Excel Avanado

Gustavo Cipriano Mota Sousa

gustavocms@gmail.com

Reviso

Introduo (1)

Planilha eletrnica que integra o pacote Microsoft Office

Planilha eletrnica Tabela para apresentao de valores numricos ou alfa numricos.

Os valores em uma planilha podem ser automaticamente calculados a partir de outros valores

Introduo (2)

O Microsoft Excel pode ser usado para...

Criar oramentos Calcular impostos Elaborar oramento Registrar notas de alunos Acompanhar a venda de produtos

Controlar cronograma
Criar grficos Extrair informaes de dados

...

Introduo (3)

Exemplo de planilha

Introduo (4)

Introduo (5)

Um arquivo do Excel chamado de pasta, e pode conter vrias planilhas Uma planilha composta por vrias clulas, onde os dados podero ser inseridos

Cada clula de uma planilha se encontra no ponto de encontro de uma coluna e uma linha As colunas so dispostas verticalmente, e identificadas por uma letra As linhas so dispostas horizontalmente, e identificadas por um nmero

Introduo (6)

Cada clula identificada por um endereo

O endereo de uma clula composto pelo nome da coluna e linha onde esta se encontra

Por exemplo...

A clula na interseco da coluna C com a linha 4 denominada C4

Qualquer ao realizada na clula selecionada, que se apresenta destacada com uma borda

Introduo (7)

Para abrir o Microsoft Excel

Iniciar Todos Programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 Iniciar Executar

Digitar: excel

Introduo (8)

Edio de dados

Navegar

Clique ou Teclas direcionais Digitar e (na barra de frmulas) ou Enter

Inserir

Apagar

Delete

...

Introduo (9)

Edio de dados

Alterar

Clique duplo ou F2 Barra de frmulas

Formatao

Cor da letra, cor de fundo, bordas, alinhamento, Formatar Clulas...

Exerccio (1)

Construir uma tabela de notas com a formatao ilustrada A partir das notas dos alunos, calcularemos a soma destas, e em seguida a mdia de cada aluno

Exerccio (2)

Formatao

Mesclar clulas (ttulo) Redimensionar linha (ttulos) Redimensionar coluna (Nomes) Formatar fonte (ttulo: Negrito, Arial 16pt) Formatar borda Formatar nmero (notas: nmero, 1 casa decimal) Formatar alinhamento

Ttulos: Centro (horizontal e vertical), Quebrar texto

Exerccio (3)

Frmulas

Definem uma regra para o clculo automtico de um valor

Total das Notas

Mdia

Ala de preenchimento

Arrastar Clique duplo

Exerccio (4)

Funes MDIA SE

Remover colunas
Formatao condicional

Resultado: http://tinyurl.com/tabnotas

Referncias (1)

Uma referncia um endereo de uma clula Ao utilizar uma referncia em uma funo ou frmula que espera um valor, utilizado o valor existente na clula da referncia Exemplo: = A1 + 5 = A1 + A3 = SOMA(4;A2) = MDIA(A1:A3) 13 10,7 20

23

Referncias (2)

Frmulas que utilizam apenas referncias podem ser recalculadas sem necessidade de alterao na frmula interessante evitar o uso de valores fixos nas frmulas, preferindo o uso de referncias

No Excel existem trs tipos de referncias

Relativa Absoluta (Com nome) Mista

Referncias (3)

Relativa uma referncia relativa utilizada em uma frmula...

