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Introducción al uso de programas

de gestión bibliográfica
Biblioscape 5.4
Biblioexpress 3.0

Francisco Jeanneret

Universitat Autònoma de Barcelona


Índice

Introducción ............................................................................................. 1
Ordenar y clasificar las referencias bibliográficas............................................................. 1
Introducir de forma consistente y ordenada las referencias en nuestros textos .............. 1
¿Qué es una base de datos relacional?............................................................................ 2
Nuestros primeros pasos ................................................................................................... 5
Crear una nueva base de datos ..................................................................................... 6

Módulos Generales ................................................................................. 7


Referencias ........................................................................................................................ 8
Aspectos Generales ....................................................................................................... 8
Trabajando con Referencias ........................................................................................ 17

Recursos de Biblioexpress 3.0 .............................................................41

Anexo: Campo de Datos .......................................................................43


Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Introducción
Las posibilidades de acceder a un gran número de información, y de diversa índole, es
cada vez más fácil, sobre todo con el uso de Internet. Sin embargo, y por lo mismo, la
información empieza a convertirse en un serio problema cuando hablamos de investigar,
puesto que, como ya sabemos, el exceso de información no necesariamente redunda en
mejores investigaciones.
El tratamiento que se haga de dicha información no deja de ser, por lo tanto, un elemento
relevante, requiriendo generar un sistema que nos permita trabajar de manera efectiva
dicha información.
Uno de los elementos a considerar en esta sistematización tiene relación con el registro y
clasificación de las numerosas referencias bibliográficas que utilizamos en el curso de la
creación de un texto, ya sea una investigación, una tesis, un artículo, un documento de
trabajo, etc., momento en el cual nos podemos encontrar, al menos, con dos tipos de
problemas:

Ordenar y clasificar las


referencias bibliográficas
En el proceso de creación de algún texto rastreamos y revisamos, a través de
diferentes bibliotecas, bases de datos especializadas, Internet, librerías, etc., una ingente
cantidad de referencias bibliográficas para nutrirlo. Junto a ello, de cada una de las
referencias que nos interesan generamos apuntes, resúmenes, notas, ideas en
desarrollo, etc.
Difícilmente seremos capaces de retener toda aquella información sin generar un
sistema, por más sui generis o caótico que sea, que nos permita ordenarla y hacerla
manipulable. Sistema que, ciertamente, cada uno tendrá y que, con sus bemoles,
funciona.
Sin embargo, en muchos casos, nuestra confianza en la mnemotecnia y en la
perseverancia de nuestra memoria, se ve abruptamente fracturada cuando nos
encontramos con papeles desperdigados con referencias que no se encuentran en el
ordenador, resúmenes sin los correspondientes datos de la referencia, diversidad de
directorios con respecto a las referencias, archivos de citas sin clasificar, etc., etc., etc.
En definitiva, un sistema que, aunque funcional en su medida, no necesariamente será
consistente, puesto que se irá modificando en la medida que se vaya utilizando,
cambiando los criterios de fichaje y de ordenación.

Introducir de forma consistente


y ordenada las referencias en
nuestros textos
Cuando nos llega la hora de producir un texto para una tesis, un documento de trabajo,
un artículo, etc. nos encontramos con la situación que ocupamos una gran cantidad de
tiempo en revisar nuestras citas y hacer la correspondiente bibliografía. Y que, además,
generalmente se realiza en el período final, lo cual lo hace más perturbador aún.

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Así, llegado el momento de darle el formato requerido a nuestro texto, lo cual se acentúa
si escribimos para una revista especializada puesto que, generalmente, existen formatos
específicos para cada una ellas, debemos realizar una exhaustiva revisión manual de los
aspectos formales de las referencias bibliográficas. Operación que se deberá repetir para
cada documento y rehacer para cada estilo que se requiera dependiendo de su
destinatario.
Por y para ello existen herramientas informáticas, es decir programas, que nos facilitan el
tratamiento de dicha información. Algunas de ellas son EndNote Database, ProCite
Database, Reference Manager Database y Biblioscape o en su versión gratuita
Biblioexpress.
En este manual, orientado a usuarios legos, veremos las potencialidades de estos dos
últimos programas, poniendo énfasis en los recursos y potencialidades de Biblioscape y
las posibilidades que su versión gratuita nos entrega.
Biblioscape es un programa de procesamiento o tratamiento de referencias
bibliográficas, que utiliza una base de datos relacional que nos permite el contacto
constante, de manera rápida y fácil, con nuestros recursos bibliográficos.

¿Qué es una base de datos


relacional?
Antes de introducirnos en las distintas aplicaciones del programa nos detendremos un
momento, sin dar mayores especificaciones, en qué sería una base de datos relacional,
para lo cual requeriremos saber, en primer lugar, qué es una base de datos (BD).

Para hacernos una idea de lo que es una base de datos, la imagen más comúnmente
utilizada es la metáfora de un "almacén", un almacén de datos. Pero un almacén en
donde se introducen datos de una forma ordenada.
La manera de ordenar dichos datos es a través de tablas que, a su vez, están subdividas
en diversas categorías denominadas campos. Cada vez que rellenamos los campos para
una referencia estamos hablando de un registro. Por ejemplo (ver Ilustración 1):
supongamos que tenemos que administrar una base de datos de una biblioteca, para lo
cual tenemos una tabla llamada “Préstamos de libros”, la cual se subdivide en campos
como podrían ser “nombre del usuario”, “dirección del usuario” “nombre del autor”, “título
del libro”, “año de edición”, etc. Cuando rellenamos todos esos campos tendremos
entonces un registro.

Ilustración 1. Estructura de una tabla

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Pero la real utilidad de las bases de datos no sólo se encuentra en la introducción de


forma ordenada de los datos, sino en las operaciones (búsquedas, clasificación, etc.) que
con ellos se pueden realizar, las cuales con frecuencia consisten en seleccionar, del
conjunto total de datos, aquellos que reúnan una serie de especificaciones dadas por un
usuario.
Para ello existen programas específicos que te permiten dichas operaciones y que se
encuentran integrados en el Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD o,
comúnmente en inglés DBMS, siglas de DataBase Management Systems). Así, a través
de este sistema, la base de datos puede buscar un registro deseado con sólo poner uno
de los datos que correspondan a la referencia buscada. De esta manera, mientras más
complejo sea dicho sistema, más funcionalidad y operatividad tendrá la base de datos.
Sin embargo, existen bases de datos que presentan ciertas restricciones dadas por la
cantidad de tablas con las cuales trabajan. Las denominadas bases de datos con
archivo sencillo (“flat file database”) o archivo secuencial sólo trabajan con una sola
tabla. Esto quiere decir que se almacenará en la misma tabla información de distinto tipo
y de forma dependiente. Siguiendo con la tabla del ejemplo de más arriba, la información
general del usuario ("nombre", "dirección", etc.) está almacenada en la misma tabla que
la información de la orden ("título del libro", "nombre del autor", etc.). Si los usuarios piden
más de un libro, la información general de estos deberá ser duplicada y re-ingresada por
cada pedido que hagan.
Así, con este tipo de base de datos se producen diversos problemas:
§ Inconsistencia de los datos. Duplicaciones o redundancias de registros con
datos diferentes. Así, si una persona cambia de dirección podemos no alterar el
registro anterior sino que lo damos de alta de nuevo con la nueva dirección. De
esta manera, tendremos a la misma persona con dos direcciones diferentes y sin
posibilidad de garantizar que todos los programas del SGBD tendrán en cuenta
que la dirección válida es la del segundo registro que aparece. Aquí se debería
cambiar la dirección en cada uno de los pedidos realizados.
§ Limitaciones en la visualización y manejo de los datos. Con este tipo de base
de datos se mostrarán todos los campos de datos, recuperando así información
que no se requiere necesariamente, debiendo trabajar con todos los datos al
mismo tiempo. Para bases de datos con numerosos campos esto es un defecto
importante a la hora del procesamiento de datos por el tiempo que lleva cada
operación.
Por lo anterior, y a modo general, las base de datos se esfuerzan por tender a la
independencia de los datos (con el fin de que las aplicaciones no se vean afectadas por
cambios en la estructura de los datos), a la integridad de los datos (los datos deben
cumplir ciertas restricciones que aseguren la correcta introducción, modificación y
borrado de los mismos) y a la seguridad de los datos (establecer diferentes niveles de
acceso a los datos para diferentes tipos de usuarios).
Un tipo de base de datos un poco más complejo tendría al menos dos tablas, una con los
datos más frecuentemente empleados de cada persona y la otra con el resto de la
información. Por supuesto, ambas tablas estarán relacionadas por un programa integrado
en el Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD). Un ejemplo de este tipo de base
de datos lo podemos observar en la Tabla 1:

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“USUARIOS” “PRÉSTAMOS”
“nombre del usuario” Juanito Pérez “título del libro pedido” Los hermanos
Karamazov
“dirección del usuario” Las lomas 27 4º4ª BCN “autor del libro” Dostoiewsky, F.
“código del usuario” 3894 “código del libro” 000334-DF
“fecha del pedido” 22-02-2003
“fecha de entrega” 03-03-2003
"código del usuario" 3894

Tabla 1

Esta base de datos se llama base de datos relacional, otorgando mayor potencialidad y
funcionalidad. Una base de datos relacional contiene múltiples tablas de datos que se
relacionan unas con otras.
Con esta base de datos cada uno de los usuarios tiene uno y solo un registro de
información general almacenada en la tabla “usuarios”. Cada uno de los registros está
identificado por un único código de cliente, el cual sirve como llave relacional. Cuando un
usuario pide una orden, ésta sólo debe contener el código del cliente como referencia,
puesto que toda la información general del cliente ya está almacenada en la tabla
“usuarios”.
Esta forma resuelve los problemas de duplicación y los cambios generados en la
información del cliente. Por ello, el administrador de la base de datos sólo requiere
cambiar en un único registro la información a modificar si alguien cambia su dirección.
Biblioscape trabaja con este tipo de base de datos, generando diferentes tablas para los
diferentes módulos con los cuales opera. En el siguiente esquema (ver Ilustración 2), y
sin entrar en más detalles, se encuentran las tablas que utiliza y las relaciones que se
establecen entre ellas.

Ilustración 2. Tablas y sus relaciones

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Antes de continuar es importante señalar que Biblioscape requiere que se actualicen las
tablas y sus relaciones entre ellas cada cierto tiempo para ayudar a la consistencia de los
datos y a la rapidez y eficacia de las operaciones. Para ello debes “reconstruir” la base de
datos siguiendo la ruta “File à Database à Rebuild Database...”, proceso que demorará
unos segundos.

Nuestros primeros pasos

Para trabajar con Biblioscape lo primero que tenemos que hacer es descargar el
programa desde Internet que se encuentra en un archivo ejecutable en el sitio Web
http://www.biblioscape.com/download.htm. Puedes bajar el archivo “bsp5.exe” para
Biblioscape que te da una licencia para utilizarlo gratuitamente durante un mes
(shareware) o el archivo “bxp3.exe” para Bibilioexpress que es la versión gratuita del
mismo programa, y que si bien hay que reconocer que tiene bastantes restricciones, es
también importante decir que a nivel de usuario no deja de ser una herramienta potente
para nuestros fines. Luego de dicha operación:
Activa el ejecutable para instalar el programa, siguiendo las instrucciones que se
presentan en el cuadro de diálogo.
Una vez instalado abrimos el programa y nos aparecerá una base de datos de ejemplo,
dado por el mismo programa.
Como podemos ver en la Ilustración 3, en su presentación inicial encontraremos al menos
cuatro elementos generales:
1. Las barras de herramientas con las distintas funciones que dispone el programa. Para
cambiar, quitar o añadir, las barras de herramientas deberíamos seguir la ruta del
menú “View à Toolbar à Customize...”1

2
4

Ilustración 3. Pantalla Biblioscape

1 Uno de los inconvenientes relativos que puede tener el programa es que sólo existe una versión
en inglés, aún cuando tiene un corrector ortográfico en diferentes idiomas (castellano inclusive).
Por este motivo pensamos que, en pos de la utilidad de este manual, es mejor mantener en el
idioma original todo lo referente a comandos y rutas de acceso a funciones.

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2. Un cuadro con las carpetas generadas a modo de un administrador de archivos para


ordenar las referencias, como veremos más adelante.
3. Un cuadro donde aparecen los registros que se han introducido en esta base de
datos.
4. Un cuadro de previsualización de la referencia con el estilo de salida con el cual
aparecerían las referencias tanto en las citas (en la primera línea) como en una lista
bibliográfica.

Crear una nueva base de datos

Para poder crear nuestra propia base de datos habrá que encontrar la función “New
Database” que se encuentra siguiendo la ruta del Menú: “File à Database à New
Database”.
Al activar dicha función se nos pedirá un directorio para que Biblioscape pueda crear
automáticamente una nueva carpeta usando el nombre que se le ha dado, generando en
ella todos los nuevos archivos necesarios para la base de datos. Por ejemplo, la base de
datos de Biblioscape “sample” tiene un subdirectorio con su nombre.
Cada vez que generes una base de datos se cerrará Biblioscape y al reinicializarlo la
nueva base de datos será abierta automáticamente.
No olvides, de vez en cuando y de cuando en vez, resguardar los archivos de la base de
datos generando una copia de seguridad para evitar pérdidas de datos, sobre todo,
cuando trabajes con un gran número de registros.
La mejor forma de generar una copia de seguridad de una base de datos es comprimir
todos los archivos que tiene el directorio de la base de datos, lo cual lo puedes realizar
fácilmente con el compresor WinZip.
Si no se desea comprimir la base de datos durante la copia de seguridad, puedes copiar
los archivos de la base de datos a otro directorio o a un disco extraíble.

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Módulos Generales
Para hacernos una idea panorámica de Biblioscape podemos señalar que el programa
trabaja a través de 7 grandes módulos que se encuentran interrelacionados entre sí.
1. Referencias: Este módulo no sólo nos permite introducir de forma fácil y
ordenada toda la información que poseamos con respecto a una referencia
bibliográfica, sino también todas las funciones de clasificación y búsqueda de
datos específicos.
2. Biblioword: Este módulo nos permite, sin dejar el programa Biblioscape, trabajar
un archivo de texto para facilitar la introducción de citas, otorgándole el formato
que se desee. Esto se debe a la integración entre Biblioscape y los procesadores
de textos más conocidos: Word Perfect y Word.
3. Internet: Este módulo no sólo nos permite trabajar con Internet o Intranet para
obtener referencias bibliográficas situadas en bases de datos o de introducir
referencias bibliográficas electrónicas, sino que también nos permite trabajar en
internet, pudiendo tener una base de datos online que puede ser trabajada desde
distintos lugares y con distintas personas.
4. Notas: Este módulo nos permite llevar de forma ordenada nuestras notas y
apuntes que no estén necesariamente relacionados con alguna referencia
específica, pero que se relacione con la investigación o las ideas que se desean
desarrollar.
5. Tareas: Este módulo nos permite organizar nuestra programación de tareas con
respecto a las diferentes referencias bibliográficas.
6. Gráficos y Mapas (Chart): Este módulo nos permite realizar gráficos o mapas
que ayuden a la visualización de las ideas desarrolladas o en términos de la
presentación de los resultados obtenidos en nuestra investigación.
7. Catálogo: Este módulo se especializa en la administración y manejo de las tareas
propias de bibliotecas y librerías en términos de préstamos, proveedores, clientes,
etc.
Para visualizar y movernos de uno a otro módulo deberemos ir al menú y seleccionar
"Go" y luego marcar el módulo que deseemos utilizar, como se indica en la Ilustración 4.

