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CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS EM UM SISTEMA

DE AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS
Por Michelângelo Mazzardo Marques Viana : Bibliotecário, CRB-10/1306
30 de Julho de 2001

ASPECTOS DE OPERAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO: (módulo que permite o acompanhamento e avaliação das

atividades da biblioteca do ponto de vista gerencial)
Cadastro Resumido de Funcionários (Nome, Cargo, E-mail, Horário de
Trabalho, Setor, etc.)
E-mail coorporativo para funcionários da Biblioteca, com Livro de Endereços e
Grupos
Permissões de Acesso - Logins, Nome do Operador, Privilégios, Senhas, Tipo
de Operador - Inclusão/Exclusão/Modificação, por módulo, por operação
específica do módulo, por biblioteca
Permissões de Acesso - Alteração de senha pelo operador, em módulo
exclusivo
Reuniões - Agendamento em calendário, Ata, Assunto, Aviso eletrônico
(e-mail) automático aos participantes antes da reunião, Participantes, Pauta,
Pesquisa nos campos

AQUISIÇÃO: (caracteriza-se por ser o módulo gerenciador do processo de aquisição

de materiais bibliográficos ou não, por doação, permuta e compra)
Descarte - Controle de Descarte Bibliográfico
Descarte - Controle de Descarte Documental para Arquivos (Tabela de
temporalidade)
Fornecedor - Alerta Eletrônico Automático ao Fornecedor de atrasos na
entrega (uso de EDI - Electronic Data Interchange)
Fornecedor - Cadastro de Fornecedores, Doadores e Permutadores de
exemplares impressos e eletrônicos (e-books)
Fornecedor - Emissão de Cartas de cobrança, reclamações e agradecimento
de doações
Pagamento - Cadastro de Faturas e Pagamentos (data de pagamento)
Pagamento - Moedas e Taxas - atualização cambial, por períodos (moeda
local e moedas estrangeiras)
Pedido - Cadastro de Pedidos de aquisição (data do pedido)
Pedido - Cadastro de Recebimentos (chegada e data da chegada)
Pedido - Controle da situação (status) do documento bibliográfico
(encomendado, aguardando autorização, aguardando nota fiscal,
encaminhado para pagamento e outros);
Pedido - Indicação do usuário que efetuou o pedido de aquisição (data da
solicitação)
Pedido - Orçamentos por unidade com limites de crédito diferenciados, com
período de validade
Pedido - Pré-Catalogação do Registro Bibliográfico na Aquisição
Pedido - Relatórios de pedidos por unidade (orçamento) e por usuário
solicitante: Pedidos Recebidos/Pedidos ainda Não Recebidos/Pedidos
Esgotados
Pedido - Transferência de Pedido/fatura/pagamento/chegada para outro
registro bibliográfico

CATALOGAÇÃO: (módulo gerenciador do registro das informações bibliográficas,

segundo padrões internacionais)
Entrada de Dados - Listas de acesso e lista de autoridades a partir do campo

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ou subcampo (autor, assunto, cutter-sanborn, editora, local de publicação,

