PROCESSO DE COMPRAS E RECEBIMENTO

Conceito

O processo que envolve compras e recebimento inicia na criação do pedido de

compra, passando pelo recebimento, produção, controle de qualidade –
classificação, negociação, e termina na atualização do recebimento.
Como o processo da Netuno com seus fornecedores é muito informal tratando
muitas vezes com pessoas físicas (pescadores), e em que em muitas vezes não
sabem exatamente o produto que estão levando e nem a quantidade, temos
diversos específicos que tratam estas particularidades possibilitando o controle e
recebimento dos seus fornecedores.

Funcionamento

1. Processo de Montagem do Pedido de Compra.

Por definição, o pedido de compra deve ser o real que irá entrar no
recebimento independente do que tem na nota fiscal, ou, o mais próximo do
real, atualmente com alguns incentivos que a Netuno tem, diminuímos
bastante o número de recebimentos sem nota fiscal ou com notas
diferentes da realidade, todos os recebimentos de pessoa física atualmente
geram nota fiscal de entrada emitidas pelo faturamento da Netuno.

Quando o que esta na nota fiscal não representa o que esta sendo recebido
o pedido deverá ser com o real, e deverá ser informado o que esta na nota
fiscal através dos programas específicos, esta informação não é obrigatória,
os usuários podem fazer o pedido com base no real e quando for efetuado
o recebimento da nota fiscal fazer a digitação da OR manualmente.
Assim deve-se digitar uma NFE igual da NF recebida e com a diferencia
deve-se digitar uma OR.

1
Processo Informação do Pedido e Real da Nota Fiscal.

O pedido foi feito pelo real que será recebido e no programa abaixo o
usuário deverá informar o fornecedor da nota fiscal caso o fornecedor da
nota fiscal seja diferente do fornecedor que efetivamente esta entregando a
mercadoria e para quem será feito o pagamento, e, os itens da nota fiscal
caso o item recebido seja diferente do item da nota fiscal.

2
Este cadastro é utilizado exclusivamente para facilitar a digitação no
recebimento.

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Função Cadastro de Natureza de Operação

Para entendimento das customizações do recebimento é necessário conhecer o

conceito do cadastro de natureza de operação, ao se cadastrar uma natureza de
operação além das informações normais do produto temos que informar se a
natureza de operação é do tipo fiscal, gerencial ou ambas.

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Naturezas Fiscais – São notas fiscais que tem valor apenas fiscal sendo que não
devem alimentar o estoque nem contas a pagar, pois não representam o real do
que esta sendo recebido e nem do que será pago, estas naturezas alimentam
apenas os livros fiscais.

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Naturezas Gerenciais – São as chamadas ordens de recebimento, estas ordens
de recebimento alimentam estoque e contas a pagar, porém não tem efeitos
fiscais, portanto não alimentam os livros fiscais.

Ambas – São as notas fiscais que o material recebido é exatamente o material

que esta na nota fiscal, sendo assim elas tem efeito fiscal gerando os livros fiscais,
e alimentam também o contas a pagar e o estoque.

Ordens Vinculadas – Quando estamos fazendo o recebimento de uma

determinada nota fiscal de efeitos fiscais e que esta nota irá gerar uma ordem de
recebimento com base no pedido a “OR” é gerada como a natureza de operação
que esta na natureza vinculada[1].

Gera Negociação – Este flag é para indicar se a natureza de operação em

questão irá gerar as tabelas para negociação.

Recebimento sem pedido – Apenas as naturezas que tiverem este flag irão
permitir recebimento sem pedido, caso contrário todos os demais recebimentos
obrigatoriamente tem que ter um pedido.

Gera transferência entre depósitos – Existem na Netuno depósitos externos que

são tratados no sistema como um depósito interno, quando é efetuado um
recebimento de notas de transferência deste depósito o EMS não gera as
movimentações de estoque e efetuamos a transferência entre depósitos através
da CEAPI001.

Gera OR processo Maricultura – Somente é gerado o recebimento físico caso a

natureza de operação esteja marcada que atualiza estoque no recebimento e que
não esteja marcado o flag de gera “OR” processo Maricultura.
Assim, caso o flag esteja ativo não gerará a nota no recebimento físico.

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Atualiza Estoque Recebimento – Somente é gerado recebimento físico e
atualizado estoque caso o flag de atualiza estoque recebimento esteja marcado.

