INTRODUCCION

Con este trabajo pretendemos analizar Y evaluar algunos de los principales formularios que utiliza actualmente la empresa M&J en sus diferentes reas para fines de documentar sus transacciones . Iniciamos con una resea histrica de esta empresa, presentamos su organigrama y luego proseguimos analizando cada uno de los formularios. Ademas elaboramos el flujograma de los procedimientos de cada rea, de manera que tengamos una descripcin mas clara de las operaciones que se realizan. Para el rea de comercializacin y Distribucin presentamos un caso prctico con lo que es el proceso que se sigue en la empresa para la descarga de un barco para transporte en contenedores, donde resaltamos paso por paso todo el proceso seguido. Y finalmente, procedimos a realizar las recomendaciones

pertinentes en cada caso.

OBJETIVOS

Identificar los formularios utilizados en la empresa M&J. Analizar estos formularios de manera exahustiva para luego evaluarlos.

Evaluar cada uno de ellos de acuerdo a sus caractersticas y las necesidades de la empresa. Hacer criticas a las debilidades detectadas en estos de manera que puedean cumplir los objetivos para lo que fueron diseados.

METODOLOGIA

Revisamos varias fuentes bibliogrficas Reunimos los formularios a utilizar. Consultamos a ejecutivos de la empresa. Nos reunimos para seleccionar los formularios que utilizariamos y acordar todo lo concerniente al trabajo. Presenciamos el proceso de descarga en el muelle. Y finalmente elaboramos nuestro trabajo

1. RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA

La empresa con que trabajamos es una compaa naviera, que esta operando en Santo Domingo, ininterrumpidos. desde hace mas de treinta aos

Esta empresa se dedica al transporte de mercancas por barco en contenedores, a todas partes del mundo, pertenece a la divisin de transporte martimo de una compaa norteamericana. Opera en Santo Domingo en la Margen Occidental del muelle de Haina. El logo de esta empresa representa el enlace a travs del mar de los continentes. Actualmente tiene en este pais un total de ciento setentiseis empleados y mas de doscientos empleos indirectos.

Organigrama general

Organigra de Recursos Humanos y Contabilidad.

Organigrama mantenimiento

2. LOS FORMULARIOS Son una herramienta o medio de comunicacin escrito,

normalmente impreso a travs de un instrumento de reproduccin grfica que por lo general contiene informacin fija escrita y espacio para informacin variable. Los formularios representan un vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos. Normalmente cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente, para efectos legales y/o consulta. La eficacia con que se atienden aspectos relacionados con los formularios en una institucin repercute directamente en la fluidez y presicin con que se puede hacer frente prcticamente a todos los asuntos relacionados con la ejecucin de funciones instalacin y operacin de sistemas, desarrollo de procedimientos, prestacin de servicios, etc. Los formularios son usados por las empresas para documentar sus transacciones y de esa forma dejar evidencia del trabajo que llevan a cabo los empleados a travs de documentos escritos. 2.2. CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS. Todo formulario debe cumplir con ciertas caracteristicas que son necesarias para que se considere diseado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. El diseo de un formulario debe corresponder a la utilidad que presta en el procedimiento que sea utilizado. Las caracteristicas minimas que debe tener todo formulario son: Sencillez en su diseo. Debe estar diseado de acuerdo a las necesidades de la empresa.
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 El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. Las copias deben ser hechas y distribuidas unicamente para aquellos departamentos que manejen la informacin que contienen los mismos. Deben poseer espacios adecuados. Deben estar codificados bajo algun esquema. 3. FORMULARIOS A ANALIZAR POR AREA DE LA EMPRESA M&j. Formularios de las reas de Efectivo, Compras, Personal y del rea de Distribucin y Comercializacin . 3.1. AREA DE EFECTIVO El manejo del efectivo en las empresas requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo se pueden observar dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo que estn constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de crditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por los diferentes conceptos. Dentro de estas dos clasificaciones analizaremos empresa M&J los siguientes formularios: en la

 Recibos de ingresos: Este formulario se genera en caja, consta de original y dos copias, normalmente es utilizado por ingresos recibidos en caja por diferentes conceptos pero bsicamente por pagos de servicios o la venta de algun activo de la empresa.(Ver anexo 1) Recibos de egresos: Es utilizado para el pago de nomina, pago a proveedores por la adquisicin de bienes o servicios. Tiene original y una copia, no est numerado, (Ver anexo 2).

