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Como dar os primeiros passos se você estiver

utilizando um banco de dados pela primeira


vez
1 Bancos de dados: o que são e como funcionam

2 Tabelas: o que são e como funcionam

3 Tabelas: Criar uma tabela a partir do zero no modo estrutura

4 Tabelas: Maneiras de personalizar uma tabela

5 Tabelas: Adicionar um campo à uma tabela no modo estrutura

6 Tabelas: Alterar o nome de um campo no modo Estrutura

7 Tabelas: Tipos de dados de campo disponíveis no Microsoft Access

8 Tabelas: Alterar o tamanho do campo para campos Texto e Número

9 Tabelas: Alterar o número de casas decimais

10 Tabelas: Definir o formato de exibição de dados para um campo no modo


estrutura da tabela

11 Tabelas: Definir uma máscara de entrada para um campo em uma tabela

12 Tabelas: Exemplo da Propriedade Máscara De Entrada — máscaras de


entrada úteis

13 Tabelas: Especificar um nome de exibição diferente para um campo


(coluna) no modo folha de dados

14 Tabelas: Definir um valor padrão no modo estrutura da tabela

15 Tabelas: Exemplos de valores padrão em campos

16 Tabelas: Definir regras de validação para controlar quais valores podem


ser inseridos em um campo

17 Tabelas: Exemplos de regras de validação de campo em tabelas e


controles de formulários

18 Tabelas: Exigir que sejam inseridos dados em um campo

1
19 Tabelas: Propriedades que controlam a maneira como são manipulados
os campos vazios

20 Tabelas: A diferença entre valores Nulos e seqüências de comprimento


zero

21 Tabelas: Caixas de combinação: o que são e como funcionam

22 Como criar uma caixa de combinação

23 Consultas: o que são e como funcionam

24 Consultas: Criar uma consulta seleção

25 Consultas: Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta

26 Consultas: Adicionar campos à grade de estrutura em uma consulta

27 Consultas: Selecionar campos a serem adicionados à grade de estrutura


em uma consulta ou filtro avançado

28 Consultas: Como usar critérios em consultas para recuperar


determinados registros

29 O que é uma expressão?

30 Consultas: Exemplos de expressões que utilizam valores de texto como


critério

31 Consultas: Exemplos de expressões que calculam ou manipulam dados e,


em seguida, utilizam o resultado como critério

32 Consultas: Exemplos de expressões que utilizam o resultado de


subconsultas como critério

33 Consultas: Criar um campo que efetue cálculos personalizados ou


manipule valores de campo em uma consulta

34 Criar uma expressão utilizando o Construtor de expressões

35 Criar uma expressão sem utilizar o Construtor de expressões

36 Exemplos de expressões para números de página

37 Exemplos de como efetuar operações aritméticas em formulários,


relatórios e páginas de acesso a dados

2
38 Função Nz

39 Exemplos de referência a valores em formulários e relatórios

40 Exemplos de manipulação e cálculo de datas em formulários, relatórios e


páginas de acesso a dados

41 Criar uma nova tabela a partir dos resultados de uma consulta com uma
consulta criar tabela

42 Excluir registros de uma tabela

43 Acrescentar registros de uma tabela a outra tabela utilizando uma


consulta acréscimo

44 Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualização

45 Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualização

46 Imprimir os critérios para um relatório no cabeçalho do relatório

47 Criar uma consulta Auto Pesquisar que preencha dados automaticamente

48 Formulários: o que são e como funcionam

49 Criar um formulário com um assistente

50 Modos de um formulário

51 Criar um formulário em branco e selecionar uma origem do registro

52 Colocar o texto de uma caixa de texto ou outro controle em negrito, itálico


ou sublinhado

53 Mover uma caixa de texto ou outro controle e seu rótulo

54 Dimensionar uma caixa de texto ou outro controle

55 Alinhar caixas de texto ou outros controles em relação uns aos outros em


um formulário ou relatório

56 Adicionar ou remover um cabeçalho e um rodapé do formulário ou um


cabeçalho e um rodapé da página

57 Alterar o tamanho de um cabeçalho, rodapé ou outra seção de um


formulário ou relatório

3
58 Criar um rótulo

59 Calcular um total para um registo em um formulário

60 Criar um botão de comando com um assistente

61 Adicionar um controle guia a um formulário para criar um formulário de


várias páginas

62 Adicionar um controle ActiveX (controle OLE personalizado) a um


formulário, relatório ou página de acesso a dados

63 O que é um grupo de opção?

64 Criar um grupo de opção com um assistente em um formulário ou


relatório

65 Criar um grupo de opção sem um assistente

66 Exibir um formulário de inicialização ou página de acesso a dados


quando um banco de dados ou projeto do Access for aberto

67 Criar um formulário pop-up que não é janela restrita

68 Especificar se um formulário abrirá somente para entrada de dados

69 Relatórios: o que são e como funcionam

70 Criar um relatório com um assistente

71 Macros: O que são e como funcionam

72 Criar uma macro

73 Executar uma macro ou um procedimento de evento para um evento em


um formulário, relatório ou controle

74 Criar um procedimento de evento

75 Criar um botão de comando

76 O que é um botão de comando?

77 Criar um botão de comando usando o assistente.

78 Utilize um formulário para inserir critérios de relatório

4
79 Criar as macros para o formulário em um grupo de macros

80 Módulos: o que são e como funcionam

81 Criar seu primeiro procedimento personalizado no Visual Basic

82 Quando utilizar a pasta Favoritos e a pasta Meus Documentos

83 Criar automaticamente um atalho para um banco de dados ou projeto do


Access na pasta Favoritos

84 Por que definir relacionamentos?

85 Como os relacionamentos funcionam?

86 Um relacionamento muitos-para-muitos

87 Um relacionamento um-para-um

88 Definir relacionamentos entre tabelas

89 Considerações ao definir opções na caixa de diálogo Inicializar

90 Criar uma barra de menus personalizada para o projeto ou banco de


dados do Access atual

91 Sobre arquivos MDE

92 Proteger um banco de dados adicionando uma senha de banco de dados

93 Como funcionam as permissões e quem pode atribuí-las

94 Atribuir ou remover permissões para um banco de dados e para tabelas,


consultas, formulários, relatórios e macros existentes

95 Criar uma conta de administrador de segurança

96 Criar uma conta de usuário de segurança

97 Criar uma conta de grupo de segurança

98 Adicionar usuários a grupos de segurança

99 Criar ou alterar uma senha de conta de segurança

5
Bancos de dados: o que são e como funcionam
Um banco de dados é um conjunto de informações de determinado assunto ou objetivo, como
encontrar pedidos de clientes ou gerar e dar manutenção à uma coleção musical. Um arquivo de
metal ou uma biblioteca são exemplos de bancos de dados.Se o seu banco de dados não está
armazenado em um computador, ou se apenas partes dele estiverem no computador,
provavelmente você estará trabalhando com informações de diversas fontes que você mesmo
precisará coordenar e organizar.

Com o Microsoft Access, você pode gerenciar todas as informações em um único arquivo de banco
de dados. Dentro do arquivo, divida os dados em locais de armazenamento distintos, chamados
tabelas; exiba, adicione e atualize os dados das tabelas através de formulários on-line; procure e
recupere somente os dados necessários, através de consultas (Veremos adiante); e analise ou
imprima dados em um layout específico, usando relatórios. Permita que os usuários exibam,
atualizem ou analisem os dados do banco de dados na Internet ou em uma intranet, criando páginas
que dão acesso aos dados chamados de formulários, por um outro modo podemos chamar de
interface gráfica amigável entre o usuário e o sistema ou seja O FORMULÁRIO É A TABELA SÓ
QUE COM A CARINHA MAIS BONITA, um exemplo de formulário que temos contato quase
que diariamente são aqueles em terminais bancários quando verificamos um extrato ou saldo. O
caminho para acessar as informações de sua conta corrente são mostrados passo a passo mas não
diretamente em uma tabela mas sim nos formulários, onde apertamos teclas respondendo os
pedidos da máquina e o resultado final é o extrato impresso é o que chamamos de relatório.

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Veremos a diante que para armazenar dados, criamos uma única tabela para cada tipo de
informação. Para reunir os dados de várias tabelas em uma consulta, formulário ou relatório,
definimos relacionamentos entre as tabelas (todos estes assuntos serão vistos com mais calma
adiante).

Para localizar e recuperar somente os dados que atendem às condições especificadas, incluindo
dados de várias tabelas, crie uma consulta. Uma consulta também pode atualizar ou excluir
diversos registros simultaneamente, além de efetuar cálculos predefinidos ou personalizados em
seus dados.

7
Para exibir, inserir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela, crie um
formulário. Quando você abre um formulário, o Microsoft Access recupera os dados de uma ou
mais tabelas e os exibe na tela com o layout escolhido no Assistente de formulário, ou com um
layout criado por você desde o início.

Para analisar os dados e imprimi-los com determinada apresentação, crie um relatório. Por
exemplo, você poderia imprimir um relatório que agrupasse dados e calculasse totais, e outro
relatório com outros dados formatados para impressão de etiquetas de endereçamento.

8
Para disponibilizar dados na Internet ou em uma intranet para relatórios interativos, entrada ou
análise de dados, use uma página de acesso a dados. O Microsoft Access recupera os dados de uma
ou mais tabelas e os exibe na tela com o layout escolhido no Assistente de página, ou com um
layout criado por você desde o início. Os usuários podem interagir com os dados, através de
recursos na página de acesso a dados. Lembre-se que o Access não foi criado para uso exclusivo na
internet por esse motivo encontramos outros aplicativos que geram acesso a dados na internet com
muito mais facilidade e o mais importante com muito mais rapidez o que é fundamental para os
usuários. Abaixo note um exemplo de página criada pelo Access.

9
Tabelas: o que são e como funcionam
Tabela é um espaço dividido em linhas e colunas, onde armazenamos os dados de um
determinado assunto, como produtos ou fornecedores. Já tivemos um contato anterior com este
tipo de gráfico quando trabalhamos com Word ou Excel.

Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os dados somente uma
vez, o que torna o banco de dados mais eficiente e reduz os erros de entrada de dados.

As Tabelas organizam dados em colunas (chamadas campos) e linhas (chamadas registros).

No modo ESTRUTURA (local onde criamos ou reestruturamos as tabelas), é possível


definir uma tabela inteira desde o início ou adicionar, excluir ou personalizar novos campos.

No modo folha de dados de tabela, é possível adicionar, editar, exibir ou trabalhar de outra
maneira com os dados contidos em uma tabela. Também é possível exibir registros de tabelas
relacionadas à tabela atual.

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Criar uma tabela a partir do zero no modo
estrutura
1. Se você ainda não o fez, alterne para a Janela Banco de Dados. Você pode pressionar F11
para alternar para a janela Banco de dados a partir de qualquer outra janela.

2. Clique em Tabelas sob Objetos e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas da


janela Banco de dados.

3. Clique duas vezes no Modo estrutura.

4. Defina cada um dos campos de sua tabela.

5. Ao salvar a tabela defina o seu nome e sua chave primária para isto basta clicar em “sim”
na caixa de diálogo que aparecerá questionando se você quer que o Access defina uma chave
primária.

Maneiras de personalizar uma tabela


No Modo estrutura da tabela, é possível personalizar uma tabela de várias maneiras.

No modo estrutura da tabela, é possível adicionar ou excluir campos, ou personalizar os campos ao


definir propriedades.

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A configuração do tipo de dado de um campo determina o tipo de valores que você pode inserir no
campo. Por exemplo, não é possível inserir texto em um campo Moeda. Ao escolher um tipo de
dado adequado, você assegura que os dados sejam inseridos corretamente para classificar, efetuar
cálculos e outras operações.

Por Exemplo, na escolha do tipo de dados se a opção número for indicada todos os dados a serem
inseridos na tabela neste campo serão sempre numéricos e nenhum outro será aceito.

Propriedades de campo são um grupo de características que fornecem controle adicional sobre o
modo de funcionamento de um campo. Por exemplo, dependendo das Configurações regionais do
sistema no Painel de controle do Windows, definir a propriedade Formato com Moeda, para um
campo com um tipo de dado Número ou Moeda, adicionará automaticamente vírgulas, um cifrão e
duas casas decimais (R$1.234,50).

Use um marcador exclusivo, chamado chave primária, para identificar cada registro na tabela.
Assim como o número da placa identifica um carro, a chave primária indica com exclusividade um
registro.

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Adicionar um campo a uma tabela no modo
estrutura
1. Abra a tabela no modo estrutura.

2. Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde você deseja
adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir linhas , na barra de ferramentas.

Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia.

3. Clique na coluna Nome do campo e digite o nome para o campo. (Para evitar problemas
futuros em código VB ou SQL obedeça as convenções de nomenclatura não colocando
acentuação, cedilhas ou espaço em branco) Ex.: NomeCliente, FitaLocacao.

4. Na coluna Tipo de dados, mantenha o padrão (Texto) ou clique na coluna Tipo de dados,
clique na seta e selecione o tipo desejado.

5. Na coluna Descrição, digite uma descrição das informações que constarão nesse campo.
Essa descrição é exibida na barra de status quando dados são adicionados ao campo e ela é
incluída na Definição do Objeto da tabela. A descrição é opcional.

6. Se você desejar, defina propriedades de campo para o campo na parte inferior da janela.

Observação Se for uma tabela vinculada você não poderá adicionar um novo campo no banco de
dados atual. Se a tabela vinculada for uma tabela do Microsoft Access, você terá que abrir o seu
banco de dados de origem para adicionar um campo. Se a tabela vinculada for de um outro
aplicativo, você terá que abrir o arquivo de origem com esse aplicativo para adicionar um campo.

Você pode alterar um nome de campo a qualquer momento sem que os dados no campo sejam
afetado

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s. O Microsoft Access corrige automaticamente os efeitos colaterais comuns que ocorrem quando
você altera um nome de campo

Alterar o nome de um campo no modo Estrutura


1. Abra a tabela no Modo Estrutura

2. Clique duas vezes no nome do campo que você deseja alterar.

3. Digite o novo nome de campo.

4. Clique em Salvar, na barra de ferramentas para salvar suas alterações.

Tipos de dados de campo disponíveis no Microsoft


Access
A tabela a seguir resume todos os tipos de dados de campo disponíveis no Microsoft Access, seus
usos e tamanhos de armazenamento.
Tipo de dados Use para Tamanho
Texto Texto ou combinações de texto e Até 255 caracteres.
números, como endereços. Também
números que não exigem cálculos, como O Microsoft Access armazena
códigos postais, números de telefone ousomente os caracteres inseridos em
de peças. um campo; ele não armazena
caracteres de espaço para posições
Para obter mais informações sobre como não utilizadas em um campo Texto.
Para controlar o número máximo de
definir um campo Texto, clique em caracteres que podem ser inseridos,
. defina a propriedade FieldSize.
Memorando Texto longo e números, como anotações Até 64.000 caracteres.
ou descrições.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Memorando, clique

em .
Número Dados numéricos a serem usados para 1, 2, 4 ou 8 bytes. 16 bytes para
cálculos matemáticos, exceto os que código de replicação (GUID)
envolvam valores monetários (use o tipo somente.
Moeda). Defina a propriedade FieldSize
para estabelecer o tipo Número Para obter mais informações sobre
específico. como alterar tamanhos de campo

Para obter mais informações sobre como Número, clique em .


definir um campo Número, clique em

14
Data/Hora Datas e horas. 8 bytes.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Data/Hora, clique em

.
Moeda Valores monetários. Use o tipo de dados 8 bytes.
Moeda para evitar o arredondamento
durante cálculos. É preciso para 15
dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4
dígitos à direita.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Moeda, clique em

.
AutoNumeração Números aleatórios ou seqüenciais 4 bytes. 16 bytes para código de
exclusivos (incrementados em 1) replicação (GUID) somente.
inseridos automaticamente quando um
registro é adicionado.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo AutoNumeração,

clique em .
Sim/Não Campos que irão conter somente um de 1 bit.
dois valores, como Sim/Não,
Falso/Verdadeiro, Ativado/Desativado.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Sim/Não, clique em

.
Objeto OLE Objetos (como documentos do Até 1 gigabyte (limitado pelo espaço
Microsoft Word, planilhas do Microsoft em disco).
Excel, figuras, sons ou outros dados
binários), criados em outros programas
utilizando o protocolo OLE, que podem
ser vinculados a uma tabela do
Microsoft Access ou incorporados nela.
Você deve utilizar uma moldura de
objeto acoplado em um formulário ou
relatório para exibir o objeto OLE.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Objeto OLE, clique

15
em .
Hyperlink Campo que irá armazenar hyperlinks. Até 64.000 caracteres.
Um hyperlink pode ser um caminho
UNC (Universal Naming Convention,
convenção universal de nomenclatura)
ou um URL (Uniform Resources
Locator, localizador de recursos
uniforme).

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Hyperlink, clique em

.
Assistente de Cria um campo que permite escolher um O mesmo tamanho do campo chave
pesquisa valor em uma outra tabela ou lista de primária que também é um campo
valores usando uma caixa de pesquisa; normalmente 4 bytes.
combinação. A escolha desta opção na
lista de tipos de dados iniciará um
assistente que definirá isso para você.

Para obter mais informações sobre como


definir um campo Assistente de

pesquisa, clique em .

Observação Os tipos de dados Número, Data/Hora, Moeda e Sim/Não oferecem formatos de


exibição predefinidos. Defina a propriedade Formato para escolher entre os formatos disponíveis
para cada tipo de dados. Você também pode criar um formato de exibição padrão para todos os
tipos de dados exceto Objeto OLE.

Alterar o tamanho do campo para campos


Texto e Número
Utilize esse procedimento para controlar o número máximo de caracteres que podem ser inseridos
em um campo Texto ou o intervalo e tipo de valores numéricos que podem ser inseridos em um
campo Número.