Quando e

esta frmula copiada ou preenchida...

esta

referncia relativizada

Referncias (4)

Relativa

Copiar & Colar

Referncias (5)

Relativa

Ala de Preenchimento

Referncias (6)

Absoluta

Quando uma referncia absoluta utilizada em uma frmula... e esta frmula copiada ou preenchida...
esta referncia no alterada

Referncias (7)

Absoluta Exemplo de utilizao para evitar o uso de valor fixo na frmula do resultado

Referncias (8)

Absoluta

Copiar & Colar

Obs: Este apenas um exemplo do comportamento das referncias absolutas. No faz sentido o uso de referncias absolutas em uma tabela desta natureza, onde o comportamento natural uma frmula distinta para cada linha

Referncias (9)

Exerccio:

Atualize a planilha de tabela de notas, removendo a utilizao do valor fixo no clculo do resultado

http://tinyurl.com/tabnotas2

Referncias (10)

Exerccio:

Obtenha a planilha no endereo abaixo, e utilize referncias absolutas para calcular o resultado esperado

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/absoluta.xls

Referncias (11)

Absoluta (com nomes)

possvel definir um nome para uma referncia

Caixa de nome Inserir Nome Definir...

Aps definir um nome, ele pode ser usado diretamente na frmula!

Referncias (12)

Absoluta (com nomes)

Exemplo:

=SE(F3<MediaAprovacao;"REPROVADO";"APROVADO")

Referncias (13)

Mista

uma referncia onde apenas a coluna, ou apenas a linha absoluta

O elemento absoluto marcado com um $ (cifro)

Exemplo: $A1 manter a mesma ser relativizada

Ao copiar, a coluna se e a linha

B$2 manter a mesma e ser relativizada

Ao copiar, a linha se coluna

Referncias (14)

Referncias em outras planilhas

Ao trabalhar com uma grande quantidade de dados... diferentes tipos de informao so separadas entre vrias planilhas

comum que os valores em uma planilha sejam calculados a partir de dados em outra planilha Para utilizar uma clula em uma outra planilha necessrio indicar o nome da planilha antes

Referncias (15)

Referncias em outras planilhas Exemplo

Plan1 Referncia: Formato:

Plan2 Plan2!A2 NomeDaPlanilha!Endereco

Referncias (16)

Referncias externas (outra pasta)

Referncia para uma clula em um outro arquivo Permite o clculo de valores a partir de dados em outros arquivos Os valores podem ser atualizados quando o arquivo aberto Tambm possvel atualizar utilizando a opo Editar Vnculos

Formato: 'Caminho[NomeArquivo.xls]'NomePlanilha!Endereco Exemplo: ='C:\[teste.xls]Plan1'!$A$1

Referncias (17)

Exerccio:

Mover a parte da planilha com a Mdia para Aprovao para outra planilha Fazer o mesmo movendo a tabela para outra pasta de trabalho

Formatao Condicional (1)

Por valor

Verifica o valor da clula A formatao aplicada clula com o valor

Usando frmulas

A formatao ser aplicada quando a frmula retornar o valor VERDADEIRO

As referncias utilizadas na frmula so relativizadas

Referencias mistas

Funes Aninhadas (1)

Uma funo pode receber...

Valores Referncias para clulas contendo valores Exemplo:

SOMA(2;2)

MDIA(B3:E3)
SE(F3>=7;APROVADO;REPROVADO) SE(D3<B10;C10;0)

Funes Aninhadas (2)

Tambm pode receber...

O resultado de outra funo Uma funo passada para a outra, como se fosse um valor ou clula O Excel calcula esta funo, e passa o resultado para a outra funo

Exemplo:

SE(E3<7;REPROVADO;APROVADO)

SE(MDIA(B3:D3)<7;REPROVADO;APROVADO)

Funes Aninhadas (3)

No exemplo anterior...

Queremos

adicionar um novo desconto para vendas com um valor acima de R$ 500,00

Ou

seja, teremos uma nova condio para o clculo do desconto

Funes Aninhadas (4)

No exemplo anterior contvamos com apenas uma condio, portanto a frmula utilizada foi

=SE(D3<100;0%;4%)

Ou seja...

Se o valor total menor que 100, o desconto de 0% Caso contrrio o desconto de 4%

Funes Aninhadas (5)

A partir de agora, teremos de verificar

Se o valor total menor que 100, o desconto de 0% Caso contrrio, se o valor menor que 500, o desconto de 4% Caso contrrio, o desconto de 8%

=SE(D3<100;0%;

... )

SE(D3<500;4%;8%)

Expresso Condicional (1)

Objetivo: Testar se condies so verdadeiras ou falsas

Funo SE:

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Mas o que uma condio (teste_lgico)?

