INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como objetivo identificar os conceitos e definições de arquivo

e documento arquivístico debatidos pelos autores de diferentes países, como por exemplo,
Schellenberg, Associação dos Arquivistas Holandeses, Casanova, Brenneke além do
DIBRATE e do Multilingual Archival Terminology. Dessa forma, é exposta e justificada a
natureza dos arquivos modernos, da organicidade e as singularidades de cada tipo de
documento num ponto de vista moderno no qual se aborda correntes do modelo europeu,
americano e canadense. Logo, se ressalta as diferenças e semelhanças de ideias. Bem como
apresentar os princípios arquivísticos, e identificar problemas em suas formulações.
No que diz respeito aos arquivos e documentos arquivísticos, são apresentados os
conceitos de diferentes autores. Estes, por sua vez, podem conter diferenças e semelhanças
entre si. Portanto, estas diferenças, podem causar alguns problemas e divergências no
momento em que tais conceitos são aplicados.

1. CONCEITOS DE ARQUIVO.

Segundo Schellenberg (2007), arquivos podem ser denominados como conjunto de

livros, papéis, mapas, fotografias, documentos e são diferenciados por sua origem e a que e
quem se destina. Para compreender o que são arquivos, foram elaborados diversos manuais
arquivísticos que apresentam características semelhantes quanto ao processo de criação,
porém, com suas particularidades que dependem da tradição arquivística de cada país.
Os manuais foram criados para orientar a razão pelo qual tais documentos foram
produzidos, varia-se a forma de organização, a qualidade do material e a finalidade cultural.
Vale ressaltar que alguns manuais se destacaram e são usados de modelo em diversos países
com inclusão do Brasil. Por exemplo, o Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos, da
Associação dos Arquivistas Holandeses (1973), mais conhecido como Manual dos
Holandeses, consiste em expor sobre documentos formais produzidos e ministrados pelos
órgãos públicos; Jenkinson, em Manual of Archive Administration (1922), mais conhecido
como manual inglês, expõe que a documentação tem origens administrativas e executivas
podendo ser exercidas pelo órgão público ou privado; Casanova (1928) explica que o acúmulo
de documentos manifesta-se para fins políticos e culturais; Já Brenneke (1953)
Para Schellenberg, no Capítulo 2 de “Natureza do Arquivo”, categoriza o termo
arquivo da seguinte forma: “Para serem arquivos os documentos devem ter sido produzidos
ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros
que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados” (SCHELLENBERG, 2006,
p. 41). Dessa forma fica claro que o conceito de arquivo para o autor perpassa por uma
preocupação cultural e social além do objetivo para o qual o documento foi produzido.
Outros autores também expõem suas ideias sobre o conceito de arquivo. Um
documento desde o momento em que é produzido integra o fundo de arquivo de uma
organização. (DUCHEIN, 1986); DIBRATE apresenta quatro definições de arquivo:
1. “Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte”.
2. “Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia; o processamento técnico, a
conservaçãoe o acesso aos documentos”.
3. “Instalações onde funcionam arquivos”
4. “Móvel destinado à guarda de documentos”.
Schellenberg no Capítulo 2 “Natureza do Arquivo”, categoriza o termo arquivo da
seguinte forma: “Para serem arquivos os documentos devem ter sido produzidos ou
acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que
não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados” (SCHELLENBERG, 2006, p.
41). Dessa forma fica claro que o conceito de arquivo para o autor perpassa por uma
preocupação cultural e social além do objetivo para o qual o documento foi produzido.
Enquanto para R. Fruin(1857-1935), seu conceito consiste em:
Conjunto de documentos escritos, desenhados e materiais impressos, recebidos ou
produzidos por um órgão administrativo ou por seus funcionários, na medida que
tais documentos se destinavam a permanecer sob custódia desse órgão ou
funcionário. (Associação do Arquivistas Holandeses, 2012, apud Schellenberg,
2006, pag.36 ).
Sua teoria gera forte influência, pois busca de uma forma simples e objetiva a
classificação dos documentos em que seu primeiro elemento se consiste na ideia de que
arquivos são documentos oficialmente recebidos e produzidos, e a partir desse manual surge a
repartição de valores e origens.
Já Para Sir Hilary Jenkinson, em seu manual inglês intitulado Manual of archive
administration
(1937) conceitua que
Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo
ou executivo (público ou privado) de que são parte de constituinte e
subsequente preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas
responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua
própria informação. (JENKINSON, 1937, apud SCHELLENBERG, 2006, p.36).
O arquivista italiano Eugenio Casanova (1867–1951) afirmou em seu manual
Archivistica (1928) que arquivo é:
A acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição
ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução
de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição
 ou pessoa. ( CASANOVA, 1928, p.9 apud SCHELLENBERG, 2006,
p.37 ).
Durante muitos anos o arquivista alemão Adolf Brenneke (1875-1946) foi diretor do
Arquivo do Estado da Prússia, das quais suas conferências foram aglutinadas em formato de
manual organizado por Wolfgang Leesch, intitulado Archivkunde , publicada em Leipzing,
1953,que definiu arquivos como:
O conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades
legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à
conservação permanente em determinado lugar como fonte e
testemunho do passado. (BRENNEKE, 1953, p.97 apud
SCHELLENBER, 2006, p.37).

