ADMINISTRACION

BASICA
DEFINICION:
La administracion es un proceso sistematico que consiste en el
desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACION,
INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL eIectuados para
lograr los objetivos de una organizacion a traves de un adecuado
manejo de los recuerdos existentes.
Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,
direccion y control a las diversas instituciones de la sociedad para
lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comun
A ADMINISTRACION CIENTIFICA
A Iines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las
escuelas modernas de administracion:
a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W.
Taylor sobre la eIiciencia de los trabajadores de las relaciones
hombre-maquina, para elevar el rendimiento a partir del
estudio de tiempos y movimientos.
b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol,
establecio un esquema conceptual de la administracion con
base en el proceso administrativo
c) Escuela Psico-sociologica (o de comportamiento humano)
Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la
escuela de graduados en administracion de negocios de la
Universidad de Harvard
Nacio cuando en una planta textil en FiladelIia no se pudo
resolver el problema de rotacion de personal, que se realizo con
un enIoque mecanicista en donde se descubrio que los grupos
inIormales constituyen una organizacion unida, de amistad y
solidaridad
d) EnIoque sistematico: La aplicacion de este enIoque presupone
el uso de tecnicas sustentadas en sistemas de inIormacion que
posibiliten el control de la gestion administrativa
e) Teoria Z: La IilosoIia y valores de la administracion japonesa:
Explica abiertamente su concepcion sobre politicas de persona,
empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes
'Egos, decisiones por consenso, analisis proIundo de los
problemas, etc, etc, etc.
!ROCESO ADMINISTRATIVO
.- PLANEACION: Que se va a hacer? Objetivos, politicas,
diagnostico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACION: Como se dividira el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos
3.- INTEGRACION: Quien y con que se va a hacer? Personal:
seleccion, contratacion, capacitacion, materiales, Iinanzas,
compras, produccion, etc.
4.- DIRECCION: Como se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervision, delegacion, instrucciones y
comunicacion
5.- CONTROL: Como se hizo? Evaluacion, comparacion,
determinacion de las desviaciones, correccion de Iallas y
retroalimentacion
!ANEACION
DeIiniciones:
Planear consiste en la deIinicion de objetivos, la ordenacion de
recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las
Iormas de organizacion , el establecimiento de medidas de tiempo,
cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y
otras especiIicaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.
La planeacion es trazar un curso concreto de accion para alcanzar
un objetivo
Planear es disear un metodo para lograr una meta deIinida
Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y
quien debera llevarlo a cabo
!RINCI!IOS DE A !ANEACION
RACIONAIDAD: La accion ordenada con Iines especiIicos
!REVISION: La planeacion es prevision del Iuturo
UNIVERSAIDAD: La planeacion y la programacion deben
abarcar las diIerentes etapas del proceso economico, social y
administrativo y preveer las consecuencis que producira su
aplicacion
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que esten
integrados entre si y Iormen un todo organizado y compatible
CONTINUIDAD: La planeacion y la programacion son un proceso
de duracion permanente
INHERENCIA: La planeacion y programacion son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administracion
EEMENTOS DE A !ANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que
obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacion
OB1ETIVOS: Son los Iines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realizacion de una sola operacion de una actividad
concreta, de un procedimiento de una Iuncion completa o de todo
el Iuncionamiento de la institucion
!OITICAS: Son lineas generales de accion que guian a los
miembros de una empresa
!ANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accion que se considera el mas recomendable para el logro de un
objetivo, asi mismo, es necesario que cada una de las Iunciones de
una organizacion tenga sus propios objetivos y de igual Iorma sus
planes
!ROGRAMAS: Un programa esta destinado a cumplir las Iunciones de
una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantiIicables que se cumplieran a traves de la integracion de un conjunto
de esIuerzos, con recursos humanos , materiales y Iinancieros a el
asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucion en
principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
!RESU!UESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente
los resultados de una organizacion e incluye tres elementos principales.
