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A importncia da funo de compras nas organizaes Giovani Ribeiro Garcia RESUMO O termo Compra pode ser definido como

a aquisio de um produto ou servio, pelo qual se paga determinado preo. As atividades de compras envolvem uma srie de fatores como seleo de fornecedores, qualificao dos servios, determinao de prazos de vendas, previso de preos, servios e mudanas na demanda, entre outros. A administrao de compras uma atividade fundamental para uma gesto eficaz das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando tambm relacionada competitividade e ao sucesso da organizao. A aquisio de produtos e servios representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois podem gerar reduo nos custos e melhorias considerveis nos lucros. A funo Compras no mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logstica das organizaes, pois o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado nas tomadas de decises. Deste modo, a funo compras vem conquistando espao e despertando maiores interesses das organizaes, j que no basta apenas comprar, preciso comprar bem, procurando obter o maior nmero de vantagens possvel focando tambm o custo benefcio. PALAVRAS-CHAVE: Funo de Compras, Administrao de Compras, Lucratividade. 1 INTRODUO A Administrao de compras uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando tambm relacionada competitividade e ao sucesso da organizao. O termo Compra pode ser definido como a aquisio de um bem ou de um direito, pelo qual se paga um estipulado preo. Baily et al. (2000), define que a atividade de compras um procedimento pelo qual as empresas determinam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e servios adquiridos. 2 IMPORTNCIA DA ADMINISTRAO DE COMPRAS A administrao das compras de uma empresa era visualizada como um fator meramente burocrtico. O surgimento da crise do petrleo de 1973-1974 foi marcante para a atuao de Compras, pois a reduo de matria-prima no cenrio mundial, decorrente da crise, demandou dessa funo uma atitude mais ativa para o ressuprimento das necessidades das empresas. A sua atuao, durante aquele perodo de escassez, trouxe uma significativa ateno da organizao para o setor. Os fatores quando, quanto e como comprar, passaram a ser determinantes para a continuidade das empresas no mercado competitivo (MARTINS & ALT, 2001). A aquisio de produtos e servios representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como conduzida podem gerar reduo nos custos e melhorias considerveis nos lucros. A Administrao de Compras assume papel verdadeiramente estratgico nos negcios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, afastando cada vez mais a viso preconceituosa de que era uma atividade burocrtica e repetitiva, um centro de despesa e no um centro de lucros (MORAES, 2005). 3 A FUNO DE COMPRAS NAS ORGANIZAES Segundo Arnold (1999) “a funo compras responsvel pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na organizao, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilidade da entrega.”. Ao longo do tempo, a funo compras passou a ser imprescindvel para a administrao de recursos materiais de uma empresa. Saber comprar de forma a beneficiar a organizao determinante no somente para a competividade, mas tambm para a permanncia da empresa no mercado. Pequenas redues no custo das aquisies podem refletir positivamente no lucro da empresa. Para isso fundamental manter um banco de dados de fornecedores atualizado, ter poder de negociao e estabelecer um relacionamento baseado na confiana mtua entre o cliente e o fornecedor. O objetivo das atividades de compras obter e coordenar o fluxo contnuo de suprimentos de modo a atender aos programas de produo; comprar os materiais aos melhores preos, no fugindo aos parmetros qualitativos e quantitativos; e procurar as melhores condies para a empresa (DIAS, 2005). Martins e Alt (2001) ainda comentam que esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos

estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupao tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet e cartes de crdito. Baily et al. (2000) tambm concordam que o processo de compras cada vez mais est se envolvendo na tomada de decises estratgicas das empresas, pois Compras so vistas como uma rea de agregao de valor, no simplesmente de reduo de custos e tambm a maior conscincia do crescimento do gasto em materiais e do potencial de lucro de compras. Para Arnold (1999) a funo compra um processo muito amplo que acaba por envolver a todos na organizao. O setor especfico, geralmente, em face da competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organizao, como o de desenvolvimento de produtos, rea financeira, para que as aquisies realmente tragam benefcios para a organizao. Martins e Alt (2001) afirmam que: Toda empresa na consecuo de seus objetivos necessita de grande interao entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. A rea de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informaes, como