Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
43
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
CONTROL
44
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
máxima del control general de las operaciones de la empresa la deben ejercer
los jefes de cada unidad operativa.
45
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
a. Control financiero.
Uno de los más importantes, se aplica al
conjunto de gestiones de la empresa, en
función de los objetivos generales y
misión de la misma. Es ejercido por los
directivos, administradores o contralores
( a veces situado fuera de la empresa). El
control financiero se basa en gran
medida, sobre los datos específicos establecidos por el Control de
Gestión, los reportes de explotación, el balance y otros reportes
financieros.
46
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
b. Control de Gestión
El control de gestión o administrativo se basa
sobre los estados financieros que presentan,
en forma periódica, los servicios de
contabilidad. Se aplica al rendimiento de cada
uno de los departamentos y servicios de la
función técnica y a los diversos departamentos
interesados los cuales tomarán a su vez las
decisiones que se crean convenientes.
- El control de ingresos
- El control de compras
- El control de inventarios
- El control de materias primas utilizadas
- El control de costo de mano de obra en cada departamento
- El control de gastos y egresos
Esto permite evaluar entre otros aspectos: el rendimiento de cada uno de los
puntos clave de explotación, la eficacia de las políticas de explotación, la
racionalidad de los procedimientos en los puntos críticos de la explotación, la
utilización óptima de los recursos, la eficacia de los jefes y responsables de
cada sección.
47
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
c. Control Operacional
Es un control de la sección
operativa de la empresa. Se
aplica a las actividades
corrientes en cada uno de los
servicios y unidades de trabajo
más pequeñas de la empresa.
Es el control de ejecución de
las tareas individuales y actividades que se realizan día a día. Lo ejercen
los supervisores de cada grupo de trabajo bajo la forma de vigilancia y
supervisión de actividades en cuanto a los métodos y procesos de
trabajo, el cumplimiento de reglamentos y el respeto de los
procedimientos establecidos.
48
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Instrumentos de control
49
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
- Arqueo de caja
- Depósito de ingresos
- Compras y recepción de mercancías
- Inventario de mercancías
- Utilización de las materias primas en cada uno de los servicios de
producción
- Utilización de la mano de obra
- Calidad de la producción
- Calidad de los servicios
- Calidad de la mano de obra.
Por otro lado el control debe ser rentable, es decir que es lógico suponer que
la actividad de control (inversiones, tiempo y energía gastada) no debe
sobrepasar la contribución y los beneficios que esas operaciones de control
puedan aportar.
50
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Control de Compras
51
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Por todo lo anterior, podemos concluir que el propósito principal del control de
compras, es precisamente, el mantener el flujo apropiado de insumos (materia
prima) que la operación requiera en cuanto a cantidades adecuadas y de
acuerdo con las especificaciones de calidad.
Al ser esta la fase donde se reciben los alimentos, es lógico suponer que si
fallan los controles sobre las mercancías recibidas, se corre el riesgo de
aceptar productos de poca calidad, cantidades no pedidas y precios no
pactados, lo que genera desajustes negativos en la operación de alimentos y
bebidas.
52
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
El control de recepción de mercancía, debe hacerse más estricto cuando se
reciben productos perecederos, sobre todo en la calidad de los mismos, ya
que tienden a dañarse fácilmente, y de no recibirse en condiciones óptimas
puede influir en los costos de almacenaje y producción y finalmente la calidad
de lo servido a los clientes será baja.
53
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
54
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Control de Requisiciones
Para poder distribuir los alimentos y bebidas desde el almacén, el
establecimiento debe contar con un sistema de requisición, el cual es utilizado
por cada departamento solicitante señalando los productos que son
necesarios para cumplir con sus actividades. Estos mecanismos de requisición
deben ser lo suficientemente detallados ya que afectan el cálculo de los costos
de ventas de los Alimentos y Bebidas. Entendemos por requisición a la compra
interna que se hace al almacén a través de un formato que permite el control
de insumos o materiales de trabajo.
Específicamente deben determinarse los momentos más acordes para que las
requisiciones sean trasmitidas al almacén. Generalmente se estipula que
deben existir horas específicas para remitir requisiciones y horas diferentes
para su despacho. Esto evita confusiones y desarreglos en el despacho y
control de los insumos en el almacén.
Control de Transferencias
Debemos comenzar con lo que se
entiende por transferencia. Esta es un
instrumento contable que utilizan las
empresas del ramo para controlar el
traspaso de mercancía de un
departamento a otro. Estas
55
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
transferencias se realizan cuando el almacén está cerrado o cuando el
almacén no tiene lo solicitado y se realizan usualmente entre:
- Cocina y cocina
- Cocina y bar
- Bar y cocina
- Cocina y cuenta de crédito al costo
- Bar y cuenta de crédito al costo.
56
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
57
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Control de la Producción
Para poder lograr el producto final y ordenado por el cliente según el menú y
lista de bebidas es menester que la materia prima sea transformada en los
centros de producción.
58
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
los centros de producción, sea verdaderamente utilizada en la elaboración de
productos terminados y que éstos sean facturados y consumidos
59
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
• Especificaciones determinadas para las compras.
