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de gestión bibliográfica
Biblioscape 5.4
Biblioexpress 3.0
Francisco Jeanneret
Introducción ............................................................................................. 1
Ordenar y clasificar las referencias bibliográficas............................................................. 1
Introducir de forma consistente y ordenada las referencias en nuestros textos .............. 1
¿Qué es una base de datos relacional?............................................................................ 2
Nuestros primeros pasos ................................................................................................... 5
Crear una nueva base de datos ..................................................................................... 6
Introducción
Las posibilidades de acceder a un gran número de información, y de diversa índole, es
cada vez más fácil, sobre todo con el uso de Internet. Sin embargo, y por lo mismo, la
información empieza a convertirse en un serio problema cuando hablamos de investigar,
puesto que, como ya sabemos, el exceso de información no necesariamente redunda en
mejores investigaciones.
El tratamiento que se haga de dicha información no deja de ser, por lo tanto, un elemento
relevante, requiriendo generar un sistema que nos permita trabajar de manera efectiva
dicha información.
Uno de los elementos a considerar en esta sistematización tiene relación con el registro y
clasificación de las numerosas referencias bibliográficas que utilizamos en el curso de la
creación de un texto, ya sea una investigación, una tesis, un artículo, un documento de
trabajo, etc., momento en el cual nos podemos encontrar, al menos, con dos tipos de
problemas:
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Francisco Jeanneret
Así, llegado el momento de darle el formato requerido a nuestro texto, lo cual se acentúa
si escribimos para una revista especializada puesto que, generalmente, existen formatos
específicos para cada una ellas, debemos realizar una exhaustiva revisión manual de los
aspectos formales de las referencias bibliográficas. Operación que se deberá repetir para
cada documento y rehacer para cada estilo que se requiera dependiendo de su
destinatario.
Por y para ello existen herramientas informáticas, es decir programas, que nos facilitan el
tratamiento de dicha información. Algunas de ellas son EndNote Database, ProCite
Database, Reference Manager Database y Biblioscape o en su versión gratuita
Biblioexpress.
En este manual, orientado a usuarios legos, veremos las potencialidades de estos dos
últimos programas, poniendo énfasis en los recursos y potencialidades de Biblioscape y
las posibilidades que su versión gratuita nos entrega.
Biblioscape es un programa de procesamiento o tratamiento de referencias
bibliográficas, que utiliza una base de datos relacional que nos permite el contacto
constante, de manera rápida y fácil, con nuestros recursos bibliográficos.
Para hacernos una idea de lo que es una base de datos, la imagen más comúnmente
utilizada es la metáfora de un "almacén", un almacén de datos. Pero un almacén en
donde se introducen datos de una forma ordenada.
La manera de ordenar dichos datos es a través de tablas que, a su vez, están subdividas
en diversas categorías denominadas campos. Cada vez que rellenamos los campos para
una referencia estamos hablando de un registro. Por ejemplo (ver Ilustración 1):
supongamos que tenemos que administrar una base de datos de una biblioteca, para lo
cual tenemos una tabla llamada “Préstamos de libros”, la cual se subdivide en campos
como podrían ser “nombre del usuario”, “dirección del usuario” “nombre del autor”, “título
del libro”, “año de edición”, etc. Cuando rellenamos todos esos campos tendremos
entonces un registro.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
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Francisco Jeanneret
“USUARIOS” “PRÉSTAMOS”
“nombre del usuario” Juanito Pérez “título del libro pedido” Los hermanos
Karamazov
“dirección del usuario” Las lomas 27 4º4ª BCN “autor del libro” Dostoiewsky, F.
“código del usuario” 3894 “código del libro” 000334-DF
“fecha del pedido” 22-02-2003
“fecha de entrega” 03-03-2003
"código del usuario" 3894
Tabla 1
Esta base de datos se llama base de datos relacional, otorgando mayor potencialidad y
funcionalidad. Una base de datos relacional contiene múltiples tablas de datos que se
relacionan unas con otras.
Con esta base de datos cada uno de los usuarios tiene uno y solo un registro de
información general almacenada en la tabla “usuarios”. Cada uno de los registros está
identificado por un único código de cliente, el cual sirve como llave relacional. Cuando un
usuario pide una orden, ésta sólo debe contener el código del cliente como referencia,
puesto que toda la información general del cliente ya está almacenada en la tabla
“usuarios”.
Esta forma resuelve los problemas de duplicación y los cambios generados en la
información del cliente. Por ello, el administrador de la base de datos sólo requiere
cambiar en un único registro la información a modificar si alguien cambia su dirección.
Biblioscape trabaja con este tipo de base de datos, generando diferentes tablas para los
diferentes módulos con los cuales opera. En el siguiente esquema (ver Ilustración 2), y
sin entrar en más detalles, se encuentran las tablas que utiliza y las relaciones que se
establecen entre ellas.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Antes de continuar es importante señalar que Biblioscape requiere que se actualicen las
tablas y sus relaciones entre ellas cada cierto tiempo para ayudar a la consistencia de los
datos y a la rapidez y eficacia de las operaciones. Para ello debes “reconstruir” la base de
datos siguiendo la ruta “File à Database à Rebuild Database...”, proceso que demorará
unos segundos.
Para trabajar con Biblioscape lo primero que tenemos que hacer es descargar el
programa desde Internet que se encuentra en un archivo ejecutable en el sitio Web
http://www.biblioscape.com/download.htm. Puedes bajar el archivo “bsp5.exe” para
Biblioscape que te da una licencia para utilizarlo gratuitamente durante un mes
(shareware) o el archivo “bxp3.exe” para Bibilioexpress que es la versión gratuita del
mismo programa, y que si bien hay que reconocer que tiene bastantes restricciones, es
también importante decir que a nivel de usuario no deja de ser una herramienta potente
para nuestros fines. Luego de dicha operación:
Activa el ejecutable para instalar el programa, siguiendo las instrucciones que se
presentan en el cuadro de diálogo.
Una vez instalado abrimos el programa y nos aparecerá una base de datos de ejemplo,
dado por el mismo programa.
Como podemos ver en la Ilustración 3, en su presentación inicial encontraremos al menos
cuatro elementos generales:
1. Las barras de herramientas con las distintas funciones que dispone el programa. Para
cambiar, quitar o añadir, las barras de herramientas deberíamos seguir la ruta del
menú “View à Toolbar à Customize...”1
2
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1 Uno de los inconvenientes relativos que puede tener el programa es que sólo existe una versión
en inglés, aún cuando tiene un corrector ortográfico en diferentes idiomas (castellano inclusive).
Por este motivo pensamos que, en pos de la utilidad de este manual, es mejor mantener en el
idioma original todo lo referente a comandos y rutas de acceso a funciones.
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Francisco Jeanneret
Para poder crear nuestra propia base de datos habrá que encontrar la función “New
Database” que se encuentra siguiendo la ruta del Menú: “File à Database à New
Database”.
Al activar dicha función se nos pedirá un directorio para que Biblioscape pueda crear
automáticamente una nueva carpeta usando el nombre que se le ha dado, generando en
ella todos los nuevos archivos necesarios para la base de datos. Por ejemplo, la base de
datos de Biblioscape “sample” tiene un subdirectorio con su nombre.
Cada vez que generes una base de datos se cerrará Biblioscape y al reinicializarlo la
nueva base de datos será abierta automáticamente.
