PROCEDIMIENTO DE ALMACEN Penta Margant 4. OBJETIVO coniso: VERSION: PAGINA: weer Hacer uso eficiente y ordenado del suministro de bienes, papeleria, insumos, materiales, equipos , entre otros, a todas las aéreas de la entidad que son indispensables para el cumplimiento de la misién institucional y a su vez prestar un optimo servicio a los usuarios intemos y extemnos de la ESE Hospital Santa Margarita de Copacabana. 2. ALCANCE "EI proceso de entradas en el almacén inicia con la recepoidn de las solicitudes 0 requisiciones de las dependencias en el formato de necesidades de compras y/o contratacion de servicios, codigo FCO01 y finaliza con el almacenamiento de los bienes hasta su entrega al cliente final. El proceso de baja inicia con la recepcién de la necesidad y finaliza con la salida definitiva del bien del patrimonio de la E.S.E. Hospital Santa Margarita 3. RESPONSABLE ‘Almacenista 4. CONDICIONES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO ~ Resolucién 018539 de diciembre 04 de 1995 de la Contraloria General de la Nacién = Acuerdo No 01 de 2009, Estatuto de Contratacién - Procedimiento a Nivel Administrativo - Soporte a la Funcidn de compras y el drea financiera = Control inventarios - Recibo y Suministro de documentacién controlada, - Flujo de informacion sistema Sx Advanced = Control del ingreso de productos manufacturados, insumos, equipos, repuestos , materiales, suministros, papeleria, otros bienes ~ Manejo de Activos fijos. 6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 7. RESULTADOS ESPERADOS -Facturas de proveedores que soportan las compras, entradas y salidas de almacén y farmacia por compra, devolucién, traslados 0 feintegros de mercancia. -Aceptaciones de oferta, -_contratos, feguisiciones y demas documentacién que garantice el trémite interno de la operacién de ‘compras. -Recursos tecnolégicos (Software y Hardware), que garantice el proceso. Soporte para la gestién del control interno auditoria y planeamiento de la Empresa. - _Informes veraces y oportunos para el area administrativa, - Registro actualizado del sistema. = Informacién valida y confrontado con documentos. REVISADO POR ‘APROBADO POR NOMBRE | Claudia Marla Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata CARGO __| Subgerenta Administrativa Gerente (E) FIRMA FECHA | Febrero 20 de 2012host J gantsManganta PROCEDIMIENTO DE ALMACEN coniso: VERSION: PAGINA: weer’ 8. CONTENIDO PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTRADA POR COMPRAS AL AMACEN 11. Recibir de las diferentes dependencias las solicitudes 0 requisiciones diligenciadas en el formato de necesidades de compras ylo contratacién de servicios, cédigo FCOO1; para el suministro. de bienes, insumos, _equipos, repuestos, materiales, suministros, papeleria, entre otros. Almacenista y comité de compras 12. Clasificar las solicitudes 0 requisiciones de acuerdo a la necesidad, analizando el tipo de bien pedido y cantidades a despachar. Almacenista 73 Verificar en las existencias si los bienes, insumos, repuestos, materiales, suministros, entre otros; se encuentran en el stock © si se debe realizar una compra o contratacién. Almacenista 14 Emprender un proceso de compra o contratacién cuando los bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papeleria, entre otros; no ‘se encuentran en el Almacén; teniendo en cuenta que de acuerdo a su cuantia representada en S.MM.LV. establecidos en el Manual de Contratacién vigente, antes debe pasar a ser aprobada por el subgerente administrative o comité de compras segunn el caso, Almacenista y Subgerente Administrativo 15 Proceder a contactar al proveedor para efectuar la compra, luego de ser aprobada Almacenista 16 Realizer la compra de productos aplicando los formatos establecidos para ello; cédigo PCO01 Y PCO02. Almacenista 7 Recibir de los proveedores extemos bienes, insumos, equips, repuestos, materiales, suministros, papeleria, entre otros; cotejando cantidad, calidad, referencia y otros datos en documentacién generada entre las partes Almacenista 18 Verificar datos entre la orden de compra interna y la remisién ylo factura del proveedor externo, validando que cumpla con las condiciones requeridas y firmar la factura o comprobante de Almacenista REVISADO POR ‘APROBADO POR NOMBRE _| Claudia Maria Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata ‘CARGO FIRMA ‘Subgerenta Administrativa Gerente (E) FECHA | Febrero 20 de 2012()) ae PROCEDIMIENTO DE ALMACEN coniso: VERSION: PAGINA: Tecibo que le entregue el proveedor. 