etc.)
Entrada de Dados - Armazenamento de informação legislativa
Entrada de Dados - Correção automática de todos os registros associados a
uma entrada (autor, assunto, etc.) mediante alteração na lista de autoridade
ou tesauro
Entrada de Dados - Atualização em tempo real na base de dados (inclusão,
exclusão, modificação) nos registros de autoridade e demais índices, após o
envio de novo registro ao servidor
Entrada de Dados - Correção automática de valores de campos no
salvamento
Entrada de Dados - Correção de registros em lote, por comando ou arquivo de
carga (substituição de valores de campos/substituição de campos/inclusão de
campos/exclusão de campos/exclusão de registros)
Entrada de Dados - Inclusão, exclusão, modificação de registros, campos e
subcampos
Entrada de Dados - Ligação entre Registros Bibliográficos na base
Entrada de Dados - Possibilidade de duplicação de um registro para inclusão
de novas edições
Entrada de Dados - Processamento de materiais especiais, obras raras e
outros
Entrada de Dados - Restrição de Acesso a edição de Campos/subcampos
específicos
Entrada de Dados - Tabela Cutter-Sanborn online e/ou com preenchimento
automático
Entrada de Dados - Templates (planilhas pré-preenchidas) personalizáveis
para entrada de dados, em diversos formatos (BK, SE, VM, MU, MP, etc.)
Formatos - Catalogação Analítica (Artigos de Revistas, Capítulos de
Monografias)
Formatos - Registros Bibliográficos
Formatos - Registros com indicadores, campos e subcampos
Formatos - Registros de Autoridades (Entradas Autorizadas e Remissivas Ver e
Ver Também em formato MARC)
Formatos - Registros de Holdings (exemplares em formato MARC)
Formatos - Registros em diferentes formatos MARC (MARC21, UNIMARC,
UKMARC, DANMARC, etc.)
Formatos - Registros Multilíngue/Multiscript (Latino, Hebraico, Cirílico, Arábico,
etc.)
Intercâmbio - Exportação de Registros individualmente/em lote (ASCII, ISO
2709 - Format for bibliographic information interchange *, MARC, Metadados)
Intercâmbio - Importação de Registros individualmente/em lote (ASCII, ISO
2709 - Format for bibliographic information interchange *, MARC, Metadados)
Validação - Ajuda Específica por Campo do Registro
Validação - Validação de Registros (por campo, subcampo e inter-relação) por
solicitação e no salvamento (obrigatoriedade/repetitividade/tamanho do valor
no campo/valores autorizados)

SERIADOS: (módulo gerenciador do registro das informações de seriados e

fascículos)
Assinaturas - Cadastro de Assinaturas
Assinaturas - EDI (Electronic Data Interchange)
Assinaturas - Integração com Módulo de Aquisição (compartilhar dados de
vendedores)
Fornecedor - Emissão de Cartas de cobrança, reclamações e agradecimento
de doações
Fascículos - Cadastro de Fascículos, chegada, reclamação (kardex eletrônico)
Fascículos - Controle de Lista de Circulação de Fascículos entre usuários
Fascículos - Programação Automática de Chegada, de acordo com

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periodicidade do seriado
Fornecedores - Cadastro de Fornecedores
Sumário de Periódicos (imagem do sumário/sumário textual)

