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PRIMAVERA FIRST Comercial

Índice

 

Índice

 

1

Introdução

2

O

Administrador

3

Funcionalidades Principais

5

Acesso a tabelas e manutenção dos seus registos

5

Vendas

5

Stocks

7

A janela de stocks

7

Exploração sobre stocks

8

Contas correntes

8

Novos documentos

8

Liquidações

8

Extractos de contas

9

Avisos de vencimento

9

Bancos

10

Tabelas principais

10

Artigos

10

Famílias

11

Clientes

11

Fornecedores

12

Outros terceiros

13

Documentos de venda

14

Documentos de Stocks

14

Documentos de contas correntes

14

Listagem e Relatórios

15

Parâmetros do Exercício

15

   

17

Conclusão Bibliografia

18

GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO I

1

2006/2007

PRIMAVERA FIRST Comercial

Introdução

No âmbito da disciplina de Gestão de Sistemas de Informação I foi-nos

proposto como elemento de avaliação a elaboração de um trabalho, em que o

objectivo primordial era um contacto mais profundo com um dos muitos

softwares de Gestão.

O software escolhido foi o PRIMAVERA FIRST Comercial.

Iremos elaborar uma breve explicação acerca de temas, tais como:

O administrador

Funcionalidades principais

Tabelas principais

Listagem e Relatórios

Parametrizações

Seguidamente iremos retirar algumas conclusões acerca da aplicabilidade

deste programa para as organizações desportivas.

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2006/2007

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O Administrador

O Administrador é um programa inerente ao Primavera First Comercial, que

permite ao responsável máximo da organização gerir a informação comum a

todos os programas instalados (Software PRIMAVERA) no seu computador.

Através do Administrador o responsável fará a gestão do sistema instalado,

nomeadamente:

Licenciamento dos programas instalados

Abertura das empresas para cada uma das aplicações

Definir os parâmetros de funcionamento das aplicações

Definição de utilizadores e respectivos acessos

Manutenção de ficheiros – compactação e reindexação de bases de

dados

– compactação e reindexação de bases de dados Apesar da responsabilidade inerente à sua utilização, o

Apesar da responsabilidade inerente à sua utilização, o Administrador é fácil de

utilizar uma vez que o número de opções disponíveis é limitado e acessível.

Ao aceder ao Administrador o utilizador encontra três grandes áreas de

intervenção:

Aplicações

Exercícios

Segurança

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PRIMAVERA FIRST Comercial Uma das principais funções é a criação de perfis de utilizador. O programa

Uma das principais funções é a criação de perfis de utilizador. O programa

sugere vários tipos de perfis como por exemplo: responsável de serviço

administrativo, operador de facturação ou o operador de contabilidade.

Para criar um perfil deve-se ir ao menu de Perfis e seleccionar novo Perfil,

tendo em atenção que se deve identificar um código e uma descrição pró

mesmo. De seguida, devem-se definir o conjunto de opções a que o perfil tem

acesso.

Por outro lado, este também permite criar novos utilizadores.

Para definir estes novos utilizadores, deve-se ir ao menu Utilizadores e

escolher a função Novo. De seguida preencher os campos não esquecendo

que se deve definir uma password, de forma a garantir o acesso condicionado

ás aplicações.

password, de forma a garantir o acesso condicionado ás aplicações. GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO I

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Funcionalidades Principais

Acesso a tabelas e manutenção dos seus registos

A informação gerida pelo programa é armazenada em bases de dados, que por

seu turno estão organizadas em tabelas. São elas que dão consistência à

informação gerida na sua totalidade e permitem uma optimização dos recursos

gastos no armazenamento da mesma.

Ao aceder a uma tabela o utilizador começa sempre por se deparar com uma

lista de registos com a informação contida na mesma. O software permite ao

utilizador a configuração da informação que aparece em cada lista. É assim

possível:

Para cada perfil de utilizador, definir a que campos pode aceder

Definir e gravar várias vistas sobre uma tabela

Em cada vista é possível:

o

Definir que colunas e por que ordem se querem ver

o

Definir a ordenação por qualquer das colunas visíveis

o

Identificar valores com cores

o

Dar um nome a cada vista

o

Enviar e-mail para as entidades (clientes, fornecedores e

empregados)

Por exemplo, no caso do operador de facturação é conveniente que este tenha

acesso à tabela de artigos que de facto podem ser vendidos.

