6.

1 Uso temporal de Documentos Autorizados

El contribuyente que haya solicitado previamente la autorizacin al SRI la impresin de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin podr seguirlos utilizando de manera provisional o temporal cuando se produzcan los siguientes casos: Cambios de datos en el RUC (Previamente registrados) Domicilio del Establecimiento emisor Domicilio de la matriz Nombre comercial Razn Social en el caso de sociedades Error en la impresin de los documentos (por parte del establecimiento grfico) Error en la impresin u omisin de alguno de los dgitos del RUC. Ausencia de la direccin de la matriz o del establecimiento. Fecha de caducidad del comprobante incorrecta, incompleta o faltante. Serie (cdigo de establecimiento y punto de emisin) o numeracin del documento incorrecta o incompleta. Error en la impresin u omisin de alguno de los dgitos de la autorizacin de impresin. Impresin errnea o incompleta de la denominacin de los documentos. Impresin incompleta o con errores de la razn social del contribuyente. Impresin incompleta de la direccin de la matriz o establecimiento. En la impresin u omisin de alguno de los datos del pie de imprenta. En la impresin u omisin del nombre comercial del contribuyente. En la impresin u omisin de la leyenda de destino de los ejemplares. Otros Para su empleo en ferias temporales o exposiciones. En casos que expresamente lo autorice el SRI. Cabe acotar que en las autorizaciones temporales emitidas por causa de un error se deber corregirlo a posterior; adems el contribuyente una vez que ha obtenido la autorizacin temporal deber consignar por cualquier medio la informacin correcta en los

comprobantes previa su emisin. Para solicitar la autorizacin temporal de uso de este tipo de documentos, no emitidos y que se encuentren vigentes, el contribuyente debe llenar el formulario No. 341 Para solicitar la autorizacin temporal de uso de documentos en ferias o eventos, el contribuyente debe llenar el formulario No. 351. El trmite de solicitud de uso temporal de comprobantes de venta se lo puede realizar va internet o a travs de las ventanillas de atencin del SRI.

6.2 Aspectos Importantes a Considerar

Control de Inventarios Si en los procesos de control de inventarios, adquisiciones y transporte de mercaderas realizados por el SRI, el contribuyente no pudiera sustentar el origen lcito de la mercadera se proceder a la incautacin provisional notificando con este acto a la persona que estuviere en posesin los bienes. Bastar con la presentacin de comprobantes de venta vlidos por parte del contribuyente para devolver la mercadera incautada. Contribuyentes RISE El servicio de transporte de pasajeros y carga, gravado con tarifa cero de IVA [Art. 56 LRTI], prestado por un contribuyente inscrito en el Rgimen Simplificado, que se facture a travs o por intermedio de cooperativas, asociaciones u otros gremios de los que formen parte, se considerar prestado por el primero y como ingreso nicamente suyo, siempre y cuando emita el comprobante de venta a la cooperativa, asociacin o gremio respectivo y ste realice la liquidacin correspondiente a tal operacin. Consecuentemente, los ingresos percibidos por esta operacin no constituyen ingresos para las cooperativas, asociaciones u otros gremios de los que formen Los contribuyentes inscritos en el Rgimen Impositivo Simplificado deben solicitar facturas por sus adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. Si las adquisiciones o contrataciones de servicios fueran efectuadas a otros contribuyentes sujetos al RISE, deben solicitar que se les identifique en la respectiva nota de venta con

