IV- Os treinandos devem participar ativamente do curso atravs do material elaborado, de tal forma que o considerem como algo diretamente relevante aos que seus interesses e

necessidades.

Circunstncias

provocam

ansiedades

entre os treinandos devem ser eliminadas para que no venham interferir na aprendizagem.

6.0 PREPARAR OS RECURSOS E IMPLEMENTAR O PROCESSO DE TREINAMENTO

Aps realizar detalhadamente todos estes passos, os seguintes aspectos organizacionais e administrativos se tornam relativamente fceis: Identificao de instrutores qualificados; Definio de local, horrio e recursos financeiros necessrios, e Coleta de material adequado para demonstraes, meios audiovisuais e equipamentos necessrios realizao do treinamento. Um planejamento sistemtico, com responsabilidades claramente alocadas e preparaes antecipadas evitam que se deixem tudo para a ltima hora, e constituem diretrizes a serem observadas nestes 8

processos para que as atividades de treinamento criem uma imagem de eficincia e seriedade.

7.0

AVALIAR OS RESULTADOS E ASSEGURAR O RETORNO

NECESSRIO

Jamais haver um programa de treinamento em servio sem defeitos e, desta forma, oportunidades para aprimor-lo com base em experincias vividas so sempre oportunas. Ver o esquema para a avaliao.

ABORDAGEM RELATIVA A PROGRAMAS DE TREINAMENTO EM SERVIO

1.0

CONSIDERAES BSICAS

Atividades de treinamento para a comunidade comercial e para o pessoal engajado em atividades de comercializao de produtos agrcolas esto intimamente relacionados s abordagens e

metodologias de treinamento utilizadas pelo servio de extenso rural. Dessa forma, um grande nmero de experincias colhidas nesta rea poder ser aplicado e aproveitado. De modo geral, educao se define como sendo o processo pelo qual mudanas desejveis so efetuadas no comportamento das pessoas. Estas mudanas podem ser em forma de maiores

conhecimentos, aprimoramento de atitudes ou aprendizagem de novas habilidades. Quando do planejamento de uma atividade de treinamento, indispensvel determinar o tipo de mudana que o programa objetiva realizar. Particularmente com grupos-alvo que possuem baixo nvel de formao educacional, explicaes e persuases so necessrias, formando por base as experincias prticas dos membros e suas posies scio-culturais. Devem ser realizadas com relao s seguintes perguntas: Porque uma atividade deve ser modificada? Qual a prova de que a sugesto dada melhor? e Quais as vantagens das mudanas para os interessados? Esta mudana de atitudes bsicas diante de um determinado problema, sustentada quando possvel por dados objetivos,

representa um passo decisivo em qualquer programa de treinamento. Simplesmente dizendo-se para um comerciante que ele precisa modificar um determinado hbito operacional, sem oferecer uma 10

explicao adequada e provas prticas de que a nova sugesto melhor, no efetuar absolutamente uma modificao duradoura.

2.0 MTODO DE ENSINO

Contedo a ser transmitido numa atividade de ensino pode ser identificado como uma srie de passos relativamente simples. necessrio ter certeza de que o treinando compreenda e que esteja convencido pelas explicaes dadas num primeiro estgio, antes de se passar para o segundo.

As explicaes devem ser dadas em linguagem que seja compreensvel pelo grupo-alvo. Comparaes e analogias

conhecidas pelos treinandos devem ser utilizadas tanto quanto possveis. Instrutores devem ter um mnimo de pacincia e compreenso requeridas pela atividade principal de convencer outros sobre a matria que est sendo dada, quer seja ela nova, quer seja difcil de entender. Os instrutores devem estar alertos quanto ao padro de aprendizagem, o qual apresenta com uma certa freqncia altos e baixos. Um perodo de aprendizagem rpida muitas vezes seguido por uma fase de incapacidade aparente de aprender. Tal perodo de inatividade conhecido como plat de aprendizagem. s vezes, os treinandos precisam de tempo para ajustar-se a estas mudanas sugeridas e tambm para consolidar o que j aprenderam. Empurr-los nesta fase pode at criar reaes negativas contra qualquer sugesto dada. Deve-se lembrar sempre que as pessoas no aprendem sem que esta aprendizagem resulte na possibilidade de satisfazer uma necessidade ou um desejo. Por exemplo: mais dinheiro ou menos trabalho. Estas necessidades e desejos se tornam incentivos, e o impulso a satisfaz-los se torna a motivao. 11

