DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Proyecto: Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles

Documento:

Especificacin de Requisitos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA (ULA_SRCBM, versin 1.0)

Elaborado por: William J. Montilva C. Abril 2007

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Tabla de Contenido

Pgina 1. Introduccin 1.1. Propsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Definiciones, acrnimos y abreviaturas . . . . . . . . . . . . . . 1.4. Referencias . . . . . . . . . . . . . . . 1.5. Visin general del documento 2. Descripcin general del sistema 2.1. Perspectiva del producto 2.2. Objetivos del sistema 2.3. Funciones del sistema ......................... .....

......................... ......................... ......................... ...............

3. Definicin de Requisitos del Sistema

3.1. Definicin de Requisitos Funcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Definicin de Requisitos No Funcionales . . . . . . . . . . . 4. Especificacin de Requisitos del Sistema 4.1. Jerarqua de Casos de Uso 4.2. Definicin de Actores .........................

........... .....

4.3. Especificacin de los Casos de Uso

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1. Introduccin
Este documento contiene la descripcin detallada de los diferentes requisitos de software que debe cumplir el sistema de informacin utilizado para el registro y control de los bienes muebles de la Universidad de Los Andes. El sistema ha desarrollar tomar las funciones bsicas del sistema actual, denominado Sistema de Control de Bienes Muebles v1.0.1, agregando al mismo, una serie de nuevas funcionalidades requeridas y mejorando las ya existentes. 1.1. Propsito El propsito de este documento es presentar de manera formal la especificacin de requisitos de este sistema, para su discusin y aceptacin, por parte de los usuarios que utilizaran dicho sistema. En esta especificacin se detallan los requerimientos funcionales, las restricciones y los atributos de calidad que deber satisfacer el sistema. El documento va dirigido en primera instancia a los usuarios directos de este sistema, es decir, al personal que labora en la Oficina Central de Control de Bienes y al personal encargado del control de bienes en las Unidades de Apoyo Administrativo. En segunda instancia, al equipo de desarrollo de este sistema. 1.2. Alcance Este sistema formar parte de un conjunto de sistemas de informacin a ser desarrollados por la DSIA dentro del macro proyecto institucional para la automatizacin e integracin administrativa de la Universidad de Los Andes. Dicho sistema ser denominado: Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles (ULA_SRCBM), versin 1.0. En particular, el ULA_SRCBM brindara los servicios de informacin requeridos para la ejecucin de un conjunto de procesos y actividades realizados por la Oficina Central de Control de Bienes y las Unidades de Apoyo Administrativo adscritas a cada Facultad o Dependencia Central y que permitirn: Realizar el control fsico de los bienes muebles que forman parte de los activos fijos tangibles de la Universidad de Los Andes. Efectuar el registro de todas las adquisiciones de bienes realizados por la institucin por concepto de compra, donacin o produccin institucional. Mantener el registro y control del movimiento de bienes entre las dependencias universitarias. Conservar un registro de los bienes que son desincorporados de los activos de la Universidad, cuando estos han presentando deterioro, desuso, obsolescencia, inservibilidad o han sido hurtados.

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Efectuar el control sobre el estado, uso, conservacin y custodia de los bienes de la institucin, mediante el levantamiento peridico del inventario fsico de bienes y la asignacin de responsabilidades al personal que utiliza dichos bienes.

1.3. Definiciones, acrnimos y abreviaturas Por definir . 1.4. Referencias Para la elaboracin de este escrito se han seguido los lineamientos presentados en los siguientes documentos: IEEE-STD-830-1998: Especificaciones de los Requisitos de Software. CEISoft, Curso IS-12: Ingeniera de Requisitos.

1.5. Visin general del documento Este documento ha sido estructurado de la siguiente manera:

2. Descripcin General del Sistema

2.1. Perspectiva del producto Este producto (sistema de informacin) deber funcionar en cualquier computador PC que soporte los sistemas operativos Windows (98 o superior) o Linux, as como tambin, que disponga de conexin a Internet y tenga instalado un navegador web. 2.2. Objetivos del Sistema El sistema ULA_SRCBM deber cumplir con los siguientes objetivos: Permitir que las Unidades de Apoyo Administrativo de cada Facultad o Dependencia Central de la Universidad puedan realizar a travs del sistema, las diversas solicitudes para la incorporacin de bienes adquiridos, el traslado de bienes, la desincorporacin de bienes adscritos a su unidad o la verificacin de sus activos a travs del levantamiento del inventario fsico de sus bienes. Servir de apoyo a la Oficina Central de Control de Bienes para la incorporacin de los bienes adquiridos por una dependencia universitaria, siendo registrados como activos fijos tangibles de la Universidad.