Ilustración 4. Menú Go: Ir a módulos

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Referencias

Cada uno de estos módulos realiza tareas específicas que se pueden seleccionar ya
sea a través de las barras de herramientas o a través del menú "Tools". En este
manual nos abocaremos a revisar de forma relativamente detallada el módulo de
Referencias, dejando para otra oportunidad los demás módulos.

Aspectos Generales

Una referencia bibliográfica es toda la información necesaria para identificar una fuente
específica, ya sea de tipo escrito o audiovisual.
El módulo de Referencias, como ya se dijo, nos permite introducir de forma fácil y
ordenada toda la información que poseamos con respecto a una referencia bibliográfica
en particular, incluyendo las posibles vinculaciones con otras referencias. Así también
nos permite el tratamiento de los datos de dicha referencia, posibilitando operaciones de
clasificación y búsqueda a partir de condiciones definidas por el usuario.
Biblioscape ordena la información que se tenga de una referencia estableciendo un cruce
de dos elementos básicos que están presentes en la mayoría de las funciones que realiza
el programa: los tipos de referencia y los campos de datos.

1. Tipos de referencias
Por “tipos de referencias” entenderemos la clasificación general que el programa trae
consigo con respecto a las fuentes bibliográficas, las cuales se requieren de información
distinta para ser citados o referenciados.
Por ejemplo, un artículo de una revista especializada requerirá no sólo el nombre del
autor y el título del artículo, como un libro, sino que además, requerirá las páginas de
inicio y de término, el nombre, el número y el volumen de la revista, etc.
Biblioscape trae consigo 27 tipos de referencias distintas 2, incorporando incluso un tipo
de referencia genérico, que contiene todos los campos, para introducir algún registro que
no cumpla con ninguno de los que nos aporta el programa3: A continuación, en la Tabla 2,
encontraréis una breve descripción de los diferentes tipos de referencias disponibles en
Biblioscape:

Generic: (Genérico) Cualquier tipo de referencia que no se ajuste a los tipos


existentes en Biblioscape, y que no se justifique para crear un nuevo tipo de
referencia. Las etiquetas de los campos para este tipo de referencia no
pueden ser adaptadas.
Artwork: (Trabajo de Arte) Cualquier trabajo hecho por un artista puede ser clasificado
como Artwork. Puede ser pintura, escultura, artesanía, etc. Este es un tipo de
referencia definido de forma aproximada.

2
Una vez más, mantendremos el inglés para los nombres de los tipos de referencias, puesto que
así aparecerán en el programa y serán más fáciles de reconocer en un primer momento. Sin
embargo, puede ser útil saber que, excepto el Generic, todos los demás nombres pueden ser
cambiados por el usuario.
3
En cursiva se encuentran resaltados los tipos de referencias que suponemos serán de mayor uso
en labores de investigación.

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

referencia definido de forma aproximada.


Audiovisual (Material Audiovisual) Sirve para introducir referencias de cassettes, CD-
Material: Roms, grabaciones, diapositivas, negativos, impresiones, etc.
Bill: (Proyecto de Ley) Un borrador de una propuesta de ley presentada para ser
aprobada para un cuerpo legislativo o la ley promulgada de dicho borrador.
Book: (Libro) Referencias de libro, pero también incluye: monografías, panfletos,
etc.
Book Edited: (Libro Editado) Cualquier libro con un editor, usualmente en una serie.
Book Section: (Sección del libro) Cualquier sección de un libro. También llamado Book
Chapter.
Case: (Caso) Cualquier caso legal.
Computer (Programa de computación) Cualquier programa de computación, incluyendo
Program: versiones gratuitas o versiones restringidas por un período.
Conference (Actas de Conferencias) Actas publicadas luego de una conferencia.
Proceedings:
Document: (Documento) Usualmente un documento de computador con formato de texto
se encuentra archivado en el campo “Document”. Podría ser un artículo
basado en un documento.
Electronic (Fuente Electrónica) Es un tipo muy general para cualquier dato relacionado
Source: con información electrónica. Podría ser un archivo, un sitio Web, un sitio
FTP, una dirección electrónica, etc.
Film or (Película o emisión televisiva o radial) Una película, un show de televisión, o
Broadcast: un programa de radio, etc.
Hearing: (Vista Judicial) Una investigación pública dirigida por una rama legislativa.
Journal Article: (Artículo de una Revista Especializada) Cualquier artículo de investigación,
informe o comunicación publicada por una revista científica especializada.
Magazine (Revista de Divulgación) Artículos publicados en una revista de divulgación.
Article:
Manuscript: (Manuscrito) Cualquier trabajo en proceso de publicación. Podría ser un libro,
un artículo, una revista, etc.
Map: (Mapa) Cualquier tipo de mapa.
Music Score: (Partitura Musical) Composición de música publicada o no.
Newspaper (Periódico) Artículos, editoriales o cualquier otra sección más publicada en
Article: un periódico.
Note: (Nota) Una nota de una investigación, una idea, o cualquier texto de forma
libre que puede ser referenciado más tarde.
Patent: (Patente) El formato de las patentes puede ser diferente de un país a otro. El
texto que esté en duda puede ser introducido en el campo de misceláneos.
Personal (Comunicación Personal) Comunicación personal entre investigadores que
Communication pueden ser usadas como referencias.
Report: (Informe) Informes distribuidos por una organización, compañía, gobierno,
etc.
Serial: (Publicación periódica) Cualquier publicación periódica, tal como una revista
especializada, una revista de divulgación, un periódico, etc. Este tipo de
referencia es añadido principalmente para catalogar el módulo de Catálogo.
Statute: (Estatuto) Una ley o regla establecida.
Thesis: (Tesis) Disertación de un estudiante de licenciatura, master o doctorado.

Tabla 2. Tipos de referencias


Cada uno de estos tipos, exceptuando el Genérico, puede ser editado y adaptado a las
propias necesidades de cada usuario. Pero si así y todo, se requiriera crear un nuevo tipo
de referencia, Biblioscape, aún cuando con algunas precauciones, permite generarlo.

2. Campos de datos
Para cualquier base de datos, los campos de datos, como se dijo anteriormente, son
todas las categorías en las cuales se puede dividir una tabla determinada para introducir
datos específicos de lo que se quiere almacenar.

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La principal tabla del módulo de referencias ("bib") se encuentra dividida en más de 60


campos, de los cuales la mayoría son posibles de manipular, es decir, de introducir datos.
El resto serán datos puestos por el mismo programa y que sirven para su funcionamiento
interno.
La siguiente tabla (Tabla 3) es una lista de todos los campos de datos, consignando el
nombre propio del campo, su nombre genérico (ambos imposibles de modificar) y la
traducción del nombre genérico al castellano. En los anexos, por si fuese necesaria
mayor información, hay una breve descripción de cada uno de ellos (Anexo I).

Nombre del Nombre del


Genérico En español Genérico En español
Campo de Datos Campo de Datos
1 Type of Tipo de
Type_of_reference 31 Ref_Doc Document Documento
reference referencia
2 Authors Authors Autor(es) 32 Availability Availability Disponibilidad

3 Title Title Título 33 Location Location Localización

4 Short Título
Title_Short 34 Reprint Reprint Reimpresión
Title abreviado
5 Year_Pub Year Año 35 Label Label Etiqueta

6 Fecha Call Número de


Date_Pub Date 36 Call_Number
con forma Number identificación
7 Date Fecha libre Accession Número de
Date_Freeform 37 Accession_Number
Freeform de forma Number Acceso
8 Secondary
Sec_Authors Editor 38 File_As File As Archivar como
Authors
9 Secondary Título
Sec_Title 39 Description Description Descripción
Title Secundario
10 Miscellaneou
Volume Volume Volumen 40 Ref_Misc Misceláneos
s
11 Extent Extensión
Extent_Work 41 Priority Priority Prioridad
of Work del trabajo
12 Número
Number Number 42 Address Address Dirección
(Facsímil)
13 Section Section Sección 43 Language Language Idioma

14 Start Página de
Page_Start 44 Country Country País
Page Inicio
15 End Página de
Page_End 45 Url URL URL
Page Término
16 Notes Notes Notas 46 Attachment Attachment Adjuntar

17 Palabras
Keywords Keywords 47 Custom_1 Custom 1 Comodín 1
claves
18 Work Trabajo
Work_Reviewed 48 Custom_2 Custom 2 Comodín 2
Reviewed Reseñado
19 Subject Subject Materias 49 Custom_3 Custom 3 Comodín 3

20 Categorie
Categories Categorías 50 Custom_4 Custom 4 Comodín 4
s
21 Publisher Publisher Editorial 51 Custom_5 Custom 5 Comodín 5

22 Place Lugar de
Place_Pub 52 Custom_6 Custom 6 Comodín 6
Published Edición
23 Isbn_Issn ISBN ISBN / ISSN 53 Ref_User Created By Creado por

24 Date Fecha de
Edition Edition Edición 54 Date_Input
Created creación
25 Type Tipo de
Type_Work 55 Modified_By Modified By Modificado por
of Work Trabajo
26 Tertiary Editor de Date Fecha de
Tert_Authors 56 Date_Modified
Authors una serie Modified Modificación

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Nombre del Nombre del


Genérico En español Genérico En español
Campo de Datos Campo de Datos
27 Tertiary Título de Reference Marcas de
Tert_Title 57 Ref_Mark
Title una serie Mark Referencia
Quaternar
28 Reference Leer
Quat_Authors y Traductor 58 Ref_Read
Read Referencia
Authors
Quaternar
29 Otro Web Web
Quat_Title y 59 Web_Post_Hide
título Post Hide Post Hide
Title
30 Abstract Abstract Abstract 60 Ref_ID Reference ID Referencia ID

Tabla 3. Campos de refrencias

Pero, como se dijo, no todos los campos de datos se requieren para todos los tipos de
referencias que el programa contiene. Por ello, dependiendo del tipo de referencia que se
elija algunos campos pueden tomar diferentes funciones.
En la siguiente tabla (Tabla 4) aparecen estas diferencias comparativas con respecto a
algunos de los tipos de referencias nombrados más arriba, escogidos por la utilidad que
pueden prestar a la hora de ingresar los datos.
Nombre Book Book Electronic Journal
Campos Genérico Book Thesis
Edited Section Source Article
de Datos
editor o
Authors autor autor(es) autor(es) autor(es) autor(es) autor(es)
compilador
autores editores de Editores de
Sec_Authors editor(es)
secundarios la serie la serie
Nombre
título Título de Título de Título del Año de Departa-
Sec_Title revista
secundario la serie la serie libro acceso mento.
o journal4
extensión Número Número Número
Extent_Work
del trabajo volúmenes volúmenes volúmenes
número o fecha de Fascículo
Number
fascículo acceso (issue)
página Página de Página de Página de
Page_Start
de inicio inicio inicio inicio
página de Número de Número de Página de Página de Página de
Page_End
término páginas páginas término término término
Publisher editorial Editorial Editorial Editorial Editor Universidad
tipo de Tipo de Tipo de
Type_Work
trabajo medio tesis
autores Editores de
Tert_Authors
terciarios la serie
títulos Títulos de Título
Tert_Title
terciarios la serie Alternativo
autores
Quat_Authors Traductor Traductor
cuaternarios
título Publicación Publicación Publicación Publicación
Quat_Title Historia
cuaternario original original original original

Tabla 4. Edición de campos de referencias


Es de importancia tener claridad a la hora de ingresar los datos en qué campo se deben
introducir, no sólo por el hecho de que se pueden producir inconsistencias en la base de

4
Debe prestarse especial atención a este campo, puesto que al ser recurrente el ingreso de datos
de revistas especializadas, para los diseñadores de este programa el nombre de este campo será
indistintamente llamado “Sec_Title” o “Journal”.

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datos (datos de una misma naturaleza situados en campos distintos) que pueden generar
problemas a la hora de buscar y clasificar bajo ciertos parámetros, sino que esto
condicionará también el formato que adopten los datos en cuanto a su visualización y
presentación.

3. Ingresar una referencia


Sin duda, difícilmente podremos retener toda la información que se ha descrito hasta
ahora. Por ello, la práctica será indispensable para automatizar dicha información y poder
trabajar cada vez más cómodamente con el programa. Por ello empezaremos
aprendiendo cómo se ingresan los datos utilizando lo hasta aquí revisado.
Si bien Biblioscape es una herramienta potente, la tarea más laboriosa, pero esencial e
inevitable para su funcionamiento hasta cierto punto, como veremos más adelante con la
función de importación de datos, es el ingreso de datos.
Para iniciar el proceso de ingreso de una nueva referencia tenemos al menos dos
posibilidades. La primera es buscar en la barra de menú la función “References” y dentro
de ella dirigirnos a “New Reference”. La segunda es buscar en la barra de herramientas
el símbolo “¡Error! Imposible crear objetos modificando códigos de campo. New
Reference”. Una vez seleccionada esta opción aparecerá una ventana con los campos a
rellenar.

Ilustración 5. Nueva referencias

Anteriormente vimos, a modo de recordatorio, que algunos campos pueden admitir


distintos tipos de datos dependiendo del tipo de referencia que se quiera ingresar. Por lo
tanto, y como podemos observar en la Ilustración 5, lo primero que debemos definir para
ingresar los datos es el tipo de referencia, lo cual se puede realizar apretando la flecha
que está en el extremo derecho del campo “type of reference”.

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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Para ingresar la información restante puedes dirigirte a los otros campos presionando ya
sea la tecla del tabulador (la tecla “tab”, por lo general arriba de las mayúsculas) o ya sea
con la flecha o, simplemente, con el ratón.
Es importante señalar aquí que en algunos de ellos, como en el caso de "autor”,
“editorial”, “editor”, “journal”, “keyword”, etc., existe la posibilidad de una búsqueda de
rastreo a través de la función “lookup”, la cual facilita la consistencia de los datos, es
decir, permite asegurar que se utilice una única forma de ingresar un mismo dato varias
veces.
Así, esta búsqueda de rastreo nos permite visualizar los datos que ya se encuentran
incorporados en nuestra base de datos para el campo en que se abrió la aplicación de
“lookup” y seleccionar el dato que requerimos insertar.

