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Instituto Politcnico de Leiria Escola Superior de Tecnologia e Gesto

Morro do Lena, Alto Vieiro Apart. 4163 2411-901 Leiria Portugal Tel.: +351 244 820 300 Fax: +351 044 820 310

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Ano Lectivo 2005/2006

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ndice
AULA 1 - INTRODUO AO PROJECT.......................................................................................................... 3 1. OBJECTIVOS: ................................................................................................................................................... 3 2. O AMBIENTE DE TRABALHO DO PROJECT ......................................................................................................... 3 3. OBTER AJUDA ................................................................................................................................................. 6 CRIAR UM PROJECTO ..................................................................................................................................... 7 4. OBJECTIVOS: ................................................................................................................................................... 7 5. INFORMAES INICIAIS: .................................................................................................................................. 7 6. INTRODUO DE ACTIVIDADES ....................................................................................................................... 8 7. ACTIVIDADES SUMRIAS .............................................................................................................................. 10 8. ACTIVIDADES RECORRENTES ........................................................................................................................ 13 9. RELAES ENTRE TAREFAS ........................................................................................................................... 14 AULA 2 - DEFINIR RECURSOS ..................................................................................................................... 18 1. OBJECTIVOS: ................................................................................................................................................. 18 2. CRIAO DE UMA LISTA DE RECURSOS ......................................................................................................... 18 3. CRIAO DE CALENDRIOS BASE ................................................................................................................. 19 4. ATRIBUIO DE CALENDRIOS A RECURSOS ................................................................................................. 21 5. ASSOCIAO RECURSOS-TAREFAS ............................................................................................................... 21 6. DEFINIR UM PROJECTO COMO PLANEADO .................................................................................................... 23 AULA 3 - OPTIMIZAO DO PROJECTO .................................................................................................. 24 1. OBJECTIVOS: ................................................................................................................................................. 24 2. RECURSOS: CUSTO/HORA E CUSTO FIXO ....................................................................................................... 24 3. RECURSOS: TABELAS DE CUSTOS .................................................................................................................. 25 4. TAREFAS: CUSTO FIXO / VARIVEL .............................................................................................................. 27 5. VISUALIZAO DOS CUSTOS ENVOLVIDOS NO PROJECTO ............................................................................. 27 6. ANALISAR E OPTIMIZAR O TRABALHO DOS RECURSOS ................................................................................. 28 7. CRIAO DE SUBPROJECTOS ......................................................................................................................... 35 8. LIGAO DE TAREFAS ENTRE PROJECTOS DIFERENTES ................................................................................. 36 9. PARTILHA DE RECURSOS ENTRE VRIOS PROJECTOS ..................................................................................... 37 10. NOTAS SOBRE OS RECURSOS ....................................................................................................................... 38 11. GRAVAR AMBIENTE DE TRABALHO............................................................................................................. 39 AULA 4 - GESTO DO PROJECTO............................................................................................................... 40 1. ESTRATGIAS COM VISTA REDUO DO CRONOGRAMA ............................................................................. 40 2. ESTRATGIAS COM VISTA REDUO DO CUSTO DO PROJECTO .................................................................... 45 3. ORDENAO DAS TAREFAS DO PROJECTO ..................................................................................................... 45 4. CONSOLIDAO DE PROJECTOS..................................................................................................................... 46 5. RELAO DE INFORMAO ENTRE OS PROJECTOS ......................................................................................... 47 IMPLEMENTAO DO PROJECTO ............................................................................................................ 48 6. FIXAR OU ACTUALIZAR O PROJECTO COM A DEFINIO DE PLANO BASE ...................................................... 48 7. VISUALIZAO DE DESVIOS AO PLANO BASE NO GRFICO DE GANTT ........................................................... 49 8. ACOMPANHAMENTO DO PROGRESSO DO PROJECTO ...................................................................................... 50 IMPRESSO DE VISTAS E RELATRIOS.................................................................................................. 52 9. IMPRESSO DE VISTAS .................................................................................................................................. 52 10. IMPRESSO DE RELATRIOS ........................................................................................................................ 54

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Aula 1 - Introduo ao Project 1. Objectivos:


Iniciao ao Project 2003 Obter Ajuda (F1; atravs do menu,...) Componentes da janela do Project

2. O ambiente de trabalho do Project


Janela do Project
Nome do Projecto

Barra de edio

Barras de ferramentas

Vista activa Barra de Vistas Zona de Indicadores de Estado

Modo corrente de trabalho

Figura 1 - Janela de abertura do Project

Nota: Para visualizar a Barra de vistas: Menu Ver/ Barra de visualizao

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Vistas:
Grfico de Gantt:

Calendrio:

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Diagrama de Rede:

Formatao da informao: 1. Introduza os seguintes dados nas tarefas de acordo com a imagem apresentada:

2. Coloque o nome de todas as tarefas a azul, tipo de letra Times New Roman, tamanho 12.
R: Menu Formatar/ Tipo de letra

3. Mova as tarefas #2 e #3 cujos nomes so B e C para baixo da tarefa #4 cujo nome D.


R: Seleccionar/ Arrastar para baixo

4. Altere a escala de tempo para ver em vez dos dias da semana os correspondentes dias do ms: a. Formatar/ Escala temporal

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b. Atravs dos separadores Camada Mdia e Camada Inferior escolha a formatao dos rtulos conforme apresentado de seguida.

3. Obter Ajuda
1. Pressione a tecla F1 sempre que necessite de obter ajuda. Para aceder ao ndice clique em

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Criar um Projecto 4. Objectivos:


Criao de um projecto o Data de Incio/Fim do Projecto O Project calcula a data de trmino de um projecto se for introduzida a data de incio. No entanto, se for introduzida a data de fim do projecto, este calculado de trs para a frente obtendo-se a data inicial. o Informaes adicionais (calendrio, data de estado,) Introduo e manipulao de tarefas

5. Informaes Iniciais:
1. Para dar incio ao projecto defina a suas caractersticas, atendendo imagem apresentada:

R: Menu Projecto/ Informao de projecto

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6. Introduo de Actividades
Escolha da vista mais adequada

As tarefas podem ser inseridas usando uma das seguintes vistas: Grfico de Gantt e Folha de Tarefas.

