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Entenda o que é matriz RACI e Automação Processos

como montar essa matriz de BPM

responsabilidades Documentação de
Processos

 março 7, 2019  Wallace Oliveira Gerenciamento de

Negócios
MODELAGEM DE PROCESSOS
Mapeamento Processos

Modelagem de
Processos

Otimização Processos

Transformação
Quem vai fazer o que em um processo?
Workflow
Nem sempre é fácil determinar os papéis das pessoas envolvidas nas
atividades dos processos.
CAPACITAÇÃO BPMN
Muitas vezes, na hora de desenhar um processo, nos perdemos em alguns
detalhes e acabamos não definindo claramente as responsabilidades.

Para facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades em

uma organização ou em processos, existe o modelo RACI.

Trata-se de uma matriz de responsabilidades, chamada de matriz RACI,

que cria um mapa de responsabilidades para as atividades de um ASSISTA UMA AULA
processo. GRATUITA SOBRE
MODELAGEM BPMN
Neste post você vai entender o que é matriz RACI, seu significado, como SEUS PROCESSOS SOB
fazer uma matriz de responsabilidade, além de alguns exemplos de matriz
CONTROLE
de responsabilidade, para você se inspirar.

Veja também: Os 9 princípios do desenho de processos de negócio

O que é matriz RACI, afinal?

É fácil entender o que é matriz RACI, veja:

Matriz RACI ou tabela RACI é uma ferramenta visual de fácil utilização que
define com clareza as atribuições, papéis e responsabilidades de cada
colaborador nas atividades de um processo.

Ficou claro para você o que é matriz de responsabilidade? Ótimo! Então,

ELIMINE PAPÉIS E E-MAILS. C
veja agora o significado de RACI.
FORMULÁRIOS, CONTROLE PRA
ALCANCE RESULTADOS SUPER

RACI: Significado
Entender o que é matriz RACI passa por descobrir o significado desse
acrônimo.

RACI significa, em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Veja a tradução de cada um desses termos:

Responsible = Responsável
Accountable = Aprovador
Consulted = Consultado
Informed = Informado

Ainda não ficou claro para você o significado de RACI? Tudo bem, vamos
explicar em mais detalhes!

Cada uma dessas palavras se refere às atribuições e responsabilidades

que o colaborador terá nas tarefas de um processo.

Entenda melhor:

Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente a cargo de

executar essa tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas
 por esse colaborador, que é quem põe a mão na massa.
Accountable (Aprovador): a tarefa do processo pode ser iniciada? Ela
foi realizada de forma adequada? Está dentro dos padrões desejados
pela empresa? O aprovador acompanha a realização do processo, dá
permissão para que seja iniciado (em alguns casos) ou aprova o
resultado e as entregas. Normalmente é o dono do processo, um
supervisor ou gerente que cumpre esse papel.
Consulted (Consultado): trata-se de uma pessoa que pode contribuir
para a realização do processo. Esse indivíduo pode estar dentro ou
fora da organização e é consultado para que o processo se realize da
melhor forma. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e
conhecimento.
Informed (Informado): conforme o processo está em andamento,
algumas pessoas precisam ser informadas de sua performance e de
suas entregas. Sempre que alguma atividade gerar consequências
importantes para algum dos envolvidos, ele deve ser incluído na lista
de informados.

Veja esta ilustração que resume o significado de RACI:

Fonte: Stratec
Mas nem todo processo conta com apenas esses tipos de papéis,
responsabilidades e atribuições definidos na metodologia RACI.

Em alguns casos, pode haver mais papéis e responsabilidades, tais como

Manager (Gerente), Backup (Reserva), Notify (Notificados) e Originator
(Orientador).