Para activar dicha función sólo debes presionar el botón que aparecerá
automáticamente a la derecha del campo seleccionado.
Esta función se realiza gracias al proceso de indexación que realiza Biblioscape de cada
una de las palabras que introducimos. Por lo cual, se requiere actualizar el index de
rastreo (Lookup Index) cada cierto tiempo para que no aparezcan datos ya borrados o ya
corregidos. Para ello debes seguir la ruta “File à Database à Update Lookup Index”.
Una vez terminado de ingresar todos los datos para tu referencia, en la barra de
herramientas presiona “Save Reference” para archivar la información ingresada. Si no
deseas archivar puedes presionar “Cancel” para omitir los cambios. Una vez guardados
los datos, Biblioscape volverá a la lista de referencias. Si tu deseas seguir ingresando
referencias y no volver a la lista de referencias has clic en “New Reference” y el registro
actual será automáticamente archivado.
Sin embargo, el ingreso de datos en los distintos campos requiere que se ponga atención
no sólo en la función del campo, sino que, además, en cómo se ingresan los distintos
datos para que Biblioscape pueda, de forma homogénea para todos los registros, darles
formato correctamente.
En lo que sigue revisaremos las funciones que pueden tener algunos campos específicos
que nos pueden ser útiles a la hora de trabajar con Biblioscape y las reglas de ingreso de
datos necesarias para cada uno de ellos.
Autor(es)

Existen cuatro campos de autores (“Authors”, “Sec_authors”, “Tert_authors”, and


“Quat_authors”), los cuales siguen una serie de reglas comunes y que pueden tener
distintas funciones dependiendo del tipo de referencia que se utilice. En la Tabla 5, se os
presentan algunas recomendaciones de cara al trabajo con autores:
Regla Ejemplo
¿Orden correcto? Se pueden introducir los nombres guardando la siguiente “Moreno, Francisco
forma: “Apellido, Nombre 2ºNombre” o “Nombre 2ºNombre Xavier”
Apellido”. “Francisco Xavier
Lo anterior se debe a que Biblioscape, como principio Moreno”
general, interpreta si no hay una coma (“,”) la última palabra
como el apellido (“Moreno”), y la primera palabra completa
como el nombre (Francisco), y el resto como el 2 º nombre
(Xavier).
Se recomienda si utilizar una y sólo una de estas formas para
todos los registros, puesto que Biblioscape utilizará la primera
letra para el ordenamiento alfabético de los datos, con lo cual
operaciones de búsqueda por autor perderían eficacia.

13
Francisco Jeanneret

Regla Ejemplo
¿Nombres con Los nombres pueden ser también iniciales, asegurándote que “Moreno, F. X.”
iniciales? haya un espacio entre cada inicial para que no sea tomado
como un solo nombre. (Fíjate que sigue el mismo principio
anterior)
¿Cómo Separar Si hay más de un autor se deben separar por un signo de “Moreno, Francisco
autores? punto y coma (“;”) Xavier; Porta, Jordi;
Rovira, Francisco
Xavier”
¿Qué hacer si falta Si no sabes todos los autores debes poner “; et al.,” o “; y “Moreno, Francisco
algún autor? otros,” al final de la lista. Xavier; Porta, Jordi; y
otros,”
¿Demasiados Un campo de “Autores” y “Editores” de Biblioscape puede
autores? solamente introducir a lo más 255 caracteres (entre 15 a 2 0
autores con un nombre y el apellido aproximadamente). Si
esto no es suficiente para una referencia particular, puedes
poner el resto de los nombres de los autores en otro campo,
por ejemplo, en el campo de “Notas”.
Al dar formato a la referencia, cuando son demasiados
autores, Biblioscape añadirá automáticamente, según el estilo
seleccionado, “et al.”.

¿Sin autor? Si una referencia no tiene autor, deja el campo del Autor en Los estilos, por lo
blanco. El estilo que uses para dar formato a la bibliografía general, pondrán en el
determina cómo serán tratadas las referencias anónimas. lugar del autor la
palabra “Anonymus”.
¿Autor Cuando entres un autor institucional o autores con un apellido “Universidad Autónoma
institucional? O ¿Un de más de una palabra, pon una coma (“,”) al final de él para de Barcelona,”
nombre con más de que Biblioscape reconozca las palabras como un sólo “Duchastel De
una palabra? nombre. (Fíjate que sigue el mismo principio señalado Montrouge, Laurent”
anteriormente)
¿Un autor con Para autores con títulos, tales como “Jr.” o “II”, etc., necesitas “Smith, John, Jr.”
títulos nobiliarios? entrar el nombre del Autor de la siguiente forma: “Apellido, “
Nombre 2º nombre, Título”

Gates, W., III”

Tabla 5. Introducción del campo “Autores”

Títulos

Existen también cuatro campos (“Title”, “Sec_title”, “Tert_title”, y “Quat_title”) que sirven
para ingresar títulos, los cuales, como ya vimos en un cuadro en el apartado referido a los
campos, tendrán diferentes funciones dependiendo del tipo de referencia que se utilice.
Para ingresar los títulos se deben respetar ciertas reglas para que Biblioscape pueda
darles de forma homogénea un formato correcto.
A modo general, en este caso se recomienda que se decida en el momento de ingresar
los títulos si se desea que vayan en mayúsculas o minúsculas, puesto que si bien los
estilos pueden realizarlo de forma automática, existen diversas excepciones para este
tipo de cambio, lo cual puede generar errores en el formato final de la referencia.

14
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

En general, se deben entrar los títulos sin un punto o cualquier otra puntuación al final,
puesto que éste se añadirá automáticamente si fuese necesario según el estilo de salida
que se elija.
Sin embargo, para algunos casos es necesario que ya sea el título del artículo o el
nombre del Journal vayan abreviados. Es para estos casos que Biblioscape requiere de
un punto al final del dato ingresado para reconocer que es una abreviatura. Por ejemplo,
el estilo MLA requiere que un título abreviado sea añadido en la cita en el texto para
identificar trabajos de un mismo autor. Una cita en el texto regular en MLA requiere
solamente el nombre del autor y la página citada, como “(Smith 278)”. Pero si hay
múltiples trabajos para este autor, MLA requiere que el título o una abreviatura de él sea
añadida a la cita. Si el título regular es grande, como “Exploring All Possibilities in Your
Life - The Yates Isaccson Story” tu deberías entrar una forma abreviada del título que
comienza con la primera palabra. Por ejemplo: (Smith, Exploring 278).
Así también en el caso del nombre de una revista especializada (Journal), que utiliza el
campo “Sec_title”, podrás introducir la forma abreviada con un punto. Algunos estilos de
salida utilizan para identificar las referencias sólo una abreviación o una sigla del Journal.
Si la forma abreviada o completa del nombre del Journal no es encontrada en la tabla de
nombres de los Journals, se utilizará por defecto el nombre ingresado del Journal en
dicha referencia.
Para ver los listados de Journal que se han ingresado de forma abreviada o con el
nombre completo, Biblioscape incorpora un Editor de los nombres de los Journals.

Fechas y Año

Existen dos tipos de campos para ingresar fechas. Por una parte, tenemos un campo de
datos de fechas con formato pre-establecido (“Date_Pub”) que requiere que se ingresen
los tres valores (día, mes y año) con caracteres numéricos, puesto que no acepta
caracteres alfabéticos. Si estos tres valores no están, el programa no permitirá pasar a
otro campo sin corregir o borrar los datos ingresados.
Sin embargo, no siempre las referencias tienen una fecha con las características
anteriores, puesto que sólo requieren, como en el caso de los Journals, una fecha
incompleta (“May 1994”) o tienen caracteres alfabéticos (“Otoño, 2000”). Para ello,
Biblioscape contiene un segundo tipo de campo de fechas con formato libre
(“Date_freeform”) que nos sirve para estos casos.
En cuanto al año, debes ingresar los cuatro dígitos y tampoco acepta caracteres
alfabéticos. Si aún no está publicada la referencia puedes poner “en prensa” o “en
preparación” en otros campos como “Volumen” o “Edición”, los cuales pueden tener
caracteres alfanuméricos.
Palabras Claves y Materias

Dos campos útiles a la hora de organizar la información son Palabras Claves


(“Keywords”) y Materias (“Subject”), puesto que nos permitirán realizar distintos tipos de
búsquedas y clasificaciones de nuestras referencias bibliográficas como veremos más
adelante.
En estos campos habría que hacer sólo dos advertencias:
1. El separador entre palabras claves es un punto y coma (;), si no se realiza de esta
forma el programa interpreta a las dos palabras como una sola palabra clave. Por
ejemplo: “Cárcel; Tiempo”.

15
Francisco Jeanneret

2. Las palabras utilizadas aquí tienen que tener el mismo formato y sin poner ningún
tipo de puntuación para que el programa las reconozca como una mima palabra
(por ejemplo: “Cárcel” no es lo mismo que “cárcel” o “cárcel.”. Para resolver dicho
problema de consistencia, Biblioscape te va sugiriendo, mientras escribes, las
palabras claves que existen en la base de datos que contienen la misma raíz o, si
la necesitas, te permite utilizar la búsqueda de rastreo (“Lookup”) que vimos
anteriormente.
Abstract, Notas y Documentos
Estos campos permiten introducir una cantidad de texto (256 MB por registro5) que
permite registrar en ellos comentarios, pensamientos personales, etc. (“Notes”); una
breve descripción o resumen del contenido de la referencia (“Abstract”); o texto con
formato, gráficos y objetos OLE por lo que puedes añadir textos completos de un
documento, con gráficos, plantillas Excel, dibujos, etc. (“Document”). Más adelante
especificaremos la forma de ingresar y trabajar con Abstracts y Documentos.
Si bien el campo de documentos guarda los datos en formato de texto enriquecido (RTF),
si los gráficos y objetos OLE superan una resolución de 256 colores, el código RTF
podría llegar a ser significativo como para que los procesos de búsqueda del programa se
lentifiquen. Se recomienda en estos casos utilizar otro procesador de textos como el
Word para generar los documentos y luego vincularlos o adjuntarlos a la referencia a
través del campo “Attachment”, en vez de archivarlos en el campo “Document”.
Attachment o Adjuntar archivos

Este campo permite adjuntar archivos a las referencias, lo cual se puede realizar
presionando el símbolo que aparecerá, una vez seleccionado este campo, en el
extremo derecho, permitiéndote explorar a través de una ventana de búsqueda
convencional para acceder al archivo requerido.
Si este campo está activo, es decir, si existe algún documento adjunto, el icono (DIBUJO
DEL CLIP) será mostrado en el encabezado del panel de vista preliminar, el cual te
permitirá acceder al archivo adjunto directamente siempre y cuando tengas el programa
requerido para ello.
Comodines (1-6)

Estos campos nos permiten ingresar un tipo de dato específico que no pueda asociarse a
ningún otro campo que contenga por defecto el programa. El nombre de este campo
como de los otros campos en los distintos tipos de referencia (exceptuando el genérico)
pueden ser editados, pudiendo otorgarle un nombre que te permita reconocer para otras
ocasiones el tipo de dato asociado a este campo particular.
Páginas

En algunos casos, como en las revistas especializadas, la página de inicio y la de término


se encuentran en diferentes campos. Sin embargo, en algunos estilos o tipos de
referencia se requerirá la página inicial o el rango de las páginas. Para ello se utilizará
sólo el campo de datos “End_Page”.
A modo de advertencia, no se debe introducir ningún tipo de puntuación con números
iguales o superiores a mil.
Campos automáticos

5
Los otros dos campos que pueden tener 256 MB de datos son Palabras claves y Misceláneos.

16
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Existen campos de datos, tales como “Ref_ID”; “Save As”; “Date_Created”; “Ref_User”;
“Date_Input”; “Date_Modified”, que sirven para identificar cada registro de forma unívoca
y que el programa controla automáticamente. En tales casos, el usuario no puede
manipular (por ejemplo “Ref_ID”) o tiene un acceso restringido (por ejemplo: “Save As”) a
los datos.
Todos estos campos te pueden ser de utilidad a la hora de buscar, clasificar, o agrupar
registros. Por ejemplo: En un trabajo en donde diferentes usuarios han ingresado datos,
se puede necesitar en algún momento saber cuándo cada uno de los usuarios ha
trabajado y cuáles referencias ha ingresado. Para ello se puede utilizar los campos de
Fecha de ingreso (“Date_Input“) y de Creado por (“Ref_User”) respectivamente.
A dos de estos campos debemos darle una atención especial, puesto que serán los que
nos permitirán otorgarle de forma relativamente automática un formato específico a los
textos en los cuales estemos trabajando.
Ambos campos son los que identificarán de forma unívoca a nuestras referencias para
que Biblioscape pueda trabajar con ellas sin equivocaciones. Mientras que el campo de
datos “Ref_ID”, o genéricamente “Reference ID”, le otorga un marcador numérico a cada
referencia, “Save_as”, o en castellano “Archivar como”, se forma a partir de los valores
propios de cada registro (autor, título, etc.). Por ejemplo:

• Citación con Referente ID: [Sood, A. 1990 #7]


• Citación Natural: [#Sood, A. 1989 Boron-containin]

Trabajando con Referencias

Una vez que ya hemos ingresado nuestros registros, que sin duda es la parte más
engorrosa del proceso, pero, como todas las cosas desagradables, necesaria, podemos
utilizar las diferentes aplicaciones que nos entrega Biblioscape para modificar, clasificar y
buscar referencias específicas y, también, darle formato a las citas y a la bibliografía de
un texto en el que estemos trabajando.

1. Editar una referencia


Para editar una referencia, es decir, para introducir modificaciones en el registro que
hemos realizado, una forma relativamente cómoda, dependiendo de las modificaciones
que haya que hacer, es utilizar el panel de previsualización.
Si seleccionas el modo de visualización de la referencia “en vivo” siguiendo la ruta “View
à Preview à Pane à Live Preview”, podrás ver todos los campos de la referencia,
pudiendo editar el registro de la referencia seleccionada, lo cual no se puede realizar a
través del modo de previsualización formateada (“Formatted Preview”). Cuando te
muevas a otra referencia en la lista, los cambios que has realizado serán archivados en la
base de datos de forma automática.
Otra forma de realizar las modificaciones es seleccionar una referencia y hacer doble clic
en ella o apretar “Enter” para ingresar al Editor de Referencias.
El Editor de Referencias (ver Ilustración 6) contiene 6 submódulos, que a continuación
revisaremos uno a uno (ver Tabla 7), los cuales te permitirán no sólo modificar, borrar y
agregar datos a tus referencias, sino también te permitirá editar los vínculos que tienen
tus referencias a otras referencias, documentos, etc.