1. Do menu Ver escolha o comando Mais Vistas, ou alternativamente, pressione o cone da barra de vistas Mais Vistas 2. Da lista escolha Folha de Tarefas. 3. Pressione o boto Aplicar.

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Introduo dos dados

1. Na coluna Nome da Tarefa digite o nome da actividade conforme a figura apresentada de seguida. 2. Na coluna Durao introduza a durao da tarefa. Pressione Enter e verifique que a data de incio da tarefa coincide com a data de incio do projecto, e que a data de fim foi calculada automaticamente.

Para especificar a durao das tarefas podem utilizar-se as seguintes abreviaturas: me = ms se = semana d = dia h = hora m = minuto

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7. Actividades Sumrias
1. Introduza as seguintes novas tarefas nos nmeros 4, 8, 11, 15 e 19: a. REUNIES b. SELECO RECURSOS c. DOCUMENTAO d. ORGANIZAO ESPAO e. DIVULGAO E FORMAO

R: Seleccionar a linha/ Clique no lado direito do rato/ Nova Tarefa

2. Transforme as novas tarefas em tarefas sumrias: a. Seleccione as tarefas, tal como mostra a figura (arrastando o ponteiro do rato sobre elas) b. Faa clique no boto Avanar da barra de ferramentas ou execute o comando Avanar do menu accionado pelo boto direito do rato. Podia tambm ser executado seguindo a seguinte ordem de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Avano.

c. Verifique que a promoo das tarefas a tarefas principais se efectua atravs do boto correspondente da barra de ferramentas ou executando o comando Diminuir Avano do menu accionado pelo boto direito do rato para despromover as tarefas. Podia tambm ser executado seguindo a seguinte ordem de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Diminuir Avano.

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3. Repita o ponto 2 para todas as novas tarefas introduzidas. 4. Torne a primeira tarefa - Projecto Formao - como a tarefa principal de todo o projecto para que a lista de tarefas fique com o seguinte aspecto:

As subtarefas das actividades sumrias podem estar visveis ou escondidas. 5. Comprimir as tarefas sumrias: a. Seleccione a tarefa sumria cujas tarefas se pretende esconder. b. No menu siga a seguinte sequncia de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Ocultar Subtarefas, ou simplesmente carregue no boto .

6. Expandir as tarefas sumrias: a. Seleccione a tarefa sumria cujas tarefas se pretende visualizar. b. No menu siga a seguinte sequncia de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Mostrar Subtarefas, ou simplesmente carregue no boto .

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7. Numerao dos nveis: a. No menu Ferramentas/ Opes/ separador Ver e active a opo Mostrar n hierrquico: b. Pressione o boto OK. c. Verifique o aparecimento de tpicos numerados.

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8. Actividades Recorrentes
1. Seleccione a tarefa Realizao sesso piloto 2. No menu Inserir execute o comando Tarefa Peridica. 3. Na caixa Nome da Tarefa digite o seu nome:

4. Na rea Padro de periodicidade escolha a frequncia da repetio. 5. Escolha a opo Semanal e verifique como a caixa da direita apresenta um formato diferente conforme a opo escolhida. 6. Na rea Vigncia defina o trmino da tarefa ou escolhendo o nmero de vezes que ela tem que ser executada, ou fixando o nmero de repeties. Para observar melhor a tarefa recorrente, execute os seguintes passos: 1. No menu Ver execute o comando Grfico de Gantt 2. Expanda a tarefa principal, clicando com o rato sobre o sinal mais que precede o seu nome.

3. Verifique a existncia de uma marca de reciclagem que indica o tipo da tarefa.

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9. Relaes entre tarefas


1. Relao Simples (De Concluso para Incio) a. No grfico de Gant ou na vista Folha de Tarefas, seleccione as tarefas que pretende ligar. b. Faa clique no boto correspondente na barra de ferramentas. c. Verifique o aparecimento de um nmero de identificao das tarefas predecessoras na coluna Predecessoras, nas linhas que foram seleccionadas.

d. Relacione a tarefa sumria #15 com a tarefa subordinada #16. Qual a razo da mensagem de erro?

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e. Verifique a seguinte situao:

f. Visualizar as relaes entre tarefas:

g. Remover relaes entre tarefas: i. Seleccione as tarefas em que pretende eliminar a ligao ii. Pressione o boto na barra de ferramentas.

h. Atrasos e Avanos: i. Seleccione a tarefa #20. ii. Introduza um atraso de -2 dias na coluna respectiva.

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i. Redefina a tarefa #21, passando a tarefa apenas a 6 ocorrncias: j. Coloque as suas tarefas com a seguinte disposio e precedncias definitivas:

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k. Constrangimentos: Os constrangimentos esto definidos nas propriedades de cada tarefa: i. Seleccione uma tarefa ii. Execute o comando Informao de Tarefa do menu Projecto ou simplesmente pressione o boto correspondente.

iii. Verifique a existncia de vrios tipos de constrangimentos:

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Aula 2 - Definir Recursos


Recurso a designao dada s pessoas ou equipamentos que so solicitados para executar ou fazer parte de determinada tarefas.

1. Objectivos:
Controlar o horrio de trabalho de um determinado recurso. Utilizar um recurso em Part-Time. Controlar a ordem como cada recurso ir iniciar o seu trabalho. Definir um grupo de recursos atribuindo-lhe um nmero que representa as pessoas ou equipamento disponveis. Manipular a entrada ou mudana de recursos nas vrias tarefas. Atribuir diferentes custos a um recurso em funo da tarefa que este est a executar. Manipular automaticamente a carga de cada recurso numa tarefa de durao fixa (ou unidades ou carga).

2. Criao de uma Lista de Recursos


1. Seleccione o cone Folha de Recursos da barra vertical das vistas.

2. Introduza a seguinte informao dos recursos nas colunas prprias:

3. Retire as casas decimais das colunas Taxa Normal, para uma melhor visualizao: Ferramentas/ Opes/ separador Ver (Opes de moeda).

