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IMPACTOS DAS MUDANAS NA LEGISLAO TRIBUTRIA NA ROTINA FISCAL DAS EMPRESAS

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A pesquisa

Muito se fala sobre as mudanas na legislao tributria e certo de que estas sempre impactam na rotina fiscal das empresas. O que no se sabe, porm, o quanto e como elas realmente podem mudar as formas de trabalho e os investimentos aplicados nas empresas. Com o intuito de aprofundar a questo e descobrir as reais dificuldades das empresas, a FISCOSoft realizou a pesquisa Impacto das Mudanas na Legislao Tributria na Rotina Fiscal das Empresas. O objetivo foi traar um panorama para verificar como as pessoas jurdicas se adaptam s alteraes legais e os impactos que essas mudanas ocasionam em sua rotina. Foram entrevistadas mais de 400 empresas aleatoriamente. Agradecemos a todas pela valiosa contribuio, fundamental para respondermos questes relevantes e importantes para solues futuras.

A FISCOSoft

H 12 anos, a FISCOSoft foi criada com a misso de oferecer informao de qualidade aliada tecnologia para as reas contbil e tributria. Atualmente, alm do FISCOSoft On Line, contamos com outros produtos e servios para atender s necessidades dos clientes: Systax Soluo que contempla mais de 230 mil regras fiscais, catalogadas e sistematizadas para alimentao e atualizao de ERP e sistemas fiscais e validao tributria da NF-e. ComexData Fornece informaes para a rea de comrcio exterior e possui ferramentas como o ICMS-ST e o auxlio classificao fiscal de mercadorias. Decises Um site de acompanhamento e seleo de Jurisprudncia dos mais diversos rgos julgadores judiciais e administrativos. Setorial ISS O nico com a legislao de 700 municpios, importante para todas as empresas tomadoras ou prestadoras de servios. Prefeitura Eletrnica Auxilia as prefeituras quanto ao acompanhamento e fiscalizao dos contribuintes optantes pelo Simples Nacional. Alm desses produtos e servios, a FISCOSoft possui obras impressas, entre as quais, o RIR Regulamento do Imposto de Renda (que j est na 13 edio) e cursos e seminrios para a formao e atualizao dos profissionais.

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Introduo

A inconstncia da legislao tributria no novidade. Que isso acarreta inmeras dificuldades e consumo de horas e horas de trabalho tambm no para aqueles que esto envolvidos neste processo. Mas qual o efetivo impacto das mudanas na legislao tributria no dia a dia das empresas? Quantas pessoas so necessrias para manter o controle dessas alteraes? Quais tributos possuem maior impacto nessa rotina? Ser que as empresas conseguem se manter sempre atualizadas? Qual o percentual de empresas que j recolheram tributos a maior ou foram penalizadas por no se manterem atualizadas as mudanas na legislao? Para responder a essas e outras questes, a FISCOSoft realizou uma pesquisa junto aos seus assinantes, a qual revelou importantes informaes sobre os procedimentos que as empresas adotam para se manterem atualizadas s mudanas na legislao e os impactos que isso tem ocasionado.

Paschoal Naddeo de Souza Filho Diretor Presidente

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Tamanho da amostra

A amostra desta pesquisa constituda por 441 empresas, escolhidas de forma aleatria entre os assinantes da empresa FISCOSoft Editora Ltda. Essas empresas esto distribudas entre os seguintes setores da economia:

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Pessoas envolvidas no processo de atualizao

Para avaliar o custo da inconstncia da legislao, necessrio saber quantas pessoas so necessrias para manter os ERP (ou solues fiscais) das empresas atualizados s alteraes na legislao tributria. Como identificou esta pesquisa, a maior parte das empresas aloca de 2 a 4 profissionais para este processo. Tambm foi possvel verificar que 12% das empresas contempladas na amostra empregam mais de 15 pessoas da rea fiscal/contbil apenas para manter os sistemas atualizados.