Vendas

O registo de documentos é uma das principais operações e será certamente

aquele em que o utilizador estará posicionado mais tempo.

Assim no ecrã de introdução de documentos aparece vários campos a serem

preenchidos, entre eles:

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Doc: tipo de documento que se pretende criar ou visualizar, ao lado deste está

o numero do documento. Este número é dado automaticamente pelo sistema.

Porém o utilizador pode introduzir um número no caso de querer rever ou editar

um documento passado.

Data Doc: é a data de emissão do documento. Esta data pode ser a data do

sistema ou a data do último documento emitido.

Data Venc: é a data do vencimento do documento e é calculada tendo em

conta as condições de pagamento impostas ao cliente.

Desc Cliente: desconto de cliente definido na respectiva ficha.

Desc Financeiro: o desconto financeiro é definido através da condição de

pagamento definida pró cliente.

De lado estão colocados os totalizadores. Sendo estes:

Total Merc: valor total bruto relativo a mercadorias e serviços.

Descontos: é o valor total dos descontos presentes no documento.

IVA: é o valor total do IVA relativo ao documento.

Outros: soma dos valores das linhas especiais, portes e outros serviços.

Total Doc: as mercadorias ou serviços menos os descontos mais o IVA e os

outros.

Acerto: Valor relativo à soma das linhas especiais de acerto.

A Pagar: Valor a pagar (total do Doc menos Acertos).

de acerto. A Pagar : Valor a pagar (total do Doc menos Acertos). GESTÃO DE SISTEMAS

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Na grelha de introdução o utilizador pode efectuar o lançamento das diversas

linhas que compõem o documento. Entre elas o artigo, o preço unitário,

desconto e total liquido.

Este programa permite também lançar documentos em moeda estrangeira.

Stocks

Entrada e a saída de stocks são provocadas na maioria das vezes pelos

documentos de venda. Para tal, basta que nas respectivas tabelas de

documentas se encontre seleccionada a função de movimentação de stocks.

No entanto, com a utilização dos documentos de stock, podem ser introduzidos

movimentos directamente. Através desta opção, o utilizador pode introduzir

vários tipos de documentos: entrada, saída, stock inicial.

Esta opção é utilizada para se realizarem acertos de stocks, com documentos

de entrada ou de saída de stocks, e para iniciar os respectivos stocks através

de documentos de stock inicial.

A janela de stocks

Os documentos podem ser introduzidos em qualquer moeda. Quanto à data

esta depende das definições na tabela de documentos.

Esta é a janela de introdução de documentos de stock.

de documentos. Esta é a janela de introdução de documentos de stock. GESTÃO DE SISTEMAS DE

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Exploração sobre stocks

Existe um menu de exploração em que estão disponíveis um conjunto de

grelhas \ mapas sobre a informação dos stocks. Estas grelhas dão informação

quanto:

Entrada e saída de artigos

Extractos de artigos

Inventários de artigos, valorizados de diversas formas

Mapas de consumos

Controlo de existências

Artigos sem movimentação

Contas correntes

Novos documentos

Todos os pendentes de clientes e fornecedores serão gerados a partir da

criação dos diversos documentos de vendas. No entanto, podem existir

situações em que os pendentes de clientes tenham de ser introduzidos

manualmente.

Neste caso, podemos através da opção Novos Documentos efectuar a

introdução manual dos diversos pendentes existentes para cada uma das

entidades.

Liquidações

É através da opção Documentos/contas correntes/operações sobre contas

correntes que o programa efectua o tratamento dos diversos tipos de contas

correntes de clientes, fornecedores e outros devedores e credores. Através

desta opção podemos efectuar as seguintes operações:

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Liquidar total ou parcialmente os pendentes existentes num

determinado tipo de conta e moeda

Liquidação com novos pendentes

Transferência entre contas/estados ou simplesmente estados

Criação ou alteração de novos pendentes

Impressão de qualquer documento de liquidação

Estorno das operações efectuadas

Extractos de contas

Extracto de conta de um cliente, fornecedor ou ODC consiste na listagem de

todos os movimentos ocorridos entre duas datas.