1. No modo estrutura da tabela na parte superior da janela, clique no campo cuja propriedade
Tamanho do campo você deseja definir.

2. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa de propriedade Tamanho do


Campo.

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3. Para um campo Texto, digite o número máximo de caracteres a serem permitidos no campo
(até 255).

Alterar o número de casas decimais.


1. Abra uma tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja definir as casas
decimais.

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na seta localizada próximo à caixa de
propriedade CasasDecimais e, em seguida, clique no número de casas decimais desejado.

A propriedade CasasDecimais fornece a configuração padrão Automático e a opção de


especificar de 0 a 15 casas decimais. Quando definidos como Automático, os campos cuja
configuração da propriedade Formato é Moeda, Fixo, Padrão, Porcentagem ou
Científico exibem duas casas decimais. A propriedade CasasDecimais não terá efeito se a
propriedade Formato não tiver sido definida.

Observação A configuração da propriedade CasasDecimais afeta somente o número de casas


decimais exibidas, não quantas casas decimais estão armazenadas. Por exemplo, se você definir a
propriedade CasasDecimais como 2 para um campo Número, que tenha a propriedade Tamanho
do Campo definida como Inteiro, o campo será exibido com duas casas decimais, mas como
somente valores de números inteiros serão armazenados, as duas casas decimais serão sempre
preenchidas com zeros. Para alterar o número de casas decimais que serão armazenadas, você
precisa alterar a propriedade Tamanho do campo de um campo Número

Definir o formato de exibição de dados para


um campo no modo estrutura da tabela
1. Abra uma tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo que você deseja formatar.

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na seta localizada próximo à caixa da
propriedade Formato e, em seguida, clique em um dos formatos predefinidos. Se os
formatos predefinidos não corresponderem às suas necessidades, você poderá digitar um
formato personalizado na caixa da propriedade Formato para qualquer tipo de dados de
campo, exceto Objeto OLE.

Observação Para garantir consistência entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as


configurações regionais, que são especificadas ao clicar duas vezes em Configurações regionais,
no Painel de controle do Windows, para alguns formatos de Número e Data/Hora predefinidos

17
Definir uma máscara de entrada para um
campo em uma tabela
1. Abra uma tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja definir uma máscara
de entrada.

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique no botão Construir localizado próximo à
caixa de propriedade Máscara De Entrada para iniciar o Assistente de máscara de
entrada e siga as instruções das caixas de diálogo do assistente.

Observação Você também pode inserir a definição da máscara de entrada na folha de


propriedades sem utilizar o assistente. Na maioria dos casos, é mais fácil utilizar o assistente, mas
para campos Número e Moeda, você precisa inserir manualmente a definição da máscara de
entrada.

É possível utilizar a propriedade Máscara De Entrada para tornar a entrada de dados mais fácil e
para controlar os valores que os usuários podem inserir em um controle caixa de texto. Por
exemplo, você poderia criar uma máscara de entrada para um campo Telefone que mostrasse
exatamente como digitar um novo número: (___) ___-____.

Configuração

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A propriedade MáscaraDeEntrada pode conter até três seções separadas por ponto-e-vírgula (;).

Seção Descrição
Primeira Especifica a própria máscara de entrada; por exemplo, !(999) 999-9999.
Para obter uma lista de caracteres que você possa utilizar para definir a
máscara de entrada, consulte a tabela a seguir.

Segunda Especifica se o Microsoft Access armazena os caracteres de exibição


literais na tabela quando você insere dados. Se você utilizar 0 para essa
seção, todos os caracteres de exibição literais (por exemplo, os parênteses
em uma máscara de entrada de número de telefone) serão armazenados
com o valor; se você inserir 1 ou deixar essa seção vazia, somente os
caracteres digitados no controle serão armazenados.

Terceira Especifica o caractere que o Microsoft Access exibirá no espaço onde


você deve digitar um caractere na máscara de entrada. Para essa seção,
você pode utilizar qualquer caractere; para exibir uma seqüência vazia,
utilize um espaço entre aspas (" ").

Ao criar uma máscara de entrada, você pode utilizar caracteres especiais para exigir que
determinados dados sejam inseridos (por exemplo, o código de área para um número de telefone) e
que outros dados sejam opcionais (como um número de ramal). Esses caracteres especificam o tipo
de dados, como um número ou caractere, que você precisa inserir para cada caractere da máscara
de entrada.

É possível definir uma máscara de entrada utilizando os caracteres a seguir.

Caractere Descrição
0 Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória, sinais de adição [+] e subtração [–]
não permitidos).

9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e subtração não


permitidos).

19
# Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; os espaços são exibidos como
vazios quando no modo Edição, mas os vazios são removidos quando os
dados são salvos; sinais de adição e subtração permitidos).

L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).

? Letra (de A a Z, entrada opcional).

A Letra ou dígito (entrada obrigatória).

A Letra ou dígito (entrada opcional).

& Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória).

C Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional).

,,:;-/ Marcador decimal e separadores de milhares, de data e de hora. (O


caractere realmente utilizado depende das definições da caixa de diálogo
Propriedades de configurações regionais no Painel de controle do
Windows).

< Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em minúsculos.

> Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em maiúsculos.

! Faz com que a máscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda,
e não da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na máscara
sempre a preenchem da esquerda para a direita. É possível incluir o ponto
de exclamação em qualquer lugar da máscara de entrada.

\ Faz com que o caractere seguinte seja exibido como caractere literal (por
exemplo, \A é exibido simplesmente como A).

Observação A definição da propriedade Máscara De Entrada com a palavra "Senha" cria um


controle de entrada de senha. Qualquer caractere digitado no controle é armazenado como o
caractere, mas é exibido como um asterisco (*). A máscara de entrada Senha é utilizada para evitar
que os caracteres digitados sejam exibidos na tela.

20
Para um controle, você pode definir essa propriedade na folha de dados do controle. Para um
campo em uma tabela, você pode definir a propriedade no modo estrutura da tabela(na seção
Propriedades do Campo) ou no modo estrutura da janela Consulta (na folha de Propriedades do
Campo).

Você pode também definir a propriedade MáscaraDeEntrada utilizando uma macro ou o Visual
Basic.

Comentários

Quando você digita dados em um campo para o qual tenha definido uma máscara de entrada, os
dados são sempre inseridos no modo Sobrescrever. Se você utilizar a tecla BACKSPACE para
excluir um caractere, ele será substituído por um espaço vazio.

Se você mover para a Área de transferência o texto de um campo para o qual tenha definido uma
máscara de entrada, os caracteres de exibição literais serão copiados, mesmo que você tenha
especificado que eles não sejam salvos com os dados.

Exemplo da Propriedade Máscara De


Entrada — máscaras de entrada úteis
A tabela a seguir mostra algumas máscaras de entrada úteis e os tipos de valores que você pode
inserir nelas.

Máscara de entrada Valores de exemplo

(000) 000-0000 (206) 555-0248


(999) 999-9999 (206) 555-0248
( ) 555-0248
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
#999 –20
2000
>L????L?000L0 GREENGR339M3
MAY R 452B7
>L0L 0L0 T2F 8M4
00000-9999 98115-
98115-3007
>L<?????????????? Maria
Brandão
SSN 000-00-0000 SSN 555-55-5555

21
>LL00000-0000 DB51392-0493

Especificar um nome de exibição diferente


para um campo (coluna) no modo folha de
dados
1. Abra a tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja definir um nome de
coluna diferente.

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Legenda e, em


seguida, digite o texto para o nome da coluna. O texto pode conter qualquer combinação de
letras, números, espaços e símbolos com até 255 caracteres de comprimento.

Observações

• Isso é útil em situações nas quais você deseja que o título da coluna seja maior ou mais
descritivo que o verdadeiro nome do campo. Convém, por exemplo, dar a um campo o

22
nome SNome para utilizar em código do Visual Basic for Applications e em expressões,
mas exibir "Sobrenome" como título da coluna do campo.

• A propriedade Legenda de um campo também especifica o texto padrão para rótulos


anexados a controles em formulários e relatórios criados com um assistente ou ao arrastar
um campo da lista de campos.

• Se você definir a propriedade Legenda de um campo e mais tarde renomear esse campo
enquanto estiver no modo folha de dados, o texto da legenda do campo será excluído. Caso
isso ocorra, você poderá redefinir a legenda do campo como descrito neste tópico. Para
evitar que isso aconteça, renomeie o campo no modo estrutura.

Definir um valor padrão no modo estrutura


da tabela
O valor padrão é uma espécie de pré digitação para um determinado campo, ou seja, a tabela
ou formulário já exibe aquele valor mais este valor pode ser aceito ou simplesmente alterado.

Um sistema onde seria interessante o valor padrão seria o de uma loja de R$ 1,99 , a maioria
dos valores dos produtos de uma loja desta é igual a R$ 1,99, estão o valor padrão para o campo
valor em uma loja destas é igual a 1,99.

1. Abra uma tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja definir um valor
padrão.

Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade ValorPadrão e


digite o valor padrão (como Rio de Janeiro) ou uma expressão.(como Data()).

23
Exemplos de valores padrão em campos
Campo Expressão Valor padrão do campo

Quantidade 1 1
Região "MT" MT
Região "Brasília, D.F." Brasília, D.F. (observe que você precisa
colocar o valor entre aspas se ele incluir
pontuação)
Fax "" Uma seqüência de cumprimento zero para
indicar que, por padrão, esse campo deve
estar vazio
Data do Pedido Data( ) A data do sistema.

24
Definir regras de validação para controlar
quais valores podem ser inseridos em um
campo
1. Abra uma tabela no modo estrutura.

2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja definir uma regra de
validação.

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Regra De


Validação e digite a regra.

Por exemplo, você poderia definir a expressão de validação ">9" para um campo
Quantidade a fim de impedir que um usuário fizesse um pedido de menos de 10 unidades.

4. Na caixa da propriedade TextoDeValidação, digite a mensagem que você deseja que seja
exibida quando a regra for quebrada.

Por exemplo, para a expressão de validação ">9", você poderia inserir, "Você precisa
solicitar 10 unidades ou mais ". Para visualizar mais exemplos de regras de validação de

campo, clique em .

Se você definir uma regra de validação em um campo que contenha dados, o Microsoft
Access perguntará se deseja aplicar a nova regra aos dados existentes quando você salvar a
tabela.

Observações

• As regras de validação de campo são impostas sempre que você adiciona ou edita dados,
seja por meio do modo folha de dados da tabela, de um controle em um formulário.

• Você pode verificar se os dados de uma tabela satisfazem as regras de validação, clicando
com o botão direito do mouse na barra de título no modo estrutura da tabela e, em seguida,
clicando em Testar regras de validação.

25
Exemplos de regras de validação de campo em
tabelas e controles de formulários
Definição da Regra de Validação Definição do Texto de Validação
<>0 Insira um valor diferente de zero.

0 Ou >100 O valor precisa ser 0 ou maior que 100.

Como "J???" O valor deve ter quatro caracteres, começando com a


letra J.
<#1/1/96# Insira uma data anterior a 1996.

>=#1/1/97# E <#1/1/98# A data deve ser em 1997.

26
StrComp(UCase([Sobrenome]), Os dados no campo Sobrenome devem ser inseridos
[Sobrenome],0) = 0 com letras maiúsculas.

Exigir que sejam inseridos dados em um


campo
1. No modo estrutura, na parte superior da janela, clique no campo para o qual você deseja
exigir a entrada de dados.

2. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Requerido e, em


seguida, clique em Sim.

Ao salvar as alterações em sua tabela, o Microsoft Access lhe dará a opção de verificar se o
campo tem algum valor em todos os registros existentes. No entanto, você pode exigir que
um valor seja inserido nesse campo em todos os registros novos, mesmo que o campo
apresente registros com valores Nulos (vazios) que não serão alterados.

Observação A propriedade Requerido é imposta em nível de tabela; portanto, se você definir


essa propriedade como Sim, o campo deverá ter um valor em todos os casos em que devam ser
inseridos dados no campo — na tabela, em formulários.

27
Propriedades que controlam a maneira como
são manipulados os campos vazios
Você pode controlar a maneira como um campo vazio é manipulado, definindo combinações
diferentes das propriedades Requerido e seqüência de cumprimento zero do campo. A propriedade
seqüência de cumprimento zero está disponível somente para campos Texto, Memorando ou
Hyperlink. A propriedade Requerido determina se uma entrada precisa ser feita. Se a propriedade
seqüência de cumprimento zero estiver definida como Sim, o Microsoft Access diferenciará dois
tipos de valores vazios: valores nulos ("null") e valores de seqüência de cumprimento zero .

A diferença entre valores Nulos e seqüências


de comprimento zero
O Microsoft Access permite que você faça distinção entre dois tipos de valores vazios. Em
algumas situações, um campo pode ser deixado vazio caso as informações existam mas não sejam
conhecidas no momento, ou caso o campo não se aplique ao registro. Por exemplo, se uma tabela
tiver um campo Número, você poderá deixar o campo vazio se não estiver certo do número de fax
do cliente ou se o cliente nem possuir um fax. Nesse caso, deixar o campo vazio faz com que um

28
valor Nulo seja inserido, o que significa "Eu não sei". A inserção de uma seqüência de
comprimento zero pela digitação de aspas duplas (" ") significa "Eu sei que não há valor algum".

Quando permitir valores Nulos em um campo


Se você quiser deixar um campo vazio e não for preciso determinar o motivo, defina as
propriedades Requerido e seqüência de cumprimento zero como Não. Esse é o padrão ao criar um
novo campo Texto, Memorando ou Hyperlink.

Caixas de combinação: o que são e como


funcionam
Em muitos casos, é mais rápido e fácil selecionar um valor em uma lista do que lembrar de um
valor a ser digitado. Com uma caixa de combinação, é possível fazer as duas coisas sem utilizar
muito espaço em um formulário. Uma caixa de combinação é como uma caixa de texto e uma
caixa de listagem combinadas.

Quando você digita texto ou seleciona um valor em uma caixa de combinação e ela está acoplada,
o valor digitado ou selecionado é inserido no campo ao qual a caixa de combinação está acoplada.

A lista de uma caixa de combinação consiste em linhas de dados. As linhas podem ter uma ou mais
colunas, que podem aparecer com ou sem cabeçalhos. Se uma caixa de combinação de várias
colunas estiver acoplada, o Microsoft Access armazenará os valores de uma das colunas.
Você pode utilizar uma caixa de combinação não acoplada para armazenar um valor que pode ser
utilizado com um outro controle. Você poderia, por exemplo, utilizar uma caixa de combinação
não acoplada para limitar os valores em uma outra caixa de combinação ou em uma caixa de

29
diálogo personalizada. Você também poderia utilizar uma caixa de combinação não acoplada para
localizar um registro baseado no valor que você selecionar na caixa de combinação.
As caixas de combinação possuem uma propriedade LimitarAUmaLista que você pode utilizar
para controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto coincidente com um
dos valores da lista.
Se houver espaço em seu formulário e você desejar que uma lista apareça todas as vezes, ou se
você quiser sempre limitar a inserção de dados aos valores da lista, convém utilizar uma caixa de
listagem em vez de uma caixa de combinação.

Como criar uma caixa de combinação


1.Abra a Tabela no modo estrutura

2.Escolha o campo que será transformado de caixa de texto para caixa de combinação

3. Clique na guia pesquisa ao lado da guia geral .

4.Escolha em exibir controle a opção caixa de combinação(note que serão abertos novos
espaços para formatação).

30
5.Tipo de origem da linha - escolha Tabela/Consulta para que os tópicos mostrados na sua
lista sejam buscados em outra tabela ou consulta, ou Lista de valores no caso de querer
digitar os valores você mesmo.

6.Origem da linha - escolha a tabela que trará os tópicos de sua lista

7.Coluna acoplada - indica quais os dados serão recebidos e armazenados nesta tabela

8.Número de colunas - indica quantas colunas utilizadas eu tenho na tabela ou consulta de


origem.

31
9.Cabeçalhos de colunas - exibirá um cabeçalho dentro da lista

10.Largura das colunas - indica a largura de cada coluna usada da origem (larguras são
separadas por “;” ponto e vírgula).

11.Linhas da lista - mostra quantas linhas serão exibidas na minha lista

12.Largura da lista - traz a largura de exibição dos tópicos da lista.

13.Limitar a uma lista – Trava o usuário para que só possa escolher as opções
apresentadas.

32
Consultas: o que são e como funcionam
Use consultas para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras. Também é possível utilizá-
las como fonte de registros para formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.

33
O tipo mais comum de consulta é a consulta seleção. Uma consulta seleção recupera dados de uma
ou mais tabelas através de critérios especificados e exibe os dados na ordem escolhida.

Criar uma consulta seleção


Você pode usar as etapas deste tópico para orientá-lo na criação de uma consulta seleção do início
ao fim. Diversas etapas serão usadas para criar todas as consultas. As outras você usará quando
estruturar uma consulta que especifique critérios usados para selecionar informações, efetuar
cálculos ou definir uma ordem de classificação. Basta usar somente as etapas que sejam relevantes
para os dados que você deseja recuperar.

Para criar uma consulta o modo mais conveniente e o modo estrutura, veja a seguir:

1. Escolha o objeto consulta na janela do Banco de dados


2. Dê um duplo clique em CRIAR CONSULTA NO MODO ESTRUTURA.

34
3. Escolha a Tabela que contém os dados com os quais você quer trabalhar, e clique em
adicionar(Clique duplo sobre o nome da tabela têm o mesmo efeito).

4. Selecione os campos que farão parte de sua consulta.Para isto basta clicar duas vezes
sobre o campo ou seleciona-los e arrasta-los para a grade da consulta.

