Você está na página 1de 3

Dez regras bsicas de etiqueta para voc ser melhor compreendido nos seus e-mails.

Quem no escreve bem perde o trem (Izidoro Blikstein )

Com o resultado de uma pesquisa dizendo que 70% ,acham que sabem utilizar o e-mail de forma correta e 30% no, mesmo assim todo o cuidado e pouco, na hora de se comunicar atravs dos e-mails. Desde que o e-mail se tornou a ferramenta padro de comunicao pessoal e profissional, as pessoas mudaram a forma de conversar umas com as outras. E agora, ao invs de usar o telefone, elas optam por seus computadores, notebooks e celulares para dispararem qualquer tipo de mensagem, sem se atentar para forma, tom ou etiqueta. Acontece que uma coisa voc falar, outra escrever. Muitas pessoas ao invs de falar pessoalmente determinados assuntos, preferem utilizar os e-mails, com medo ou receio de falar cara a cara, temendo algumas reaes contrria das pessoas Recentemente comentei sobre os : Os cinco erros mais comuns ao enviar um e-mail . Agora segue esse mostrando dez regras bsicas para voc ser bem compreendido e no ficar conhecido como o terrorista dos e-mails, segundo Cludio R.S.Pucci. 1.Uma coisa uma coisa, outra coisa outra coisa: por mais que algum insista em lhe dizer o contrrio ou que voc teime em achar bobagem, o e-mail profissional, aquele que a empresa disponibiliza para voc, no deve ser usado para mensagens pessoais. Alis, em 2008, a 1 Turma do Tribunal Regional do Trabalho do Distrito Federal deu ganho a uma companhia que havia demitido um funcionrio por justa causa pelo mau uso do e-mail corporativo. Portanto tenha seu e-mail pessoal, de preferncia webmail, e assim pode disparar, vontade, aquele filminho que recebeu, as fotos de uma gostosa em trajes mnimos (quando h traje) ou aquele PPT com anjos e mensagens edificantes. 2.Tudo o que voc escrever pode e ser usado contra voc mais tarde: na comunicao verbal, a mensagem transmitida no s pelas palavras, mas tambm pelo tom de voz e pela gesticulao. No e-mail isso no acontece, portanto mea suas palavras. Use tom profissional nos e-mails corporativos e evite piadinhas, ambivalncia, duplo sentido e principalmente sarcasmo. E no pense que nas mensagens pessoais, a regra tambm no vale. Algumas coisas podem ser muito mal interpretadas. 3.Venho por essas mal digitadas linhas: no tenha pressa em disparar o e-mail. Confira antes o que escreveu, veja se faz sentido, corrija erros gramaticais e veja se no comeu palavras. E no confie nica e exclusivamente no corretor automtico. Lembre-se que se esquecer o primeiro "d" em "pedido", por mais que esteja gramaticalmente correto, a coisa pode ficar bem feia. 4.No pratique o Spam: recebeu uma mensagem de algum perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem realmente interessa sua resposta e copie, se necessrio, apenas essas pessoas. Lembre-se que no existe coisa mais odiosa que ter sua caixa de mensagens lotada com respostas como um simples e solitrio "ok", mandada por algum inepto, a todos da lista. 5.O vazio existencial do assunto: este tambm um erro crasso cometido pelos apressados de planto, ou seja, manter o campo de assunto sem nada. Outro problema tambm so assuntos vagos como "Ol" ou "Planilha". Desperte o interesse por seu e-mail colocando em poucas palavras a que a mensagem se refere, como "Planilha de controle de gastos - 1 trimestre". Assim fica mais fcil de se achar depois e ser aberto mais rapidamente por aquele que est vido pela informao.