São os seguintes critérios de extracção da listagem de extractos:

Possibilidade de seleccionar o tipo de entidade a que se destina o

extracto

Definir quais os tipos de contas

Entre que datas

Que moeda se pretende incluir nos movimentos

Avisos de vencimento

Esta aplicação permite ter três tipos de aviso:

Aviso 1, que é quando o utilizador é alertado para o vencimento de

documentos dos últimos dias e nos próximos dias

Aviso 2, que é quando o utilizador é advertido pelo registo de um atraso

no pagamento de documentos já vencidos

Aviso 3, é quando os clientes são alvos de um ultimato relativamente a

documentos por liquidar

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Bancos

Organização da informação em Bancos assenta nas seguintes premissas:

O módulo gere contas bancárias, podendo estas serem de múltiplos

tipos. Cada movimento tem um sentido; debita, ou credita a conta.

Cada movimento está associado a uma rubrica no mesmo sentido.

Todo este módulo foi projectado e concebido de forma a integrar-se

harmoniosamente no First Comercial Primavera.

O utilizador, além de puder lançar manualmente em cada uma das contas

bancárias criadas, poderá também, através de configuração própria, fazer

reflectir nos bancos os documentos criados no módulo de compras, vendas,

contas correntes e títulos.

Tabelas principais

Artigos

Na tabela de artigos, deve ser introduzida a informação relativa a todos os

artigos comercializados pela empresa e que podem ser objecto de facturação a

qualquer momento.

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Unidade de venda

Taxa de IVA

Sujeito a retenção

Código de barras

Movimenta stocks

Preço de venda na:

Moeda base

Artigo

Desconto

Stocks mínimos, máximo e

Família

Sub família

reposição

Stock actual

Custo médio

Custo padrão

Moedas

Outras descrições

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PRIMAVERA FIRST Comercial Famílias O conceito de família de artigos é essencial para a eficácia das

Famílias

O conceito de família de artigos é essencial para a eficácia das análises de

gestão.

O programa permite ao utilizador agrupar um ou mais artigos numa família.

Cada artigo apenas pode pertencer a uma família. Uma família pode estar por

sua vez sub dividida em sub famílias.

Clientes

Na tabela de clientes, devem ser registados todos os clientes com quem existe

uma relação comercial assente em qualquer documento de venda.

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Cliente

Morada de facturação

Contactos

Dados fiscais

Tipo de mercado

País

Efectua retenção

Número de contribuinte

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Dados comerciais

Tipo de preço

Condições de pagamento

Modo de pagamento

Moeda

Outras condições

Zona

Vendedor

Expedição

Descontos

Número de vias de

documento

Crédito

Dados bancários

Rubricas para ligação a

bancos

Tipo/semáforo

Valores em C/C

Vendas não conve.

Total em débito

Limite

• Vendas não conve. • Total em débito • Limite Fornecedores Na tabela de fornecedores devem

Fornecedores

Na tabela de fornecedores devem ser registados todos os fornecedores com

quem existe uma relação comercial.

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Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Fornecedor

Morada

Dados comerciais

Desconto

Número

de

documento

vias

Expedição

Condição de pagamento

Modo de pagamento

Efectua retenção

Moeda

Outros terceiros

de

Valor a reter

Excepção da retenção

Dados fiscais/crédito

Tipo de mercado

Número de contribuinte

Dados bancários

Débito em C/C

Total débito

Contactos

País

Limite

Na tabela de terceiros, deve o utilizador abrir um registo por cada um dos

devedores ou credores a tratar.

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Terceiro

Morada

Condições

Outro devedor – Outro credor

Condição de pagamento

Modo de pagamento

Vendedor

Moeda

Tipo de terceiro

de

de

Contactos

Número

vias

documento

Dados fiscais

Número de contribuinte

Tipo de mercado

Crédito/outros

Limite

Crédito

Exc. de avisos de vencimento

Dados bancários

Rubricas para ligação a

País

bancos

Efectua retenção

Valor a reter

Excepção da retenção

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Documentos de venda

A tabela

destinados a clientes e que são emitidos no editor VENDAS.