Função Recebimento

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O processo de recebimento é customizado para atender as necessidades da
Netuno, ao se dar entrada em uma nota fiscal a natureza de operação é quem vai
dizer se aquela nota fiscal ou “OR” irá gerar estoque, caso seja um recebimento
com natureza de operação fiscal o usuário deverá gerar a ordem de recebimento
“OR” que é o que irá alimentar o estoque.

A “OR” é gerada com base no pedido que é o que irá alimentar o estoque, neste
processo o usuário poderá simplesmente aceitar o que vem do pedido ou
modificar conforme o que realmente esta recebendo.

8
Após a geração da “OR” ou digitação da nota fiscal, se a natureza estiver com flag
para alimentar estoque ao passar pela trigger do docum-est são geradas as

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tabelas do recebimento físico, como a tabela do recebimento físico e do
recebimento fiscal utilizam a mesma tabela rat-lote para descrever o que irá gerar
estoque, a única diferença é que o registro do recebimento físico não tem a
natureza de operação e o recebimento fiscal tem esta informação, o que fazemos
é administrar esta informação, ou seja, caso a nota esteja sendo criada ela irá
gerar o registro do rat-lote sem a informação da natureza, e, após atualizada a
nota fiscal no recebimento físico gravamos a informação da natureza nesta tabela.

Função Aviso de Recebimento

O aviso de recebimento é um relatório que é tirado em duas situações, a primeira

situação é antes do recebimento físico, chamado de aviso de recebimento
provisório é o documento que o fornecedor leva para a pessoa responsável pela
contagem autorizando o recebimento, este relatório é impresso sem a informação
da quantidade recebida, a segunda situação chamado de aviso de recebimento
definitivo é o relatório do que foi realmente recebido após a contagem.

Função transferência entre depósitos

Caso a natureza de operação informada seja de transferência entre depósitos (flag

específico documentado nos campos do cadastro de natureza de operação), ao se
digitar o cabeçalho da nota fiscal o usuário deverá indicar o depósito de destino,
na geração do movimento de transferência entre depósitos será feita a
transferência entre o estabelecimento gravado no cadastro do fornecedor que
indica o depósito interno e externo do fornecedor, para o depósito que o usuário
indicar na digitação do recebimento.

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11
Função Geração de Lotes

Na digitação do item do recebimento o sistema automaticamente gera um número

de lote através de um sequence do banco de dados Netuno, e sugere uma data de
validade através da sugestão do número de dias cadastrado na tela de famílias de
materiais.

Função Recebimento Físico

O processo do recebimento físico é normal pelo EMS, sendo feita a contagem e

atualização normal, porém, após a atualização é alterado o registro da tabela rat-
lote conforme comentado acima, e, alterados os flag’s de situação do recebimento
fiscal para identificar que foi feita a atualização do físico.
É possível que a contagem sofra alterações após o processo de produção nos
casos em que a contagem do recebimento é feita por amostragem e é verificado
diferenças durante o processo de produção. (Consultar a documentação do
processo de produção).

Função Controle de Qualidade e Classificação dos produtos Recebidos

Após a atualização do estoque os materiais que passam pelo controle de

qualidade são classificados para que possam ser negociados, é importante
comentar que todos os produtos que são negociados obrigatoriamente devem
passar pelo controle de qualidade pois é no controle de qualidade que são criadas
as tabelas de classificação do produto que permitem as negociações, é importante
comentar também que somente podem ser negociadas as ordens de recebimento
“OR”, notas fiscais não podem ser negociadas, caso necessário alteração de
preço de notas fiscais é necessário que o fornecedor emita nota fiscal
complementar de preço.

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Permitem classificar os materiais recebidos e atualizar as tabelas que permitem a
negociação com os fornecedores.

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Função Negociação

A função negociação permite nos casos das “OR” serem negociados os preços
com os fornecedores antes da atualização do contas a pagar.

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Nesta tela o usuário tem uma visão completa do pedido, o item recebido, o que
aconteceu no recebimento, se houve diferença na contagem da produção, a
classificação do produto feita no controle de qualidade, e ainda o preço sugerido, o
usuário tem a opção ainda de colocar se deseja considerar ou não as diferenças
da produção na negociação, ou seja, se foi recebida uma quantidade maior que o

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fornecedor informou no recebimento o usuário poderá negociar o preço e pagar
sobre a quantidade informada pelo fornecedor e não a quantidade física
efetivamente recebida.

Os dois botões desta tela são para permitir a digitação do preço negociado, e o
segundo para atualização do preço negociado.