No olvides, de vez en cuando y de cuando en vez, resguardar los archivos de la base de
datos generando una copia de seguridad para evitar pérdidas de datos, sobre todo,
cuando trabajes con un gran número de registros.
La mejor forma de generar una copia de seguridad de una base de datos es comprimir
todos los archivos que tiene el directorio de la base de datos, lo cual lo puedes realizar
fácilmente con el compresor WinZip.
Si no se desea comprimir la base de datos durante la copia de seguridad, puedes copiar
los archivos de la base de datos a otro directorio o a un disco extraíble.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Módulos Generales
Para hacernos una idea panorámica de Biblioscape podemos señalar que el programa
trabaja a través de 7 grandes módulos que se encuentran interrelacionados entre sí.
1. Referencias: Este módulo no sólo nos permite introducir de forma fácil y
ordenada toda la información que poseamos con respecto a una referencia
bibliográfica, sino también todas las funciones de clasificación y búsqueda de
datos específicos.
2. Biblioword: Este módulo nos permite, sin dejar el programa Biblioscape, trabajar
un archivo de texto para facilitar la introducción de citas, otorgándole el formato
que se desee. Esto se debe a la integración entre Biblioscape y los procesadores
de textos más conocidos: Word Perfect y Word.
3. Internet: Este módulo no sólo nos permite trabajar con Internet o Intranet para
obtener referencias bibliográficas situadas en bases de datos o de introducir
referencias bibliográficas electrónicas, sino que también nos permite trabajar en
internet, pudiendo tener una base de datos online que puede ser trabajada desde
distintos lugares y con distintas personas.
4. Notas: Este módulo nos permite llevar de forma ordenada nuestras notas y
apuntes que no estén necesariamente relacionados con alguna referencia
específica, pero que se relacione con la investigación o las ideas que se desean
desarrollar.
5. Tareas: Este módulo nos permite organizar nuestra programación de tareas con
respecto a las diferentes referencias bibliográficas.
6. Gráficos y Mapas (Chart): Este módulo nos permite realizar gráficos o mapas
que ayuden a la visualización de las ideas desarrolladas o en términos de la
presentación de los resultados obtenidos en nuestra investigación.
7. Catálogo: Este módulo se especializa en la administración y manejo de las tareas
propias de bibliotecas y librerías en términos de préstamos, proveedores, clientes,
etc.
Para visualizar y movernos de uno a otro módulo deberemos ir al menú y seleccionar
"Go" y luego marcar el módulo que deseemos utilizar, como se indica en la Ilustración 4.
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Francisco Jeanneret
Referencias
Cada uno de estos módulos realiza tareas específicas que se pueden seleccionar ya
sea a través de las barras de herramientas o a través del menú "Tools". En este
manual nos abocaremos a revisar de forma relativamente detallada el módulo de
Referencias, dejando para otra oportunidad los demás módulos.
Aspectos Generales
Una referencia bibliográfica es toda la información necesaria para identificar una fuente
específica, ya sea de tipo escrito o audiovisual.
El módulo de Referencias, como ya se dijo, nos permite introducir de forma fácil y
ordenada toda la información que poseamos con respecto a una referencia bibliográfica
en particular, incluyendo las posibles vinculaciones con otras referencias. Así también
nos permite el tratamiento de los datos de dicha referencia, posibilitando operaciones de
clasificación y búsqueda a partir de condiciones definidas por el usuario.
Biblioscape ordena la información que se tenga de una referencia estableciendo un cruce
de dos elementos básicos que están presentes en la mayoría de las funciones que realiza
el programa: los tipos de referencia y los campos de datos.
1. Tipos de referencias
Por “tipos de referencias” entenderemos la clasificación general que el programa trae
consigo con respecto a las fuentes bibliográficas, las cuales se requieren de información
distinta para ser citados o referenciados.
Por ejemplo, un artículo de una revista especializada requerirá no sólo el nombre del
autor y el título del artículo, como un libro, sino que además, requerirá las páginas de
inicio y de término, el nombre, el número y el volumen de la revista, etc.
Biblioscape trae consigo 27 tipos de referencias distintas 2, incorporando incluso un tipo
de referencia genérico, que contiene todos los campos, para introducir algún registro que
no cumpla con ninguno de los que nos aporta el programa3: A continuación, en la Tabla 2,
encontraréis una breve descripción de los diferentes tipos de referencias disponibles en
Biblioscape:
2
Una vez más, mantendremos el inglés para los nombres de los tipos de referencias, puesto que
así aparecerán en el programa y serán más fáciles de reconocer en un primer momento. Sin
embargo, puede ser útil saber que, excepto el Generic, todos los demás nombres pueden ser
cambiados por el usuario.
3
En cursiva se encuentran resaltados los tipos de referencias que suponemos serán de mayor uso
en labores de investigación.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
2. Campos de datos
Para cualquier base de datos, los campos de datos, como se dijo anteriormente, son
todas las categorías en las cuales se puede dividir una tabla determinada para introducir
datos específicos de lo que se quiere almacenar.
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Francisco Jeanneret
4 Short Título
Title_Short 34 Reprint Reprint Reimpresión
Title abreviado
5 Year_Pub Year Año 35 Label Label Etiqueta
14 Start Página de
Page_Start 44 Country Country País
Page Inicio
15 End Página de
Page_End 45 Url URL URL
Page Término
16 Notes Notes Notas 46 Attachment Attachment Adjuntar
17 Palabras
Keywords Keywords 47 Custom_1 Custom 1 Comodín 1
claves
18 Work Trabajo
Work_Reviewed 48 Custom_2 Custom 2 Comodín 2
Reviewed Reseñado
19 Subject Subject Materias 49 Custom_3 Custom 3 Comodín 3
20 Categorie
Categories Categorías 50 Custom_4 Custom 4 Comodín 4
s
21 Publisher Publisher Editorial 51 Custom_5 Custom 5 Comodín 5
22 Place Lugar de
Place_Pub 52 Custom_6 Custom 6 Comodín 6
Published Edición
23 Isbn_Issn ISBN ISBN / ISSN 53 Ref_User Created By Creado por
24 Date Fecha de
Edition Edition Edición 54 Date_Input
Created creación
25 Type Tipo de
Type_Work 55 Modified_By Modified By Modificado por
of Work Trabajo
26 Tertiary Editor de Date Fecha de
Tert_Authors 56 Date_Modified
Authors una serie Modified Modificación
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Pero, como se dijo, no todos los campos de datos se requieren para todos los tipos de
referencias que el programa contiene. Por ello, dependiendo del tipo de referencia que se
elija algunos campos pueden tomar diferentes funciones.
En la siguiente tabla (Tabla 4) aparecen estas diferencias comparativas con respecto a
algunos de los tipos de referencias nombrados más arriba, escogidos por la utilidad que
pueden prestar a la hora de ingresar los datos.