13 Elaborar el comprobante de entrada con base en la factura (OPA, CA) y registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la operacién de entrada al almacén de bienes, insumos, equips, _repuestos, materiales, suministros, papelerfa, entre otros. Almacenista 7.10 Entregar inmediatamente documentacion al area financiera para su seguimiento, registro y pago posterior. Almacenista ~ auxillar administrative 144 Identificar con placa de activo fijo todo lo que se compra excepto los servicios e intangibles que no corresponden a esta Area. Almacenista Colocar placa de activo fijo se levanta un acta de entrega incluyendo los siguientes datos: nimero de la factura de compra, costo y niimero de placa para la posterior entrega al contador ‘Almacenista - Sugerente Administrativo ‘Archivar los documentos de las necesidades de ‘compra adjuntandole la factura: Almacenista - Subgerente Administrative Almacenar los bienes, insumos _equipos, requisitos, materiales. Suministro, papeleria, entre otros hasta la fecha en que este producto, es consumido por el cliente interno. Almacenista ENTRADA POR DONACIONES Elaborar el respectivo comprobante de entrada (C.A), efectuando los registros correspondientes. Almacenista 22 Se levanta acta de recibo de bienes; detallando su estado, caracteristicas, valores unitarios y unidades por grupos de inventarios. Almacenista 23 Registrar en el sistema institucioanl en el manejo de inventarios la operacion de entrada al almacén de los bienes donados. Almacenista 24 Entregar inmediatamente documentacion al area financiera Almacenista - Subgerente Administrativo 25 Identificar con placa de activo fijo todo bien que ingresa a la E.S.E. Hospital Santa Margarita. Almacenista 26 Archivar los documentos generados en la donacion y enviar copia al encargado del modulo de archivos fijos para su registro correspondiente. Almacenista 27 Almacenar los bienes donados hasta el momento que sean requeridos por el cliente interno. Almacenista ENTRADAS POR REINTEGROS: Recibir del lider del proceso solicitud escrita donde__se__especifique _claramente__las ‘Aimacenista Lider del proceso REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE _| Claudia Maria Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata CARGO __| Subgerenta Administrativa Gerente (E) FIRMA FECHA | Febrero 20 de 2012()) ae PROCEDIMIENTO DE ALMACEN coniso: VERSION: PAGINA: caracteristicas del bien a devolver 32 Recibir el bien de la dependencia que ya no lo requiere y constatar su estado, clase, calidad, marca, modelo y demés caracteristicas de acuerdo con el comprobante de salida (DAl) con que fue entregado el bien. Almacenista Lider del proceso 33 Elaborar documento de reintegro y diligenciar al ‘comprobante de entrada (CA) cuando ingresa el bien al almacén y la devolucién es justificada. Almacenista 34 Registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la operacién de entrada al almacén del bien objeto del integro. Almacenista ENTRADA POR BIENES RECUPERADOS Dar entrada al almacén aquellos que han sido declarados como perdidos y son recuperados, mediante el comprobante de entrada (CA); detallando las mismas caracteristicasy especificaciones —contempladas_en_—los. documentos de entrada y salida iniciales. Almacenista a2 Registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la entrada de los bienes recuperados con sus datos correspondientes. Almacenista a3 Entregar inmediatamente documentacién al area financiera. ‘Aimacenista: Auxiliar Administrativo 44 ‘Almacenar los bienes recuperados. ‘Almacenista - Subgerente Administrativo SALIDA POR SUMINISTRO DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA PARA DEPENDENCIAS D 4 crito la Solicitud o requisiciones en el formato establecido, cddigo FCO01; en donde se especifique clara y detalladamente la clase de bienes requeridos y el nero de unidades; luego la envian al almacén, Lider del proceso 52 Recibir de las diferentes dependencias las solicitudes y clasificarlas de acuerdo la necesidad, analizando el tipo de bien pedido y cantidades a despachar Almacenista 53 Verificar en las existencias si los bienes solicitados, se encuentran en el stock y en las cantidades suficientes Almacenista 54 Luego con base en esta informacién se elabora el comprobante de salida (DAl) a nombre de quien Almacenista REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE _| Claudia Maria Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata CARGO __| Subgerenta Administrativa Gerente (E) FIRMA FECHA | Febrero 20 de 2012PROCEDIMIENTO DE ALMACEN Penta Margant 00160: VERSION: PAGINA: rece. 58 |Separar_y despachar los bienes haciendo la entrega formal de los bienes. yAlmacentota! 