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Conformar el expediente electrnico de los bienes muebles propiedad de la institucin, manteniendo un registro de cada bien con los datos de identificacin, ubicacin, estado o condicin y responsable de su uso. Permitir que la Oficina Central de Control de Bienes pueda ejercer el control sobre el traslado de los bienes entre dependencias o hacia los depsitos de bienes en desuso o inservibles, actualizando para cada uno de los bienes trasladados, el cambio de dependencia, ubicacin fsica y responsable. Permitir que la Oficina Central de Control de Bienes mantenga un registro de todos los bienes que hayan sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad, indicando la causa y los datos de la resolucin emitida por el Consejo Universitario para la desincorporacin de los mismos. Apoyar a la Oficina de Control de Bienes cuando efecta el control de los bienes adscritos a una dependencia realizando el levantamiento del inventario fsico, permitiendo que estos sean cotejados y actualizados dentro del sistema.

2.3. Funciones del Sistema Entre las funciones generales que debe realizar el sistema podemos enunciar las siguientes: Referente a la incorporacin de bienes: Gestionar las solicitudes de incorporacin de bienes, permitiendo crear, cancelar, imprimir y verificar el estado de una solicitud de incorporacin. Registrar el inicio del trmite de una solicitud de incorporacin, as como la aceptacin o rechazo de la incorporacin de los bienes reflejados en dicha solicitud. Asignar personal para la codificacin y posterior rotulado de los bienes indicados en una solicitud de incorporacin. Realizar la asignacin de cdigos de identificacin y el registro de la informacin bsica de los bienes incorporados al inventario. Facilitar la impresin de las etiquetas de identificacin que debern ser colocadas a cada uno de los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA. Permitir el registro de los datos de ubicacin y responsable de cada uno de los bienes, una vez que han sido rotulados. Ofrecer las consultas generales que permitan gestionar la incorporacin de bienes, entre ellas: o Consultar las solicitudes de incorporacin clasificadas por su estado. o Consultar las solicitudes de incorporacin que se encuentren en un determinado estado.

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o Consultar una solicitud de incorporacin e indicar el estado de los bienes referidos en ella. Referente al traslado de bienes: Gestionar todo lo referente a la creacin o registro de una autorizacin de traslado de bienes, sealando en ella, los bienes que van a ser objeto de traslado. As mismo, permitir que dicha autorizacin pueda ser cancelada, impresa o consultar el estado en que se encuentra dicha autorizacin. Registrar la aceptacin o rechazo de una autorizacin de traslado, luego de que haya sido verificada por parte de la Oficina Central de Control de Bienes. Realizar el registro del traslado de los bienes contenidos en una autorizacin de traslado, actualizando en cada uno de sus bienes, su nueva dependencia, ubicacin fsica y los responsables de su uso. Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin del traslado de bienes entre dependencias universitarias, tales como: o Consultar las autorizaciones de traslado que han sido emitidas, clasificadas por su estado. o Consultar las autorizaciones de traslado que se encuentren en un determinado estado. o Consultar una autorizacin de traslado, sealando las dependencias origen y destino y las caractersticas de los bienes a ser traslados.

Referente a la desincorporacin de bienes: Registrar una solicitud de desincorporacin de bienes, indicando las caractersticas e identificacin de los bienes y las razones por las cuales deben desincorporarse. Permitir que una solicitud de desincorporacin pueda ser cancelada, luego de que esta haya sido emitida por el sistema. Imprimir una solicitud de desincorporacin, mostrando el detalle de los bienes que se desean desincorporar. Registrar la aprobacin o negacin de una solicitud para la desincorporacin de bienes, luego del resultado emitido por el Consejo Universitario para la desincorporacin o no de estos bienes. Registrar la desincorporacin de cada uno de los bienes contenidos en una solicitud, sealando el concepto bajo el cual estos bienes se desincorporan y la fecha y nmero de la resolucin emitida por el Consejo Universitario. Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin de las solicitudes de desincorporacin de bienes, entre ellas: o Consultar las diversas solicitudes de desincorporacin que han sido generadas por el sistema, clasificadas por su condicin. o Consultar las solicitudes de desincorporacin que estn bajo una determinada condicin o estado.

