SEGUIMIENTO Y EJECUCIN DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD Gestin Comercial

Cdigo: PR -480005

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. BASE LEGAL 5. VOCABULARIO 6. POLTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL 7. DESARROLLO 8. REGISTROS 9. ANEXOS

ELABOR: Grupo Funcional Comercial FECHA: Julio de 2011

REVIS: Grupo Funcional de Calidad FECHA: Julio de 2011

APROB: Gestin de la Sostenibilidad Financiera FECHA: Julio de 2011

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1. OBJETIVO: Garantizar el seguimiento, ejecucin y trazabilidad de los Contratos de Prestacin de Servicios de Salud, desde el proceso precontractual, suscripcin, ejecucin, finalizacin y apoyo a liquidacin, tomando como punto de referencia los parmetros contractuales en (objeto, tiempo, valor, tarifas, servicios y/o paquetes, facturacin, radicacin de cuentas, entre otros), y de este modo socializar la informacin a toda la institucin. 2. ALCANCE: Desde: Clasificacin de los Contratos. Hasta: Realizacin de Acciones correctivas o preventivas frente a la ejecucin y trazabilidad de los contratos. 3. RESPONSABLE: Grupo Funcional de Comercial. 4. BASE LEGAL: Decreto 4747 de 2007 Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la poblacin a su cargo, y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 008 de 2009 Por medio del cual se modifica la forma y condiciones de operacin del Rgimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. 5. VOCABULARIO: Perfeccionamiento: El contrato de perfecciona con la suscripcin del documento que lo contiene, tratndose de procesos de adjudicacin de menor cuanta, distinta a las convocadas para la ejecucin y consultorias de obra, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de las orden de compra o servicio. Suscripcin: El contrato ser suscrito por la entidad, a travs del funcionario competente o debidamente autorizados por el contratista, ya sea directamente o por medio de un apoderado, tratndose de persona natural y tratndose de persona jurdica a travs de su Representante Legal.

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Terminacin del Contrato: Los contratos de bienes y servicios culminan con la conformidad de recepcin de la ltima prestacin pactada y el pago correspondiente. Liquidacin del Contrato: El contratista presentara la liquidacin debidamente sustentada en la documentacin y clculos detallados. Trazabilidad: Se entiende por trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de un producto y/o servicio a lo largo de la cadena de suministros o ejecucin en un momento dado y a travs de unas herramientas determinadas. 6.POLTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL: El Grupo Funcional de Comercial debe cumplir las metas de venta planteadas en el Plan de Ventas Anual. El Grupo Funcional de Comercial debe proporcional mes a mes Informes de Ejecucin sobre las metas alcanzadas en el Plan de Ventas y posibles penetraciones en el mercado de acuerdo a las estrategias propuestas. 7. DESARROLLO 7.1. Generalidades Descritas en el Vocabulario Decreto 4747 de 2007. Como normatividad vigente aplicable a la relacin entre las IPS y las entidades responsables del pago, nos rige actualmente lo establecido mediante el Decreto 4747 de 2007 Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los Prestadores de Servicio de Salud y las Entidades responsables del pago de los servicios de salud de la poblacin a su cargo, y se dictan otras disposiciones. Decreto 4747 de 2007 Capitulo II Contratacin entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud. Artculo 5: Requisitos mnimos que se deben tener en cuenta para la negociacin y suscripcin de los acuerdos de voluntades para la prestacin de servicios. Son requisitos mnimos para la negociacin y suscripcin de acuerdos de voluntades para la prestacin de servicios los siguientes: Por parte de los prestadores de servicios de salud: Habilitacin de los servicios por prestar

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Soporte de la suficiencia para prestar los servicios por contratar estimada a partir de la capacidad instalada, frente a las condiciones demogrficas y epidemiolgicas de la poblacin del contratante que va a ser atendida. Modelo de prestacin de servicios definido por el prestador Indicadores de calidad en la prestacin de servicios, definidos en el Sistema de Informacin para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garanta de la Atencin en Salud. Por parte de las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la poblacin a su cargo: Informacin General de la poblacin objeto del acuerdo de voluntades con los datos sobre su ubicacin geogrfica y perfil demogrfico. Modelo de atencin definido por la entidad responsable del pago Diseo y organizacin de la red de servicios, indicando el nombre, ubicacin de los prestadores de servicios de salud con el tipo y complejidad de los servicios contratados, que garanticen la oportunidad, integralidad, continuidad y accesibilidad a la prestacin de servicios de la poblacin a cargo de la entidad responsable del pago. Mecanismos y medios de difusin y comunicacin de la red de prestacin de servicios a los usuarios. Indicadores de calidad en los servicios de aseguramiento definidos en el Sistema de Informacin para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad de la Atencin en Salud. Diseo, organizacin y documentacin del proceso de referencia y contrarreferencia que involucre las normas operacionales, sistemas de informacin y recursos logsticos requeridos para la operacin de la red.