CIRCULAÇÃO e CAIXA: (módulo que gerencia o uso e circulação dos documentos da

Biblioteca)
Avisos ao Usuário - Carta de Aviso de Proximidade de Devolução Automática
por e-mail
Avisos ao Usuário - Carta de Aviso de Reserva Disponível Automática por
e-mail
Avisos ao Usuário - Cartas de Cobrança Automática de Atraso por e-mail,
com parametrização dos prazos de envio das cartas
Avisos ao Usuário - Cartas Personalizáveis, automáticas e não-automáticas
Cadastro de Usuários - Bloqueios automáticos (limite de débito
excedido/empréstimo em atraso/expiração de cadastro global/local)
Cadastro de Usuários - Bloqueios personalizáveis para Instituição/por
biblioteca
Cadastro de Usuários - Cadastro Global (instituição) e Cadastro Local (por
biblioteca)
Cadastro de Usuários - Carteira do usuário, com fotografia e código de barras
: impressão pelo módulo de Circulação
Cadastro de Usuários - Endereços Múltiplos (residência, local de trabalho,
etc.)
Cadastro de Usuários - Fotografia do usuário no cadastro (para fins de
impressão de carteira e verificação nas transações no balcão)
Cadastro de Usuários - Inclusão, exclusão e alteração de nomes e endereços,
com categorização de usuários, pessoais e institucionais
Cadastro de Usuários - Perfil do usuário (assuntos de interesse : para uso em
DSI)
Cadastro de Usuários - Permissões individuais por biblioteca
Cadastro de Usuários - Relatórios do cadastro de usuários, por ordem
alfabética
Empréstimo/Devolução - Visualização, no empréstimo, da cota permitida e da
cota atual do usuário
Empréstimo/Devolução - Catalogação Rápida na Circulação
Empréstimo/Devolução - Categorizarão de usuários e de materiais para fins de
definição automática de prazos e condições de empréstimos e uso (usuário X
exemplar X prazo X cota X multa por atraso) por biblioteca
Empréstimo/Devolução - Circulação Offline (se cliente/servidor)
Empréstimo/Devolução - Emissão de relatórios referentes ao processo de
empréstimo: assuntos mais consultados no período, usuário que maior número
de empréstimo realizou
Empréstimo/Devolução - Empréstimo de exemplares físicos e exemplares
eletrônicos (e-books) com controle para pagamento de royalties
Empréstimo/Devolução - Empréstimo Entre Bibliotecas
Empréstimo/Devolução - Empréstimo para datas absolutas/relativas,
dias/horas relativas
Empréstimo/Devolução - Manutenção de Calendário - datas e horários de
funcionamento
Empréstimo/Devolução - Multas por atraso (exemplar sem reserva/exemplar
com reserva)
Empréstimo/Devolução - Permissão da transação por range de IP (Internet
Protocol) para a biblioteca
Empréstimo/Devolução - Suporte a Sistemas de auto-empréstimo e
auto-devolução, como o "3M Self Check" ou " ID Systems Easy Check"
Empréstimo/Devolução - Uso de Código de Barras para o exemplar
Empréstimo/Devolução - Uso de Código de Barras para usuário
Pedidos de Fotocópias - Solicitação e Atendimento de Fotocópias, Controle

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de lista de Fotocópias
Pedidos de Reservas - Solicitação e Atendimento de de Reservas, Controle de
lista de Reservas
Pedidos de Reservas - Inclusão automática de novos exemplares adquiridos
nos grupos de reserva
Políticas de Circulação individuais/compartilháveis
Renovação de empréstimos automática por telefone (uso de URA - Unidade de
Resposta Audível)
Renovação de empréstimos no balcão
Renovação de empréstimos on line (via WWW)
Renovação de empréstimos via telefone celular (uso de WAP - Wireless
Aplication Protocol)
Transações de Circulação - Armazenamento separado da transação encerrada
(empréstimo/fotocópia/reserva)
Transações de Circulação - Emissão de Recibos
(Empréstimo/Devolução/Renovação/Pagamento de Débitos/etc.)
Transações de Circulação - Histórico de transações do Usuário
(visualização/impressão/envio por e-mail)
Multas/Débitos/Créditos - individuais por biblioteca
Multas/Débitos/Créditos - Criação, Visualização, Pagamento e Abono
(individual/total)
Transações do usuário - Com senha de acesso (pelo próprio usuário) para:
atualizar endereço, efetuar empréstimo, ver empréstimo, ver histórico,
renovar empréstimo, solicitar reserva, solicitar fotocópia, etc.
Transações do usuário - Alteração da senha de acesso pelo próprio usuário
Transações do usuário - Valoração das transações do Usuário

DSI: (Disseminação Seletiva da Informação) (módulo gerenciador das atividades de

divulgação, contribuindo para o processo de disseminação de informações)
DSI - Cadastro de perfil do usuário (assuntos de interesse)
DSI - Instrumentos de alerta e disseminação seletiva de informações,
conforme perfil do usuário (assuntos de interesse)
DSI - Boletim Eletrônico para funcionários da biblioteca
DSI - Boletim Eletrônico para usuário
DSI - Listas de discussão para os usuários/bibliotecários/funcionários da
biblioteca