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o Consultar una solicitud de desincorporacin, describiendo las caractersticas de los bienes a ser desincorporados. Referente a la modificacin de las caractersticas de bienes: Registrar una solicitud del cambio de caractersticas de uno o ms de bienes de una dependencia, describiendo los bienes y las caractersticas que han cambiado. Cancelar una solicitud de cambio de caracterstica, luego de haber sido emitida por el sistema. Imprimir una solicitud de cambio de caracterstica, mostrando el detalle de los bienes que han cambiado su caracterstica. Actualizar en el sistema, el cambio de las caractersticas fsicas de los bienes contenidos en una solicitud de cambio. Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin de las solicitudes de cambio de caractersticas de bienes, entre ellas podemos mencionar: o Consultar las solicitudes de cambio que han generadas por el sistema, clasificadas por su condicin. o Consultar las solicitudes de cambio de caractersticas que se encuentren en una determinada condicin o estado. o Consultar una solicitud de cambio de caractersticas, describiendo las caractersticas de cada uno de los bienes a ser modificadas en el sistema. o Consultar en que se estado se encuentra una solicitud de cambio de caracterstica.

Referente al inventario fsico de bienes: Registrar una solicitud para el levantamiento del inventario fsico de una dependencia universitaria, la cual podra ser solicitada por el Administrador o Jefe de la Unidad o por el mismo Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, para efectos de control. Cancelar o imprimir una solicitud de levantamiento de inventario fsico, luego de haber sido registrada en el sistema. Consultar el estado o condicin de una solicitud de inventario fsico. Asignar personal para que realice el levantamiento del inventario fsico de bienes de una dependencia, descrita en una determinada solicitud. Proporcionar la funcionalidad requerida para que un Registrador de Bienes pueda cotejar los bienes levantados manualmente en la dependencia contra los bienes registrados en el sistema.

2.4. Caractersticas del usuario Por definir .

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3. Definicin de Requisitos del Sistema En este apartado se presentan los requisitos funcionales y no funcionales que debern ser satisfechos por el sistema. Los requisitos aqu expuestos estn declarados en lenguaje natural mostrados a travs de una lista, los cuales fueron obtenidos a partir de entrevistas, del sistema actual y del documento de modelo de negocio realizado por el grupo de desarrollo. 3.1. Definicin de Requisitos Funcionales La tabla N 1 muestra la lista de requisitos funcionales del sistema ULA_SRCBM. Cada requisito contiene un identificador donde las dos primeras letras indican que es un requisito funcional y un nmero que corresponde a la secuencia de los requisitos. Las columnas nombre y descripcin definen el requisito, la columna usuario y proceso indican quien debe realizar el requisito y de que proceso fue derivado dicho requisito. Finalmente, la columna medio indica el medio en que se mostrar el requisito (en pantalla o impreso en papel).

Tabla N 1 Lista de Definicin de Requisitos Funcionales del ULA_SRCBM

ID. Requisito Nombre del Requisito Descripcin del Requisito Usuario Medio Proceso Asociado

RF-001

RF-002

RF-003

El sistema debe permitir que el Administrador de una unidad de apoyo administrativa pueda realizar el registro de una solicitud de incorporacin de bienes, detallando los datos de los recaudos consignados, tales como: orden de compra o nota de entrega y comprobantes de adquisicin (# de Solicitar la incorporacin de comprobante, fecha de adquisicin, tipo bienes de adquisicin, cantidad de bienes, monto total), as como los bienes incluidos en ellos, con sus respectivas caractersticas (marca, modelo, serial, precio unitario). El sistema podra asignar un nmero de solicitud y colocar el estado de la solicitud en solicitud recibida. El sistema debe permitir que una solicitud de incorporacin sea eliminada por el Administrador de una Cancelar dependencia, cuando no se haya dado solicitud de inicio al tramite de dicha solicitud, es incorporacin de decir, no se hayan recibido y revisado bienes los recaudos que avalan la adquisicin de estos bienes por parte de la Secretaria de la OCCB. Imprimir una El sistema debe facilitar la impresin de

Administrador de la Dependencia

En Lnea

Control Perceptivo (PF-1.1.1)

Administrador de la Dependencia

En Lnea

Control Perceptivo (PF-1.1.1)

Administrador

Impreso

Incorporacin de

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ID. Requisito

Nombre del Requisito solicitud de incorporacin de bienes

Descripcin del Requisito

Usuario

Medio

Proceso Asociado

RF-004

Consultar el estado de una solicitud de incorporacin de bienes

RF-005

Registrar el inicio del trmite de una solicitud de incorporacin de bienes

RF-006

Registrar la aceptacin de una solicitud de incorporacin de bienes Asignar personal para la codificacin de bienes contenidos en una solicitud de incorporacin

