pagina 1 van 3

9/03/2006 - Nr. 9

Voortaan digitale bewaring van facturen mogelijk

Lode Agache, PKF accountants en belastingconsulenten CVBA

Sinds 9 januari 2006 kunnen ook aankoopfacturen op digitale wijze worden bewaard, zelfs indien ze in
papieren vorm werden ontvangen. Artikel 60, §3 W.Btw werd dienovereenkomstig aangepast (Wet van
27 december 2005 houdende diverse bepalingen, B.S. 30 december 2005, ed. 2, p. 57.359). Een van
de technieken waaraan de regering dacht, is de inscanning van facturen. Een machtiging van de btw-
administratie is daartoe niet vereist. Wel zullen de aldus gescande facturen - net als de papieren
factuur trouwens - moeten voldoen aan de eisen van leesbaarheid, authenticiteit en integriteit.
Aangezien deze begrippen niet concreet werden ingevuld, zal dit in principe slechts ter gelegenheid
van een fiscale controle kunnen blijken. De 'zorgvuldige' belastingplichtige dient een 'passende'
archiveringspolitiek uit te stippelen ...
1. Aankoopfacturen en digitale bewaring

De Facturatierichtlijn (Richtlijn 2001/115/EG van 20 december 2001) liet de lidstaten toe om de keuzevrijheid inzake de
bewaarwijze te beperken en te eisen dat de aankoopfactuur bewaard zou worden in het formaat waarin ze werd
ontvangen. Aldus werd in de vorige versie van artikel 60, §3, derde lid W.Btw bepaald dat de facturen bewaard moesten
worden in de oorspronkelijke vorm, i.e. afhankelijk van het geval in papieren vorm of elektronisch. Aankoopfacturen
konden bijgevolg tot voor kort slechts elektronisch bewaard worden voor zover het ging om conform uitgereikte
elektronische facturen en mits de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud
waarborgden, eveneens werden bewaard.

Voor verkoopfacturen daarentegen bestond reeds lang de mogelijkheid van digitale bewaring mits naleving van bepaalde
voorwaarden (op microfiche en microfilm in de Administratieve Aanschrijving nr. 17 van 14 november 1991 en op cd van
het type WORM in de Administratieve Beslissing nr. 82.752 van 27 maart 1997). Daartoe was wel een machtiging vereist.
Bovendien werden aankoopfacturen uitdrukkelijk uitgesloten van deze regeling.

Aangezien de papieren archivering van facturen een hoge kostprijs betekent voor ondernemingen en bovendien de
'papieren' factuur op geen enkele manier extra garanties biedt op het vlak van authenticiteit, integriteit of leesbaarheid,
wordt voortaan de digitale bewaring voor aankoopfacturen mogelijk. De Programmawet voegt een nieuw vierde lid in
artikel 60, §3 W.Btw in: "De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm
ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de
authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen".

Eén van de digitale technieken waaraan de regering in dat verband dacht, is de scanning van facturen. Na conversie in
een digitaal formaat zou de oorspronkelijke factuur niet meer bewaard moeten worden.

2. Welke documenten en vanaf wanneer?

In het gewijzigde artikel 60, §3 W.Btw is er in principe enkel sprake van aankoopfacturen. Logischerwijze mag men er
echter van uitgaan dat onder de nieuwe regeling eveneens verkoopfacturen bedoeld worden (temeer daar deze in het
verleden reeds onder bepaalde voorwaarden elektronisch bewaard konden worden). Aangezien ze betrekking hebben op
de facturen lijken ook 'creditnota's' en 'verbeterende stukken' in aanmerking te komen voor de nieuwe regeling.

Andere documenten en de boeken worden in principe (vooralsnog) niet bedoeld. Evenwel bestaat nog steeds de
mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden sommige van deze documenten te bewaren op een cd van het type
WORM (Adm. Besl. nr. ET 82.752 van 27 maart 1997) en bestaat er een bijzonder systeem voor kastickets (Adm. Besl.
nr. ET 103.018 en nr. ET 103.592 van 2 juni 2003).

Het gewijzigde artikel 60, §3 W.Btw is in werking getreden op 9 januari 2006. Dit is 10 dagen na publicatie in het Belgisch
Staatsblad van de Wet van 27 december 2005 (B.S. 30 december 2005, ed. 2, p. 57.359). Bijgevolg is de elektronische
bewaring van aankoopfacturen die op papier zijn ontvangen, enkel mogelijk voor facturen gedateerd vanaf 9 januari 2006.

3. Geen machtiging vereist

Een machtiging vanwege de Administratie voor de digitale bewaring van facturen lijkt op basis van een letterlijke lezing
van de wet niet (meer) vereist.

http://www.standaard-nieuwsbrief.be/01/artikel.cfm?artikelnr=1&the_start=1&type=1... 15/03/2006
 pagina 2 van 3

Dit kan eveneens worden afgeleid uit het feit dat de minister van Financiën voortaan niet meer de bevoegdheid heeft om
in een individuele afwijking te voorzien en een andere bewaarwijze te bepalen (schrapping in artikel 60, §4 W.Btw).