35
Adicionar uma tabela ou consulta a uma
consulta
1. Abra uma consulta no modo estrutura.

2. Na barra de ferramentas, clique em Mostrar tabela . (Geralmente a caixa de diálogo


para adicionar tabelas ou consultas à estrutura da consulta já é exibida)

Na caixa de diálogo Mostrar tabela, clique na guia que lista os objetos contendo os dados
com os quais você deseja trabalhar.

3. Clique no nome do objeto que você deseja adicionar à consulta. Para selecionar objetos
adicionais, um de cada vez, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada
nome de objeto. Para selecionar uma série de objetos, clique no primeiro nome da série,
mantenha pressionada a tecla SHIFT e, em seguida, clique no último nome da série.

4. Clique em Adicionar e, em seguida, em Fechar.

Observações

• Você pode, também, adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta arrastando o nome da
tabela ou consulta da janela de Banco de dados para a parte superior do modo estrutura da
consulta.

36
• Quando você tem várias tabelas ou consultas em uma consulta, elas precisam ser
associadas.

Adicionar campos à grade de estrutura em


uma consulta
Em uma consulta, você adiciona apenas os campos cujos dados você deseja visualizar, agrupar,
atualizar, classificar ou para os quais deseja definir critérios. Você adiciona somente os campos que
deseja utilizar para classificar ou especificar critérios e o Microsoft Access exibirá
automaticamente todos os campos nos resultados filtrados.

1. Abra uma consulta no modo estrutura.

2. Em uma consulta, certifique-se de que a lista de campos para a tabela ou consulta contendo
os campos que você deseja adicionar apareça na parte superior da janela. Você pode
adicionar uma tabela ou consulta se a lista de campos de que precisa não estiver na
consulta.
3. Selecione um ou mais campos da lista de campos e arraste-os para as colunas na grade.

37
Selecionar campos a serem adicionados à
grade de estrutura em uma consulta ou filtro
avançado
Para selecionar Faça isto
Um campo Clique no nome do campo

Um bloco de campos Clique no primeiro campo do bloco, mantenha pressionada a


tecla SHIFT e clique no último campo.
Campos não-contíguos Mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto você clica nos
campos.
Todos os campos Clique duas vezes na barra de títulos da lista de campos.

Observações

• Uma vez que você selecionou campos na lista de campos, deve arrastá-los para a grade de
estrutura.

• Quando você arrasta mais de um campo de uma vez, o Microsoft Access coloca cada
campo em uma coluna separada. Se você arrastar o asterisco para a grade, o Microsoft
Access colocará o nome da tabela ou consulta em uma coluna e anexará um ponto e
asterisco ao nome (por exemplo, Categorias.*). Após cada operação, a folha de dados
mantém a mesma aparência.

• Em vez de arrastar, você pode, também, adicionar campos clicando duas vezes sobre o
nome na lista de campos ou selecionando um campo diretamente na caixa de listagem, na
linha Campo da grade.

Como usar critérios em consultas para


recuperar determinados registros
Critérios são restrições que você faz em uma consulta para identificar os registros específicos com
os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua
empresa utiliza, você pode visualizar apenas fornecedores do Japão. Para isso, especifique critérios
que limitem os resultados a registros cujo campo País seja "Japão".

Para especificar critérios para um campo na grade da estrutura, insira uma expressão na célula
Critério desse campo. A expressão do exemplo anterior seria "Japão". Você pode, porém, utilizar
expressões mais complicadas, como "Entre 1000 E 5000". Se sua pesquisa incluir tabelas
vinculadas, os valores que você especificar como critério nos campos delas distinguirão
maiúsculas e minúsculas — eles devem coincidir os valores de maiúsculas e minúsculas na tabela
base.

38
Você pode inserir critérios adicionais para o mesmo campo ou para campos diferentes. Quando
você digita expressões em mais de uma célula Critério, o Microsoft Access as combina utilizando
o operador E ou o operador Ou. Quando as expressões estão em células diferentes da mesma linha,
o Microsoft Access utiliza o operador E, o que significa que somente os registros que satisfazem
os critérios de todas as células serão retornados. Quando as expressões estão em linhas diferentes
da grade da estrutura, o Microsoft Access utiliza o operador Ou, o que significa que os registros
que satisfazem aos critérios em qualquer das células serão retornados.

39
40
O que é uma expressão?
As expressões são parte fundamental de muitas operações do Microsoft Access. Uma expressão é
uma combinação de símbolos — identificadores, operadores e valores — que produz um resultado.

Por exemplo, você pode utilizar a expressão a seguir em um controle de um formulário ou relatório
para exibir a soma dos valores dos controles Subtotal e Frete:

= [Subtotal] + [Frete]

Aqui estão alguns exemplos comuns de operações nas quais você utiliza expressões:

• Configurar uma propriedade que defina um controle calculado, estabeleça uma regra de
validação ou defina um valor padrão de campo.

• Inserir uma expressão de critério, criar um campo calculado ou atualizar registros em uma
consulta ou filtro.

• Definir uma condição para executar uma ação ou uma série de ações em uma macro, ou
especificar argumentos para várias ações.

• Especificar argumentos para várias funções, instruções e métodos em procedimentos do


Visual Basic for Applications.

• Editar uma consulta SQL no modo SQL da janela Consulta ou utilizar uma instrução SQL
em um argumento ou configuração de propriedade.

Exemplos de expressões que utilizam valores


de texto como critério
Campo Expressão Descrição
CidadeDestino "Londres" Exibe os pedidos enviados para
Londres.
CidadeDestino "Londres" Or "Rio de Janeiro" Utiliza o operador Ou para exibir
pedidos enviados para Londres ou Rio
de Janeiro.

DataDeEnvio Between #5/1/95# And #10/1/95# Utiliza o operador Entre e para exibir
pedidos enviados não antes de 5-Jan-
95 e não depois de 10-Jan-95.

41
DataDeEnvio #2/2/95# Exibe pedidos enviados em 2-Feb-95.

PaísDestino Not "EUA" Utiliza o operador Not para exibir


pedidos enviados para países que não
sejam Estados Unidos.

NomeDoDestinatário Como "S*" Pedidos enviados para clientes cujo


nome começa com a letra S.

NomeDaEmpresa >="N" Exibe pedidos enviados para


empresas cujos nomes começam com
as letras de N a Z.

NúmeroDoPedido Direita([NúmeroDoPedido]; Utiliza a função Direita para exibir


2)="99" pedidos com valores de
NúmeroDoPedido terminando em 99.

Exemplos de expressões que calculam ou


manipulam dados e, em seguida, utilizam o
resultado como critério
Campo Expressão Descrição
DataDoPedido < Data( )- 30 Utiliza a função Data para exibir
pedidos de mais de 30 dias atrás.

42
DataDoPedido Ano([DataDoPedido])=1996 Utiliza a função Ano para exibir
pedidos com datas do pedido de
1996.

DataDoPedido Ano([DataDoPedido])= Utiliza as funções Ano e Mês e


Ano(Agora()) E Mês([DataDoPedido])= o operador E para exibir pedidos
Mês(Agora()) do ano e mês atuais.

Exemplos de expressões que utilizam o valor


de um campo vazio (Nulo ou seqüência de
comprimento zero) como critério
Campo Expressão Descrição
RegiãoDeDestino É Nulo Exibe pedidos de clientes cujo campo
RegiãoDeDestino é Nulo (vazio).

43
RegiãoDeDestino É Negado Nulo Exibe pedidos de clientes cujo campo
RegiãoDeDestino contém um valor.

Fax "" Exibe pedidos de clientes que não têm fax, o que é
indicado por um valor seqüência de comprimento zero
no campo Fax em vez de um valor Nulo (vazio).

Exemplos de expressões que utilizam parte do


valor de um campo como critério
Campo Expressão Exibe
NomeDoDestinatário Como "S*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes
começam com a letra S.

NomeDoDestinatário Como "*Importações" Pedidos enviados para clientes cujos nomes


terminam com a palavra "Importações".

NomeDoDestinatário Como "[A-D]*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes


começam com A até D.

NomeDoDestinatário Como "*ar*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes


incluem a seqüência de letras "ar".

NomeDoDestinatário Como "Maison Dewe?" Pedidos enviados para o cliente com "Maison"
como primeira parte de seu nome e um segundo
nome de 5 letras no qual as primeiras 4 são
"Dewe" e a última é desconhecida.

Exemplos de expressões que utilizam o


resultado de subconsultas como critério
Campo Expressão Exibe
PreçoUnitário (SELECT [PreçoUnitário] FROM [Produtos] Produtos cujo preço é o mesmo
WHERE [NomeDoProduto] = "Xarope de que o preço de Xarope de anis.

44
anis")

Criar um campo que efetue cálculos


personalizados ou manipule valores de campo
em uma consulta
Você pode criar um novo campo que exiba os resultados de um cálculo, que você define com uma
expressão.

1. Abra a consulta no modo estrutura.

2. Siga um destes procedimentos:


o Digite uma expressão em uma célula vazia na linha Campo. Quando a expressão
inclui o nome de um campo, você precisa colocar o nome entre colchetes.

o Se você precisar de ajuda ao criar a expressão, utilize o Construtor de expressões.


Para exibi-lo, clique o botão direito do mouse na célula Campo onde você está
adicionando o campo calculado e, em seguida, clique em Construir. Após você
pressionar ENTER ou mover para uma outra célula, o Microsoft Access insere o
nome de campo padrão ExprN, onde N é um inteiro incrementado para cada novo
campo de expressão na consulta. O nome aparece antes da expressão e é seguido
por dois pontos. Em uma folha de dados, esse nome é o título de coluna.

Você pode selecionar ExprN e digitar um nome mais descritivo, como NovoPreço.

3. Se a expressão incluir uma ou mais funções agregadas (Soma, Média, Contar, Mín, Máx,
Desv ou Var), e se a grade de estrutura incluir um outro campo ou campos que você queira
utilizar para agrupamento, clique em Totais na barra de ferramentas (a não ser que a
linha Total já esteja exibida). Deixe Agrupar por na célula Total para o campo de
agrupamento e, no campo calculado, altere Agrupar por para Expressão.

4. Se desejar, siga um destes procedimentos para completar a consulta:


o Insira critérios para afetar o cálculo.

o Classifique os resultados.

o Defina propriedades de campo tais como Formato (uma vez que o campo não
herda propriedades da tabela base).

Observações

• A consulta Detalhes Adicionais do Pedido do banco de dados de exemplo Northwind tem


um exemplo de campo calculado denominado PreçoTotal. A consulta Subtotais do Pedido

45
tem um exemplo de campo calculado, denominado Subtotal que calcula sobre grupos de
registros. Para exibir essas consultas, abra o banco de dados Northwind na subpasta
Samples da pasta Office e, em seguida, abra a consulta Detalhes Adicionais do Pedido ou
Subtotais do Pedido no modo estrutura.

• Para inserir ou visualizar uma expressão inteira sem rolagem, pressione SHIFT+F2 para
exibir a caixa Zoom.

Criar uma expressão utilizando o Construtor


de expressões
1. Inicie o Construtor de expressões.
a) Clique com o botão direito do mouse onde você deseja inserir a expressão.

b) No menu de atalho, clique em Construir.

2. Na caixa inferior esquerda do Construtor de expressões, clique duas vezes ou clique na


pasta que contém o elemento desejado.

3. Na pasta inferior do meio, clique duas vezes em um elemento para colá-lo na caixa da
expressão ou clique em uma categoria de elementos.

4. Se você seleciona uma categoria na caixa do meio inferior, são exibidos valores na caixa
direita inferior. Clique duas vezes em um valor para colá-lo na caixa da expressão.

Dica Você pode também digitar qualquer parte da expressão diretamente na caixa da
expressão.

5. Cole os operadores que desejar na expressão posicionando o ponto de inserção na caixa da


expressão onde quer colocar o operador e clicando um dos botões de operador situados no
meio do construtor.

6. Quando a sua expressão estiver completa, clique em OK.

O Microsoft Access copia sua expressão no local onde você iniciou o Construtor de expressões. Se
esse local já contiver um valor, sua nova expressão substituirá o valor ou texto.

O Construtor de expressões tem três seções:

46
• Na seção superior do construtor, há uma caixa de expressão onde você constrói a
expressão. Utilize a seção inferior do construtor para criar elementos da expressão e, em
seguida, cole esses elementos na caixa da expressão para formar uma expressão. Também é
possível digitar partes da expressão diretamente na caixa de expressão.

• Na seção intermediária do construtor, existem botões para operadores utilizados


freqüentemente. Se você clicar em um dos botões de operadores, o Construtor de
expressões irá inserir o operador no ponto de inserção da caixa de expressão. Para obter
uma lista completa dos operadores que você pode utilizar em expressões, clique na pasta
Operadores na caixa inferior esquerda e na categoria de operadores apropriada na caixa do
meio. A caixa da direita lista todos os operadores da categoria selecionada.

• Na seção inferior do construtor existem três caixas:


o A caixa da esquerda contém pastas que listam os objetos de banco de dados tabela,
consulta, formulário e relatório, funções internas e definidas pelo usuário,
constantes, operadores e expressões comuns.

o A caixa do meio lista elementos específicos ou categorias de elementos da pasta


selecionada na caixa da esquerda. Por exemplo, se você clicar em Funções internas
na caixa da esquerda, a caixa do meio listará as categorias de funções do Microsoft
Access.

o A caixa da direita lista os valores, caso haja, dos elementos selecionados nas caixas
da esquerda e do meio. Por exemplo, se você clicar em Funções internas na caixa
da esquerda e em uma categoria de funções na caixa do meio, a caixa da direita
listará todas as funções internas da categoria selecionada.

Observações

• Para visualizar nomes de campos novos no Construtor de expressões, você precisa primeiro
salvar a tabela ou consulta que contém os novos campos.

47
• Se um objeto ou função não estiver listado na seção inferior do Construtor de expressões, é
porque ele não é válido no contexto onde você iniciou o construtor. Por exemplo, você não
pode referir-se a outros campos e controles na regra de validação de um campo no modo
estrutura da tabela, portanto as pastas Tabelas, Consultas, Formulários e Relatórios não
estão disponíveis quando você inicia o Construtor de expressões a partir da propriedade
RegraDeValidação de um campo no modo estrutura de tabela.

• Quando você cola um identificador em sua expressão, o Construtor de expressões cola


somente as partes do identificador que são necessárias no contexto atual. Por exemplo, se
você iniciar o Construtor de expressões a partir da folha de propriedades do formulário
Clientes e depois colar um identificador para a propriedade Visível do formulário em sua
expressão, o Construtor de expressões só colará o nome da propriedade: Visível. Se utilizar
esta expressão fora do contexto do formulário, terá que incluir o identificador completo:
Forms![Clientes].Visível.

Criar uma expressão sem utilizar o


Construtor de expressões
Você cria uma expressão combinando identificadores, operadores e valores para produzir o
resultado desejado. Por exemplo, a expressão a seguir aumenta em 10 por cento o valor exibido no
controle Frete do formulário Pedidos:

= [Forms]![Pedidos]![Frete] * 1,1

Nessa expressão:

• Forms![Pedidos]![Frete] é um identificador que se refere ao valor do controle Frete no


formulário Pedidos.

• * é o operador de multiplicação.

• 1,1 é o valor pelo qual o Microsoft Access multiplica o valor do controle Frete.

Dependendo do resultado desejado, você pode combinar identificadores, operadores e valores de


várias maneiras. As expressões são utilizadas para combinar seqüências de texto, adicionar ou
multiplicar valores numéricos, chamar funções, fazer referência a objetos e seus valores e executar
muitas outras operações.

Algumas expressões produzem um resultado verdadeiro ou falso. Por exemplo, se você inserir uma
expressão na coluna Condição de uma macro, o Microsoft Access executará somente a ação
especificada quando a expressão for considerada verdadeira. A expressão a seguir será verdadeira
somente se RU for o valor exibido no controle País do formulário Funcionários:

Forms![Funcionários]![País] = "RU"

A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles calculados em
formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.

48
Expressão Descrição
="N/A" Exibe N/A.

=[Nome] & " " & [Sobrenome] Exibe os valores dos campos Nome e Sobrenome
separados por um espaço.

=Esquerda([NomeDoProduto], 1) Utiliza a função Esquerda para exibir o primeiro


caractere do valor do campo NomeDoProduto.

=Direita([CódigoDoBem], 2) Utiliza a função Direita para exibir os 2 últimos


caracteres do valor do campo CódigoDoBem.

=SuprEspaço([Endereço]) Utiliza a função SuprEspaço para exibir o valor do


campo Endereço, removendo qualquer espaço
inicial ou final.

Observações

• Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expressão com o


operador =. Em uma página de acesso a dados, você pode omitir o operador = e digitar um
alias em vez dele; por exemplo, digite NomeCompleto: [Nome] & " " & [Sobrenome].

• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulário ou


relatório, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma página de acesso a
dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. Não use o nome ou código de um dos
controles já utilizados na expressão.

• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode usar o nome de um controle


ou campo na origem do registro base. Em uma expressão em uma página de acesso a
dados, você pode usar somente o nome de um campo que esteja na definição de dados
dessa página.

Exemplos de expressões para números de


página
49
A tabela a seguir lista exemplos de expressões de números de página que você pode utilizar no
modo estrutura do formulário ou no modo estrutura do relatório e os resultados que você vê em
outros modos.

Expressão Resultado
=[Página] 1, 2, 3

="Página " & [Página] Página 1, Página 2, Página 3

="Página " & [Página] & " de " & [Páginas] Página 1 de 3, Página 2 de 3, Página 3 de
3
=[Página] & " de " & [Páginas] & " Páginas" 1 de 3 Páginas, 2 de 3 Páginas, 3 de 3
Páginas
=[Página] & "/"& [Páginas] & " Páginas" 1/3 Páginas, 2/3 Páginas, 3/3 Páginas

=[País] & " - " & [Página] UK – 1, UK - 2, UK - 3

=Formato([Página], "000") 001, 002, 003

Exemplos de como efetuar operações


aritméticas em formulários, relatórios e
páginas de acesso a dados
A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles calculados em
formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.