RF-007

RF-008

Registrar el rechazo de una solicitud de incorporacin de bienes

RF-009

RF-010

Imprimir Nota de Devolucin de recaudos de una solicitud de incorporacin rechazada Consultar el catlogo general

una solicitud de incorporacin de bienes, de la detallando los recaudos consignados y Dependencia, las caractersticas de los bienes que esta Secretaria de la solicitud refleja para su incorporacin. OCCB, Jefe de la OCCB Administrador de la El sistema debe permitir que un usuario Dependencia, pueda consultar el estado de una Secretaria de la solicitud de incorporacin, mostrando en OCCB, que fase del proceso de incorporacin se Jefe de la encuentra dicha solicitud. OCCB, Registrador de Bienes El sistema debe permitir que sea registrado el inicio del trmite para una solicitud de incorporacin de bienes, cuando los recaudos que avalan esta Secretaria de la adquisicin sean recibidos por la OCCB Secretaria de la OCCB. En este caso, el estado de la solicitud de incorporacin es cambiada a solicitud por verificar. El sistema debe permitir que la condicin o estado de una solicitud de incorporacin pueda ser cambiada a Jefe de la solicitud aceptada, cuando los recaudos OCCB estn completos y los comprobantes de adquisicin hayan sido elaborados correctamente. El sistema debe facilitar que una solicitud de incorporacin que haya sido aceptada sea asignada a un Registrador Jefe de la de Bienes (interno) para la identificacin OCCB y codificacin de los bienes reflejados en dicha solicitud. El sistema debe permitir que la condicin de una solicitud de incorporacin de bienes sea colocada como solicitud rechazada, cuando Jefe de la alguno de los comprobantes de OCCB adquisicin no este debidamente elaborado o la incorporacin de bienes por donacin no haya sido aprobada por el Consejo Universitario. El sistema debe proporcionar un formato que pueda ser impreso, donde se Secretaria de la detallen las causas por las cuales una OCCB solicitud de incorporacin de bienes ha sido rechazada. El sistema debe proporcionar una Registrador de consulta de los diversos tipos de Bienes

Bienes (PF-1.1)

En Lnea

Incorporacin de Bienes (PF-1.1)

En Lnea

Verificacin de Recaudos (PF-1.1.2)

En Lnea

Verificacin de Recaudos (PF-1.1.2)

En Lnea

Verificacin de Recaudos (PF-1.1.2)

En Lnea

Verificacin de Recaudos (PF-1.1.2)

Impreso

Verificacin de Recaudos (PF-1.1.2) Asignacin de Cdigos

En Lnea

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ID. Requisito

RF-011

RF-012

RF-013

RF-014

RF-015

RF-016

RF-017

artculos registrados dentro del clasificador general de bienes de la ULA. El sistema debe permitir la insercin, Actualizar el modificacin o eliminacin de los catlogo general artculos que conforman el clasificador de artculos general de bienes muebles. El sistema debe permitir que un Registrador de Bienes incorpore los bienes muebles descritos en una solicitud de incorporacin, asignando automticamente el cdigo de identificacin de cada bien. Para ello, el Codificar los sistema asignar las unidades que se bienes muebles encuentren disponibles para cada tipo de contenidos en una bien. Adicionalmente deber introducir solicitud de algunos datos con las caractersticas de incorporacin los bienes (marca, modelo, serial, color) y algunos datos contables (concepto de adquisicin, fecha adquisicin, precio unitario y de lote y nmero del comprobante de adquisicin, entre otros). El sistema debe permitir la impresin del formato de recoleccin de datos de Imprimir el un bien mueble (F-I-20) que ha sido Formato de Recoleccin de incorporado al inventario de bienes de la datos ULA, reflejando los datos de (F-I-20) identificacin, adquisicin, ubicacin, responsable y estado fsico del bien. El sistema debe facilitar la impresin del formato para el control del flujo de trabajo (F-I-21) realizado por los Imprimir las formas de flujo Registradores de Bienes, tanto en la codificacin como en la rotulacin de de control (F-I-21) de una los bienes. Dicho formato agrupara los solicitud de bienes sealados en una solicitud de incorporacin incorporacin por comprobante de adquisicin, ubicacin fsica y responsable directo de los bienes. El sistema debe garantizar que un Modificar los Registrador de Bienes (Interno) pueda datos bsicos de un bien mueble modificar los datos de identificacin de un bien mueble. El sistema debe permitir la eliminacin Eliminar los datos de un bien de los datos de un bien mueble que fue mueble previamente incorporado al inventario. Registrar la El sistema debe permitir que un culminacin de la Registrador de Bienes (Interno) pueda codificacin de cambiar el estado de una solicitud de bienes de una incorporacin a solicitud en espera de solicitud de rotulacin, luego de que todos los incorporacin

Nombre del Requisito de artculos

Descripcin del Requisito

Usuario

Medio

Proceso Asociado

(PF-1.1.3), Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4) Registrador de Bienes (Interno) En Lnea Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

Registrador de Bienes (Interno)

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

Registrador de Bienes

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3) Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4)