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Horas consumidas no processo de atualizao

Para auxiliar na compreenso do custo da inconstncia da legislao, tambm necessrio saber quantas horas por ms so gastas nesta atividade. Como foi verificado, a maior parte das empresas consome de 11 a 30 horas por ms para manter seus sistemas atualizados s regras tributrias, alquotas, benefcios fiscais, etc. Tambm foi identificado que 10,4% da amostra, o que representa 41 empresas, consomem acima de 200 horas por ms neste processo.

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Mecanismos em sistema para acompanhar as alteraes normativas

Face tamanha complexidade da legislao, as empresas, alm de recursos humanos, ainda precisam investir em recursos tecnolgicos para controlar as alteraes normativas. Como se constatou, 17% das empresas empregam mecanismos, diretamente em sistemas, para controlar as alteraes normativas que j foram publicadas, mas que ainda entraro em vigor.

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Assessoria externa

Alm de recursos prprios e de investimentos em recursos tecnolgicos, 47,2% das empresas que responderam pesquisa ainda precisam investir em assessorias externas para manter os ERP e sistemas fiscais atualizados s mudanas na legislao tributria.

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Desafios enfrentados no processo de atualizao

Muitos desafios so enfrentados pelas empresas no processo para se manterem atualizadas. Como constatou esta pesquisa, entre todos os desafios, o principal acompanhar as alteraes legais, conforme responderam 42,3% das empresas contempladas nesta amostra. Adaptar a legislao ao formato adequado para alimentao dos sistemas outro grande desafio, segundo 31% das empresas pesquisadas. Interpretar a legislao tributria vem logo em seguida, segundo 22,7% das empresas. Outros desafios tambm esto presentes neste processo, de acordo com 4% das empresas pesquisadas.Dentre eles, a necessidade de verificar diversas interpretaes existentes para um mesmo dispositivo legal.

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Tributo com maior impacto

Como foi constatado, acompanhar as alteraes legais o maior desafio no processo para se manter atualizado. O motivo para tanto, certamente se deve aos inmeros tributos existentes, tanto na esfera federal quanto estadual e municipal. Mas dentre todos os tributos, qual tem maior impacto neste processo? De acordo com 59,2% das empresas pesquisadas, o ICMS o maior responsvel por essa rdua tarefa, seguido da Contribuio para o PIS/PASEP e da COFINS, conforme 33,8% das empresas.

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Quantidade de estados acompanhados

O ICMS foi apontado como o tributo que possui maior impacto no processo de atualizao das alteraes na legislao tributria. O fato da legislao deste imposto ser estadual certamente contribui para esse cenrio. Quanto maior for a quantidade de estados envolvidos nas operaes praticadas pela empresa, maior ser o impacto deste tributo no processo de atualizao. Como foi constatado, a maior parte das empresas, o que representa 42,2% da amostra, precisa acompanhar de 2 a 7 Estados. Tambm foi verificado que 21,9% das empresas precisam acompanhar a legislao de todas as 27 unidades da federao. Face a essas informaes, fcil deduzir porque o ICMS apontado como o maior desafio no processo de atualizao das normas legais.

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Falhas no processo de atualizao

Tendo em vista a complexidade do sistema tributrio, no seria surpresa a existncia de falhas no processo de atualizao s mudanas legais. De acordo com 50,4% das empresas pesquisas, j foram detectadas falhas neste processo.

Inmeros exemplos de falhas foram apontados por essas empresas, tais como: a) adaptao de alquotas em relao aos benefcios fiscais; b) aplicao de alquotas bsicas da Contribuio para o PIS/PASEP e da COFINS quando deveriam ser aplicadas alquotas diferenciadas da incidncia monofsica c) falhas na parametrizao das regras nos sistemas das empresas; d) aplicao de classificaes fiscais incorretas; d) aplicao indevida da substituio tributria ou de MVA; e) incompatibilidade na utilizao de CFOP.

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Recolhimento a maior de tributos

Tendo em vista que mais de 50% das empresas apontaram falhas no processo de atualizao das alteraes legais, tambm no seria surpresa que tais equvocos impactassem no recolhimento a maior de tributos. E foi o que respondeu 47,4% das empresas contempladas na amostra desta pesquisa. Ou seja, mesmo com o grande esforo empregado, seja no nmero de profissionais, no emprego de recursos tecnolgicos ou mesmo em assessorias externas, as empresas ainda ficam sujeitas ao recolhimento a maior de tributos.

