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Apostilagestaotempo
Apostilagestaotempo
Esta não é uma apostila para autoestudo, é sim um material de consulta para quem
participou de nosso evento sobre gestão do tempo.
Fernando Andrade
fernando@pessoasetecnologia.com.br
www.pessoasetecnologia.com.br
Conteúdo
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GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE
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GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 7
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DO TEMPO ANDRADE
9. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue
administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que
quer.
10. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado.
Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente
porque são improdutivas - não sabem onde concentrar seus
esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem
nada. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o
tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.
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DO TEMPO ANDRADE
lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante todo o processo,
precisamos estar constantemente avaliando os meios que estamos Visitas
usando, para verificar se estão nos levando mais perto de onde
queremos vamos querer estar ao final do processo. Se não, Conversa com colega?
troquemos de meios (procuremos outro emprego, por exemplo). Vá até a mesa dele! É
mais fácil você sair de lá
12. Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma do que pedir para ele ir
embora!
platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente
nunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha.
Diálogos em pé...
13. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há
...são sempre mais
maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o
rápidos e produtivos. O
tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a mesmo vale para
reuniões!
duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito
controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da
duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.
Basta um pouco de esforço e determinação. Se a visita se estende...
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DO TEMPO ANDRADE
Aqueles que trabalham sob pressão quase nunca produzem Resistência às mudanças
trabalhos bem planejados, bem elaborados, bem feitos. Reuniões intermináveis
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DO TEMPO ANDRADE
No entanto, ter tempo é antes de tudo uma questão de planejar Sempre planeje
seu dia e conseguir TODO O TEMPO necessário para TODAS as Estabeleça prioridades
atividades que você considerar importantes. Evite adiamentos
intermináveis das tarefas
Estimule equipe a
resolver problemas
Delegue corretamente
tarefas e libere seu tempo
Procure novas formas de
fazer seu trabalho
Cuidado com telefone:
ele pode ajudar ou
atrapalhar
Não demore no telefone e
com clientes
Cuidado com as pseudo
atividades
Trabalhe mais devagar -
e ganhe velocidade
Saiba comunicar suas
ideias
Demore para decidir -
execute rapidamente
Política de portas
fechadas: não receba
pessoas toda hora
Mantenha um ambiente
ideal de concentração
Organize suas
informações
Documento muito longo?
Faça primeiro uma leitura
dinâmica!
Organize seu
computador
Retire seu nome da lista
de circulação de materiais
desnecessários
Retire seu nome de listas
de distribuição de e-mails
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DO TEMPO ANDRADE
Preparando a produtividade
O fim dos vícios
Como está nossa produtividade? Como aproveitamos nosso tempo?
Felizmente é muito fácil
Vícios Soluções acabar com os vícios:
você só precisa
• Falta de planejamento • Aprenda a dizer NÃO;
REALMENTE fazer isso!
adequado; • Sempre faça planejamento;
• Informações ineficazes, que só • Estabeleça prioridades;
fazem perder tempo; • Evite adiamentos intermináveis Regras de ouro
• Ausência de disciplina no das tarefas; • Seu planejamento e
cumprimento da agenda; • Estimule novos talentos e organização têm que
• Falta de definição clara de encoraje colaboradores a tomar seu tempo o
objetivos na execução das resolverem problemas; menos possível;
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DO TEMPO ANDRADE
As boas práticas
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DO TEMPO ANDRADE
Infográficos
Gestão do Tempo
Administração do tempo e Produtividade
Objetivos
• Antecipar atividades
Conceitos • Definir o grau de
Tempo importância destas
atividades
• Focar esforços
com maior eficácia
Informação Organização
• Gerenciar melhor o
estresse
Prioridade
Como
• Relacione o que
precisa ser feito
• Ao visualizar as
tarefas,
Receita fica mais fácil
Dia a dia administrar
e controlar o tempo
Amanhã e
Comunicação
depois Resultados
• Atender demandas
• Respeitar horários
• Cumprir prazos.