4. WEL vereiste van 'authenticiteit', 'integriteit' en 'leesbaarheid'

Geen extra waarborgen bij digitale bewaring facturen?

Zoals reeds aangehaald verleent een in 'papieren' vorm bewaarde factuur in principe geen extra garanties ten opzichte
van een in 'digitale' vorm bewaarde factuur op het vlak van: (1) leesbaarheid, (2) authenticiteit van herkomst (i.e. dat de
factuur inderdaad afkomstig is van de betreffende leverancier) en (3) integriteit van de inhoud (i.e. onveranderlijkheid van
de inhoud).

Wel moet de belastingplichtige bij een digitale bewaring er zorg voor dragen dat (i) de technologie die voor de conversie
van papier naar digitale vorm wordt gebruikt en/of (ii) de interne bedrijfsprocedures (bv. op het vlak van de scheiding van
verantwoordelijkheden) de leesbaarheid, authenticiteit en de integriteit van de digitaal bewaarde factuur waarborgen.
Hetzelfde geldt trouwens evenzeer indien een derde partij voor de conversie zou instaan (M.v.T., Parl. St. Kamer 2005-
2006, 2098/1, 33).

Onderzoek waarborgen via fiscale controle

In principe zouden middels een Koninklijk Besluit de criteria en middelen vastgesteld kunnen worden teneinde de
bovenstaande authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen te waarborgen.

Echter, volgens de Raad van State is dit niet nodig aangezien de Administratie op basis van artikel 61 W.Btw reeds over
voldoende mogelijkheden beschikt om in de praktijk (bij een controle) na te gaan of in geval van digitale bewaring, de
gebruikte technologieën of procesmatige middelen deze authenticiteit en integriteit kunnen waarborgen. Waarschijnlijk is
dat ook de reden waarom geen machtiging vereist is voor de digitale bewaring.

Mogelijkerwijze zou een Administratieve Aanschrijving de 'aanvaardbare' normen voor een digitale bewaring nader
kunnen bepalen.

Technologie en interne bedrijfsprocedures

Bij gebreke van bepalingen die aanduiden op welke wijze aan de vereisten van (1) leesbaarheid, (2) authenticiteit en (3)
integriteit wordt voldaan, zal de onderneming zelf een 'passende' archiveringspolitiek moeten uitstippelen. Ter zake
kunnen enkele 'aanduidingen' teruggevonden worden in de Memorie van Toelichting bij de nieuwe Wet en in de
Administratieve Beslissing inzake de bewaring op CD-WORM (naar analogie).

- De voor de conversie gebruikte technologie zal in eerste instantie moeten waarborgen dat de aldus ingescande facturen
een 'getrouwe' weergave zijn van de originelen. Aldus zal de betrouwbaarheid van het gebruikte systeem moeten kunnen
worden aangetoond. In dat opzicht mag de btw-administratie op basis van artikel 63, 2° W.Btw "door middel van de
gebruikte uitrusting en met bijstand van de belastingplichtige, de betrouwbaarheid nagaan van de geïnformatiseerde
inlichtingen, gegevens en bewerkingen, door onder meer de voorlegging ter inzage te vorderen van de stukken die in het
bijzonder zijn opgesteld om de op informatiedragers geplaatste gegevens om te zetten in een leesbare en verstaanbare
vorm". In dat verband dienen eveneens de 'gegevens met betrekking tot analyses, de programma's en de uitbating van
geïnformatiseerde systemen') te worden bewaard.

- De gebruikte technologie moet zowel het lezen van het beeld op een scherm als de reproductie op papier, in een
onmiddellijk verstaanbare vorm, mogelijk maken. De leesbaarheid van de gescande facturen moet gedurende de hele
bewaartermijn gegarandeerd worden. Daaruit volgt dat de gescande facturen en de gegevensdrager (alsmede de
'gegevens met betrekking tot analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen') bewaard
moeten worden gedurende de wettelijke termijn.

- De factuur is één element van bewijs om het bestaan van een transactie aan te tonen. Tegelijk maakt zij deel uit van een
groter geheel van stukken die het bestaan van de verrichte of ontvangen transactie bewijzen. Het bestaan van de
transactie dient bijgevolg te worden aangetoond door het geheel van deze documenten zoals onder meer: de bestelbon,
transportdocument, betalingsbewijs, ontvangst van goederen, ... Het zijn dan ook deze documenten samen die aantonen
dat de (papieren of gedigitaliseerde) factuur inderdaad authentiek en integer is (M.v.T., Parl. St. Kamer 2005-2006,
2098/1, 32). In dat opzicht dienen interne bedrijfsprocedures te worden opgezet die een controlespoor (audit trail) mogelijk
maken.