Nombre Book Book Electronic Journal
Campos Genérico Book Thesis
Edited Section Source Article
de Datos
editor o
Authors autor autor(es) autor(es) autor(es) autor(es) autor(es)
compilador
autores editores de Editores de
Sec_Authors editor(es)
secundarios la serie la serie
Nombre
título Título de Título de Título del Año de Departa-
Sec_Title revista
secundario la serie la serie libro acceso mento.
o journal4
extensión Número Número Número
Extent_Work
del trabajo volúmenes volúmenes volúmenes
número o fecha de Fascículo
Number
fascículo acceso (issue)
página Página de Página de Página de
Page_Start
de inicio inicio inicio inicio
página de Número de Número de Página de Página de Página de
Page_End
término páginas páginas término término término
Publisher editorial Editorial Editorial Editorial Editor Universidad
tipo de Tipo de Tipo de
Type_Work
trabajo medio tesis
autores Editores de
Tert_Authors
terciarios la serie
títulos Títulos de Título
Tert_Title
terciarios la serie Alternativo
autores
Quat_Authors Traductor Traductor
cuaternarios
título Publicación Publicación Publicación Publicación
Quat_Title Historia
cuaternario original original original original
4
Debe prestarse especial atención a este campo, puesto que al ser recurrente el ingreso de datos
de revistas especializadas, para los diseñadores de este programa el nombre de este campo será
indistintamente llamado “Sec_Title” o “Journal”.
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Francisco Jeanneret
datos (datos de una misma naturaleza situados en campos distintos) que pueden generar
problemas a la hora de buscar y clasificar bajo ciertos parámetros, sino que esto
condicionará también el formato que adopten los datos en cuanto a su visualización y
presentación.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Para ingresar la información restante puedes dirigirte a los otros campos presionando ya
sea la tecla del tabulador (la tecla “tab”, por lo general arriba de las mayúsculas) o ya sea
con la flecha o, simplemente, con el ratón.
Es importante señalar aquí que en algunos de ellos, como en el caso de "autor”,
“editorial”, “editor”, “journal”, “keyword”, etc., existe la posibilidad de una búsqueda de
rastreo a través de la función “lookup”, la cual facilita la consistencia de los datos, es
decir, permite asegurar que se utilice una única forma de ingresar un mismo dato varias
veces.
Así, esta búsqueda de rastreo nos permite visualizar los datos que ya se encuentran
incorporados en nuestra base de datos para el campo en que se abrió la aplicación de
“lookup” y seleccionar el dato que requerimos insertar.
Para activar dicha función sólo debes presionar el botón que aparecerá
automáticamente a la derecha del campo seleccionado.
Esta función se realiza gracias al proceso de indexación que realiza Biblioscape de cada
una de las palabras que introducimos. Por lo cual, se requiere actualizar el index de
rastreo (Lookup Index) cada cierto tiempo para que no aparezcan datos ya borrados o ya
corregidos. Para ello debes seguir la ruta “File à Database à Update Lookup Index”.
Una vez terminado de ingresar todos los datos para tu referencia, en la barra de
herramientas presiona “Save Reference” para archivar la información ingresada. Si no
deseas archivar puedes presionar “Cancel” para omitir los cambios. Una vez guardados
los datos, Biblioscape volverá a la lista de referencias. Si tu deseas seguir ingresando
referencias y no volver a la lista de referencias has clic en “New Reference” y el registro
actual será automáticamente archivado.
Sin embargo, el ingreso de datos en los distintos campos requiere que se ponga atención
no sólo en la función del campo, sino que, además, en cómo se ingresan los distintos
datos para que Biblioscape pueda, de forma homogénea para todos los registros, darles
formato correctamente.
En lo que sigue revisaremos las funciones que pueden tener algunos campos específicos
que nos pueden ser útiles a la hora de trabajar con Biblioscape y las reglas de ingreso de
datos necesarias para cada uno de ellos.
Autor(es)
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Francisco Jeanneret
Regla Ejemplo
¿Nombres con Los nombres pueden ser también iniciales, asegurándote que “Moreno, F. X.”
iniciales? haya un espacio entre cada inicial para que no sea tomado
como un solo nombre. (Fíjate que sigue el mismo principio
anterior)
¿Cómo Separar Si hay más de un autor se deben separar por un signo de “Moreno, Francisco
autores? punto y coma (“;”) Xavier; Porta, Jordi;
Rovira, Francisco
Xavier”
¿Qué hacer si falta Si no sabes todos los autores debes poner “; et al.,” o “; y “Moreno, Francisco
algún autor? otros,” al final de la lista. Xavier; Porta, Jordi; y
otros,”
¿Demasiados Un campo de “Autores” y “Editores” de Biblioscape puede
autores? solamente introducir a lo más 255 caracteres (entre 15 a 2 0
autores con un nombre y el apellido aproximadamente). Si
esto no es suficiente para una referencia particular, puedes
poner el resto de los nombres de los autores en otro campo,
por ejemplo, en el campo de “Notas”.
Al dar formato a la referencia, cuando son demasiados
autores, Biblioscape añadirá automáticamente, según el estilo
seleccionado, “et al.”.
¿Sin autor? Si una referencia no tiene autor, deja el campo del Autor en Los estilos, por lo
blanco. El estilo que uses para dar formato a la bibliografía general, pondrán en el
determina cómo serán tratadas las referencias anónimas. lugar del autor la
palabra “Anonymus”.
¿Autor Cuando entres un autor institucional o autores con un apellido “Universidad Autónoma
institucional? O ¿Un de más de una palabra, pon una coma (“,”) al final de él para de Barcelona,”
nombre con más de que Biblioscape reconozca las palabras como un sólo “Duchastel De
una palabra? nombre. (Fíjate que sigue el mismo principio señalado Montrouge, Laurent”
anteriormente)
¿Un autor con Para autores con títulos, tales como “Jr.” o “II”, etc., necesitas “Smith, John, Jr.”
títulos nobiliarios? entrar el nombre del Autor de la siguiente forma: “Apellido, “
Nombre 2º nombre, Título”
Títulos
Existen también cuatro campos (“Title”, “Sec_title”, “Tert_title”, y “Quat_title”) que sirven
para ingresar títulos, los cuales, como ya vimos en un cuadro en el apartado referido a los
campos, tendrán diferentes funciones dependiendo del tipo de referencia que se utilice.
Para ingresar los títulos se deben respetar ciertas reglas para que Biblioscape pueda
darles de forma homogénea un formato correcto.
A modo general, en este caso se recomienda que se decida en el momento de ingresar
los títulos si se desea que vayan en mayúsculas o minúsculas, puesto que si bien los
estilos pueden realizarlo de forma automática, existen diversas excepciones para este
tipo de cambio, lo cual puede generar errores en el formato final de la referencia.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
En general, se deben entrar los títulos sin un punto o cualquier otra puntuación al final,
puesto que éste se añadirá automáticamente si fuese necesario según el estilo de salida
que se elija.
Sin embargo, para algunos casos es necesario que ya sea el título del artículo o el
nombre del Journal vayan abreviados. Es para estos casos que Biblioscape requiere de
un punto al final del dato ingresado para reconocer que es una abreviatura. Por ejemplo,
el estilo MLA requiere que un título abreviado sea añadido en la cita en el texto para
identificar trabajos de un mismo autor. Una cita en el texto regular en MLA requiere
solamente el nombre del autor y la página citada, como “(Smith 278)”. Pero si hay
múltiples trabajos para este autor, MLA requiere que el título o una abreviatura de él sea
añadida a la cita. Si el título regular es grande, como “Exploring All Possibilities in Your
Life - The Yates Isaccson Story” tu deberías entrar una forma abreviada del título que
comienza con la primera palabra. Por ejemplo: (Smith, Exploring 278).
Así también en el caso del nombre de una revista especializada (Journal), que utiliza el
campo “Sec_title”, podrás introducir la forma abreviada con un punto. Algunos estilos de
salida utilizan para identificar las referencias sólo una abreviación o una sigla del Journal.