.- Se reIiera a hechos Iuturos, lo que estimula a pensar en planeas
concretos, valorando costos y beneIicios
2.- Tiene Iechas de desarrollo o de terminacion que estan relacionados con
el costo
3.- Se mide en unidades economicas, proporcionando estandares contra
los cuales se puede comparar
ORGANIZACIN
DeIiniciones:
Organizacion es el arreglo de Iunciones necesarias para lograr un
objetivo con indicacion de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de
las Iunciones respectivas
Organizacion es el orden que guardan las diIerentes organos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicacion y
division del trabajo, necesarios
DIVISION DE TRABA1O
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a Iin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, especiIicas, sustantiva, apoyo,
asesoria, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genericas, especiIicas)
-O!ERACIONES; (Iisicas, mentales)
FORMAS DE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN FORMA: Es la oIicial, la teorica y se apega
a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, politicas y procedimientos
ORGANIZACIN INFORMA: Es la extra oIicial, representa
lo que realmente esta sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organizacion Iormal en busca de
satisIaccion a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento
o amistad.
ESTRUCTURA ORGANICA
Es la Iorma en que estan ordenadas las unidades administrativas de
un organismo y la relacion que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la division del trabajo y de los requerimientos de
especializacion, nace la division en donde determinan la Iorma en
que van a integrarse los diversos organos o dependencias de una
institucion, relaciones de mando, niveles jerargicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de administracion y
ambito de aplicacion
HANUALE8
3or |as rerrar|erlas adr|r|slral|vas para lrarsr|l|r coroc|r|erlos y
exper|erc|as para docurerlar |a lecro|ogia acuru|ada soore ur lera
especil|co. Corl|erer |rlorrac|r e |rslrucc|ores soore |a
orgar|zac|r, po|il|cas y proced|r|erlos de ura erpresa, que se
cors|derar recesar|os para |a rejor ejecuc|r de ur lraoajo.
3e c|as|l|car er:
Varua|es de 0perac|r
Varua|es de 0rgar|zac|r
Varua|es de Proced|r|erlos
NTECRA6N
r e| proceso adr|r|slral|vo, se d|sl|rgue ura parle que se rel|ere a |a
eslruclurac|r y olra que es |a acluac|r er s|, er |a pr|rera lereros
|a p|areac|r y |a orgar|zac|r, er |a segurda, |a |rlegrac|r, |a
d|recc|r y e| corlro|.
La |rlegrac|r es e| purlo de corlaclo erlre |a parle esll|ca y |a parle
d|rr|ca de| proceso adr|r|slral|vo.
0el|r|c|r:
lrlegrac|r es oolerer y arl|cu|ar |os e|ererlos raler|a|es y ruraros
que |a p|areac|r y |a orgar|zac|r sera|ar coro recesar|os para e|
adecuado lurc|orar|erlo de ura orgar|zac|r.
T!8 0E NTECRA6N
A) DE PERSONAL
a) Reclutamiento
b) Seleccin y
contratacin
c) !nduccin
d) Capacitacin
e) Desarrollo
f) Carrera institucional
DE NATER!ALES
a) Finanzas
b) Compras
c) Produccin
d) Nantenimiento
e) Comercializacin o
prestacin de
servicios
0RE66N
La el|c|erc|a cor |a cua| puede ser operada cua|qu|er orgar|zac|r
deperder, er grar red|da, de |a lorra er que se ul|||ce y adr|r|slre
a sus lraoajadores.
0el|r|c|r:
s e| e|ererlo ras d|rr|co de| proceso adr|r|slral|vo que |rp||ca |a
resporsao|||dad que l|ere lodo jele de d|r|g|r, corduc|r, rol|var,
orderar e |rpu|sar a| persora| suoord|rado a |a rejor rea||zac|r de
sus lurc|ores, cor e| rx|ro de el|c|erc|a y co|aoorac|r.