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3. Criao de Calendrios Base


1. Execute o comando Alterar Tempo til do menu Ferramentas. 2. Uma caixa de dilogo com um calendrio mensal apresentada.

3. Pressione o boto Novo, o qual faz aparecer a seguinte caixa de dilogo:

4. Preencha a caixa de acordo com a figura acima e pressione OK. 5. A caixa de dilogo mensal volta a aparecer mas desta vez dizendo respeito ao calendrio Formao.

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6. Para alterar este horrio: a. Seleccione os cabealhos de segunda a sexta. b. Altere o horrio laboral existente para o seguinte: 09:00 13:00 14:30 18:30 c. Seleccione o boto Sa (Sbado). Verifique o aparecimento de uma barra preta vertical cobrindo todos os sbados do ms. d. Active a opo Tempo til no predefinido para que esse dia, inicialmente de descanso, passe a apresentar o horrio laboral definido no calendrio Formao. e. Introduza o horrio laboral de sbado: 09:30 13:00. No caso de no ser necessrio pode-se remover a informao do 3 e 4 espao horrio. 7. Crie ainda os seguintes calendrios base para este projecto: Geral Seg a Sex: Sb e Dom: Seg, Qua e Sex: Ter, Qui, Sb e Dom: Seg a Sb: Dom: 09:00 13:00 14:00 18:00 Descanso 14:00 18:00 Descanso 08:00 20:00 Descanso

Marketing Tcnica

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4. Atribuio de calendrios a recursos


1. Execute o comando Resource Sheet do menu View. 2. Escolha o primeiro recurso: Jorge e associe o calendrio Formao: 3. Repita o procedimento para todos os outros recursos de acordo com a seguinte lista: a. Grupo Formao Calendrio Formao b. Grupo Gesto Calendrio Geral c. Grupo Administrativo Calendrio Geral d. Grupo Marketing Calendrio Marketing e. Grupo Tcnica Calendrio Tcnica

5. Associao Recursos-Tarefas
1. Execute o comando Grfico de Gantt do menu Ver. 2. Na tabela de Gantt seleccione a tarefa qual pretende associar os recursos. 3. Faa clique no boto Atribuir Recursos:

4. Uma caixa de dilogo contendo uma lista de recursos apresentada. Seleccione os recursos que pretende associar tarefa e com o ponteiro do rato, pressionando sobre esses recursos e arrastando para cima da tabela que contm as actividades. Verifique a existncia de uma figura com uma cara mais uma seta e ainda a seleco da linha de tarefa onde o ponteiro do rato se encontra situado. 5. Uma marca de visto aparecer na caixa dos recursos, antes do nome daqueles que foram associados tarefa. Para remover ou substituir um recurso numa tarefa: 1. Faa clique no boto Atribuir Recursos. 2. Seleccione a tarefa na qual pretende remover algum recurso. 3. Faa clique no boto Atribuir ou Substituir depois de seleccionar o recurso na lista.

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No entanto, esta no a melhor forma de associar recursos a tarefas. O Project disponibiliza uma vista especial que conjuga o Grfico de Gantt com o Formulrio de Tarefas que se designa por Entrada de Tarefas. Para poder introduzir valores nas unidades dos recursos necessrio fixar a opo Mostrar mensagens de agendamento: Decimal, no separador Agenda e na caixa de dilogo do comando Opes do menu Ferramentas. 1. Associe os recursos s tarefas de acordo com o seguinte quadro:

2. Atravs do comando Zoom

Projecto inteiro do menu Ver visualize o projecto.

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E assim se obtm o cronograma do projecto.

6. Definir um Projecto como Planeado


Quando um projecto j se encontra definido ou numa etapa em que se deseja fixar o seu estado para mais tarde se proceder a uma comparao, o Project permite que em dada altura se congele o cronograma para mais tarde se proceder anlise entre a situao planeada e a situao actual. Para definir um projecto como planeado: 1. Abra o submenu Controlo do menu Ferramentas. 2. Execute o comando Guardar Plano Base. 3. Na caixa de dilogo seguinte, pressione OK.

Nota: possvel congelar apenas algumas tarefas bastando para isso seleccionar Tarefas seleccionadas.

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Aula 3 - Optimizao do Projecto 1. Objectivos:


Atribuio do custo/hora e custo/hora extra de um recurso. Forma como um recurso pago (incio, progresso ou final). Custo por uso de determinado recurso, no caso de existir um determinado custo de arranque. Atribuio de um custo para um recurso Atribuio de um custo fixo para uma tarefa. Utilizao das vrias vistas e tabelas de informao de custos. Relatrios de Cash-Flow e outros com informao sobre o custo dos recursos ou tarefas.

2. Recursos: Custo/hora e Custo Fixo


Custo padro:

1. Execute o comando Opes do menu Ferramentas. 2. Escolha a categoria Geral. 3. Em Taxa normal predefinida e Taxa predefinida para trabalho extraordinrio, insira o custo hora e o custo hora-extra. 4. Pressione o boto Predefinir se pretender que este seja o custo padro. 5. Seleccione a opo Adicionar automaticamente novos recursos e tarefas para atribuir este custo padro a um novo recurso que se insira na Folha de Recursos.

Custo Fixo:

1. 2. 3. 4.

Na barra de vistas seleccionar Grfico de Gantt. Na coluna Nome da tarefa seleccionar a tarefa. Colocar o cursor na janela inferior. No menu Janela seleccionar o comando Dividir e escolher o recurso a partir da janela inferior. 5. Abrir o menu Formatar e escolher o comando Detalhes. 6. Escolher a opo Custo dos recursos.

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7. Pressionar o boto Anterior e Seguinte para seleccionar o recurso. 8. Seleccionar a tarefa que ir ter um recurso com custo fixo. 9. Na coluna Unidades insira o algarismo 0. 10. Pressione o boto OK. 11. Na coluna Custo insira o valor. 12. Pressione o boto OK.

