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  • Aquisição de Materiais de Informação

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    { Diva Andrade Waldomiro Vergueiro Aquisicaio de materiais de informagao © Dies And Waldo Vergo Dios desta elo adds por Los nfm «Comune Li Nevius prt st iv pode ser fecopds, ava, epi o8 mera am sea de ecprs niidaoh gle ora ou or quasar io lai ou ninco tema previa cnet dere (Car Bsa go Liv, Bras) Leos nena «Comic Lad SHTS~ Quai 01 —lago San BL alice Ebay Tamer Besta, DE 70540000 “Telefon (G1) 32258 6/822 2429 ral 181) Fo. (061) 3281728 mail bagutoueentsombr ‘Arinpewos reo DE ViNDA FOR CORRE Sumério. Incoduo ‘A aquisigio: onde tudo realmente comega 2 Onganizacio do servigo de aquisigio "Responsabilidae pela aguisigso ‘Manual de quis 3 Modaldades de aquiigto 4 Compra: ativdades preliminares Previsio orgamentéria “Aplicago de recursos ‘Modiaidades de compra ‘Compras por lita Compras sem lita Compras por adiantamento ‘Organizando as sugestoes par aguisgao Complementagio de dadosbiligrficos Verificasio da existéncia do item solictado Selegio dos fornecedores ‘Quem sio os fornecedores de materia de informagso Eaitoras Livrarias Acne edistibuidoras Approval plans 5 Compra: procedimentos¢execusio Pedidos de coaso e recebimento de faturas pro forma Controle de reisros agamento e controle de recebimento Recsbimento do material, ocumentago fiscal 6 Bspecifcidades da compra Aquisigo cooperatva ‘Casas especias de compra Publicagdesseriadas Jos ang eraros Materais audiovisuais Co-Roms Hlst6rias em quadrinhes [Licratra cinzenta ‘Outros materisis Introducio HA Murra tempo a preccupagio com as atvidades ligadas & aquisgdo de materiais de informasio vem send uma eonstate junto aos autores deste iro, De uma, por ter stusdo na sea durante boa pare d sua vida profissonal como responsive pela ‘orpanizagio © adminstacio dos servis de aquisigio de uma ce hen ore eae eneio Publicagées préprias. ba = = ron ri Soartac tomes eee: | a Sea ears eee eras pense areas os eens ; ae tae un Ho em Cobbs necro tok meat de ms nel Asin ase eu res Ma qt ts, novos x perspective niin isto de oto marae ion we, em que alin preva oe de perio ‘ $Ser angio, com o ono de vst peso da sor ‘em extant sini ponidas no este i Dutngtocaeseesoveraspaseas | Conprovani aio x80 he Ener, mas mbm ogee amet pose de akan gundo cones es a | dais eter enol no desempento de pros 9 Aquisioe ica profisional 10 O futuro da aguisigio ‘Aguisigio sutomaticada ‘As publcapses eletrnicas i Consieratesfnais 03 ‘Mas que nos enh dvidemibora os snhos ea pit pelo ee assunto possam estar no mag de suas motiagdes, os autores Bibliognfia com ios {este ito io hesitariam em confirma amportnca da aguisga Let 105 | para as instuiges de informasao. Fela que tora pose a ‘oneretizagio do que foi planeado de mancira ample pelo desenvolvimento de colegves e defnido especifcamente pela fa || selegto, E ela que transforma os planos dos bibliotecdros em 4 | ebjetospalpiveis, manusedves epréximos de seus ineressados 1 Declrsgto de prinsipise padres pars a ee bia da sic in ‘medida em que a pivlegia nas suas piticas dis Listas eletrnieas de discussto e periios eletrinioos 111 aguisigio us 2 tages empeads a avis de | ' i Fntendemos que essa postara € também compartithada por etande parte da Titertura especalizada de biblioteconomia © ‘inca da informagio. Para comprovar iso, basta dar uma rpida olhada no nfimero de argos que nos dliimos anos vem aps recend, em &mbito internacional, sobre assunto nas revistas da rea, inclusive com o surpimento de vérios ttlos dedicados especificamente & aquisgio de mateias de informa. Ese interese elo asunt, sabe-se, no ocoreeu por acas: no mundo inti, os recursos