17
Ilustración 6. Editor de referencias
Francisco Jeanneret

Sub-módulo Función

Identificador General En este sub-módulo puedes revisar y editar la información que cada campo
(User Defined) contiene. En este sub-módulo solamente son mostrados los campos de datos
asociados al tipo de referencia seleccionado al momento de ingresar el registro.
Si deseas ingresar un dato en un campo específico, pero que no aparece en la
visualización que se realiza a partir del tipo de referencia seleccionado, puedes ir al
sub-módulo “All Fields” para buscarlo.
Abstract Este sub-módulo nos permite insertar, generar o modificar un abstract del texto,
pudiendo además desarrollar notas en relación a ello. Además, en este sub-módulo
se vuelve a presentar la posibilidad de insertar nuevas Palabras Claves.
Documentos El sub-módulo de referencias tiene incorporado un procesador de texto que permite,
como vimos anteriormente, trabajar un documento en formato de texto enriquecido
(RTF), pudiendo incorporar tablas y gráficos sin mayores problemas.
Biblioscape, además, puede realizar correcciones ortográficas en diferentes idiomas
a través de la función “Spelling Check” que se encuentra siguiendo la ruta del Menú
“Tools à Spelling Check” o sencillamente apretando F7. Para ello puedes utilizar el
mismo diccionario de Word o acceder, en la página de Biblioscape:
http://www.biblioscape.com/download.htm a los archivos que contienen los
diccionarios en los diferentes idiomas.
Todos los campos (All Este sub-módulo te permite visualizar todos los campos posibles, tanto los
fields) activados como los desactivados por el tipo de referencia utilizado, dando una
visión global del registro, pudiendo intervenir en todos los campos que es posible
hacerlo.
Vínculos Cruzados Biblioscape permite generar vínculos, en primer lugar, con otras referencias. Este
(Cross links) sub-módulo es un editor de aquellos vínculos, pudiéndose añadir, modificar o borrar
vínculos con otras referencias.
El tipo de vínculo que se establezca entre las referencias puede ser definido por el
usuario. Biblioscape entrega la posibilidad de definir la relación en términos de su
direccionalidad (uni o bidireccional), pero además el usuario puede establecer el
tipo de relación que existe entre las referencias.
El programa trae por defecto los términos “Related” (Relacionada), “Supportive”
(Reafirma), “Contradictive” (Opuesta), “Cited” (Citada), sin embargo, uno podría
definir los tipos de relaciones si así lo desease. Esta operación se realiza apretando
la función “Add” o “Añadir” y luego buscando el botón para “adaptar el tipo de
vínculo” ( ) que se encuentra al lado derecho del rectángulo “Link type”. Y más
aún, también se pueden introducir comentarios sobre dicha vinculación.
Todos los vínculos (All Biblioscape permite no sólo realizar vinculaciones entre referencias, sino también
links) con los datos que tengamos en los demás Módulos (Internet, Notas, Tareas, etc.).
Este último sub-módulo, al igual que el sub-modulo “Todos los campos”, es más
bien para generar una visión panóptica de los datos y vínculos de la referencia que
se está ingresando o que ya se tiene, generando la visualización gráfica, a través
de un árbol de flujo, de todos los vínculos que la referencia tiene.

Tabla 7. Sub-módulos del editor de referencias

Luego de realizadas todas las modificaciones sólo debes ir a la barra de herramientas y


presionar el símbolo “Save and Close”, con lo cual el programa guardará los cambios y
te devolverá a la lista de referencias.
En el caso que necesites eliminar una referencia sólo debes seleccionar la que deseas
eliminar y seguir la ruta “References à Delete” para hacerlo o, simplemente, apretar
“Delete” o Suprimir.
Las referencias borradas son puestas en la papelera de reciclaje, por lo que puedes
recuperar las referencias borradas en caso de que hayas cometido un error. Eso si, una
vez que las referencias sean borradas de la papelera de reciclaje serán borradas
permanentemente.

18
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

2. Búsqueda y clasificación de referencias


Biblioscape está provisto de diversas formas para clasificar y buscar referencias, teniendo
cada cual sus propias potencialidades. En general, todas persiguen una idea básica:
permitir reunir un grupo de registros a partir de los criterios de búsqueda que el usuario
especifique. Utilizar una u otra sólo será cuestión de tener claridad con respecto a lo que
se desea buscar.
Según los diseñadores del programa, las tareas de búsqueda se hacen más lentas
cuando se superan las ¡¡¡10.000 referencias bibliográficas!!!.. Al menos, en cuanto a esto,
nos imaginamos que podremos utilizarlo tranquilamente al menos por un buen tiempo...
Exceptuando las funciones "Buscar" y "Reemplazar", para acceder a todos los demás
tipos de búsqueda se debe seguir la ruta "Tools à Search" o presionar el símbolo
“Search” en la barra de herramientas, en donde aparecerán todas las demás opciones de
búsqueda (ver Ilustración 7):

Ilustración 7. Opciones de búsqueda

a. “Buscar” y “Reemplazar” datos


Para localizar una palabra o frase individual en las referencias, “Find” es la mejor
herramienta para hacerlo. Si, además, deseas no sólo encontrar un dato específico sino
también reemplazarlo por otro, entonces “Replace” es la herramienta a utilizar. Esta
última puede ser de gran utilidad a la hora de corregir datos como, por ejemplo, cuando
has ingresado de forma errónea un nombre de un autor en varios registros.
Ambas funciones trabajan básicamente con la misma lógica con que trabajan, por
ejemplo, en el procesador de texto Word. Lo único en que tienes que poner atención es
seleccionar las referencias que deseas en que se realice la búsqueda, puesto que ambas
funciones buscarán sólo palabras en la lista de referencias que se encuentran en la vista
al momento de realizar la operación. Si deseas que la aplicación se lleve a efecto en
19
Francisco Jeanneret

todas las referencias que tengas, debes utilizar la función “Retrieve All” primero,
siguiendo la ruta “References à Retrieve All” o presionando el símbolo en la barra de
herramientas , lo cual mostrará todos los registros de la actual base de datos.
Además, puedes conIlustraciónr dichas aplicaciones para que permitan buscar datos que
ya sea se parezcan a tu palabra buscada, ya sea sólo para los casos que aparezca la
palabra completa o ya sea para aquello que sólo tengan parte de la palabra. También, si
se prefiere y necesita, se puede limitar la búsqueda y el reemplazo a cualquier campo de
datos específicos.
Para utilizar la función de “Buscar”:

1) Debes seguir la ruta "Edit à Find…" para que te aparezca la ventana de la


aplicación.
2) Escribir la palabra que se desea encontrar.
3) Y luego puedes utilizar el botón “Find Next” para encontrar la palabra que se
desea.
Para utilizar la función de “Reemplazar”:

1) Debes seguir la ruta “Edit à Replace…".


2) Escribir la palabra que se desea encontrar, y la palabra a reemplazarla.
3) Aprieta el botón “Replace” para activar la función. Cuando un caso es encontrado
se puede optar por reemplazar (“Replace”) o saltar el caso y pedir la siguiente
búsqueda con “Find Next”. Si no deseas ser preguntado cada vez para cada caso,
puesto que estás seguro de las modificaciones a introducir, puedes apretar el
botón “Replace All” y el programa hará las modificaciones automáticamente.
b. Carpetas de Referencias
El tipo de clasificación y de búsqueda que te permite esta función sigue la lógica del
administrador de archivos de Windows, por lo que no deberías tener mayores problemas
para introducirte en él (ver Ilustración 8).

Ilustración 8. Vista de carpetas de referencias

20
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Puedes generar carpetas y subcarpetas e introducir en ella la o las referencias deseadas,


ya sea incorporándola directamente o ya sea copiando y pegando o sencillamente
arrastrando de una carpeta a otra con el ratón.
Una forma rápida y sencilla de trabajar con este tipo de búsqueda es a través del botón
derecho de tu ratón que abrirá un panel activo donde aparecen las distintas opciones
para crear (“Create Folder”), borrar (“Delete Folder”), renombrar carpetas (“Rename
Folder”) y subcarpetas (“Create Child Folder”).
Sin embargo, si bien este tipo de clasificación y búsqueda la podemos realizar en
Biblioscape, Biblioexpress no la trae consigo, puesto que privilegia el sistema de
"carpetas dinámicas" que veremos a continuación.
c. Carpetas Dinámicas
El tipo de clasificación y búsqueda que nos puede entregar la forma anterior puede tener
la ventaja que se realiza a través de elementos y operaciones con las cuales cualquier
usuario iniciado en Windows puede trabajar cómodamente. Sin embargo, tiene la
desventaja de generar una estructura (en árbol) rígida de clasificación y búsqueda, la cual
requiere de bastante trabajo para poder modificarla cuando las necesidades de una
investigación o trabajo con referencias lo requieren.
Por ello, Biblioscape, y en particular Biblioexpress 3.0, han introducido un sistema flexible
de clasificación y búsqueda de información que, manteniendo la forma de la estructura
(en árbol) de la anterior, por lo cual pueden ser manejadas como el administrador de
archivos de Windows, permite una flexibilidad mayor en cuanto a la organización de la
información.
Este tipo de clasificación y búsqueda trabaja con las denominadas "Carpetas dinámicas"
o "Carpetas azules", las cuales operan a partir de una idea básica: dichas carpetas no
almacenan referencias como las carpetas tradicionales, sino que almacenan criterios de
búsqueda otorgados por cada usuario, reuniendo bajo estos criterios un conjunto de
referencias.
Las carpetas dinámicas operan bajo el denominado "Lenguaje Estructurado de Consulta"
(Structured Query Lenguage o SQL), el cual a través de diversos operadores permite
seleccionar y mostrar rápidamente la búsqueda. Sin embargo, Biblioscape facilita el uso
de esta herramienta sofisticada de búsqueda en la medida que no es necesario ser un
entendido en dicho lenguaje para poder operar con él. (Si ya se sabe operar con ella ir a
SQL Commands...)
Para operar con este tipo de clasificación y búsqueda sólo requieres generar una
"consulta" que Biblioscape transformará en lenguaje SQL, definiendo una "Query". Si bien
"Query" significa "consulta" en castellano, la traducción no es del todo acertada, puesto
que una "Query" no es sólo consultar la base de datos, sino una forma de trabajar con las
referencias, puesto que te permite visualizar y manipular los distintos tipos de
vinculaciones posibles entre ellas.
En este tipo de clasificación y búsqueda cada "Query" es una "carpeta dinámica", la
cual va reuniendo automáticamente en el listado las nuevas referencias que se van
ingresando que cumplan con los criterios establecidos en la "Query". Y cada vez que
seleccionas una carpeta azul, todas las referencias que se asocien a la "Query" serán
recuperadas en la visualización.

21
Francisco Jeanneret

¿Cómo operar con las "carpetas dinámicas"?


Luego de seleccionar la función "Dinamic Folder" a través de la función "Search", y como
podemos ver en la Ilustración 9, en la ventana aparecerán cuatro cuadros a considerar:

1 3

4
2

Ilustración 9. Vista de Carpetas dinámicas

1. El cuadro de la estructura de árbol de las "carpetas dinámicas".


2. El cuadro de los operadores para definir la "Query".
3. El cuadro del conjunto de referencias que reúne la carpeta dinámica
seleccionada.
4. El cuadro de la previsualización de la referencia seleccionada.
Para definir una Query centrémonos en el cuadro 2 del dibujo (de la Ilustración 9):

1. Selecciona la carpeta “Saved queries” en el cuadro 1 y aprieta el símbolo para


crear una carpeta dinámica. Aquí se te pedirá darle un nombre a la carpeta.

2. Para definir una condición o agregar otras condiciones debes presionar en el


cuadro 2 el texto en gris <Clic here to add condition>.
3. Te aparecerá una oración con una sintaxis particular para definir la condición de
búsqueda. El primer elemento (en el cuadro de ejemplo “Year”) de esta oración
será el campo que debes elegir y que servirá de primer filtro para realizar la
operación de búsqueda. Para ello sólo debes presionar el primer elemento que se
encuentra en azul y elegir un campo.
4. Luego podrás definir un operador (en el cuadro de ejemplo “between”) que
condicionará la búsqueda en ese campo específico. Para ello sólo debes
presionar el segundo elemento (que aparece en rojo) para que se abran las
opciones que te permite elegir una condición para el campo seleccionado.
Dependiendo de la condición de búsqueda que elijas, requerirás además escribir
un valor de búsqueda.
5. Si deseas otra condición sólo deberás repetir el proceso apretando nuevamente el
texto en gris <Clic here to add condition>.
6. Cuando hayas terminado estos pasos ya tendrás tu primera "Query" y sólo
deberás presionar el botón para actualizar – y sólo para actualizar – las

22
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

condiciones y se realizará la búsqueda, apareciendo las referencias que cumplen


la condición en el cuadro 3.
7. Para guardar las condiciones establecidas o los cambios introducidos a una
Query has clic sobre el botón . Recuerda que las carpetas dinámicas no
almacenan referencias, sino condiciones de búsqueda. De todas formas, el
programa te preguntará una vez que quieras salir de ella si deseas archivar las
modificaciones hechas en la carpeta dinámica.