CADASTRO DE EXEMPLARES: (módulo gerenciador do registro das informações dos

exemplares físicos dos registros bibliográficos)
Cadastro dos dados do Exemplar impresso e eletrônico (imagem da capa,
localização física, descrição, coleção, volume, tipo de material, etc.)
Cadastro dos dados do Exemplar - Informações específicas para seriados:
ano, volume, parte, status, edição e datas referentes ao fascículo e a sua
chegada na biblioteca.
Controle do Inventário do Acervo com Coletores de Códigos de Barras
Emissão de Código de Barras do exemplar
Impressão de Etiquetas (lombada, bolso)
Impedimento de Exclusão de Exemplar se há transações em aberto
(Empréstimo, DSI, etc.)

PESQUISA NO CATÁLOGO: (constituem-se em recursos especiais de pesquisa para

localizar documentos em múltiplas bases de dados, com filtragem de resultados e
combinações de conjuntos)
Indexação - Indexação e pesquisa multidirecional (da esquerda para direita e
da direita para esquerda)
Indexação - Indexação em tempo real (inclusão/exclusão/modificação dos
índices)
Indexação - Indexação Personalizável (campo/subcampo)

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Indexação - Reconstrução individual de listas de acesso e de palavras

Pesquisa - Bases Cooperativas Bibliográfica/Autoridades
Pesquisa - Diferentes Bases de Dados Lógicas (livros, revistas, artigo, autores
brasileiros)
Pesquisa - Filtragem e Cruzamento de Resultados de Pesquisa (data, língua,
outros campos, conteúdo em campos, etc.)
Pesquisa - Indicação do status do documento pesquisado, se emprestado, em
encadernação ou disponível
Pesquisa - Índices (para recuperação direta por código - GET)
Pesquisa - Listas de Acesso (para Percorrer Lista de Acesso - ACCess Lists)
Pesquisa - Listas de Palavras (para pesquisa por palavras - WORD Lists)
Pesquisa - Permissão de transação por range de IP (Internet Protocol) para a
biblioteca
Pesquisa - Pesquisa de campos (MARC) não preenchidos (campo
inexistente/conteúdo vazio) em lista de palavras e em toda a base
Pesquisa - Pesquisa de existência e/ou ausência campos (MARC) nos registros
Pesquisa - Pesquisa com uso do CCL (ANSI Z39.58 - Common command
language for on-line interactive information retrieval *)
Pesquisa - Pesquisa Local (ambiente da biblioteca) diferenciada a registros
bloqueados
Pesquisa - Pesquisa com Proximidade e Adjacência de termos em lista de
palavras
Pesquisa - Pesquisa via Internet
Pesquisa - Pesquisa via Protocolo Z39.50 (ANSI Z39.50 - Information
Retrieval Application Service Definition and Protocol Specification *)
Pesquisa - Pesquisa via Telefone Celular (WAP - Wireless Aplication Protocol)
Pesquisa - Possibilidade de salvar estratégias de buscas para utilização
posterior
Pesquisa - Recuperação por truncamento e substituição de caracteres (?, *,
#) à esquerda, à direita e ao meio, operadores booleanos (AND, OR, NOT),
proximidade (adjacência) e distância entre termos
Pesquisa - Visualização e Cruzamento de histórico das pesquisas realizadas
pelo usuário
Visualização - Formato de Referência Bibliográfica ABNT
Visualização - Formatos personalizáveis de visualização de campos dos
registros (MARC), para visualização online/salvamento/impressão/envio por
e-mail/relatórios tipo ABNT e AACR2
Visualização - Ligação (link) com documentos em formato eletrônico, dentro e
fora do sistema
Visualização - Restrição de acesso a registros (bloqueio de registros para
impedir a visualização/pesquisa)
Visualização - Resultados de pesquisa - Envio por e-mail
Visualização - Resultados de pesquisa - Gravação em meio magnético (HD,
disquete)
Visualização - Resultados de pesquisa - Ordenação de Resultados de Pesquisa
Visualização - Resultados de pesquisa - Impressão
Visualização - Resultados de pesquisa - indicação da quantidade de
exemplares de cada registro
Relatórios - Emissão de Estatísticas de consultas ao catálogo (número de
acessos por faixas de horário, dia, dia da semana, dia no mês, dia no ano,
mês, ano, etc.)
Relatórios - Emissão de listas de publicações por assuntos e autores