Portanto, a seguinte regra de treinamento pode ser aplicada aqui: quanto mais uma pessoa for motivada, tanto mais intensidade e vontade de assimilar com rapidez o

contedo do curso ela ter. A elaborao de um treinamento, com base nas necessidades e desejos existentes do grupo-alvo, requer da equipe de

treinadores, como importante tarefa, o estmulo necessrio s atividades de treinamento. Programas de treinamento bem elaborados se justificam pela substituio do processo lento e dispendioso realizado por cada indivduo, atravs de ensaio e erro, por conhecimentos cientficos e mtodos comprovados que se fundamentem sobre

experincias j realizadas, acelerando assim o processo de aprendizagem e criando a oportunidade de satisfazer algumas necessidades e desejos, dentro de um prazo reduzido de tempo. Em qualquer programa de ensino, orientado para a transmisso de matrias tcnicas e comerciais por meio de demonstraes prticas, duas pr-condies bsicas merecem destaque: 1. A eficcia de um instrutor depende, em grande parte, da confiana que os treinandos nele depositam. Tal confiana s pode ser cultivada pela apresentao em linguagem

acessvel, de material prtico e til. Assim, s os instrutores que conhecem bem sua matria e conseguem comunicar seus conhecimentos aos outros alcanam resultados

positivos. 2. A realizao de tarefas prticas e com repetio constitui-se num meio atravs do qual as pessoas aprendem melhor. Portanto, atividades de treinamento em servio devem ser acompanhadas sempre por demonstraes e tarefas prticas que exijam que os treinandos executem o que assimilaram, mostrando assim sua compreenso e direcionando as

12

habilidades requeridas realizao de uma determinada tarefa.

3.0 MTODO DE COMUNICAO

A comunicao de uma mensagem nova (mesmo que melhor) a outras pessoas exige uma habilidade de se comunicar efetivamente com elas e um conhecimento seguro dos fatos apresentados em tal mensagem, para que seja criado um mnimo de confiana necessria. Para encurtar a distncia entre os conhecimentos profissionais do instrutor e as dificuldades sentidas pelos treinandos nesta fase de aprendizagem, h trs canais de comunicao que podem ajudar: Mtodos de massa: tais como rdio, televiso, internet, publicaes e filmes. Mtodos grupais: tais como demonstraes prticas, visitas formais, reunies visitas formais, reunies, visitas ao campo. Mtodos individuais: tais como visitas pessoais,

discusses, conversas com orientaes e explicaes cm cada membro do grupo-alvo. Considerando uma experincia geral que demonstra que as pessoas retm 10% do que ouvem, 20% do que vem, 50% do que ouvem e vem e 90% do que ouvem, vem e fazem por si mesmos, tornando-se evidente a razo pela qual as explicaes dadas em cursos de treinamento em servio devem ser fortalecidas por material audiovisual e demonstraes prticas. Quanto mais um treinando tiver oportunidade de receber uma determinada mensagem atravs de diversos canais de comunicao, tanto maior ser a probabilidade de que ele compreender e absorver a referida mensagem.

13

LISTAS-GUIAS TREINAMENTO

PARA

EXECUO

DE

ATIVIDADES

DE

sucesso

os

resultados

positivos

de

atividades

de

treinamentos dependem no apenas do contedo e metodologia, mas tambm do planejamento, da organizao e da administrao pertinentes quelas atividades e de um ambiente propcio

realizao das mesmas. As primeiras impresses, as observaes e as experincias vividas pelos treinandos, alm da ateno a eles dirigida durante o perodo de treinamento, por ocasio do convite para participar, ou ainda na chegada ao local onde se realizar o treinamento alm de procedimentos administrativos e servios prestados no decorrer do programa, na maioria das vezes servem de base reaes mais duradouras do que o prprio contedo transmitido pelo curso. Tais fatores so decisivos no que diz respeito a uma boa imagem, aceitao e apoio que uma determinada atividade de treinamento poder receber. Em muitos casos, so os pequenos detalhes que determinam uma impresso positiva ou negativa de um curso. Por isso, a organizao e execuo realizadas com eficincia e interesse nos pequenos detalhes devem ser encaradas como

prioridades para que fracassos e imagens negativas sejam evitados. As seguintes listas-guias procuram proporcionar uma orientao bsica sobre vrios aspectos e medidas que podem ser observados quando se executam atividades de treinamento.