destinados as biblotecas centos de informagio para compra de materais informacionasereseram ‘muito menos do.que © prego das publicagBes oy, em muitos esos, sofreram signifcativa redugdo. Esse flo ainda mais agravado pelo aparecimento de novos tpos de documentos, nos supartes znsis diversos, que devem estar presentes no aceevo das institu 8es, exigindo © comprometimento de parte sigificatva dos ecurss orgamentéios, “Tornou-e prima, para evtar umn prejuio ierecupesvel 0 ritmo de erescimento das colegdese garantr que pudessem man ter, no mimo, o mesmo nivel de qualidade anterior, que todos 0s rocedimentos dos aivdades de aguisigaotvessem sua efiigncia ‘maximizada A literatura internacional demonsira muito bem esta preocupario,discutindo casos especifices, propondo noves mo- Aclos de organizagoe estrutara de servigos,questionando proce ‘imentos tradicionalmente actos e presentando altematvas de _atuagao mais efcintes so signiiea que, a0 contirio do que se ppoderia pensar, a preceupasio com a aqusigio de materials informacionas tem erescido muito mais do que se esperava, evi ‘denciando tavez.um novo despetar dos profissionis de infor ‘magi do mundo inteiro para aimportincia da questo, E dentro desse contexo.em ebuligdo que entendemes 0 poten- «ial de um lito sobre aquisigdo de materials de informago. Para 88 insiuigdes que esto ingressando nessa nova era, ele poder lert-las para & necessidade de definir procedimentos que pet= ‘mitam garanir que a informagdes importantes estejam dispo- iveis para os interessados sm as restrighes em geal vinewladas| ao sponte sia (on ej, adguirir s inforagbes sem adguiir 0 documento), Para as que ainda engatinham na tecnologia e tem ‘pouca disponbilidade ou acess is inovagdes, provavelment a ‘grande maicria das instituigesinformacionals deste pais, poder proporcionae formas mais efiientes para a organizagio de suas prtieas ainda predominanterente manus: E importante slintar que, em vintude de a exprigncia dos autores ter acai, em sua quase oaidade, no setrpablca este trabalho por certo deixardentever ese vgs na forma deabordar ‘0s assuntos. A problemstica fot geralmenteenfocada muito mais de ponto de vita de um proissional qu aus na esfera publica do ‘que de quem trabalha em uma insttuigdo privada "Ao considera, no entanio, ambiente de informa on tr ‘atmos, aerediames ser pefeltamente possvel a tanspesicio de sSuagaes, As quests especficas da administra pblicadizem ‘espeito principalmente & compra de materas, em gral regula por procedimentos estas, © isto ndo parece dificil de contextual "Na inciatvaprivada as diretizescostumam ser mais eisticas, eixando um espago de mannobra maior para © profissional. No tentanto,embora 0s procedimentos especticos possam diverst, acrediames que a questo € tio pertinente em uma como em outs rea A preoeuposio com a eficéncia das tividades de aquisicdo ‘no 6, ot no deveria ser, prvilégio apenas dos profissionais que ‘tua no livre mercado, ou seja, em empress privatas. Pode ramos at afirmar que no setor public et efcigcia se fa ainda mais necessr, pois este pas nose pode dar ao luxe de espe igar os parcos recursos que necessla destin 8s atividades| informacionas. Exe livro foi elaborado na crenga de que a busca sistemitica pela otimizago dos procedimentos de aguisigdo de materias de informasio, independentemente do local espefico onde venha a corer, é sempre um objetivo digno de ser perseguido. A aquisigio: onde tudo realmente comeca Imam sind comin pean nesta por ma das sands bibligeeas do manda, paso dane da ineasidae Je hs que form dante sui vemidas oganiads nessa in cm ri sso es rats, depeniendo dean) disposi dopblce prov ‘el qu gue maraviiado dante de ivenivade humana qe eo esos macivis do