REFERÊNCIA : (módulo gerenciador do registro das informações de entrevistas e

solicitações)
Entrevistas de Referência - Cadastro de Entrevistas em base de dados
pesquisável; e Acompanhamento (campos: solicitante, assuntos, resultados
obtidos, status do pedido (pendente, realizado, usuário comunicado), status

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da pesquisa (confidencial, não-confidencial))

Entrevistas de Referência - Cadastro Organizado de Entrevistas e Soluções
para criar base de conhecimentos disponível aos usuários
Levantamento Bibliográfico - Cadastro de solicitações em base de dados
pesquisável; e Acompanhamento (campos: solicitante, assuntos, resultados
obtidos, status do pedido (pendente, realizado, usuário comunicado), status
da pesquisa (confidencial, não-confidencial))
Levantamento Bibliográfico - Solicitação por formulário on line
Solicitação de Ficha Catalográfica - Cadastro e Acompanhamento de
Solicitação de Ficha Catalográfica (campos: solicitante, status do pedido
(pendente, realizado, usuário comunicado))

RELATÓRIOS: (módulo para emissão de listas, relatórios e estatísticas)

Estatísticas - Geração Gráficos Estatísticos
Estatísticas - Relatórios Estatísticos Textuais
Relatório de usuários devedores (usuários com material em atraso/débito), ID
e/ou etiqueta com endereço para correspondência
Relatório para MEC/CAPES/etc. divididos por área, com quantidade de
exemplares
Relatórios SQL - Construção de relatórios personalizáveis pelo Bibliotecário,
com ligações (joins) automáticas
Relatórios SQL - Cruzamento de dados bibliográficos (Campos MARC dos
Registros) com dados administrativos (Aquisição, Circulação, exemplares,
etc.) nos relatórios
Relatórios SQL - Relatórios SQL transparentes (uso de etiquetas para o campo
ao invés do nome do campo no banco de dados)
Relatórios SQL - Saída nos Relatórios com Dados Administrativos e
Bibliográficos (campos do registro MARC)

ASPECTOS TÉCNICOS:

ACESSO
Acesso Remoto do Sistema pelo Bibliotecário Gerente do Sistema
Acesso Remoto do Sistema pelo Bibliotecário Operador
Acesso Remoto do Sistema pelo usuário
Compartilhamento de Dados e Recursos

ARMAZENAMENTO
Armazenamento de Multimídia (arquivos em formato eletrônico)
Banco de Dados - Banco de Dados Relacional (SGBD) e SQL
Banco de Dados - Bloqueio de base de dados (problemas/atualização)
Banco de Dados - Interface para controle do Banco de Dados
(parametrização/desligamento/religamento/bloqueio de base/desbloqueio de
base/drop/recreate/truncate/recriação de índices)
Campos e registros (registros MARC) com tamanhos variáveis (economia de
espaço físico)

ARQUITETURA/PROGRAMAÇÃO
Arquitetura - Arquiterura Multiplataforma
Arquitetura - Arquitetura Cliente/Servidor
Arquitetura - Arquitetura Multicamada (Multi-Tier : Presentation and
Services/Application/I.O./Data and services)
Arquitetura - Servidor Lógico - Interface para
parametrização/desligamento/religamento
Programação - API's (Application Program Interfaces)
Programação - Programação Orientada à Objetos (OOP)
Programação - Upgrade facilitado do sistema por pacotes (patches/versões)
Programação - Listas resumidas de dados no módulos - empréstimos,

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exemplares, faturas, pedidos, programação de chegada, reservas, etc.