Equipes Informações
Contatos
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Administração do tempo
Planejamento pessoal
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DO TEMPO ANDRADE
Reunião
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DO TEMPO ANDRADE
Você pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito mais
eficiente: crie uma tarefa genérica Hoje e digite todas as tarefas do dia.
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DO TEMPO ANDRADE
Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura abaixo, o que temos? Para muita gente,
PLANEJAR o tempo é
a) Tarefa não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo
DESPERDIÇÁ-LO. Em vez
do site); de gastar tempo
planejando, dizem, é
b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar
melhor já produzir.
carro etc);
Este é um engano
c) Compromisso com HORA MARCADA para o dia atual (11:00 clássico. Experimente
INVESTIR apenas 10
BankBoston). minutos neste
planejamento. Você verá
que seu dia ganhará mais
2 a 3 horas!
b
a
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2
2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o
copie/cole na linha seguinte.
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Sua área de trabalho agora tem várias tarefas sem hora definida.
Cabe aqui uma reflexão. Quando você marcou estas tarefas em seu
Outlook, não havia sentido definir um horário para elas. Veja, há
alguns dias você não saberia dizer qual o melhor horário para ligar
para Rui. Hoje você precisa definir este horário, é hoje que a tarefa
será feita.
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O planejamento diário
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O planejamento semanal
Veja a facilidade:
quando houver uma
tarefa ligada ao
marketing, será Administ. Clientes Marketing Cursos Pessoal
preciso marcá-la em Seminários
Artigos
uma tarefa Hoje
diária. Já que há um Palestras
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Mas por que não planejar o mês em vez da semana? É que, para
efeitos de programação pessoal, o mês é um período longo demais
(naturalmente, se você precisar fazer também um planejamento
mensal, faça-o).
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Vale observar que a maioria dos itens do check list se repetirá de uma
semana para outra, e é bom que seja assim: uma certa constância é
exigida até pela sistemática proposta, que prevê pouco tempo de
planejamento semanal, mas de forma reiterada. A eficácia virá mais da
regularidade que da intensidade!
Não abandone essa prática, mesmo que você se limite a copiar a lista
da semana anterior, sem verificar coisa alguma. A persistência dá
fruto: numa dada semana, você “acorda” para um assunto que estava
negligenciando e toma alguma providência útil (ou inventa algo
surpreendente) – o que paga com juros os poucos segundos semanais
dedicados a copiar o check list.
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uma ação mesmo ou então uma atitude, como escutar os outros com
mais atenção. Coisa simples e, obviamente, que você esteja disposto a
tentar fazer.
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ANTES
- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto
Persuadir pessoas
Concentre os assuntos principais no início, onde a atenção é maior
Changing Minds, de
Vá do genérico ao específico Howard Gardner
- Defina resultados esperados
• Razão: a
- Organize material de apoio (slides, textos, cálculos, ideias)
apresentação lógica
- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente) das ideias
- Convite com os temas da reunião • Pesquisa: utilização
- Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa de informações
- Confirmações relevantes na
argumentação
• Ressonância: a ideia
DURANTE deve ''parecer certa''
- Não castigue os pontuais premiando os atrasados para o público
- Defina os objetivos • Representação:
- Estimule a participação contar uma boa
história
- Mantenha o foco
• Recursos e prêmios: a
- Controle o tempo de cada um (sutilmente)
audiência precisa ser
Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual próxima seduzida e achar que
reunião ganha ao apoiar o
chefe
- Pergunte sempre, esclareça todos os pontos
- Relacione as conclusões • Acontecimentos do
mundo: crises,
furacões, guerras
DEPOIS podem facilitar
mudança de
- Acompanhe o resultado das conclusões
pensamento
• Resistências: o líder
deve estar preparado
para elas e saber
como combatê-las
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Comentário A
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Qual o melhor lugar para você elaborar uma pauta? Claro, no Outlook.