H!RTAN6A 0E LA 0RE66N
|guros aulores cors|derar que es e| e|ererlo ras |rporlarle y
corp|ejo de |a adr|r|slrac|r, pueslo que se porer er juego
aspeclos re|ac|orados cor e| corporlar|erlo |rd|v|dua| y de grupo.
r |a d|recc|r se ejerce e| rardo, se de|ega |a aulor|dad, se lorar
dec|s|ores, se coord|rar y superv|sar |as acl|v|dades y lodo e||o a
lravs de ur proceso de corur|cac|r que ya de por s| es corp|ejo
!RN6!8 0E LA 0RE66N
6R0NA6N: Lograr coord|rar |os |rlereses |rd|v|dua|es y
grupa|es
H!ER8NAL0A0 0EL HAN0: Cuarlo ras se |rpersora||ce |a
order, ser rejor ooedec|da.
RE8!E6T A LA LNEA JERAR0U6A: | lrarsr|l|rse ura order
deoer asegurarse |os corduclos prev|arerle eslao|ec|dos y jars
sa|lar|os s|r razr.
RE8LU6N 0E 6NFL6T8: 0eoe procurarse que |os corl||clos
se resu|evar |o ras prorlo pos|o|e de rodo que, s|r |es|orar |a
d|sc|p||ra, puedar produc|r rayor lrarqu|||dad a |os |rp||cados er e|.
ALCUNA8 6ARA6TER8T6A8 0E LA
0ELECA6N 0E AUTR0A0
Puede ser gerera| o especil|ca
Puede ser lerpora| o |||r|lada
Puede ser |rd|v|dua| o co|ecl|va
urerla |a el|cac|a adr|r|slral|va
avorece |a espec|a||zac|r
Perr|le que |as dec|s|ores sear loradas cor rayor oase soore |a
rea||dad
HAN0
3| |a aulor|dad es |a capac|dad de rardar y e| derecro a ser
ooedec|do, e| rardo es e| ejerc|c|o de ese derecro y de esa capac|dad.
| poder rardar, |rc|uye lres e|ererlos:
0elerr|rar |o que deoe racerse
slao|ecer coro deoe racerse
Prop|c|ar y v|g||ar que |o que deoe racerse se raga
|guros aulores |derl|l|car a eslas lres lurc|ores coro s|gue: 0|recl|va
|a pr|rera, prop|arerle adr|r|slral|va, |a segurda y superv|sora de
ejecuc|r |a lercera
La lora de dec|s|ores es ur laclor eserc|a| de |a lurc|r d|recl|va, ya
que, cor oase er e||as se rarca e| caro|o a segu|r de |a orgar|zac|r.
| proceso de |a lora de dec|s|ores es coro s|gue:
0|agrosl|car e| proo|era0el|r|r e| proo|era
0el|r|r |as alerral|vas ras adecuadas
ra||zar |as a|lerral|vas y corparar|as
3e|ecc|orar |a a|lerral|va ras adecuada
!RN6!8 0E 8U!ERV8N
| corceplo aclua| de |a superv|s|r, supore ur ro|lo de
resporsao|||dad ras arp||o y corp|ejo que e| de |a adr|r|slrac|r
lrad|c|ora| oasada ur|carerle er |a aulor|dad y e| coroc|r|erlo de|
lraoajo, s|ro que aderas uo|ca coro lurdarerla| |a sal|slacc|r de|
usuar|o y e| desarro||o persora|.
3al|slacc|r de| c||erlo o usuar|o: s |a ur|ca razr de |a
orgar|zac|r
#erlao|||dad: Coslo rerd|r|erlo de |as operac|ores col|d|aras
0esarro||o de Persora|. Ved|arle oporlur|dades y aprerd|zaje
ceplac|r de| caro|o: ver|o coro a|go ralura|
cl|lud cril|ca corslrucl|va: Corur|car ju|c|os e |deas
xce|erc|a er |a persora: Ca||dad de v|da y lraoajo
6NTRL
La elapa de corlro| ro ex|sl|ria s| |a p|areac|r y orgar|zac|r se
ajuslarar |rpecao|ererle a |a |rlegrac|r y a |a lase d|recl|va, s|r
eroargo, aur er p|areac|ores cu|dadosas, surger a|guras
reces|dades de ajusle, correcc|ores o rod|l|cac|ores a |o prograrado.