Si la forma abreviada o completa del nombre del Journal no es encontrada en la tabla de
nombres de los Journals, se utilizará por defecto el nombre ingresado del Journal en
dicha referencia.
Para ver los listados de Journal que se han ingresado de forma abreviada o con el
nombre completo, Biblioscape incorpora un Editor de los nombres de los Journals.
Fechas y Año
Existen dos tipos de campos para ingresar fechas. Por una parte, tenemos un campo de
datos de fechas con formato pre-establecido (“Date_Pub”) que requiere que se ingresen
los tres valores (día, mes y año) con caracteres numéricos, puesto que no acepta
caracteres alfabéticos. Si estos tres valores no están, el programa no permitirá pasar a
otro campo sin corregir o borrar los datos ingresados.
Sin embargo, no siempre las referencias tienen una fecha con las características
anteriores, puesto que sólo requieren, como en el caso de los Journals, una fecha
incompleta (“May 1994”) o tienen caracteres alfabéticos (“Otoño, 2000”). Para ello,
Biblioscape contiene un segundo tipo de campo de fechas con formato libre
(“Date_freeform”) que nos sirve para estos casos.
En cuanto al año, debes ingresar los cuatro dígitos y tampoco acepta caracteres
alfabéticos. Si aún no está publicada la referencia puedes poner “en prensa” o “en
preparación” en otros campos como “Volumen” o “Edición”, los cuales pueden tener
caracteres alfanuméricos.
Palabras Claves y Materias
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Francisco Jeanneret
2. Las palabras utilizadas aquí tienen que tener el mismo formato y sin poner ningún
tipo de puntuación para que el programa las reconozca como una mima palabra
(por ejemplo: “Cárcel” no es lo mismo que “cárcel” o “cárcel.”. Para resolver dicho
problema de consistencia, Biblioscape te va sugiriendo, mientras escribes, las
palabras claves que existen en la base de datos que contienen la misma raíz o, si
la necesitas, te permite utilizar la búsqueda de rastreo (“Lookup”) que vimos
anteriormente.
Abstract, Notas y Documentos
Estos campos permiten introducir una cantidad de texto (256 MB por registro5) que
permite registrar en ellos comentarios, pensamientos personales, etc. (“Notes”); una
breve descripción o resumen del contenido de la referencia (“Abstract”); o texto con
formato, gráficos y objetos OLE por lo que puedes añadir textos completos de un
documento, con gráficos, plantillas Excel, dibujos, etc. (“Document”). Más adelante
especificaremos la forma de ingresar y trabajar con Abstracts y Documentos.
Si bien el campo de documentos guarda los datos en formato de texto enriquecido (RTF),
si los gráficos y objetos OLE superan una resolución de 256 colores, el código RTF
podría llegar a ser significativo como para que los procesos de búsqueda del programa se
lentifiquen. Se recomienda en estos casos utilizar otro procesador de textos como el
Word para generar los documentos y luego vincularlos o adjuntarlos a la referencia a
través del campo “Attachment”, en vez de archivarlos en el campo “Document”.
Attachment o Adjuntar archivos
Este campo permite adjuntar archivos a las referencias, lo cual se puede realizar
presionando el símbolo que aparecerá, una vez seleccionado este campo, en el
extremo derecho, permitiéndote explorar a través de una ventana de búsqueda
convencional para acceder al archivo requerido.
Si este campo está activo, es decir, si existe algún documento adjunto, el icono (DIBUJO
DEL CLIP) será mostrado en el encabezado del panel de vista preliminar, el cual te
permitirá acceder al archivo adjunto directamente siempre y cuando tengas el programa
requerido para ello.
Comodines (1-6)
Estos campos nos permiten ingresar un tipo de dato específico que no pueda asociarse a
ningún otro campo que contenga por defecto el programa. El nombre de este campo
como de los otros campos en los distintos tipos de referencia (exceptuando el genérico)
pueden ser editados, pudiendo otorgarle un nombre que te permita reconocer para otras
ocasiones el tipo de dato asociado a este campo particular.
Páginas
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Los otros dos campos que pueden tener 256 MB de datos son Palabras claves y Misceláneos.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Existen campos de datos, tales como “Ref_ID”; “Save As”; “Date_Created”; “Ref_User”;
“Date_Input”; “Date_Modified”, que sirven para identificar cada registro de forma unívoca
y que el programa controla automáticamente. En tales casos, el usuario no puede
manipular (por ejemplo “Ref_ID”) o tiene un acceso restringido (por ejemplo: “Save As”) a
los datos.
Todos estos campos te pueden ser de utilidad a la hora de buscar, clasificar, o agrupar
registros. Por ejemplo: En un trabajo en donde diferentes usuarios han ingresado datos,
se puede necesitar en algún momento saber cuándo cada uno de los usuarios ha
trabajado y cuáles referencias ha ingresado. Para ello se puede utilizar los campos de
Fecha de ingreso (“Date_Input“) y de Creado por (“Ref_User”) respectivamente.
A dos de estos campos debemos darle una atención especial, puesto que serán los que
nos permitirán otorgarle de forma relativamente automática un formato específico a los
textos en los cuales estemos trabajando.
Ambos campos son los que identificarán de forma unívoca a nuestras referencias para
que Biblioscape pueda trabajar con ellas sin equivocaciones. Mientras que el campo de
datos “Ref_ID”, o genéricamente “Reference ID”, le otorga un marcador numérico a cada
referencia, “Save_as”, o en castellano “Archivar como”, se forma a partir de los valores
propios de cada registro (autor, título, etc.). Por ejemplo:
Una vez que ya hemos ingresado nuestros registros, que sin duda es la parte más
engorrosa del proceso, pero, como todas las cosas desagradables, necesaria, podemos
utilizar las diferentes aplicaciones que nos entrega Biblioscape para modificar, clasificar y
buscar referencias específicas y, también, darle formato a las citas y a la bibliografía de
un texto en el que estemos trabajando.
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Ilustración 6. Editor de referencias
Francisco Jeanneret
Sub-módulo Función
Identificador General En este sub-módulo puedes revisar y editar la información que cada campo
(User Defined) contiene. En este sub-módulo solamente son mostrados los campos de datos
asociados al tipo de referencia seleccionado al momento de ingresar el registro.
Si deseas ingresar un dato en un campo específico, pero que no aparece en la
visualización que se realiza a partir del tipo de referencia seleccionado, puedes ir al
sub-módulo “All Fields” para buscarlo.
Abstract Este sub-módulo nos permite insertar, generar o modificar un abstract del texto,
pudiendo además desarrollar notas en relación a ello. Además, en este sub-módulo
se vuelve a presentar la posibilidad de insertar nuevas Palabras Claves.
Documentos El sub-módulo de referencias tiene incorporado un procesador de texto que permite,
como vimos anteriormente, trabajar un documento en formato de texto enriquecido
(RTF), pudiendo incorporar tablas y gráficos sin mayores problemas.
Biblioscape, además, puede realizar correcciones ortográficas en diferentes idiomas
a través de la función “Spelling Check” que se encuentra siguiendo la ruta del Menú
“Tools à Spelling Check” o sencillamente apretando F7. Para ello puedes utilizar el
mismo diccionario de Word o acceder, en la página de Biblioscape:
http://www.biblioscape.com/download.htm a los archivos que contienen los
diccionarios en los diferentes idiomas.
Todos los campos (All Este sub-módulo te permite visualizar todos los campos posibles, tanto los
fields) activados como los desactivados por el tipo de referencia utilizado, dando una
visión global del registro, pudiendo intervenir en todos los campos que es posible
hacerlo.