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F
E. Há um truque útil aqui: abra a reunião marcada no
Calendário do Outlook, apague o texto existente e digite
as conclusões da reunião.
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• Não abrevie. Não custa nada escrever palavras por inteiro. Nada
pior do que mais tarde você perder alguns preciosos minutos
tentando decifrar o que significa tal abreviação.
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A primeira linha é
o título
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Por mais organizado que seja seu trabalho, pode acontecer o acúmulo
de e-mails. Como evitá-lo? E se houver acúmulo, como resolver?
Caixa de entrada
EFICAZ
é caixa de entrada
VAZIA
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Acúmulo de e-mails
Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando você ainda pode ter
e-mails demais em sua Caixa de entrada. É melhor responder primeiro:
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Resultados esperados
• Maior controle sobre seus e-mails
• Melhorar seu tempo de resposta
• Realizar ações críticas
• Cumprir prazos
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para lidar com e-mails, é claro que você pode – e deve – olhar e-mails
urgentes.
DICA Habilite o Painel de leitura para que você possa ler os e-mails sem
abri-los:
a. Clique na guia Exibição a
b. No grupo Layout, clique na seta
para baixo do botão Painel de b
Leitura
c. Clique na opção desejada para c
exibir o painel (Inferior na figura
ao lado)
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1. Deletar
Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre
pensamos: “e se eu precisar desta informação depois?” Pense
francamente, quantos e-mails que você guardou foram de fato úteis
mais tarde? Talvez você não se lembre mais da maioria. Eis algumas
perguntas que podem ajudar:
• O e-mail é importante para um trabalho que você está fazendo? Se
não, delete-o!
• O e-mail contém informações que você pode encontrar em outro
lugar? Se sim, delete-o!
• O e-mail contém informações que você vai usar nos próximos seis
meses? Se não, delete-o!
• O e-mail contém informações cuja responsabilidade de guardar é
sua? Se não, delete-o!
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2. Agir
Você pode fazer o que está escrito no e-mail em até dois minutos?
Então faça! Não tem sentido fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se
você pode resolvê-lo em menos de dois minutos. Você pode respondê-
lo, arquivá-lo ou mesmo fazer uma ligação telefônica por causa dele.
Experimente, você gostará dos resultados, grande parte de seus e-
mails sairão da Caixa de Entrada.
3. Delegar
Se você não pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem
mesmo agir, talvez você possa delegá-lo. E delegar não é
necessariamente uma ação de chefe para subordinado, mas uma ação
comum entre pessoas de uma mesma equipe.
Para delegar, você pode encaminhar o e-mail ou transformá-lo em
uma tarefa – assim o Outlook o manterá informado sobre o
andamento desta tarefa.
4. Adiar
Se você não pode deletar, agir ou delegar, é porque talvez o e-mail
precise de sua atenção por mais do que dois minutos – e agora você
está no momento de seu dia de tratar seus e-mails, não poderá usar
seu tempo em um único e-mail – é preciso então ADIAR sua ação.
Aproximadamente 20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.
Para adiar um e-mail, você pode transformá-lo em uma TAREFA, em
um COMPROMISSO ou listá-lo no HOJE apropriado.
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E-mails de
uma mesma
conversa
E-mails de
uma mesma
conversa
AGRUPADOS
TODOS os e-
mails de uma
mesma
conversa
detalhados,
inclusive
aqueles em
PASTAS
DIFERENTES
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Você pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que
faça sentido em seu dia a dia. Você pode criar uma pasta para todas as
mensagens de seu superior ou uma com todas as tarefas que a
você precisa fazer.
b
Para criar uma pasta:
a. Clique na guia Pasta.
b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta.
Uma pasta de pesquisa não armazena e-mail, ela é apenas uma visão
dos e-mails que correspondem aos critérios de pesquisa que você
define.
a
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As regras do Outlook
executam ações
automaticamente tanto
nos e-mails recebidos
quanto nos enviados.