1.0

CURSOS DE TREINAMENTO

FASE DE EXECUO PLANEJAMENTO DO CURSO Atividades a serem abordadas 14

Identificar os atuais problemas Analisar os problemas detalhadamente Verificar novamente as especificaes dos problemas com os referidos grupos

Identificar grupos - alvo que precisam de treinamento: - Nmero de participantes - A localizao de cada um

Analisar as caractersticas dos grupos - alvo: - A sua experincia profissional - Sua formao educacional - Sua faixa etria e sexo - O tempo disponvel para receber treinamento - O grau de interesse em receber treinamento - Os recursos e equipamento disponveis - Os padres profissionais e tcnicos

Procure sistemas de apoio: Financeiro Administrativo Instrutores Meios auxiliares para o treinamento Ocasies para demonstraes prticas Locais para realizao de treinamentos Verificar se h outros cursos semelhantes Assegurar o apoio necessrio para acompanhamento aps o curso Elaborar o esboo preliminar do programa do curso ELABORAO DO CURSO

Determinar os objetivos e finalidades do curso Determinar o contedo do curso Assegurar a sincronizao dos diversos colaboradores Estabelecer a durao do curso Alocar o tempo necessrio para cada matria 15

Especificar os mtodos de treinamento Conferncias Discusses Demonstraes prticas Utilizao de matrias audiovisuais e escritos Abordagem formal ou informal Atividades grupais Determinar o nmero de participantes Especificar os requisitos para admisso Definir o perodo, data e horrio conveniente aos participantes para a realizao do curso.

Escolher

instrutores

qualificados

determinar

suas

responsabilidades Identificar o material necessrio para o curso Distribuir as responsabilidades entre a equipe organizadora Preparar detalhadamente os clculos de custo Estabelecer os procedimentos protocolares e para emisso dos convites Determinar um sistema de avaliao do curso Assegurar que o curso esteja de acordo com os objetivos propostos e com as expectativas dos clientes Elaborar o roteiro e o programa definitivos do curso

ORGANIZAO DO CURSO Assegurar o local para a realizao do curso: De fcil acesso Apropriado para assuntos a serem tratados Com espao suficiente Com mveis adequados Que oferea um relativo grau de conforto, boa ventilao e um ambiente sem distraes. 16

Que proporcione condies boas de viso e audio para todos os participantes

Com reas para trabalhos em grupo Com sanitrios suficientes e limpos Com recursos requeridos para demonstraes visuais, prticas e lanches e refeies.

reas de estacionamento Arranjos especiais para crianas, caso necessrio. Organizar os meios de transporte necessrios Para participantes e instrutores vindos de fora Para ida e volta ao local de treinamento Marcar reservas em hotis, caso necessrio. Mandar os convites formais juntamente com o programa do curso, com bastante antecedncia (pelo menos 14 dias antes da data marcada para o incio. Quanto mais importante for curso, tanto mais cedo devero ser encaminhados os convites).

Selecionar os convidados de honra, os conferencistas, diretores e outros elementos importantes, informando-os sobre os objetivos e finalidades do curso, alm de apresentar-lhes um convite formal para participar.

Assegurar o seguinte material necessrio. Quadro Pincis atmicos Data show e computador lbum seriado Material de demonstraes Produto para as demonstraes Microfone e gravadores Tradutores e/ou equipamento para traduo simultnea, caso necessrio. Telefone/internet Equipamento de reproduo (fotocpias, mimegrafos) 17

Apostilas, panfletos. Mapas Organizar outros servios: Placas indicadoras Enfeites Cafezinho, gua, copos plsticos. Lanches Pratos, talheres, copos. Refeies, tales para as mesmas. Escolher local apropriado para a distribuio de alimentos, calcular o nmero e o espao necessrio.