2. CONCEITOS DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO.

As definições de arquivo de diversos autores pode se consistir no geral como conjunto
de documentos. Embora não haja uma definição definitiva, isso prova a importância de
autores que ressaltem a distinção de documento e documento arquivístico. Um documento
arquivístico está incluso nas definições de documentos, contudo, nem todo documento é
considerado documento arquivístico. Segundo Duranti (2005, p.7), o documento arquivístico
é qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por
uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e
subproduto dessa atividade. Dessa forma, para um documento ser considerado um documento
arquivístico, o documento deve respeitar esses critérios.
Schellenberg tem um importante papel por conta da sua grande influência na
arquivologia e contribuiu para um grande passo na evolução do pensamento arquivístico com
sua distinção de documento para documento arquivístico, já que poucos autores se
aprofundaram nesse assunto.
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias,
independentemente de sua apresentação física ou característica, expedidos ou
recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos
legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para
preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de
suas funções, sua política, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude
do valor informativo dos dados nele contidos. (SCHELLENBERG, 2006, P.41)

3. CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL

O documento arquivístico, segundo Duranti (2005, p. 7), pode ser produzido ou
recebido e retido para fins de ações ou referências. O conceito de documento arquivístico
digital, como o próprio nome já diz, segue as mesmas definições de um documento
arquivístico, contudo, a distinção entre os dois é o suporte. Segundo a definição de documento
arquivístico digital de Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 18)
“Documento digital é reconhecido e tratado como um documento arquivístico”. Afinal,
Duranti (2005) confirma essa dinstinção de documento arquivístico digital para documento
arquivístico em relação ao suporte.
“definiu-se documento arquivístico eletrônico como um documento arquivístico
(produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica”.
(DURANTI, 2005, p.7).
De acordo com o Multilingual Archival Terminology existem duas definições de
documento arquivístico digital:
1. documento digital: “1. Documento codificado em dígitos binários, acessível por
meio de sistema computacional.” (Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro
de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005.). “2. [Documento arquivístico
digital] Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento
arquivístico.” (interPARES 3 Terminology Database.
http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm).
2. documento eletrônico: “1. [documento eletrônico] Documento existente sob uma
forma eletrônica acessível pela tecnologia informática (NP 405-4:2002).
A forma de um documento eletrónico original obedece a requisitos próprios de
validação como, por exemplo, a assinatura digital.” (Portugal. Normas Portuguesas
de Documentação e Informação CT7. Lisboa: BNP, 2010). “2. Informação
registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de um equipamento eletrônico.” (Glossário da CTDE /
CONARQ.). “3. Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos
digitais.” (Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro, 2005.). “4. [Documento arquivístico eletrônico]
Documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor e
elétricorequer o uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa.”
(InterPARES 3 Terminology Database.
http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm).

Além disso, a arquivologia como muitas vezes necessita de parâmetros práticos,

Duranti (2005) afirma que será necessário compreender algumas características que irão servir
como ferramentas para a análise do arquivista, a fim de que possa considerar um documento
arquivístico digital ou não.
1) forma fixa, significando que o conteúdo binário do documento arquivístico
deve ser armazenado de maneira que sua mensagem possa ser apresentada com a
mesma forma documental que tinha quanto retida pela primeira vez;
2) conteúdo estável;
3) relações explícitas com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do
sistema digital, por meio de um código de classificação ou outro identificador único;
4) contexto administrativo identificável;
5) autor, destinatário, e escritor; e
6) ação, na qual o documento participa ou que o documento apóia em termos de
procedimentos ou como parte do processo de tomada de decisão.
(DURANTI, 2005, p. 7).