pensamen, eras em un ed Inga pan pacer c wut de ergs iene de ores Depend desu sensible cn pessoa potcl stirs iin dine da grande do conhecnent, aver a ge Ide de mimic plo quant a homankade cami ess ‘culo toon, Mas amb tere in de quo trabalho, sore dediag foram necessios pn ue aga olpo especie pudese tomate eal’ Ingensanent, Pensa gue to fl aconecendo de mania malo ios ‘tos materia cepa & ible quse ie por dete nao divin encoun eu camino prs seats eos paraiso evencm predesinados ex oni doe epon Inga gie a sold elleed mecaniumes xaos pa a eonetagto dos natrais informacion aves a ree Que ees mecnimr, il ql um elie peeument sino Beam tan cen gh pe pad iano iva Confesinentobumano read, em qualquer ipo de supe, pone enconsar guard em gua isi da ca de for. Inns lites, cent de docomentan tutor, mises, ct) garatindo asin 0 e860 no presente € a dsponibiidode para as fuurasgeragoes Tr, tales, em sua mente dealizar um mundo prfito onde @ siqueza do conecimento humane 6 espontaneamentepreservada, fem ue quasquer elementos possam exercerinfvéncia contra, pois para essa pessoa, tlvez. um cidadio comem sem grande Bagagem de conhecimentes, que fo ensinada durante anos yer paler impress algo mais ou menos sagrado,o respite ao saber Sempre parece questio acima de qualquer divida.B, info Tizmente, ensand assim, ndo tera minima dia de quio Tonge seenconira da verdade dos ftos 'Nés, profssonas la informagio em gra saberos. as if culdades Dos pecalgos. Da compexidae. Sabemes como as at- Sidades ligadas &idenifieagaoe Tocalizagto dos matriais s80 Truitas venes bem ms diffs de serem realizadas do que podem parecer em ua primeira aise. Temos uma dia bastante lara {he como os materiasinfocmacionais se perdem, 8 vents de ma nena totalmente irecupervel, tomando-se inacessives s lesies de potencsis ineessaros para quem se destnavam. Coahecemos ‘nultos dos meandos dos mercados editors, entndendoclara- mente oe a influéacia de fates econémicos, cultura, policos ‘Caociais€ muita vezes maior do que o desintressecarctristico ‘ds quem apenas se preccnpa com a preservagio ds bens cultura bead tudo isso, tempos condigbes de constr um eferen cial muito mais realista do mundo contemporineo do que aguele Uesenvolvido pelo cided citado no parigrafo anterior, pode tos firme qe, no que conere # esa questi, ese certament fifo é“o melhor dos mandos possves", como dia Vole “E dentro desa visio de mundo que escolhemoso ttlo deste capitate, quetendo afrmar que coma agisiclo € que comesa de fato a exist uma inttuigdo destinada a preservare divulgar as ttlagies do conhesimento humano registradas em forma de vos, petitions especiaizads,jorms, discos, filmes, videos, ets An {esse cla existe apenas em esncia. Dat a necessidade de exe- cular todas ne atividates ea aquisgo de maneita eficente, garam tid que o planejao nas fase anteriores do desenvolvimento de colegde,principalmente as fases de elaboragio da politica ea at Vidade de sclegio propriamente dita, sejacolocado em prtica ‘A aquisigao eabers um trabalho minueioso de ientficaso, localizagio dos itens € sua posterior obtengio para 0 acervo, qualquer que seja a mancta de tomar ito possivl. Endo é uma tarefa assim tio automtica, pos, infeizmente para os profs sSomas, os titlos selecionados no se enconteam scenand para eles ao dobrar da esquina, a griter “otha ew au, ola eu aqui & ‘quase que mplorando para seem adquiridos. Maitas vezes, real 2zaro trabalho de auisigto assemelha-e a procurar uma aula em lum pathero, tantas $80 as possbilidades existenes, E uma tvidade que exige perseverangae alent a deulhes, de maneica ‘evita um descompasso entre 0 que foi esclhid primmordialmen: {e para aquisigao e aquilo que afinal chega as maos do usu 'Naturalmente,onfvel