Vínculos Cruzados Biblioscape permite generar vínculos, en primer lugar, con otras referencias. Este
(Cross links) sub-módulo es un editor de aquellos vínculos, pudiéndose añadir, modificar o borrar
vínculos con otras referencias.
El tipo de vínculo que se establezca entre las referencias puede ser definido por el
usuario. Biblioscape entrega la posibilidad de definir la relación en términos de su
direccionalidad (uni o bidireccional), pero además el usuario puede establecer el
tipo de relación que existe entre las referencias.
El programa trae por defecto los términos “Related” (Relacionada), “Supportive”
(Reafirma), “Contradictive” (Opuesta), “Cited” (Citada), sin embargo, uno podría
definir los tipos de relaciones si así lo desease. Esta operación se realiza apretando
la función “Add” o “Añadir” y luego buscando el botón para “adaptar el tipo de
vínculo” ( ) que se encuentra al lado derecho del rectángulo “Link type”. Y más
aún, también se pueden introducir comentarios sobre dicha vinculación.
Todos los vínculos (All Biblioscape permite no sólo realizar vinculaciones entre referencias, sino también
links) con los datos que tengamos en los demás Módulos (Internet, Notas, Tareas, etc.).
Este último sub-módulo, al igual que el sub-modulo “Todos los campos”, es más
bien para generar una visión panóptica de los datos y vínculos de la referencia que
se está ingresando o que ya se tiene, generando la visualización gráfica, a través
de un árbol de flujo, de todos los vínculos que la referencia tiene.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
todas las referencias que tengas, debes utilizar la función “Retrieve All” primero,
siguiendo la ruta “References à Retrieve All” o presionando el símbolo en la barra de
herramientas , lo cual mostrará todos los registros de la actual base de datos.
Además, puedes conIlustraciónr dichas aplicaciones para que permitan buscar datos que
ya sea se parezcan a tu palabra buscada, ya sea sólo para los casos que aparezca la
palabra completa o ya sea para aquello que sólo tengan parte de la palabra. También, si
se prefiere y necesita, se puede limitar la búsqueda y el reemplazo a cualquier campo de
datos específicos.
Para utilizar la función de “Buscar”:
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
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Francisco Jeanneret
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
8. Para borrar una Query has clic en el botón , con lo cual se eliminará la carpeta
azul seleccionada en ese momento.
d. Búsqueda indexada
Este menú permite acceder a tres tipos de búsqueda diferentes: la búsqueda rápida, la
búsqueda astuta y la búsqueda indexada propiamente tal. Si bien revisaremos las tres,
nos centraremos principalmente en la tercera de ellas, puesto que tiene ciertas
características que la hacen diferenciarse a los otros tipos de búsqueda. Las otras dos
pueden ser entendidas fácilmente con lo ya visto hasta ahora. Para poder acceder a
ellas, y como podemos comprobar en la Ilustración 10, debes seguir los siguientes pasos:
Si deseas buscar una palabra específica te puedes remitir a esta opción. La diferencia
con “Find” es que esta búsqueda te entrega el listado de las referencias, mientras que
“Find” va de una en una. Para utilizarla debes sólo cerciorarte que el botón “Fast
Search” está activo.
• Smart Search (Búsqueda Astuta)
Este tipo de búsqueda vuelve a trabajar con SQL, pero, esta vez, el programa está
condicionado para realizar una interfase entre el lenguaje natural, en este caso el
inglés, y el lenguaje estructurado de consulta. De esta manera, los usuarios pueden
23
Francisco Jeanneret
24
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Tabla 8
Para trabajar con este tipo de búsqueda luego de seguir la ruta “References à Search à
Indexed Search” y cerciorarse que el botón “Indexed Search”, habría que ingresar algún
objeto de búsqueda y apretar “enter” o hacer clic en el botón “Start”.
f. Búsqueda Avanzada
La búsqueda avanzada utiliza también el Lenguaje estructurado de Consultas (Structured
Query Language o SQL) de igual forma que las carpetas dinámicas, pudiendo también
guardar la búsqueda realizada pero en este caso en un archivo, lo cual no te permite
realizar una clasificación y ordenación de las búsquedas realizadas.
Su manejo es bastante similar al de las carpetas dinámicas, por lo que si ya te sabes
manejar con ellas, no tendrás mayores inconvenientes con este tipo de búsqueda.
Para producir una Query con este tipo de búsqueda, y como muestra la Ilustración 11,
debes:
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Francisco Jeanneret
Para rastrear un campo de datos debes seguir los siguientes pasos, centrándote en el
cuadro que está destacado en la imagen (ver Ilustración 12):
1. Para mostrar el panel de la búsqueda de rastreo, has clic en el menú “References à
Search à Lookup”.
2. Selecciona un campo de datos usando la ventana desplegable de la izquierda. Una
lista de los distintos valores o datos que tiene ese campo, junto con su ocurrencia,
aparecerán.
3. Puedes saltar a un registro específico en la lista de rastreo si escribes alguna letra o
palabra específica en la ventana de la derecha, y el cursor se irá al registro más
cercano a tu petición.
4. Si deseas ir a una referencia específica sólo debes hacer doble clic en ella y
aparecerá en el cuadro de referencias de la derecha
26
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Para trabajar con esta búsqueda deberás en el módulo de Referencias (ver Ilustración
13):
1. Seguir la ruta “Tools à Search à Quick Search”.
2. Seleccionar un campo específico.
3. Para añadir un valor específico apretar el símbolo .
4. Para actualizar y guardar los cambios realizados apretar el símbolo .
5. Para eliminar un valor específico apretar el símbolo .
3. Importar
Como veíamos anteriormente una de las labores más engorrosas que el programa
requiere, pero indiscutiblemente necesaria, es el ingreso de datos. Por y para ello,
Biblioscape permite importar datos desde cualquier base de datos que se pueda acceder,
evitando así el trabajo de escribir en cada registro de datos los valores de los campos
correspondientes. Su manejo es relativamente sencillo, aún cuando se debe poner
atención en algunos aspectos para poder realizarlo con precisión sin perder o desordenar
los datos a guardar.
Si consideramos que cada base de datos otorga un formato característico a los datos al
descargarlos en un archivo, sea éste “.TXT” o “.DAT”, para que sea posible su lectura
ordenada se requiere que Biblioscape pueda leer y trabajar con dicha codificación. En
general, existen, como veremos, dos formas de codificar los datos: una que etiqueta los
27
Francisco Jeanneret
datos a partir de los campos que utiliza y, la otra, que delimita los datos a través de
comas o tabulaciones.
a. Importar desde un archivo de datos etiquetados (tagged)
En este caso, las bases de datos, utilizan una nomenclatura que ordena los datos por
campos, siendo necesario generar un “filtro de importación” que pueda corresponderse
con dicha nomenclatura, el cual le indicará a Biblioscape cómo importar los datos para
que estos queden ordenados correctamente. Por ello tenemos que tomar la precaución
de guardar en archivos distintos datos que tengan formatos diferentes.
El siguiente ejemplo nos muestra el formato propio que nos entrega la base de datos
“Sociological Abstracts”6 (ver Ilustración 14).