Se você utilizar esta expressão O Microsoft Access exibirá


=[Subtotal]+[Frete] A soma dos valores dos campos Subtotal e Frete.

=[DataDeEntrega]-[DataDeEnvio] A diferença entre os valores dos campos


DataDeEntrega e DataDeEnvio.

=[Preço]*1,06 O produto do valor do campo Preço e 1,06


(adiciona 6 por cento ao valor Preço).
=[Quantidade]*[Preço] O produto dos valores dos campos Quantidade e
Preço.
=[TotalDoFuncionário]/[TotalDoPaís] O quociente dos valores dos campos
TotalDoFuncionário e TotalDoPaís.

Observações

50
• Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expressão com o
operador =. Em uma página de acesso a dados, você pode omitir o operador = e digitar um
alias em vez dele; por exemplo, digite ExtendedPrice: [Quantidade]*[Preço].

• Nas consultas insira este valor na coluna da grade da consulta no modo estrutura que esteja
em branco.

• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulário ou


relatório, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma página de acesso a
dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. Não utilize o nome ou código de um
dos controles já utilizados na expressão.

• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode utilizar o nome de um


controle ou o nome de um campo na origem do registro base. Em uma expressão em uma
página de acesso a dados, você pode utilizar somente o nome de um campo que esteja na
definição de dados da página.

• Quando você utiliza um operador aritmético (+, -, *, /) em uma expressão e o valor de um


dos controles na expressão é Nulo ("Null"), o resultado de toda a expressão será Nulo. Em
um formulário ou relatório, se for possível que algum registro em um dos controles
utilizado na expressão tenha um valor Nulo, você poderá converter o valor Nulo em zero
utilizando a função Nz; por exemplo:

=Nz([Subtotal])+Nz([Frete])

Função Nz

Você pode utilizar a função Nz para retornar zero, uma seqüência de comprimento zero (" ") ou um
outro valor especificado quando uma Variant for Null. Por exemplo, essa função pode ser
utilizada para converter um valor Null em um outro valor e evitar que ele se propague através de
uma expressão.

Sintaxe

Nz(variant[, valueifnull])

A função Nz utiliza os argumentos a seguir.

Argumento Descrição
variant Uma variável do tipo de dados Variant.
valueifnull Opcional (exceto se utilizado em uma consulta). Uma variante que
fornece um valor a ser retornado se o argumento variant for Nulo. Este
argumento permite que você retorne um valor que não seja zero nem uma
seqüência de comprimento zero.

51
Observação Se você utilizar a função Nz Nz em uma expressão de uma
consulta sem utilizar o argumento valueifnull, os resultados serão uma
seqüência de comprimento zero nos campos que contiverem valores nulos.

Se o valor do argumento variant for Nulo, a função Nz retornará o número zero ou uma seqüência
de comprimento zero (sempre retorna uma seqüência de comprimento zero quando usada em uma
expressão de consulta), dependendo se o contexto indicar que o valor deve ser um número ou uma
seqüência de caracteres. Se o argumento opcional valueifnull for incluído, a função Nz retornará o
valor especificado por esse argumento se o argumento variant for Nulo. Quando usada em uma
expressão de consulta, a função NZ deve incluir sempre o argumento valueifnull,

Se o valor de variant não for Nulo, a função Nz retornará o valor de variant.

Comentários

A função Nz é útil em expressões que possam incluir valores Nulo. Para forçar uma expressão a
ser avaliada como um valor não Nulo mesmo quando contiver um valor Nulo, utilize a função Nz
para retornar um zero, uma seqüência de comprimento zero ou um valor de retorno personalizado.

Por exemplo, a expressão 2 + varX sempre retorna um valor Null quando a Variant varX é Null.
Entretanto, 2 + Nz(varX) retorna 2.

Freqüentemente a função Nz é utilizada como uma alternativa para a função IIf. No código a
seguir, por exemplo, são necessárias duas expressões que incluam a função IIf para retornar o
resultado desejado. A primeira expressão incluindo a função IIf é utilizada para verificar o valor de
uma variável e convertê-lo a zero se ele for Null.

varTemp = IIf(IsNull(varFrete), 0, varFrete)


varResultado = IIf(varTemp > 50, "Alto", "Baixo")

No próximo exemplo, a função Nz proporciona a mesma funcionalidade da primeira expressão e o


resultado desejado é alcançado em um passo em vez de dois.

varResultado = IIf(Nz(varFrete) > 50, "Alto", "Baixo")

Se você fornecer um valor para o argumento opcional valueifnull, esse valor será retornado quando
variant for Null. Incluindo esse argumento opcional, pode-se evitar o uso de uma expressão
contendo a função IIf. Por exemplo, a expressão seguinte utilizará a função IIf para retornar uma
seqüência se o valor de varFrete for Null.

varResultado = Selmed(IsNull(varFrete), _
"Sem Tarifa de Frete", varFrete)

No próximo exemplo, o argumento opcional fornecido para a função Nz fornece a seqüência a ser
retornada caso varFrete seja Null.

varResultado = Nz(varFrete, "Sem Tarifa de Frete")

52
Exemplos de referência a valores em
formulários e relatórios
A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles calculados em
formulários.

Se você utilizar esta expressão O Microsoft Access exibirá


=Forms![Pedidos]![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no
formulário Pedidos.
=Forms![Pedidos]![Subform O valor do controle SubtotalDoPedido no
Pedidos]![SubtotalDoPedido] subformulário Pedidos do formulário Pedidos.

=Forms![Pedidos]![Subform O valor da terceira coluna no NúmeroDoProduto,


Pedidos]![NúmeroDoProduto].Coluna(2) uma caixa de listagem com várias colunas no
subformulário Pedidos do formulário Pedidos. (0 se
refere à primeira coluna, 1 se refere à segunda e
assim por diante).

=Forms![Pedidos]![Subform O produto do valor do controle Preço no


Pedidos]![Preço]*1,06 subformulário Pedidos do formulário Pedidos e
1,06 (adiciona 6 por cento ao valor do controle
Preço).

=Parent![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no


formulário principal ou pai do subformulário atual.

A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles calculados em
relatórios.

53
Se você utilizar esta expressão O Microsoft Access exibirá
=Reports![Fatura]![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no relatório
Fatura.

=Reports![Resumo]![Sub-report O valor do controle TotalDeVendas no sub-


Resumo]![TotalDeVendas] relatório Resumo do relatório Resumo.

=Parent![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no relatório


principal ou pai do sub-relatório atual.

Observações

• Em um controle calculado, preceda a expressão com o operador =.

• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de


utilizar um nome exclusivo. Não utilize o nome de um dos controles já utilizado na
expressão.

Exemplos de manipulação e cálculo de datas


em formulários, relatórios e páginas de acesso
a dados
A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles calculados em
formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.

Expressão Descrição
=Data() Utiliza a função Data para exibir a data atual na
forma dd-mm-aa, onde dd é o dia (de 1 a 31), mm é
o mês (de 1 a 12) e aa são os dois últimos dígitos
do ano (de 1980 a 2099).
=Formato(Agora(); "ss") Utiliza a função Formato para exibir o número da
semana do ano que a data atual representa, onde ss
vai de 1 a 53.
=PartData("aaaa"; [DataDoPedido]) Utiliza a função PartData para exibir o ano em
quatro dígitos do valor do campo DataDoPedido.
=SomData("a"; -10, [DataPrometida]) Utiliza a função SomData para exibir uma data que
está 10 dias antes do valor do campo
DataPrometida.
=DifData("d"; [DataDoPedido]; Utiliza a função DifData para exibir a variação em

54
[DataDeEnvio]) dias entre os valores dos campos DataDoPedido e
DataDeEnvio.

Observações

• Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expressão com o


operador =. Em uma página de acesso a dados, você pode omitir o operador = e digitar um
alias em vez dele; por exemplo, digite NúmeroDaSemana: Formato(Agora(), "ww").

• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulário ou


relatório, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma página de acesso a
dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. Não utilize o nome ou código de um
dos controles já utilizados na expressão.

• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode utilizar o nome de um


controle ou o nome de um campo em uma origem do registro base. Em uma expressão em
uma página de acesso a dados, você pode utilizar somente o nome de um campo que esteja
na definição de dados da página.

Criar uma nova tabela a partir dos resultados


de uma consulta com uma consulta criar
tabela
1. Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que contêm os registros que você
deseja colocar na nova tabela.

2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada próximo a Tipo de consulta


na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Criar tabela. A caixa de diálogo Criar
tabela aparecerá.

3. Na caixa Nome da tabela, insira o nome da tabela que você deseja criar ou substituir.

4. Clique em Banco de dados atual para colocar a nova tabela no banco de dados aberto no
momento. Ou clique em Outro banco de dados e digite o nome do banco de dados no qual
você deseja colocar a nova tabela. Digite o caminho se necessário.

5. Clique em OK.

6. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que você deseja
na nova tabela.

7. Na célula Critério dos campos que você arrastou para a grade, digite o critério.

55
8. Para visualizar a nova tabela antes de criá-la, clique no botão Exibir na barra de
ferramentas. Para retornar ao modo estrutura da consulta e fazer alterações ou executar a
consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas.
9. Para criar a nova tabela, clique em Executar na barra de ferramentas.

Excluir registros de uma tabela

1. Crie uma nova consulta que contenha as tabelas das quais você deseja excluir registros.

2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada próximo a Tipo de consulta


na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta exclusão.

3. Para as tabelas das quais você deseja excluir registros, arraste o asterisco (*) da lista de
campos para a grade de estrutura da consulta.

De aparece na célula Excluir sob esses campos, conforme mostrado na ilustração a seguir.

4. Para especificar critérios para exclusão de registros, arraste para a grade de estrutura os
campos nos quais você deseja definir critérios.

Onde aparece na célula Excluir sob esses campos, como mostrado na ilustração a seguir.

5. Na célula Critério dos campos que você arrastou para a grade, digite o critério.

6. Para visualizar os registros que serão excluídos, clique em Exibir na barra de


ferramentas. Para retornar para o modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir
na barra de ferramentas. Faça as alterações desejadas no modo estrutura.

7. Clique em Executar na barra de ferramentas para excluir os registros.

56
Acrescentar registros de uma tabela a outra
tabela utilizando uma consulta acréscimo
1. Crie uma consulta que contenha a tabela cujos registros você deseja acrescentar a uma
outra tabela.

2. No modo estrutura, clique na seta localizada próximo a Tipo de consulta na barra de


ferramentas e, em seguida, clique em Consulta acréscimo. A caixa de diálogo
Acrescentar aparece.

3. Na caixa Nome da tabela, insira o nome da tabela à qual você deseja acrescentar registros.

4. Clique em Banco de dados atual se a tabela estiver no banco de dados aberto no


momento. Ou clique em Outro banco de dados e digite o nome do banco de dados onde a
tabela está armazenada. Digite o caminho, se necessário.

Você também pode inserir um caminho para um banco de dados do Microsoft FoxPro,
Paradox ou dBASE, ou uma seqüência de conexão com um banco de dados SQL.

5. Clique em OK.

6. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que você quiser
acrescentar e aqueles que quiser utilizar para definir critérios. Além disso, você pode ou
não desejar adicionar o campo de chave primária se ele tiver um tipo de dados
AutoNumeração.

Se todos os campos em ambas as tabelas têm os mesmos nomes, você pode simplesmente
arrastar o asterisco (*) para a grade de estrutura da consulta. Entretanto, se estiver
trabalhando em uma réplica de banco de dados, terá que adicionar todos os campos.

7. Se os campos selecionados tiverem o mesmo nome em ambas as tabelas, o Microsoft


Access preencherá, automaticamente, o nome coincidente na linha Acrescentar a. Se os
campos das duas tabelas não tiverem o mesmo nome, insira, na linha Acrescentar a, os
nomes dos campos da tabela à qual você está acrescentando.

8. Na célula Critério dos campos que você arrastou para a grade, digite o critério pelo qual os
acréscimos serão feitos.

Para obter informações sobre a especificação de critérios, clique em.

57
9. Para visualizar os registros que a consulta acrescentará, clique em Exibir na barra de
ferramentas. Para retornar para o modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir
na barra de ferramentas. Faça as alterações desejadas no modo estrutura.

10. Clique em Executar na barra de ferramentas para adicionar os registros.

Alterar registros como um grupo utilizando


uma consulta atualização
1. Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que incluem os registros que você
deseja atualizar e os campos que deseja utilizar para definir critério.

2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada próxima a Tipo de consulta


na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta atualização.

3. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que você deseja
atualizar ou para os quais deseja especificar critério.

4. Na célula Critério, especifique o critério se necessário.

Para obter informações sobre a especificação de critérios, clique em.

5. Na célula Atualizar para dos campos que você deseja atualizar, digite a expressão ou
valor que você deseja utilizar para alterar os campos, como mostrado na ilustração a seguir.
6. Para ver uma lista dos registros que serão atualizados, clique em Exibir na barra de
ferramentas. Essa lista não mostrará valores novos. Para retornar para o modo estrutura da
consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faça as alterações
desejadas no modo estrutura.

7. Clique em Executar na barra de ferramentas para atualizar os registros.

Criar uma consulta parâmetro que solicite


critério cada vez que for executada
Uma consulta parâmetro exibe uma ou mais caixas de diálogo predefinidas que pedem a você o
valor do parâmetro (critério). Você também pode criar uma caixa de diálogo personalizada que
peça os parâmetros da consulta.

1. Criar uma consulta seleção ou de tabela de referência cruzada.

2. No modo estrutura de consulta, arraste os campos da lista de campos para a grade de


estrutura da consulta.

3. Na célula Critério de cada campo que você deseja utilizar como parâmetro, digite um
aviso entre colchetes. O Microsoft Access exibirá esse aviso quando a consulta for

58
executada. O texto do aviso precisa ser diferente do nome do campo, embora possa incluir
o nome do campo.

Para um campo que exiba datas, você pode exibir os avisos "Digite a data de início:" e
"Digite a data de término:" para especificar um intervalo de datas. Na célula Critério do
campo, digite Entre [Digite a data de início:] E [Digite a data de término:].

4. Para exibir os resultados, clique em Exibir na barra de ferramentas e digite o valor para o
parâmetro. Para retornar ao modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na
barra de ferramentas.

Observações

• Você precisa especificar um tipo de dados para parâmetros em uma consulta de tabela de
referência cruzada ou em uma consulta parâmetro na qual uma consulta de tabela de
referência cruzada ou gráfica esteja baseada. Na consulta de tabela de referência cruzada,
você precisa também definir a propriedade ColumnHeadings. Em outras consultas
parâmetro, especifique um tipo de dados para um campo com o tipo de dados Sim/Não e
campos que venham de uma tabela em um banco de dados SQL externo.

• Para avisar ao usuário para procurar um ou mais caracteres e localizar registros que iniciam
ou contêm os caracteres especificados pelo usuário, crie uma consulta parâmetro que utilize
o operador LIKE e o símbolo curinga (*). Por exemplo, a instrução:

LIKE [Insira o primeiro caractere a ser pesquisado: ] & "*"

procurará palavras que comecem com uma letra especificada. A instrução:

LIKE "*" & [Insira qualquer caractere a ser pesquisado: ] & "*"

procurará palavras que contenham o caractere especificado.

Imprimir os critérios para um relatório no


cabeçalho do relatório
1. Em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), crie os parâmetros de critério na
consulta base do relatório..

2. Abra o relatório no modo estrutura.

3. Crie uma caixa de texto não acoplada para cada parâmetro que você deseja exibir. Clique
na ferramenta Caixa de texto na caixa de ferramentas e, em seguida, clique no cabeçalho
do relatório.

4. Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada
e então clique em Propriedades na barra de ferramentas.

59
5. Siga um destes procedimentos:
o Em um banco de dados do Access, defina a propriedade Origem do Controle com
o(s) parâmetro(s) que você especificou na célula Critérios da consulta. Por
exemplo, se os parâmetros da consulta forem:

Entre [Digite uma data inicial] E [Digite uma data de término]

e você desejar exibi-los em duas caixas de texto, defina a propriedade Origem do


Controle de uma caixa de texto como:

[Digite uma data inicial]

e a propriedade Origem do Controle da outra caixa de texto como:

[Digite uma data de término]

Se você deseja exibir os dois parâmetros em uma única caixa de texto, pode utilizar
uma expressão na caixa da propriedade OrigemDoControle, por exemplo:

="Entre " & [Digite uma data inicial] & " e " & [Digite uma data de término]

o Em um projeto do Access, defina a propriedade ParâmetrosDeEntrada como uma


seqüência que especifica os parâmetros passados para o procedimento armazenado
ao qual o relatório está acoplado. Como no seguinte exemplo, a seqüência deve ser
uma expressão que inclui os parâmetros que você especificou no procedimento
armazenado e o texto que deve aparecer no aviso; coloque o texto do aviso entre
colchetes ([ ]):

@Beginning_date datetime = [Data inicial], @Ending_date datetime = [Data


de término]

Em seguida, defina a propriedade OrigemDoControle do controle como uma


seqüência que especifica os parâmetros no procedimento armazenado, qualquer
texto a ser incluído e o texto do aviso colocado entre colchetes, como mostra o
seguinte exemplo:

="Vendas de "& [Data inicial] &" a "& [Data de término]

6. Para ver os critérios, imprimir ou visualizar o relatório. O Microsoft Access exibe os


valores dos parâmetros exatamente como você os digitou no aviso.

Criar uma consulta Auto Pesquisar que


preencha dados automaticamente
Para que AutoPesquisar funcione em novos registros, certas condições devem ser preenchidas.

