SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C.

Num. Documento POGA001 Versin V1 Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Objetivo Alcance Definiciones Responsabilidades Procedimiento Documentos de referencia Formatos relacionados con la operacin Identificacin de cambios Autorizaciones

2 2 2 3 4 7 7 7 8

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1. OBJETIVO: Desarrollar la metodologa para mantener el control de las compras y adquisiciones de la empresa, as como establecer los lineamientos que se requieren en la decisin de compra o adquisicin de insumos y que stos sean funcionales, de acuerdo al objetivo organizacional. 2. ALCANCE: Aplica a todas las reas estratgicas de la empresa tales como Direccin General, Gerencia General, Direccin de Proyectos y Soporte Tcnico, as como en las reas de soporte de Mantenimiento. 3. DEFINICIONES: Compra: Accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido. Documentos: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, Especificacin, Procedimiento, Plano, Norma, etc. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn, o una combinacin de stos. Artculo: Material, obra, servicio o puesta a disposicin susceptible de adquisicin, arrendamiento o contratacin por la Empresa Para satisfacer sus necesidades funcionales y operativas. Contratacin de servicios: Es el acuerdo comercial que establece la empresa para la realizacin de una obra o la prestacin de un servicio. Proveedor: Persona fsica o moral que suministra de un producto o de un servicio, que est sujeto a cumplir a su vez a las condiciones contractuales inteligencia integral, y asume por tanto algunas o todas, de las obligaciones impuestas la empresa Material: Bien fsico susceptible de adquisicin o compra. Proveedor: Suministrador que tenga productor y servicios de marca o bajo su propia rea Solicitante: rea que presenta la necesidad de compra de un determinado producto o servicio. rea Compradora: rea responsable de realizar la compra de un determinado producto o servicio. Registro de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Registros electrnicos: Registros en cualquier medio electrnico, Disco Duro, CD y/o respaldos, adems de los que son generados por cualquier otro sistema informtico utilizado por las diferentes reas de la organizacin.

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4. RESPONSABILIDADES: Gerente Administrativo Mantiene el control, a travs de dirferentes registros, de las compras y adquisiciones de productos o servicios que requiera la empresa para su funcionamiento. Recibie las rdenes de compra de las diferentes reas, verifica su contenido y analiza su utilidad con base en los objetivos organizacionales para aprobar o desaprobarla. Establece un control de proveedores que le permita mantener opciones para determinar la decisin de compra de productos o adquisicin de servicios que considere mejores para la organizacin.

Representante de Direccin - Asegura que los controles que se manejen, sean los ms adecuados para la operacin de la empresa y que se elaboren correctamente y de forma oportuna. - Coordina actividades necesarias para la evaluacion de proveedores Gerente General - Se encarga de revisar Orden de Compra y otorgar su aprobacin. Director General - Responsable de autorizar la Orden de Compra. Responsable del rea - Se encarga de dirigir las requisiciones de compras o adquisiciones a la Gerencia Administrativa para su aprobacin. - Detecta las necesidades de su equipo de trabajo de manera preventiva, tales como mantenimiento de equipos, o compra u adquisicin de servicios necesarios para el desarrollo eficiente y eficaz de su equipo de trabajo y de los proyectos que se realizan.

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DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica 5. PROCEDIMIENTO: 5.1. Descripcin de actividades: Act. 1. Puesto / rea Gerencia Administrativa Descripcin de la actividad Elabora, actualiza, y controla procedimiento

2.

Gerencia General y Direccin General Gerencia Administrativa reas de la empresa

Revisan y autorizan procedimiento, hacen las correcciones pertinentes y los regresan a Gerencia Administrativa para su actualizacin y control. Difunde procedimiento de compras a las reas involucradas, para que realicen implementacin. Implementan procedimiento

3.

4.

Necesidad de Compra a) Determinan la necesidad de comprar un producto o servicio. Ejecutivos de Cuenta, Jefe de Proyectos, Gerencia General y Direccin General envan la requisicin de materiales y/o servicios que necesitan, a travs de correo electrnico.

5.

reas de la empresa

b) Elaboran Orden de Compra indicando los requisitos del producto a comprar y/o servicio (F-DG-019) c) El solicitante tramita las firmas de autorizacin, e indica el proveedor asignado por el Gerente Administrativo.

