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Nous vous proposons à travers ce tutorial, de vous guider dans la modélisation d’un
processus métier. Le Module de Win’Design utilisé est le Module BUSINESS PROCESS.
Fermer cette fenêtre, en cochant éventuellement la case en bas de la boîte pour ne plus
afficher l’assistant à chaque lancement.
La partie gauche de la fenêtre affiche un arbre hiérarchique qui présente l’ensemble des
modèles contenus dans l’espace de travail.
Dans ce cas, il s’agit de l’espace de travail « Accueil Win’Design », qui contient des
exemples illustrés que vous pourrez parcourir pour voir l’ensemble des modélisations
gérées par Win’Design. Les exemples traités sont le cas « Société X » et le cas
« Risquetout ».
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Vous allez donc d’abord créer votre propre espace de travail de test.
Pour cela, utiliser le menu contextuel de l’espace de travail, et cliquer sur « Nouveau »
(ou utiliser le menu « Fichier – Espace de travail – Nouveau … »).
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1.2 Ouverture d’un nouveau diagramme
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La boite de choix du module de Win’Design s’affiche :
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Déplier le nœud « BPM » et choisir « Processus métier niveau n »
On va, dans un 1er temps, se situer à un niveau détaillé du processus
La référence du modèle (MGA1 par défaut) ainsi qu’un nœud du 1er diagramme (ou sous
modèle) s’affichent également dans l’espace de travail.
Nota : MGA désigne tous les types de modèle du module Business Process (Modèle
Général d’Activité).
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1.3 Enregistrement
l’icône pour enregistrer le modèle courant, ou pour enregistrer tous les modèles
ouverts et l’espace de travail courant.
Le processus que nous allons illustrer est celui de la prise en charge de l’arrivée d’une
commande provenant d’un client .
Pour simplifier, l’organisation du travail (qui fait quoi ?) n’est pas pris en compte (Cette
partie est illustrée au paragraphe 4.3 : Organisation)
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2) Création de la commande :
• Dans le cas où l’encours de commande est trop élevé, on crée une
« pré-commande » (on signalera au client que sa commande est
refusée).
• Dans les autres cas (en cours acceptable ou nouveau client)
- on enregistre la commande avec ses informations de base
(client, adresse de livraison, mode de règlement, date de
livraison souhaitée, …).
- pour chaque article commandé, on vérifie sa disponibilité.
Dans le cas où un des articles n’est pas disponible (pas de
livraison partielle), la commande est mise en attente (un autre
processus gère la gestion des commandes en attente, en liaison
avec la gestion des stocks).
3 Modélisation simplifiée
Le curseur de la souris indique la fonction courante ; ici le curseur indique que l’on peut
dessiner un autre acteur. Pour continuer notre exemple nous allons désactiver la fonction
courante, soit en faisant un clic droit sur la souris (curseur dans un espace vide), soit en
cliquant dans la barre d’outil sur .
Par défaut tous les objets ont un nom (ici Acteur_1). Pour changer le nom de l’acteur,
double cliquer sur le symbole de l’acteur. La boite de dialogue (dite pop up) s’affiche :
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Saisir dans le champ « Nom » : Client (valider la saisie par la touche « Entrée » ou en
sortant de la boite par , ou en cliquant n’importe où dans la fenêtre de dessin)
Pour obtenir une aide complémentaire sur l’utilisation de cette boite de dialogue (ainsi
que toutes les autres par la suite), cliquer sur
.
Nota : On remarque que le type d’acteur sélectionné par défaut est « Externe »,
coïncidant avec notre souhait de modélisation.
La fonction , lien libre, qui permet de relier tous objets sans contrôle.
Choisir la fonction dans la barre d’outil. Cliquer sur le symbole de l’acteur , puis
cliquer de nouveau sur le symbole du message (attention, l’ordre indique le sens du
flux).
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Indiquer le début du processus :
• S’il s’agit d’un nouveau client, on le crée avec les données présentes
sur la commande (si les informations sont insuffisantes on arrête le
processus)
• Si le client existe déjà, on va vérifier que le montant total de ses
commandes en cours ne dépasse pas un plafond autorisé.