6.Escreva um e-mail e no um romance: as mensagens online foram feitas para serem curtas. Um relatrio de sete pginas no corpo do e-mail garantia que o leitor s chegar ao terceiro pargrafo e apertar "Apagar" ou a seta para prxima mensagem. Se for se estender, envie seu report anexado e explique na mensagem a que se refere, destacando os pontos principais. 7.Os nomes do jogo: no custa nada comear sua comunicao escrita com um "Prezado Fulano", "Caro Fulano", "Querido Fulano" e assim por diante. Um e-mail sem saudao e o nome do destinatrio acaba se tornando frio e impessoal demais. Mesmo quando for enviado a vrias pessoas, um "Prezados colegas" cai bem. Outro detalhe importantssimo, especialmente nas mensagens corporativas, ter uma assinatura no final com seu nome, cargo, telefone, website etc. Mostre quem voc . 8.Queime depois de ler: e-mail no foi feito para se disparar informaes sigilosas. , alis, uma das piores ferramentas para isso, j que no s est sujeito a ao de hackers, como tambm facilmente retransmitido por algum desavisado que no entende a importncia dos dados apresentados. Lembre-se das centenas de pessoas que mandam mensagens ntimas demais a seus amigos no Orkut com um aviso de "Apaga Isso" e acabam por viver uma grande vergonha quando se vem expostas na rede. Nos casos de confidencialidade, marque uma reunio, mande o arquivo por outros meios (pen drive, CD etc) ou utilize programas de criptografia. 9.Quando o carteiro chegou e o meu nome gritou: outro detalhe importante conferir se os destinatrios esto corretos antes de disparar. Como a maioria das ferramentas de e-mail permite o preenchimento automtico da sua lista de contatos, no raro voc querer mandar a mensagem para o "Joo Antunes" e ela acabar na caixa do "Joo Andrade". No caso de informaes mais sensveis, isso pode causar um problema absurdo depois. 10.Voc tem 5.629 mensagens: lembre-se que o e-mail hoje a mais importante ferramenta de comunicao da espcie humana. Portanto, cheque regularmente sua caixa para conferir as mensagens e tome muito cuidado com recursos como auto-arquivamento por remetente. Voc pode estar perdendo informaes valiosas, timos convites ou at mesmo alguma solicitao urgente de trabalho de seu chefe, que se no cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliao. Diante dessas preciosas dicas, vamos a luta realizando os nossos e-mails do dia-a-dia, com toda a gentileza e sabedoria, pois o que no queremos para ns , no devemos fazer para os outros.

Os cinco erros mais comuns ao enviar um e-mail


Por: Antnio Alves dos Santos Uma pesquisa confirmou que 58 % das pessoas tm dificuldade para escrever um e-mail para seus colegas de trabalho. Certa vez deu no The New Zealand Heral que a contadora Vicki Walker perdeu o emprego por mandar e-mails usando apenas letras maisculas. Na etiqueta da internet ESCREVER DESTA FORMA equivale a gritar. A empresa declarou que decidiu demitir a contadora porque seus e-mails repletos de palavra em letras maisculas, em negrito e com letras vermelhas, prejudicavam a harmonia no ambiente de trabalho.

Michelle Achkar comenta que: Formais demais e poucos objetivos. Ou muito informais, traduzindo a linguagem falada para a escrita. Esses so os principais problemas na redao dos e-mails trocados entre colegas de trabalho ou de empresas. Alm da objetividade, necessrio deixar bem claro dentro de que prazo se espera uma resposta. A informao da consultora Andrea Piscitelli, professora da Ps-Graduao da Faap (Fundao Armando lvares Penteado) e do MBA do varejo da FIA (Faculdade Interao Americana), que enumera os erros mais comuns. Confira quais so e como evit-los.

1- Pouca objetividade A finalidade do e-mail deve estar clara desde o assunto da mensagem. Pense o que deve ser dito, que detalhes so imprescindveis para o entendimento do pedido ou resposta e pronto. Se a mensagem precisar ser muito longa, talvez seja melhor uma conversa telefnica, que depois pode ser 'oficializada' por e-mail. Se o assunto for longo, evite pargrafos grandes e divida-os em tpicos de fcil leitura. 2- Excesso de informalidade na escrita A rapidez e agilidade inerentes comunicao por e-mail no justificam informalidade. O erro mais comum abreviar palavras, como se tornou usual nos programas de comunicao rpida como MSN, Skype. Para evitar, lembre-se: no importa que tipo de comunicao est sendo feita e, sim, quem ir receber a mensagem. Tambm necessrio acentuar as palavras e, agora, de acordo com as novas regras ortogrficas. 3- Escrever em letra maiscula ou negritada Denota falta de educao. Caso faa parte da formatao dos tpicos explicados no e-mail, tudo bem. Mas jamais responda um e-mail escrevendo com letra maiscula. Nem quando a conversa empaca. Se isso acontecer, passe a mo no telefone e explique o assunto. 4- No informar o prazo Alm da objetividade ao explicar o assunto, preciso deixar claro dentro de que prazo se espera uma resposta. Na comunicao via e-mail, espera-se que a resposta seja imediata, mas essa pode no ser a dinmica da outra empresa ou talvez sua demanda pode no ser entendida como urgente.

5- Responder com cpia para todos sem necessidade Nem sempre quando uma mensagem enviada a um grupo, necessrio acompanhar as respostas tambm em grupo. Principalmente, quando as respostas so apenas para confirmar o recebimento do e-mail, informar entendimento da mensagem, ou seja, o famoso 'ok'.

Com certeza existem outros tipos de erros ao escrever um e-mail.Esses so os mais importantes.

Você também pode gostar