3. Recursos: Tabelas de Custos


Para proceder especificao das tabelas de custos necessrio aceder s propriedades especficas de cada recurso: 1. Coloque-se na vista Utilizao de recursos. 2. Coloque o cursor no nome do recurso Snia. 3. Seleccione a opo Projecto/ Informao de recurso (ou duplo clique em cima do nome do recurso). 4. No Separador Custos existem 5 subseparadores: A (por defeito), B, C, D e E que so utilizados para definir tarifas por perodos e tarefas dos recursos. Altere os custos do recurso Snia em funo a figura apresentada de seguida:

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5. De seguida, coloque o cursor na tarefa Seleco Pessoal Administrativo. 6. Altere a tabela de custos de A para B: a. Projecto/ Informao de Atribuio (ou duplo clique em cima da tarefa) b. Seleccionar o separador Geral. c. Altere a opo Tab.taxas custo para B.

d. Observe como o custo do recurso para a mesma tarefa, mas noutro dia, diferente.

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7. Qual o custo do recurso Snia na tarefa Seleco de Pessoal Administrativo nos dias 15 e 16 de Fevereiro de 2007, estando abrangido pela tabela de custos A ou B?

4. Tarefas: Custo Fixo / Varivel


Tarefa com custo fixo:

1. 2. 3. 4. 5.

Ver/ Mais Vistas/ Folha de Tarefas. Ver/ Tabela: Entrada/ Custo. Seleccione a tarefa que pretende alterar. Na coluna Custo Fixo insira o valor: 5 000 . Verifique que a coluna Custo Total assume o valor inserido.

5. Visualizao dos Custos Envolvidos no Projecto


Folha de Tarefas Folha de Recursos Formulrio de Tarefa e Formulrio de Recursos Utilizao de Recursos Utilizao de Tarefas Grfico de Recursos

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6. Analisar e Optimizar o Trabalho dos Recursos


Para visualizar graficamente a informao sobre trabalho: 1. Seleccione a vista Grfico de Recursos. 2. Formatar/ Detalhes/ Custo. 3. Seleccione um recurso que tenha o nome a vermelho. 4. Visualize o perodo de tempo em que existe sobrealocao. 5. Repita os passos 3 e 4 para ver outros recursos sobrealocados.

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Mtodos de Resoluo dos Problemas de Sobrealocao de Recursos Existem vrios mtodos para resolver o problema da sobrealocao mas que vo estar sempre condicionados s limitaes das tarefas, recursos e calendrios. Pode utilizar a funcionalidade de nivelamento 1 do Microsoft Office Project 2003 para diminuir a sobrecarga 2 de recursos. O nivelamento altera o agendamento dividindo tarefas 3 e adicionando atrasos 4 a tarefas at que os recursos atribudos s mesmas j no estejam sobrecarregados. Devido as estas alteraes das tarefas, o nivelamento pode prolongar a data de concluso do projecto. Ao nivelar, o Project no altera quem est atribudo a tarefas. Alm disso, apenas os recursos de trabalho (pessoas e equipamento) so nivelados, no recursos materiais. Antes do nivelamento, poder pretender definir prioridades de projecto ou tarefas, que so uma indicao da importncia da tarefa e da respectiva disponibilidade para nivelamento.

No definir prioridades antes do nivelamento 1. Se no pretender definir prioridades 5 previamente, no menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos. 2. Em Clculos de nivelamento, clique em Automtico ou Manual. O nivelamento manual (a predefinio) ocorre apenas quando clica em Nivelar Agora. O nivelamento automtico ocorre instantaneamente quando altera uma tarefa ou recurso. 3. Se escolher o nivelamento automtico, desmarque a caixa de verificao Limpar valores de nivelamento antes de nivelar. Esta caixa de verificao est seleccionada por predefinio, mas ao nivelar automaticamente, isto pode tornar o trabalho significativamente mais lento na agenda. Na caixa Procurar sobrecargas com base em, clique num perodo de tempo, ou base, para a sensibilidade com que o nivelamento reconhecer sobrecargas.
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Nivelar: resolver conflitos de recursos ou sobrecargas atrasando ou dividindo certas tarefas. Quando o Project nivela um recurso, as respectivas atribuies seleccionadas so distribudas e reagendadas.

Sobrecarga: resultado de atribuir mais tarefas a um recurso do que as que o recurso pode completar no tempo til disponvel. Tarefa dividida: tarefa cuja agenda interrompida. Por exemplo, uma tarefa de dois dias que no requer trabalho contguo que poder ser dividida de modo a que o primeiro dia de trabalho seja agendado para segunda-feira e o segundo dia para quinta-feira.
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Atraso: quantidade de tempo entre o incio agendado de uma tarefa e a altura em que o trabalho deve comear de facto na tarefa. frequentemente utilizado para resolver sobrecargas de recursos. H dois tipos de atraso: atraso na atribuio e atraso no nivelamento.

Prioridade: indicao da importncia de uma tarefa e disponibilidade para o nivelamento (isto , resolver conflitos de recursos ou sobrecargas atrasando ou dividindo determinadas tarefas). As tarefas com a prioridade menor so atrasadas ou divididas primeiro.

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Dia a Dia a predefinio. Esta definio estabelece o ponto em que pretende que o nivelamento intervenha: quando tiver uma sobrecarga com apenas um minuto, um dia, uma semana ou um ms. 4. Em Intervalo de nivelamento para, seleccione se pretende o nivelamento de todo o projecto ou apenas das tarefas que se encontrem dentro de um intervalo de tempo especfico. 5. Na caixa Ordem nivelamento, clique na ordem de nivelamento pretendida: Clique em ID Apenas para que o Project nivele tarefas conforme necessrio, por ordem ascendente dos respectivos nmeros de ID 6 antes de considerar outros critrios. Clique em Padro para que o Project examine primeiro dependncias da predecessora 7 , folgas 8 , datas, prioridades e constrangimentos 9 para determinar se e como as tarefas devem ser niveladas. Esta a predefinio. Clique em Prioridade, Padro para que o Project verifique primeiro as prioridades das tarefas e, em seguida, os critrios padro. 6. Para evitar que a data de concluso do projecto seja atrasada, seleccione a caixa de verificao Nivelar apenas na folga disponvel. 7. Para permitir que o nivelamento ajuste o perodo de trabalho de um recurso numa tarefa independentemente de outros recursos que trabalham na mesma, seleccione a caixa de verificao Nivelar pode ajustar atribuies individuais numa tarefa.

