EN ORGANIZACIN DE EVENTOS CONFE EN LOS PROFESIONALES.

Si nos referimos al desarrollo de cualquier actividad empresarial es importante contar con un recurso humano idneo y especializado para trabajar en las distintas reas que tiene una empresa. Por: Mauricio Lilliegren mlilliegren@eventosecuador.com Mster en Organizacin Profesional de Congresos (Espaa) Director General EventosEcuador.com

Lo mismo debe pasar si nos referimos a la organizacin profesional de ferias, congresos y eventos en general. En muchos casos a la hora de organizar un evento las empresas e instituciones se preocupan mucho por el asunto costos, y en algunas ocasiones asignan o contratan de una manera inapropiada a un personal sin ninguna experiencia para planificar, organizar y coordinar el evento en cuestin. En principio, es verdad, que esta frmula puede resultar mucho ms econmica, pero tambin hay que analizar las posibles consecuencias que pueden resultar de una planificacin y organizacin totalmente empricas.

Frente a esta decisin puedo detallar algunos casos:

Los servicios y productos contratados no sean de ptima calidad. Manejo de proveedores inadecuado. Insuficiencia estratgica a la hora de comercializar el evento y como resultado poca convocatoria. Logstica del evento descordinada y como resultado atrasos en el cronograma de actividades. Personal de apoyo inadecuado y como resultado, los asistentes al evento no sean tratados profesionalmente. Sistemas de seguridad no efectiva o insuficiente. En el peor de los casos pudiera ocurrir una intoxicacin masiva, al tratarse de un psimo servicio de catering, que no cumpla con los requerimientos sanitarios mnimos, ni equipos adecuados que mantengan la cadena de fro.

Los resultados finales por el simple hecho de reducir extremadamente los costos desmejorando as la calidad de productos y servicios tienen un alto porcentaje de negativismo, y detallo algunos a continuacin:

Decepcin de los asistentes del evento. Vergenza, frustracin y desprestigio de la empresa o institucin organizadora del evento. Prensa negativa para el evento, la empresa y/o institucin organizadora. Prdida de credibilidad de los asistentes hacia los organizadores. Problemas de convocatoria en eventos futuros. Entre otros.

Todas estas consecuencias tratndose de un evento internacional se multiplican por 1000, pues el prestigio de la ciudad sede tambin esta en juego y esto nunca debemos olvidar.

En el caso de eventos internacionales se debe mantener estndares internacionales de organizacin, comercializacin y coordinacin del evento. Estar concientes que quienes nos visitan son profesionales extranjeros exigentes en cuanto a la calidad de servicios; adems como ciudad sede, si queremos ganar prestigio y confianza de las empresas e instituciones extranjeras para la captacin de grandes eventos, debemos ofrecer y actuar en base a estndares de calidad y servicio que se exigen a nivel internacional.