Frmula cujo resultado VERDADEIRO ou FALSO

Expresso Condicional (2)

=A1=A2 =A1-6=A2 =A2=A3+1 =1>2 =A2<A1 =A4=Rodas

FALSO VERDADEIRO VERDADEIRO FALSO VERDADEIRO FALSO

Expresso Condicional (3)

=A1+A2 INVLIDO!

=A4 INVLIDO!
=<15 ERRO! <A2 ERRO!

Expresso Condicional (4)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Expresso Condicional (5)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2 maior

maior

No

Expresso Condicional (6)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2 maior

maior

No

=
=SE(A1>A2; maior;No maior)

Expresso Condicional (7)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2 maior

maior

No

Qual o resultado desta frmula?

Expresso Condicional (8)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2 maior

maior

No

Qual o resultado desta frmula?

Resposta: maior

Expresso Condicional (9)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2+A3 E desta frmula?

Expresso Condicional (10)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2+A3 E desta frmula?

Resposta: 0

Expresso Condicional (11)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2+A3 SE(A3+1=A2;2;0) E desta frmula?

Expresso Condicional (12)

1 2 3

=SE(condicao;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

A1>A2+A3 SE(A3+1=A2;2;0) E desta frmula?

Resposta: 2

Expresso Condicional (13)

=SE(A2=15; "OK"; "No OK") Resultado: OK =SE(A4<>Rodas;OK;No OK) Resultado: OK

=SE(A2=A1;OK;No OK) Resultado: No OK

=SE(A3+1=A2;1+1;2+2) Resultado: 2

http://tinyurl.com/excel-condicional

Sites

http://www.expresstraining.com.br/ http://blog.dicasdeexcel.com/

Anlise de Dados

Listas (1)

Cabealhos

http://tinyurl.com/dados-xls

Listas (2)

Definio Tabela com cabealhos definidos na primeira linha e uma entrada por linha O Excel identifica estes cabealhos, e permite trabalhar com diretamente com o nome dos campos Operaes aplicveis Formulrios Filtros Classificao Subtotais Funes de banco de dados

Listas (3)

Formulrios Utilizado para adicionar, excluir e procurar itens em uma lista Dados Formulrio

Alterar campos

Cria nova linha

Localizar linha
As frmulas existentes so inseridas automaticamente

Listas (4)

Classificao Ordenar os dados de acordo com uma coluna Menu Dados Classificar

Campos do cabealho

Listas (5)

Classificao

Listas (4)

Subtotais Permite agrupar os dados de acordo com uma informao

Exemplo: Quantidade de funcionrios por departamento Salrio total dos funcionrios por departamentos Total de vendas por filial

Listas (5)

Subtotais

Exerccio

Exerccio Inserir uma nova linha utilizando formulrio Produto: Caf Qtd: 1 Valor: R$ 1,00 Filial: Goinia Ordenar por filial Utilizar a funo subtotais para exibir o valor total das vendas por filial Remover os subtotais Ordenar por produto Utilizar a funo subtotais para exibir o valor total das vendas por produto

Funes Condicionais (1)

CONT.SE(intervalo;critrios) Calcula o nmero de clulas em um intervalo que corresponde a determinados critrios.

Funes Condicionais (2)

Intervalo: Espao de vrias clulas consecutivas Critrios: Condio para contagem Exemplos: =ADM <1000 =100 TI >1500

Funes Condicionais (3)

Exemplo: Quantidade de funcionrios que pagam IRRF (salrio >= R$ 1.434,01)

Funes Condicionais (4)

SOMASE(intervalo pesquisa;critrios;intervalo soma)
Realiza a soma de valores que correspondem a determinados critrios Exemplo: Calcular a soma os salrios de um departamento Calcular a soma das vendas em uma filial

Funes Condicionais (5)

Exemplo: Soma dos salrios do departamento ADM

Funes Condicionais (6)

