Aprenda Microsoft Project 2000

MDULO 4: Asignacin de Costes.

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NDICE DEL MDULO

QU PUEDE APRENDER EN ESTE MDULO?.................................................... 5 Captulo 1. Asignar costes a recursos. ........................................................................... 7 Introduccin................................................................................................................... 8 Teora............................................................................................................................. 8 Resumen ...................................................................................................................... 12 Captulo 2. Asignar costes fijos a las tareas. ............................................................... 13 Introduccin................................................................................................................. 14 teora ............................................................................................................................ 14 Reseumen..................................................................................................................... 15 Captulo 3. Comprobar los costes. ............................................................................... 16 Introduccin................................................................................................................. 17 Teora........................................................................................................................... 17 Resumen ...................................................................................................................... 18

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QU PUEDE APRENDER EN ESTE MDULO?

A lo largo de este mdulo veremos: Cmo se pueden visualizar las tasas (precios) de los recursos y a asignar las que considere necesarias. Cmo asignar costes fijos a las tareas. Cmo comprobar los costes totales, ya sean de tareas, recursos o del proyecto completo.

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Captulo 1. Asignar costes a recursos.

Antes de comenzar este captulo, sabra contestar a las siguientes preguntas?

La tasa por uso es la tarifa por horas por el uso de un recurso. a) Verdadero. b) Falso.

Qu ficha del cuadro Opciones utilizara para establecer una Tasa estndar predeterminada? a) Ficha Clculo. b) Ficha General. c) Ficha Vista.

Si sus respuestas a las preguntas han sido, en este orden b y b puede que no necesite estudiar este captulo, aunque pensamos que sera muy positivo repasar la forma de asignar costes a los recursos.

Si por el contrario, sus respuestas no han sido correctas, le aconsejamos que estudie atentamente este captulo.

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INTRODUCCIN Podr hacer un seguimiento de los gastos que se van produciendo durante el desarrollo de su proyecto. Para ello deber asignar las tasas para cada uno de los recursos que vaya a utilizar. Esta accin le permitir tener una visin global de los gastos que producir el proyecto. TEORA

Visualizar las tasas de los recursos. Con Microsoft Project podr asignar tasas a los recursos para poder administrar con precisin los costes del proyecto. Los tipos de tasas que podr asignar son: Tasas estndar: Tarifa por horas por el uso de un recurso. Tasas de horas extra: Tarifa para que un recurso realice el trabajo despus de su horario laboral. Tasas por uso (Costo / Uso): Tarifa fija por el uso de un recurso.

Estas tasas dependern del tipo del recurso al que estn asignadas, ya sea material o de trabajo. Para un recurso de trabajo, podr establecer la tasa estndar, tasa hora extra o tasa por uso, Para un recurso material, solamente podr establecer la tasa estndar y la tasa por uso, siendo estas tasas fijas y no por horas. En el campo Etiqueta de material, puede escribir una unidad de medida para el recurso.

Los costes del proyecto son todos los recursos requeridos para poder llevar a cabo el proyecto. El coste de un determinado recurso se calcula con la informacin del coste por unidad de recurso (tasa estndar, tasa por horas extra, tasa por uso y mtodo de acumulacin). Para visualizar todos los recursos con la informacin de sus tasas: 1. Despliegue el men Ver 2. 3. Seleccione la opcin Hoja de recursos. Seleccione la opcin Tabla: entrada del men Ver.

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Asignar tasas a los recursos. En la vista Hoja de recursos, seleccione el recurso en el campo Nombre del recurso. Despus, en el campo Tipo seleccione Trabajo si es un recurso de trabajo o Material, si es un recurso material. Por ltimo, escriba el precio correspondiente a cada tipo de tasa. Cuando introduzca un recurso de trabajo podr asignar para dicho recurso, su tasa estndar (en pesetas por hora), su tasa horas extra (en pesetas por hora) y su tasa por uso (en pesetas).

Cuando introduzca un recurso material podr asignar para dicho recurso, su tasa estndar (en pesetas) y su tasa por uso (en pesetas). Tambin podr introducir en el campo Etiqueta de material una unidad de medida para el recurso.

Si quiere establecer las tasas estndar y de horas extra para los recursos que vaya a especificar de forma predeterminada: 1.Despliegue el men Herramientas.

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2. Seleccione Opciones y en la ficha General, en los campos Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las nuevas tasas. Si desea definir esta configuracin como valor predeterminado para futuros proyectos, pulse el botn Predeterminar.

Si la tasa para un recurso va a cambiar a lo largo del proyecto, despliegue el men Ver y seleccione la opcin Hoja de recursos. Seleccione un recurso (haciendo clic sobre su nombre) y haga clic en Informacin del recurso . A continuacin, especifique la informacin en la ficha Costos.

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Acumulacin de costes. En Microsoft Project los costes de los recursos se prorratean de forma predeterminada, pero puede cambiar el mtodo de acumulacin que desea visualizar. El mtodo de acumulacin determina cundo se va a asignar el coste a un recurso, ya que el coste de un recursos se puede asignar al comienzo, al final o durante la ejecucin de la tarea. Siga los siguientes pasos para realizar esta accin: 1- Despliegue el men Ver y seleccione la opcin Hoja de recursos. 2- Seleccione Tabla: entrada en el men Ver. 3- En el campo Acumular seleccione el mtodo de acumulacin que desee. Para seleccionar el mtodo de acumulacin, haga clic en la celda que desee modificar del campo Acumular, despliegue la lista y seleccione un mtodo de acumulacin. - Comienzo: Acumula el coste cuando la tarea comienza. - Fin: Acumula el coste cuando la tarea se ha completado. - Prorrateo: Acumula el coste en funcin del porcentaje de finalizacin.