8. Se pretender que o nivelamento interrompa tarefas criando divises no trabalho restante de atribuies de tarefas ou recursos, seleccione a caixa de verificao Nivelar pode criar divises no trabalho restante. 9. Se pretender incluir recursos propostos 10 , bem como outros recursos, clique na caixa de verificao Nivelar tarefas com o tipo de reserva proposto. 10. Se pretender limpar resultados de nivelamentos anteriores antes de nivelar novamente, clique em Limpar Nivelamento.

Nmero de ID: nmero que o Project atribui a cada tarefa, recurso ou atribuio medida que so adicionados ao projecto. Antecessor: tarefa que deve iniciar ou terminar antes de outra tarefa poder comear ou terminar.

Folga: quantidade de tempo que uma tarefa pode deixar passar sem afectar outra tarefa ou a data de concluso do projecto. A folga livre a quantidade de tempo que uma tarefa pode deixar passar sem atrasar outra tarefa. A folga total o tempo que uma tarefa pode deixar passar sem atrasar o projecto.

Constrangimento: restrio definida na data de incio ou de fim de uma tarefa. Pode especificar que uma tarefa deve ser iniciada ou terminar antes de uma determinada data. Os constrangimentos podem ser flexveis (independentes de uma data especfica) ou inflexveis (dependentes de uma data especfica).

Recurso proposto: recurso com uma atribuio de recurso pendente a uma atribuio de tarefa que ainda no foi autorizada. Esta atribuio do recurso no pe em causa a disponibilidade do recurso para trabalhar noutros projectos.

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11. Se estiver a nivelar manualmente, clique em Nivelar Agora. Se estiver a nivelar automaticamente, clique em OK. A caixa de dilogo Nivelar Agora apresentada se uma vista de recursos 11 com recursos seleccionados estava visvel quando abriu a caixa de dilogo Nivelamento de Recursos. Clique em Recursos seleccionados se pretender nivelar apenas os recursos seleccionados. Caso contrrio, clique em Conjunto inteiro. Notas:

Para limpar o nivelamento imediatamente antes de efectuar qualquer outra operao, clique em Anular Nvel. Se nivelar tarefas em projectos agendados a partir de uma data de concluso, so aplicados valores de atraso negativos a partir da concluso da tarefa ou atribuio, fazendo com que a data de concluso da atribuio da tarefa ou recurso ocorra mais cedo. Para ver alteraes nas tarefas, particularmente atrasos e divises, provocadas pelo nivelamento, no menu Ver, clique em Mais Vistas, clique em Gantt de Nivelamento e clique em Aplicar. Se nivelar tarefas em projectos agendados a partir de uma data de concluso, so aplicados valores de atraso negativos a partir da concluso da tarefa ou atribuio, fazendo com que a data de concluso da atribuio da tarefa ou recurso ocorra mais cedo. Definir prioridades de tarefas antes do nivelamento

1. No menu Ver, clique em Grfico de Gantt. 2. No campo Nome da Tarefa, seleccione a tarefa cuja prioridade pretende alterar e clique em Informao de Tarefa. 3. Clique no separador Geral e escreva ou seleccione uma prioridade na caixa Prioridade. 4. Repita os passos 2 a 3 para outras tarefas em que pretenda definir prioridades de nivelamento. 5. No menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos. 6. Em Clculos de nivelamento, clique em Automtico ou Manual. Definir prioridades de projectos antes do nivelamento 1. No menu Projecto, clique em Informao de Projecto. 2. Escreva ou seleccione uma prioridade na caixa Prioridade. 3. Repita os passos 2 a 3 para outros projectos em que pretenda definir prioridades de nivelamento. 4. No menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos.

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Vista do recurso: vista que apresenta informaes sobre o recurso. As vistas de recursos incluem as vistas Folha de Recursos, Grfico de Recursos, Utilizao de Recursos e de formulrios de recursos.
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Voltando ao nosso exerccio!


Comece por gravar o projecto no estado em que se encontra neste momento para que possa testar a resoluo deste problema atravs de vrias hipteses. Guarde o ficheiro com o nome Optimizao.mpp (Ficheiro/ Guardar Como) Guarde de novo o ficheiro, agora com o nome Optimizao-Hip1.mpp.

Hiptese 1: Resoluo automtica atravs de nivelamento Consiste no atraso das tarefas que contribuem para este estado at que os recursos afectos no se encontrem mais sobrealocados. Para executar o Nivelamento de Recursos: a. Ferramentas/ Nivelar recursos/ b. A opo Nivelar apenas na folga disponvel dever estar activa, de forma a que a data de concluso do projecto no seja afectada. c. Pressionar o boto Nivelar Agora.

Resolveu todos os problemas de sobrealocao? Guarde o seu trabalho e feche o ficheiro Optimizao-Hip1.mpp. Abra o ficheiro Optimizao.mpp Guarde de novo o ficheiro, agora com o nome Optimizao-Hip2.mpp (Ficheiro/ Guardar Como)

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Hiptese 2: Resoluo automtica por Leveling, atrasando a data de concluso do projecto o mtodo mais fcil. O Project vai atrasar o fim do projecto em detrimento da resoluo dos conflitos de alocao. Isto no muito dramtico se a nova data de concluso no estiver muito distante da inicialmente programada. Para executar o Nivelamento de recursos automtico: a. Ferramentas/ Nivelar recursos b. A opo Nivelar apenas na folga disponvel dever estar desactivada de forma a permitir a alterao da data de concluso do projecto. c. Pressionar o boto Ok. Resolveu todos os problemas de sobrealocao?