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Utiliser l’onglet « Expression » pour saisir l’expression d’évaluation à afficher
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Elle est destinée à traiter le cas des conditions et alternatives différemment. Pour
l’instant nous allons l’ignorer.
Dessiner et nommer la tâche « Création client » avec le même mode opératoire que
pour la tâche précédente.
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Relier la décision et la tâche « Création client » pour exprimer la condition de
branchement vers la tâche. Pour tracer un lien coudé comme sur l’illustration, cliquer un
point intermédiaire sur le schéma avant de cliquer sur la tâche « Création client ».
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Si la création du client n’est pas possible, le processus est arrêté
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Le symbole de la fin s’affiche alors comme suit :
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Tracer un lien de condition entre le branchement « Création OK ? » et la tâche
« Création commande » avec comme valeur de condition « oui » , indiquant que la
« Création client » s’est bien passée.
Nota : On peut afficher les noms des objets sur plusieurs lignes pour faire varier la taille
des symboles :
Choisir le nombre de ligne d’affichage du nom dans la liste déroulante comme ci dessus,
et valider par OK. On obtient l’affichage suivant :
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Tracer un lien de condition entre le branchement « client connu ? » et la tâche
« Vérification Encours commande » avec comme valeur de condition « oui », indiquant
que le client existe déjà et à été identifié.
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Si le plafond autorisé n’est pas dépassé on crée la « commande ».
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3.3 Etape de création de la commande
Dans la mesure où ces 2 chemins sont mutuellement exclusif , il n’est pas nécessaire
d’exprimer « une synchronisation » pour le déclenchement de la tâche.
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Puis la relier avec la tâche « Création commande » :
Ici nous exprimons un enchaînement inconditionnel entre deux tâches. Lors du
tracé du lien, une boite de dialogue s’affiche pour permettre de choisir le contexte du
tracé :
Cette tâche doit être faite pour chacun des articles composant la commande.
On va donc exprimer la répétitivité (il existe d’autres façons de faire) par une « boucle »
partant et arrivant sur la même tâche.
La boite des conditions s’affiche. Nous allons l’utiliser pour illustrer une autre manière
d’exprimer un branchement conditionnel :
Dans le cas présent, on veut modéliser le fait que la tâche va être réalisée
plusieurs fois, tant qu’il reste un article à vérifier dans la commande. On va donc spécifier
la condition « article suivant » qui sera la condition de déclenchement de la boucle.
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Créer la condition puis valider par la touche OK. Le tracé du lien s’affiche .
Si lors du tracé la condition n’a pas été définie, on peut le faire à posteriori, par la boite
de définition du lien (double clic sur le lien).
On peut soit choisir la liste déroulante une condition existante, soit accéder à la définition
des conditions à partir du bouton « Définir… » permettant de créer une condition comme
ci dessus.
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Puis après validation, dans la boite du lien, sélectionner la nouvelle condition pour
l’associer au lien.
Un autre mode opératoire existe pour créer des conditions sans tracer de liens :
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Décrivons maintenant la suite du processus :
• Si tous les articles sont disponibles, on valide la commande
• Si un des articles manque on met la commande en attente
Tracer le lien entre la tâche (cliquer vers le haut gauche) et la décision, puis
sélectionner dans la boite des conditions la condition « fin ou article indisponible »
exprimant que la sortie de la tâche s’effectue après vérification de tous les articles.
Si l’affectation n’a pu se faire pas ce mode opératoire, passer par la boite de définition
du lien en utilisant la liste déroulante « condition d’émission »
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Nota : Dans la boite de définition de la tâche, l’onglet « Références croisées » permet de
voir, vues du dictionnaire, les entrées et sorties de la tâche.
Dans ce formalisme (BPMN) les conditions de sorties exprimées dans la tâche sans
utiliser de branchement conditionnel (décision) ne sont pas représentées graphiquement,
contrairement au formalisme de type Merise qui positionne les conditions « en râteau »
au pied de la tâche :
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Le processus se poursuit avec la validation de la commande, ou sa mise en attente
suivant la condition de disponibilité :
Pour traiter cette dernière partie du processus, il faut prendre un peu parti dans le mode
d’organisation. On peut par exemple décider que le traitement du retour se fait dans le
processus en fonction des cas du traitement de la commande :
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L’acteur « Client » existe déjà dans le graphique. Pour un motif d’esthétique graphique
(éviter de tirer un lien remontant en tête du schéma), on va créer un «duplicata » de
l’acteur existant et le positionner à proximité de la tâche « valider la commande ».