- Naar analogie met de Administratieve Beslissing nr. ET 82.752 van 27 maart 1997, kunnen voorts volgende procedurele
waarborgen worden vermeld: (1) periodieke (dagelijkse) scanning van de facturen, (2) elke onleesbare of gebrekkige
weergave moet 'onmiddellijk' worden vervangen (waarborg via interne bedrijfsprocedures), (3) opname van de facturen in
de volgorde van hun inschrijving in het aan- of verkoopjournaal (selectiemogelijkheden). Andere documenten (zoals
bestek, leveringsbon, etc.) worden overgenomen in chronologische of in numerieke volgorde, (4) jaarlijkse overbrenging

http://www.standaard-nieuwsbrief.be/01/artikel.cfm?artikelnr=1&the_start=1&type=1... 15/03/2006
 pagina 3 van 3

van de gescande facturen op een externe gegevensdrager, (5) titel en klasseringstabel met het oog op raadpleging van
de facturen, etc.

Moment van inscanning

Na de conversie in een digitaal formaat, dient de oorspronkelijke (papieren) factuur niet meer te worden bewaard. De
originele factuur mag dan vernietigd worden. De gedigitaliseerde factuur is dan nog het enige (geldige) document.

Interne bedrijfsprocedures inzake digitale bewaring van de facturen dienen bijgevolg eveneens rekening te houden met
het 'moment' van scanning (en vernietiging van de oorspronkelijke factuur).

Voor aankoopfacturen zal in dat verband onder meer het volgende van belang zijn:

- Aankoopfacturen moeten worden aangevuld met een inkomend factuurnummer. Bovendien dienen mogelijkerwijze
sommige aankoopfacturen, ontvangen van buitenlandse leveranciers of dienstverleners, 'aangevuld' te worden met
Belgische factuurvermeldingen.

- Voor zover er 'buitenlandse btw' op de factuur wordt aangerekend, deze btw mogelijkerwijze teruggevraagd kan worden
op basis van de Achtste EU-Richtlijn, in welk geval de meeste lidstaten de voorlegging eisen van de 'originele'
aankoopfacturen.

5. Wat met andere wetgevingen?

Wordt een 'uitsluitend' digitaal bewaarde factuur eveneens aanvaard vanuit andere wetgevingen?

Vanuit de Boekhoudwet lijkt zich alvast geen probleem te stellen aangezien 'verantwoordingsstukken in origineel of in
afschrift bewaard mogen worden' (art. 6, 4de lid Boekhoudwet van 17 juli 1975). Een gedigitaliseerde factuur kan ons
inziens beschouwd worden als een afschrift, voor zover uiteraard bepaalde waarborgen werden voorzien (bv.
onveranderlijkheid). Door het KB van 25 januari 2005 werd trouwens de mogelijkheid van een louter geïnformatiseerde
boekhouding ingevoerd. Deze dient aan dezelfde vereisten inzake 'volledigheid', 'tijdigheid', 'regelmatigheid' en
'onveranderlijkheid' te voldoen als de papieren boekhouding. Uiteraard moet ze bewaard worden en toegankelijk zijn voor
controledoeleinden.

Voor inkomstenbelastingen is er vooralsnog geen absolute zekerheid of een (uitsluitend) gedigitaliseerde factuur
aanvaard zal worden. Nochtans zou de mogelijkheid daartoe (onder dezelfde voorwaarden als voor btw) niet op
praktische of wettelijke bezwaren stuiten. Het zou bovendien logisch zijn gezien de (recente) ontwikkelingen op
boekhoudkundig vlak, het feit dat de Administratie inzake elektronische boekhoudingen over soortgelijke
controlemogelijkheden als inzake btw beschikt (art. 315, 315bis en art. 319 laatste lid WIB 92; Ci. RH. 81/470.318 van 7
mei 1998) en bovendien de Administratieve Beslissing nr. ET 82.752 van 27 maart 1997 inzake de bewaring op CD-
WORM (evenwel met uitsluiting van aankoopfacturen) eveneens toepasselijk is inzake inkomstenbelastingen. Evenwel is
het nog wachten op een definitief standpunt.

6. Ook meer mogelijkheden voor fiscus ...

In het kader van de nieuwe regeling mag niet uit het oog verloren worden dat ook de btw-administratie gebaat is met een
digitale bewaring van facturen. Immers, op die manier kan de belastingcontroleur toegang krijgen tot de gehele
elektronische documentenstroom en kan hij EDP-audit en dataminingtechnieken toepassen naar aanleiding van btw-
controles ...

http://www.standaard-nieuwsbrief.be/01/artikel.cfm?artikelnr=1&the_start=1&type=1... 15/03/2006