• Rendimiento Estándar (Pruebas de Rendimiento).
Control de Inventarios
60
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Este proceso es tan relevante para el control de los inventarios que todas las
dependencias involucradas deben recibir información de las fechas de los
mismos.
Los pasos para realizar este tipo de inventarios son las siguientes:
• El representante del Almacén cuenta la existencia, siendo esto
verificado por el representante del departamento de costo.
61
CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
• Terminado el inventario del departamento de Control de Costos
compara el físico con el Inventario Teórico (registros). De existir
62
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
63
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
COSTOS
Un costo no es más que el valor pagado
para comprar o producir una mercancía o
producto. Esto significa que el costo es el
precio de la mercancía o servicios, cuando la
mercancía es consumida o los servicios son
prestados.
64
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
Alimentos 35 %
Bebidas 25%
Combinado A y B 30% a 31%
Veamos un ejemplo:
65
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
PRESUPUESTO
66
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
67
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
La planificación es la orientación y la
previsión de las actividades a realizar, la
definición de los resultados esperados y la
delimitación de las líneas de acción.
68
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
69
PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE COSTOS
comparación con otro tipo de empresa, al tiempo que los gastos variables son
relativamente poco destacados.
70
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
71
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
PERSONAL
Es sabido que la eficacia y eficiencia de las
organizaciones de hoy, está determinada por la
forma que su personal pueda ser administrado y
utilizado. Una administración efectiva de personal
debe desarrollar un programa que permita a los
empleados ser seleccionados y entrenados para los
puestos que sean más adecuados a sus
habilidades desarrolladas. Igualmente requiere que
cada empleado sea motivado para que aplique su
máximo esfuerzo, y los resultados de su
desempeño sean evaluados con propiedad y para
que sea remunerado sobre la base de sus aportes a la organización.
Todo gerente debe ser capaz de trabajar eficazmente con el personal y resolver
los muchos y variados problemas que entraña su manejo.
72
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Personal. Pero todo gerente debe conocer cuáles son esas tareas para
contribuir con ellas.
Reclutamiento y Selección
El personal de una organización, es el bien más preciado y su recurso más
importante. Para poder obtener el mejor recurso humano es indispensable
hacer un buen reclutamiento, pero para ello es indispensable disponer de
información precisa y continua acerca de las cantidades y calificaciones de los
individuos, necesarios para desempeñar los diversos puestos de una
organización.
73
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
- Anuncios
- Instituciones Educativas
- Agencias de Empleos
- Recomendaciones de empleados
- Solicitudes espontáneas
- Organizaciones Profesionales
- Sindicatos.
Los directivos de empresa están dando cada vez mayor valor al proceso de
selección debido a que reconocen que es el punto de partida para crear
74
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
calidad en sus organizaciones. Los individuos que son cuidadosamente
examinados, de acuerdo con los requerimientos exigidos, es probable que
aprendan las tareas de sus puestos con más facilidad, que sean los mejores
productores y que se ajusten mejor a su situación laboral. Una selección
cuidadosa beneficia tanto al individuo como a la organización.
75
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
puede verificar toda la información, sólo aquella que parezca más
relevante.
• Examen Médico. Suele ser uno de los pasos finales debido a que
es costoso y porque se debe hacer antes de la contratación. El
examen médico tiene tres objetivos 1) Determinar la aptitud del
solicitante para el trabajo en la organización; 2) asegurar su aptitud
para un puesto en particular y 3) proporcionar un lineamiento
básico con el cual puedan compararse e interpretarse los
exámenes médicos subsecuentes.
• Test. En la actualidad se utilizan muchas veces test para
proporcionar aptitudes para la resolución de problemas, liderazgo,
comunicación, entre otros. En ellos se presentan varias situaciones
y el solicitante debe responder de la manera más autentica posible
Inducción
Las funciones de reclutamiento y selección solo son las fases iniciales de la
conformación de una fuerza de trabajo estable y
eficiente. El desarrollo de un buen empleado
comienza con un proceso de inducción que le
permita adaptarse adecuadamente a las
condiciones de la organización.
76
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
A pesar de que el empleado puede ser que ya tenga información básica sobre
la organización, inclusive que se haya creado una opinión propia y tenga cierta
conciencia de la importancia de su trabajo, es esencial que encuentre el lugar
exacto dentro de la empresa.
Evaluación
77
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
a) Decisiones de promoción, cese y transferencia
b) Retroalimentación para el empleado respecto a cómo visualiza la
organización.
c) Evaluaciones de contribuciones relativas hechas por individuos y
departamentos completos para alcanzar las metas.
d) Decisiones de recompensa, incluyendo aumentos por méritos,
promociones y otras recompensas.
e) Criterios para evaluar la efectividad de las decisiones de
selección y colocación, incluyendo la pertinencia de la información
usada para dichas decisiones.
f) Diagnósticos y descripciones de las necesidades de desarrollo de
los empleados en lo individual y departamental
g) Criterios para evaluar el éxito logrado por las decisiones para
adiestramiento y desarrollo.
h) Información sobre la cual se puedan basar los planes de
desarrollo, programación del trabajo y presupuesto.
78