Exerccio Calcule a quantidade, e o valor total de vendas por filial

Funes de Banco de Dados (1)

So aplicadas em listas, utilizando critrios

BDMDIA BDCONTAR BDEXTRAIR BDMX BDMN BDMLTIPL BDSOMA

Funes de Banco de Dados (2)

BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)

Funes de Banco de Dados (3)

BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)

A1:C8

Funes de Banco de Dados (4)

BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)

Salario

Campo onde ser realizado a operao (SOMA, MDIA,CONTAR, MULTIPL)

Funes de Banco de Dados (5)

BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)

F1:G2

Similar a uma lista Cabealhos Critrios para cada campo

Funes de Banco de Dados (6)

Exemplo: Obter a soma dos salrios dos funcionrios com salrio acima de R$ 1000,00

Funes de Banco de Dados (7)

Exerccio Obtenha o arquivo em http://tinyurl.com/bd-excel

Calcule a mdia salarial do funcionrios com idade >= 30 anos Utilize a funo BDMDIA

Funes de Banco de Dados (8)

Funes de Banco de Dados (9)

BDCONTAR Conta a quantidade de linhas que atendem um determinado critrio Exemplo: Quantidade de funcionrios com: Idade > 25 Salrio <1400

Funes de Banco de Dados (10)

BDEXTRAIR Obtm um campo de UMA linha que atende um critrio Quando h mais de uma linha que atende o critrio retorna ERRO

Exemplo: Obter telefone de Fabiana Rossi

Funes de Banco de Dados (10)

BDMX Obtm o maior valor BDMN Obtm o menor valor BDMULTIPL Multiplica os valores

Lista definida (1)

Define que um intervalo uma lista Caractersticas

Adicionar/Remover linhas e colunas Sumrio (Soma, mdia, contagem, ) Inserir novas linhas (atualiza as frmulas)

Dados Lista Criar lista... Exibir Barra de ferramentas Lista

Lista definida (2)

Linha de insero

Validao (1)

Verifica se o campo inserido atende um determinado critrio

Exemplos: Aproveitamento: 0% a 100% Departamento (Vendas, Administrao, ..) Idade acima de 18 anos Permite exibir uma mensagem sobre a validao Permite avisar quando um dado invlido inserido

Validao (2)

Mensagem indicando restrio

Validao (3)

Aviso de erro ao inserir valor invlido

Validao (4)

Dados Validao

Validao

Mensagem

Aviso

Validao (5)

Exemplo Idade dos funcionrios deve ser maior ou igual a 18 anos

Validao (6)

Validao utilizando listas O valor da clula deve ser um dos valores existentes em uma lista

Exemplo: Os nicos departamentos vlidos devem ser Administrao, Recursos Humanos, Vendas e Diretoria

Validao (6)

Validao utilizando listas Criar uma lista de valores vlidos

Validao (7)

Validao utilizando listas Selecionar a opo lista, e fornecer o endereo do intervalo onde se encontram os valores vlidos

Fornecer mensagem de entrada

Fornecer alerta de erro

Validao (8)

Validao (9)

Utilizando validao personalizada para evitar dados duplicados:

http://tinyurl.com/validacao-duplicados

Proteo

Arquivo

Proteo Gravao Clulas

Planilhas

Pastas

Apresentao de Dados

Formatao Personalizada (1)

Permite definir formaes especficas de um nmero

Exemplo: CEP CPF CNPJ Conta Corrente Datas

Formatao Personalizada (2)

Onde?