Recibos provisional de caja chica:

Este formulario es utilizado para recibo temporal de caja chica mientras es entregada la factura para llenar formulario definitivo y muestra el desglose de las cuentas afectadas en cada pago (Ver anexo 3).

Recibo definitivo de caja chica:

Este recibo es utilizado por el custodio cuando se genera el gasto contra factura, lleva tres firmas, la de la persona que requiere el efectivo, la que autoriza y el custodio del fondo, consta de original solamente, muestra el desglose de las cuentas. (Ver anexo 4). Volante de depsitos:

Este formulario es el que proporciona el banco a las empresas, tiene original y dos copias de las cuales la primera copia debidamente sellada por el banco le es devuelta a la empresa para
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fines de control, se utiliza para efectuar depsitos en el banco. Es generado 5). Cheque. Este documento consta de original y tres copias, est codificado bajo el esquema de la empresa, y es utilizado para ordenar pagos especificados en el mismo. (Ver anexo 6). Orden de pago. Este documento se genera en cada departamento que necesita solicitar algun pago por cualquier concepto. Consta de original y una copia.(ver anexo 7). en caja y enviado con el mensajero al banco, este debe firmar una fotocopia y es asentado en el libro. (Ver anexo

Proceso para la elaboracin y entrega de cheque. El departamento que requiere el pago llena el formulario de solicitud

de pago con las facturas originales que soporten el pago debidamente sellado. Luego se entrega al departamento de compras para su codificacin y pasa al departamento de Contabilidad para revisar todos los requerimientos del cheque. Luego se procede a la clasificacin y programacin del pago, si todo est en orden Contabilidad procede a hacer el cheque. Luego el cheque es enviado para fines de firma donde el asistente del gerente de Contabilidad Despues de aprobado por el sub-gerente se envia al gerente de contabilidad quien revisa el proceso, si todo esta completo para proceder a firmar. El cheque con las
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respectivas firmas es devuelto al departamento de Contabilidad y de aqu es enviado a caja para su entrega, este pago es programado para los martes y los jueves de cada semana.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACION Y ENTREGA DE CHEQUE

Depto. Solicitante

Vuelve a Contabilidad

Cheque

O/pago Facturas O/compras

Si

Va a Caja para entrega

No

Gte. Compras Codifica

Contabilidad

Si No

SubGte.

Contabilidad

Documentacion

Enva Doc. A Contabilidad Contabilidad

Contabildad Ck. con soporte emite el Cheque

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3.2. AREA DE COMPRAS Esta es una de las reas donde debe aplicarse el control de los formularios ya que el manejo de compras de las empresas debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios. Los objetivos del sistema de control para los formularios de esta rea deben asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada, en el momento que se requiere y realizar nicamente las compras necesarias. En esta area seleccionamos los siguientes formularios: Requisicin de materiales. Tiene original y tres copias, es utilizado por todos los departamentos de la empresa para solicitar las diferentes compras (Ver anexo 8). Ordenes de compras. Este formulario se genera en el departamento de compras, consta de original y dos copias y tiene firma segn nivel de firma de la empresa (Ver anexo 9). Entradas de almacen Existe un libro para recepcin de compras, pero el proceso de recibir se efecta a traves del sistema Procedimiento de Compra El departamento solicitante enva la requisicin al Departamento de Compras.

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 El Departamento de Compras, procede a cotizar, selecciona

el

suplidor segn politica de seleccin de cotizacin de la empresa y emite la orden de compras, efectua el proceso de firmas de la orden segn nivel de firma y la envia al suplidor para la compra. El departamento solicitante recibe la mercancia, procediendo a sellar la factura como recibida y da entrada a travs del sistema.