Meios de identificao pessoal Pastas, papel para anotaes e lpis. Formulrios para inscrio, freqncia e avaliao. Local reservado para fumantes Cestas para o lixo Arranjos para pagamentos de dirias Servios relacionados marcao de passagens Servios de secretaria Pontos mais prximos de atendimento mdico Convidar rgos de publicidade, onde apropriado: Jornais/jornalistas/fotgrafos

Rdio e televiso ADMINISTRAO DO CURSO Dar instrues detalhadas aos auxiliares, recepcionistas e todo o pessoal sobre suas funes, antes de iniciar o curso. Assegurar uma recepo eficiente e agradvel para todos os participantes Distribuir pastas, apostilas e outros materiais. Seguir os procedimentos estabelecidos para inscrio

18

Auxiliar os participantes na acomodao no local (achando um lugar para sentar, por exemplo)

Testar o equipamento bsico antes de comear para v se est funcionando bem

Assegurar que todos os participantes possam ver e ouvir o que est sendo tratado

Controlar a oferta de sucos, lanches e refeies. Receber convidados especiais, conferencistas e outros personagens importantes, informando-os com antecedncia sobre os

procedimentos do curso e o uso de equipamento bsico. Iniciar na hora marcada Chamar representantes, conferencistas para compor a mesa. Dar as boas vindas aos participantes em geral Agradecer aos promotores e patrocinadores e outros elementos importantes na elaborao do curso Apresentar os convidados especiais Apresentar os participantes Explicar a finalidade e o roteiro do curso Escolher o dirigente, secretria, comisso de redao e grupos de trabalho, se necessrio. Iniciar o programa Manter o controle cronolgico dos trabalhos Incentivar a participao ativa de todos atravs de perguntas e discusses Estabelecer contatos e acolher opinies durante os intervalos Corrigir arranjos quando surgirem problemas Fazer resumo dos pontos importantes Circular folhas de freqncia Anotar as decises importantes tomadas Fazer avaliaes e testes prticos, quando previstos. Anunciar arranjos administrativos e os aspectos importantes do programa 19

 Atender s reclamaes e desejos, quando possvel. Encerrar o curso e agradecer: Conferencistas Instrutores Convidados especiais Pessoal dos meios de comunicao

Participantes ACOMPANHAMENTO PS-CURSO Limpar o local, entregando-o como foi combinado. Devolver o equipamento e material emprestado Guardar anotaes, cds, fitas, fotografias, relatrios dos grupos de trabalho, recibos e outros papis de importncia. Mandar uma carta de agradecimento para os promotores,

conferencistas e instrutores. Registrar as decises tomadas Implementar medidas prometidas com rapidez Fazer avaliaes de desempenho em servio, quando necessrias. Coordenar o apoio dado na fase de acompanhamento, quando necessrio. Publicar e distribuir aos participantes resumos dos trabalhos executados, quando assim tiver sido decidido.

2.0 DEMONSTRAES PRTICAS

FASE DE EXECUO PLANEJAMENTO DA DEMONSTRAO

Atividades a serem observadas Determinar a finalidade da demonstrao 20

- O que ser comprovado - Procurar comparaes simples e claras Elaborar um plano detalhado - Quem far o qu, quando, onde e como. - Determinar um local adequado para a demonstrao - Selecionar os dados necessrios para convencer os participantes - Elaborar o modo pelo qual tais dados sejam determinados - Determinar o nmero das demonstraes necessrias - Anotar por escrito o processo seguido, descrevendo-os passo a passo. Escolher instrutores que possuam ampla experincia na rea de comunicao de conhecimentos para fazer as demonstraes Planejar a execuo da demonstrao - Durao da demonstrao - Pessoal a ser convidado para participar - Arranjar material para testes - Combinar sobre os procedimentos com o encarregado da

demonstrao - Garantir que todos os passos sejam tratados detalhadamente Preparar um esboo e o programa da demonstrao Disseminar e anunciar a demonstrao a todos participantes envolvidos Arrumar placas indicadoras e espaos necessrios demonstrao. EXECUO DA DEMONSTRAO Comear na hora marcada Apresentar o encarregado da demonstrao Assegurar que a platia possa ver e ouvir tudo que est sendo demonstrado Explicar a finalidade e o valor da demonstrao Explicar o que o encarregado vai fazer Indicar quais os resultados esperados 21

Garantir que todos os detalhes da demonstrao sejam explicados adequadamente

Encorajar e atender perguntas a cada etapa da demonstrao Elaborar testes para os participantes Controlar e corrigir as atividades dos participantes at que as habilidades e tarefas a serem executadas sejam atendidas

adequadamente Tirar fotografias como constatao visual da ocorrncia Distribuir material explicativo sobre a demonstrao Encerrar a demonstrao Agradecer ao encarregado e aos participantes ACOMPANHAMENTO DAS DEMONSTRAES

