PROGRAMACION DE ACTIVIDADES Al clarificar objetivos y prioridades la capacidad de administrar el tiempo mejora en gran medida, sin embargo, para que

resulte verdaderamente exitosa requiere de una programacin cuidadosa y regular de actividades y tiempo. Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe de llevarse a cabo, cmo, quin, cunto, con qu, y en donde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempea. Programar es una disciplina mental que requiere de organizacin y control. Programar el uso eficiente del tiempo es poner en prctica los siguientes pasos:

Clarificar objetivos. Definir todas las actividades prioritarias de acuerdo con las tareas que sean ms importantes para el logro de los objetivos. Enumerar todas las actividades del da y designarles dos cdigos, uno que se refiera al valor de la actividad y otro a la urgencia con que debe realizarse. Evaluar todas las actividades que parezcan urgentes. Cuestionar las actividades que alteren el plan diario. Desarrollar el hbito de atender las actividades ms importantes y valiosas.

Peter Drucker, experto en el tema comenta lo siguiente: "Los ejecutivos que realmente logran que se hagan las cosas no empiezan por su trabajo sino por su tiempo... Los ejecutivos que muestran el ms asombroso crecimiento en su eficiencia son los que se preocupan por tener un poco ms de tiempo discrecional. La administracin del tiempo propio exige perseverancia, autodisciplina; y ninguna otra inversin rinde los ms altos dividendos en lo que se logra y en lo que se rinde" Una herramienta muy valiosa para programar las actividades importantes y lograr los objetivos de largo plazo es llevar un Registro de Proyectos. El registro de proyectos Es una lista de todas las tareas, actividades o proyectos que se quieren atender en un perodo determinado de tiempo. Debe contener la siguiente informacin:

Cdigo de prioridad para indicar el valor que representa la actividad en cuanto al logro de los objetivos. Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado. Fecha de vencimiento que indique cundo deber quedar concluida la labor. Clculo del tiempo que llevar terminar la tarea.

Las actividades incluidas en el registro de proyectos representan los objetivos a corto plazo que debern ser cumplidos en las siguientes semanas. Las nuevas tareas asignadas debern agregarse al final de la lista y tachar o eliminar los asuntos terminados. Es importante asegurarse de que las actividades seleccionadas realmente contribuyan al logro de los objetivos a largo plazo. Existen otras herramientas que ayudan a programar el uso del tiempo de manera adecuada y provechosa. El plan semanal

El plan semanal contiene las actividades que deben llevarse a cabo para lograr los objetivos semanales. Debe correlacionarse con el Registro de Proyectos para evitar omisiones o desviaciones importantes. Especifica, adems de los objetivos semanales y las actividades a desarrollar, la secuencia en que estas tareas deben realizarse, el tiempo que requiere cada actividad para ser concluida y el da de la semana que se dedicar para su realizacin. El preparar un plan semanal aumenta el control sobre las situaciones que propician una semana muy ocupada, complicada y poco provechosa. Algunas alternativas para mejorar el aprovechamiento de un Plan Semanal:

Delegar parte de algn trabajo o tarea. Trabajar ms horas a la semana. Orientar los objetivos hacia logros ms razonables y factibles Reducir situaciones inesperadas para controlar ms el tiempo Analizar y mejorar el mtodo de trabajo para reducir pasos de ejecucin y tiempo.

El plan diario Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por hacer hoy que sea acorde con los objetivos semanales. Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan Semanal para realizar ese da. Enliste las tareas diarias que debern llevarse a cabo, identifique prioridades y calcule el tiempo que se requiere para cada tarea. El Plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se est programando, y el Plan Diario si se hace al final de cada da. Es necesario incluir en la programacin de actividades suficiente flexibilidad para atender lo inesperado. La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como regla general, un 25% del da debe disponerse para cuestiones inesperadas. Lo esencial es que el orden de cualquier programacin debe incluir primero las actividades prioritarias, las actividades ms importantes. Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy til comparar lo que se planeo contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudar a ser ms realista y efectivo en las prximas planeaciones.

PROYECTO Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos.

LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar diagnsticos; confeccionar un diseo global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo de cada operacin. LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicacin, discos de almacenamiento, energa, servicios, inversiones de capital, personal, informacin, dinero y tiempo Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma econmicamente ptima. Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad. En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir mltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo. Tipos de proyectos Un proyecto tambin es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Existen mltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y pblicos. Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos. Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social. Otras formas de realizar la clasificacin de los proyectos son las siguientes: Basndose en el contenido del proyecto Proyectos de construccin

Proyectos de Informtica Proyectos empresariales Proyectos de desarrollo de productos Basndose en la organizacin participante Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Basndose en la complejidad Proyectos Simples Proyectos complejos Proyectos tcnicos Programas Mega proyectos Proyectos de vida Proyectos escolares.

Pero independientemente de su complejidad, caractersticamente todo proyecto rene la mayora de los siguientes criterios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tener un principio y un fin Tener un calendario definido de ejecucin Plantearse de una sola vez Constar de una sucesin de actividades o de fases Agrupar personas en funcin de las necesidades especficas de cada actividad Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades

Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y ver que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que adems requieren de la concurrencia de otras personas. Y es aqu donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informticos. Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien seala y remarca muy claramente, al presentar su teora de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientacin basada en principios administrativos, stos esfuerzos pueden causar profundos daos. La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sera la dispersin del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos lderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario.

Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestin del proyecto, su xito podr ser visto y verificado por los dems; en caso contrario, naturalmente, el fracaso tambin estar a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto. Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.