Pour créer un duplicata, sélectionner l’acteur « Client » et appeler son menu contextuel
(clic droit), choisir la fonction « Duplicata » :
Cette fonction est présente pour tous les autres types d’objet. Elle permet de représenter
plusieurs fois le même objet dans le même graphique. Chacune de ses représentations
peut avoir un style différent, mais la définition de l’objet est la même.
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Une icône représentative du support s’affiche à côté du message.
Nota : par défaut l’icône peut se déplacer sans déplacer l’objet auquel elle est rattachée.
Pour la « fixer », utiliser le menu contextuel de l’icône et décocher « icône flottante »
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Poursuivre la modélisation des retours de la commande, avec les autres cas de retour de
la commande :
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4 Modélisation complémentaire
Dans l’exemple que nous venons de traiter, le niveau de détail choisi est celui de la
description de tâche que l’on peut qualifier d’intermédiaire.
Voyons maintenant comment introduire un degré de détail supplémentaire.
Dans cette tâche, on réalise plusieurs actions que l’on pourrait détailler :
- mettre en attente la commande (on peut imaginer qu’il s ‘agit d’une saisie
complémentaire par rapport à celle de la commande),
- téléphoner au client pour lui signaler la mise en attente de sa commande,
- créer une demande d’achat pour les produit en rupture de stock,
- transmettre la demande d’achat au Service Achats.
En fait pour détailler une tâche on peut être amené à décrire un véritable sous
modèle, avec ses propres tâches et enchaînements.
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La boite de dialogue s’affiche :
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Chacune des lignes du texte de détail est devenue une tâche.
Le contexte d’entrée et de sortie de l’opération décomposée est également
pré positionné.
Un cartouche a été créé automatiquement , avec pour titre le nom de la tâche amont, la
flèche permet en cliquant (double clic) dessus de « remonter » à la tâche d’origine.
Nous allons maintenant représenter les enchaînements entre les tâches détaillées :
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Puis utiliser la tâche proposée de mise en attente qui s’enchaîne avec l’appel au client
pour le prévenir :
Dans le diagramme « amont » nous avons déjà représenté l’appel au client par le
message « information sur commande en attente ».
Ce message nous a été proposé lors de la décomposition.
Nous allons le réutiliser en le déplaçant, ainsi que l’acteur « client », à côté de la tâche :
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4.2 Recomposition
On vient de voir que l’on peut détailler une activité modélisée (pas de limite de
profondeur) dans un nouveau diagramme.
Nous allons voir maintenant la possibilité de procéder dans l’autre sens, à savoir
représenter un regroupements d’activités, dont la décomposition est définie par un
diagramme existant.
Il faut au préalable créer un nouveau diagramme dans lequel nous allons représenter des
« sous processus » de gestion des commandes :
Dans la boite de choix des types de modèles, choisir dans le groupe « BPM » le type de
diagramme « Processus métier niveau 1 » dont le paramétrage permet de décrire des
« sous processus ».
Nous allons créer les « sous processus » évoqués dans notre exemple :
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- la prise en charge de la commande dont nous avons modélisé le détail,
- l’annulation de commande,
- la gestion des commandes en attente, qui gère les commandes dont les
articles n’étaient pas disponibles.
On peut également faire figurer les principales entrées/sorties de chacun des sous
processus et orienter le diagramme comme un diagramme de contexte (seul le sous
processus « Prise en charge commande » est décrit complètement dans l’exemple
suivant).
Nota : les messages et l’acteur « Client » ont été réutilisés et copiés dans ce diagramme
à partir du dictionnaire, comme suit :
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- faire un « glisser-déposer » de l’acteur « Client » dans la fenêtre du
diagramme et relâcher le bouton de la souris à l’endroit voulu : l’acteur se
dessine
- procéder de la même manière avec le « Message » « Commande » :
Tout objet collé dans un diagramme provoque ce comportement de tracé de lien. Dans
certains cas le collage entraîne le collage d’autres objets indissociables du contexte de
l’objet collé.