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7.2. Flujograma.

Inicio

Clasificar toda la informacin bsica de cada uno de los contratos vigentes existentes en la Matriz de Contratacin, en el Formato de Ejecucin de Contratos.

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos Vigentes

Evaluar jurdica y financieramente los contratos por modalidad de pago y tipo de pagador.

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos Vigentes

Registrar la informacin ejecutada (facturacin neta) mes a mes por pagador.

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos Vigentes

Cruzar los saldos de ejecucin por pagador, de acuerdo al valor total del contrato.

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos Vigentes

Informar al pagador correspondiente sobre la ejecucin en tiempo y en valor del 70%, para adelantar tramites de adicin y prorroga

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos Vigentes

Evaluar la prestacin de los servicios y la satisfaccin de los pagadores, mediante la encuesta de satisfaccin a los clientes primarios.

Informe de Ejecucin y Formato Encuesta de Satisfaccin Clientes.

Determinar el indicador de satisfaccin de pagadores y evaluar la necesidad de acciones.

Indicador de Satisfaccin y Plan de Mejoramiento

Definicin de las Acciones Correctivas y Preventivas

Indicador de Satisfaccin y Plan de Mejoramiento

FIN

7.3. Matriz (Cuadro de Actividades y Responsabilidades)

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Actividad

Explicacin de la Actividad

Responsable

Registro

Observaciones Riesgos y Controles

Verificar que todos los contratos vigentes sean clasificados para el proceso de ejecucin.

Clasificar toda la Clasificando toda la informacin bsica de informacin bsica de cada cada uno de los uno de los contratos contratos vigentes. vigentes existentes en la Matriz de Contratacin, registrando la informacin en el Formato de Ejecucin de Contratos. Evaluar jurdica y Evaluando jurdica y financieramente los financieramente todos los contratos por contratos vigentes por modalidad de pago y modalidad de pago y tipo de tipo de pagador. pagador; en la cual se especifique fecha de inicio, valor inicial, tiempo de ejecucin, describir si cuenta con prorrogas y/o adiciones, valor ejecutado o facturado por pagador mes a mes, saldo pendiente por ejecutar y observaciones o novedades del contrato. Registrar la Registrando la informacin informacin ejecutada ejecutada por pagador mes a mes por medio de la Facturacin Neta.

Lder Grupo Funcional de Comercial

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes

Lder Grupo Funcional de Comercial

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes

Verificar que toda la informacin requerida sea suministrada por las reas de facturacin y cartera y que a su vez sea registrada en el informe de ejecucin.

Lder Grupo Funcional de Comercial

Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes

Cruzar los saldos de Cruzando los saldos de ejecucin por pagador. ejecucin por pagador, de acuerdo al valor total del contrato, es decir donde se reste del valor total del contrato el valor facturado neto, generndose un saldo pendiente por ejecutar. Informar al pagador Informando al pagador correspondiente correspondiente sobre la sobre la ejecucin del ejecucin en tiempo y en contrato. valor del 70%, con el fin de adelantar los tramites de adicin y prorroga. Evaluar la prestacin de los servicios y la satisfaccin de los pagadores. Evaluando la prestacin de los servicios y la satisfaccin de los diferentes pagadores, mediante la encuesta de satisfaccin a los clientes primarios. Determinando y definiendo el indicador de satisfaccin de pagadores y evaluar la necesidad de acciones preventivas y correctivas con sus respectivos planes de mejoramiento.

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Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes

Verificar que toda la informacin requerida sea suministrada por las reas de facturacin y cartera y que a su vez sea registrada en el informe de ejecucin. Verificar que toda la informacin requerida sea suministrada por las reas de facturacin y cartera y que a su vez sea registrada en el informe de ejecucin. Verificar la retroalimentacin permanente a los diferentes pagadores, con el fin de seguir el proceso de continuidad contractual.

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Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes

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Formato Informe de Ejecucin y trazabilidad de contratos vigentes FO-480-003 Indicador de Satisfaccin Plan de Mejoramiento

Determinar y definir el indicador de satisfaccin de pagadores y evaluar la necesidad de acciones de mejoramiento.

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8. REGISTROS: Informe de Ejecucin de Contratos. Formato Encuesta de Satisfaccin Clientes Primarios Pagadores 9. ANEXOS: (N.A)