Formatao Personalizada (3)

Formatao definida atravs de smbolos Exemplo:

###.##

Aps os dois nmeros mais a direita existir um ponto 123 1 12 12345 123456 => => => => => 1.23 .1 .12 123.45 1234.56

Formatao Personalizada (4)

Smbolos: #

O digito s exibido se significativo No so considerados dgitos significativos: Zero esquerda Zero direita aps vrgula (o formato contm vrgula)
Exemplo: #####,###

Exibir no mximo 3 nmeros aps a vrgula

Formatao Personalizada (5)

Smbolos: 0

Se o nmero possui menos dgitos que o formato, estes dgitos so exibidos como 0
Exemplo:

0000,000 SEMPRE exibir 3 nmeros aps a vrgula, e no mnimo 4 nmeros antes

Formatao Personalizada (6)

Smbolos: 0

Se o nmero possui menos dgitos que o formato, estes dgitos so exibidos como 0
Exemplo:

0000,000 SEMPRE exibir 3 nmeros aps a vrgula, e no mnimo 4 nmeros antes

Formatao Personalizada (7)

Smbolos: a

Utilizados para formatar datas Exemplo: Data: 29/03/2009

dd/mm dd/mmm dd/mm/aaaa mm/aaaa mmm/aaaa aaaa-mm-dd

=> 29/03 => 29/mar => 29/03/2009 => 03/2009 => mar/2009 => 2009-03-29

Formatao Personalizada (7)

Outros smbolos * => Repete smbolo adiante

Formato geral:
Positivo;Negativo;Zero;Texto

Cores
Condies

Formatao Personalizada (5)

Consideraes

A formatao personalizada (e outras) afeta apenas a apresentao

O valor da clula o mesmo independente de sua formatao

Estilos e Modelos (1)

Estilos Permitem aplicar vrias formataes a uma clula Podem ser cadastrados, modificados, e excludos

Exemplo: Ttulo Nmero: Moeda Fonte Arial; Negrito Padres: Sombreado

Caminho: Formatar Estilos

Estilos e Modelos (2)

Modelos Um modelo permite criar novas pastas com formatao, validao, frmulas, filtros, e outras funcionalidades j configuradas

O Excel permite a criao de arquivos de modelos e sua utilizao para criao de novas pastas

Exemplo: Folha de pagamento Fluxo de caixa Ficha de ponto

Estilos e Modelos (3)

Para criar um modelo basta acessar: Arquivo Salvar como... E selecionar no campo tipo a opo Modelo (*.xlt)

Estilos e Modelos (4)

Para criar uma nova pasta usando modelo: Arquivo Novo E na guia Geral selecionar o modelo desejado

Estilos e Modelos (5)

Exerccio:

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/diario.doc

Para isto: Apague os dados inseridos Mantenha as frmulas e demais configuraes intactas Utilize a opo Arquivo Salvar como... para criar um modelo

Tente criar uma nova pasta a partir deste arquivo. Preencha alguns valores e verifique se as frmulas esto sendo calculadas corretamente

Funes de Procura (1)

Buscam uma matriz, procurando uma linha ou coluna que possuam um valor especificado

Funes de Procura (2)

Exemplo: Procurar o estado de uma cidade

Funes de Procura (4)

possvel escolher o nome de uma cidade, e obter automaticamente o nome do estado, ou UF

Campos preenchidos atravs da funo de procura

Funes de Procura (5)

Funo PROCura Vertical

PROCV(valor_procurado;tabela;ndice;intervalo)

Procura um valor_procurado na primeira coluna de uma tabela. Ao encontrar este valor, a funo retorna o valor que se encontra na mesma linha, mas na coluna ndice.

Funes de Procura (6)

PROCV(Goinia;A4:C12;3;FALSO)

BUSCA INTERVALOS

Primeira coluna

Funes de Procura (7)

Funo PROCura Horizontal

PROCH(valor_procurado;tabela;ndice;intervalo)

Realiza a procura nas linhas da tabela, neste caso, o ndice representa o nmero da linha

Funes de Procura (8)

Exerccio http://tinyurl.com/cidades-xls

http://tinyurl.com/proch-xls

Funes de Procura (9)

Busca em um intervalo

http://tinyurl.com/irrf-xls

Funes de Procura (10)

Exerccio

http://tinyurl.com/proc-ex-xls

Dividir e Congelar Painis

Permite visualizar simultaneamente diferentes partes de uma planilha Exemplo: Permite manter sempre visvel os ttulos de uma tabela.