de complexidade das atvidades de aqui- sis varia segundo as caracterstiens da insttiglo onde ecorem, Imagine que a aqusigao de matriis em uma biblioteca espe- cializada em fisea quantia ocorer de mancira diferente da ag Sigho que se uzem uma biblioteca pica de um bairo de peife- "a. Na primeim, serio necesirios cuidadosespeciais para a loca lizagio dos tituls eaguisigao das edigdesexatas que foram ele- (0s reensos ergamentérios s80 Vinculadas 8 stun ora zacional da instiigio, estando dspontveis para serem apicades| durante 0 ano fiscal eorrente (que nem sempre coincide com o ano eivib, Caso esses recursos no sejam utlizados integramente dentro do prazo estipulao, saldo retora a insiugho Fome-! cedora ‘No Brasil como em outas partes do mundo, ito de a biblio- teca no ulizarintgralmente todo o orgamento previst €mitas ‘eres interprotado pela instituigdo mantenedora como uma com provagio de ue os recursos no eram efetivamente neessitis, tendo havido ume estimativa ama do que sera preciso. Una possivel conclusio€ de que a biblioteca nfo necessiard de igual 'montante nos préximos anos e, assim, reduzit-lbe os ecus0s no a \ futur, Evidenerents essa seria uma inerpretago deturpad dos fatos, pois a no-utilizagao total da receica pode ser devia una melhor administrago financera,& sua racionalizago, endo como conseqineia wma economia de recursos. Muitasvezrs a lberagio ‘das verbasocometardamente em relaga0 ao tempo necessrio para efetivacao dos processos de aquisigio, esutando na impossi- bilidade da compra de tos os itens petendidos, O custo disso, 8 image longo prazos, acaba sendo bastante alto, ndo apenas em relagio ao numeri inicialmente desperdicad, mas em relagio| ‘todos 0s outros custos inerentes A aquisigio dos materia. 16 0s recursos exteros ao orgamento da insiuigao, embora fagam parte do orgamento (ta, no esto sujeitos 3 regra de que sejam aplicados no ano fiscal crrene, mas podem sofreroutas| restrigées, como, por exemplo,estarem disponiveis para dispéndio| ‘de tuma Gnica vez ou 2 cur praza, ou ttem de se restringir aos ‘tens discriminados pela instituigdo financiadors nto adeguadas 358 Ho_acervo de snespalna busea de reeursas extemos. Adguirir materiisinformacionais nio-prioi- Tari, simplesmente porgue surgi ums oportunidade de fnan- ciamento extero, pode signifier umn desperdicio deesforges. Em ‘ites cass alee seja mais vantajoso abit mio desses recursos ou direconéos para autras provides da biblioteca, HE virias formas de captagao de recursos externes: mediante cconvénios, pojtos ou verbassuplementares, que podem ser bus cad junto a entidades pica ou privadas. Essa insigtes, no entanto, costumam apoar somenteplanos bem-estruturados esse mais um motivo para que as propostas orgamentris Sejam ‘organizadas de mode coerente ‘A previsio orjamentria depende de instrumentos desen- volves pela prépria biblioteca, por meio de uma avaiagso cons tant de seu desempenho. Os regstoshistricos das despesas de ue se deixou ds compar, sm um eXcelene iniio para os estudos de previo, na . n medida em que fomevem parimetros a serem seguidos em ‘espess uta i sei, usea-selevantar o esto medio dos Imoleias poreategvias, observa: 18 ciferengas de prosos ene livros, perGicos © matrisis~ especais: 1 -dvergéncias exstnts entre os pregos de produos nacional ‘stangeios (inclusive as despesas com fete, tarifa de ama enamento, et) : «© desigualdade de pregos de materas em teas espeticns (obs (du rea de hamanidades, por exemplo, so mais baratas do ge lade ciénciae tecnologia, do mesmo modo que as publiases testinadas 90 pablico infanto-jaenil sto menos dspendiosas do que as destinadss ao pbc adult). uit veoes,€convenienteemprega também a ombiagbo dd vers vardvel, como, por