8. Para borrar una Query has clic en el botón , con lo cual se eliminará la carpeta
azul seleccionada en ese momento.
d. Búsqueda indexada
Este menú permite acceder a tres tipos de búsqueda diferentes: la búsqueda rápida, la
búsqueda astuta y la búsqueda indexada propiamente tal. Si bien revisaremos las tres,
nos centraremos principalmente en la tercera de ellas, puesto que tiene ciertas
características que la hacen diferenciarse a los otros tipos de búsqueda. Las otras dos
pueden ser entendidas fácilmente con lo ya visto hasta ahora. Para poder acceder a
ellas, y como podemos comprobar en la Ilustración 10, debes seguir los siguientes pasos:

Ilustración 10. Vista de Búsqueda indexada

1. Hacer clic en la ruta de menú “References à Search à Indexed Search”.


2. Sobre el panel de búsqueda indexada, hay tres botones, uno para cada uno de los
subtipos de búsqueda que te permite.
• Fast Search (Búsqueda Rápida)

Si deseas buscar una palabra específica te puedes remitir a esta opción. La diferencia
con “Find” es que esta búsqueda te entrega el listado de las referencias, mientras que
“Find” va de una en una. Para utilizarla debes sólo cerciorarte que el botón “Fast
Search” está activo.
• Smart Search (Búsqueda Astuta)

Este tipo de búsqueda vuelve a trabajar con SQL, pero, esta vez, el programa está
condicionado para realizar una interfase entre el lenguaje natural, en este caso el
inglés, y el lenguaje estructurado de consulta. De esta manera, los usuarios pueden

23
Francisco Jeanneret

escribir, recuerda que utilizando el inglés, una condición de búsqueda y Biblioscape


generará la traducción al lenguaje estructurado de consulta (SQL) para convertirlo en
una “Query”. Por ejemplo: uno podría escribir frases del estilo “papers by Bowie
before 1995” y el programa buscaría todos los artículos en donde aparezca Bowie
antes de 1995.
Para realizar esta búsqueda con lenguaje natural se deben tener en consideración
ciertas limitaciones, aunque fácilmente superables, a la hora de trabajar con ella:
1) Saber inglés o al menos manejarse con las claves que vienen a
continuación.
2) El tipo de referencia debe ser ingresado primero.
3) El nombre del autor deben ser seguidas por la palabra “by”
4) Las palabras claves deben ser seguidas por la palabra “about”
5) El año debe ser seguido por las palabras “before”, “after” o “between...
and...”
Si se está familiarizado con el SQL, puedes ejecutar una búsqueda a través de la
“Smart Search” escribiendo los parámetros correspondientes al Lenguaje
estructurado de consulta (SQL). Aquí hay algunos ejemplos de ello:
§ where Authors like ‘%Smith%’ and Ref_type = ‘Journal Article’ and
Year_pub > 1990
§ where date_input between ‘9/2/1998’ and ‘10/21/2000’
§ where Title like ‘%Synthesis%’ and Sec_title = ‘J. Med. Chem.’
Sin embargo, se recomienda en los casos de un manejo más avanzado en SQL al
menos revisar las utilidades que pueda prestar el editor “SQL Commands...”,
siguiendo la ruta “Tools à Advanced à SQL Commands...”. En él se pueden
utilizar las tablas de autor, journal y palabras claves para construir queries mucho
más rápidas.
• Búsqueda Indexada

Las características principales de este tipo de clasificación y búsqueda es su


rapidez y que no se deteriora con la cantidad de referencias que haya en la base
de datos. Es una herramienta de búsqueda útil cuando trabajamos con grandes
volúmenes de referencias.
Este tipo de búsqueda puede realizarse puesto que Biblioscape indexa, es decir,
archiva y cataloga cada una de las palabras ingresadas en la base de datos.
Su uso es bastante sencillo, utilizando una forma de búsqueda similar a los
buscadores de Internet sobre todo por su formato y nomenclatura (ver Tabla 8).
Operador Función Ejemplo

* Sirve como un comodín (wild card) para terminar una analog*


palabra
? Sirve como comodín para una letra determinada h?v

Like Sirve para buscar palabras que se parecen like timpo

“” Sirve para encontrar frases aproximarse a una cierta “sociedad disciplinaria”


palabra
Near Sirve para buscar palabras que se encuentran cercanas. Tiempo near prisión

24
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Operador Función Ejemplo


Operadores Sirve para generar búsquedas de dos palabras que se Tiempo and prisión
lógicos (or, encuentran en el mismo texto (and); dos palabras al Tiempo or prisión
and, not) mismo tiempo (or); o excluir del resultado de la búsqueda tiempo and not prisión
aquellos que contengan alguna palabra específica (and
not).
( ) Sirve para encerrar una frase o una operación de otro (Tiempo and prisión)
operador lógico. Búsquedas complejas. and not 1990

Tabla 8

Para trabajar con este tipo de búsqueda luego de seguir la ruta “References à Search à
Indexed Search” y cerciorarse que el botón “Indexed Search”, habría que ingresar algún
objeto de búsqueda y apretar “enter” o hacer clic en el botón “Start”.
f. Búsqueda Avanzada
La búsqueda avanzada utiliza también el Lenguaje estructurado de Consultas (Structured
Query Language o SQL) de igual forma que las carpetas dinámicas, pudiendo también
guardar la búsqueda realizada pero en este caso en un archivo, lo cual no te permite
realizar una clasificación y ordenación de las búsquedas realizadas.
Su manejo es bastante similar al de las carpetas dinámicas, por lo que si ya te sabes
manejar con ellas, no tendrás mayores inconvenientes con este tipo de búsqueda.
Para producir una Query con este tipo de búsqueda, y como muestra la Ilustración 11,
debes:

Ilustración 11 Vista de Búsqueda avanzada

1. Hacer clic en el menú y seguir la ruta: “References à Search à Advanced


Search”.
2. Sobre el panel de la izquierda, seleccionar el campo que deseas definir como
condición.
3. Si es necesario, escribir en el cuadro editor el texto que deseas buscar.
4. Has clic sobre el botón si deseas buscar en más de un campo. Debes
considerar que la relación entre cada criterio de búsqueda es AND, es decir cada
condición que agregas va restringiendo aún más la búsqueda. Este operador
lógico no puede ser adaptado.

25
Francisco Jeanneret

5. Has clic en el botón para remover el criterio de búsqueda seleccionado de la


lista.
6. Si necesitas cambiar uno de los criterios de la lista, selecciónalo primero, el
productor de Query será actualizado para reflejar la selección. Modificado los
términos de búsqueda, has clic en el botón para guardar los cambios en la
lista.
7. Has clic sobre el botón o presiona “enter” para empezar la búsqueda.
Puedes guardar una Query, para utilizarla después, apretando sobre las condiciones de
búsqueda el botón derecho del ratón para que aparezca el menú automático. Luego sólo
seleccionas “Save” y le otorgas un nombre a la Query si estimas necesario. Para abrir
una Query guardada, presiona el botón derecho del ratón y has clic en el menú “Open
Query”
g. Búsqueda de Rastreo (Lookup)
Esta búsqueda se caracteriza por realizar un rastreo de los registros a través de la
mayoría de los campos de datos (No es posible utilizar este tipo de búsqueda campos
tales como Notas, Abstract, Misceláneos y Documentos, entre otros). En el modo de
rastreo, los registros de un campo de datos determinado (autor, título, año, etc.) se
muestran en un listado en orden alfabético junto con la frecuencia de ocurrencia.

Ilustración 12. Vista de Búsqueda de rastreo

Para rastrear un campo de datos debes seguir los siguientes pasos, centrándote en el
cuadro que está destacado en la imagen (ver Ilustración 12):
1. Para mostrar el panel de la búsqueda de rastreo, has clic en el menú “References à
Search à Lookup”.
2. Selecciona un campo de datos usando la ventana desplegable de la izquierda. Una
lista de los distintos valores o datos que tiene ese campo, junto con su ocurrencia,
aparecerán.
3. Puedes saltar a un registro específico en la lista de rastreo si escribes alguna letra o
palabra específica en la ventana de la derecha, y el cursor se irá al registro más
cercano a tu petición.
4. Si deseas ir a una referencia específica sólo debes hacer doble clic en ella y
aparecerá en el cuadro de referencias de la derecha

26
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

La lista de valores de un campo te aparecerá ordenada alfabéticamente de forma


ascendente. Para cambiar su dirección sólo debes presionar el título de la columna. Lo
propio puedes hacer con la columna de las ocurrencias.
e. Búsqueda Rápida
Esta búsqueda nos permite ordenar y clasificar los datos a través de las subcategorías
que cada campo contiene. En este sentido es similar a la búsqueda anterior. Sin
embargo, se deben definir e introducir los valores que se quieran agrupar por cada
campo.
Este tipo de búsqueda es útil para tener una visión panorámica del material que hemos
ingresado y que nos parezca más relevante. Además, junto con la búsqueda de carpetas
dinámicas es una de las dos formas que nos permite acceder a la papelera de reciclaje.

Ilustración 13. Vista de Búsqueda rápida

Para trabajar con esta búsqueda deberás en el módulo de Referencias (ver Ilustración
13):
1. Seguir la ruta “Tools à Search à Quick Search”.
2. Seleccionar un campo específico.
3. Para añadir un valor específico apretar el símbolo .
4. Para actualizar y guardar los cambios realizados apretar el símbolo .
5. Para eliminar un valor específico apretar el símbolo .

3. Importar
Como veíamos anteriormente una de las labores más engorrosas que el programa
requiere, pero indiscutiblemente necesaria, es el ingreso de datos. Por y para ello,
Biblioscape permite importar datos desde cualquier base de datos que se pueda acceder,
evitando así el trabajo de escribir en cada registro de datos los valores de los campos
correspondientes. Su manejo es relativamente sencillo, aún cuando se debe poner
atención en algunos aspectos para poder realizarlo con precisión sin perder o desordenar
los datos a guardar.
Si consideramos que cada base de datos otorga un formato característico a los datos al
descargarlos en un archivo, sea éste “.TXT” o “.DAT”, para que sea posible su lectura
ordenada se requiere que Biblioscape pueda leer y trabajar con dicha codificación. En
general, existen, como veremos, dos formas de codificar los datos: una que etiqueta los

27
Francisco Jeanneret

datos a partir de los campos que utiliza y, la otra, que delimita los datos a través de
comas o tabulaciones.
a. Importar desde un archivo de datos etiquetados (tagged)
En este caso, las bases de datos, utilizan una nomenclatura que ordena los datos por
campos, siendo necesario generar un “filtro de importación” que pueda corresponderse
con dicha nomenclatura, el cual le indicará a Biblioscape cómo importar los datos para
que estos queden ordenados correctamente. Por ello tenemos que tomar la precaución
de guardar en archivos distintos datos que tengan formatos diferentes.
El siguiente ejemplo nos muestra el formato propio que nos entrega la base de datos
“Sociological Abstracts”6 (ver Ilustración 14).

Record 1 of 1 in Sociological Abstracts 1986-2002/12


TI: Doing Time as an Act of Survival
AU: Scarce,-Rik
IN: Lyman Briggs School, Michigan State U, East Lansing [e-mail: scarce@msu.edu]
SO: Symbolic-Interaction; 2002, 25, 3, 303-321.
JN: Symbolic-Interaction
IS: 0195-6086
CO: SYMIDD
DT: aja Abstract-of-Journal-Article
LA: English
CP: United-States
PY: 2002
AB: As it is created by inmates in a county jail, time is a remarkably malleable phenomenon. Inmates must alter the
meaning of hour, day, month, & year for self-preservation & to maintain social stability, whether they serve sentences
that are long or short. They control time through a host of cognitive feats, including ignoring diurnal cycles by rolling
entire weeks into single days, & through actions & activities that make time pass more quickly. In jail, as opposed to
prisons, these efforts at time control are especially difficult because there are few diversions, making time spent in jail
"hard" time. DEM: *Prisoners- (D659700); *Time- (D866400); *Social-Constructionism (D783200);
*Meaning- (D504950); *Time-Utilization (D867000); *Cyclical-Processes
(D193900)
SH: social psychology; cognitive/interpretive sociologies, symbolic
interactionism, & ethnomethodology (0373); social control; police,
penology, & correctional problems (1653)
CC: 0373; 0300; 1653; 1600
AN: 200219269
UD: 200212

Ilustración 14. Registro bibliográfico del Sociological Abstracts

Biblioscape trae consigo un listado diverso de filtros de importación correspondientes a


diversas bases de datos. Estas pueden ser de programas similares a Biblioscape como el
EndNote, ProCite, Reference Manager, etc. o de proveedores de bases de datos
comerciales dirigidas a diferentes áreas de especialización, algunas de ellas gratuitas
como es el caso de Maths o de Medline.
Para ambos casos, al importar datos, se deben realizar las mismas operaciones. Si sabes
cuál es la fuente, es decir, el nombre del administrador de la base de datos, el nombre de
la base de datos específica y estás seguro que Biblioscape tiene el filtro adecuado para la
importación ya puedes proceder a importar tus datos como veremos más adelante.
Sin embargo, si existe alguna duda sobre ello nos podemos asegurar de estar utilizando
el filtro adecuado abriendo el “Administrador de filtros de importación” (“Manage Import

6 Base de datos a la cual se puede acceder, entre otras, desde la UAB. Operación que es de
utilidad para, sobre todo, las revistas especializadas, pudiendo acceder a ellas a través de la
página: http://www.bib.uab.es/cdrom/index.html y seleccionando “Connexió a la xarxa ERL”. Otra
base de datos, entre otras, a la cual se puede acceder sería la Humanities Indexes.

28
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Filters”) siguiendo la ruta “File à Import Filters...”. De esta forma aparecerá la siguiente
ventana (ver Ilustración 15):

Ilustración 15. Gestión de filtros de importación

Una vez abierta la ventana, en la parte superior donde dice “Search”, escribiremos el
nombre de la base de datos de la cual es originario el archivo a importar y apretaremos
“Enter” para que se realice la búsqueda en la tabla de la izquierda donde se encuentran
los filtros de importación ordenados a partir de las fuentes (diversas fuentes pueden
trabajar con las mismas bases de datos, pero descargar los datos de manera diferente).
En este caso, para “Sociological Abstracts”, Biblioscape nos muestra dos opciones
posibles.
Si vamos al cuadro inferior hay una viñeta que dice “Example”, la cual nos puede servir
para contrastar el formato de los filtros que utiliza Biblioscape con el formato de nuestro
archivo a importar. Así, si nos remitimos al ejemplo de “Sociological Abstract” nos
daremos cuenta que el filtro de importación que requerimos será el segundo y no el que
apunta la imagen anterior.
Una vez que sabemos cuál es el filtro de importación correcto a utilizar cerramos la
ventana y nos dirigimos a la función de importación, siguiendo la ruta “File à Import...”
En esta ventana (ver Ilustración 16), deberemos contestarle al programa al menos tres
preguntas:
1. ¿Dónde está el archivo que queremos importar? en la función “Browse”,
2. Cuál es el tipo de filtro que debe utilizar? en la función “Import Filter” y, por último,

29
Francisco Jeanneret

3. ¿En qué carpeta deseas guardar los datos a importar? en la función “To folder”

Ilustración 16. Ventana de importación

Cuando tengas estas tres preguntas resueltas sólo deberás apretar “Start” para importar
los datos de manera correcta como se ve a continuación.
b. Importar desde un archivo delimitados con comas o con tabulaciones
Otra forma de importar registros de referencias en Biblioscape es usar un archivo
delimitado con comas o tabulaciones. Esta es útil si necesitas transferir datos desde una
base de datos general u hojas de cálculo. El nombre del campo de datos en la primera
fila de un archivo delimitado tiene que corresponderse con el nombre del campo de
Biblioscape exactamente. Como podemos ver en el ejemplo de la Ilustración 17:

Ilustración 17. Archivo delimitado

30
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Si tu no deseas importar un campo de datos específico sólo deberás poner “SKIP” en el


lugar del campo de datos que deseas que no aparezca y así Biblioscape podrá omitir la
información.
Si sigues la ruta “File à Import...” te encontrarás con la ventana de importación. En ella
deberás seleccionar la viñeta “Delimited” y luego apretar el botón “Browse” para
seleccionar el archivo que deseas importar. Luego, deberás definir el tipo de codificación
que contiene el archivo que deseas importar, es decir, si está delimitado por comas o por
tabulaciones y elegir en qué carpeta deseas realizar la importación. Finalmente, deberás
apretar “Start” para empezar la importación.