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6.

Gerencia Administrativa

La Gerencia Administrativa analiza la solicitud tomando en cuenta la necesidad, su costo, los gastos previstos para el mes en curso, los ingresos recibidos, y los gastos realizados.

Revisin y aprobacin de orden de compra 7. Gerencia General Direccin General Revisan y aprueban Orden de Compra. En caso contrario, otorga las razones a travs de un correo electrnico, y regresa a Gerencia Administrativa para que sta otorgue la retroalimentacin adecuada al rea correspondiente. Realizacin de la Compra 8. Gerente Administrativo A partir de la orden de compra realiza tres cotizaciones del producto o servicio solicitado a diferentes proveedores (F-GA-003). Este comparativo servir de gua para elegir, dependiendo de la situacin, al proveedor del producto o servicio que se contratar, y que ofrezca las ventajas competitivas que se necesitan.

Alta de proveedor: 9. Gerente Administrativo El proveedor elegido es dado de alta en la lista de proveedores de la empresa (F-GA-004).

Asignacin de pedido 10. Gerente Administrativo Solicita producto y/o servicio solicitado de acudo a lo definido en la orden de compra.

11.

Proveedor de producto y/o Servicio

Entrega producto a la Gerencia Administrativa.

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Recepcin del producto y/o servicio 12. Gerencia Administrativa Recibe producto y servicio adquirido y asigna al rea solicitante para que verifique, si este cumple con las caractersticas especificadas en la orden de compra. Revisa que el producto y/o servicio solicitado cumpla con las caractersticas y especificaciones definidas. 13. rea Solicitante Notifica a la Gerencia administrativa los resultados de la revisin. a) El producto y/o servicio solicitado cumpli con las caractersticas y especificaciones solicitadas: - Enva al proveedor, por correo electrnico o de manera impresa, el formato de Solicitud de Pago (F-DG021) donde se establece Proveedor, Monto, Descripcin de la Compra, Interbancaria, Banco, RFC, etctera. b) El producto y/o servicio no cumple - Notifica al proveedor para que realice el cambio, las reparaciones y correcciones necesarias. Enva al proveedor, por correo electrnico o de manera impresa, el formato de Solicitud de Pago (F-DG-021) donde se establece Proveedor, Monto, Descripcin de la Compra, Clabe Interbancaria, Banco, RFC Enva lleno el formato de Solicitud de Pago (F-DG-021) y regresa a la Gerencia Administrativa, para que realice el pago correspondiente. Archiva solicitud y tramita pago para que realice pago correspondiente Coordina con el representante de la Direccin y las reas usuarias la evaluacin de proveedores. 15. Gerencia Administrativa Nota: La evaluacin de proveedores, solo aplica a los proveedores que tengan un impacto significativo sobe los servicios y/o productos que proporciona la organizacin a sus clientes

14.

Gerencia Administrativa

15.

Gerencia Administrativa

16.

Proveedor

14.

Gerencia Administrativa

Termina Procedimiento

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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nombre del Documento Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad-Requisitos. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad. Procedimiento de control de documentos Procedimiento de control de registros Procedimiento de acciones correctivas Procedimiento de acciones preventivas Procedimiento de producto no conforme Nmero NMX-CC-9001-IMNC-2008

MAC-001 PN DG 002 PN DG 003 PN DG 004 PN DG 005 PN DG 007

5. REGISTROS RELACIONADOS CON LA OPERACIN Nombre del Documento Formato de Orden de Compra Nmero

Lista de Proveedores

F-GA-003 Formato de Solicitud de Pago

F-DG-021 Solicitud de Pago.xls

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6. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS Fecha 06 Septiembre 2010 Versin V1 Cambio Emisin del documento

7. AUTORIZACIONES Elaborado por: Sandra Ochoa Fajardo Gerente Administrativo Revisado por: Francisco Montero Gastelum Director General Aprobado por: Francisco Montero Gastelum Director General Firma Firma Firma 06 Septiembre 2010 Fecha

06 Septiembre 2010 Fecha

06 Septiembre 2010 Fecha

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