Registrador de Bienes (Interno)

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

Registrador de Bienes (Interno)

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

Registrador de Bienes (Interno)

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

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ID. Requisito

Nombre del Requisito

Descripcin del Requisito

Usuario

Medio

Proceso Asociado

RF-018

Asignar personal para el rotulado de los bienes contenidos en una solicitud de incorporacin

RF-019

Imprimir las etiquetas de identificacin de cada bien incorporado

RF-020

Agregar los datos de ubicacin de los bienes muebles rotulados

bienes sealados en dicha solicitud, hayan sido codificados y registrados con sus datos bsicos en el sistema. El sistema debe facilitar que una solicitud de incorporacin y sus Jefe de la respectivos expedientes de bienes sean OCCB asignados a un Registrador de Bienes (Externo) para su rotulacin. El sistema debe permitir la impresin de la etiqueta o placa adhesiva que identifica en forma nica a un bien dentro del inventario. Estos bienes Registrador de podran ser ubicados dentro del sistema Bienes a travs de la solicitud de incorporacin, (Externo) del nmero de comprobante de adquisicin o mediante el cdigo de inventario asignado. El sistema debe permitir el registro de los datos de ubicacin y responsable de Registrador de cada uno de los bienes que han sido Bienes marcados e incorporados al inventario (Externo) de activos de la ULA.

En Lnea

Asignacin de Cdigos (PF-1.1.3)

Impreso

Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4)

En Lnea

Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4)

RF-021

Modificar los El sistema debe asegurar que los datos datos de Registrador de ubicacin y de ubicacin y responsable un bien Bienes responsable de un mueble puedan ser modificados. bien mueble

En Lnea

Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4)

RF-022

RF-023

El sistema debe permitir que un Registrador de Bienes (externo) pueda Registrar la culminacin del cambiar el estado de una solicitud de Registrador de incorporacin a solicitud procesada, rotulado de Bienes bienes de una luego de que todos los bienes hayan sido (Externo) solicitud de marcados fsicamente y sus datos de incorporacin ubicacin fsica y responsable de uso fueron registrados en el sistema. El sistema debe permitir el registro de una autorizacin para el traslado de bienes entre dependencias universitarias o a los depsitos de bienes de la ULA. Para ello, la autorizacin deber contener explcitamente las dependencias origen y destino, los datos Administrador Registrar autorizacin de de los bienes que van a ser objeto de de la traslado de bienes traslado, tales como: marca, modelo, Dependencia serial, color y nmero de inventario, as como la nueva localizacin y responsable de los mismos en la dependencia destino. El sistema colocar el estado de la autorizacin en autorizacin recibida.
Cancelar El sistema debe permitir que una autorizacin de traslado de bienes autorizacin de traslado sea cancelada o

En Lnea

Rotulacin de Bienes (PF-1.1.4)

En Lnea

Traslado de Bienes (PF-1.2)

RF-024

Administrador de la

En Lnea

Traslado de Bienes (PF-1.2)

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ID. Requisito

Nombre del Requisito

Descripcin del Requisito

Usuario

Medio

Proceso Asociado

eliminada del sistema, siempre y cuando esta no haya sido procesada. El sistema debe permitir la impresin de Imprimir una autorizacin de una autorizacin para el traslado de traslado de bienes bienes.
Consultar el El sistema debe facilitar la consulta del estado de una estado de una autorizacin de traslado autorizacin de traslado de bienes de bienes.

Dependencia Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB

RF-025

Impreso

Traslado de Bienes (PF-1.2)

RF-026

En Lnea

Traslado de Bienes (PF-1.2)

RF-027

Registrar la aceptacin o rechazo de una autorizacin de traslado de bienes

RF-028

Registrar el traslado de los bienes especificados en una autorizacin de traslado

RF-029

Registrar una solicitud de desincorporacin de bienes

RF-030

Cancelar solicitud de desincorporacin de bienes

RF-031

Consultar el

El sistema debe permitir que la condicin de una autorizacin de traslado de bienes sea modificada a: autorizacin aceptada, cuando la autorizacin de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias y especifique claramente los bienes a trasladar. autorizacin rechazada, cuando la autorizacin de traslado no cumpla con lo especificado en el reglamento. El sistema debe permitir que los datos de los bienes descritos en una autorizacin de traslado sean modificados, colocando la nueva dependencia a la cual estarn adscritos, su ubicacin fsica y los responsables del uso de estos bienes. Finalmente el sistema debera cambiar la condicin de la autorizacin de traslado a autorizacin procesada para indicar que el registro del traslado ha sido efectuado. El sistema debe permitir el registro de una solicitud de desincorporacin, as como el detalle de los bienes a ser desincorporados. El sistema podra asignar un nmero de solicitud y colocar el estado de dicha solicitud en solicitud recibida. El sistema debe permitir que una solicitud de desincorporacin sea eliminada del sistema, cuando la desincorporacin haya sido negada por el Consejo Universitario encontrndose en el estado solicitud negada, o cuando dicha solicitud no haya iniciado el trmite para su desincorporacin cuyo estado es solicitud recibida. El sistema debe permitir que un usuario