1. Crie uma consulta seleção, adicionando duas tabelas que tenham um relacionamento um-
para-muitos.

60
2. Adicione os campos para a consulta à grade de estrutura.

Você deve incluir o campo associado do lado " muitos" do relacionamento um-para-muitos.

Formulários: o que são e como funcionam

Criar um formulário com um assistente


1. Na janela Banco de dados, clique em Formulários sob Objetos.

2. Clique no botão Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados.

3. Na caixa de diálogo Novo formulário, clique no assistente que você deseja utilizar. Uma
descrição do Assistente aparece no lado esquerdo da caixa de diálogo.

4. Clique no nome da tabela ou outra origem do registro que inclua os dados em que você
deseja basear o seu formulário.

Observação Você não precisa efetuar essa etapa se clicar na opção Assistente de
formulário — você pode especificar a origem do registro do formulário no assistente.

5. Clique em OK.

6. Se você clicou em Assistente de formulário, Assistente de gráfico ou Assistente de


tabela dinâmica na etapa 3, siga as orientações das caixas de diálogo do assistente. Se

61
você clicou em AutoFormulário: Colunar, AutoFormulário: Tabular ou
AutoFormulário: Folha de dados, o Microsoft Access criará automaticamente o seu
formulário.

Se o formulário resultante não tiver o formato desejado, você poderá alterá-lo no modo
estrutura.

Observação Se você clicar em uma das opções de AutoFormulário, o Microsoft Access utilizará
a autoformatação que você especificou por último, seja no Assistente de formulário seja por meio
do comando AutoFormatação do menu Formatar no modo estrutura.

Modos de um formulário
Os formulários têm três modos: modo estrutura, modo formulário e modo folha de dados.

Para criar um formulário, você trabalha no modo estrutura. A visualização de um formulário no


modo estrutura é como se sentar à uma prancheta de desenho repleta de ferramentas úteis.

Criar um formulário em branco e selecionar


uma origem do registro
62
1. Na janela Banco de dados, clique em Formulários sob Objetos.

2. Clique no botão Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados.

3. Na caixa de diálogo Novo formulário, clique em Modo estrutura.

4. Clique no nome da tabela ou outra origem do registro que inclua os dados nos quais você
deseja basear o seu formulário. Se o formulário não for conter dados (por exemplo, se for
para utilizar como um menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios ou se
você desejar criar uma caixa de diálogo personalizada), não selecione nada nessa lista.

Observação Se você deseja criar um formulário que utilize dados de mais de uma tabela,
baseie o seu formulário em uma consulta.

5. Clique em OK.

O Microsoft Access exibe o formulário no modo estrutura.

Colocar o texto de uma caixa de texto ou outro


controle em negrito, itálico ou sublinhado
1. Abra um formulário no Modo estrutura, um relatório no Modo estrutura ou uma página de
acesso a dados no Modo estrutura.

2. Clique no controle que contém o texto que você deseja alterar.

3. Na barra de ferramentas de formatação de formulários/relatórios ou barra de ferramentas


de formatação de página de acesso a dados, clique em Negrito para aplicar negrito
ao texto, Itálico para aplicar itálico ao texto ou Sublinhado para sublinhar o texto.

Em controles de texto de letreiro de páginas de acesso a dados, você pode selecionar texto
e aplicar formatação negrito, itálico e sublinhado a caracteres individuais dentro do
controle. Em todos os outros controles de formulários, relatórios e páginas de acesso a
dados, quando você aplica formatação negrito, itálico ou sublinhado, a alteração aplica-se a
todo o conteúdo do controle. Não é possível alterar caracteres individuais em um controle.

Dica Em formulários e relatórios, caso você queira redimensionar o controle para que se ajuste ao
texto, aponte para Dimensionar no menu Formatar e, então, clique em Para Caber.

Mover uma caixa de texto ou outro controle e


seu rótulo
63
1. Abra um formulário no Modo estrutura, um relatório no Modo estrutura ou uma página de
acesso a dados no Modo estrutura.

2. Clique no controle ou em seu rótulo.

Quando você clica em uma das duas partes de um controle composto em formulários e
relatórios, o Microsoft Access exibe as alças de movimentação de ambos os controles, bem
como as alças de dimensionamento do controle em que você clicou. Em páginas de acesso
a dados, quando o controle é selecionado, o rótulo não é automaticamente selecionado. Se
você mover o controle, o rótulo o acompanhará. Mas se você mover o rótulo, o controle
não se moverá.

3. Mova o ponteiro sobre a borda (e não sobre a alça de movimentação) do controle ou do seu
rótulo. Em formulários e relatórios, o ponteiro se transforma em uma mão aberta. Em
páginas de acesso a dados, o ponteiro se transforma em uma seta de quatro pontas. Depois
que o ponteiro se alterar, arraste os controles para uma nova posição.

Observações

• Ao mover um controle em um formulário ou relatório, você pode conservar o seu


alinhamento vertical ou horizontal com outros controles mantendo a tecla SHIFT
pressionada enquanto seleciona e move o controle. Você somente pode mover o controle
horizontal ou verticalmente, dependendo da direção em que o moveu primeiro.

• Caso você necessite fazer pequenos ajustes no posicionamento de um controle, talvez seja
mais fácil pressionar CTRL juntamente com as teclas de direção apropriadas. Quando você
move um controle dessa maneira em formulários, relatórios e páginas de acesso a dados, o
Access não alinha o controle com a grade, mesmo que Encaixar na grade esteja ativado.

64
Dimensionar uma caixa de texto ou outro
controle
1. Abra um formulário no Modo estrutura, um relatório no Modo estrutura ou uma página de
acesso a dados no Modo estrutura.

2. Clique no controle ou controles a ser(em) redimensionado(s).

3. Arraste as alças de dimensionamento até o controle atingir o tamanho desejado.

Em um formulário ou relatório, se você selecionar mais de um controle, todos os controles terão o


tamanho alterado quando você arrastar a alça de dimensionamento de um desses controles.

Observações

• Em páginas de acesso a dados, não é possível dimensionar verticalmente uma caixa de


listagem ou caixa de listagem suspensa. O tamanho vertical da caixa de listagem e caixa de
listagem suspensa baseia-se na definição de fonte dos dados contidos no controle.

• Para efetuar pequenos ajustes no tamanho de um controle em um formulário ou relatório,


talvez seja mais fácil pressionar SHIFT juntamente com as teclas de direção adequadas.

Alinhar caixas de texto ou outros controles em


relação uns aos outros em um formulário ou
relatório
1. Abra um formulário no Modo estrutura ou um relatório no Modo estrutura.

65
2. Selecione os controles que deseja alinhar. Selecione somente os controles que estejam na
mesma linha ou na mesma coluna.

3. No menu Formatar, aponte para Alinhar e, em seguida, clique em um dos comandos a


seguir:
o À Esquerda. Alinha as extremidades esquerdas dos controles com a extremidade
esquerda do controle mais à esquerda.

o À Direita. Alinha as extremidades direitas dos controles com a extremidade direita


do controle mais à direita.

o Superior. Alinha as extremidades superiores dos controles com a extremidade


superior do controle mais alto.

o Inferior. Alinha as extremidades inferiores dos controles com a extremidade


inferior do controle mais baixo.

Observação Se ocorrer sobreposição de controles após o alinhamento, o Microsoft Access os


posicionará com suas extremidades lado-a-lado.

Adicionar ou remover um cabeçalho e um


rodapé do formulário ou um cabeçalho e um
rodapé da página
1. Abra o formulário em Modo estrutura.

2. Clique em Cabeçalho/Rodapé do formulário ou em Cabeçalho/Rodapé da página no


menu Exibir.

Observações

• Os cabeçalhos e os rodapés de formulário aparecem na parte superior e inferior de um


formulário em Modo formulário, e no início e no fim de um formulário impresso. Os
cabeçalhos e rodapés de página aparecem na parte superior e inferior de cada página
impressa — eles não aparecem em Modo formulário.

• Se você remover um cabeçalho e um rodapé, o Microsoft Access excluirá os controles do


cabeçalho e do rodapé.

66
• Só é possível adicionar um cabeçalho e um rodapé juntos. Se você não desejar cabeçalho e
rodapé, poderá dimensionar o que você não deseja para que ele não tenha altura ou definir
sua propriedade Visível como Não. Você também pode definir a propriedade Exibir
quando de cabeçalho e rodapé de um formulário, para especificar quando você deseja que
o cabeçalho e o rodapé sejam exibidos ? — sempre, somente na impressão ou somente na
tela.

Alterar o tamanho de um cabeçalho, rodapé


ou outra seção de um formulário ou relatório

Você pode aumentar ou diminuir a altura das seções de formulários e relatórios individualmente.
Entretanto, um formulário ou um relatório tem somente uma largura. Quando você altera a largura
de uma seção, altera a largura de todo o formulário ou relatório.

Alterar a altura ou largura


1. Abra o formulário no modo estrutura ou o relatório no modo estrutura.

2. Altere tanto a altura quanto a largura, colocando o ponteiro na extremidade inferior ou na


extremidade direita da seção.

3. Arraste o ponteiro para cima ou para baixo para alterar a altura da seção. Arraste o ponteiro
para a direita ou para a esquerda para alterar a largura da seção.

• Posicione o ponteiro no canto inferior direito da seção e arraste-o diagonalmente em


qualquer direção.

67
Criar um rótulo
Utilize este procedimento para criar um rótulo autônomo (um rótulo que não esteja anexado a um
outro controle). Para criar um rótulo que esteja anexado a um controle, basta criar o controle. O
Microsoft Access anexa automaticamente um rótulo ao controle quando você o cria.

1. Abra um formulário no Modo estrutura, um relatório no Modo estrutura ou uma página de


acesso a dados no Modo estrutura.

2. Clique na ferramenta Rótulo na caixa de ferramentas.

3. No formulário, relatório ou página de acesso a dados, clique no local onde você deseja
colocar o rótulo e, em seguida, digite o texto do rótulo.

Observações

• Se você deseja exibir o texto do rótulo em mais de uma linha de um formulário ou


relatório, você pode redimensionar o rótulo depois de digitar todo o texto, ou pode
pressionar CTRL+ENTER no final da primeira linha de texto para inserir um retorno de
carro. Se você inserir um retorno de carro, o Microsoft Access irá quebrar automaticamente
as linhas subseqüentes conforme você as digitar. Para inserir manualmente uma quebra de
linha em uma linha subseqüente, pressione CTRL+ENTER outra vez. A largura máxima do
rótulo é determinada pelo comprimento da primeira linha de texto.

• Se você deseja utilizar um E comercial (&) em um rótulo de um formulário ou relatório,


deve digitá-lo duas vezes. Isto se deve ao fato de o Microsoft Access utilizar o E comercial
em um rótulo ou botão para definir uma tecla de acesso.

Calcular um total para um registo em um


formulário
1. Abra o formulário em modo Estrutura.

68
2. Clique na ferramenta Caixa de Texto na caixa de ferramentas.

3. Na seção Detalhe do formulário, clique no lugar onde deseja posicionar a caixa de texto.

4. Proceda de uma das maneiras a seguir:


o Posicione o ponto de inserção na caixa de texto e digite uma expressão que calcule
um total.

o Certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada, clique em Propriedades


na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades e digite a expressão
na caixa de propriedade Origem do Controle. Em um banco de dados do Microsoft
Access (.mdb), para utilizar o Construtor de expressões para criar a expressão,
clique no botão Construir próximo à caixa de propriedade Origem do Controle.

Criar um botão de comando com um


assistente
1. Abra um formulário em Modo estrutura ou uma página de acesso a dados em Modo
estrutura.

2. Clique na ferramenta Assistentes de controle na caixa de ferramentas se ela já não


estiver pressionada.

3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Botão de comando .

4. No formulário ou página de acesso a dados, clique onde você deseja colocar o botão de
comando.

5. Siga as instruções nas caixas de diálogo do assistente. Na última caixa de diálogo, clique
em Concluir para exibir o botão de comando no Modo estrutura.

Observação Os assistentes não estão disponíveis em uma página de acesso a dados isolada, ou
quando você vincula uma página de acesso a dados a um banco de dados que não seja o que está
aberto. O Assistente de botão de comando também não estará disponível se a página não estiver
vinculada a uma tabela ou consulta. Você terá de criar um botão de comando sem usar os
assistentes.

Adicionar um controle guia a um formulário


para criar um formulário de várias páginas
1. Abra um formulário no modo estrutura.

69
2. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Controle guia e clique no formulário
onde você deseja colocar o controle.

O Microsoft Access adiciona um controle guia com duas páginas. A primeira página fica
por cima.

3. Para adicionar controles ao controle guia, clique na guia da página à qual você deseja
adicionar controles. Então, adicione controles utilizando um dos métodos a seguir:
o Clique em Lista de campos na barra de ferramentas para exibir a lista de
campos, e arraste um ou mais campos para a página da guia.

o Clique em uma ferramenta da caixa de ferramentas e clique na página da guia. Você


pode adicionar qualquer tipo de controle, exceto outro controle guia.

o Copie controles de uma outra parte do formulário ou de uma outra página.


(Entretanto, você não pode arrastar controles de uma outra parte do formulário ou
de uma outra página).
4. Utilize a lista a seguir para outras tarefas que você talvez queira executar:
o Para alterar a legenda exibida em uma guia, clique duas vezes na guia para abrir sua
folha de propriedades e especifique uma nova legenda na propriedade Legenda. Se
você não especificar uma legenda na propriedade Legenda, o Microsoft Access
utilizará a configuração da propriedade Nome.

o Para adicionar, excluir ou alterar a ordem das guias, clique na borda do controle
guia com o botão direito do mouse e clique em Inserir página, Excluir página ou
Ordem da página.

o Para alterar a ordem de tabulação dos controles em uma página, clique na página
com o botão direito do mouse e clique em Ordem de tabulação.

o Para alterar o nome da fonte, o tamanho da fonte, o estilo da fonte, etc. das legendas
nas guias, clique duas vezes na borda do controle guia para abrir sua folha de
propriedades e então defina as propriedades apropriadas. Você não pode especificar
configurações diferentes para guias diferentes.
5. Ajuste o tamanho do controle guia como for apropriado. Clique em cada guia para
certificar-se de que todos os controles se ajustam bem em cada guia.

Observação O Microsoft Access não irá cortar os controles quando você dimensionar o
tamanho do controle guia. Talvez você precise mover os controles para tornar menor o
controle guia.

6. Alterne para o modo formulário para testar o controle.

Adicionar um controle ActiveX (controle OLE


personalizado) a um formulário, relatório ou
página de acesso a dados
70
Esta ferramenta é a caixa principal para exibir as opções de ferramentas como as vistas
anteriormente.

1. Abra um formulário no modo estrutura, um relatório no modo estrutura, ou uma página de


acesso a dados no modo estrutura.

2. Clique na ferramenta Mais controles na caixa de ferramentas e, em seguida, clique no


controle que você deseja.

Observação Se você instalou controles ActiveX com outros aplicativos, como o


Microsoft Excel, esses controles aparecerão se você clicar na ferramenta Mais controles na
caixa de ferramentas ou se clicar no comando Controle ActiveX, no menu Inserir.
Entretanto, é possível que alguns controles ActiveX não funcionem corretamente com o
Microsoft Access. Para ver uma lista de controles testados e verificados com o Microsoft
Access, consulte o arquivo Leiame ou entre em contato com o fornecedor do controle.

3. No formulário, relatório ou página de acesso a dados, clique no local onde você deseja
colocar o controle.

4. Clique no controle com o botão direito do mouse e clique em Propriedades , para abrir
a folha de propriedades do controle ActiveX.

5. Defina as propriedades, conforme necessário.

O que é um grupo de opção?


Você pode utilizar um grupo de opção em um formulário, um relatório ou uma página de acesso a
dados para exibir um conjunto limitado de alternativas. Um grupo de opção torna fácil selecionar
um valor, já que basta clicar no valor que você deseja. Apenas uma opção pode ser selecionada de
cada vez em um grupo de opção.

Em um formulário ou relatório, um grupo de opção consiste em um moldura de grupo e um


conjunto de caixas de seleção, botões de opção e botões de alternância. Em uma página de acesso a
dados, um grupo de opção consiste em uma moldura de grupo e um conjunto de botões de opção.

71
Se um grupo de opção estiver acoplado a um campo, apenas a própria moldura do grupo estará
acoplada ao campo e não as caixas de seleção, botões de alternância ou botões de opção que
estejam dentro da moldura. Em vez de definir a propriedade OrigemDoControle para cada
controle do grupo de opção, você define a propriedade ValorDeOpção (formulário ou relatório) ou
Valor (página de acesso a dados) de cada caixa de seleção, botão de alternância ou botão de opção.
Em um formulário ou relatório, defina a propriedade de controle como um número que seja
significativo para o campo ao qual está acoplada a moldura do grupo. Em uma página de acesso a
dados, defina a propriedade de controle como um número ou qualquer texto que seja significativo
para o campo ao qual está acoplada a moldura do grupo. Quando você seleciona uma opção em um
grupo de opção, o Microsoft Access define o valor do campo ao qual o grupo de opção está
acoplado como o valor da propriedade ValorDeOpção ou Valor da opção selecionada.

Observações

• A propriedade ValorDeOpção ou Valor é definida como um número porque o valor de um


grupo de opção pode ser somente um número e não um texto. O Access armazena esse
número na tabela base. Neste exemplo, se você deseja exibir o nome da transportadora em
vez de um número na tabela Pedidos em um banco de dados do Access, você pode criar
uma tabela separada denominada Transportadoras que armazena os nomes das
transportadoras e, em seguida, fazer com que o campo Via na tabela Pedidos seja um
campo Pesquisa que pesquise os dados na tabela Transportadoras

Criar um grupo de opção com um assistente


em um formulário ou relatório
Para obter melhores resultados em um banco de dados do Microsoft Access, crie grupos de opção
apenas para campos cujos tipos de dados sejam Número (e cuja propriedade TamanhoDoCampo
esteja definida como Inteiro ou Inteiro Longo) ou Sim/Não. Em um projeto do Microsoft Access,
crie grupos de opção apenas para colunas cujos tipos de dados sejam Int, SmallInt, TinyInt e Bit.
Para campos ou colunas com outros tipos de dados, utilize uma caixa de listagem, lista suspensa ou
caixa de combinação.