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Par rapport au cas précédent de décomposition, il s’agit maintenant d’associer un
diagramme existant. Pour cela il faut :
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Le diagramme de détail s’affiche avec un cartouche complémentaire comportant le nom
du diagramme et le dispositif (flèche) permettant de « remonter » au sous processus :
Dans la mesure où le lien de décomposition a été fait à posteriori, il faut vérifier dans le
niveau de détail que toutes les tâches représentées font bien partie de la décomposition
(on peut représenter dans un diagramme des tâches provenant d’autres processus) :
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Nota : le terme « Activité » est un terme générique couvrant tous types d’action ou de
traitement (processus, tâche, procédure, fonction, …). Le type d’ activité est précisé à
côté du nom : « Prise en charge commande : Sub Process ».
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Pour se donner une idée de la hiérarchie de navigation dans ces diagrammes, on peut
utiliser un outil de visualisation :
- Cliquer dans la barre des « sous modèles » (en bas de l’écran) l’outil
la fenêtre suivante s’affiche
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Cet outil permet aussi, par double clic sur un élément, d’afficher le diagramme dans
lequel se trouve cet élément
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4.3 Organisation
Scénario :
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On va supposer que la 1ère tâche « mise en attente » est faite par le « Secrétariat
commercial » et que les tâches suivantes sont réalisée par le « Commercial »
Pour « organiser » le diagramme existant, nous allons simplement déplacer les éléments
dans les colonnes concernées
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- créer un autre poste de travail nommé « Commercial » et déplacer le reste
du schéma à l’intérieur du poste
Nota : on remarquera que le nouveau poste vient se positionner
automatiquement accolé à droite du précédent
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Nota : Le positionnement des tâches dans un poste provoque automatiquement
l’agrandissement de la colonne (en largeur et hauteur).
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Nota : lorsque l’aspect de l’organisation est pris en compte dès le début de la
modélisation, les postes sont dessinés d’abord, puis les objets sont représentés
directement dans le poste concerné.
Degré d’automatisation
Il s’agit de la manière dont le travail est exécuté par les ressources techniques et
humaines affectées, en particulier l’aspect automatisation.
On retient 3 types d’automatisation :
- Automatique : représente un tâche 100% informatisée (sans l’aide de
ressource humaine)
- Manuel : représente un tâche 100% humaine (sans l’aide de ressource
technique)
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- Conversationnel ou interactive : tâche mixant les 2 types de ressources,
typiquement, une saisie d’information à partir d’un écran d’ordinateur.
Délai de réponse :
Il s’agit du délai mis, par le responsable du travail pour déclencher un travail,
alors que toutes les conditions pour le faire sont réunies :
- synchronisation des événements de déclenchement,
- ressources disponibles.
La qualification du délai de réponse est :
- Immédiat : dès que les conditions sont réunies le travail est déclenché
- Différé : le travail est différé dans le temps ; la seule condition à remplir
est en général l’attente d’un moment (par exemple, tous les jours à 14h) ,
choisi comme favorable pour l’organisation du travail.
Mode de fonctionnement
Il s’agit de préciser la nature de l’organisation du travail :
- Unitaire : le travail s’effectue unitairement (par exemple, une commande à
la fois ) ; une fois terminé, les ressources sont de nouveau disponibles
pour une autre instance ou un autre travail
- par Lot : préalablement au déclenchement du travail, on cumule plusieurs
instances à traiter (par exemple plusieurs commandes) ou lot ; la tâche
sera exécutée tant que le lot ne sera pas épuisé.
On suppose que :
- La secrétaire commerciale qui traite l’arrivée des commandes, saisit
chaque commande (dès leur arrivée) et, pour celles dont un article est en
rupture de stock, indique par une information que la commande est en
attente, puis la commande est enregistrée .
- En début d’après midi, le Commercial consulte la liste des commandes
mises en attente et consacre son temps à l’appel de tous les clients dont
une commande est en attente
- A l’issue de chaque conversation, il enregistre sur la commande
l’acceptation ou le refus du délai.
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- Le commercial, suivant les résultats des ses appels, et pas avant la fin de
journée, décide de déclencher la fonction automatique de création et de
transmission des demandes d’achats basée sur les commandes « en
attente » et « acceptée ».