tambm alimentando outros departamentos de informaes teis s suas tomadas de deciso. Segundo Moraes (2005) o departamento de compras tambm pode assumir vrios outros papis. Um deles est relacionado com a negociao de preos com os fornecedores. Essa negociao determinar o preo final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. O setor de compras est tambm inter-relacionado com os nveis de estoque. A ele compete tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente. importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques (DIAS, 2005). Dias (2005) afirma que esta uma questo delicada e que est diretamente ligada administrao de compras, pois nveis de estoque, apesar de significarem uma segurana de que a produo no precisar sofrer interrupes, ao mesmo tempo demanda custos na maioria das vezes altos para a empresa, pois tem que ser armazenados e controlados constantemente. Os nveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o custo de produo e podem trazer outros problemas, como a necessidade de um maior controle, de pessoal e despesas com a sua manuteno. Assim, a rea de compras tem uma funo importante de cuidar para que os nveis de estoque da empresa estejam sempre equilibrados. A evoluo da funo compras nas organizaes mostra que fundamental a ateno a ser dada a este setor. Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo de reduo de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos responsveis por tal processo estarem atentos a preo, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execuo eficaz deste processo (DIAS, 2005). 4 O PERFIL DO PROFISSIONAL DE COMPRAS Para Moraes (2005) necessrio tambm que as pessoas que trabalham nesta rea estarem muito bem informadas e atualizadas, alm de terem habilidades interpessoais como poder de negociao, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicao, capacidade de gesto de conflitos. Baily et al. (2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma: V a funo como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condies. Possui MBA; forte base financeira e tecnolgica; assume que a rea de compras vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuio criativa para os planos e as polticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficincias da administrao de recursos humanos e proporcionar melhores condies de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaborao de outros executivos da empresa. 5 EVOLUO DO PROCESSO DE COPRAS E OS BENEFICIOS OBTIDOS O papel de Compras modificou-se muito. At a dcada de 70, as reas de compras estavam restritas a um papel operacional dentro das organizaes. A funo bsica de compras era: comprar materiais e servios externos para atender as necessidades dos usurios. Porm, com o passar do tempo e o aumento do volume de transaes, o departamento de compras limitou-se a processar pedidos de compras. Grande nmero de fornecedores, alto nmero de atividades que no agregavam valor e processos altamente padronizados originaram um grande nmero de atividades burocrticas, que impediram a existncia

de um pensamento estratgico sobre o negcio da empresa (Riggs & Robbins, 2001). A partir da dcada de 80, sob a influncia da filosofia japonesa Just in time, muitas empresas norte-americanas e brasileiras, comearam a adotar a compra em pequenos lotes. A partir da dcada de 90, a globalizao, a reengenharia de atividades, o aumento da competio e a presso para reduo de custos, fizeram com que a ateno das empresas fosse desviada para a rea de Compras. “A partir de agora, ir existir um grande benefcio das relaes entre as empresas e seus fornecedores. Esta oportunidade ser fonte de vantagem competitiva e no pode mais ser negligenciada” (Drucker apud Baily, 2000). Dentre os benefcios que contriburam para o aumento da importncia da rea de Compras a partir da dcada de 90, pode-se citar: a) A reengenharia de processos - A reengenharia de processos fez com que as abordagens interfuncionais superassem as antigas vises funcionais dentro da organizao. Esta abordagem fez com que a rea de Compras tivesse foco no processo interfuncional e no apenas na funo isolada de compras (Baily et al. (2000). b) O fracasso das tcnicas tradicionais de redues de custos - As empresas mediante a competio global buscaram meios de reduzir custos de mo de obra, processos e materiais. A rea de compras tentou reduzir custos atravs de rduas negociaes com fornecedores e da adoo de prticas de terceirizao. O fracasso das prticas mais usadas de reduo de custos geraram a necessidade de obteno de outras formas de extrao de valor da rea de compras (Wright apud Moncza et al.,1998). c) O fracasso das relaes adversrias com fornecedores - O exemplo da relao de colaborao com fornecedores das indstrias japonesas mostrou-se mais adequado para o contexto atual, do que a tradicional abordagem de adversrios. As reas de compras comearam a preocupar-se a entregar maior valor para o cliente final (Laserte, 1998). Baily et