6 Base de datos a la cual se puede acceder, entre otras, desde la UAB. Operación que es de
utilidad para, sobre todo, las revistas especializadas, pudiendo acceder a ellas a través de la
página: http://www.bib.uab.es/cdrom/index.html y seleccionando “Connexió a la xarxa ERL”. Otra
base de datos, entre otras, a la cual se puede acceder sería la Humanities Indexes.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Filters”) siguiendo la ruta “File à Import Filters...”. De esta forma aparecerá la siguiente
ventana (ver Ilustración 15):
Una vez abierta la ventana, en la parte superior donde dice “Search”, escribiremos el
nombre de la base de datos de la cual es originario el archivo a importar y apretaremos
“Enter” para que se realice la búsqueda en la tabla de la izquierda donde se encuentran
los filtros de importación ordenados a partir de las fuentes (diversas fuentes pueden
trabajar con las mismas bases de datos, pero descargar los datos de manera diferente).
En este caso, para “Sociological Abstracts”, Biblioscape nos muestra dos opciones
posibles.
Si vamos al cuadro inferior hay una viñeta que dice “Example”, la cual nos puede servir
para contrastar el formato de los filtros que utiliza Biblioscape con el formato de nuestro
archivo a importar. Así, si nos remitimos al ejemplo de “Sociological Abstract” nos
daremos cuenta que el filtro de importación que requerimos será el segundo y no el que
apunta la imagen anterior.
Una vez que sabemos cuál es el filtro de importación correcto a utilizar cerramos la
ventana y nos dirigimos a la función de importación, siguiendo la ruta “File à Import...”
En esta ventana (ver Ilustración 16), deberemos contestarle al programa al menos tres
preguntas:
1. ¿Dónde está el archivo que queremos importar? en la función “Browse”,
2. Cuál es el tipo de filtro que debe utilizar? en la función “Import Filter” y, por último,
29
Francisco Jeanneret
3. ¿En qué carpeta deseas guardar los datos a importar? en la función “To folder”
Cuando tengas estas tres preguntas resueltas sólo deberás apretar “Start” para importar
los datos de manera correcta como se ve a continuación.
b. Importar desde un archivo delimitados con comas o con tabulaciones
Otra forma de importar registros de referencias en Biblioscape es usar un archivo
delimitado con comas o tabulaciones. Esta es útil si necesitas transferir datos desde una
base de datos general u hojas de cálculo. El nombre del campo de datos en la primera
fila de un archivo delimitado tiene que corresponderse con el nombre del campo de
Biblioscape exactamente. Como podemos ver en el ejemplo de la Ilustración 17:
30
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
31
Francisco Jeanneret
Dichos filtros, llamados “estilos de salida” o “filtros de formato”, tienen, por lo general,
el nombre de algún manual (APA, MLA, etc.) o de alguna revista especializada, los cuales
reúnen un conjunto de sub-estilos definidos a partir de los tipos de referencia. Así, por
ejemplo, el estilo APA contiene los sub-estilos Book, Book Section, Journal Article,
Magazine Article y Newspaper Article. Si no hay ningún sub-estilo definido para un tipo de
referencia en un estilo de salida en particular, Biblioscape dará por defecto un formato a
la cita y a la bibliografía que no siempre será el más adecuado para cada caso. Por
ejemplo, si citada una referencia del tipo “Conference Proceeding”, y “Conference
Proceeding” no está definida en el estilo seleccionado, será presentada con la opción
para darle formato como “Journal Article” para dicho estilo.
Para cambiar el estilo puedes ir directamente a la barra de herramientas y buscar el
botón desplegable para buscar, dentro de las opciones que Biblioscape
tiene hasta ese momento, un estilo particular que puedes ir cotejando en el cuadro de
visualización.
Pero si además de elegir un estilo determinado se requiere revisar el formato de cada
uno de los filtros, importar o exportar un estilo específico7, insertar modificaciones al
interior de uno de ellos o generar uno nuevo, ampliando así el rango de posibilidades
según las necesidades del usuario, se puede trabajar con el editor de estilos siguiendo la
ruta “Tools à Styles à Output Styles”.
Una vez abierta la ventana “Output Styles” (ver Ilustración 18) se encuentra una tabla al
lado izquierdo en donde están organizados los estilos bibliográficos a partir del nombre
del journal o manual correspondiente. A través de esta tabla se puede rápidamente
revisar y buscar algún estilo específico.
7
Se pueden encontrar estilos en la biblioteca de estilos de salida en el sitio web
http://www.biblioscape.com/styles.htm, donde se promueve el intercambio de filtros entre los
usuarios.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Es a través de estos filtros o estilos de salida como Biblioscape da formato a las citas en
el texto y a la bibliografía al final del documento, por lo cual se tendrá que poner atención
qué estilo está activado a la hora de dar formato a un texto8.
Es importante señalar que cuando se lleven a efecto modificaciones en el estilo a utilizar,
ya sea por un cambio de estilo o por modificaciones al interior del estilo que se está
utilizando, tanto las citas en el texto como la bibliografía serán automáticamente
actualizados una vez que se le pida a Biblioscape dar formato al documento.
Y si bien, el producto final es “automático”, para ello se requiere seguir ciertas
operaciones que veremos a continuación y que, es importante mencionar, no reportan
mayores dificultades.
Una de estas operaciones es insertar las citas y referencias al texto a utilizar y para ello
existen diversas formas, las cuales se podrán utilizar según conveniencia para cada caso.
En este sentido, podríamos distinguir dichas formas a partir del tipo de cita que se
insertará en el texto, es decir, si se quiere citas con formato directamente o si se quiere
utilizar citas temporales.
8
Los estilos también determinan cómo se les dará formato a las referencias cuando uses el menú
“File à Print” para generar informes o “File à Print Previ ew” para ver previsualizaciones de las
referencias o “File Export” para exportar un archivo en formato RTF o HTML.
33
Francisco Jeanneret
En esta forma de insertar una cita debes tener presente siempre, al menos dos cosas:
1. El estilo con que se lleve a cabo será aquel que se encuentre seleccionado en
Biblioscape al momento de insertar la cita. Para ver cómo un registro será
formateado, puedes utilizar el panel de previsualización que se encuentra
siguiendo la siguiente ruta: “View à Preview Bar à Show” y luego puedes elegir
“View à Preview Bar à Formatted Preview”, pudiendo usar la barra de
herramientas de Biblioscape para cambiar los estilos.
2. Dicha referencia es estática, es decir, Biblioscape no la cambiará de ninguna
forma cuando quieras dar formato al documento y no incorporará la referencia
bibliográfica tampoco. Tampoco se cambiará cuando el registro sea cambiado en
Biblioscape. Esto se debe a que, como veremos, no se encuentra vinculada la cita
con la base de datos de Biblioscape, solamente se utiliza esta última para
producirla.
c. Insertar citas temporales
Para que Biblioscape pueda dar formato a las citas y que genere la bibliografía
correspondiente se requiere, en primer lugar, incorporar en el documento marcadores
que contengan la información necesaria que permita asociar o vincular la posición en que
se requieran las citas en el texto con la base de datos de Biblioscape.
Dichos marcadores se denominan “citas temporales”, que son citas sin formato pero que
contienen los datos brutos para que, al terminar nuestro texto, Biblioscape pueda
otorgarle el formato requerido y generar la bibliografía al final del documento.