Veja os papéis e atribuições de cada um deles:

Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega

do processo, mas não por aprová-lo. Por exemplo: ao desenvolver um
software, talvez o usuário principal ou cliente aprove essa entrega e
não a pessoa que gerenciou o processo.
Backup (Reserva): caso o responsável pela tarefa não posso cunmpri-
la, é necesesário já determinar quem vai substituí-lo.
Notify (Notificados): diferente do informado, que precisa receber
diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só
precisa ser avisado da conclusão de uma atividade. Assim, por
exemplo, ele poderá iniciar a sua atividade, que é a seguinte.
Originator (Originador): é a pessoa que criou a atividade do processo.
Ao saber quem deu início a essa atividade, fica mais fácil esclarecer
dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Você já começou a entender como funciona a matriz de papéis e

responsabilidades? Viu como ela pode ajudar na definição das funções e
responsabilidades dos colaboradores?

Leia também: Dividir responsabilidades e compartilhar sucesso: conheça a

metodologia de gestão à vista

Como fazer uma matriz de

responsabilidade RACI
Agora que você já sabe o significado das letras da matriz RACI, está na hora
de aprender como montar uma matriz de responsabilidades.

Para isso, basta seguir alguns passos, veja!

Como montar uma matriz de responsabilidade
passo a passo
A forma tradicional para se montar a matriz RACI é a seguinte:

1. Faça uma lista de todas as atividades de um processo

2. Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no
processo
3. Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do
processo
4. Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos
envolvidos no processo
5. Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras
que revelamos o significado no tópico anterior

Mas existem algumas dicas importantes da metodologia RACI que você

precisa respeitar ao construir sua tabela, veja:

As 6 regras fundamentais de como fazer uma

matriz de responsabilidade RACI
1. Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade do
processo
2. Da mesma forma, sempre deve existir ao menos um aprovador para
cada tarefa do processo
3. Por outro lado, não pode haver mais de um aprovador para uma
mesma atividade dos processos
4. O responsável por uma determinada atividade poderá ser também o
seu aprovador
5. Em uma mesma atividade pode haver várias pessoas consultadas e
informadas
6. O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade. Com isso,
evitam-se processos paralelos ou em duplicidade. Mas, caso seja
realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de
tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida.
Ficou claro para você como montar uma matriz de responsabilidade RACI?
Acha que seria capaz de montar uma para seu negócio?

Que tal ver um exemplo de matriz de responsabilidade para se certificar

que já domina esse processo? Aliás, que tal ver 3 exemplos?

Modelo de matriz de responsabilidade,

veja 3 deles
Selecionamos 3 exemplos de matriz de responsabilidade RACI para você
ver, na prática, como elas funcionam.

Modelo de matriz de responsabilidade 1:

Fonte: HSM

Este é um exemplo bem simples de matriz de responsabilidade RACI.

Note que ela lista apenas os nomes dos responsáveis na primeira linha,
sem indicar cargos ou funções. De certa forma, o ideal é indicar cargos e
funções, porque os processos são realizados por pessoas capacitadas para
desempenhar cada tarefa.

Assim, caso um desses colaboradores esteja impossibilitado, ou mesmo

sai a da empresa, a tabela RACI teria que ser refeita. O que não é o ideal.

Por isso, recomenda-se não usar os nomes das pessoas, mas as funções
ou os cargos que ocupam na empresa. No caso de algum envolvido ser
externo à empresa, deve-se agir da mesma forma.

Modelo de matriz de responsabilidade 2:

Fonte: Rede Juntos

Este segundo modelo de matriz de responsabilidade já adota os cargos

dos responsáveis na primeira linha.

Trata-se de uma matriz RACI para um processo de desenvolvimento de

sistemas.

Note que quem é o responsável por uma tarefa (assinalado com R), pode
ser o consultado (C) ou informado de outra (I). Pode, até mesmo, ser o
aprovador (A) de ainda mais uma tarefa ou atividade.

Isso acontece na coluna Analista, por exemplo.

Além disso, note na coluna do gerente que este colaborador da empresa é,

ao mesmo tempo, o responsável (R) e o aprovador (A) da atividade
“Monitorar e acompanhar o desenvolvimento do sistema”.  Isso fica
assinalado da seguinte forma, na célula correspondente: R/A.
Por fim, vale dizer que um dos integrante da tabela RACI pode não ser
responsável (R) direto por nenhuma atividade, nem aprovador (A) ou
consultado (C). Este é o caso do assistente (última coluna) que é apenas
informado (I) de todas as atividades que ocorrem durante o processo.