1. Abra um formulário no Modo estrutura ou um relatório no Modo estrutura.

72
2. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela já não
estiver pressionada.

3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opção .

4. No formulário ou relatório, clique onde você deseja colocar o canto superior esquerdo do
grupo de opção.

5. Siga as instruções nas caixas de diálogo do assistente. Na última caixa de diálogo, clique
em Concluir para exibir o grupo de opção no Modo estrutura.

Criar um grupo de opção sem um assistente


1. Abra um formulário no Modo estrutura, um relatório no Modo estrutura ou uma página de
acesso a dados no Modo estrutura.

2. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela estiver


pressionada. Isto desativa o assistente.

3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opção .

4. Proceda de uma das maneiras a seguir:


o Se você deseja criar um grupo de opção não acoplado, clique onde você deseja
colocar a moldura do grupo.

o Se você deseja criar um grupo de opção acoplado, clique em Lista de campos


na barra de ferramentas para exibir a lista de campos e, em seguida, arraste o campo
ou coluna apropriada da lista de campos para o formulário, relatório ou página de
acesso a dados. Campos e colunas são colocados no grupo de opções como caixas
de texto. Em um formulário ou relatório, se o botão ou comando de lista de campos
não estiver disponível, você terá que acoplar o formulário ou relatório a uma origem
do registro. Em uma página de acesso a dados, se a lista de campos estiver vazia,
você terá que conectar a página a um banco de dados.

Observação Você deve arrastar o campo ou coluna da lista de campos. Se você clicar no
campo da lista de campos e então clicar no formulário, relatório ou página de acesso a
dados, o controle não será acoplado.

5. Na caixa de ferramentas do formulário ou relatório, clique na ferramenta Caixa de seleção


, Botão de opção ou Botão alternar . Na caixa de ferramentas da página de
acesso a dados, clique no Botão de opção . Em seguida, clique dentro da moldura do
grupo, no local onde você deseja que apareça o canto superior esquerdo da caixa de
seleção, do botão de opção ou do botão de alternância. Quando o usuário repousa o
ponteiro sobre a moldura em um formulário ou relatório, o Microsoft Access realça o grupo
de opção para indicar que controles colocados dentro dele tornam-se parte do grupo de
opção.

73
Quando o Access cria o primeiro controle dentro de um grupo de opção em um formulário
ou relatório, define a propriedade ValorDeOpção do controle como 1. Em uma página de
acesso a dados, você precisa definir a propriedade Valor de cada botão de opção como um
número ou qualquer texto que seja significativo para o campo ao qual a moldura do grupo
está acoplada.

6. Repita o passo 5 para cada controle que você adicionar ao grupo de opção. Em um
formulário ou relatório, o Access define a propriedade ValorDeOpção da segunda opção
como 2, da terceira como 3 e assim por diante.

Exibir um formulário de inicialização ou


página de acesso a dados quando um banco de
dados ou projeto do Access for aberto
1. No menu Ferramentas, clique em Inicializar.

2. Na caixa Exibir formulário/página, clique em um formulário ou página de acesso a dados


do banco de dados do Microsoft Access ou projeto do Microsoft Access atual.

3. Se você não deseja que os usuários consultem ou utilizem a janela Banco de dados, que
aparece atrás do formulário, desmarque a caixa de seleção Exibir janela banco de dados.

4. Mesmo que você desmarque a caixa de seleção Exibir janela banco de dados, essa janela
ainda poderá ser acessada

Criar um formulário pop-up que não é janela


restrita
1. Crie o formulário. O formulário pode incluir qualquer combinação de controles.

2. No modo estrutura de formulário, clique duas vezes no seletor de formulário para abrir a
folha de propriedades para o formulário.

3. Na caixa da propriedade PopUp, clique em Sim.

4. Na caixa da propriedade EstiloDaBorda, clique em Fino se não desejar que o formulário


seja dimensionável; do contrário, pule para a próxima etapa. Se você selecionar a definição
Fino, poderá mover o formulário pop-up, mas não dimensioná-lo.

74
Especificar se um formulário abrirá somente
para entrada de dados
1. Abra o formulário no modo estrutura.

2. Clique duas vezes no seletor de formulário para abrir a folha de propriedades do


formulário.

3. Na caixa da propriedade EntradaDeDados, clique em Sim se você quiser que o formulário


abra para entrada de dados (registro vazio); clique em Não se você quiser que o formulário
seja aberto com todos os registros em exibição.

Relatórios: o que são e como funcionam


Um relatório é um modo eficiente de apresentar dados em um formato impresso. Como você
controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório, pode exibir as informações como
desejar.

A maioria das informações contidas em um relatório procede de uma tabela base, consulta ou
instrução SQL, que é a origem dos dados do relatório. Outras informações no relatório são
armazenadas na estrutura do relatório.

75
Criar um relatório com um assistente
1. Na janela Banco de dados, clique em Relatórios sob Objetos.

2. Clique no botão Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados.

3. Na caixa de diálogo Novo relatório, clique no assistente que você deseja utilizar. Uma
descrição do assistente aparece no lado esquerdo da caixa de diálogo.

4. Clique na tabela ou consulta que contém os dados nos quais você deseja basear seu
relatório.

Observação O Microsoft Access utiliza esta tabela ou consulta como origem do registro
padrão para o relatório. Entretanto, você pode alterar a origem do registro no assistente e
selecionar campos de outras tabelas e consultas.

5. Clique em OK.

76
6. Se você clicou em Assistente de relatório, Assistente de gráfico ou Assistente de
etiqueta na etapa 3, siga as instruções das caixas de diálogo do assistente. Quando você
clica em AutoRelatório: Tabular ou AutoRelatório: Colunar, o Microsoft Access cria
automaticamente o seu relatório.

Se o relatório resultante não tiver a aparência desejada, você poderá alterá-lo no modo
estrutura.

Macros: O que são e como funcionam


O que é uma macro?
Uma macro é um conjunto de uma ou mais ações onde cada uma efetua uma determinada
operação, como abrir um formulário ou imprimir um relatório. As macros podem ajudá-lo a
automatizar tarefas comuns. Por exemplo, você pode executar uma macro que imprima um
relatório quando um usuário clicar em um botão de comando.

Uma macro pode ser uma macro composta de uma seqüência de ações ou pode ser um grupo de
macros. Você também pode utilizar uma expressão condicional para determinar se, em alguns
casos, uma ação será realizada quando uma macro for executada.

Uma seqüência de ações


A macro a seguir é composta de uma série de ações. O Microsoft Access realiza essas ações cada
vez que a macro for executada. Para executar essa macro, refira-se ao nome de macro Revisar
Produtos.

77
Um grupo de macros
Se você tem inúmeras macros, agrupar macros relacionadas em grupos de macros poderá ajudá-lo
a gerenciar o seu banco de dados com maior facilidade. Para exibir os nomes de macros de um
grupo de macros, clique em Nomes de macro no menu Exibir na janela Macro.

Por exemplo, o grupo de macros a seguir, nomeado Botões, é constituído por três macros
relacionadas: Funcionários, Produtos e Representantes. Cada macro realiza a ação AbrirFormulário
e a macro Produtos também realiza a ação MoverDimensionar.

O nome na coluna Nome da macro identifica cada macro. Quando você executa uma macro em
um grupo de macros, o Access realiza a ação da coluna de ação e todas ações imediatamente a
seguir, cuja coluna Nome da macro esteja em branco.

Para executar uma macro de um grupo de macros, utilize o nome do grupo de macros seguido por
um ponto e depois pelo nome da macro. No exemplo anterior, para se referir à macro Funcionários
no grupo de macros Botões, você digitaria Botões.Funcionários.

Ações condicionais
Para exibir a coluna Condição, clique em Condições no menu Exibir da janela Macro. A macro a
seguir executa as ações CaixaDeMensagem e PararMacro somente quando a expressão na coluna
Condição for verdadeira (quando houver um valor Nulo no campo CódigoDoFornecedor).

Criar uma macro


1. Na janela Banco de dados, clique em Macros sob Objetos.

2. Clique no botão Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados.

78
3. Na coluna Ação, clique na primeira célula e, em seguida, clique sobre a seta para exibir a
lista de ações.

4. Clique sobre a ação que você deseja utilizar.

5. Digite um comentário para a ação. Os comentários são opcionais, mas tornam a sua macro
mais fácil de entender e manter.

6. Na parte inferior da janela, especifique os argumentos da ação, caso seja requisitado. Para

dicas sobre a definição de argumentos de ação, clique em .

7. Para adicionar mais ações à macro, vá para outra linha de ação e repita as etapas 3 a 6. O
Microsoft Access executa as ações na ordem em que você as lista.

Executar uma macro ou um procedimento de


evento para um evento em um formulário,
relatório ou controle
O Microsoft Access responde a muitos tipos de eventos em formulários, relatórios e controles,
incluindo cliques de mouse, alterações em dados e formulários ou relatórios ao serem abertos ou
fechados.

1. Abra o formulário ou relatório no Modo estrutura.

2. Crie uma macro ou um procedimento de evento. Você pode, por exemplo, criar uma macro
ou um procedimento de evento que exiba uma mensagem quando clicar em um botão de
comando.

3. Defina a propriedade de evento apropriada do formulário, relatório ou controle com o nome


da macro ou como [Procedimento de Evento] se estiver utilizando um procedimento de
evento.

Por exemplo, para utilizar uma macro para exibir uma mensagem quando você clicar em
um botão de comando, defina a propriedade Ao Clicar do botão de comando com o nome
de uma macro que exiba a mensagem. Para utilizar um procedimento de evento, crie um
procedimento de evento Click para o botão de comando e, em seguida, defina a
propriedade Ao Clicar deste como [Procedimento de Evento].

Criar um procedimento de evento


O Microsoft Access torna fácil executar um código em resposta a uma ação executada pelo
usuário. Quando você define uma propriedade de evento para um formulário, relatório ou controle
como [Procedimento de Evento], o Microsoft Access cria automaticamente o modelo do
procedimento de evento. Você só precisa adicionar o código que deseja executar em resposta a um

79
determinando evento no formulário, relatório ou controle. Por exemplo, você pode fazer o código
ser executado quando um usuário clica em um botão de comando ou altera dados.

1. Abra um formulário ou relatório no modo Estrutura do relatório ou formulário.

2. Exiba a folha de propriedades para o formulário ou relatório, ou para uma seção ou


controle no formulário ou relatório.

3. Clique na guia Evento.

4. Clique na propriedade de evento para o evento que você deseja que acione o procedimento.
Por exemplo, para exibir o procedimento de evento para o evento Change, clique na
propriedade Ao Alterar.

5. Clique em Construir ao lado da caixa de propriedade para exibir a caixa de diálogo


Escolher Construtor.

6. Escolha criar macro para abrir a janela de macro ou Clique duas vezes em Construtor de
código para exibir as instruções Sub e End Sub do procedimento de evento no módulo de
formulário ou no módulo de relatório. Essas instruções definem ou declaram o
procedimento de evento.

O Microsoft Access declara automaticamente os procedimentos de evento para cada objeto


e evento em um formulário ou módulo de relatório, utilizando a palavra-chave Private para
indicar que o procedimento só pode ser acessado por outros procedimentos neste módulo.

7. Adicione o código ao procedimento de evento que você deseja que seja executado quando
o evento ocorrer. Por exemplo, para emitir um som através do alto-falante do computador
quando forem alterados os dados na caixa de texto NomeDaEmpresa, adicione uma
instrução Beep ao procedimento de evento NomeDaEmpresa_Change, como se segue:

Private Sub NomeEmpresa_Change()

AlarmeSonoro

End Sub

O procedimento de evento é executado a cada vez que o evento Change ocorrer para o
objeto.

Criar um botão de comando


Você mesmo pode criar um botão de comando ou pode fazer com que o Microsoft Access crie seu
botão de comando utilizando um assistente. Um assistente agiliza o processo de criação de um

80
botão de comando porque faz todo o trabalho básico para você. Quando você utiliza um assistente,
o Access solicita informações e cria o botão de comando baseado em suas respostas.

Você pode criar mais de 30 tipos diferentes de botões de comando utilizando o Assistente de
botão de comando. Por exemplo, você pode criar um botão de comando que localize um registro,
imprima um registro ou aplique um filtro de formulário.

Utilizar o Assistente de botão de comando quando você deseja aprender a escrever


procedimentos de evento também é uma boa idéia. Quando o Access cria um botão de comando
em um formulário ou relatório com um assistente, ele cria um procedimento de evento e o anexa
ao botão. Você pode abrir o procedimento de evento para ver como ele funciona e modificá-lo para
que se ajuste às suas necessidades. Quando você cria um botão de comando em uma página de
acesso a dados com um assistente, o Access não cria procedimentos de evento. Aprenda sobre
como criar procedimentos de evento para um botão de comando em uma página de acesso a dados.

Observação Os assistentes não estão disponíveis em páginas de acesso a dados autônomas, ou


quando você vincula a página de acesso a dados a um banco de dados diferente do que está aberto.
O Assistente de botão de comando também não está disponível se uma página de acesso a dados
não está acoplada a uma tabela ou consulta. Você terá que criar um botão de comando sem a ajuda
dos assistentes.

O que é um botão de comando?


Você utiliza um botão de comando em um formulário ou uma página de acesso a dados para iniciar
uma ação ou um conjunto de ações. Por exemplo, você pode criar um botão de comando que abra
um outro formulário. Para que um botão de comando faça alguma coisa em um formulário, você
escreve uma macro ou procedimento de evento e o anexa à propriedade AoClicar do botão. Em
uma página de acesso a dados, você pode anexar código escrito em JScript ou Microsoft Visual
Basic Scripting Edition (VBScript) a um botão de comando utilizando o Editor de scripts da
Microsoft. Como criar um procedimento de evento para um botão de comando em uma página de
acesso a dados.

Observação Você pode criar mais de 30 tipos diferentes de botões de comando com o Assistente
de botão de comando. Quando você utiliza o Assistente de botão de comando, o Microsoft
Access cria o botão e o procedimento de evento para você. Os assistentes não estão disponíveis em
uma página de acesso a dados autônoma ou quando você aponta uma página de acesso a dados
para um banco de dados diferente do que está aberto no momento. O Assistente de botão de
comando também não está disponível se a página não estiver acoplada a uma tabela ou consulta.

É possível exibir texto em um botão de comando em um formulário definindo a propriedade


Legenda e exibir uma figura em um botão de comando definindo a propriedade Figura. Em uma
página de acesso a dados, você pode exibir texto em um botão de comando utilizando a
propriedade Valor.

Criar um botão de comando usando o


assistente.
81
1. Abra o formulário no modo estrutura ou crie um novo formulário no modo estrutura.

2 . Clique no botão de assistente na barra de ferramentas de controles ActiveX,


certificando-se de que este esteja pressionado ou seja em baixo relevo.

3 . Clique no botão de comando solte o mouse e clique no formulário e automaticamente o


assistente abrirá uma caixa de diálogo onde poderá se escolher a categoria e sua respectiva ação.

4. Após escolher a categoria e a ação clique no botão avançar.

5 . Escolha a opção texto ou figura e ao lado direito notará a exibição da forma do seu
botão de comando.

82
6. No caso de escolher a opção texto digite na caixa ao lado e notará que a exibição se
transforma conforme a sua digitação.

7. Para figura acontecerá a mesma coisa quando escolher a opção de tipos de figura.

8. Clique em avançar

83
9. A última fase é a considerada mais importante pois é onde nomeamos o botão,
obedecendo os padrões de nomenclatura.

10. Click no botão concluir.

OBS. NÃO ESQUEÇA DO NOME DO SEU BOTÃO DE COMANDO.

Utilize um formulário para inserir critérios de


relatório
Criar um formulário não acoplado que peça critérios de
relatório
84
1. Crie um formulário não acoplado.

2. No modo Estrutura, defina as propriedades de formulário a seguir.


Propriedade Definição
Legenda Nome que você deseja que apareça na barra de título do
formulário
Modo Padrão Formulário Simples
Modos Permitidos Formulário
Barras de Rolagem Nenhuma
Seletores de Registro Não
Botões de Navegação Não
Estilo da Borda Diálogo
3. Adicione uma caixa de texto não acoplada para cada critério a ser inserido.

4. Defina as propriedades para as caixas de texto como indicado a seguir.


Propriedade Definição
Nome Nome que descreve o tipo de critério, por exemplo,
DataDeInício.
Formato Formato que reflete o tipo de dados dos critérios. Por
exemplo, para critérios de data, selecione um formato
como Data Normal.
5. Salve o formulário e atribua a ele um nome, como Diálogo de vendas.

Você adicionará os botões de comando OK e Cancelar ao formulário depois de criar


macros para eles.

Criar as macros para o formulário em um


grupo de macros
1. Na Janela Banco de dados, clique em Macros e, em seguida, clique no botão Nova na barra
de ferramentas da Janela Banco de dados.

Para este procedimento, você criará quatro macros em um grupo de macros.