5. Dar formato a una cita y a la bibliografía


Las referencias bibliográficas, en cualquier documento, es un material de crucial
importancia para dar cuenta no sólo de la amplitud y extensión de la investigación
realizada, sino, y sobre todo, permite una guía bastante efectiva para que el lector se
pueda hacer una idea de los referentes del autor y, en ocasiones, de su trayectoria,
pudiendo así recurrir a las fuentes si lo necesitase.
Por ello, es importante que las citas, que son las que nos entregan la información
necesaria para identificar una referencia, y la bibliografía se encuentren de forma
consistente en el texto.
Si bien dicha función puede sernos útil como lectores, como autores de un texto no deja
de tener ciertos inconvenientes prácticos a la hora de llevarlo a cabo, puesto que se
requiere de una revisión exhaustiva de todas y cada una de las citas, de generar una
bibliografía, de comparar las citas con la bibliografía final, de adecuar el estilo que deben
llevar según el destinatario del texto, etc.
La idea básica de esta función del programa es poder dar un formato único a las citas y
generar una bibliografía con las referencias correspondientes a esas citas en los
documentos que se realicen, considerando el estilo adecuado según sea el destinatario,
esto último cobra real importancia en el caso de las revistas especializadas.
Es importante destacar aquí que el estilo en el que se dará formato a las citas dependerá
de aquel que se encuentre seleccionado a la hora de realizar la operación de dar formato.
Por ello, primero que todo revisaremos qué son y cómo podemos trabajar con los estilos
de salida.

a. Administrar los estilos de salida


Los estilos bibliográficos son reglas para la preparación formal de documentos de
publicación que incorporan características de estilos que van más allá de las referencias
bibliográficas como por ejemplo el tamaño de letra de los títulos, los espacios entre los
párrafos, etc.
Existe gran diversidad de estilos. Por una parte, tenemos los manuales de estilo, que
persiguen una estandarización de los estilos, como son el “Publication Manual of the
American Psychological Association”, el “Chicago Manual of Style” o el “Modern
Language Association (MLA) Handbook for Writers of Research Papers”. Por otra parte, y
a pesar de la existencia de los manuales, las revistas especializadas que demandan
estilos específicos para sus publicaciones.
Biblioscape recoge de dichos estilos las características específicas para dar formato a las
citas y a la bibliografía de un texto determinado, generando filtros específicos para cada
caso en particular. El programa trae consigo gran variedad de filtros de los más
importantes manuales de estilo, como también de más de 200 revistas especializadas en
investigación.

31
Francisco Jeanneret

Dichos filtros, llamados “estilos de salida” o “filtros de formato”, tienen, por lo general,
el nombre de algún manual (APA, MLA, etc.) o de alguna revista especializada, los cuales
reúnen un conjunto de sub-estilos definidos a partir de los tipos de referencia. Así, por
ejemplo, el estilo APA contiene los sub-estilos Book, Book Section, Journal Article,
Magazine Article y Newspaper Article. Si no hay ningún sub-estilo definido para un tipo de
referencia en un estilo de salida en particular, Biblioscape dará por defecto un formato a
la cita y a la bibliografía que no siempre será el más adecuado para cada caso. Por
ejemplo, si citada una referencia del tipo “Conference Proceeding”, y “Conference
Proceeding” no está definida en el estilo seleccionado, será presentada con la opción
para darle formato como “Journal Article” para dicho estilo.
Para cambiar el estilo puedes ir directamente a la barra de herramientas y buscar el
botón desplegable para buscar, dentro de las opciones que Biblioscape
tiene hasta ese momento, un estilo particular que puedes ir cotejando en el cuadro de
visualización.
Pero si además de elegir un estilo determinado se requiere revisar el formato de cada
uno de los filtros, importar o exportar un estilo específico7, insertar modificaciones al
interior de uno de ellos o generar uno nuevo, ampliando así el rango de posibilidades
según las necesidades del usuario, se puede trabajar con el editor de estilos siguiendo la
ruta “Tools à Styles à Output Styles”.
Una vez abierta la ventana “Output Styles” (ver Ilustración 18) se encuentra una tabla al
lado izquierdo en donde están organizados los estilos bibliográficos a partir del nombre
del journal o manual correspondiente. A través de esta tabla se puede rápidamente
revisar y buscar algún estilo específico.

Ilustración 18. Output styles

7
Se pueden encontrar estilos en la biblioteca de estilos de salida en el sitio web
http://www.biblioscape.com/styles.htm, donde se promueve el intercambio de filtros entre los
usuarios.

32
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Es a través de estos filtros o estilos de salida como Biblioscape da formato a las citas en
el texto y a la bibliografía al final del documento, por lo cual se tendrá que poner atención
qué estilo está activado a la hora de dar formato a un texto8.
Es importante señalar que cuando se lleven a efecto modificaciones en el estilo a utilizar,
ya sea por un cambio de estilo o por modificaciones al interior del estilo que se está
utilizando, tanto las citas en el texto como la bibliografía serán automáticamente
actualizados una vez que se le pida a Biblioscape dar formato al documento.
Y si bien, el producto final es “automático”, para ello se requiere seguir ciertas
operaciones que veremos a continuación y que, es importante mencionar, no reportan
mayores dificultades.
Una de estas operaciones es insertar las citas y referencias al texto a utilizar y para ello
existen diversas formas, las cuales se podrán utilizar según conveniencia para cada caso.
En este sentido, podríamos distinguir dichas formas a partir del tipo de cita que se
insertará en el texto, es decir, si se quiere citas con formato directamente o si se quiere
utilizar citas temporales.

b. Insertar citas con formato


Algunas veces, podrás necesitar insertar una referencia con formato en el texto sin llevar
a cabo el formato de todo un documento. Para dicho efecto deberás:
1. Ir a Biblioscape y seleccionar la o las referencias en tu base de datos.
2. Ir a la función “Edit à Copy Formatted”
3. Cambiar al otro programa en el cual deseas la cita e ir a “Edit à Paste” o
presionar “Ctrl.+ V” para pegar la referencia formateada.
Otra forma mucho más rápida de insertar referencias con formato es a través de la
función “Shoot” (Enviar), para lo cual deberás realizar los siguientes pasos (ver Ilustración
19):

Ilustración 19. Insertar citas con formato

1. Cerciórate de la integración entre Biblioscape y el procesador de texto.


2. Sitúate en el lugar del documento de Word en que desees insertar la cita.
3. Anda a Biblioscape y selecciona la o las referencias en tu base de datos.
4. Sigue la ruta del menú “Edit à Shootà Copy Formatted” o dirígete al símbolo
y selecciona “Shoot Formatted”. Biblioscape entonces insertará
automáticamente la cita al texto.

8
Los estilos también determinan cómo se les dará formato a las referencias cuando uses el menú
“File à Print” para generar informes o “File à Print Previ ew” para ver previsualizaciones de las
referencias o “File Export” para exportar un archivo en formato RTF o HTML.

33
Francisco Jeanneret

En esta forma de insertar una cita debes tener presente siempre, al menos dos cosas:
1. El estilo con que se lleve a cabo será aquel que se encuentre seleccionado en
Biblioscape al momento de insertar la cita. Para ver cómo un registro será
formateado, puedes utilizar el panel de previsualización que se encuentra
siguiendo la siguiente ruta: “View à Preview Bar à Show” y luego puedes elegir
“View à Preview Bar à Formatted Preview”, pudiendo usar la barra de
herramientas de Biblioscape para cambiar los estilos.
2. Dicha referencia es estática, es decir, Biblioscape no la cambiará de ninguna
forma cuando quieras dar formato al documento y no incorporará la referencia
bibliográfica tampoco. Tampoco se cambiará cuando el registro sea cambiado en
Biblioscape. Esto se debe a que, como veremos, no se encuentra vinculada la cita
con la base de datos de Biblioscape, solamente se utiliza esta última para
producirla.
c. Insertar citas temporales
Para que Biblioscape pueda dar formato a las citas y que genere la bibliografía
correspondiente se requiere, en primer lugar, incorporar en el documento marcadores
que contengan la información necesaria que permita asociar o vincular la posición en que
se requieran las citas en el texto con la base de datos de Biblioscape.
Dichos marcadores se denominan “citas temporales”, que son citas sin formato pero que
contienen los datos brutos para que, al terminar nuestro texto, Biblioscape pueda
otorgarle el formato requerido y generar la bibliografía al final del documento.
Biblioscape puede trabajar, eso si de forma excluyente, con dos tipos de citas
temporales:
1) Las citas temporales con un ID de referencia (Reference ID): Como vimos
anteriormente Biblioscape asigna automáticamente un único número de registro para
cada referencia que se ingresa. Es este número el que se asocia a una cita en la
forma de [Author Year #Reference ID]. Estos números de registro aparecen en las
citas temporales para asegurar que la referencia usada sea la correcta cuando se da
formato a un documento:
[Smith, K. 1998 #34]
La “Reference ID” es usado únicamente para identificar un registro mientras se da
formato a un documento, por lo cual tu necesitas saber que:

• Se recomienda no tomarlo como un número de referencia, puesto que no hay


control directo sobre él, y puede cambiar cuando los registros se mueven a otras
bases de datos. Puedes entrar tu propio número de identificación en los campos
Label de clasificación, o en el campo “Accesion Number”, y usar este número de
referencia en tus impresiones.
• Si la misma referencia aparece en dos diferentes bases de datos, su “Reference
ID” será diferente.
• El "Reference ID" nunca se reutiliza o se reasigna al interior de una base de
datos. Si tu borras una referencia, este número ID nunca volverá a aparecer en la
base de datos.
• Si las referencias no están ordenadas por algún campo específico, ellas serán
mostradas a partir del orden que les otorgará el Reference ID.
• Si tu borras una referencia desde tu base de datos que tienes citadas en un
documento, Biblioscape no será capaz de encontrarlo cuando trate de formatear el
documento, aún cuando la hayas ingresado nuevamente, puesto que será

34
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

asignado otro número de “Reference ID”, por lo tanto Biblioscape no podrá


encontrarlo.
• Es por todo esto que si utilizas más de una base de datos se recomienda usar la
citación natural en vez de la Referencia ID en tus citas temporales.
2) Las citas temporales con texto o Citación Natural: No utiliza el Reference ID en la
forma [# número identificador], sino que toma la forma de [# texto identificador].
Durante el proceso de dar formato, Biblioscape usará el texto que sigue al símbolo #
para identificar un registro, con lo cual permite que ésta pueda ser una cita temporal
independiente de cualquier base de datos. Si en el caso que surgiese ambigüedad,
Biblioscape enviará un mensaje para que se seleccione la referencia que se desea
insertar.
Por defecto, Biblioscape utilizará el reference ID para las citas temporales. Si deseas
usar la citación natural deberás borrar o cambiar cualquier cita que esté vinculada a
un Reference ID y cambiar la opción del tipo de cita usando el comando "Tools à
Options". En la viñeta "Format Manuscript", en la parte inferior deberás activar “Use
"File As" instead of "Reference ID" for Temporary Citation”.
Para poder utilizar las citas temporales, en cualquiera de los dos casos, la forma más
convencional de realizar este proceso sería:
1. Cuando necesites citar una referencia anda a Biblioscape.
2. Selecciona la o las referencias que deseas citar en tu base de datos y ubica el
comando para copiar la cita temporal a través de la ruta “Edit à Copy Temporary”.
3. Luego regresa al procesador de texto y selecciona “Paste” (Pegar) como
habitualmente lo haces en tu procesador de texto.
Otra forma de realizar dicho proceso es utilizando la función “Shoot”, como vimos al
insertar citas con formato, pero ahora deberás seleccionar “Shoot Temporary”.
Recuerda que debes cerciorarte que Biblioscape esté integrado con el procesador de
texto y que el cursor se sitúe en el lugar del documento donde deseas insertar la cita.
De esta forma, el texto te quedará intercalado ya sea por las Reference ID de la
forma que sigue [Smith, K. 1998 #34], ya sea por las resultantes de la citación
natural: [#Identifying text]. Sin embargo, dichas citas temporales pueden ser
manipuladas con el fin de generar ciertas restricciones o ampliaciones de los datos
que aparecen por defecto, por lo general, Autor y Año.
Suprimir el autor o año en una cita formateada

En ocasiones puede ser que no se quiera mencionar el año o el autor en una cita
específica como puede pasar cuando ya tienes mencionado el autor al interior del texto.
En tal caso, tu puedes añadir “^na” en cualquier lugar entre el paréntesis de inicio “[“ y el
signo “#” en la cita temporal para tal efecto. Por ejemplo:
§ Antes del formateo: “…la teoría propuesta por Smith [Smith, K. 1992 ^na #23] es
usada para…”
§ Después del formateo: “…la teoría propuesta por Smith (1992) es usada para…”
§ De forma similar, puedes suprimir el año usando “^ny”. Por ejemplo:
§ Antes del formateo: “…publicada en 1992 [Smith, K. 1992 ^ny #23] por otro equipo…”
§ Después del formateo: “…publicada en 1992 (Smith) por otro equipo…”
Hay dos comandos de menú que te permitirán añadir ^na o ^ny automáticamente cuando
introduzcas una cita temporal. Pero estos dos comandos no son mostrados por defecto.
Tu puedes añadirlos al menú siguiendo la ruta: “Tools | Customize”. Sobre la viñeta de
“Commands”, anda a “Edit” para seleccionarlos y arrastrarlos al menú.