Modelo de matriz de responsabilidade 3:

Fonte: GitHub

Neste exemplo de matriz RACI, além dos envolvidos estarem indicados por
cargos bem definidos, existe uma particularidade especial. Foi criado um
novo tipo de responsabilidade, o testador, indicado pela letra (T).

Isso acontece porque se trata de um processo de desenvolvimento de

softwares. Em processos com este, em que determinada responsabilidade
vital é bastante específica e diferenciada, isso pode ser necessário.

No caso, testar o software é um passo importante que não poderia ser

representado pelas letras convencionais da matriz RACI, nem pelas
adicionais.

Por isso, quando se trata de um processo com essas características, pode-

se criar uma nova categoria de responsabilidade, definir uma letra para ela
e indicar na tabela. Veja que é isso que acontece em todas as colunas da
última linha do exemplo de matriz RACI.
Modelo de matriz de responsabilidade 4:
No HEFLO as responsabilidades são apresentadas no portal e permitem
que o usuário identifique rapidamente suas responsabilidades.
Leia também:

Como controlar responsabilidades utilizando um BPMS

Matriz RACI e Responsabilidades em Processos

Vantagens de usar a matriz RACI

Depois de tudo que vimos até aqui, talvez você esteja se perguntando:
porque usar a metodologia RACI? Quais os benefícios disso?

Veja uma pequena lista que preparamos:

Facilidade de rastrear responsabilidades.

Ajuda os demais membros do processo a saber a quem se reportar,
pedir ajuda ou cobrar uma entrega.
Evita que um processo fique parado porque alguém deixou de
cumprir uma responsabilidade a ele atribuída.
Controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”.
 Ferramenta fácil de usar e criar, visual e intuitiva. Prática para ser
consultada rapidamente.
Estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e
o trabalho em equipe.
Divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de
trabalho.
Maior senso de responsabilidade e de que os trabalhos e resultados
dos outros dependem da realização do seu trabalho.
Os recursos são alocados na medida certa para cada colaborador.
Evita a duplicidade de tarefas.
Em caso de saída de um colaborador do time, o backup sabe
exatamente o que deve fazer.

Você usa a matriz RACI em sua empresa?

Já conhecia a matriz RACI? Qua achou dela? Pretende empregar em seu
negócio?

Na verdade já usa em sua empresa? Conte para a gente como é sua

experiência com essa ferramenta nos comentários.

Vamos compartilhar esse conhecimento!

3 Comentários. Deixe novo

Alex Gomes Fernandes

junho 3, 2020 2:43 pm

Bom dia, na empresa em que trabalho não é utilizada a Matriz RACI,

dificultando a interpretação de quem são os responsáveis por certas
atividades do processo. Quando ocorre um problema, ninguém
assume a culpa. Bastante esclarecedor o texto, acrescentou mais
conhecimentos sobre essa ferramenta.
Responder
 Wallace Oliveira
junho 24, 2020 10:28 pm

Obrigado.
Responder

Wilian
julho 4, 2020 1:20 am

Discordo de alguns pontos:

Se o responsável for o mesmo que aprova, há claro conflito de

interesse na atividade / processo, ou seja, em NENHUMA situação a
pessoa que foi responsável pela atividade / processo irá reprovar o
trabalho desenvolvido, logo não faz sentido ter essa configuração!

Outro ponto, ter mais de um responsável pela atividade! Há um

ditado que diz que cachorro de dois donos morre de fome, e
acredito ser perfeitamente aplicável a esta situação, e a divergência
de opinião é justamente no conceito de “R”, o “R” é de responsável,
ou seja, aquele que assume a responsabilidade por determinada
tarefa / processo e não de quem executa a tarefa, executor eu
posso ter mais de um, responsável eu deveria ter apenas um,

Estes são os únicos dois pontos que divirjo de opinião, do resto o

artigo está muito bem escrito, parabéns!
Responder

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