Consolidao de Dados (1)

Permite consolidar os dados de vrias planilhas em uma nica planilha

Consolidao de Dados (2)

Consolidao SOMA MDIA CONTAGEM

Posio/Categoria

Tabela dinmica (1)

Permite selecionar diferentes visualizaes dos dados facilmente Utilizado para analisar grandes quantidades de dados http://tinyurl.com/cedbgx

Ou
http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/tabeladinamica.xls

Tabela dinmica (2)

Exemplo: Pedidos de venda

Campos: Empresa, Funcionrio, Data do pedido, Destino, Meio de entrega Como comparar as vendas realizadas pelos funcionrios? Como identificar qual funcionrio realizou o maior volume de vendas? Como identificar qual o meio de entrega preferido pelos clientes?

Tabela dinmica (3)

Exemplo: Pedidos de venda

Como identificar qual a regio com um maior volume de vendas? Como identificar o meio de entrega mais utilizado para vendas no Brasil? Como identificar o ms com maior volume de vendas? ...

Tabela dinmica (4)

Dados 2D

Filial 1
Produto 1 Produto 2 Produto 3 ....

Filial 2

....

Tabela dinmica (5)

Dados 3D

Produto 1 Produto 2 Produto 3 ...

Tabela dinmica (6)

Campos calculados
Itens calculados

Analise de Metas

Atingir meta Solver

Assume that youre in the market for a new home and you know that you can afford $1,800 per month in mortgage payments. You also know that a lender can issue a fixed-rate mortgage loan for 6.50 percent, based on an 80 percent loan-to-value (that is, a 20 percent down payment). The question is What is the maximum purchase price I can handle? In other words, what value in cell C4 causes the formula in cell C11 to result in $1,800? You could plug values into cell C4 until C11 displays $1,800; however, Excel can determine the answer much more efficiently.

Funes Financeiras (1)

Utilizadas para clculos de rendimentos ou pagamentos envolvendo taxas de juros, e parcelas Permite: Calcular o valor de parcelas de um financiamento

Calcular a taxa de juros embutida em um produto

Calcular o retorno de um investimento Calcular o nmero de parcelas necessrias para pagar um valor

Funes Financeiras (2)

TAXA Custo do dinheiro (taxa de juros) por um perodo determinado NPER Nmero de perodos ou parcelas existentes. PGTO Valor desembolsado ou recebido a cada perodo (parcela do pagamento ou rendimento) VF Valor futuro o valor obtido ao final de um perodo por uma aplicao ou financiamento. VP Valor presente o valor do dinheiro trazido data atual, ou seja, isolado dos juros.

Funes Financeiras (3)

Exemplo:

Quero financiar um carro no valor de R$30.000,00 em 12 meses. Sei que a taxa de juros que ser cobrada de 2% a.m. Qual ser o valor das prestaes? Pretendo financiar um imvel de R$80.000,00 com prestaes mensais de R$ 500,00 ao ms, durante 10 anos. Qual o valor da entrada necessria?

Funes Financeiras (4)

Pretendo acumular em 40 anos R$2.000.000,00 de reais para a minha aposentadoria. Para isto estou planejando alcanar um rendimento mensal de 1,5% em meus investimentos. Qual o valor que devo poupar mensalmente?

Funes Financeiras (5)

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/financeira.xls

Funes (1)

Data e Hora

AGORA() HOJE() ANO(data) MES(data) DIA(data) HORA(horario) MINUTO(horario)

Funes (2)
DATADIF(dt_inicial; dt_final; argumento)

Argumento:

Y anos entre as datas. M meses entre as datas. D dias entre as datas. ...

Funes (3)

Arredondamento ARRED(num;num_digitos)

ARREDONDAR.PARA.BAIXO(num;num_digitos) AREDONDAR.PARA.CIMA(num;num_digitos) PAR(num) MPAR(num

Funes (4)

Referncia LIN(ref) COL(ref)

Outros temas

Auditoria de frmulas Comentrios Macros

Endereo
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http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.od p

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.pdf