PLAN DE PROYECTO

Sera Aprobado por: Fernando Ospina fospina@recontinental.com Fecha: 7 de octubre de 2011 CONTENIDO 1. Resumen 2. Descripcin del proyecto 3. Objetivo General del Proyecto

4. Alcance del Proyecto 5. Especificacin funcional del proyecto 6. Especificacin de los Objetivos Especficos y principales entregables del proyecto 7. Supuestos y Restricciones 8. Anlisis de riesgos. 9. Cronograma del proyecto Listado de Tareas

RESUMEN El proyecto se titula LEVANTAMIENTO DE PROCESOS, el cual se realizara por Ral Andrs Rodrguez Herrera bajo la direccin del Ing. Fernando Ospina, en la empresa Representaciones Continental de la Ciudad-Regin, Bogot-Cundinamarca. Para Representaciones Continental es de vital importancia el Levantamiento de Procesos, para estandarizar y posteriormente mejorar los mismos, razn por la cual se estableci el siguiente plan de trabajo.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

El proyecto LEVANTAMIENTO DE PROCESOS se realiza con el propsito de representar la realidad de REPRESENTACIONES CONTINENTAL de la manera ms exacta posible, a partir de la identificacin de las diferentes actividades y tareas que se realizan en un proceso para lograr un determinado resultado o producto. ste constituye un elemento clave del trabajo en calidad. A partir de aqu podemos ver lo que hacemos y cmo lo hacemos, utilizando y aplicando sobre esta informacin el anlisis, los cambios y rediseos orientados a mejorar los resultados.

Para poder hacer el levantamiento y descripcin de los procesos, un requisito indispensable es que la puesta en contacto con los que realizan dichos procesos, ya que sern ellos los que podrn describir la forma en la cual se lleva a cabo cada actividad. Este estrecho contacto con el personal permite recabar informacin invaluable para las etapas que siguen ms adelante en cuanto a la optimizacin y los requisitos para que sta se d. De igual forma, la participacin de ellos desde el inicio del trabajo facilitar la implementacin posterior de los cambios que se decida efectuar. La descripcin de los procesos se apoya con la utilizacin de varios elementos como: Caracterizacin (SIPOCs) Diagramas de Flujo Formatos Instructivos Manuales Polticas Presentaciones de Socializacin del Proceso Procedimientos

A partir de la experiencia obtenida a la fecha se identificaron 3 macroprocesos principales: Estratgicos Operativos Soporte

Cada uno de ellos posee a su vez un grupo de procesos asignados, los cuales son:

Macroprocesos

Proceso de Segundo Nivel

Definir Estrategia Abastecimiento Mercadeo Ventas Administracin de las Relaciones Legales Administracin de los Recursos Financieros Administracin de los Recursos Fsicos Administracin de la Tecnologa de Informacin Administracin del Talento Humano

Estratgicos Operativos

Soporte

Adicional a esto se encuentra definido un Mapa Estratgico.

En donde en la parte superior visualizamos las entradas (Accionistas, Proveedores) y salidas (Clientes) del Core Process1 y en la parte inferior los reas/procesos de soporte. A partir de esta mirada general que nos entrega el mapa de procesos, se puede trabajar con ms detalle en aquellos procesos o subprocesos que aparecen, distinguir las interrelaciones entre actividades, tareas y sus puntos de contacto, y definir aquellas que resultan crticas, las secuencias y los participantes. Al analizarlos, nos daremos cuenta de actividades o tareas que se repiten, de aquellas que toman ms tiempo o demandan mayores recursos, de los pasos que son innecesarios, redundantes o superficiales, de los trayectos o pasos que resultan engorrosos, prescindibles o imprescindibles. A continuacin se muestra una forma simple de esquematizar un mapa de procesos.

Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar cual es la necesidad o el problema que genera el proyecto identificando los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el proyecto debe satisfacer Debe adems explicar los antecedentes del presente proyecto: otros proyectos en el rea, otros proyectos con los que se relaciona, etc.

Core Process (Proceso Central): Key activity or cluster of activities which must be performed in

an exemplary manner to ensure a firm's continued competitiveness because it adds primary value to an output.

Titulo 2: Objetivo General del Proyecto

1. Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto, para que est ?) Debe responder a la pregunta DE QU PARA QU l o los actores principales quieren el proyecto. En base al punto anterior, debe responder a esta pregunta de manera clara y concreta. No importa solo lo que se va a hacer, sino para qu se har. Debe adems identificarse cmo se podr determinar si el proyecto fue exitoso para el cliente(CRITERIOS DE ACEPTACIN DEL PROYECTO), por ejemplo si logra adquirir datos a una velocidad x o si permite detectar un desperfecto en menos de cierto tiempo, etc.

Titulo 3. Especificacin funcional del proyecto Y PREDISEO Debe presentar un documento tcnico cuyas caractersticas dependern del rea temtica del proyecto y sern establecidas por el docente que dirige el proyecto. El documento contendr un prediseo del proyecto y una especificacin funcional del mismo.

Ttulo 4. ESPECIFICACIN de los OBJETIVOS ESPECFICOS Y LOS PRINCIPALES Entregables del proyecto-- DEFINICIN detallada del alcance

Definir Objetivos especficos ( que se debe lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir con el objetivo general) Para cada Objetivo especfico definir los entregables que sern necesarios terminar para que el objetivo especfico sea alcanzado. A partir de los entregables definidos, del anlisis y pre diseo del proyecto se deber definir la WBS del proyecto.

Adicionalmente, se debern definir al menos dos puntos de control de avance en el transcurso del proyecto y detallar los entregables intermedios que sern exigidos para verificar que se termin cada etapa.

Se debe especificar detalladamente las caractersticas que se exigirn de cada entregable, de forma que quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en cada uno. Este punto es muy importante que sea detallado ya que define que ser exigido para terminar el proyecto y

cada una de sus etapas. Se debe especificar tambin cmo ser aprobado cada uno de los entregables exigidos.

Titulo 5. Supuestos y Restricciones

Identificar supuestos y restricciones del proyecto ( es decir aquellas hiptesis que estamos haciendo y que deben cumplirse para alcanzar los objetivos, y aquellas limitaciones que pueden limitar la solucin que le podesmos dar al problema que origina el proyecto).

Titulo 6. Anlisis de Riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el xito tanto tcnicos, como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos. Dos aspectos a considerar como base para el anlisis de riesgo son : Los supuestos y restricciones identificados El anlisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificar la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto de cada riesgo identificado..-

De este anlisis surgirn aquellos de mayor impacto y ms alta probabilidad de ocurrencia, para los cuales se deber establecer que acciones y planes se realizarn. Se deber definir un plan mediante el cual se tome alguna de las posibles acciones : Se evite el riesgo Se mitigue el riesgo Se transfiera el riesgo Se realice un plan de contingencia Se acepte el riesgo

Titulo 7. Cronograma del proyecto Listado de tareas

En este punto se deber presentar Identificacin de las tareas a realizar, descripcin de las mismas, recursos necesarios y tiempos estimados. un diagrama de GANTT del proyecto con nivelacin de recursos. Identificacin del camino crtico Definicin del buffer del proyecto y de los buffers de alimentacin

Se generar a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de inicio, fecha de fin , horas hombre de dedicacin programadas y Recursos. Adems, se adjuntarn dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: % realizado, horas reales.