Jefe de la OCCB

En Lnea

Traslado de Bienes (PF-1.2)

Jefe de la OCCB

En Lnea

Traslado de Bienes (PF-1.2)

Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB

En Lnea

Desincorporacin de Bienes (PF-1.3)

Administrador de la Dependencia

En Lnea

Desincorporacin de Bienes (PF-1.3)

Administrador

En Lnea

Desincorporacin de

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ID. Requisito

Nombre del Descripcin del Requisito Requisito estado de una pueda consultar el estado en que se solicitud de encuentra una solicitud de desincorporacin desincorporacin de bienes. de bienes

Usuario

Medio

Proceso Asociado

de la Dependencia, Jefe de la OCCB

Bienes (PF-1.3)

RF-032

RF-033

RF-034

RF-035

RF-036

El sistema debe permitir que la condicin de una solicitud de desincorporacin de bienes sea cambiada a: solicitud aprobada o solicitud negada, dependiendo del resultado de la resolucin emitida por el Consejo Universitario. El sistema debe mantener un registro de la desincorporacin de los bienes descritos en una solicitud de desincorporacin. En este caso, el Registrar la desincorporacin sistema registrar el concepto bajo el cual se desincorporan estos bienes, la de los bienes contenidas en una fecha y nmero de la resolucin emitida solicitud de por el Consejo Universitario para la desincorporacin desincorporacin de los mismos. Por otra parte, el estado de la solicitud de desincorporacin podra cambiar a solicitud procesada. El sistema debe permitir el registro de una solicitud de cambio de Registrar una caracterstica, indicando los bienes y las solicitud de cambio de caractersticas del bien que deben ser caracterstica de actualizadas en el sistema. El sistema bienes colocar el estado de dicha solicitud en solicitud recibida. El sistema debe asegurar que una Cancelar una solicitud de cambio de caracterstica sea solicitud de cancelada o eliminada del sistema, cambio de caracterstica de mientras no haya sido procesada, es decir, que la solicitud se encuentre en bienes estado de solicitud recibida. El sistema debe facilitar la impresin de Imprimir una una solicitud de cambio de solicitud de cambio de caractersticas de bienes, detallando los caracterstica de bienes y las caractersticas que van a ser bienes modificadas dentro del sistema.
Registrar la aprobacin o negacin de una solicitud de desincorporacin de bienes Consultar el estado de una solicitud de cambio de caractersticas de bienes Actualizar el cambio de caractersticas fsicas de bienes contenidas en una solicitud

Jefe de la OCCB

En Lnea

Desincorporacin de Bienes (PF-1.3)

Jefe de la OCCB

En Lnea

Desincorporacin de Bienes (PF-1.3)

Administrador de la Dependencia

En Lnea

Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes (PF-1.4)

Administrador de la Dependencia Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB

En Lnea

Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes (PF-1.4) Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes (PF-1.4) Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes (PF-1.4) Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes (PF-1.4)

Impreso

RF-037

El sistema debe permitir que un usuario pueda consultar el estado en que se encuentra una solicitud de cambio de caracterstica. El sistema debe actualizar el cambio de caractersticas fsicas de una serie de bienes que han sido descritos en una solicitud de cambio de caracterstica. Una vez actualizados estos bienes, el sistema colocar la solicitud en estado

En Lnea

RF-038

Jefe de la OCCB

En Lnea

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ID. Requisito

Nombre del Requisito

Descripcin del Requisito

Usuario

Medio

Proceso Asociado

RF-039

RF-040

de solicitud procesada. El sistema deber permitir que una solicitud de levantamiento de inventario Registrar una fsico para una dependencia universitaria solicitud de levantamiento de sea registrada en el sistema. Esta inventario fsico solicitud tomar el estado de solicitud recibida. El sistema debe asegurar que una solicitud de inventario sea eliminada del Cancelar sistema, mientras no haya sido solicitud de levantamiento de procesada, es decir, que la solicitud se inventario fsico encuentre en estado de solicitud recibida.
Imprimir una solicitud de levantamiento de inventario fsico

Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB Administrador de la Dependencia, Jefe de la OCCB

En Lnea

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

En Lnea

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

RF-041

El sistema debe permitir que una solicitud de levantamiento de inventario sea impresa, indicando el estado en que se encuentra dicha solicitud.