Programação - Listas resumidas de dados no módulos - visualização
parcial/total (número ilimitado de linhas para visualização nas telas dos
módulos)

INTERFACE
Interface - Interface Gráfica
Interface - Interface Multilíngue
Interface - Interface Personalizável - cores, ícones, posições de janelas,
tamanhos de janelas, terminologia
Interface - Campos com valores padrão fixos pré-determinados pelo
bibliotecário
Interface - Campos com os valores cumulativos que já foram preenchidos
pelos operadores

SEGURANÇA
Acesso Diferenciado com Senha aos diferentes módulos, com permissão
positiva ou negativa por biblioteca
Auditoria total (cadastro individual de todas transações efetuadas, em
tabelas, com indicação de data, horário, IP, operador, ID)
Backup com uso de Log Archives
Backup Programável de Programas e de Dados
Bloqueio de dados, durante a transação, para evitar uso concorrente pelos
operadores
Permissão ao operador para transação por biblioteca, identificando ranges de
IP (Internet Protocol) permitidos ao operador
Ranges de IP (Internet Protocol) permitidos para acesso pelo operador
(módulos de trabalho)
Ranges de IP (Internet Protocol) permitidos para acesso pelo usuário externo
(módulos de consulta)

USO
Ajuda On Line por módulos e por campo (Manual), sensitiva ao tipo de
operador (auxiliar, bibliotecário, bibliotecário de sistemas)
Ajuda para preenchimento de campos nos módulos
Atualização Automática do módulo do cliente (caso os pacotes fiquem
residentes no PC do operador)
Atualização Dinâmica da Ajuda Online pelo Bibliotecário
Controle específico para Arquivos
Controle específico para Museus
Integração Total dos Módulos
Interface para parametrização do Sistema pelo Bibliotecário (tabelas de
parametrização)
Leitura de Código de Barras para objetos físicos (exemplar, cartão do usuário,
nota fiscal, etc.)
Reconstrução do pacote de instalação (caso os pacotes fiquem residentes no
PC do operador)

CONTROLE DE PROCESSOS
Processos - agendamento de processos (dia no mês/dia(s) na semana/hora
no dia)
Processos - Auditoria Total (cadastro individual de todos processos
efetuados, em tabelas, com indicação de data, horário, IP, operador)
Processos em background (daemons) - interface para
parametrização/monitoramento/desligamento/religamento

CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS DA EMPRESA PRODUTORA DO SOFTWARE DE

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AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS:

Política de Desenvolvimento de Software

Suporte - Cadastro Organizado de Atendimentos e Soluções para criar base
de conhecimentos disponível aos usuários
Suporte Pessoal
Suporte Remoto
Treinamento de usuários

* As referências das normas citadas neste texto podem ser consultadas em:
THE DIFFUSE PROJECT HOME PAGE. Apresenta indicação de Normas e Padrões
para facilitar a troca eletrônica de informações. Disponível em:
<http://www.diffuse.org/alpha.html>. Acesso em: 06 julho 2001.

Algumas características foram obtidas dos documentos:

Ramos e Côrte, Adelaide et all. Automação de bibliotecas e centros de

documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares. Ci. Inf.,
Brasília, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999. Disponível em:
<http://www.ibict.br/cionline/280399/28039903.htm>. Acesso em: 06 julho
2001.

Lima, Gercina Ângela Borém. Softwares para automação de bibliotecas e

centros de documentação na literatura brasileira até 1998. Softwares para
automação de bibliotecas e centros de documentação na literatura brasileira
até 1998. Disponível em:
<http://www.ibict.br/cionline/280399/28039910.htm>. Acesso em: 06 julho
2001.

30/07/2001 - Michelângelo Mazzardo Marques Viana

http://michelangelo.dk3.com
michelangelo@innocent.com
Porto Alegre - RS - Brasil

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