Guarde este ficheiro com o nome Optimizao-Hip3.mpp (Ficheiro/ Guardar Como)

Hiptese 3: Substituio dos recursos sobrealocados Esta a forma mais directa de resolver o problema e consiste em substituir um recurso por outro. Apesar da execuo do Nivelamento de recursos automtico, o recurso Gabriel continua sobrealocado. Vamos resolver o problema. Quais so as tarefas que esto a causar o problema? Em que dias?

a. Ver/ Folha de recursos/ verifique que o recurso continua sobrealocado. b. Ver/ Mais Vistas/ Entrada de Tarefas c. Seleccione a tarefa onde se pretende alterar o recurso (tarefa #16 Localizao de Instalaes) d. Altere o recurso Gabriel por outro que esteja disponvel (ex: Fernando) e. Verifique que agora j no h recursos sobrealocados. Guarde de novo este ficheiro com o nome Optimizao-Hip3.mpp

Abra o ficheiro Optimizao-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimizao-Hip4.mpp (Ficheiro/ Guardar Como)

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Hiptese 4: Reduo das Horas de trabalho ou atribuio de um trabalho em part-time Outra alternativa reduzir ou aumentar o nmero de horas de trabalho do recurso sobrealocado. preciso ter em mente que as alteraes das unidades ou das horas de trabalho provocam o seguinte: i.Quanto menor o nmero da unidade, maior a durao da tarefa. ii.Quanto menor o nmero de horas, menor a durao da tarefa. Para alterar o nmero de horas atribudas a cada recurso: a. Ver/ Mais Vistas/ Entrada de Tarefas b. Seleccione a tarefa onde se pretende alterar as horas do recurso c. Na zona inferior, altere a vista de visulaizao para a vista Trabalho de Recursos d. Do lado esquerdo, em Trabalho, indique o nmero de horas atribudas ao recurso. e. Na zona inferior do lado esquerdo, em Unidades, indique o nmero de unidades (entre 0 e 1). Guarde de novo este ficheiro com o nome Optimizao-Hip4.mpp Abra o ficheiro Optimizao-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimizao-Hip5.mpp (Ficheiro/ Guardar Como) Hiptese 5: Atraso das tarefas que contm os recursos sobrealocados Pode-se sempre resolver estes conflitos atrasando as tarefas que contm os recursos sobrealocados at que haja disponibilidade deles. Para atrasar uma tarefa: a. Divida a janela em duas: Janela/ Dividir b. Coloque na janela superior a vista Folha de Recursos e na parte inferior a vista de Grfico de Gantt c. Ver/ Tabela: Entrada/ Mais Tabelas/ Atraso/ Aplicar d. Na zona superior seleccione o recurso sobrealocado. e. Na zona inferior verifique a apresentao de todas as tarefas desse recurso. f. Na coluna Atraso no Nivelamento indique o perodo de tempo de atraso da tarefa em tempo real. Guarde de novo este ficheiro com o nome Optimizao-Hip5.mpp Abra o ficheiro Optimizao-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimizao-Hip6.mpp (Ficheiro/ Guardar Como)

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Hiptese 6: Controlo do incio de trabalho de um recurso em sobrealocao numa tarefa possvel atrasar o incio de trabalho de um recurso, resolvendo o problema de sobrealocao: a. Coloque-se na vista Utilizao de Recursos b. Janela/ Dividir c. Na zona inferior, atravs do Formulrio de Recursos introduza o atraso de 3 dias na coluna Atraso no nivelamento. Guarde o ficheiro, agora com o nome Formao.mpp (Ficheiro/ Guardar Como)

7. Criao de Subprojectos
A criao de pequenos projectos garante no s um cronograma simplificado como tambm permite gerir ficheiros que utilizam menos memria; atribuir a vrios gestores cada uma das fases e consolidar projectos. Assim, chama-se Projecto Principal ao ficheiro que contm os subprojectos. Estes subprojectos apresentam-se sob a forma de tarefas normais cujo comprimento da barra se prolonga pelo perodo de execuo desses projectos. No projecto Formao vai ser criado um subprojecto para gerir a informao da tarefa de Organizao e decorao da sala. a. Crie um novo projecto de nome sala.mpp b. Insira as seguintes tarefas:

Nota: A data de incio do projecto irrelevante pois vai depender da associao que for feita no projecto Principal. c. Guarde as ltimas alteraes.

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Agora passamos insero do subprojecto no Principal. 1. Inserir/ Coluna 2. Escolha a opo Ficheiro de Subprojecto no campo Nome do Campo da caixa de dilogo.

3. Coloque o cursor na linha onde deseja inserir o ficheiro do subprojecto. 4. Inserir/ Projecto (escolhendo o ficheiro com o subprojecto) 5. Verifique que a coluna Ficheiro de Subprojecto mostra o caminho anexado tarefa.

Nota: Obviamente que esta introduo de uma nova tarefa veio alterar a durao total do projecto principal.

8. Ligao de Tarefas entre Projectos diferentes


As tarefas dos projectos podem estar interligadas, mesmo quando no fazem parte do mesmo projecto. A forma mais fcil de proceder a este tipo de ligaes consiste em escrever o caminho do ficheiro e da tarefa a ser ligada directamente na clula do campo Predecessoras, tal como mostra a seguinte figura:

Exemplo: C:\sala.mpp\2 em que 2 representa o nmero da tarefa do subprojecto que estamos a ligar.

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9. Partilha de Recursos entre vrios Projectos


Os recursos podem estar envolvidos em mais do que um projecto. E portanto h que permitir que todos os ficheiros tenham a mesma lista de recursos. Isto permite saber todo o tipo de informao acerca de um determinado recurso: disponibilidade ou sobrealocao, horas de trabalho j efectuadas noutros projectos e o seu custo. Partindo do ficheiro Sala.mpp: 1. Vista Folha de Recursos 2. Adicionar um novo recurso de nome decoradora

3. Abra o ficheiro Formao.mpp que aquele que contm os recursos. 4. Abra o ficheiro sala.mpp 5. Ferramentas/ Partilha de recursos/ Partilhar Recursos

6. Na caixa de dilogo apresentada escolha, na opo Utilizar recursos De: Formao

7. Pressione OK.

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8. Atribua s tarefas os recursos tal como constam da figura seguinte:

