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UFCD 0622 – Auditoria e controlo interno

1. Refira o que considera mais relevante na auditoria de uma empresa

no departamento de fornecedores.
As auditorias aos departamentos de fornecedores são uma importante peça fundamental na
gestão dos mesmos. Ou seja, apoiam a implementação de diretrizes que objetivamente
revelem o quanto estão comprometidos e que permitam uma relação de transparência ao
longo de toda a relação comercial.

Uma auditoria ao departamento de fornecedores permite simplificar a seleção e avaliação de

fornecedores novos ou já existentes. Também permite identificar oportunidades e riscos
dentro de uma empresa. Com este tipo de auditoria, é avaliado não só o desempenho da
entidade como também as competências do responsável pelo departamento face a
fornecedores externos. Também, nesta auditoria, é possível verificar o grau de cumprimento
de processos acordados entre as partes ou requisitos específicos.

Pois bem, para que seja efetuada uma compra, tem de existir sempre a necessidade para a
compra, constatar que de fato há essa necessidade, pois não é correto comprar só porque sim.

De modo a formalizar a compra necessária, tem de haver uma solicitação de autorização para
a realização da mesma, este pedido de autorização “pedido de compra” deve ser emitido em
duplicado, sendo que o original é enviado à secção de compras e o duplicado fica com o
requisitante, seja os serviços administrativos, marketing, entre outros departamentos.

O auditor deve ter em atenção, se este documento de pedido de compra realmente existiu, a
fim de poder comprovar a necessidade da mesma.

Aquando do pedido de compras, a secção das compras, apesar do caracter de habitualidade

em relação ao fornecedor já existente, deve realizar uma pesquisa de modo a perceber os
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timings de resposta e se os fornecedores já existentes continuam a ser competitivos face a
eventuais novos parceiros, ou seja, uma muito minuciosa pesquisa de mercado, seja por
contato direto ou por plataformas virtuais.

É importante perceber se as quantidades necessárias são elevadas e poder assertivamente

negociar com o fornecedor, tendo em conta a possibilidade de descontos adicionais ao valor
do produto e a disponibilidade de entrega, de maneira que não seja necessário um grande
investimento, com o objetivo de reduzir os stocks para a empresa.

Quando a secção de compras seleciona o fornecedor para efetivar a compra, emite uma nota
de encomenda onde constem todas as especificações da mesma, nomeadamente as
quantidades, o tipo de mercadoria, preço unitário, descontos entre outras especificações
pertinentes.

Esta nota de encomenda, carece não só da aprovação do responsável da secção de compras

bem como do departamento financeiro, para que possa incluir no planeamento da tesouraria
o pagamento posterior da fatura.

A nota de encomenda, obrigatoriamente, deve ser emitida em quadruplicado, o original para o

fornecedor; duplicado segue para a contabilidade; triplicado para a secção de compras e o
quadruplicado para o armazém, sendo que deve o quadruplicado omitir as quantidades,
porque esta omissão vai obrigar a conferência das entradas.

Quando o fornecedor emite a respetiva fatura, deve ser conferida mediante a informação que
consta na nota de encomenda, sob pena, de aferir a exatidão da mercadoria que foi
rececionada.

Na contabilidade, quando há a receção da fatura, já dispõem de documentação suficiente para

validar a conferência, ou seja, têm em seu poder, a nota de encomenda, a respetiva ordem de
compra e o respetivo contrato, bem como o original da guia de remessa emitida pelo
fornecedor e o original da guia de receção da mercadoria devidamente assinada por quem a
rececionou.

Esta conferência por parte da contabilidade, visa a confirmação de que o fornecedor faturou
exatamente o que foi encomendado e realmente recebido em relação aos artigos e
quantidades, nos termos acordados, quando deve ocorrer o pagamento, PP; 30 dias ou outro,
que os valores estão corretos após os descontos, ou seja, todos os cálculos inerentes à fatura
são comprovados com o que apresenta a nota de encomenda.

Deve, a fatura ser acompanhada de uma prova que sustente a conferência e a sua aprovação
para pagamento, carimbo, assinatura para que no caso de haver alguma discrepância seja
possível questionar o porquê, o duplicado deve igualmente ser carimbado ou assinado. Por
fim, a fatura vai ser contabilisticamente classificada de acordo com o SNC.
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“Lançamento Contabilístico” - Debita-se a conta 31- Mercadorias, Debita-se a conta do Iva
24.32 Iva dedutível e credita-se a conta 22- fornecedor pela sua totalidade.

A contabilização do Controlo das dividas dá origem às contas correntes dos fornecedores. Este
controlo é realizado por meio de fichas individuais destinadas a cada um dos fornecedores
existentes e o controlo é feito pela tesouraria da empresa, onde consta toda a identificação do
fornecedor e toda a informação comercial acordada entre as partes, tempos para efetuar os
pagamentos, entre outras informações relevantes.

Quando se trata de compras efetuadas a fornecedores no estrangeiro, existe no SNC uma

contas especificas para os movimentos contabilísticos, ou seja, as aquisições intracomunitárias
são contabilizadas na conta 31.1.2- Mercado Comunitário e na 22.1.1.2- Fornecedores
Comunitários.

No final de todo este processo, existem procedimentos obrigatórios que têm de ser feitos,
entre eles estão os balancetes de todas as contas referentes a fornecedores, onde constem
todos os movimentos mensais, os acumulados e saldos, porém, deve imperativamente constar
igualmente uma coluna que espelhe todas as compras efetuadas nas contas subsidiárias, os
pagamentos, faturas, devoluções que dão origem às NC.

As devoluções de mercadorias, devem, para melhor controlo, ser comunicada à contabilidade

mediante um documento da devolução, para que não haja esquecimento por parte do
fornecedor o envio da respetiva NC.

Os auditores vão verificar todos os procedimentos efetuados ao departamento de

compras/fornecedores, assim como o trabalho dos contabilistas. Como método de trabalho
para verificação, é analisado as contas correntes dos fornecedores, os saldos, a contabilidade
para confirmação da verdade dos movimentos, ou seja, tudo o que diga respeito a este
departamento e toda a sua envolvente. Este tipo de auditoria/ verificação é aconselhável que
seja efetuada pelo menos no final de cada ano.

Bom trabalho!