CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN

La administracin consiste en el proceso de realizar actividades con personas y por medio de ellas de manera eficaz y eficiente. De esta definicin podemos extraer algunos rasgos importantes: 1. La administracin es un proceso. Es un conjunto de fases o actividades relacionadas entre s secuencialmente. 2. Los gerentes realizan las funciones Generales Administrativas: Planificacin, Organizacin, Integracin, Direccin, Control. 3. En la administracin se persigue el objetivo de que las personas que trabajan en la organizacin realicen una serie de tareas, identificadas por la actividad concreta de la organizacin.los encargados de la administracin de la empresa deben ms hacer que otros trabajen, que realizar ese tipo de trabajo ellos mismos. Esto permite la distincin entre directivos y operativos en la organizacin. El trabajo del directivo turstico es hacer en que diez personas trabajen, no hacer l el trabajo de diez. 4. La administracin es una tarea de todos los gerentes en todos los niveles organizacionales. 5. Los Gerentes tienen la responsabilidad de tomar decisiones que permitan a los individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos del grupo. 6. As mismo, los directivos son los encargados de definir los objetivos y metas de la organizacin, que lgicamente suele ser el lograr una utilidad o supervit. Otras metas pueden ser el crecimiento de activos y capital accionario, aumento del rendimiento promedio, etc. 7. La administracin busca la eficacia. La eficacia se define como el grado de xito al conseguir los objetivos. 8. La administracin busca realizar las tareas con eficiencia. La eficiencia es la relacin entre los resultados y el consumo de recursos necesarios para alcanzarlos. Podemos obtener eficiencia si obtenemos los mismos resultados con menos recursos o si con los mismos recursos obtenemos mayores resultados. La reduccin de costos es una forma tpica de incrementar la eficiencia. La Eficiencia Genera el Superavit.

PROCESO ADMINISTRATIVO. La herramienta ms importante del administrador es el Proceso Administrativo, herramienta creada por Fayol y adaptada por autores posteriores. El defini que la administracin estaba compuesta por varias etapas: El proceso administrativo es continuo. Es un ciclo que continua desarrollndose una y otra vez.

Control

Planificacin (Previsin)

Direccin (Coordinacin e Integracin) Organizacin

Actualmente se consideran estos procesos como las funciones administrativas del Adminstrador. En primer lugar, una empresa turstica busca alcanzar una serie de metas, por tanto, lo primero que tienen que hacer el directiva de la organizacin es establecer los objetivos de la misma y las formas de alcanzarlos; a esto se llama planificacin. Empieza con una previsin (ver antes). Se debe investigar y observar antes de actuar. El gerente de una empresa tiene que proyectar su actuacin al imaginar el futuro de la empresa para anticiparse a situaciones probables; as deber afinar sus procesos productivos, presupuestos y perspectivas de crecimiento de la empresa. En la empresa turstica hay que establecer su misin, es decir, definiendo que hace la empresa, en que negocios quiere estar y est presente. Incluye tambin el establecimiento de objetivos. Estos se determinan a tres niveles temporales, corto, medio y largo plazo. Deben ser concretos, claros y en la medida de lo posible, cuantificables. La planificacin incluye tambin el conjunto de acciones y actividades necesarias para alcanzar los objetivos y previsiones sobre los medios necesarios para llevarlas a cabo. Todas estas cuestiones se van a concretar en planes, en programas y en presupuestos. El trabajo del directivo no es ejecutar directamente las tareas para conseguir los objetivos, por lo que tiene que plantearse que otras personas tienen que realizar cada una un grupo de tareas especializadas y que tienen que coordinar su trabajo; esto se realiza en la segunda fase que se denomina organizacin. La organizacin como funcin directiva consiste en determinar funciones y tareas, establecer unidades y departamentos y la forma que se van a comunicar. Esta coordinacin se hace mediante el establecimiento de una serie de relaciones permanentes entre los miembros de la empresa, conformndose el armazn o la estructura de la organizacin. Esta estructura organizativa se basa en la agrupacin de los puestos en unidades y departamentos y en una estructura jerarquizada de la autoridad y reparto de tareas. Adems, se encarga de establecer medios alternativos de comunicacin fuera de los departamentos y las estructuras jerrquicas y establece el grado de centralizacin o descentralizacin con el que tienen que ser tomadas las decisiones.