Flujograma para el proceso de compra.

El depto. Que solicita

Orden de compras

Se envia al suplidor

Compras

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Llena la Requisicin
No Compras p/chequeo

Si

Conduce

Gte.area firma Depto. Solicitante Recibe,firma sella

Requisicin Con copias. Orden de compras

Depto. Compras

Depto. De Compras Emite O/C

Orden de compras y factura

Compras Procede a cotizar

Cotizacin

Alm.para Enviar a contabilida d

3.3. AREA DE PERSONAL. Esta rea maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluacin y todas las actividades relacionadas con el. Los objetivos que deben cubrir los formularios del rea de Recursos Humanos son, recopilar toda la informacin referente a los datos del personal, procesar sus ingresos y egresos, controlar

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los desembolsos que se originan por los pagos al personal y manejar todas las actividades de reclutamiento, seleccin, evaluacin y diseo de carrera de personal. Seleccionamos los siguientes formularios de esta rea: Requisicin de personal. Este formulario consta de original, es llenado por el supervisor de rea y enviado al departamento de Recursos Humanos cuando surge la necesidad de solicitar algun personal, (Ver anexo 10). Solicitud de empleo. Consta de original y dos copias, es llenado por el candidato a empleado de la empresa, (Ver anexo 11). Accin de personal. Este formulario consta de original y tres copias, es utilizado por el departamento de Recursos Humanos para registrar las diferentes acciones del personal, ya sea ingreso, ascenco, transferencia, despido, etc. (Ver anexo 12). Evaluacin del desempeo.

Este formulario consta de original y dos copias, es utilizado por el Departamento de Recursos Humanos, consta de seis partes, en la primera parte presenta los datos del empleado a evaluar, en la segunda el tipo de evaluacin, en la tercera los niveles de desempeo, en la cuarta los factores a medir, en la quinta las necesidades de adiestramiento y en la ltima parte cualquier comentario con respecto al evaluado, (Ver anexo 13). Tarjeta de tiempo.

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Este formulario tiene el formato estndar que utilizan comunmente las empresas,es un formulario muy importante para el control ya que esta involucra el pago de los empleados bajo este tipo de control,(Ver anexo 14). Ficha del empleado. segn la cantidad de empleados que vayan

Este formulario consta de original y una copia, y asigna el nmero consecutivo ingresando a la empresa, reflejando el orden cronolgico del empleado,(Ver anexo 15).

Procedimiento para contratar un empleado El departamento solicitante requiere a Recursos Humanos mediante el formulario de requisicin de personal. Recursos Humanos procede a buscar el posible candidato en el archivo de legibles de la empresa, donde se decidir si hay la personal idoneo o no, sino se procede a la reclutacin externa. Si procede sea externo o interno se llena la solicitud de empleo se lleva a Recursos Humanos, para acumular su expediente con la requisicin de personal, si no es seleccionado, este expediente va a archivo definitivo y si es seleccionado Recursos Humanos procede a
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llenar la accin de personal y la enva al Gerente de area, Gerente de Operaciones y al Gerente General para aprobacin, si es aprobado, se contrata, (dicho contrato tendra un original y tres copias) si no se contrata retorna a Recursos Humanos y se almacena la informacin.

FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATAR UN EMPLEADO

Sol.mediant e Requisicin No

Requisicin

R/H

Gte. Ope r.
Si

Si

Gt e. Gr al.
Si

No R/H

Enviar a Recursos Humanos

No R/H

Gte. Are a

Rec. Humanos

Rec. Hum.
Enva para aprobacin

Coordinador a Selecciona en Archivo de Legibles.

Contrata Sol.emple o Curriculu m

Si

Contrato Accin Personal

Hay Person al? No

Llena Sol.emp.

Sol.person Pers onal al Se Exter externo No archi no?