2. Crie uma macro que abra o formulário não acoplado. Comece clicando em Nomes de

macro para exibir a coluna Nome da macro. Digite um nome de macro, como
Diálogo de abertura, na coluna Nome da macro e clique na ação AbrirFormulário. Em
seguida, defina os argumentos da ação, conforme descrito a seguir.
Argumento Definição
Nome do Formulário Nome do formulário não acoplado; por exemplo, Diálogo
de Vendas

85
Modo Formulário

Modo de Dados Editar

Modo de Janela Diálogo

3. Adicione uma segunda ação, CancelarEvento, que cancela a visualização ou a impressão do


relatório ao clicar no botão Cancelar do formulário. Em seguida, clique em Condições

para exibir a coluna Condição, e digite a expressão a seguir na coluna Condição:

4. Está Carregado é uma função definida no módulo Funções Utilitárias do banco de dados de
exemplo Northwind. É utilizada para verificar se um formulário está aberto no modo
Formulário ou Folha de Dados. Você deve definir a função Está Carregado em seu banco de
dados, para utilizá-la. (É possível copiar e colar essa função em um módulo utilitário em
seu banco de dados).

5. Crie uma macro que feche o formulário. Dê à macro um nome, como Diálogo de
Fechamento. Clique na ação Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de ação da
maneira a seguir.
Argumento Definição
Tipo de Objeto Formulário
Nome do Objeto Nome do formulário não acoplado
Salvar Não
6. Crie uma macro para o botão OK. Essa macro oculta o formulário. Dê um nome à macro,
como OK, e clique na ação DefinirValor. Em seguida, defina seus argumentos de ação da
maneira a seguir.
Argumento Definição
Item [Visível]
Expressão Não
7. Crie uma macro para o botão Cancelar. Essa macro fecha o formulário. Dê um nome à
macro, como Cancelar, e clique na ação Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de
ação da maneira a seguir.
Argumento Definição
Tipo de Objeto Formulário
Nome do Objeto Nome do formulário não acoplado
Salvar Não
8. Salve e feche o grupo de macros. Atribua ao grupo de macros um nome por exemplo, o
mesmo nome atribuído ao formulário não acoplado.

86
Adicionar botões de comando OK e Cancelar ao formulário
1. Abra novamente o formulário não acoplado no modo Estrutura.

2. Crie um botão de comando OK e defina suas propriedades da maneira a seguir. (Certifique-


se de que Assistentes de Controle na caixa de ferramentas não esteja pressionado).
Propriedade Definição
Nome OK
Legenda OK
Padrão Sim
Ao Clicar Nome da macro; por exemplo, Diálogo de Vendas.OK
3. Crie um botão de comando Cancelar e defina suas propriedades da maneira a seguir.
Propriedade Definição
Nome Cancelar
Legenda Cancelar
Ao Clicar Nome da macro; por exemplo, Diálogo de
Vendas.Cancelar
4. Salve e feche o formulário.

Inserir os critérios na consulta base ou no procedimento


armazenado do relatório
1. Abra a consulta base ou o procedimento armazenado do relatório, no Modo estrutura.

2. Insira os critérios para os dados. Na expressão, use o objeto Formulários, o nome do


formulário e os nomes dos controles nos critérios.
o Por exemplo, em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), para um
formulário chamado Diálogo de vendas, você usaria a seguinte expressão para fazer
referência aos controles Data inicial e Data final na consulta:

Entre [Formulários]![Diálogo de vendas]![Data inicial] E


[Formulários]![Diálogo de vendas]![Data final]

o Em um projeto do Microsoft Access , primeiro nomeie explicitamente os


parâmetros no procedimento armazenado; por exemplo:

@Data_inicial datetime, @Data_final datetime

e, em seguida, use esses parâmetros na cláusula WHERE. Por exemplo:

WHERE Vendas.ShippedDate Entre @Data_inicial E @Data_final

Em um projeto do Access, defina a referência aos controles do formulário na


propriedade ParâmetrosDeEntrada no relatório, conforme mostrado no próximo
procedimento.

87
Definir a propriedade Parâmetros De Entrada no relatório
principal (somente projeto do Access)
1. Abra o relatório no Modo estrutura.

2. Defina a propriedade ParâmetrosDeEntrada do relatório com uma seqüência que


especifique os parâmetros passados para o procedimento armazenado ao qual o relatório
está acoplado. Como no exemplo a seguir, a seqüência deve ser uma expressão que inclua
os parâmetros especificados no procedimento armazenado e a referência aos controles na
caixa de diálogo:

@Data_inicial datetime = [Formulários]![Diálogo de vendas]![Data inicial],


@Data_final datetime = [Formulários]![Diálogo de vendas]![Data final]

Anexar as macros ao relatório principal


1. Abra o relatório no Modo estrutura.

2. Defina as propriedades de relatório a seguir.

Propriedade Definição
Ao Abrir Nome da macro que abre o formulário não acoplado; por
exemplo, Diálogo de Vendas.Diálogo de Abertura

Ao Fechar Nome da macro que fecha o formulário não acoplado; por


exemplo, Diálogo de Vendas.Diálogo de Fechamento

Módulos: o que são e como funcionam


O que é um módulo?
Um módulo é uma coleção de declarações e procedimentos do Visual Basic for Applications
armazenados conjuntamente, formando uma unidade.

88
Existem dois tipos básicos de módulos: módulos classe e módulos padrão. Cada procedimento em
um módulo pode ser um procedimento Function ou um procedimento Sub.

Módulos classe
Módulos de formulário e de relatório são módulos classe que estão associados a um determinado
formulário ou relatório. Os módulos de formulário e relatório freqüentemente contêm
procedimentos de evento que são executados em resposta a um evento no formulário ou relatório.
Você pode utilizar procedimentos de evento para controlar o comportamento dos seus formulários
e relatórios, e sua resposta às ações do usuário, como clicar o mouse sobre um botão de comando.

Quando você cria o primeiro procedimento de evento para um formulário ou relatório, o Microsoft
Access cria automaticamente um módulo de formulário ou relatório associado. Para ver o módulo
de um formulário ou relatório, clique em Código na barra de ferramentas do formulário ou
relatório no modo estrutura.

Os procedimentos nos seus módulos de formulário e relatório podem chamar procedimentos que
você tenha adicionado aos módulos padrão.

No Access 95, os módulos classe existem em associação somente com um formulário ou relatório.
No Access 97 ou posterior, módulos classe também podem existir independentemente de um
formulário ou relatório e esse tipo de módulo classe está listado em Módulos na opção Objetos na

89
janela Banco de dados. Você pode utilizar um módulo classe em Módulos para criar uma
definição para um objeto personalizado.

Módulos padrão
Os módulos padrão contêm procedimentos de uso geral que não estão associados a nenhum outro
objeto e procedimentos utilizados com freqüência, que podem ser executados a partir de qualquer
lugar do seu banco de dados.

Criar seu primeiro procedimento


personalizado no Visual Basic
Na verdade para criar um módulo e necessário um conhecimento na linguagem Visual Basic,
oportunidade vista em curso próprio. Mas podemos ver alguns exemplos transformando uma
macro em código Visual Basic.

90
1 . Clique com o botão direito do mouse sobre uma macro já criada e escolha a opção
salvar como.

2. Escolha um nome para o seu novo código e a opção como módulo.

3 . Clique em OK

4. Escolha o Objeto Módulos e clique duas vezes no módulo exibido.

91
5. Será exibido uma janela do editor de Visual Basic com a descrição do seu novo código.

92
Quando utilizar a pasta Favoritos e a pasta
Meus Documentos
Utilize a pasta Favoritos na janela Banco de Dados para armazenar atalhos para bancos
de dados que você utiliza com freqüência, inclusive os de localização remota. O arquivo ou pasta
original não é movido. Você pode utilizar um atalho para ter rápido acesso ao arquivo sem ter que
lembrar-se onde o arquivo está localizado

Criar automaticamente um atalho para um


banco de dados ou projeto do Access na pasta
Favoritos
A pasta Favoritos armazena atalhos para bancos de dados do Microsoft Access, projetos do
Microsoft Access, pastas e outros arquivos que você usa com freqüência, inclusive os de
localização remota, para que não seja necessário procurar pelos arquivos cada vez que forem
utilizados. O arquivo ou pasta original não é movido.

1. Clique em Abrir na barra de ferramentas.

2. Para criar um atalho para uma pasta, subpasta, banco de dados ou projeto do Access, que
seja exibido na lista da caixa Examinar, selecione o arquivo ou pasta, clique em
Ferramentas e, em seguida, em Adicionar a Favoritos.

Dica Para abrir rapidamente a pasta Favoritos depois de ter iniciado o Microsoft Access, na caixa

de diálogo Abrir, clique em Favoritos . Para abrir um arquivo ou pasta favorita, clique no
atalho e, em seguida, em Abrir.

93
Por que definir relacionamentos?
Depois de ter estabelecido diferentes tabelas para cada assunto em seu banco de dados do
Microsoft Access, você precisa encontrar uma maneira de informar ao Microsoft Access como
reunir novamente essas informações. A primeira etapa nesse processo é definir os relacionamentos
entre as suas tabelas. Depois de ter feito isso, você pode criar consultas, formulários e relatórios
para exibir informações provenientes de várias tabelas de uma vez. Por exemplo, este formulário
inclui informações de várias tabelas:

a) Dados dos alunos


b) Cursos feitos pelos alunos
c) Valores e mensalidades pagas pelos alunos

Em comum encontramos nestas tabelas a informações sobre os alunos.

94
Como os relacionamentos funcionam?
No exemplo anterior, os campos das tabelas precisam estar coordenados de forma que mostrem
informações sobre o mesmo aluno. Tal coordenação é realizada por meio de relacionamentos entre
as tabelas. Um relacionamento funciona pela coincidência de dados em campos chave —
geralmente um campo com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, esses
campos coincidentes são a chave primária de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo
para cada registro, e uma chave externa da outra tabela. Pode-se, por exemplo, associar
funcionários aos pedidos pelos quais são responsáveis criando-se um relacionamento entre a tabela
Funcionários e a tabela Pedidos, utilizando-se os campos CódigoDoFuncionário.

Um relacionamento muitos-para-muitos
Em um relacionamento muitos-para-muitos, um registro na Tabela A pode ter muitos registros
coincidentes na Tabela B, e um registro na Tabela B pode ter muitos registros coincidentes na
Tabela A. Esse tipo de relacionamento só é possível definindo-se uma terceira tabela (denominada

95
tabela de associação) cuja chave primária consista em dois campos — as chaves externas
provenientes tanto da Tabela A como da B. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos
são dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela. Por exemplo, a tabela Pedidos
e a tabela Produtos têm um relacionamento muitos-para-muitos que é definido criando-se dois
relacionamentos um-para-muitos para a tabela Detalhes do Pedido.

Um relacionamento um-para-um
Em um relacionamento um-para-um, cada registro na Tabela A pode ter somente um registro
coincidente na Tabela B, e cada registro na Tabela B pode ter somente um registro coincidente na
Tabela A. Esse tipo de relacionamento não é comum, pois a maioria das informações assim
relacionadas estaria em uma só tabela. A utilização de um relacionamento um-para-um é
recomendada quando você deseja dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma
tabela por segurança ou armazenar informações que se apliquem somente a um subconjunto da
tabela principal. Pode ser que você queira, por exemplo, criar uma tabela para registrar os
funcionários que participam de um jogo de futebol para levantamento de fundos.

Definir relacionamentos entre tabelas


1. Feche qualquer tabela que esteja aberta. Você não pode criar ou modificar relacionamentos
entre tabelas abertas.

2. Se você ainda não o fez, alterne para a janela Banco de dados. Você pode pressionar F11
para alternar para a janela Banco de dados a partir de qualquer outra janela.

3. Clique em Relacionamentos , na barra de ferramentas.

4. Se o seu banco de dados não tiver nenhum relacionamento definido, a caixa de diálogo
Mostrar tabela será automaticamente exibida. Se você precisar adicionar as tabelas que
deseja relacionar e se a caixa de diálogo Mostrar tabela não estiver exibida, clique em
Mostrar tabela , na barra de ferramentas. Se as tabelas que você deseja relacionar já
estiverem exibidas, vá para a etapa 6.

5. Clique duas vezes nos nomes das tabelas que você deseja relacionar e feche a caixa de
diálogo Mostrar tabela.

6. Arraste o campo que você deseja relacionar de uma tabela para o campo relacionado na
outra tabela.

Para arrastar vários campos, pressione a tecla CTRL e clique em cada campo antes de
arrastá-los.

96
Na maioria dos casos, você arrasta o campo de chave primária (o qual é exibido em texto
com negrito) de uma tabela para um campo semelhante (normalmente com o mesmo nome)
denominado chave externa na outra tabela. Os campos relacionados não precisam ter os
mesmos nomes, mas precisam ter o mesmo tipo de dados (com duas exceções) e conter a
mesma espécie de informações. Além disso, quando os campos coincidentes são campos
Número, eles precisam ter a mesma configuração na propriedade Tamanho do campo. As
duas exceções para coincidência de tipos de dados são que você pode coincidir um campo
AutoNumeração com um campo Número cuja propriedade Tamanho do campo esteja
definida como Inteiro longo e você pode coincidir um campo AutoNumeração com um
campo Número se ambos os campos tiverem sua propriedade Tamanho do campo definidas
como Código de replicação.

7. A caixa de diálogo Editar relacionamentos é exibida. Verifique os nomes dos campos


exibidos nas duas colunas para certificar-se de que eles estejam corretos. Você pode alterá-
los, se necessário.

Defina as opções de relacionamento, se necessário. Para obter informações sobre um item


específico na caixa de diálogo Relacionamentos

Clique no botão Criar para criar o relacionamento.

8. Repita as etapas de 5 a 8 para cada par de tabelas que você queira relacionar.

Quando você fechar a janela Relacionamentos, o Microsoft Access perguntará se você


deseja salvar o layout. Salvando o layout ou não, os relacionamentos que você criou serão
salvos no banco de dados.

Observações

• Se você precisar visualizar todos os relacionamentos definidos no banco de dados, clique


em Mostrar todos relacionamentos , na barra de ferramentas. Para visualizar somente

97
os relacionamentos definidos para uma determinada tabela, clique na tabela e, em seguida,
em Mostrar relacionamentos diretos , na barra de ferramentas.

• Se você precisar fazer uma alteração na estrutura de uma tabela, poderá clicar com o botão
direito do mouse na tabela que você deseja alterar e, em seguida, clicar em Estrutura da
tabela.

• Você pode criar relacionamentos utilizando consultas bem como tabelas. Entretanto, a
integridade referencial não é imposta com consultas.

• Para criar um relacionamento entre uma tabela e ela própria, adicione essa tabela duas
vezes. Isso é útil em situações onde você precisa efetuar uma pesquisa dentro da mesma
tabela. Por exemplo, na tabela Funcionários no banco de dados de exemplo Northwind, um
relacionamento foi definido entre os campos CódigoDoFuncionário e Supervisor, para que
o campo Supervisor possa exibir dados de funcionário a partir de um
CódigoDoFuncionário coincidente.

No fim a janela exibida mostra o relacionamento editado.

98
Retoques Finais

Considerações ao definir opções na caixa de


diálogo Inicializar
• As opções de Inicialização aplicam-se somente ao banco de dados do Microsoft Access ou
projeto do Microsoft Access atual.

• Ao especificar uma configuração na caixa de diálogo Inicializar, você define


automaticamente a propriedade do banco de dados ou projeto do Access associada a essa
configuração.

• As propriedades de Inicialização não ignoram as configurações de propriedades para uma


barra de ferramentas, uma barra de menus, um menu de atalho, um formulário ou um
relatório específico. Por exemplo, as opções Barra de menus e Barra de menus de
atalhos na caixa de diálogo Inicializar não substituem as configurações de propriedades
para formulários ou relatórios específicos que têm uma barra de menus ou um menu de
atalho personalizado. Assim, quando você abre um formulário ou relatório, o Microsoft
Access exibe a barra de menus personalizada anexada ao formulário ou relatório, em vez
da barra de menus global especificada na caixa de diálogo Inicializar.

• Você pode utilizar a caixa de diálogo Inicializar em vez de uma macro AutoExec ou em
acréscimo a ela. Uma macro AutoExec é executada depois de as opções de Inicialização
terem efeito; por essa razão, convém evitar quaisquer ações em uma macro AutoExec que
alterem o efeito das configurações da opção de inicialização. Por exemplo, se você
especificar um formulário na caixa Exibir formulário/página na caixa de diálogo
Inicializar e utilizar, também, a ação AbrirFormulário em uma macro AutoExec, o
Microsoft Access exibirá primeiramente o formulário especificado na caixa de diálogo
Inicializar e, a seguir, exibirá imediatamente o formulário especificado na ação
AbrirFormulário.

• Em um banco de dados do Access, se a segurança em nível de usuário tiver sido definida


para o seu banco de dados, você pode impedir que os usuários alterem as configurações da
caixa de diálogo Inicializar, certificando-se de que não tenham recebido a permissão de

Administrador para o banco de dados. Para obter mais informações, clique em .

• Para ignorar as configurações da opção de inicialização, pressione a tecla Bypass (SHIFT)


ao abrir o banco de dados.

99
Criar uma barra de menus personalizada
para o projeto ou banco de dados do Access
atual
1. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em Personalizar.

2. Na guia Barras de ferramentas, clique em Novo.

3. Na caixa Nome da barra de ferramentas, digite o nome que você desejar e clique em
OK.

4. Na guia Barras de ferramentas, clique em Propriedades.

5. Na lista Tipo, clique em Barra de menu.

6. Defina quaisquer outras propriedades que desejar e clique em Fechar.

A nova barra de menus está agora colocada à direita da caixa de diálogo Personalizar.

7. Para concluir a barra de menus, siga este procedimento:

100
Depois de montada a barra de ferramentas clique com o botão direito do mouse sobre o item do
menu e preencha a caixa de diálogo a seguir:

Sobre arquivos MDE


Se o seu banco de dados contém código do Microsoft Visual Basic, salvar seu banco de dados do
Microsoft Access como um MDE compila todos os módulos, remove todo o código fonte editável
e compacta o banco de dados de destino. Seu código do Visual Basic continuará a ser executado,
mas não pode ser visualizado ou editado, e o tamanho de seu banco de dados do Access se reduzirá
devido à remoção do código. Além disso, o uso da memória é otimizado, o que melhorará o
desempenho.