5S |Levantar acta de entrega debidamente fimada por el almacenista y la persona que recibe los | Almacén lider del proceso bienes. 3.7 [Registrar la operacion de salida ylo entiega de los bienes, en el sistema Sx Advanced pines Entregar la documentacion respectiva al area], 5.6 |financiera Auxiliar Administrativo 6 ‘SALIDAS POR SUMINISTRO DE VESTUARIO PARA EMPLEADOS 61 [Descargar del inventario la dotacién entregada los overoles, blusas, calzado, delantales y en general todas las prendas que por ley deban suministrarse periddicamente a los empleados se descargan en forma definitiva de los listados de las existencias del almacén y de los registros, mediante la orden de entrega debidamente tramitada y firmada por el usuario. Almacenista 62 |Llevar registros extracontables, buscando que no se autoricen nuevos suministros hasta su|Almacenista vencimiento. 7, ‘SALIDA POR SUMINISTRO DE REPUESTOS 7a Indicarclaramente el elemento en el comprobante de salida para la entrega de repuestos de equipos el elemento y su destino de | Almacenista, acuerdo con lo contemplado en la solicitud de pedido debidamente tramitado. 7.2 __ |Exigirla presentacién del repuesto a remplazer. | Almacenista 7.3 [Hacer firmar por las personas que realizan el retiro el comprobante de salida. Almacenista 9. TERMINOS Y DEFINICIONES ‘Almacén: lugar fisico ubicado estratégicamente al interior de la E.S.E. Hospital Santa Margarita donde se guardan temporalmente bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papeleria, entre otros; con el fin de abastecer a las dependencias que integran la entidad para que éstas cumplan los objetivos propuestos. Almacenamiento: es la distribucién fisica y el registro de articulos desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieran para su utilizacion Aimacenista: es el funcionario encargado del manejo, custodia, organizacién, administracién, recepcién, conservacién y suministro de los bienes de una entidad. Bajas: es el retiro definitivo de un bien inservible u obsoleto o simplemente que la entidad no lo requiere para su normal funcionamiento. La baja es diferente a la salida, pues en ella solo se transfiere la REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE | Claudia Marla Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata CARGO __| Subgerenta Administrativa Gerente (E) FIRMA FECHA | Febrero 20 de 2012PROCEDIMIENTO DE ALMACEN Penta Margant coniso: VERSION: PAGINA: weer responsabilidad del almacenista al funcionario que recibe, en cambio en la baja, el bien sale definitivamente del patrimonio de la entidad Compra: toda operacién mercantil en la cual se adquiere bienes mediante erogacién de dineros, de conformidad con las normas legales. Comprobante de entrada: es el documento que acredita la entrada real del bien al almacén. Comprobante de salida: es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida fisica y real de un bien del almacén, terminando asi la responsabilidad del almacenista trasladandose a quien recibe. Reintegro: es la devolucisn de los bienes que no se requleren en una dependencia Traslado: es el proceso mediante el cual se cambia la ubicacidn fisica de bienes, ocasionando por tal motivo la cesacién de responsabilidad de quien entrega y transfiriéndola a quien recibe. 40. DOCUMENTOS DE REFERENCIA * Factura 0 cuenta de cobro * Entrada y Salida del almacén * Copia del contrato y sus anexos * Gerencia de farmacia y almacén * Disponibilidad y registro presupuestal " Acuerdo 01 de 2009 11. REGISTROS Formato de necesidades de compras y/o contratacion de servicios, codigo FCO01 Formato de base de datos e proveedores de productos insumos y / servicios, cédigo FCO02 Formato cuadro comparativo de cotizaciones, cddigo FCO03 = Formato control de recepcidn de productos € insumos comprados, cédigo FCO04 * Formato OPA, orden de compra + Formato CA, comprobante entrada almacén * Formato DAI, despacho interno almacén + Formato orden de trabajo, cédigo FRFOB 12. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 13. LISTADO DE ANEXOS No aplica REVISADO POR ‘APROBADO POR NOMBRE | Claudia Marla Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata CARGO __| Subgerenta Administrativa Gerente (E) FIRMA FECHA | Febrero 20 de 2012