Biblioscape puede trabajar, eso si de forma excluyente, con dos tipos de citas
temporales:
1) Las citas temporales con un ID de referencia (Reference ID): Como vimos
anteriormente Biblioscape asigna automáticamente un único número de registro para
cada referencia que se ingresa. Es este número el que se asocia a una cita en la
forma de [Author Year #Reference ID]. Estos números de registro aparecen en las
citas temporales para asegurar que la referencia usada sea la correcta cuando se da
formato a un documento:
[Smith, K. 1998 #34]
La “Reference ID” es usado únicamente para identificar un registro mientras se da
formato a un documento, por lo cual tu necesitas saber que:
34
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
En ocasiones puede ser que no se quiera mencionar el año o el autor en una cita
específica como puede pasar cuando ya tienes mencionado el autor al interior del texto.
En tal caso, tu puedes añadir “^na” en cualquier lugar entre el paréntesis de inicio “[“ y el
signo “#” en la cita temporal para tal efecto. Por ejemplo:
§ Antes del formateo: “…la teoría propuesta por Smith [Smith, K. 1992 ^na #23] es
usada para…”
§ Después del formateo: “…la teoría propuesta por Smith (1992) es usada para…”
§ De forma similar, puedes suprimir el año usando “^ny”. Por ejemplo:
§ Antes del formateo: “…publicada en 1992 [Smith, K. 1992 ^ny #23] por otro equipo…”
§ Después del formateo: “…publicada en 1992 (Smith) por otro equipo…”
Hay dos comandos de menú que te permitirán añadir ^na o ^ny automáticamente cuando
introduzcas una cita temporal. Pero estos dos comandos no son mostrados por defecto.
Tu puedes añadirlos al menú siguiendo la ruta: “Tools | Customize”. Sobre la viñeta de
“Commands”, anda a “Edit” para seleccionarlos y arrastrarlos al menú.
35
Francisco Jeanneret
También pueden, para una misma cita, incluir diferentes registros como por ejemplo
“(Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq, 1989)”. Para ello debes seleccionar las referencias
que necesites insertar y luego seguir los mismos pasos anteriores dependiendo de lo que
desees hacer, ya sea una cita o una referencia bibliográfica.
En el caso de las citas temporales, éstas aparecerán juntas al interior de los paréntesis
en el orden de aparición en la base de datos. Por ejemplo: [Smith, K. 1992 #23 / Bowen,
P. J. 1997 #298 / Ishaq, K. 1989 #95].
Las citas múltiples deben ser separadas por un “ / ” para que Biblioscape les de formato
correctamente. Después Biblioscape dará formato sobre las citas temporales y podrán
aparecer (2, 8, 12) o (Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq, 1989), dependiendo del estilo
usado para dar formato.
Incluir referencias múltiples en una cita
Para ciertas revistas especializadas, como Journal of Organic Chemistry, se requiere
incluir diversos autores con sus respectivas referencias en una misma cita. Por ejemplo:
§ (3) (a) Wheland, G. W.; Pauling, L. J. Am. Chem. Soc. 1935, 57, 2086-2095.
(b) Lert, P. W.; Trindle, C. J. Am. Chem. Soc. 1971, 93, 6392-6395. (c)
Thiemann, T.; Li, Y.-Q.; Mataka, S.; Tashiro, M. J. Chem. Res. 1995, 2364-
2379.
§ (4) Mock, W. L. J. Am. Chem. Soc. 1970, 92, 7610-7612.
Esta función solamente se debe emplear si el estilo lo permite, en el estilo de la APA, por
ejemplo, no es permitido.
Para citar referencias múltiples en una única cita, tienes que seguir los mismos pasos que
se describen para crear una cita múltiple. Luego de que la cita temporal esté inserta en el
documento, necesitas cambiar el separador de “ / ” por “ | ”. Por ejemplo:
§ [Wheland, G. W. 1935 #84 | Lert, P. W. 1971 #832 | Thiemann, T. 1995 #283]
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pase sobre mí,
sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue la libertad”
cit_bf(Moreno Cuenca, 2001, Pág.288)cit_af ref_bf(Moreno Cuenca, Juan
Jos2001 (, P288) ref_num127)ref_af.
• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pase sobre
mí, sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue la libertad”
cit_bfcit_af ref_bf(Moreno Cuenca, Juan Jos2001 (, P288)
ref_num127)ref_af(1).
• Bibliografía: (1) Moreno Cuenca JJ. Hasta la libertad, Primera Edición Edn.
Barcelona: Ediciones B, S.A., 2001, 288
Los diferentes ejemplos (ver Ilustración 20) te mostrarán cómo las modificaciones a las
citas temporales afectarán al proceso de formato de las citas.
37
Francisco Jeanneret
El tratamiento que Biblioscape le da a las citas en los pies de página es como a cualquier
otra cita encontrada en el texto del documento. La cita temporal a pie de página está
formateada como una cita en texto regular, y la referencia completa es añadida a la
bibliografía. Esto da bastante flexibilidad para modificar un estilo. Tu puedes modificar un
estilo para formatear la cita en-texto de la forma que tu desees, incluyendo el mismo
formato en que estaría la bibliografía.
Una cosa distinta es insertar un pie de página desde Biblioscape con la bibliografía
correspondiente. La bibliografía del registro seleccionado será inserto en una nota a pie
de página y cuando se de formato al documento se insertará, además, en la bibliografía
final.
Para insertar la referencia formateada a pie de página puedes seguir la ruta “Edit à
Shoot à Shoot to Footnote” o buscar el símbolo en la barra de herramientas para
acceder a “Shoot to Footnote”.
A diferencia de lo que sucede con las notas a pie de página, con las notas a final del
documento no se hará una nueva bibliografía.
Para insertar la referencia formateada al final del documento puedes seguir la ruta “Edit
à Shoot à Shoot to Endnote” o buscar el símbolo en la barra de herramientas
para acceder a “Shoot to Endnote”.
En ambos casos debes preocuparte de situar el cursor en el lugar deseado, del estilo de
salida con que se está trabajando y de cerciorarte que Biblioscape se encuentra
integrado al procesador de texto.
d. Dar y quitar formato a un archivo RTF con citas temporales
Luego de haber introducido todas las citas temporales, con sus respectivas
especificidades, llega la hora de dar formato al texto. Para ello:
1. Guarda tu archivo en formato RTF.
2. Luego sigue la ruta del menú “Tools à Format Manuscript”.
3. Deberás aquí definir el archivo de entrada (“Input file”), con lo cual el
programa te dará automáticamente el archivo de salida (“Output file”).
4. Seleccionar el estilo de salida deseado.
5. Definir el formato del archivo que deseas, ya sea en RTF o en HTML. Por
defecto aparece marcado RTF.
6. Por último, presiona el botón “Start” para que Biblioscape convierta el
documento etiquetado en un documento con el formato apropiados de las
citas y bibliografía.
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Si sucede que te has equivocado, alguna cita te ha faltado, Biblioscape te permite revertir
el proceso y reconvertir el archivo con formato a un archivo con citas temporales. Para
ello sigue la ruta “Tools à Unformat Manuscript”, selecciona el documento para quitar el
formato y presiona el botón de partida (“Start”). Este proceso se debe realizar si se quiere
dar de nuevo formato, pues puede producir errores el volver a dar formato a un archivo
que ya tiene uno.
Cada vez que Biblioscape da o quita formato a un documento, hace una copia del
archivo, cambiándolo y guardándolo bajo un nombre diferente, respaldándolo como un
“*backup*”. Si tu tuvieras problemas con el proceso de formatear de Biblioscape, puedes
siempre ir a al archivo de respaldo (“*backup*”) para recobrar el documento original.
e. Biblioscape integrado con Microsoft Word
Muchas de las funciones revisadas con anterioridad sólo se pueden realizar en la medida
que las aplicaciones de Biblioscape se encuentran integradas a Microsoft Word o Word
Perfect.