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

de

de

documentos

venda

permite

configurar

Documento

Tipo de documento

Ligação aos bancos

Data

Impressão

Internet

os

documentos

A configuração da ligação dos documentos de vendas e encomendas à

contabilidade, pode ser feita no Administrador.

Documentos de Stocks

A tabela de documentos de stock permite a configuração dos documentos que

servem de base à movimentação directa no módulo de stocks.

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Documento

Numerador

Tipo de preço

Impressão

Internet

Documentos de contas correntes

A tabela de contas correntes permite efectuar a configuração dos documentos

de contas correntes e dos títulos (letras, livranças e remessas de exportação).

Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

Documento

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Ligação aos bancos

Numerador

Sugerir Numerador

Sujeito a Retenção

Internet

Listagem e Relatórios

Este programa permite executar ainda algumas aplicações específicas que

servem de suporte a conclusões/reflexões de alguns estudos.

Entre algumas destas ferramentas pode encontrar-se a Estatística. Esta

permite a exploração de vendas, consultas em grelha com várias

funcionalidades sobre os dados que a grelha apresenta, nomeadamente

gráficos e emissão de mapas. Estes gráficos e mapas podem ser exportados

para programas como o Microsoft Excel.

Por outro lado, este programa permite explorar e consultar os movimentos de

conta bancária. Permitem saber os saldos médios e elaboração de gráficos

acerca destes.

Por outro lado permite analisar receitas e despesas, estas podem ser

analisadas mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Outra das funcionalidades é a elaboração de mapas fiscais, como são os

mapas periódicos do IVA.

Parâmetros do Exercício

Apos a criação de um novo exercício (a partir do exercício Standard fornecido

pela PRIMAVERA), deverá o responsável pelo FIRST Comercial verificar se os

parâmetros de exercício (propostos) são os mais adequados ás características

da empresa real.

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Os parâmetros do exercício, definíveis por empresa/ano, permitem decidir

sobre a forma de como o programa se comporta em determinadas opções.

Naturalmente, através da sua configuração, torna-se possível fazer conviver

num único sistema, empresas com características diferentes umas das outras.

Como parâmetros do exercício e campos a preencher temos:

Parâmetros Gerais (casas decimais nas quantidades, números de

linhas por documento, portes/outros serviços)

Parâmetros Vendas (documento gerado na transformação, local de

carga, local descarga, introdução de Código de Barras, trata códigos de

barras com pesos e valores, cliente indiferenciado, aviso de preço de

venda inferior ao P.C.M.)

Parâmetros Contas Correntes (clientes/fornecedor e outros terceiros,

numeração de avisos de vencimento)

Parâmetros Stocks (ignorar, avisar, bloquear)

Parâmetros Integração com Bancos (recebimentos, pagamentos)

Parâmetros Datas de Bancos (data de documento + data de

movimento, data de documento + data de valor)

Parâmetros de Bancos (depósito de cheques, depósito de numerário,

dias a visualizar nas grelhas, movimentos de diferença actualizam

saldos, contas por defeito, movimento de emissão de cheques, mostra

alertas no extracto)

Parâmetros de Internet (e-mail sugerido em vendas, e-mail sugerido

em contas corrente, e-mail sugerido em stocks)

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Conclusão

Apesar de este não ser um software de Gestão vocacionado especificamente

para a área do desporto, este poderá ser utilizado por empresas de bens e

produtos desportivos.

Ao navegar por este programa, verificámos a sua acessibilidade e simplicidade

de utilização.

Por outro lado, as várias funcionalidades que este possui como é a Estatística,

permitem que os utilizadores/gestores consigam ter uma melhor percepção da

situação real da empresa.

Porém este não é um software indicado para empresas de prestação de

serviços desportivos, uma vez, que este não permite criar instalações, gerir

recursos humanos e criar horários, todas estas funcionalidade podem ser

executadas por softwares como o SportStudio.

Assim este software está direccionado para pequenos negócios que requerem

uma gestão com sucesso.

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Bibliografia

Manual do utilizador do PRIMAVERA FIRST Comercial

Sites consultados

www.primaverabss.com

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