Os motivos para recolhimento a maior de tributos apontados por essas empresas tambm so inmeros, como erros na determinao da base de clculo, no aproveitamento de crditos, no aproveitamento de tributos retidos e aplicao de pautas e MVA indevidos. A substituio tributria tambm foi apontada como um dos grandes viles neste processo.

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Imposio de multas

Alm do recolhimento a maior de tributos, as constantes mudanas da legislao fazem com que as empresas ainda fiquem sujeitas a multas. Como apontaram 42,1% das empresas pesquisadas, falhas internas no processo de atualizao j as sujeitaram ao pagamento de multas.

Essas multas tambm decorrem de inmeros problemas, como atraso na entrega de declaraes, recolhimento a menor de tributos, aplicao indevida de incentivos fiscais e aproveitamento incorreto de crditos tributrios.

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Sistemas atualizados

Voc acredita que seu sistema est completamente atualizado e com todas as regras tributrias e alquotas corretas? Essa foi uma das questes dirigidas s empresas contempladas na amostra. Segundo 60,1% delas, os sistemas utilizados pelas empresas no esto completamente atualizados e com todas as regras tributrias corretas. Apesar desse nmero expressivo, era esperado face inconstncia da legislao. O reflexo deste cenrio encontrado no grande nmero de empresas que acabam por recolher tributos a maior ou que ficam expostas a penalizaes por parte da administrao tributria.

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Quadro Resumo

apresentado, a seguir, um resumo das questes feitas nesta pesquisa e as respostas mais escolhidas entre as empresas contempladas na amostra:

Pergunta Qual a atividade preponderante da empresa? Quantas pessoas da rea contbil/fiscal trabalham para manter os ERP (ou solues fiscais) da empresa atualizados s alteraes na legislao tributria? No total, quantas horas por ms sua empresa consome para manter os ERP atualizados em relao s regras tributrias, alquotas, benefcios fiscais, etc.? A empresa possui algum mecanismo em sistema para controlar alteraes normativas j publicadas, mas que entraro em vigncia futuramente (em 2011, p.ex.)? Sua empresa possui assessoria externa para manter seu ERP e sistemas fiscais atualizados com a legislao tributria vigente, como mudanas de alquotas, base de clculo, ST e MVA? Qual o principal desafio nesta tarefa de atualizao? Qual tributo tem o maior impacto neste processo? Com relao a ICMS, a empresa precisa acompanhar a legislao de quantos Estados? J foram detectadas falhas neste processo? Falhas internas j causaram recolhimento a maior de tributos? Falhas internas j causaram imposio de multas pelos Fiscos? Voc acredita que seu sistema est completamente atualizado e com todas as regras tributrias e alquotas corretas?

Resposta Indstria

Percentual 42,6%

2a4

48,1%

11 a 30

28,6%

No

83%

No

52,8%

Acompanhar as alteraes legais ICMS 2 a 7 Estados Sim Sim Sim

42,3% 59,2% 42,2% 50,4% 47,4% 42,1%

No

60,1%

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Concluso

Como foi evidenciado nesta pesquisa, as empresas consomem grande quantidade de recursos internos, alm de terem que investir em recursos tecnolgicos e em servios externos para manterem seus sistemas atualizados. O principal desafio nesta tarefa, conforme a maior parte das empresas, acompanhar as alteraes legais, seguida da dificuldade em interpret-las. A diversidade de tributos contribui para isso, sendo que o ICMS tem o maior impacto. Natural, haja vista que a maior parte das empresas precisa acompanhar a legislao de 22 a 26 Estados. Apesar de todos os investimentos aplicados pelas empresas, esta pesquisa ainda evidenciou que isso no suficiente para torn-las imunes ao recolhimento a maior de tributos ou a penalizaes. Para amenizar esses riscos, as empresas precisaro, portanto, buscar novas alternativas para incrementar os processos j adotados e com isso tentar reduzir sua exposio a riscos de recolhimento a maior de tributos ou de autuaes em caso de fiscalizao.

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