Impreso

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

RF-042

RF-043

RF-044

El sistema podr permitir la consulta de una solicitud de levantamiento de Administrador Consultar el inventario fsico, indicando el estado en de la estado de una solicitud de que se encuentra y en caso de que la Dependencia, levantamiento de solicitud est en proceso, sealar el Jefe de la inventario fsico nombre del Registrador de Bienes OCCB asignado. Asignar un El sistema debe permitir que una Registrador de solicitud de levantamiento de inventario Bienes para fsico de bienes de una dependencia, sea Jefe de la levantar el asignada a un Registrador de Bienes OCCB inventario fsico (Externo). En este caso, la solicitud de una tomar el estado de solicitud en proceso. dependencia El sistema debe proporcionar el mecanismo que permita que un Registrador de Bienes (Externo) pueda cotejar los bienes que han sido Registrador de Cotejar los bienes identificados en un levantamiento de de un inventario Bienes inventario fsico, con la finalidad de fsico (Externo) actualizar el estado actual de los bienes, su ubicacin y responsable. En este caso, la solicitud de inventario tomar el estado de solicitud procesada.

En Lnea

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

En Lnea

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

En Lnea

Inventario Fsico de Bienes (PF-2.1)

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3.2. Definicin de Requisitos No Funcionales

La tabla N 2 muestra la lista de la definicin de requisitos no funcionales de este sistema , las cuales restringen o condicionan el desarrollo e implantacin del sistema.

Tabla N 2 Lista de Definicin de Requisitos No Funcionales del ULA_SRCBM

ID. Requisito Descripcin del Requisito

RNF-001 RNF-002

RNF-003 RNF-004

RNF-005

RNF-006 RNF-007 RNF-008

RNF-009

La interfaz del sistema deber ser implementada como una aplicacin web. Cada usuario que desee ingresar al sistema, deber introducir en la pgina principal un cdigo de usuario y una contrasea, la cual ser validada por el sistema, dndole acceso al sistema o envindole un mensaje para que introduzca nuevamente sus datos. Cada usuario del sistema tendr asignado un determinado perfil, usado para activar los servicios o opciones que el pueda realizar dentro del sistema. El sistema deber tener una interfaz grfica sencilla y amigable, basada en mens, ventanas, listas desplegables y botones de accin. El sistema deber ser desarrollado bajo software libre, utilizando el lenguaje de programacin PHP y utilizar el estndar HTML para el diseo de las pginas web del sistema. De esta forma se garantizara que el cdigo HTML generado pueda ser interpretado por cualquier de los navegadores comerciales existentes en el mercado. El sistema debe ser diseado segn la arquitectura cliente/servidor de tres capas. El sistema debe basar sus comunicaciones en protocolos estndar de Internet. El sistema debe utilizar los servicios de la red interna de la ULA (Intranet RedULA), para establecer comunicacin entre los clientes, el servidor web y el manejador de base de datos. La organizacin, manipulacin, consulta y almacenamiento de los datos estar bajo la responsabilidad del sistema manejador de base de datos relacional de Sybase, denominado Adaptive Server Enterprise 12.5. Tambin localizado en un servidor de base de datos de la DSIA.

4. Especificacin de Requisitos del Sistema Esta seccin describe con mayor detalle cada uno de los requisitos funcionales identificados en la seccin anterior, los cuales sern especificados usando un modelo de casos. Dicho modelo contendr una serie de diagramas de casos de uso y un conjunto de plantillas llamadas escenarios, usadas para detallar cada caso de uso, donde se muestra la interaccin del usuario-sistema.

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En este sentido, los casos de uso representarn las funciones u operaciones que cada actor puede realizar dentro del sistema.

4.1. Jerarqua de Casos de Uso La Figura N 1 muestra el diagrama principal de los casos de uso de este sistema. Dicho diagrama muestra los casos de uso de los procesos principales del Sistema de actividades para el Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

Incorporacin de Bienes Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes (Interno)

Traslado de Bienes

Administrador Dependencia

Desincorporacin de Bienes

Jefe de la OCCB

Modificacin Caractersticas Fsicas Registrador de Bienes (Externo)

Inventario Fsico de Bienes

Figura N 1 Diagrama de Casos de Uso de los Procesos de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

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1.