A atualização do preço negociado altera direto as tabelas do recebimento fiscal

antes da atualização para que as informações de preço atualizem corretamente o
contas a pagar com o que efetivamente será pago.

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Função Geração Nota Fiscal Pessoa Física

Para fornecedores pessoa física, antes da atualização da nota fiscal é obrigatória

a geração da nota fiscal, esta geração irá criar uma nota fiscal com o mesmo
número da nota digitada trocando apenas a natureza de operação, quando esta
nota fiscal for atualizada a natureza de operação da nota fiscal é flagada para
gerar nota fiscal no faturamento, isso faz com que as notas fiscais troquem a
numeração recebendo um seqüencial com base no relacionamento série x
estabelecimento do faturamento.

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 Possíveis problemas, causas e soluções

Considerações

O processo de compras e recebimento estão bastante estáveis, porém, ainda

temos dois problemas não solucionados até o momento que serão comentados
abaixo, os demais problemas que ainda podem acontecer são operacionais, já faz
algum tempo em que não temos problemas de programa envolvendo estas
rotinas.

1. Problema transferência entre estabelecimentos com notas de mesma

numeração.

Quando é feito o recebimento de notas de transferência entre

estabelecimentos o fornecedor é o estabelecimento que esta recebendo o
material, sendo assim, quando existem diversos estabelecimentos podem
acontecer de existirem notas fiscais de estabelecimentos diferentes com o
estabelecimento de destino o mesmo e que temos duas notas fiscais com a
mesma numeração, a Datasul aconselha que seja criada uma natureza de
operação diferente para cada estabelecimento de origem, porém, como
existe um específico que gera o recebimento físico e no recebimento físico
não existe natureza de operação então temos um problema cada vez que
isso acontece.

Solução: Teremos que customizar este processo para solucionar este

problema, mas ainda não foi definida como será esta customização.

2. Problema na troca da numeração das notas que geram notas no

faturamento. (Pessoa Física).

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 Quando o EMS troca o número da nota fiscal antes de gerar a nota no
faturamento, ele passa pela trigger de write da tabela docum-est, quando
passa pela trigger de write ele não sabe se aquela passagem é um novo
recebimento ou uma nota que esta sendo gerada porque trocou a
numeração, e portanto cria uma nota no recebimento físico que nunca será
atualizada, no fechamento do mês estas notas aparecem como pendentes.

Solução : Existe um programa no servidor de desenvolvimento de nome

altera-situacao-notas-recebimento-fisico-que-estao-com-outra-numeracao.p
que verifica a situação das notas e faz uma limpeza.

3. O documento não esta disponível para negociação.

Solução:

a) Verificar se a série do documento é “OR”, notas fiscais não podem ser

negociadas e terem o valor diferente do documento;
b) Verificar se o recebimento foi feito enviando os materiais para o controle de
qualidade pois sabemos que é o controle de qualidade responsável pela
classificação e somente é negociado após a classificação, se não foi para o
controle de qualidade a única solução é fazer a alteração nos itens do
documento colocando o preço negociado manualmente.
c) Se foi para o controle de qualidade então ele não foi classificado ou se
classificado não foi atualizado.

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4. Fluxo Geral.

Manutenção de
Pedidos (padrão)
Compras

Aprovação de
Documentos
(padrão)
Compras

Manutenção de
Documentos
(custom)
Receb

Existe S S Usa pedido do Atualiza AP, CE,

Pedid
Nota? o=Not EMS OF
a?
N

Usa pedido de Atualiza nota OF

Digita OR referencia

Gera OR com Atualiza CE e AP

Atualiza OR
pedido de refer.

Gera NF
É PF? Faturamento

20
 1

Impressão aviso Recebimento sem

Recebimento quaantidades
(custom) Rec
Recebimento

Recebimento
Físico(custom)
Rec

Qtde
<> ?

É Resolve com
OR ? fornecedor

Altera nota
fiscal,

Impressão aviso Recebimento

Recebimento com quaantidades
(custom) Rec
Recebimento Físico

2 2

Situação Roteiro
(padrão)

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 Resultados
Examenes
(custom)
QUALIDADE
Manutenção
Documentos

Consulta
Negociação

Gera duplicatas

PF? S Gera NF para

Faturamento

N
Atualização
COMPRAS

FUNCIONARIOS.

Vanise (Compras).
Claudio (Compras).
Enrique (Compras).

Karen (Recebimento).

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