Una vez establecidas las relaciones jerrquicas y funcionales entre los miembros de la empresa mediante la fase de organizacin, hay que buscar a las mejores personas para ocupar los puestos, hay que formarlas, integrarlas, motivarlas, remunerarlas, hay que liderarlas y hay que hacer que existan flujos de comunicacin entre ellas. De ellos se ocupa la fase de direccin. La funcin de direccin consiste en hacer que todos los empleados de la empresa, (incluyendo los directivos) dirijan sus esfuerzos a la consecucin de los fines organizativos. La funcin parte de la bsqueda de las personas que van a ocupar los puestos y funciones diseados en la funcin de organizacin. Incluye los procesos de integracin del personal, es decir, el reclutamiento de los candidatos, la seleccin e incorporacin a la empresa, para conformar el cuerpo social.. Se busca sobre todo la motivacin del personal, por ello es tan importante establecer el sistema de liderazgo ms adecuado y contar con un sistema de recompensas en trminos de promocin jerrquica y de remuneraciones. Fayol lo explicaba como hacer funcionar el cuerpo social de la empresa. Es responsabilidad de los gerentes o jefes de las ras de trabajo obtener lo mejor del personal en su rea. Adems incluye la Coordinacin, que es generar la armona entre todos los elementos humanos y materiales para el funcionamiento y xito de la empresa. Una vez que la empresa turstica ha entrado en funcionamiento, se van a obtener ciertos resultados y los directivos querrn saber si con ellos e han conseguido los objetivos previstos. Si no es as deberan producirse ajustes y cambiar los objetivos o las acciones para alcanzarlos en el siguiente perodo de planificacin. Esta es la funcin de la fase de control. El control se encarga de que todo se haga segn lo previsto, de forma que cada vez se aproximen ms lo objetivos de la organizacin. El control se realiza mediante la comparacin de los resultados reales con los resultados esperados que se recogan en los distintos objetivos. Si no se produce un ajuste entre lo deseado y lo realizado, los directivos tienen que emprender acciones correctoras para disminuir en lo posible la desviacin. Por tanto control y planificacin estn estrechamente unidos. Si no se marcan objetivos, no existe referencia para el control, y la medicin de los resultados que hace la funcin de control permite establecer unos objetivos ms realistas en el siguiente perodo. Fayol lo defini como: La comprobacin de lo que ocurre contra el programa de accin o sea, comparar la realidad con lo que se estableci en el plan. Fayol resalt la importancia de que la empresa tenga mecanismos y personas especializadas en verificar la calidad, la cantidad y los precios de los productos que hace o comercializa la empresa, inspeccionando los inventarios. Seal la importancia de hacer verificaciones o inspecciones al personal y sus trabajos, lo que hoy se conoce como auditoras administrativas. FUNCIONES CONTNUAS DEL DIRECTIVO. Las funciones secuenciales que se acaban de revisar no se realizan constantemente por los directivos, sino en momentos determinados. Es decir, no se planifica todos los das, slo al principio de un perodo; el control, en cambio, ser realiza al final del mismo; el diseo y rediseo de la estructura organizativo debe ser algo totalmente excepcional y slo un parte de las tareas de la funcin de direccin, como la motivacin y el liderazgo, tienen mayor cabida en el trabajo diario. Pero los directivos no se quedan parados durante el resto del tiempo, sino que realizan las llamadas funciones continuas, las cuales son permanentes. Estas funciones son: Anlisis de problemas. Los directivos deben detectar los problemas, analizarlos y establecer sus causas. Todo ello servir para valorar los distintos problemas, para comparar su importancia y establecer una prioridad en su resolucin. Tambin va a servir el anlisis y la valoracin para clasificarlos en distintos tipos, de manera que se enven para ser resueltos a distintas partes de la organizacin. Toma de decisiones. Los directivos estn tomando decisiones permanentemente. Cuando les surge un problema u oportunidad del entorno y tienen que hacer algo, despliegan las distintas alternativas que pueden elegir, valoran esas alternativas, muchas veces bajo ms de un criterio cada uno con distinta ponderacin y elijen la mejor, que despus deben implantar.