Visitar os participantes no prprio local de trabalho Verificar se eles esto aplicando os conhecimentos e o material transmitidos nas demonstraes

Estimular e lembrar os participantes para porem em prtica os conhecimentos adquiridos

Corrigir suas atividades quando necessrio Discutir com eles suas experincias e sugestes Disseminar e publicar os resultados positivos obtidos EXECUO DA VISITA

Ser pontual Ser amvel e mostrar-se educado para todas as pessoas presentes Descobrir alguma coisa que possa ser elogiada Procurar ajudar o cliente a falar sobre seus problemas Criar ambiente em que o cliente possa pedir solues Oferecer solues alternativas e dados necessrios Assegurar ao cliente a possibilidade de resolver problemas

pendentes; confirmar sua colaborao na procura de solues. 22

Privilegiar atividades prticas e, caso necessrio, demonstrar o modo de execut-las.

Discutir tarefas anteriores e sugestes dadas em outras ocasies, se for o caso.

Incentivar o poder decisrio do cliente Assegurar que todos os objetivos da visita sejam realizados Fornecer todas as informaes essenciais por escrito Continuar dando explicaes at que o cliente entenda tudo que est sendo transmitido

Ser sempre amigvel e paciente Aceitar somente solicitaes e desejos que possam se atendidos Anotar os compromissos feitos e os resultados positivos atingidos Prever os custos e as pocas de atendimentos Incentivar o cliente para a atitude de aprender mais, convidando-o a participar em outras atividades de treinamento.

Discutir as possibilidades para a prxima visita Agradecer a todos o tempo, a ateno e a hospitalidade

dispensados. ACOMPANHAMENTO DA VISITA Registrar como resumo da visita: - As atividades executadas - Os resultados atingidos - As tarefas distribudas - As medidas recomendadas Cumprir todos os compromissos assumidos - Encaminhar livros, revistas e artigos requeridos. - Enviar qualquer material solicitado - Solicitar colaborao de especialistas na pendentes - Informar o cliente sobre as oportunidades para mais treinamento soluo de problemas

23

Marcar uma outra visita para acompanhar o cliente na execuo das suas atividades PREPARAO PUBLICADO E DE ENTREVISTAS, COM MATERIAL A SER DE

4.0

CONTATOS

REPRESENTANTES

COMUNICAO DE MASSA.

FASE DE EXECUO PLANEJAMENTO DA PROPAGANDA Atividades a serem observadas Qual o objetivo da campanha publicitria Quais as questes a serem abordadas Quem so os leitores, ouvintes, telespectadores. Quais os pontos de maior interesse a serem includos Quantos detalhes devem ser inseridos Qual a atitude do pblico quanto questo Quanto conhecido sobre o assunto A campanha publicitria oportuna e prtica? Qual o melhor meio de comunicao para a transmisso da mensagem Quem deve ser contratado e convidado para fazer a publicidade Qual o nvel de conhecimentos tcnicos dos jornalistas e entrevistadores envolvidos Quais os benefcios esperados da publicidade Decidir aspectos relativos execuo do plano: Quando Onde Quem Como se realizar o referido plano 24

Alocar as responsabilidades referentes execuo Prever as demandas de: Material Tempo Pessoal Elaborar um roteiro e programao de atividades

ELABORAO DAS MEDIDAS PUBLICITRIAS Definir: Tempo a ser utilizado Participantes Organizar um local apropriado com: Equipamento Material informativo Servios auxiliares Mandar convites com antecedncia (pelo menos duas a quatro semanas antes da data marcada) Assegurar os seguintes servios necessrios: Placas indicadoras Espao para estacionamento Recepo dos convidados e participantes Recursos tcnicos relativos a equipamentos usados Lanches Refeies Pastas Material relativo a demonstraes prticas Presentes quando for o caso Elaborar o material informativo a ser utilizado Verificar se as informaes so verdicas e relevantes Relacionar os fatos numa ordem lgica