Em geral, os autores convergem a ideia de que um documento arquivístico

digital é aquele que você acessa por sistema computacional e assim como um
 documento arquivístico de papel, ele pode ser tanto expedido como recebido, porém
por meio digital.

4. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Durante o desenvolvimento da arquivística em diversos países, como França, Prússia,
Países Baixos e Inglaterra, foram observados e analisados algumas problemáticas. Ressalta-se
nas citações os argumentos das situações e as suas resoluções. A França foi a pioneira em
instituir a ideia de respeito à organicidade dos arquivos e logo após foi criado o novo
regimento associado ao arranjode documentos dos departamentos. Schellenberg (2006)
legitima tais afirmações em sua obra.

Durante a Revolução Francesa, foi criada uma administração

nacional dos arquivos públicos, pelo decreto de 25 de junho de 1794. Os primeiros
diretores dos Archives Nationales , instituição que se tornou o arquivo central da
França, foram Armand- Gaston (1761-1840). Como ambos eram bibliotecários,
adotaram para os documentos cuja administração lhes fora confiada um arranjo
esquemático. Camus estabeleceu quatro grupos chamados séries para os
documentos do governo central e a esses grupos Daunou, que o sucedeu em 1804,
acrescentou 20 outros.
(SCHELLENBERG, 2006, p.240).

Em 1839 ocorreu o primeiro passo teórico significativo, que se diferenciava do

antigo método de arranjo dos arquivos de acordo com planos de classificação
predeterminados. Esse fato se deu quando Guizot (1787-1874), que foi ministro da
Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro ministro de 1840 a 1848, baixou
regimentos associados ao arranjo de documentos dos departamentos que
anteriormente estavam sob a jurisdição do Archives Nationales, pela lei de 26 de
outubro de 1796. Em 8 de agosto de 1839 o primeiro de tais regulamentos foi
publicado e concluído por circular redigida pelo ministro do Interior, conde
Duchatel (1803-1867), em 24 de abril de 1841. Tal circular denominada
Instructions pous la mise en ordre et le classment dees archives départmentales et
Communales determinou um plano lógico para o agrupamento dos
documentos dos départments que, ainda que alterado por dois suplementos
subsequentes, ainda está em vigor.
Os princípios gerais definidos para a efetivação do plano foram os seguintes:"a) os
documentos deveriam ser agrupados por fonds , tal como uma entidade
administrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados e considerados
como o fonds daquela determinada instituição; b) os documentos de um fonds
deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribuído um
lugar definitivo em relação aos outros grupos; e c) as unidades, nos grupos de
assuntos, seriam arranjados conforme as circunstâncias, em ordem cronológica,
geográfica ou alfabética. (SCHELLENBERG, 2006, p.242).

Desse modo, a circular de 24 de abril de 1841 deu origem ao princípio básico de

respect des fonds que expõe que todo documento original de uma autoridade administrativa,
corporação ou família, precisam ser reunidos, constituindo fundos. Ainda que o princípio do
respect des fonds tenha sido criado em 1841 e de maneira generalizada, venha sendo notado
na França, em referência a grupos de arquivos maiores, o mesmo não foi aplicado em
documentos dos diversos corpos administrativos menores. Na Prússia, segundo Schellenberg
(2006), o princípio de respect des fonds progrediu e foi alargado, onde se resolveu que os
documentos públicos devem ser reunidos de acordo com as unidades administrativas que os
criaram. Diferente do método adotado na França no qual depois que o arranjo fornecido aos
documentos pelos órgãos fundadores deve ser conservado no arquivo de custódia permanente.
O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem dos
organismos públicos administrativos é chamado provenienzprinzip ou princípio da
proveniência. Esse princípio foi expresso, pela primeira vez, pelo eminente
historiador Heinrich Von Sybel (1817-1895) depois que se tornou diretor do
Arquivo do Estado da Prússia em 1874. No seu Regulative für die
Ordnungsarbeien im Geheimen Staatsarchiv , publicado em 1° de julho de 1881,
instituiu ele um novo sistema para a organização dos documentos daquele arquivo.
Essas regras, que haviam sido formuladas pelo arquivista Max Lehmann
(1845-1929), foram discutidas numa conferência de funcionários do Arquivo do
Estado da Prússia de 1° de julho e aprovados por unanimidade.
(SCHELLENBERG, 2006, p.246).