Documentac in para Nuevo ingreso

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Si

empresa Almacena

3. 4. AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION Esta rea est relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implican las actividades previas y posteriores a las mismas. En esta rea presentamos un caso prctico del proceso que se sigue para la descarga de un barco en el muelle, donde se incluyen los siguientes pasos: 1. El proceso se inicia con los documentos que son recibidos por el departamento de operaciones martimas de la empresa. Estos documentos provienen de la linea naviera y deben reflejar: La hora de llegada del barco. El tipo de mercanca a recibirse. El peso de cada contenedor. El destino de los contenedores. La posicin de cada uno en el barco. 2. Cuando el barco llega es recibido por las autoridades siguientes: Narctico. Aduanas. Autoridad Portuaria. Marina de Guerra. Representante de la linea. Representante de la empresa operadora.

3. El supervisor de rea de

la empresa coordina todo el proceso a

seguir con supervisor del barco.

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4. Se procede a descargar y colocar la mercancia en el patio de acuerdo a destinos y tipo de mercanca. Luego de este cuarto y ltimo paso la empresa solo tiene que intervenir a ofrecer cualquier servicio post venta si la linea o el cliente as lo requiere.

CONCLUSION

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Al concluir nuestro trabajo queremos sealar que el uso de los formularios le permite a las empresas establecer controles y procesos claros y definidos. El analisis de los formularios de la empresa M&J, nos permiti confirmar que la eficacia con que se atiendan aspectos relacionados con los formularios que se utilizan en una empresa repercuten directamente en la fluides y presicin con que se puede hacer frente practicamente a todos los asuntos relacionados con la ejecucin necesidades de cada negocio. Finalizamos nuestro trabajo con las siguientes recomendaciones: En relacin al Recibo de Ingresos (anexo 1), este formulario por la importancia que reviste debe estar numerado, para un mejor control sobre las transacciones que soporta.

de sus funciones y

operaciones y que los formularios deben ser diseados de acuerdo a las

El recibo definitivo de caja chica (anexo 4), este formulario debe llevar original y una copia que debe archivar el custodio de la caja chica.

Una tercera y ltima recomendacin con referencia a que la empresa utiliza el mismo formulario como provisional, definitivo de caja chica y como solicitud de pago, el diseo de cada formulario debe corresponder a la utilidad que presta el procedimiento que sea utilizado, de manera que La empresa no debe utilizar un mismo formulario para tres procedimientos diferentes.

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Form. No.

REPUBLICA DOMINICANA

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UNIVERSIDAD DE LA TERCERA EDAD (UTE) FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMICAS ASIGNATURA SISTEMAS CONTABLES TEMA ANALISIS DE FORMULARIOS DE LA EMPRESA M&J FACILITADORA GEORGINA VICTORIANO PARTICIPANTES MANUEL SANTANA JOSEFINA CHECO R. MAT. 97-2882 MAT.97-2899

16 Abril del 2001. Santo Domingo, D.N.

CONTENIDO

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INTRODUCCION 1 OBJETIVOS 2 METODOLOGIA 3

1. II.

RESEA HISTORICA 4 LOS FORMULARIOS 8 2.1. CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS 8

III.

FORMULARIOS UTILIZADOS EN LAS AREAS DE LA EMPRESA M&J 9 3.1.AREA DE EFECTIVO 3.2.AREA DE COMPRAS 3.3.AREA DE PERSONAL 17 3.4.AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION 21 9 14

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DATOS BIBLIOGRAFICOS ANEXOS

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DATOS BIBLIOGRFICOS

Anderson, R. G.

Organizacin y Mtodos. EDAF, Ediciones-Distribuciones,S.A. Madrid, Espaa. Sistemas y Procedimientos McGraw-Hill Interamericana Venezuela,S.A.

Catacora, F. Contables.

Francisco, Ramn Contabilidad. Estudiante

Apuntes de Sistemas de Librera Papelera e Imp. El Santo Domingo, D.N., Venezuela, 1997.

Franklin Fincowesky, Enrique B.

Organizacin de Empresas McGraw-Hill, Mexico, 2000. Biblioteca Universidad Central

Internet del Este(UCE)

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