Primary elements of quality management 

(TQM elements) 
 

1. Organizational vision 
Provides the framework that guides a firm’s beliefs and values 

Four keys to successful vision implementation: 
• Total involvement every level of the organization must be involved in quality improvement activity 
• Communication everyone in the organization understand the specification of his or her customers 
• Barrier removal is the first step to empowering employees 
o structured policies and procedures must implemented to encourage quality 
o quality manager must be part of strategic plan, budget process and employees reward system  
• continuously improve and evaluate  
o   keep looking of better ways, even if your customers are satisfied with the current product or service  
o   quality  improvement  can  be  ultimate  integrator  of  the  organization  to  achieve  
critical quality management objectives : 
ƒ improved product quality 
ƒ stronger customer loyalty  
ƒ increase employee morale 
ƒ lower unwanted turnover 
 
2. Barrier removal 
Change will be resists; the great deal in quality management is expended in overcoming such resistance, usually 
by allowing change to come from individuals directly involved, rather than as a directive from management  
 

Recommended strategies of barrier removal process: 
• Drive out fear 
• Encourage and reward creative thinking  
• Share credit for success  
• Revise and renew performance measurement systems 
• Justify cost over the life cycle  
• Establish ownership of tasks and projects  

The steps of barrier removal 
1. Identify  barriers,  Anything  that  stands  the  in  the  way  of  implementation  and  realizing  continues 
improvement  should  be  considered  a  barrier  (  examining  internal  procedures,  customer  relation  and 
concerns and personal issue ) 
2. Place into category, Related barriers and systematic causes  and categorization may be classified by using 
Case‐Effect diagram or quality function deployment  
3. Establish priority, by using a tool such as Pareto analysis  

1 

 
 4. Problem  solve,  its  vital  to  address  the  root  cause  of  the  problem,  by  analysis  of  the  problem  should 
include estimates of resources for its resolution  
5. Goals and strategies for resolution, resolution of problems may entail goals over a period of month or 
years, Goals should be realistic and attainable with the given resources, strategic ensure that goals can be 
accomplished  
 
3. Communication 
Communication  is  the  glue  that  binds  all  of  the  techniques,  practices,  philosophies,  and  tools.  Ineffective 
communication will be doom the most cleaver of quality management initiative  
 

Element forms of communications (Sender – Receiver – Message ‐ Medium) 
 

The method of communication: 
• Written communication principally domain of office workers.  
The  use  of  white  space  and  graphical  elements  such  as  figure  and  charts  enhances  the  readability  of  any 
written piece. The ability to write is directly correlated with reading 
• Verbal, is takes place in a variety of sittings  
The skills required  
o Public speaking, the ways for successful are training , video tapping, and practice  
o Small group interaction, when implementing the myriad quality management tools that require teams, its 
vital to understand how small groups interact 
• Nonverbal,  human  infer  a  great  deal  of  information  from  nonverbal  clues  this  includes  body  language  and 
dress for success  
 

Communication can be the cause of conflict that is rise  
 
4. Continuous Evaluation 
It’s essential by feedback mechanism; the key is to receive the information in time to allow initiating corrective 
action. 
 
5. Continuous improvement 
‐ A continuous improvement is just small improvements done continuously and all arrive at the same point as a 
major innovation. 
‐ To reduce cost & increase productivity, the focus must be projected on the process producing the product. 
 
Some Strategies to bear in mind when implementing continuous improvement: 
1. Start with an example project 
2. Analyze variation of all processes 
3. Recognize the process not just the results 
4. Simplify: constantly ask what is the value for each step/ form…etc 
5. Expect to constantly reinvest in new technology 
6. Failures & problems are opportunities 
7. Reorganize in order to bring about improvement (Self managing teams instead of middle layer managers) 
 

2 

 
6. Customer/vendor relationship 
Listening to the customer requires listening throughout the product life cycle. The customer here means 
anyone to whom you give your work. 
 
Some strategies to improve customer/vendor relations are: 
‐ Link the organizational vision to customer satisfaction 
‐ Reward suppliers 
‐ Move to single sourcing 
‐ Minimize the overall number of vendors 
‐ Identify internal &external customers 
‐ Identify end users and distributers 
‐ Establish routine dialogue with customers 
‐ Involve customers in planning & development 
 
ƒ Be the customer of your own product / service 
ƒ Vendors are partners (long term partnerships) 
 
 
7. Empowering the worker 
Empowering the employee means enabling a worker to achieve his or her highest potential. 
 
Empowerment strategies: 
‐ Ownership: delegation of authority 
‐ Value all contributions 
‐ Listen to the least voice 
‐ Everyone has a value 
‐ Teams must own the problem 
‐ Give quality awards to customers who have improved their business 
‐ Delegate authority to the lowest possible organizational level 
 
 
 

8. Training 
The outcome of training is a modified behavior. It may be enhanced interpersonal skills or a specific 
manual skill, but there is a direct, identifiable modification.  
 
Training focuses on the event on hand unlike Education which has no immediately identifiable outcome 
 
  

3