0el|r|c|r:
Corlro| es ur corjurlo de prov|derc|as |rc|uidas er |as eslrucluras y
er |as rorras de lraoajo de ura erpresa, para que er e| desarro||o de
|as acl|v|dades se produzca ura corprooac|r, prev|r|erdo errores y
la||as, para proveer |rlorrac|r segura, proleger |os o|eres de |a
erpresa y prorover |a el|c|erc|a er |a operac|r y |a adres|r a |as
po|il|cas adr|r|slral|vas.
TRE8 !A88 EN EL !R6E8 0E 6NTRL
Establecimiento de normas
o estandares de ejecucin
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea
lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar
procesos mas que en perfeccionar funciones
Con este enfoque se marcan estandares que comprenden
sistemas, procedimientos , mtodos de trabajo,
seguimientos operacionales y auditorias que deben formar
parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad mexicanas estan sustentadas en las
normas !SO
Nedicin de la ejecucin
real en relacin con los
estandares establecidos
Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y
comparada con los estandares de ejecucin a fin de
establecer conclusiones sobre la ejecucin real
Aplicacin de la accin
correctiva
Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o
ajustes a los recursos de la empresa, para esto es
necesario conocer las causas de desviacin
6ARA6TER8T6A8 0E UN UEN 6NTRL
3e|ecc|r de |os cr|ler|os de corlro|
#eco|ecc|r, corcerlrac|r y procesar|erlo de dalos
lrlerprelac|r de |os resu|lados
|aoorac|r de reporle de resu|lados
&l|||zac|r de| r|sro, para ap||car |as red|das correcl|vas
EL 6NTRL 6N8TA 0E 6UATR ETA!A8
va|uac|r de resu|lados
Corparac|r de |os resu|lados cor |os p|areado
0elerr|rac|r de |as causas de desv|ac|r
#elroa||rerlac|r
N06A0RE8
3or |os |rlrurerlos cuya ap||cac|r ros rueslra |a lerderc|a y |a
desv|ac|r de ura acl|v|dad sujela e |rl|uerc|as |rlerras y exlerras cor
respeclo a ura ur|dad de red|da corverc|ora|.
r |a adr|r|slrac|r y eva|uac|r por procesos, |os |rd|cadores
lorla|ecer |a aulororia de gesl|r, er v|rlud de que a lravs de |a
red|c|r que rea||cer |os resporsao|es er |os r|ve|es de operac|r
corocerr de rarera |rred|ala |a s|luac|r er que se desarro||ar sus
serv|c|os y de lorar oporlurarerle |as red|das correcl|vas o de
prelererc|a preverl|vas, que rejorer su acluac|r y resu|lados
Los |rd|cadores deoer corlar cor |as lres caraclerisl|cas s|gu|erles:
6NCRUEN6A: Caraclerisl|ca de |a |rlorrac|r que |a race
co|rc|d|r er su lorra y lararo
6N88TEN6A: Caraclerisl|ca de |a |rlorrac|r esladisl|ca
red|arle |a cua| |os dalos se oasar er |os r|sros pr|rc|p|os y reg|as
parl|cu|ares de cuarl|l|cac|r
6NFAL0A0: Caraclerisl|ca de |a |rlorrac|r que e| usuar|o
acepla y ul|||za para lorar dec|s|ores oasrdose er e||as.
T!8 0E N06A0RE8
!ND!CADORES DE EF!C!ENC!A
Son los que permiten determinar cuantitativamente el
grado de cumpliiento de las metas en un periodo
determinado
EF!CAC!A: = Resultados obtenidos
Netas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y
metas programados con los recursos disponibles en un
tiempo determinado
!ND!CADORES DE PRODUCT!v!DAD
Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos
empleados en la consecucin de una meta o en la
ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo
Productividad: Bienes o servicios producidos
!nsumos utilizados
La productividad puede medirse en funcin de los recursos
humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es
siempre necesario utilizr las tres relaciones El indicador se
seleccionara en funcin del insumo mas relevante a
considerar en el proceso que mida
!ND!CADORES DE CAL!DAD
Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o
cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfaccin de las expecttvas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos,
tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y
solucin a quejas, satisfaccin por el otorgamiento del
servicio, tiempos de traslado, etc
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando
satisface plenamente al usuario