35
Francisco Jeanneret

Añadir prefijos y sufijos a la cita formateada


Un texto puede ser incluido en la cita temporal antes de darle formato al documento, ya
sea añadiéndoselo al comienzo o al final de una cita. Recuerda que solamente el texto
entre el signo “#” y el paréntesis final “]”es usado para identificar un registro, por lo que
este texto no es usado para aparear la cita temporal a los registros en la base de datos.
El texto como prefijo sería añadido al interior del paréntesis inmediatamente después del
paréntesis abierto. Si el paréntesis de la izquierda no está añadido inmediatamente
después del paréntesis abierto “[”, el texto será interpretado como un sufijo. El siguiente
ejemplo muestra cómo incluir los textos como prefijo y sufijo para ser incluidos al final de
una cita.
§ Cita temporal: [(ver también ) Smith, K. 1992 #23]
§ Cita final: (See also Smith, 1992)
§ Cita temporal: [Smith, K. 1992 (, pp. 45-47) #23]
§ Cita final: (Smith, 1992, pp. 45-47)
El texto como prefijo y sufijo puede ser usado en citación natural también. Por ejemplo:
§ Cita temporal: [(see also ) #smith 1992 synthesis nucleoside]
§ Cita final: (See also Smith, 1992)

Generar una cita múltiple de distintas referencias

También pueden, para una misma cita, incluir diferentes registros como por ejemplo
“(Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq, 1989)”. Para ello debes seleccionar las referencias
que necesites insertar y luego seguir los mismos pasos anteriores dependiendo de lo que
desees hacer, ya sea una cita o una referencia bibliográfica.
En el caso de las citas temporales, éstas aparecerán juntas al interior de los paréntesis
en el orden de aparición en la base de datos. Por ejemplo: [Smith, K. 1992 #23 / Bowen,
P. J. 1997 #298 / Ishaq, K. 1989 #95].
Las citas múltiples deben ser separadas por un “ / ” para que Biblioscape les de formato
correctamente. Después Biblioscape dará formato sobre las citas temporales y podrán
aparecer (2, 8, 12) o (Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq, 1989), dependiendo del estilo
usado para dar formato.
Incluir referencias múltiples en una cita
Para ciertas revistas especializadas, como Journal of Organic Chemistry, se requiere
incluir diversos autores con sus respectivas referencias en una misma cita. Por ejemplo:
§ (3) (a) Wheland, G. W.; Pauling, L. J. Am. Chem. Soc. 1935, 57, 2086-2095.
(b) Lert, P. W.; Trindle, C. J. Am. Chem. Soc. 1971, 93, 6392-6395. (c)
Thiemann, T.; Li, Y.-Q.; Mataka, S.; Tashiro, M. J. Chem. Res. 1995, 2364-
2379.
§ (4) Mock, W. L. J. Am. Chem. Soc. 1970, 92, 7610-7612.
Esta función solamente se debe emplear si el estilo lo permite, en el estilo de la APA, por
ejemplo, no es permitido.
Para citar referencias múltiples en una única cita, tienes que seguir los mismos pasos que
se describen para crear una cita múltiple. Luego de que la cita temporal esté inserta en el
documento, necesitas cambiar el separador de “ / ” por “ | ”. Por ejemplo:
§ [Wheland, G. W. 1935 #84 | Lert, P. W. 1971 #832 | Thiemann, T. 1995 #283]
36
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Ejemplo de citas temporales


A pesar de la diversidad de formatos usados para citar en un texto y generar la
bibliografía respectiva, podemos señalar que existen dos formas básicas utilizadas:
1. Usar “Author-Year” para las citas en el texto y las referencias en la bibliografía
ordenadas alfabéticamente por el nombre del autor. Por ejemplo:

• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pase sobre mí,
sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue la libertad”
cit_bf(Moreno Cuenca, 2001, Pág.288)cit_af ref_bf(Moreno Cuenca, Juan
Jos2001 (, P288) ref_num127)ref_af.

• Bibliografía: Moreno Cuenca, J.J. (2001). Hasta la libertad. Primera Edición


Barcelona: Ediciones B, S.A.
2. Usar un número para las citas en el texto y los tipos de referencias en bibliografía
por orden de aparición. Por ejemplo:

• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pase sobre
mí, sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue la libertad”
cit_bfcit_af ref_bf(Moreno Cuenca, Juan Jos2001 (, P288)
ref_num127)ref_af(1).

• Bibliografía: (1) Moreno Cuenca JJ. Hasta la libertad, Primera Edición Edn.
Barcelona: Ediciones B, S.A., 2001, 288
Los diferentes ejemplos (ver Ilustración 20) te mostrarán cómo las modificaciones a las
citas temporales afectarán al proceso de formato de las citas.

Citas Temporales Estilo Autor/Año Estilo


Numérico
Autor, Año con [Smith, K. 1992 #23] (Smith, 1992) (1)
referencia ID.
Autor, Año con citación [#smith 1992 boronic acid] (Smith, 1992) (1)
natural.
Autor, Año con [an interesting paper #23] (Smith, 1992) (1)
referencia ID and
comment
Autor, Año, Prefijo con [(See also ) #Smith, K. #23] (See also Smith, (See also
referencia ID 1992) 1)
Autor, Año, Sufijo con [ ( p. 44) #smith 1992 roman] (Smith, 1992 p. 44) (1 p. 44)
texto de búsqueda
Suprimir Año con [^ny #23] (Smith) (1)
referencia ID
Suprimir Autor con [^na Smith, K. 1992 #23] (1992) (1)
referencia ID
Autor, Suprimir Año, [^ny Smith 1992 (, p. 44) #23] (Smith, p. 44) (1, p44)
Sufijo con referencia ID
Prefijo, Suprimir Autor, [(See also ) ^na Smith #23] (See also 1992) (See also
Año con texto de 1)
búsqueda
Cita múltiple de distintas [Smith, K. 1992 #23 / Bowen, P. J. 1997 (Smith, 1992; (2, 8, 12)
referencias #298 / Ishaq, K. 1989 #95]. Bowen, 1997; Ishaq,
1989)

37
Francisco Jeanneret

Citas Temporales Estilo Autor/Año Estilo


Numérico
Cita múltiple de distintas (3) (a) Wheland, G. W.; Pauling, L. J. [Wheland, G. W.
referencias Am. Chem. Soc. 1935, 57, 2086-2095. 1935 #84 | Lert, P.
(b) Lert, P. W.; Trindle, C. J. Am. Chem. W. 1971 #832 |
Soc. 1971, 93, 6392-6395. (c) Thiemann, Thiemann, T. 1995
T.; Li, Y.-Q.; Mataka, S.; Tashiro, M. J. #283]
Chem. Res. 1995, 2364-2379.
(4) Mock, W. L. J. Am. Chem. Soc. 1970,
92, 7610-7612.

Ilustración 20. Estilos de citas temporales

Citas y Referencias a pie de página y al final del documento

El tratamiento que Biblioscape le da a las citas en los pies de página es como a cualquier
otra cita encontrada en el texto del documento. La cita temporal a pie de página está
formateada como una cita en texto regular, y la referencia completa es añadida a la
bibliografía. Esto da bastante flexibilidad para modificar un estilo. Tu puedes modificar un
estilo para formatear la cita en-texto de la forma que tu desees, incluyendo el mismo
formato en que estaría la bibliografía.
Una cosa distinta es insertar un pie de página desde Biblioscape con la bibliografía
correspondiente. La bibliografía del registro seleccionado será inserto en una nota a pie
de página y cuando se de formato al documento se insertará, además, en la bibliografía
final.
Para insertar la referencia formateada a pie de página puedes seguir la ruta “Edit à
Shoot à Shoot to Footnote” o buscar el símbolo en la barra de herramientas para
acceder a “Shoot to Footnote”.
A diferencia de lo que sucede con las notas a pie de página, con las notas a final del
documento no se hará una nueva bibliografía.
Para insertar la referencia formateada al final del documento puedes seguir la ruta “Edit
à Shoot à Shoot to Endnote” o buscar el símbolo en la barra de herramientas
para acceder a “Shoot to Endnote”.
En ambos casos debes preocuparte de situar el cursor en el lugar deseado, del estilo de
salida con que se está trabajando y de cerciorarte que Biblioscape se encuentra
integrado al procesador de texto.
d. Dar y quitar formato a un archivo RTF con citas temporales
Luego de haber introducido todas las citas temporales, con sus respectivas
especificidades, llega la hora de dar formato al texto. Para ello:
1. Guarda tu archivo en formato RTF.
2. Luego sigue la ruta del menú “Tools à Format Manuscript”.
3. Deberás aquí definir el archivo de entrada (“Input file”), con lo cual el
programa te dará automáticamente el archivo de salida (“Output file”).
4. Seleccionar el estilo de salida deseado.
5. Definir el formato del archivo que deseas, ya sea en RTF o en HTML. Por
defecto aparece marcado RTF.
6. Por último, presiona el botón “Start” para que Biblioscape convierta el
documento etiquetado en un documento con el formato apropiados de las
citas y bibliografía.
38
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Ilustración 21. Formaterar archivo RTF

Si sucede que te has equivocado, alguna cita te ha faltado, Biblioscape te permite revertir
el proceso y reconvertir el archivo con formato a un archivo con citas temporales. Para
ello sigue la ruta “Tools à Unformat Manuscript”, selecciona el documento para quitar el
formato y presiona el botón de partida (“Start”). Este proceso se debe realizar si se quiere
dar de nuevo formato, pues puede producir errores el volver a dar formato a un archivo
que ya tiene uno.
Cada vez que Biblioscape da o quita formato a un documento, hace una copia del
archivo, cambiándolo y guardándolo bajo un nombre diferente, respaldándolo como un
“*backup*”. Si tu tuvieras problemas con el proceso de formatear de Biblioscape, puedes
siempre ir a al archivo de respaldo (“*backup*”) para recobrar el documento original.
e. Biblioscape integrado con Microsoft Word
Muchas de las funciones revisadas con anterioridad sólo se pueden realizar en la medida
que las aplicaciones de Biblioscape se encuentran integradas a Microsoft Word o Word
Perfect.
Pero aún hay más, podemos incluso integrar al procesador de texto un menú para
facilitarnos aún más el manejo de estas herramientas. De hecho desde dicho menú se
puede dar y quitar formato directamente a los textos. Para ello se requiere seguir una de
estas dos opciones:
1. En Microsoft Word sigue la ruta del comando “Herramientas à Plantilla y
Complementos...” (“Tools à Templates and Add-Ins”). Cuando se abra la ventana,
debes dirigirte a la sección que remite a “Plantilla global y complemento” (“Global
templates and add-ins”), has clic en el botón “Añadir” (Add). Luego anda a la
carpeta “...\Biblioscape 5\Tools\” y selecciona el archivo “Bib_word.dot” (Elige el
“Bib_word_9.dot” si utilizas el Word 2000 o versiones posteriores).
Automáticamente aparecerá en el menú la función de Biblioscape.
[RECOMENDADA]

2. Copia el archivo de la plantilla Word Biblioscape “...\Biblioscape


5\Tools\Bib_word.dot” en el directorio de “puesta en marcha” (“start-up”) de
Microsoft Word. Por ejemplo, si tu usas Word 7, copia el archivo “c:\program
files\biblioscape\tools\ Bib_Word.dot” en el directorio “…\Winword\Startup\”. La
próxima vez que inicies Word, el archivo de la plantilla será cargado
39
Francisco Jeanneret

automáticamente. Además, un nuevo grupo de menú relacionado con Biblioscape


aparecerá en la barra de herramientas de Word.
Además, debes asegurarte que Biblioscape tenga activo el archivo vinculante con Word
(winword.exe) o con Word Perfect (wpwin.exe), lo cual se puede confirmar siguiendo la
ruta “Tools à Options” y seleccionando la primera viñeta (“General Display”). En ella
deberías encontrar uno de estos dos archivos o su ruta de acceso en “Default word
processor”.
Otra utilidad de esta integración es la posibilidad de búsqueda al interior de un texto en
uso, de posibles referencias no marcadas. Si se encuentra una sola referencia, la cita
temporal será insertada automáticamente. Si hay más de una referencia, el programa
preguntará antes de insertarla. Para empezar la búsqueda (ver Ilustración 22), hay que
seguir la ruta desde el menú de Word “Biblioscape à Search Reference”. Entra el texto
de búsqueda y apreta el botón OK.

Ilustración 22. Macros Biblioscape en Microsoft Word

También, a través de esta integración, se puede utilizar una herramienta llamada


BiblioSidekick, la cual es un panel que puede estar siempre activo y que contiene todas
las referencias bibliográficas de nuestra base de datos. Con ella sólo deberás seleccionar
las referencias y arrastrarlas hacia el texto, siendo codificadas como citas temporales.
Generalmente se encuentra en la carpeta de Biblioscape como un ejecutable.
Otra acción interesante que logra hacer con esta integración es la posibilidad de enviar
textos seleccionados en campos tales como Abstract, Notes, Document en el editor de
referencia, hacia un documento en uso con su respectiva cita. Por ejemplo: si
seleccionado algún texto en el campo de Notes luego vas a “Edit à Shoot à Shoot
Temporary”, Biblioscape enviará las notas seleccionadas y creará una cita temporal para
ello. Si tu vas a “Edit à Shoot à Shoot Bibliography to Footnote”, Biblioscape enviará el
texto seleccionado al final del documento, utilizando el formato para la bibliografía de
acuerdo al estilo de salida seleccionado.

40
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Recursos de Biblioexpress 3.0


A pesar de las diferencias que tiene la versión gratuita (Biblioexpress) con respecto a
Biblioscape, se debe considerar que a nivel de usuario no deja de ser una herramienta
llena de posibilidades en el tratamiento del material bibliográfico.
En los siguientes cuadros se hace una comparación entre ambas versiones.

Aspectos Generales: Ingreso y clasificación de referencias

Biblioexpress

Módulos Activos Sólo Referencias

Campos Iguales

Tipos de Referencia Iguales

Editor de Referencias 4 Submódulos (Las funciones de vinculación, es decir, “All


links” y “Cross links”, no están incorporadas)

Editar los campos No lo permite. Hay que trabajar en Inglés.

Editar o crear un tipo No lo permite. Esto no sería tan importante al tener una
de referencia gama amplia de posibilidades.
Attachment Se puede ingresar el vínculo pero no puede vincular

Tabla 9

Como se puede ver en la Tabla 9, las diferencias en los aspectos generales, al menos en
lo que hemos revisado en este manual, se encuentran, por una parte, en la edición de
los diferentes componentes, lo cual sólo sería importante en la medida que se haya
avanzado en el manejo del programa. Y, por otra, en los procesos de vinculación con
otros programas, lo cual si podría hacer una diferencia importante, sobre todo en lo que
se refiere a los archivos adjuntos.
Sin embargo, Biblioexpress puede cumplir todas las labores de almacenaje y de
organización de la información de los registros bibliográficos sin mayores problemas.

Búsqueda y clasificación de referencias

Biblioexpress
Buscar y reemplazar Lo tiene

Carpetas de No lo tiene
Referencias
Carpetas Dinámicas Tiene el mismo sistema

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Francisco Jeanneret

Lookup No tiene búsqueda de rastreo

Búsqueda rápida La tiene

Tabla 10
En términos de la búsqueda y clasificación de referencias, si bien Biblioexpress no tiene
todas las modalidades de la versión de Biblioscape (ver Tabla 10), tiene las básicas para
poder generar una clasificación y búsqueda sin mayores problemas. Sobre todo si
consideramos que su principal búsqueda son las carpetas dinámicas que, como vimos,
es una herramienta potente por su flexibilidad.

Importación de datos y Formato

Biblioexpress
Filtros de importación Sólo contempla dos filtros, de los cuales uno es el filtro
propio y el otro es de un programa similar.

Formato Puede copiar y enviar referencias con formato. Pero no


puede trabajar con citas temporales.

Estilo No puede editar ni crear estilos de salidas. Tiene 3


alternativas de estilo que corresponden a tres manuales de
estilo: “Publication Manual of the American Psychological
Association” (APA), el ACS y el “Modern Language
Association (MLA) Handbook for Writers of Research Papers.

Tabla 11
Como nos muestra la Tabla 11, en la importación quizás sea uno de los aspectos en que
más se reciente Biblioexpress en el módulo de referencias, puesto que no podría importar
datos de bases de datos que no provengan de dichos programas, con lo cual obliga a
introducir la gran mayoría de las referencias o a reparar los posibles errores que puedan
ocurrir intentando importar con los filtros que tiene.
Sin embargo, en cuanto al formato si bien no puede trabajar con citas temporales, podría
ser de gran utilidad, puesto que nos permitiría mantener las referencias bibliográficas a la
mano cada vez que se requieran. Además, trabaja con tres estilos estandarizados que
pueden ser de utilidad a la hora de presentar un paper o un documento de trabajo.