Segundo Schellenberg (2006), em 12 de outubro de 1896, os variados arquivos

provinciais da Prússia foram submetidos a adotar o regulamento de 1881 para o arquivo
central em Berlim. Em 6 de julho de 1907, criaram-se instruções definitivas para a
organização dos documentos nesses arquivos provinciais. Essas instruções se deram pelo fato
de que por razões de mudanças territoriais foram para províncias de onde não pertenciam. Os
documentos dos registros dos órgãos centrais do Estado Brandeburg - Prússia foram
segregados e transferidos para o Arquivo do Estado da Prússia.
Na inglaterra, em Manual of Archive Administration , Sir Hilary Jenkinson publica
uma maneira singular para as atividades dos arquivistas ingleses, sobretudo no que se refere
ao arranjo dos documentos oficiais do Estado. Assim como o Arquivo Nacional da Prússia e o
dos Países Baixos, o Public Record Office na inglaterra lida com o resíduo dos serviços de
registros. Porém esses registros são tratados de maneira diferente do restante do continente
europeu.

Os registros ingleses, relembremos, consistiam em rolos que continham entradas

de documentos originais subsidiários, cuja ligação com os rolos era,
frequentemente, muito tênue. Por isso, o problema não era guardar os corpos de
documentos depositados nos serviços de registro, intactos, ou conservar sua
ordem original, e sim identificar os corpos administrativos que produziram os
documentos a estabelecer a relação dos documentos com os registros. A
organização de documentos públicos num arquivo de custódia, segundo
Jenkison, tem por objetivo claro "estabelecer ou restabelecer o arranjo original".
Os documentos devem ser arranjados em grupos (archive groups), por ele
definidos como acumulações "resultado de trabalho de uma administração, que
constituía um todo orgânico, completo por si mesmo, capaz de tratar,
independentemente, sem qualquer autoridade adicional ou exterior, de todos os
aspectos do caso que lhe pudesse ter sido apresentado normalmente.
(SCHELLEMBERG, p.251).
 Portanto, Jenkinson (1922) duvida que o método dos holandeses seja capaz de atender
as necessidades de uma eficiente organização arquivística.
Duchein (1986) discorre em sua obra, sobre as razões que justificam o princípio do
respeito aos fundos. Para o autor, a necessidade do princípio se dá porque quando um
documento se encontra fora de sua ordem orgânica, ou do seu dossiê original de sua
proveniência ele se perde de seu contexto histórico social.
“O documento de arquivo – ao contrário de um objeto de coleção ou de um dossiê
constituído por peças heterogêneas de proveniências diversas - não tem razão de ser,
isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em que pertença a um
conjunto.” (DUCHEIN, 1986, p. 17).

Logo, conclui-se que a partir dessa colocação que o interesse no método prático do
princípio do respeito aos fundos se dá uma vez que proporciona ao profissional de arquivo
uma base para o trabalho de arranjo e inventário, e também para conservação do documento
sem perdas ou mutilações.
CONSIDERAÇÕES FINAIS

Diante do exposto, foi possível observar as divergências dos autores ao conceituar e

definir arquivo e documento arquivístico. Assim como os pontos onde estes autores
concordam ao determinar para quais fins os documentos de arquivo são produzidos.
Também foram abordados os princípios arquivísticos. Apresentando assim, o princípio
da proveniência e o princípio de respeito aos fundos e a importância que estes têm para o
profissional de arquivo possa ter uma base para seu trabalho.

Por fim, o objetivo deste trabalho foi de apresentar os conceitos de arquivo e

documento arquivístico. Reconhecendo onde estes conceitos se igualam e se diferenciam.
Assim como os princípios de Arquivologia. Tal temática mostra-se importante para a
formação dos profissionais de arquivo, pois nos prepara para os problemas encontrados na
prática.

REFERÊNCIAS
1

ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrição de

arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973.
DUCHEIN, Michel. O princípio de respeito aos fundos. Arquivo & Administração . Rio de
Janeiro, v.10-14, n.1, p. 17-21, abr. 1982/ ago. 1986.
DURANTI, Luciana. Rumo a teoria arquivística de preservação digital: as descobertas
conceituais do projeto. Arq & Adm . Rio de Janeiro, v.4, n.1, p.5-18, jan./jun. 2005.
GLOSSÁRIO DA CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS. Disponível
em < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/ctde/Glossario/2016_glosctde.pdf/ >.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. MULTILINGUAL ARCHIVAL
TERMINOLOGY. Disponível em: <http://www.ciscra.org/mat/>. Acesso em: 27 jun. 2017.
SCHELLENBERG, Theodore R . A natureza dos arquivos.In: Arquivos modernos :
princípios e técnicas. 6. ed.Tradução de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: FGV, 2006.
388p.