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RESUMEN Asignar costes a los recursos es una accin muy importante que debe realizar correctamente para que pueda hacer un seguimiento de su proyecto de forma adecuada. Para asignar costes a un recurso , deber seleccionar la Hoja de recursos dentro del men Ver. Seleccione el recurso y especifique el tipo de recurso, ya sea material o de trabajo, porque en funcin de ello las tasas podrn ser de una manera o de otra, despus asigne el coste. Una vez asignados (o no) todos las tasas a sus recursos correspondientes podr visualizarlos seleccionando la opcin Tabla: entrada del men Ver. Esta visualizacin podr cambiar dependiendo del tipo de acumulacin que se haya hecho, ya sea prorrateo, comienzo o fin.

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Captulo 2. Asignar costes fijos a las tareas.

Antes de comenzar este captulo, sabra contestar a las siguientes preguntas?

Los costes fijos son los establecidos para una tarea que permanecen constantes, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por el recurso. a) Verdadero. b) Falso. En qu campo de la vista Diagrama de Gantt tiene que escribir el coste fijo de la tarea? a) Costo final de la tarea. b) Costo fijo. c) Costo fijo de la tarea.

Si sus respuestas a las preguntas han sido, en este orden a y c puede que no necesite estudiar este captulo, aunque pensamos que sera muy positivo repasar los conceptos fundamentales sobre cmo asignar costes fijos a las tareas..

Si por el contrario, sus respuestas no han sido correctas, le aconsejamos que estudie atentamente este captulo.

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Adems de asignar costes a los recursos tambin puede hacerlo con las tareas, de tal forma que pueda hacer un seguimiento completo de todo el proyecto conociendo en todo momento los gastos que se van produciendo.

TEORA Cmo asignar costes fijos a las tareas. Los costes asociados a las tareas pueden establecerse como costes fijos. stos costes fijos son los establecidos para una tarea que permanece constante, independientemente de su duracin o del trabajo realizado por el recurso. Para introducir un coste fijo para una tarea siga los siguientes pasos: 1- Despliegue el men Ver y seleccione la opcin Diagrama de Gantt. 2- Seleccione la opcin Tabla: costo del men Ver. 3- En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el coste y pulse la tecla Intro. En la tabla Costo, tambin podr seleccionar un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos.

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RESUMEN Para poder asignar costes a las tareas deber, partiendo del Diagrama de Gantt, desplegar el men Ver y seleccionar la opcin Tabla: costos, de tal forma que aparecern las tareas de su proyecto a las cuales podr asignar costos, as como determinar cul es el tipo de acumulacin: prorrateo, comienzo o fin.

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Captulo 3. Comprobar los costes.

Antes de comenzar este captulo, sabra contestar a las siguientes preguntas?

En qu vista podr conocer el coste total de las tareas? a) Vista Diagrama de Gantt. b) Vista Hoja de tareas. c) Vista Uso de tareas. En qu vista podr conocer el coste total de los recursos? a) Vista Hoja de recursos. b) Vista Uso de recursos. c) Vista Grfico de recursos. Los costes previstos son los costes estimados que se espera tendr una determinada tarea, recurso o asignacin. a) Verdadero. b) Falso.

Si sus respuestas a las preguntas han sido, en este orden b, a y b puede que no necesite estudiar este captulo, aunque pensamos que sera muy positivo, repasar cmo comprobar los costes asignados.

Si por el contrario, sus respuestas no han sido correctas, le aconsejamos que estudie atentamente este captulo.

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Una vez que se est trabajando con el proyecto puede comprobar los costes del mismo para ver si se ajustan a lo que en un principio planific. Microsoft Project le permite la posibilidad de comprobar dichos costes, en general del proyecto completo, y en particular de los recursos y tareas.

TEORA

Costes de las tareas o recursos.

Project le permitir de forma sencilla comprobar el coste total de las tareas. De esta forma podr asegurarse que dichos costes se ajustan a sus expectativas. Para ello siga los siguientes pasos: 1. Despliegue el men Ver. 2. Seleccione la opcin Ms vistas. 3. Seleccione la opcin Hoja de tareas. 4. Pulse la opcin Tabla: Costo del men Ver. Al mismo tiempo tambin podr comprobar el coste total de los recursos. Para conocer dicho coste: 1. Despliegue men Ver. el

2. Haga clic en Hoja de recursos. 3. Seleccione Tabla: Costo del men Ver. la

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Costes del proyecto completo. En un proyecto, tendr que tener en cuenta distintos tipos de costes: -Costes previstos: son los originales del proyecto segn se muestra en el plan previsto. El coste previsto es una instantnea del coste en el momento en que se guard el plan. Project le permite realizar un seguimiento de los costes previstos comparndolos con los costes reales. -Costes reales: son la informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente con los costes. -Costes restantes: Son los costes estimados que se espera tendr una determinada tarea, recurso o asignacin. Si quiere conocer los costes actuales, siga los siguientes pasos: 1. Despliegue el men Proyecto. 2. Seleccione la opcin Informacin del proyecto. 3. Pulse el botn Estadsticas y podr ver los tres costes en la columna Costo.

RESUMEN Para poder comprobar los costes totales, tanto de los recursos como de las tareas, desde las hojas de recursos y tareas, respectivamente, seleccionar la opcin Tabla: Costo del men Ver.

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Si por el contrario quiere comprobar los costes del proyecto completo, despliegue el men Proyecto y seleccione la opcin de Informacin del proyecto. En el cuadro que aparecer pulse el botn Estadsticas y podr ver los costes.

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