Você pode encaminhar a
um colega todos os e-
mails enviados pelo
Cliente X ou assinalar a
categoria Projeto Y a
todos os e-mails com a
palavra Curso na linha
Assunto. b c
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5. Categorizar
b. Escolha Categorizar.
c. Indique a categoria desejada.
b
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6. Acompanhar
b c
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Seja honesto nas horas de trabalho e TAMBÉM fora dele, faça outras
coisas importantes para sua vida. Mas para conseguir aproveitar esse
tempo e não ter que sair mais tarde do escritório, é preciso se
ORGANIZAR e TER DISCIPLINA.
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As virtudes da verticalidade
Por outro lado, pode-se levantar uma contra hipótese, segundo a qual,
ao se postar na vertical, a pessoa mantém o corpo levemente
tensionado – e experimentos já mostraram que, sob tensão, o
desempenho cognitivo melhora.
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• Despertar diferente
Mude a estação de rádio que o acorda todas as manhãs. Tome
banho de olhos fechados. Escove os dentes com a outra mão.
Circuitos sensoriais e motores normalmente pouco utilizados serão
ativados.
• De volta ao passado
Desperte lembranças do colégio com a ajuda de fotos e cadernos.
Use a imaginação e entre na escola, sinta o cheiro da cantina. Com
a mente livre, uma lembrança puxa a outra. Você se surpreenderá
recordando fatos que julgava esquecidos.
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• Seja sociável
Compre jornal em uma banca diferente,
abasteça o carro em outro posto de
gasolina, acene para crianças. Quando
parecer seguro, puxe conversa com
desconhecidos. Vá ao teatro, ao cinema e
relembre as cenas e a s emoções que elas
lhe trouxeram. Discuta o filme ou a peça
com os amigos. Procure sair frequentemente com os colegas
apenas para bater papo. A mente precisa de uma vida cheia de
estímulos.
• Leitura eficiente
Quando o texto que você precisa
ler na escola ou no trabalho
parece desinteressante, algumas
estratégias podem ajudar. Faça
uma lista de perguntas cujas
respostas quer encontrar no texto.
Preste muita atenção às frases
que resumem a ideia central de
cada parágrafo. Descubra a
coerência dos argumentos. Por
último, tente desenhar um mapa
mental com as ideias principais do texto. Isso ajuda a organizar o
raciocínio.
• Quebrando a rotina
Resista a seguir o mesmo caminho todos os dias. Invente rotas
alternativas para chegar ao trabalho. Quando possível, entregue a
direção do carro a alguém de confiança e siga no banco traseiro. A
perspectiva da viagem é totalmente diferente.
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• Férias neuróbicas
Viaje para lugares desconhecidos e evite grupos de
excursão. Ande de ônibus, experimente a comida e as
diversões locais, saia de carro sem um plano definido.
A novidade é a essência das boas férias e do vigor cerebral.
• Imagens distorcidas
Você pode treinar a memória na hora de
montar a lista de compras. Imagine uma
maçã com todos os detalhes - cores,
defeitos, tamanho. Agora modifique sua
maçã com alguns exageros - torne-a
gigantesca, por exemplo. Faça isso com
cinco itens no começo e com toda a lista no
futuro.
• Estimule os sentimentos
Frequente a feira livre com alma de explorador. Invente refeições
com produtos cujo aspecto lhe pareça agradável. Visite mercados
étnicos e prove novos cheiros e sabores. Eles acrescentam acordes
na sinfonia de sua atividade cerebral.
• Reconstrua o dia
Antes de dormir, procure relembrar tudo o que aconteceu durante
seu dia, reconstituindo cenas e diálogos com detalhes e na ordem
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• Novidades à mesa
Uma vez por mês, experimente
pratos que sejam uma total
novidade para você. Acompanhe a
refeição com a música do país
correspondente para acrescentar
uma dimensão auditiva às
sensações do paladar.