9. Verifique que a vista Utilizao de Recursos lhe fornece toda a informao acerca de todos os recursos.

10. Notas sobre os Recursos


Tanto os recursos como as prprias tarefas podem ter algumas notas associadas. So tipo memorandum e destinam-se a guardar informao para ser utilizada mais tarde. 1. Vista Folha de Recursos 2. Seleccionar o recurso Snia 3. Projecto/ Notas de Recursos

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4. Na caixa de dilogo apresentada introduzir informao sobre o recurso, pressionar OK quando terminar:

5. Verifique que aparece um smbolo amarelo na coluna dos indicadores.

11. Gravar Ambiente de Trabalho


Quando se trabalha com vrios ficheiros em simultneo, o Project permite que seja criado um novo ficheiro de extenso .mpw que ser constitudo por uma lista das definies actuais, ficheiros abertos, vistas, etc, de forma a recriar o ambiente quando mais tarde se abrir o ficheiro MPW. 1. Ficheiro/ Guardar rea de Trabalho 2. Atribuir o nome reaFormao.mpw ao ficheiro MPW 3. Pressionar Sim ou No se pretender gravar ou no cada um dos ficheiros em sesso.

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Aula 4 - Gesto do Projecto 1. Estratgias com vista reduo do Cronograma


Depois de um projecto ter sido planeado poder necessitar de alguns ajustamentos. O facto do projecto ter um custo planeado acima do esperado ou ser necessrio conclu-lo mais cedo leva o gestor do projecto a ter de aplicar alguns mtodos com vista a alcanar o seu objectivo que reduzir a durao do projecto. Reduo das Tarefas no Caminho Crtico Para eliminar ou reduzir as tarefas do caminho crtico: 1. Formatar/ Assistente de Grficos de Gantt 2. Pressione Seguinte para avanar para o passo 2. 3. Escolher a opo Caminho Crtico.

4. Pressionar o boto Concluir e pressionar os botes seguintes. 5. Depois de identificadas as tarefas crticas, alterar a sua durao. a. Seleccionar a tarefa a encurtar b. Executar um duplo clique ou invocar o comando Project/ Informao de Tarefa 6. Na opo Durao alterar a durao da tarefa. 7. Pressionar o boto OK.

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Partio de tarefas em outras de durao mais reduzida Para separar uma tarefa em vrias: 1. Identifique a tarefa crtica.

2. Insira vrias linhas de forma a criar as subtarefas. 3. Atribua nomes, duraes ou novas precedncias a estas tarefas. 4. Coloque o avano nas subtarefas.

Alterar as precedncias entre as tarefas Para alterar as precedncias entre tarefas: 1. Duplo clique em cima da tarefa ou Projecto/ Informao de Tarefa 2. Separador Predecessoras. 3. Na opo Tipo escolha a precedncia mais conveniente. 4. Na opo Desfasamento defina o atraso ou a antecipao das vrias tarefas predecessoras.

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A figura seguinte apresenta o resultado:

Reduo das Horas de trabalho dos vrios recursos numa tarefa

Para reduzir o trabalho de um recurso numa tarefa: 1. Ver/ Barra de Ferramentas/ Gesto de Recursos

2. Faa clique sobre o boto Vista de Entrada de Tarefas ( ) 3. Seleccione a tarefa a reduzir o nmero de horas de trabalho. 4. Na zona inferior introduza o novo nmero de horas de trabalho.

Reduo da durao das tarefas com um aumento do nmero dos recursos envolvidos Para aumentar o nmero de unidades de cada recurso: 1. Vista Folha de Recursos 2. Na coluna Unidades Max. aumente o nmero de recursos disponveis:

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Para aumentar o nmero de recursos envolvidos numa tarefa: 1. Vista Grfico de Gantt. 2. Seleccione a tarefa a atribuir mais recursos (tarefa Elaborao documentao tcnica). 3. Faa clique no boto de Atribuir Recursos ( ). 4. Seleccione os recursos a atribuir s tarefas. 5. Na coluna Unidade aumente o nmero de recursos.

Reduo da durao das tarefas com um aumento do perodo de trabalho dos recursos

Para alterar o nmero de horas de disponibilidade de um recurso: 1. Ferramentas/ Alterar tempo til 2. Na opo Para seleccione o recurso cujo calendrio pretende que seja alterado. 3. Seleccione os dias que pretende alterar e defina o novo horrio de trabalho para esses dias. Se pretender alterar todos os dias do ano seleccione no topo do calendrio antes de introduzir o horrio.

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Reduo das tarefas com uma atribuio de horas de trabalho extraordinrias Para atribuir horas de trabalho extra a uma tarefa: 1. Vista Grfico de Gantt 2. Janela/ Dividir 3. Active a zona inferior do ecr e escolha Formatar/ Detalhes/ Trabalho de Recursos.

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4. Active a zona inferior do ecr e na coluna Trab. Extraord. introduza o nmero de horas de trabalho extra para cada recurso desta tarefa.

2. Estratgias com vista reduo do custo do projecto


Alguns dos mtodos directos para a reduo dos custos so: Substituio de recursos mais dispendiosos por outros de menor custo A no atribuio de horas de trabalho extra Reduo das horas de trabalho dos recursos nas tarefas Negociao prvia do trabalho de um recurso nas tarefas onde ele vai estar envolvido Reduo ou corte de algumas das tarefas do projecto Subcontratao de tarefas negociando um preo fixo.

Gesto do Cash-Flow no projecto Este tipo de gesto baseado nos Outflows que so produzidos pelas vrias despesas do projecto. Estes custos vo ser distribudos no perodo de durao das tarefas e apresentados em relatrios pr-elaborados (relatrios).

3. Ordenao das Tarefas do projecto


O Project apresenta 5 formas de ordenao predefinidas e uma personalizada:

No entanto, se procedermos a uma ordenao pr-definida corre-se o risco de alterar o ID de cada uma das tarefas.