al. (2000) acrescentam que o grande avano da tecnologia fez com que o conceito de compras fosse visto como um processo contnuo que visava integrar os fornecedores aos processos da organizao. Deste modo, seria possvel, adquirir vantagens competitivas oriundas de redues de custos, desenvolvimento tecnolgico, melhoria da qualidade e reduo do tempo do ciclo de desenvolvimento dos produtos. Laserte (1998) afirma que apesar da constatao da necessidade de transformao, as mudanas ainda so lentas e o foco da rea de compras ainda reside em processos funcionais. Conforme Baily (2000), a percepo de que a funo compras no mais uma atividade rotineira de administrao de “pedidos”, est mais reconhecida. Neste novo cenrio, a rea de Compras passa a ter um papel pr-ativo em contraste com o antigo papel reativo que desempenhava. Conforme Riggs & Robbins (2001), “ preciso repensar o processo de compras, substituindo o sistema moroso e antiquado por um processo gerencial simples que crie valor em cada compra”. De acordo com Brites (2006), em resultado de sua crescente importncia nas organizaes, a funo de Compras tem sido alvo de constantes alteraes nos ltimos anos. O desenvolvimento de parcerias com fornecedores e a sistematizao dos processos de negociao apresentam timas oportunidades de melhoria, bem como a execuo dos processos operacionais e a formao dos profissionais de compras. A importncia da funo de Compras continuar a intensificar-se, verificando-se um maior foco em atividades que promovam o aumento da eficincia operacional e a reduo dos custos de compra, aumentando a contribuio para a criao de valor nas organizaes. por esta razo que cada vez mais empresas promovem uma maior colaborao, transparncia e profissionalismo na relao com os clientes internos, o desenvolvimento de relacionamentos ganha-ganha com fornecedores, parcerias de longo-prazo e qualificao dos seus profissionais. 5 CONCLUSO Percebe-se que a rea de compras passou a utilizar novas tecnologias e estratgias de compras mais vantajosas para a integrao entre clientes e fornecedores e melhorar a qualidade de servios e/ou produtos. Estas atitudes resultam uma significativa contribuio para o alcance dos objetivos estratgicos e das metas das organizaes. Uma gesto de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operaes efetuadas pelas organizaes e a qualidade crescente das aquisies, o que para a empresa um diferencial altamente competitivo e positivo. A evoluo da funo compras ocorreu, principalmente, devido globalizao, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graas ao surgimento da internet e a evoluo das tecnologias,

responsvel atualmente pela realizao de grande parte dos negcios no mundo inteiro. A viso tradicional descrevia a funo de compras como o simples ato de comprar, mas esta funo evoluiu e hoje considerada de importncia estratgica para as organizaes. A tendncia que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais desafios das organizaes que precisam manter a competitividade, em condies de enfrentar desafios, obter lucro e sucesso empresarial. Esta funo deve, portanto, merecer ateno especial visto que participa intensamente do processo produtivo. Dessa forma, alm de melhorar a lucratividade das empresas, uma gesto de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a qualidade dos produtos e, conseqentemente, a satisfao dos clientes. A Administrao do Processo Compras tornou a funo do comprador essencial para a sade financeira da empresa, em tempos de alta competitividade. O comprador exerce a funo de analista, tendo que se levar em conta analise tributria, analise tcnica, analise financeira do contrato e da empresa visando o melhor momento de colocao do pedido. Estas praticas vo propiciar reduo dos estoques, disponibilidade do produto no momento certo. O resultado final o aumento do lucro para todos os envolvidos no processo, por esta razo a funo de compras tem-se tornado uma das mais importantes nas organizaes. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ARNOLD, J. R. Tony. Administrao de Materiais. So Paulo, Editora Atlas S. A., 1999. BAILY, Peter, FARMER, David et al. Compras: princpios e administrao. So Paulo: Editora Atlas, 2000. BRITES, Pedro Lima. Operacionalizar a funo de Compras. Disponvel em http://dn.sapo.pt/2006/01/31/economia/operacionalizar_a_funcao_compras.html >. Acesso em 18/11/2008. DIAS, M A P. Administrao de Materiais.So Paulo, Editora Atlas , 2005 LASERTE, T. M (1998) Balanced Sourcing – Cooperation and Competition in Supplier Relationships . California: Booz-Allen & Hamilton. MARTINS, Petrnio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. Editora Saraiva, 2001. MONCZA, Robert, TRENT, Robert, HANDFIELD, Robert (1998) Supply Chain Management. Ohio: Thomson Publishing. MORAES, Andr. Gesto de Compras. Apostila do Curso de Administrao Industrial. CEFDET. Rio de Janeiro: 2005. RIGGS, David, ROBBINS, Sharon (2001) “Supply Management Strategies”. In: HSM Management – Book Summary 2. So Paulo. Out-Dez, p.61-83.