101
Salvar o seu banco de dados do Access como um arquivo MDE evita as seguintes ações:

• Visualizar, modificar ou criar formulários, relatórios ou módulos no modo estrutura.

• Adicionar, excluir ou alterar referência a bibliotecas de objeto ou bancos de dados.

• Alterar código usando as propriedades ou os métodos do Microsoft Access ou dos modelos


do VBA Object — um arquivo MDE não contém código fonte.

• Importar ou exportar formulários, relatórios ou módulos. Entretanto, tabelas, consultas,


páginas de acesso a dados e macros podem ser importadas e exportadas para bancos de
dados não-MDE. Quaisquer tabelas, consultas, páginas de acesso a dados ou macros em um
arquivo MDE podem ser importadas para outro banco de dados do Access, mas nenhum
formulário, relatório ou módulo pode ser importado para outro banco de dados do Access.

Cuidado Certifique-se de salvar uma cópia de seu banco de dados original do Access. Se você
precisa modificar a estrutura de formulários, relatórios ou módulos em um banco de dados do
Access salvo como um arquivo MDE, deve abrir o banco de dados original do Access, modificá-lo
e, em seguida, salvá-lo novamente como um arquivo MDE. Salvar um banco de dados do Access
que contém tabelas como um arquivo MDE cria complicações reconciliando versões diferentes dos
dados se você precisa modificar a estrutura dos formulários, relatórios ou módulos posteriormente.
Por esse motivo, salvar um banco de dados do Access como um arquivo MDE é mais apropriado
para o banco de dados front-end de um aplicativo front-end/back-end.

Cuidado Você não poderá abrir, converter ou executar código em um arquivo MDE do Microsoft
Access 2000 em versões futuras do Microsoft Access. A única maneira de converter um arquivo
MDE do Microsoft Access 2000 em uma versão futura será abrir o banco de dados original do
Access a partir do qual o arquivo MDE foi criado, convertê-lo e, em seguida, salvar o banco de
dados do Access convertido como um arquivo MDE.

Importante Algumas restrições podem evitar que você salve seu banco de dados do Access como
um arquivo MDE:

• Se seu banco de dados do Access estiver protegido com segurança em nível de usuário,
você deve atender determinados critérios. Aprenda sobre como usar outras formas de
segurança com um banco de dados do Access salvo como um arquivo MDE.

• Você deve ter acesso por senha ao código do Visual Basic. Aprenda sobre como proteger o
código do Visual Basic.

• Se seu banco de dados for replicado, você deve primeiro remover tabelas e propriedades do
sistema de replicação.

• Se seu banco de dados do Access fizer referências a outro banco de dados do Access ou
suplemento, você deve salvar todos os bancos de dados do Access ou suplementos na
cadeia de referências como arquivos MDE.

102
Criar um arquivo MDE
1. Fechar o banco de dados do Microsoft Access. Se você estiver trabalhando em um
ambiente multiusuário, certifique-se de que todos os outros usuários tenham fechado o
banco de dados do Access.

2. No menu Ferramentas, clique em Utilitários de banco de dados e, em seguida, clique em


Criar Arquivo MDE.

3. Na caixa de diálogo Salvar banco de dados como MDE, especifique o banco de dados do
Access que você deseja salvar como um arquivo MDE, e clique em Criar MDE.

4. Na caixa de diálogo Salvar MDE Como, especifique um nome, unidade e pasta para o
banco de dados do Access.

Cuidado Certifique-se de salvar uma cópia de seu banco de dados do Access original. Você não
pode modificar a estrutura de formulários, relatórios ou módulos em um banco de dados do Access
salvo como um arquivo MDE. Se você precisar alterar a estrutura desses objetos, você terá que
fazê-lo no banco de dados do Access original e então salva-lo novamente como um arquivo MDE.
Você também não poderá executar ou converter um banco de dados do Access salvo como um
arquivo MDE, em versões futuras do Microsoft Access. Você só poderá abrir ou converter o banco
de dados do Access original.

Proteger um banco de dados adicionando uma


senha de banco de dados
1. Feche o banco de dados. Se o banco de dados estiver compartilhado em uma rede,
certifique-se de que todos os outros usuários fecharam o banco de dados.

2. Faça uma cópia do banco de dados e armazene-a em um local seguro.

3. No menu Arquivo, clique em Abrir.

4. Clique na seta à direita do botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir exclusivo.

5. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, em seguida, clique em Definir senha


do banco de dados.

6. Na caixa Senha, digite sua senha. As senhas devem coincidir maiúsculas/minúsculas.

7. Na caixa Confirmar, confirme sua senha digitando-a novamente, e então clique em OK.

Agora a senha está definida. Na próxima vez em que você ou qualquer outro usuário abrir o
banco de dados, uma caixa de diálogo será exibida pedindo uma senha.

103
Cuidado

• Se você perder sua senha ou esquece-la, ela não poderá ser recuperada e você não poderá
abrir o seu banco de dados.

• Não utilize uma senha de banco de dados se você for replicar um banco de dados. Os
bancos de dados replicados não podem ser sincronizados, caso tenham sido definidas
senhas de banco de dados.

Observações

• Uma senha de banco de dados é armazenada com o banco de dados, e não com o arquivo
de informação do grupo de trabalho.

• Você não pode definir uma senha de banco de dados se houver sido definida segurança em
nível de usuário para o seu banco de dados e você não tiver a permissão Administrador para
ele. Ademais, uma senha de banco de dados é definida em adição à segurança em nível de
usuário. Toda restrição baseada em permissões de segurança em nível de usuário continua
em vigor, se tiver sido estabelecida.

• Se uma tabela de um banco de dados protegido por senha for vinculada, a senha será
armazenada (salva) no banco de dados ao qual a tabela foi vinculada quando do
estabelecimento do vínculo. Isso pode ter conseqüências imprevisíveis.

104
Como funcionam as permissões e quem pode
atribuí-las
Há dois tipos de permissões: explícitas e implícitas. Permissões explícitas são aquelas concedidas
diretamente a uma conta de usuário; nenhum outro usuário é afetado. Permissões implícitas são
aquelas concedidas a uma conta de grupo. Adicionar um usuário ao grupo concede a esse usuário
as permissões do grupo; sua remoção retira as permissões de grupo desse usuário.

Quando um usuário tenta efetuar uma operação em um objeto de banco de dados protegido, o
conjunto de permissões desse usuário é baseado na interseção das suas permissões explícitas e
implícitas. O nível de segurança de um usuário é sempre a menos restritiva das permissões
explícitas desse usuário e das permissões de todo e qualquer grupo ao qual o usuário pertença. Por
essa razão, a maneira mais fácil de administrar um grupo de trabalho é criar novos grupos e
atribuir permissões a eles, e não a usuários individualmente. Você pode, então, alterar permissões
individuais de usuários adicionando-os ou removendo-os dos grupos. Além disso, se for preciso
conceder novas permissões, você pode concedê-las para todos os membros de um grupo em uma
única operação.

Permissões para um objeto de banco de dados podem ser alteradas por:

• Membros do grupo Administradores do arquivo de informação do grupo de trabalho em


utilização quando o banco de dados foi criado.

• O proprietário do objeto.

• Qualquer usuário que possuir permissão de Administrador para o objeto.

Ainda que os usuários não possam atualmente efetuar uma ação, talvez possam conceder a si
próprios permissões para efetuar a ação. Isso poderá ser feito se o usuário for um membro do
grupo Administradores ou se for proprietário de um objeto.

O usuário que cria uma tabela, uma consulta, um formulário, um relatório ou uma macro é o
proprietário desse objeto. O mesmo grupo de usuários que pode alterar permissões, também pode
alterar a posse desses objetos utilizando o comando Permissões para usuário e grupo, no
submenu Segurança (menu Ferramentas), ou pode recriar esses objetos. Para recriá-los, você não
precisa começar do zero. Você pode fazer uma cópia do objeto ou importá-lo ou exportá-lo para
outro banco de dados. Se desejar proteger todo um banco de dados, essa é a maneira mais fácil de
transferir a posse de todos esses objetos, incluindo o banco de dados. A melhor maneira de
proteger um banco de dados inteiro é utilizando o Assistente de segurança em nível de usuário, que
cria um novo banco de dados e importa todos os objetos para ele.

Observação Copiar, importar ou exportar não altera a posse de consultas que tenham sua
propriedade Permissões execução definida como Do proprietário. Você poderá alterar a posse de
uma consulta somente se sua propriedade Permissões execução estiver definida como Do
usuário.

105
Atribuir ou remover permissões para um
banco de dados e para tabelas, consultas,
formulários, relatórios e macros existentes
1. Abra o banco de dados que contém as tabelas, consultas, formulários e macros que você
deseja proteger.

O arquivo de informação do grupo de trabalho em utilização quando você efetua logon


deve conter as contas de usuários ou grupos aos quais você deseja atribuir permissões neste
momento; entretanto, você pode atribuir permissões a grupos e adicionar usuários a esses
grupos posteriormente.

2. No menu Ferramentas, clique em Segurança e, em seguida, em Permissões para


usuário e grupo.

3. Na guia Permissões, clique em Usuários ou Grupos e, em seguida, na caixa Nome do


usuário/grupo, clique no usuário ou no grupo que tenha as permissões que você deseja
atribuir.

106
4. Clique no tipo de objeto na caixa Tipo de objeto e, em seguida, clique no nome do objeto,
na caixa Nome do objeto para atribuir permissões a ele.

Dica Você pode selecionar vários objetos na caixa Nome do objeto, arrastando através dos
objetos que deseja selecionar ou mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos
objetos que deseja.

5. Em Permissões, selecione as permissões que deseja atribuir ou limpe as que deseja


remover do grupo ou do usuário e, seguida, clique em Aplicar. Repita as etapas 4 e 5 para
atribuir ou remover permissões para objetos adicionais do usuário ou grupo atual.

6. Repita as etapas 3 até 5 para qualquer usuário ou grupo adicional e, então, clique em OK
quando terminar.

Observações

• Algumas permissões implicam, automaticamente, na seleção de outras. Por exemplo, a


permissão Modificar Dados para uma tabela implica, automaticamente, nas permissões Ler
Dados e Ler Estrutura porque você precisa dessas permissões para modificar os dados em
uma tabela. Modificar Estrutura e Ler Dados implicam em Ler Estrutura. Para macros, Ler
Estrutura implica em Abrir/Executar.

• Quando você edita um objeto e o salva, ele retém as permissões que lhe foram atribuídas.
Entretanto, se um objeto for salvo com um novo nome utilizando o comando Salvar como
no menu Arquivo ou recortando e colando, importando ou exportando o objeto, as
permissões associadas serão perdidas e você terá que atribuí-las novamente. Isso acontece

107
porque você está criando um novo objeto ao qual estão atribuídas as permissões padrão
para este tipo de objeto.

• Objetos ocultos não são exibidos na caixa Nome do objeto a menos que você selecione
Objetos ocultos na guia Exibir da caixa de diálogo Opções (menu Ferramentas).

Criar uma conta de administrador de


segurança
Para completar esse procedimento, você deve estar conectado como um membro do grupo
Administradores.

1. Inicie o Microsoft Access utilizando um grupo de trabalho protegido.

Importante Para assegurar proteção completa ao seu banco de dados, não utilize o grupo
de trabalho padrão definido pelo arquivo de informação do grupo de trabalho que foi criado
quando você instalou o Microsoft Access. Você deve certificar-se de que o arquivo de
informação do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho que você está utilizando
tenha sido criado utilizando-se um código do grupo de trabalho exclusivo; caso contrário,
deve criar um novo arquivo.

Para obter informações sobre como se associar a um grupo de trabalho existente, clique em

. Para obter informações sobre como criar um novo arquivo de informação do grupo

de trabalho, clique em .

2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, então, clique em Contas de usuário e


grupo.

4. Na guia Usuários, clique em Novo.

5. Na caixa de diálogo Novo usuário/grupo, digite o nome da conta de administrador e uma


identificação pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta.

Os nomes de usuário podem variar de 1 a 20 caracteres e podem incluir caracteres


alfabéticos, caracteres acentuados, números, espaços e símbolos, com as seguintes
exceções:

o Os caracteres " \ [ ] : | < > + = ; , ? *

o Espaços iniciais

o Caracteres de controle (ASCII 10 até ASCII 31)

108
Cuidado Certifique-se de anotar as entradas de nome da conta e identificação exatas, não
esquecendo de registrar se as letras estão em maiúsculas ou minúsculas, e manter as
anotações em um local seguro. Se você tiver que recriar a conta, deverá fornecer as
mesmas entradas de nome e de identificação. Caso esqueça ou perca essas entradas, não
poderá recuperá-las.

6. Na caixa Grupos disponíveis, clique em Administradores e, em seguida, clique em


Adicionar.

O Microsoft Access adiciona a nova conta de administrador ao grupo Administradores e


exibe Administradores na caixa Membro de.

Observação A identificação inserida no passo 5 não é uma senha. O Microsoft Access utiliza a
identificação e o nome do usuário como sementes para um algoritmo de criptografia gerar um
identificador seguro para a conta de usuário

Criar uma conta de usuário de segurança


Para completar esse procedimento, você deve estar conectado como um membro do grupo
Administradores.

1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual você deseja utilizar a
conta.

Importante A conta para usuários que você criar deve ser armazenada no arquivo de
informação do grupo de trabalho que esses usuários utilizarão. Se estiver utilizando um
outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes de
criar as contas.

Para obter informações sobre como se associar-se a um grupo de trabalho existente, clique

em . Para obter informações sobre como criar um novo arquivo de informação do

grupo de trabalho, clique em .

2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, então, clique em Contas de usuário e


grupo.

4. Na guia Usuários, clique em Novo.

5. Na caixa de diálogo Novo usuário/grupo, digite o nome da nova conta e uma identificação
pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta, que será automaticamente
adicionada ao grupo Usuários.

109
Criar uma conta de grupo de segurança

Como parte do processo de proteção de um banco de dados, você pode criar contas de grupo em
seu grupo de trabalho do Microsoft Access que utilizará para atribuir um conjunto de permissões
comum a vários usuários.

Para completar esse procedimento, você deve estar conectado como um membro do grupo
Administradores.

1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual você deseja utilizar a
conta.

Importante As contas que você criar para usuários devem estar armazenadas no arquivo
de informação do grupo de trabalho que esses usuários utilizarão. Se você estiver utilizando
um outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes
de criar as contas. Você pode alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador do
grupo de trabalho.

2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, então, clique em Contas de usuário e


grupo.

4. Na guia Grupos, clique em Novo.

5. Na caixa de diálogo Novo usuário/grupo, digite o nome da nova conta e um identificação


pessoal.

Adicionar usuários a grupos de segurança


Para completar esse procedimento, você deve estar conectado como um membro do grupo
Administradores.

1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho que contém as contas de grupo e
de usuário.

Você pode descobrir que grupo de trabalho é o atual ou alterar grupos de trabalho
utilizando o Administrador de grupo de trabalho.

2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, então, clique em Contas de usuário e


grupo.

4. Na guia Usuários, insira na caixa Nome o usuário que você desejar adicionar a um grupo.

110
5. Na caixa Grupos disponíveis, clique no grupo ao qual você deseja adicionar o usuário e,
em seguida, clique em Adicionar.

O grupo selecionado será exibido na lista Membro de.

6. Repita a etapa 5 se você desejar adicionar esse usuário a algum outro grupo. Repita as
etapas 4 e 5 para adicionar outros usuários aos grupos. Clique em OK quando tiver
terminado

Criar ou alterar uma senha de conta de


segurança
Uma senha de conta de segurança é criada para garantir que nenhum outro usuário possa efetuar
logon utilizando esse nome de usuário. Por padrão, o Microsoft Access atribui uma senha vazia à
conta de usuário Administrador padrão e a qualquer nova conta de usuário criada em seu grupo de
trabalho.

1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho onde a conta de usuário está
armazenada e efetue logon utilizando o nome da conta que você deseja criar ou cuja senha
deseja alterar.

Você pode descobrir que grupo de trabalho é o atual ou alterar grupos de trabalho
utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho.

2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurança e, então, clique em Contas de usuário e


grupo.

4. Na guia Alterar senha de logon, deixe a caixa Senha atual vazia se uma senha não tiver
sido definida anteriormente para essa conta. Caso contrário, digite a senha atual na caixa
Senha atual.

5. Digite a nova senha na caixa Nova senha.

Uma senha pode ter de 1 a 20 caracteres e pode incluir qualquer caractere, exceto o
caractere ASCII 0 (nulo). As senhas distinguem maiúsculas de minúsculas.

6. Digite novamente a senha na caixa Confirmar e clique em OK.

Cuidado Você não poderá recuperar sua senha se esquecê-la; portanto, certifique-se de armazená-
la em um local seguro. Se você esquecer sua senha, um usuário conectado com uma conta de
administrador (um membro do grupo Administradores do grupo de trabalho no qual a conta e a
senha foram criadas) deverá limpar a senha antes que você possa efetuar logon.

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AS INFORMAÇÕES AQUI CONTIDAS SÃO UM COMPLEMENTO PARA SEU
CURSO UM GUIA DE ESTUDOS PARA TIRAR SUAS DÚVIDAS LEMBRE-SE QUE A
MELHOR FORMA DE APRENDIZADO É A NECESSIDADE E UTILIZAÇÃO CONSTANTE
DO APLICATIVO.

APOSTILA ELABORADA POR EMANUEL MELO. click@brasilia.net

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