• Nutrientes vitais
Comer bem é fundamental para
garantir o bom funcionamento das
células que atuam na aquisição da
memória. Consuma muita água,
sódio, cálcio e magnésio, presentes
nos alimentos. Cápsulas de fósforo, diferentemente da crença
popular, não melhoram a memória.
• Sono restaurador
Para a memória, uma soneca de 20 minutos pode ter o efeito de
uma noite bem dormida. É durante a fase dos sonhos que as
informações adquiridas se instalam no cérebro, ''liberando espaço''
para novos aprendizados.
• Revirando a mesa
Troque objetos e mude-os de lugar em sua mesa de trabalho.
Incorpore um pouco de desordem à sua rotina. Quando possível,
altere o horário de reuniões e da realização das tarefas.
• Praticar sempre
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Por que é tão difícil dizer “não”? Bem, é claro que todos queremos ser Oito em cada dez
profissionais têm receio de
educados, gentis e agradáveis. E se for um pedido de chefe, pode até
dizer não ao chefe ou a
haver um certo receio de perda de oportunidades. Mais, se for um colegas de trabalho.
cliente, não queremos perdê-lo. Ao dizer não, as pessoas temem gerar
frustração nos outros
Para manter a produtividade em alta, é fundamental aprender a dizer
não. Quem é incapaz de recusar uma tarefa perde foco, centraliza
decisões e acumula trabalho. E sofre por causa disso.
No entanto, em muitos casos é preciso dizer “não”. E dizer de forma
correta. É preciso ser claro, firme e honesto. O desafio então é recusar
tarefas com assertividade, sem prejudicar sua imagem profissional. Ser
assertivo é conseguir equilibrar suas prioridades com a dos outros.
Veja algumas situações típicas do dia a dia na empresas e sugestões
para dizer “não”.
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Você recebe a ordem de fazer algo que não concorda, seja por motivos
técnicos, seja por motivos pessoais.
Aceitar um pedido assim pode gerar angústia e culpa. A melhor saída é
a prevenção. No dia a dia, exponha com clareza os valores em que
acredita. Assim, as pessoas saberão antecipadamente que tarefas você
se recusará a cumprir por questões profissionais e éticas e, se for o
caso, buscarão outro nome para realizá-las.
Um cliente pede que você realize uma tarefa que não está prevista no
contrato que ele tem com sua empresa.
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• Medite
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Tarefas
antigas
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5. A LOCALIZAÇÃO DO E-MAIL.
Como nossas informações estão
organizadas, todos os e-mails de
palestras estão na pasta
Palestras. Selecionamos esta
pasta.
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Dica 1
COMENTÁRIO Manter o e-mail anterior
neste novo e-mail facilita a vida do
Renier. Ele assim vai se lembrar mais
fácil do que já foi tratado.
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a. Nome do destinatário
b. Saudação
c. Introdução ao assunto
d. Tópicos que facilitam a leitura
e. Solicitação de um novo contato
f. Uma finalização
g. Assinatura com nome e telefone de contato
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A CONTINUAÇÃO. Agora é
você quem continua tudo.
Que tal marcar no Calendário uma nova tarefa (Ligar para o Renier)
três semanas após a palestra (que certamente foi um sucesso) e
estudar novos negócios?
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Sensos
Aperfeiçoamento contínuo
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Apêndice
Evernote
Evernote e e-mails
Evernote e post-its
Você provavelmente não anda por aí com seus post-its, por isso o
Evernote e a 3M criaram uma solução: os aplicativos para iPhone ou
iPad podem tirar fotografias de Post-Its físicos, extrair as informações
escritas à mão no papel e converter essa informação em uma
representação digital - até mesmo a cor do papel do post-it usado.
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Colabore e compartilhe
O Evernote fornece maneiras simples para que você possa colaborar
com Cadernos de outras pessoas, ou compartilhá-los com o mundo. É
só clicar com o botão DIREITO do mouse em qualquer Caderno e
escolher Compartilhar.
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