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Curso de Assistente Administrativo Aula 6
CONCENTO DE PROTOCOLO:
© controle de enlrado e saida dos documentos ne empresa previne imprevislos desagradéveis.
Suponhamos que um cliente tenha escrito, solcitando a remessa de determinada mercadoria em um prazo
proestabelecido. Por um motive qualquer, a correspondéncia somonte chegou apés ter expirado esse
Fazendo-se © controle da chegoda de correspondéncia, podese justficar 0 ndo atendimento da
solicitagéio, mostrande- se © carimbo do protocolo, onde consta a data em que recebeu a carta.
Pode ocorrer ainda que, em virlude de ter a carta demorado a chegar ao destinatério, haja um grande
periodo de lempo enite o resposia e @ emisséo da correspondéncia,
Data de entrada, cnotada na carta, jusifcard atraso na respost Este controle a que nos referimos
denomina-se protocclo ¢ apresenta também a vantagem de controlar a movimentaéo do papel dentro da
prSpria organizagao, possibilitando « sua lecalizagao répida
© protocolo é de lamanhs importancia que, nas grandes organizagées, existe uma seco denominada
Sesiio de Protocolo, onde todos os documentos destinados & empresa sao entregues
FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO
‘Ao se receber uma documentagio deve-se primeiro conferila, para verificar se ndo faltam anexos,
mencionados, se © niimero esté correto, se, realmente, ela deve ser enlregue naquele Departamento,
[Apés 0 veriicasae, providenciase um recibo, pora ser enlregue ao remetente.
Os dados contides neste recibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre se colocam a data, © nome
do quem recebeu o 0 nimero do protecolo. Algumas organizagées acrescentam © assunto tratado na
documentagao.
Apresentamos obaixo olguns modelos de protocol:
SECAO DE ARQUIVO,
Protocolo ne
Data:_/ _/__ Assinatura_ ___ TINTAS RUBI
Protocolo
Assunto: Pedide de eatdlogo
Nome: Empresa Dois Inméios N 007
Data: 03/04/78 Recebido por:
Anotese, no documento, a data de entrada, 0 niimero seqiencial e © nome da sega.
Normalmente, confeccionase um carimbo com estes dados e ele é utlizado para faciltar a anotagéio.
Existem também cadernos de protocolo, que circulam de uma segéo para outra. Nees, registrose a data
de entrega do documento, o assunto de que trata e nome quem recebeu. Substituem o recibo de protocolo,
cuja desvantagem é ser feito em folha solta, podendo-se perder facilmente.
CARGA
Eo nome que se dé ao registro cumulative das entradas e saidas do documento de cada seco
Ese regisito feito na préprio paste ou envelope onde se coloco © documento Quando © funcionério recebe o document, risca a anotacao relative & secdo onde ele se encontrava
ARQUIVO
‘Além de ser um mével de escrtério onde so guardados documentos, é também conjunto de documentos
recebides ov produzidos oficialmente por uma pessoa fsica ov juridiea no decorrer de suas atividades
conservads por essa pessoa ou assessores, para consullas furs.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Deve ser determinado de acorde com o elemento mais importante e mais freqientemente procurado pela
‘empresa. Podem ser classificados como:
«@) em ordem alfabética, feito sempre deniro de uma rigorosa seqiiéncia alfabética, ou seja, considerando
letra por letra;
b) em ordem geografica, prevalecendo a ordenagtio dos documentos dentro de uma diviséo geografica,
soja por paises, estados, cidades, municipios, bairros, ete.
¢) em ordem numérica, dispondo os documentos em seqiéncia numérica;
d) em ordem cronolégica, ¢ a arrumacéo dos documentos em ordem de data de emissdo ov de chegada;
] em ordem de assunto, consiste em grupar os documentos de acordo com o assunto neles tratados.
Toda empresa dispde de um cerio numero de documentos que devem, com vantagem, ser arquivados por
‘assunto; os que se referem & diregdo geral dos negécios, suas relagdes ete.
Existom varios ipos de cheques:
4) portador__ qualquer pessoa que © apresentar ao caixa de banco poderé retirar 6 dinheiro. Dai a
preocupagtio em ndo perder este tipo de cheque;
b} nominal___ 6 0 que consta o nome da pessoa que deve recobéle. O banco pagard a essa pessoa,
mediante identficagao porém, se essa pessoa assinar no verso, isto 6, endossélo, outro pessoa poderé
recebélo, desde que identficada a assinatura do endossante};
cruzado_____ este cheque 6 carimbado ou riscado com dois tracos transversais.
4d) visado____ é aquele que recebe um visto do banco. Este vislo garante que @ pessoa que 0 emiliv tem
dinheiro suficiente para pagélo. Um cheque visado & como dinheiro;
¢] especial ___ 6 um cheque que o banco garante o pagamento até um certo limite. A pessoa que emite
um cheque especial tem um cartéo de identificagdo que determina o limite garantido pelo banco,
NOTA PROMISSORIA
Quando voeé faz uma compra a prazo, ou vai a um bance fazer um empréstimo, assina uma Nota
Promisséria, prometendo pagar a divida ov empréstimo determinada data
Portanto, Nota Promisséria é uma promessa de pagomento, que é aceita, isto 6, assinada pelo devedor.
EXERCICIO.
1) Coloque em uma folha de papel & parte, em ordem alfabética os seguintes nomes de pessoas fisicas,
@) Carlos Dumond de Andrade
b Francisco José Sobrinho
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