Pero aún hay más, podemos incluso integrar al procesador de texto un menú para
facilitarnos aún más el manejo de estas herramientas. De hecho desde dicho menú se
puede dar y quitar formato directamente a los textos. Para ello se requiere seguir una de
estas dos opciones:
1. En Microsoft Word sigue la ruta del comando “Herramientas à Plantilla y
Complementos...” (“Tools à Templates and Add-Ins”). Cuando se abra la ventana,
debes dirigirte a la sección que remite a “Plantilla global y complemento” (“Global
templates and add-ins”), has clic en el botón “Añadir” (Add). Luego anda a la
carpeta “...\Biblioscape 5\Tools\” y selecciona el archivo “Bib_word.dot” (Elige el
“Bib_word_9.dot” si utilizas el Word 2000 o versiones posteriores).
Automáticamente aparecerá en el menú la función de Biblioscape.
[RECOMENDADA]
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Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
Biblioexpress
Campos Iguales
Editar o crear un tipo No lo permite. Esto no sería tan importante al tener una
de referencia gama amplia de posibilidades.
Attachment Se puede ingresar el vínculo pero no puede vincular
Tabla 9
Como se puede ver en la Tabla 9, las diferencias en los aspectos generales, al menos en
lo que hemos revisado en este manual, se encuentran, por una parte, en la edición de
los diferentes componentes, lo cual sólo sería importante en la medida que se haya
avanzado en el manejo del programa. Y, por otra, en los procesos de vinculación con
otros programas, lo cual si podría hacer una diferencia importante, sobre todo en lo que
se refiere a los archivos adjuntos.
Sin embargo, Biblioexpress puede cumplir todas las labores de almacenaje y de
organización de la información de los registros bibliográficos sin mayores problemas.
Biblioexpress
Buscar y reemplazar Lo tiene
Carpetas de No lo tiene
Referencias
Carpetas Dinámicas Tiene el mismo sistema
41
Francisco Jeanneret
Tabla 10
En términos de la búsqueda y clasificación de referencias, si bien Biblioexpress no tiene
todas las modalidades de la versión de Biblioscape (ver Tabla 10), tiene las básicas para
poder generar una clasificación y búsqueda sin mayores problemas. Sobre todo si
consideramos que su principal búsqueda son las carpetas dinámicas que, como vimos,
es una herramienta potente por su flexibilidad.
Biblioexpress
Filtros de importación Sólo contempla dos filtros, de los cuales uno es el filtro
propio y el otro es de un programa similar.
Tabla 11
Como nos muestra la Tabla 11, en la importación quizás sea uno de los aspectos en que
más se reciente Biblioexpress en el módulo de referencias, puesto que no podría importar
datos de bases de datos que no provengan de dichos programas, con lo cual obliga a
introducir la gran mayoría de las referencias o a reparar los posibles errores que puedan
ocurrir intentando importar con los filtros que tiene.
Sin embargo, en cuanto al formato si bien no puede trabajar con citas temporales, podría
ser de gran utilidad, puesto que nos permitiría mantener las referencias bibliográficas a la
mano cada vez que se requieran. Además, trabaja con tres estilos estandarizados que
pueden ser de utilidad a la hora de presentar un paper o un documento de trabajo.
42
Introducción al uso de programas de gestión bibliográfica
43
Francisco Jeanneret
Date_modified date Fecha de La fecha cuando fue editada o modificada una referencia por
modificación última vez. Este campo es automáticamente introducido por
Biblioscape cuando se edita una referencia. Este campo es útil
en la producción de “Búsquedas Avanzadas” o en “Búsquedas
con Carpetas Dinámicas”.
Description Descripción Una breve descripción de las propiedades físicas de una
char: 150 referencia. Por ejemplo. Si es un “Libro”, este campo puede ser
usado para describir el estado en que se encuentra o sus
características físicas. Puedes también utilizar este campo para
describir otros aspectos de una referencia.
Ref_doc Documento Para almacenar el texto completo de una referencia. El
memo: 256 MB documento puede incluir texto con formato, gráficos y objetos
OLE.
Edition Edición Para almacenar el número de la edición de un Libro, de un
char: 20 Programa de Computa ción, etc.
Sec_authors Editor Los editores de una publicación. No debes poner “ed” o
Char: 255 términos similares en el campo, puesto que Biblioscape añadirá
estos de acuerdo al estilo de salida utilizado. Los nombres
deben ser entrados en el formato “Apellido, Nombre Segundo-
Nombre” (Smith, Keneth D.) y separados por “;” cuando haya
más de un autor.
Page_end Página de El número de la página de término de una referencia cuando se
char: 20 Término necesita un rango de página. Por ejemplo, Journal Article y
Book Section.
Extent_work Extensión Para almacenar la extensión del trabajo para la referencia. Por
char: 20 del trabajo ejemplo, el volumen total de una serie de libros o el número
total de trabajos en una Partitura de Música.
File_as Archivar como El texto que puede ser usado para identificar de forma singular
char: 30 una referencia en una base de datos. El campo es introducido
automáticamente por Biblioscape siguiendo la forma: nombre
del autor, año de publicación y parte del título cuando una
nueva referencia es añadida. El usuario puede editarlo más
tarde si lo necesita. El campo “Archivar como” puede ser usado
como una cita temporal para identificar unívocamente una
referencia.
Isbn_issn ISBN / ISSN Para almacenar el número de ISBN para un libro, o el número
char: 20 de ISSN para una revista especializada, una revista de
divulgación, etc.
Sec_title Revista Para almacenar el título secundario de una referencia.
char: 255 especializada/ Dependiendo del tipo de referencia, podría ser: para un
Título “Journal” sería el nombre de la revista especializada, para un
Secundario “Book” sería el título de la serie, para una “Book Section” sería
el título del libro, etc. Como la mayoría de las referencias en
una base de datos bibliográfica son del tipo “Journal Article”,
los diseñadores del programa han decidido utilizar este campo
“Journal/Secondary Title” que sería su nombre genérico.
Keywords Palabras claves Las palabras claves de una referncia. Las palabras claves
memo: 240 individuales deben ser separadas por un “;”.
Label Etiqueta El texto que puede ayudarte a identificar una referencia.
char: 60 Algunos usuarios les gusta usar su propio sistema de
identificación para archivar a su gusto. Además de este campo
de Etiquetas, Biblioscape incluye los siguientes campos para
dar una identificación: Reference ID; Archivar como; Número
de identificación.
Language Idioma Si trabajas con referencias que aparecen en más de un idioma,
char: 30 puedes usar este campo para registrar el idioma original de
publicación.
Location Localización Si tienes tus impresiones en gabinetes o carpetas separadas,
char: 150 puedes indicar esa información aquí. También podrías usar
este campo para indicar cuál biblioteca se encuentra un libro
en particular.
Ref_misc Misceláneos En ocasiones, alguna información que no pertenece a ningún
memo: 244 otro campo debe ser puesta para una referencia. Este campo
está diseñado para este propósito, y puede albergar 256 MB de
datos por referencias.
Modified_by Modificado por Nombre del usuario quien modificó por última vez la referencia.
Este campo es únicamente útil cuando la base de datos de
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