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Para proceder ordenao mantendo sempre o ID original de cada tarefa: 1. Projecto/ Ordenar/ Ordenar Por 2. Desactive a opo Manter estrutura hierrquica 3. Escolha como critrio de ordenao duas hipteses para poder haver um desempate caso seja necessrio:

4. Pressione o boto Ordenar para efectuar a ordenao. 5. Verifique que as tarefas esto agora ordenadas pelo custo: a. Ver/ Tabela: Entrada/ Custo

4. Consolidao de Projectos
O Project permite que se possa consolidar vrios projectos num nico ficheiro (tal como os subprojectos que j vimos anteriormente) e assim visualizar a evoluo temporal de todos eles. Para consolidar vrios projectos numa nica janela: 1. Ficheiro/ Abrir a. Abra os ficheiros que pretende consolidar b. Janela/ Nova janela c. Da caixa apresentada escolha os ficheiros que pretende consolidar. E escolha a vista Grfico de Gantt.

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d. Verifique que os projectos consolidados so apresentados soba forma de tarefa sumria que tem o mesmo nome do ficheiro de projecto e que apresenta as actividades destes com a mesma numerao dos ficheiros originais.

Os vrios projectos e recursos que agora se encontram consolidados continuam a ter os seus prprios calendrios. Como se pode ver na figura seguinte estes calendrios esto todos reunidos e disponveis atravs do comando Alterar tempo til.

5. Relao de informao entre os Projectos


Visualizao das ligaes das tarefas 1. Ligue as tarefas Elaborao documentao de Marketing do projecto Formao com a tarefa #4 do projecto sala.

2. Verifique que nos projectos individuais foi criada uma nova tarefa a cinzento que representa esta nova ligao:

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Implementao do Projecto 6. Fixar ou Actualizar o Projecto com a definio de plano base


Depois de efectuado o plano e aplicados os mtodos de resoluo de sobrealocao e de reduo do cronograma, o gestor do projecto deve fixar o plano como Projecto Planeado. Quando se fixa o plano o Project grava a informao corrente nas variveis de Plano Base: Custo, Trabalho, Durao, Incio e Concluso. Para fixar o Plano Base: 1. Ferramentas/ Controlo/ Guardar Plano Base 2. Faa clique sobre o boto OK da caixa de dilogo. 3. Aceda informao do projecto: a. Projecto/ Informao do Projecto b. Escolha a opo Estatstica

Para actualizar o Plano Base: 1. Ferramentas/ Controlo/ Guardar Plano Base 2. Na caixa de dilogo que se apresenta escolha Guardar Plano Provisrio e preencha a caixa de acordo com o que apresentado na figura:

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3. Repita o passo 1. 4. Verifique que a opo Plano Base est seleccionada 5. Clique em OK. S agora o plano base foi efectivamente substitudo pelo novo plano.

7. Visualizao de Desvios ao plano base no grfico de Gantt


Para visualizar os desvios que o plano j sofreu desde que foi gravado o seu Plano base vamos primeiro proceder ao adiamento de uma tarefa e depois verificar qual a alterao no grfico de Gantt: 1. Seleccione a tarefa #9 e arraste-a quatro dias para a frente:

2. Ver/ Gantt de controlo a. Verifique que h um atraso visvel pela no sobreposio das duas barras da tarefa #9, barras essas que agora existem em todas as tarefas.

Nota: A barra de cima demonstra o estado actual do projecto, enquanto a de baixo dada pelo que foi guardado pelo baseline do projecto.

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8. Acompanhamento do Progresso do Projecto


Actualizao do progresso das tarefas 1. Usando o rato a. Seleccione uma tarefa qualquer que necessite de ser actualizada b. Coloque o rato sobre a extremidade do incio da barra de Gantt: apresenta-se sob a forma de %. c. Prima o boto do rato e mantenha premido at atingir a percentagem da tarefa que j est concluda:

2. Usando os botes da barra de ferramentas a. Visualizar a barra: i. Coloque o ponteiro do rato por cima dos botes j existentes no menu ii. Faa clique com o boto direito do rato iii. Escolha a opo Tracking

b. Seleccione outra tarefa e escolha a percentagem desta que j est concluda, por exemplo 25%.

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Actualizao do progresso do projecto Quando se pretende actualizar vrias tarefas de uma s vez ou se deseja indicar que o projecto est a decorrer conforme o planeado, no necessrio actualizar as tarefas uma-a-uma. Para actualizar o projecto como um todo: 1. Ferramentas/ Controlo/ Actualizar projecto 2. Depois de seleccionadas as opes, pressionar o boto de OK.

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Impresso de Vistas e Relatrios 9. Impresso de Vistas


Previso da Impresso Para visualizar uma previso de impresso: 1. Ficheiro/ Pr-visualizar 2. Surge a pgina de acordo com o que sair na impressora. Segue-se uma previso do grfico de Gantt:

3. Faa clique sobre os botes para visualizar as prximas pginas:

4. Seleccionando o boto Imprimir, surge a seguinte janela: A nica nova opo a parte do Escala Temporal: Permite imprimir todo o projecto ou apenas parte, indicando o intervalo de datas pretendido. A opo Imprimir apenas coluna esquerda das pginas quando seleccionada remove a data final e apenas imprime a lista de tarefas (coluna esquerda da vista).

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Configurao de pgina Nesta seco a nica novidade o facto de se poder configurar de vrias formas o Header, o Footer e a Legend.

Para acrescentar dados ao Rodap da impresso: 1. Seleccione o separador Rodap 2. Seleccione o alinhamento esquerda e em Geral seleccione a opo: Ttulo do Projecto 3. Seleccione o alinhamento direita e em General seleccione a opo: Autor. 4. Seleccione o Pr-visualizar 5. Verifique que os novos dados aparecem correctamente 6. Mande imprimir

Nota: Todas as vistas podem ser impressas excepto os formulrios de tarefas e recursos.

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10. Impresso de Relatrios


O Project possui j cerca de 22 relatrios pr-definidos. Para aceder aos grupos de relatrios disponveis necessrio seleccionar o comando Relatrios do menu Ver.

1. Seleccione o grupo de custos Custos 2. Das opes disponveis seleccione o relatrio de fluxos de caixa: Fluxo Monetrio.

3. E o resultado ser algo semelhante ao apresentado na figura seguinte:

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