25

Utilizar somente fatos relacionados ao objetivo da campanha publicitria

Trabalhar com fatos, evitar simples opinies. Utilizar mensagens simples e claras, de fcil assimilao. Usar somente dados atualizados e precisos Empregar mensagem pargrafos, de modo frases e palavras pargrafo que transmitam ter a

(cada

deve

uma

mensagem/idia principal) Criar contedo persuasivo, utilizando um estilo mais direto e personalizado. Apontar as vantagens e o valor das informaes para o pblico Elaborar e incluir exemplos visuais onde possvel Preparar textos detalhados e resumidos Verificaras informaes relativas a: Tempo disponvel Mensagem concisa, sem palavras ou desviem o sentido dos objetivos principais. Compreenso da populao - alvo em relao mensagem transmitida; fazer testes prticos. Contedo persuasivo da mensagem Fazer um teste preliminar antes de lanar a campanha, examinando o funcionamento, eliminando os defeitos que apresente e facilitando o desempenho dos participantes nesse tipo de atividade. idias suprfluas que

EXECUO DE MEDIDAS PUBLICITRIAS Assegurar que todos os participantes estejam prontos no tempo determinado Todo o material esteja preparado Todo o equipamento tcnico esteja disposio e que esteja em condies de funcionamento Todos os servios necessrios estejam facilmente acessveis 26

Organizar recepo eficiente para os representantes dos meios de comunicao

Proporcionar as instrues e informaes requeridas Apresentar todos os participantes Procurar coordenar as atividades de uma maneira informal e natural Agradecer a todos os participantes Acompanhar os arranjos posteriores de equipamento, limpeza do local e partidas dos participantes. ACOMPANHAMENTO DAS MEDIDAS PUBLICITRIAS

Controlar custos e pagamentos relativos aos servios prestados Devolver equipamento emprestado Agradecer por escrito aos representantes dos meios de comunicao Fornecer resumos por escrito das atividades s pessoas que ficaram impossibilitadas de participar

Verificar os resultados das medidas publicitrias Colher todo o material usado, notcias publicitrias, comentrios feitos aps a transmisso publicitria.

Manter os contatos com os leitores, ouvintes e telespectadores, depois, colhendo suas opinies.

Fazer anlise critica dos resultados com o pessoal envolvido Elaborar medidas necessrias para esta fase de acompanhamento Distribuir e utilizar publicaes, fotografias e outros recursos produzidos em outras campanhas publicitrias.

NOTAS: a) Caso no tiver dados atualizados e interessantes, seria melhor no preparar uma campanha publicitria j que a transmisso de informaes atrasadas e sem atrao serve para criar uma imagem negativa. 27

b) Proporcione necessrios persuasiva.

tantos para

dados que a

informaes

detalhadas

quantos e

mensagem

seja

compreensvel

c) Procure conhecer e estudar o estilo e mtodo de trabalho dos representantes dos meios de comunicao (dos jornalistas, por exemplo) antes de entrar em contato com eles, adaptando os dados a serem includos com o esquema seguido pelo meio de

comunicao escolhido. d) Lembre-se de que dados informativos so s vezes reduzidos. Portanto, organize o material apresentado, de modo que os pontos de maior importncia sejam destacados com suas notas explicativas em segundo plano, assegurando assim que a mensagem principal no seja perdida. Tal desempenho facilita o servio equipe de redao dos meios de comunicao e) Colabore com fotgrafos, tcnicos de televiso e outros elementos que estejam envolvidos na montagem da campanha, garantindo assim que todos executem - para voc - a melhor tarefa possvel.

28

FIGURA 01
[C1] Comentrio:

A TAREFA DE UMA EQUIPE DE TREINADORES

1. Definir os problemas

7. Avaliar os resultados

2. Relacionar os problemas de acordo com sua prioridade

3. Analisar cada problema para determinar o melhor conjunto 6. Elaborar o processo de treinamento, fazer o plano de treinamento. de modificaes organizacionais, modo de seleo e processo de treinamento.

4. Produzir: Anlise dos grupos - alvo 5. Preparar os recursos, implementar o processo. Anlise de tarefas Anlise de desempenho

29

FIGURA 02

PROCESSO DECISRIO LGICO

Observe os sintomas

Elabore uma hiptese relativa causa dos sintomas

Faa uma experincia que confirmaria ou reprovaria a hiptese elaborada

Hiptese reprovada

Hiptese confirmada

Execute medidas saneadoras

30