Caso de Uso: Incorporacin de Bienes

Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Administrador Dependencia

Gestionar solicitud de incorporacin de bienes

Secretaria de la OCCB

Verificar recaudos incorporacin

Jefe de la OCCB Codificar bienes Registrador de Bienes (Interno)

Rotular bienes Registrador de Bienes (Externo)

Figura N 2 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Incorporacin de Bienes

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Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Solicitar incorporacin

Cancelar solicitud Administrador Dependencia

Imprimir solicitud

Jefe de la OCCB Consultar estado de la solicitud

Secretaria de la OCCB

Figura N 3 Diagrama de Casos de Uso: Gestionar solicitud de incorporacin de bienes

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Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Iniciar trmite incorporacin de bienes

Secretaria de la OCCB

Aceptar incorporacin de bienes

Jefe de la OCCB

Rechazar incorporacin de bienes <<extend>>

Imprimir nota de devolucin

Figura N 4 Diagrama de Casos de Uso: Verificar Recaudos de Incorporacin

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Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Asignar personal codificacin bienes

Asignar cdigos de identificacin por lote

<<extend>> Consultar catlogo de artculos

<<extend>> Asignar cdigos de identificacin por unidad

Registrador de Bienes (Interno)

Modificar datos bsicos de un bien

<<extend>> Imprimir formato F-I-20

Jefe de la OCCB

Eliminar datos de un bien

Imprimir Formas de Flujo de Control (F-I-21)

Culminar codificacin bienes de una solicitud

Figura N 5 Diagrama de Casos de Uso: Codificar Bienes

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Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Asignar personal rotulacin bienes Jefe de la OCCB

Imprimir etiquetas de identificacin

Registrador de Bienes (Externo)

Registrar datos de ubicacin y responsable

Culminar el rotulado de los bienes de una solicitud

Figura N 6 Diagrama de Casos de Uso: Rotular Bienes

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2.

Caso de Uso: Traslado de Bienes

Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Registrar autorizacin de traslado de bienes

Cancelar autorizacin de traslado de bienes

Administrador Dependencia

Imprimir autorizacin de traslado de bienes

Consultar estado autorizacin de traslado Jefe de la OCCB Verificar autorizacin de traslado de bienes

Registrar traslado de bienes de una autorizacin

Figura N 7 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Traslado de Bienes

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3.

Caso de Uso: Desincorporacin de Bienes

Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Registrar solicitud de desincorporacin de bienes

Cancelar solicitud de desincorporacin de bienes

Administrador Dependencia

Imprimir solicitud de desincorporacin de bienes Jefe de la OCCB Consultar el estado de una solicitud de desincorporacin

Registrar la aprobacin o negacin de desincorporacin

Registrar la desincorporacin de bienes de una solicitud

Figura N 8 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Desincorporacin de Bienes

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4.

Caso de Uso: Modificacin Caractersticas Fsicas

Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Registrar solicitud cambio caractersticas

Cancelar solicitud cambio caractersticas Administrador Dependencia Imprimir solicitud cambio caractersticas

Consultar el estado de una solicitud de cambio

Jefe de la OCCB

Imprimir Formato F-I-20

<<extend>>

Actualizar el cambio de caractersticas

Figura N 9 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes

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5.

Caso de Uso: Inventario Fsico de Bienes

Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles

Registrar solicitud levantamiento inventario fsico

Cancelar solicitud levantamiento inventario fsico

Administrador Dependencia

Imprimir solicitud levantamiento inventario fsico

Jefe de la OCCB

Consultar el estado de la solicitud inventario fsico Asignar un Registrador de Bienes

Cotejar bienes Registrador de Bienes (Externo)

Figura N 10 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Inventario Fsico de Bienes

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4.2. Definicin de Actores

ACT-01 Descripcin

Administrador de la Dependencia Este actor representa al personal encargado de la administracin de los recursos materiales y financieros de una Unidad de Apoyo Administrativo adscrita a una Faculta o Dependencia Central de la Universidad.

Smbolo

Administrador Dependencia

ACT-02 Descripcin

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Este actor representa a la persona encargada de la planificacin, organizacin y ejecucin del control fsico de los bienes muebles de la Universidad.

Smbolo

Jefe de la OCCB

ACT-03 Descripcin

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Este actor representa al personal secretarial que sirve de apoyo a las actividades propias de la oficina y a las relacionadas con el registro y control de los bienes muebles.

Smbolo

Secretaria de la OCCB

ACT-04 Descripcin Smbolo

Registrador de Bienes (Interno) Este actor representa al personal responsable de la identificacin, clasificacin y codificacin de los activos fijos de la institucin.

Registrador de Bienes (Interno)

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ACT-05 Descripcin

Registrador de Bienes (Externo) Este actor representa a los responsables directos del marcado de los bienes, as como de realizar la revisin fsica de bienes en cada dependencia universitaria, a fin de determinar su estado, ubicacin fsica y responsable.

Smbolo

Registrador de Bienes (Externo)

4.3. Especificacin de los Casos de Uso