su nombre y su nmero de registro

6.3 Baja o anulacin de Documentos Autorizados

Los contribuyentes tienen la obligacin de dar de baja aquellos comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin que no hayan sido emitidos y se mantengan en stock. La numeracin correspondiente a los documentos que hayan sido dados de baja no pueden volver a utilizarse. Los contribuyentes tienen el plazo de 15 das hbiles para dar de baja los documentos no vigentes, caso contrario podran ser sancionados con una falta reglamentaria. Para dar de baja los documentos autorizados, los contribuyentes deben presentar el Formulario No. 321 ante el SRI, acercndose a cualquier oficina a nivel nacional o presentndola por medio de la pgina web (aplicativo disponible a partir de marzo 2011). Adicionalmente el contribuyente est obligado a destruir los documentos que estando en su poder hayan sido dados de baja y su numeracin no podr volver a utilizarse. Los motivos para dar de baja los documentos autorizados, son los siguientes: Vencimiento del plazo de vigencia. Cierre del establecimiento. Cierre del punto de emisin. Deterioro. Robo hurto o extravo. Cese de operaciones. Cuando el emisor, detecte fallas tcnicas generalizadas en los documentos. (El contribuyente no debe presentar los documentos en ventanilla para la destruccin, sin embargo debe informar este particular a Derechos del Contribuyente para proceder a la sancin al Establecimiento Grfico por el error de impresin.) Cuando el emisor haya perdido la calidad de contribuyente especial o ser obligado a llevar contabilidad. Por cambios de razn social, denominacin, direccin u otras condiciones del contribuyente que hayan sido registradas en el RUC siempre que no haya solicitado Por suspensin por parte del Servicio de Rentas Internas de la autorizacin para emitir los documentos a los que se refiere este Reglamento. Por falta de retiro, por parte del contribuyente, luego del plazo de tres meses, de los trabajos de impresin solicitados. En este caso ser el mismo establecimiento grfico autorizado, el que solicite la baja. Cambio de Rgimen Por impresin de documentos sin solicitud del contribuyente. En este caso, el contribuyente deber presentar la respectiva denuncia y reportar el hecho a la Administracin Tributaria Por la no utilizacin de boletos o entradas en el espectculo pblico para el que fueron autorizados Cuando se trate de robo o hurto, se debe presentar la denuncia correspondiente proveniente de la Fiscala, cumpliendo las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal, no obstante, la sola presentacin de la denuncia no exime al sujeto pasivo de sus responsabilidades. La denuncia -adems de los requisitos exigidos por ley- debe hacer referencia a los documentos robados, especificando el tipo de documento y su numeracin. La numeracin correspondiente a los documentos que hayan sido dados de baja no podr volver a utilizarse.

Los contribuyentes que se inscriban en el Rgimen Impositivo Simplificado debern dar de baja los comprobantes de venta autorizados antes de su adhesin al rgimen, que no hubieren sido utilizados. Cuando el contribuyente renuncie o sea excluido del Rgimen Impositivo Simplificado, no podr emitir los comprobantes de venta que no hayan sido utilizados

Anulacin de comprobantes de venta, comprobantes de retencin y documentos complementarios

Cuando los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin hayan sido emitidos con errores, el contribuyente tiene la obligacin de: Anular los documentos autorizados Conservarlos (original y todas las copias) en orden cronolgico.

6.4 Archivo de Documentos Autorizados

Los documentos sustentatorios de la contabilidad y los registros de ingresos y egresos debern conservarse por mnimo siete aos, segn establece el Art. 34 del Reglamento para la aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario Interno
Art. 34 del RLORTI "Los documentos sustentatorios de la contabilidad debern conservarse durante el plazo mnimo de siete aos de acuerdo a lo establecido en el Cdigo Tributario como plazo mximo para la prescripcin de la obligacin tributaria, sin perjuicio de los plazos establecidos en otras disposiciones legales."

Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir e imprimir sus comprobantes de venta, documentos complementarios o comprobantes de retencin, por medios electrnicos, debern mantener obligatoriamente la informacin en archivos XML por el plazo mnimo de 7 aos; de la misma manera debern proceder los receptores de estos documentos. Dicha informacin deber estar disponible ante cualquier requerimiento de la Administracin Tributaria.

6.5 Multas y Sanciones

La falta de emisin o entrega de facturas, notas de venta, la emisin incompleta o falsa de stas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de defraudacin que sern sancionados de conformidad con el Cdigo Tributario.