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De la même manière, il faut modifier les enchaînements des tâches affectées au
Commercial pour tenir compte des modes d’organisation différents :
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- Créer ensuite 2 évènements intermédiaires comme précédemment :
un timer « fin de journée »
un événement « décision commercial »
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Synchronisation
Ces 2 événements doivent être synchronisés. En effet il faut que les deux soient réunis
pour déclencher la tâche.
- Merise :
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- UML :
On obtient en final :
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4.4 Gestion des Etats
4.4.1 Définition
Ces états expriment la situation de l'objet par rapport à son évolution dans le temps, à
travers les traitements qu’il subit.
Exemple : la " Commande " est gérée de manière différente au cours des différentes
étapes de sa vie, comme : l'arrivée de la commande, la livraison, la facturation, le
règlement, l'archivage.
Ces différentes étapes se traduiront par une information, en général mémorisée, reflétant
l'état de la commande (commande arrivée, livrée, facturée, réglée, archivée).
• Soit dans un modèle spécifique explicitant les modes de passage d'un état à un
autre. Ces types de modèles se dénomment " Diagramme d'état " ou " Cycle de
vie d'un objet " et contiennent tous les états d'un même objet.
• Soit dans les autres modèles de traitement, conceptuel, organisationnel ou
logique.
• Soit un résultat, produit sous condition par un traitement. Ce résultat permet à l'objet
ou au système d'atteindre un autre état.
En réalité, le diagramme d'état rassemble toutes les transitions effectuées sur l'objet,
transitions que l'on devrait retrouver dans tous les modèles de traitements utilisant
l'objet.
La différence entre l'approche par le diagramme d'état et l’approche par les procédures,
réside essentiellement dans l'angle de vue de construction des modèles ; la première
étant vue d'un objet, la seconde étant vue par rapport à la fonction ou à l'organisation.
Le formalisme et les outils de conception restent les mêmes.
4.4.2 Illustration
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Nous avons déjà identifié quatre situations finales du processus :
- la commande est rejetée (règle du plafond autorisé)
- la commande n’est pas prise en compte (création client impossible)
- la commande est validée
- la commande est en attente (article indisponible)
Il y a aussi des situations initiales ou intermédiaires :
- la commande est arrivée
- la commande est enregistrée
Pour mettre en oeuvre un état, on va se situer dans un le 1er diagramme que nous avons
élaboré : le détail de la prise en charge d’une commande.
Sélectionner l’outil dans la barre d’outil des symboles et cliquer dans la fenêtre du
diagramme.
Une boite de dialogue spécifique à l’état s’affiche.
Nota : On peut également définir la notion d’état dans le Module DATA BASE, à partir
des entités , des relations ou des tables. Dans ce cas, la liste des états existant est
proposée.
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Valider par la touche OK
Nota : On peut modifier les options d’affichage pour réduire la place prise par le dessin
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Cet état sera probablement à son tour à l’origine du déclenchement d’un autre processus
gérant les commandes rejetées, jusqu’à leur annulation ou leur validation ultérieure.
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4.4.3 Illustration dans l’organisation
Le diagramme est alors enrichi par l’introduction des états comme suit.
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4.5 Contraintes et règles de gestion
Une partie de ces choix de gestion se matérialise par des séquences différenciées
du processus. Nous avons représenté jusqu’à présent les branchements
conditionnels permettant de traiter chaque conséquence ou situation relative à ces
choix. Ces branchements ne sont que l’expression finale des résultats de condition
ou règle évaluée.
C’est cette dernière que nous allons utiliser pour décrire la règle d’évaluation de
« l’encours » dans le diagramme « détail Prise en charge commande ».
Sélectionner l’outil dans la barre d’outil des symboles et cliquer dans la fenêtre du
diagramme à proximité de la tâche « Vérification Encours commande »
Nommer et décrire la contrainte comme ci dessous (le texte descriptif est libre et peut
être structuré ou non. Pour une gestion du contenu formel de la règle il faudrait utiliser la
création de la règle avec le module DATABASE).
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Après la validation on obtient :
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On remarquera qu’au passage de la souris la bulle d’aide affiche le contenu de la
contrainte.
Relier la règle avec la tâche, indiquant ainsi que la tâche déclenche l’exécution de la
règle :
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Le diagramme complet devient :
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