42
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

Anexo: Campo de Datos


Abstract Abstract Un resumen o sumario de todo el contenido.
memo: 256 MB
Accession_Number Número de Para almacenar un número de ID usado por la base de datos
char: 20 Acceso original durante la importación del registro. Por e jemplo, el
“PMID” puede ser puesto en este campo cuando se busca
Medline en PubMed. Este campo puede ser usado también
para almacenar cualquier número local significativo, un código
numérico universal, o si tu necesitas identificar un registro.
Ardes Dirección Dirección de correo principal del autor(es) o la afiliación del
char: 255 autor.
Attachment Adjuntar Para almacenar la ruta completa del archivo asociado con la
char: 255 referencia en tu disco duro. Si el tipo de archivo es asociado
con un programa, haciendo clic sobre el botón de adjuntar
(attachment) se activará el programa y se abrirá el archivo.
Esta función trabaja de la misma forma que el e -mail.
Authors Autor(es) Todos los autores deberían ser introducidos en el formato
char: 255 "Apellido, Primer nombre, Segundo Nombre” (Smith, Keneth
D.) y separados por “; “.
Availability Disponibilidad Las formas para acceder a la referencia. Si está fácilmente
char: 50 disponible. Puede también ser usada para indicar si la
referencia está publicada o en preparación. (En prensa,
Trabajo en progreso) y cuando estará públicamente disponible.
Call_number Número de Es el número del catálogo de la biblioteca, para lo cual se
char: 30 identificación cuenta con diversos sistemas de clasificación.
Categories Categorías Una categoría es una palabra clave o una frase que ayuda a
char: 100 seguirle la pista de algunas referencias para encontrarlas,
clasificarlas, filtrarlas o agruparlas. Se utiliza categorías para
seguirle la pista a diferentes tipos de referencias que están
relacionadas pero se encuentran clasificadas en diferentes
carpetas. Si se va a introducir más de una categoría debería
ser separadas por un “;” para que el programa pueda
distinguirlas. Puedes utilizar la búsqueda de rastreo con este
campo.
Country País El nombre del país del autor principal. Puedes utilizar la
char: 30 búsqueda de rastreo con este campo.
Ref_user Creado por El nombre del usuario quien ha creado el registro. Este campo
char: 30 es automáticamente introducido por Biblioscape cuando se
añade una nueva referencia. Es útil cuando se utiliza una
misma base de datos por diferentes usuarios, posibilitando
también la búsqueda basada en este campo.
Custom_1 Comodín 1 Cualquier dato que no esté asociado a algún campo específico,
char: 255 incluido por defecto en el programa, puede ser puesto aquí.
Custom_2 Comodín 2 Igual que “Custom 1”.
char: 255
Custom_3 Comodín 3 Igual que “Custom 1”.
char: 100
Custom_4 Comodín 4 Igual que “Custom 1”.
char: 100
Custom_5 Comodín 5 Igual que “Custom 1”.
char: 50
Custom_6 Comodín 6 Igual que “Custom 1”.
char: 50
Date_pub date Fecha con forma La fecha en que fue editada la referencia. Debe tener los tres
valores correspondientes: año, mes y día.
Date_freeform Fecha libre de Puede ingresar una fecha en cualquier formato, con o sin los
char: 20 forma tres valores correspondientes
Date_created date Fecha de La fecha cuando fue añadida una referencia a la base de datos
creación por primera vez. Este campo es automáticamente introducido
por Biblioscape cuando se añade una nueva referencia. Este
campo es útil en la producción de “Búsquedas Avanzadas” o
en “Búsquedas con Carpetas Dinámicas”.

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Francisco Jeanneret

Date_modified date Fecha de La fecha cuando fue editada o modificada una referencia por
modificación última vez. Este campo es automáticamente introducido por
Biblioscape cuando se edita una referencia. Este campo es útil
en la producción de “Búsquedas Avanzadas” o en “Búsquedas
con Carpetas Dinámicas”.
Description Descripción Una breve descripción de las propiedades físicas de una
char: 150 referencia. Por ejemplo. Si es un “Libro”, este campo puede ser
usado para describir el estado en que se encuentra o sus
características físicas. Puedes también utilizar este campo para
describir otros aspectos de una referencia.
Ref_doc Documento Para almacenar el texto completo de una referencia. El
memo: 256 MB documento puede incluir texto con formato, gráficos y objetos
OLE.
Edition Edición Para almacenar el número de la edición de un Libro, de un
char: 20 Programa de Computa ción, etc.
Sec_authors Editor Los editores de una publicación. No debes poner “ed” o
Char: 255 términos similares en el campo, puesto que Biblioscape añadirá
estos de acuerdo al estilo de salida utilizado. Los nombres
deben ser entrados en el formato “Apellido, Nombre Segundo-
Nombre” (Smith, Keneth D.) y separados por “;” cuando haya
más de un autor.
Page_end Página de El número de la página de término de una referencia cuando se
char: 20 Término necesita un rango de página. Por ejemplo, Journal Article y
Book Section.
Extent_work Extensión Para almacenar la extensión del trabajo para la referencia. Por
char: 20 del trabajo ejemplo, el volumen total de una serie de libros o el número
total de trabajos en una Partitura de Música.
File_as Archivar como El texto que puede ser usado para identificar de forma singular
char: 30 una referencia en una base de datos. El campo es introducido
automáticamente por Biblioscape siguiendo la forma: nombre
del autor, año de publicación y parte del título cuando una
nueva referencia es añadida. El usuario puede editarlo más
tarde si lo necesita. El campo “Archivar como” puede ser usado
como una cita temporal para identificar unívocamente una
referencia.
Isbn_issn ISBN / ISSN Para almacenar el número de ISBN para un libro, o el número
char: 20 de ISSN para una revista especializada, una revista de
divulgación, etc.
Sec_title Revista Para almacenar el título secundario de una referencia.
char: 255 especializada/ Dependiendo del tipo de referencia, podría ser: para un
Título “Journal” sería el nombre de la revista especializada, para un
Secundario “Book” sería el título de la serie, para una “Book Section” sería
el título del libro, etc. Como la mayoría de las referencias en
una base de datos bibliográfica son del tipo “Journal Article”,
los diseñadores del programa han decidido utilizar este campo
“Journal/Secondary Title” que sería su nombre genérico.
Keywords Palabras claves Las palabras claves de una referncia. Las palabras claves
memo: 240 individuales deben ser separadas por un “;”.
Label Etiqueta El texto que puede ayudarte a identificar una referencia.
char: 60 Algunos usuarios les gusta usar su propio sistema de
identificación para archivar a su gusto. Además de este campo
de Etiquetas, Biblioscape incluye los siguientes campos para
dar una identificación: Reference ID; Archivar como; Número
de identificación.
Language Idioma Si trabajas con referencias que aparecen en más de un idioma,
char: 30 puedes usar este campo para registrar el idioma original de
publicación.
Location Localización Si tienes tus impresiones en gabinetes o carpetas separadas,
char: 150 puedes indicar esa información aquí. También podrías usar
este campo para indicar cuál biblioteca se encuentra un libro
en particular.
Ref_misc Misceláneos En ocasiones, alguna información que no pertenece a ningún
memo: 244 otro campo debe ser puesta para una referencia. Este campo
está diseñado para este propósito, y puede albergar 256 MB de
datos por referencias.
Modified_by Modificado por Nombre del usuario quien modificó por última vez la referencia.
Este campo es únicamente útil cuando la base de datos de

44
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica

char: 30 Este campo es únicamente útil cuando la base de datos de


Biblioscape es alimentada por múltiples usuarios en una red de
trabajo. Biblioscape introduce automáticamente este campo
cuando un registro haya sido cambiado y no puede ser
cambiado o modificado por el último usuario.
Notes Notas Para almacenar tus comentarios, ideas, etc. sobre una
Memo: 240 referencia. Este es un campo memo y puede albergar hasta
256 MB de datos.
Number Numero Registra el número de publicación.
char: 20
Quat_title Otro título Para almacenar cualquier dato que sea un título natural.
char: 255 Dependiendo del tipo de referencia, podría ser el título original
si la referencia es publicada primero en un idioma extranjero.
Place_pub Lugar El lugar donde la referencia fue editada por primera vez.
char: 100 de Edición
Priority Prioridad Puedes elegir una opción dentro de las cuales se incluyen en el
char: 10 cuadro de alternativas de este campo: Baja (“Low”), Normal y
Alta (“High”), o puedes entrar cualquier opción que sea
apropiada para este campo.
Publisher Editorial La editorial de la referencia. Sólo algunos tipos de referencias
char: 150 requieren este campo, por ejemplo: “Book”, “Audiovisual
Material”, “Computer Program”, etc.
Ref_ID Reference ID Un número que puede unívocamente identificar una referencia
integer en la base de datos de la bibliografía. Este número es
manejado por Biblioscape de forma interna y no puede ser
cambiado por el usuario. Una vez que una referencia ha sido
asignada a un Reference ID nunca será cambiado.
Ref_mark Marcas de Para almacenar un único caracter “X” para resaltar una
char: 1 Referencia referencia. Una referencia puede ser marcada por una gran
cantidad de propósitos.
Ref_read Leer Para almacenar un único caracter para identificar si una
char: 1 referencia referencia ha sido leída por el usuario. Cuando tu importas un
gran número de referencias de una tanda, todos ellos son
designados como no leídos. Una vez que una referencia no
leída ha sido mostrada en la ventana del editor de referencia o
en la ventana de previsualización, el estatus de no leído de una
referencia es cambiado a leído.
Ref_type Tipo de Biblioscape tiene 27 tipos de referencias pre-definidas,
char: 30 referencia incluyendo el genérico. Cada uno de los tipos de referencias
tiene un conjunto de campos de datos asociados. El tipo de
referencia determina cómo será dado el formato de la
referencia en la bibliografía.
Reprint Reimpresión El estatus de reimpresión de u na referencia. Puedes elegir
char: 12 entre: In File, Not in File, On Request, or type in whatever can
fit into the field. o el tipo de imprimir todo lo que pueda
encontrar en el campo.
Section Sección Identifica una parte de una publicación. Necistado para ciertos
char: 20 tipos de referencia como Artículos de Periódicos, “Statute”,
“Bill”, etc.
Tert_authors Editor de El nombre del editor de la serie de una publicación. No debes
char: 255 una serie poner “ed” o términos similares en el campo, puesto que
Biblioscape añadirá estos de acuerdo al estilo de salida
utilizado. Los nombres deben ser entrados en el formato
“Apellido, Nombre Segundo-Nombre” (Smith, Keneth D.) y
separados por “;” cuando haya más de un autor.
Este campo sirve para poner el nombre del editor de las actas
de las conferencias (Conference Proceedings), o el nombre de
un compilador de una sección de un libro. Este campo también
puede ser utilizado para introducir al productor en registros de
películas o de registros de transmisión (Broadcast). En música
sirve para introducir el autor de una serie de discos.
Tert_title Título de Para introducir el título de la serie de una referencia. Aunque el
char: 255 una serie estilo de Biblioscape puede cambiar a mayúsculas el título, es
mejor que lo hagas d irectamente desde la introducción del
registro, puesto que hay muchas excepciones al interior del
programa para hacerlo y que pueden alterar dicha operación.

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Francisco Jeanneret

Title_short Título La versión abreviada del título regular. En muchos estilos de


char: 100 abreviado humanidades, un título abreviado es usado en la cita para
identificar cuál referencia está siendo citada.
Page_start Página El número de la página de inicio de la referencia. Si tu sólo
char: 20 de inicio tienes una número de página para una referencia, ponlo en
este campo.
Subject Materia El campo de Materia puede ser usado para clasificar
char: 255 referencias, así tú puedes encontrarlas, clasificarlas, filtrarlas y
agruparlas después fácilmente. Usa este campo para seguirle
la pista a diferentes tipos de referencias que están
relacionadas pero clasificadas en diferentes carpetas. Por
ejemplo, tu puedes seguirle la pista a todas las referencias
sobre “Química computacional” cuando tu creas una materia
llamada “Química computacional” y la asignas a las distintas
referencias.
En la ventana del Editor de Referencias, puedes realizar en
este campo “Búsquedas de rastreo” o “Lookup”. Acuérdate si
quieres incluir más de una materia en una referencia que
debes separar cada una de ellas con un “;”.
Además, te ayuda a la clasificación de tus registros sin
necesidad de ponerlos en carpetas separadas. Por ejemplo,
puedes pedirle al programa que una carpeta sea ordenada “By
Subject” para ver los distintos grupos que se conforman al
interior de una misma carpeta .
Title Título Título de la referencia. Aunque el estilo de Biblioscape puede
char: 255 cambiar a mayúsculas el título, es mejor que lo hagas
directamente desde la introducción del registro, puesto que hay
muchas excepciones al interior del programa para hacerlo y
que pueden alterar dicha operación.
Quat_authors Traductor Este campo está diseñado para almacenar un nombre d euna
char: 255 persona. Podría ser el traductor, el intérprete, etc. dependiendo
del tipo de referencia. Todo nombre está apareada (parsed) e
indexada en la tabla au_x.
Type_work Tipo de Algunos tipos de referencias te piden especificar el Tipo de
char: 100 Trabajo Trabajo. Por ejemplo, tu puede poner “Pintura al oleo” como el
tipo de trabajo para una referencia del tipo Artwork.
Url URL Si una referencia tiene una correspondiente entrada en algún
char: 255 sitio de Internet, puedes entrar esta localización URL en este
campo. Más tarde puedes usar este campo para abrir la página
directamente en Biblioscape. Asegurate que la entrada d e la
URL está completa.
Volume Volumen El número de volumen en el cual apareció la referencia.
char: 20
Web_post_hide Web Indica si muestra u oculta ciertos campos cuando la base de
char: 1 Post Hide datos bibliográficos está conectada a la Web a través del
Servidor de BiblioWeb. Los campos que se desean ocultar
puden ser seleccionados al seguir la ruta “Tools | Options” y
luego apretar la viñeta “Others”. En “Web Post Hide Field”
selecciona los campos que deseas ocultar.
Work_reviewed Trabajo Para introducir trabajos de reseñas de una referencia. Los tipos
char: 100 Reseñado de referencia como Journal Article, Magazine Article,
Newspaper Article y Book Chapter pueden ser una reseña de
libros, programas computacionales, películas, etc. Puedes
entrar el nombre de un trabajo y su autor que está siendo
reseñado en este campo.
Year_pub Año El año de publicación de una referencia. Si necesitas entrar
integer una fecha de publicación para una referencia como newspaper
article, no necesitas entrar el año, será automáticamente
añadido por Bibioscape de acuerdo al valor en Date_pub.

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