exemplo, © ninro de los, frofesees,cusos e pesqusas, mais de ulizag do acevo por Exegerias de usuinos, por asst, et, que proporcionan “ements pre eliza bas projet elsborago da previ “A inforago de que haved aumento donmero de vagus de um cuso do gradvagio em fut préximo, por exemplo, é um Clement vais para gues preven mains ivextimentos as Sausigea destnadas& rea dese curso, Da mesma form @ revs de que um nova conjuto habitaconal ser const em {mv bin servido pla bina pblca poder ser levada em Conta guano da dsibuigbo dos recursos para quisio nessa bitten “Alm de auxifiaem no planejamento, tas nformasbes mes tram aon responsives pola distbigh dos recuscs gb a8 pe tenutos do servigo de informs se seam com afguentos {ge rvelamatexstnca de urna preoeupia somo conn ds Smad ase stendida, buscando estar em sniona com 0 desenvolvimento. A avaliagio dos resultados ots, permite ‘rgizarftursprevisies e, 0 que 6 mis imponant, sesibiizar 1s seioes interns eexteros da insituigao pam a capagao de > Osteo poto a ser destacado & ue o custo total dos materiis (Unio se resume apenas 20 prego de sua agusgto. Exist tem dencia de planejr os recursos destnados 3 compra dos matras | de informago sem levar em conta as demas necessiaes qe ] envotvem proceso de aguisgto.Afna, eee materia prec 4 sardo ser armazenados,processdose encademadon, © qe exe ‘pessoal hablado, alr de necesstarespag, mekliso, eq | Pamentonesarvigs de mannenio spopair, Petes Sor { bre ave poset € convenient labora um planejamento que incopore todos esses ites, sem os quai ialdades da coma ‘fata compromsidas. © planejamento da prevsio orgamentiia deve ser acom- panhado de um{cronogam de desemMoKoNe recurs finan ‘ceiras, baieado ir definigbes claras das prioridades a serem ingids. Nem sompre ese cronograma pode ser cumpyido con. forme as previsdes. Por iso, € aconselnvel realizar um acom J panhamento constr, efewando reavaliagesfeentss, de modo NE adetetar as posiildades de compra oremangjamento de tens rio atendidos, para alocélos em outros projets 00 novas : oportnidades ©," Gomo foi menciona, a situagio mais fequente em elagho Asispnibildade fnanceraés de estgo de ecursos para sen. der & demande por materaisinformacionais. Mas, se howver poucosreursos, 4 ncessidade de saber serenciéls tre set redobrada De acordo com os rcutsosfinanceitos spaniel, & biblioteca esabelecerso que deve ser comprado, como deve ser { realizada a compra e qurno deverd ser eftuada. _ 3, Asbiblitees devern revindca, sain noo fazem,o ge ncaa de sus prépos ecusos inners, Em pip, ning ielioe qualiiesdo para faer iso do que os respon. sveis pela bible, poisest mais proximes do probleme ser 2 resolv, oe ea, a sats das ncessidades de informaso dos _suros por meio da aquisio dos materia mais adequados para ese fim, Aplicagio de recursos Crgament aprova, reusslberos, rts de definio de priors adotados, cab decidir como serio apa os rrouos ecb, Tiers eco aacsos, verbs so spuds ot alocads por ctor, de acd co ost de defini de prods ates antsanmente plo responsive pol sl Ho. fim de ofentar as coupes, Nomen, pia Frovidncn€destinar a porcenagem reatva oma de vos ero, quest sempre en aor ner, (Or perisicossomumens tm prefs, vide 3 neces sida grata mute assnataras as a pe Soe ir pared verb soja destin compra de perics Existem éreas, como a de humanidades, em que 0s livros podem ‘eras eid do use ities O meso geen acontece em bibliotecas publica. Mas é essencial reservar de {cmtoo moans da vague ef deine nx perien, ois acontnidadedacolegn¢de fundamental impor: Una, Cir moda neces he eszito 8 dei da porenazem \, des recursos que sero desinado 8 as de teal ma ras, logue set ali po impos dita hist vis out caters que podem ser empress pela bibieeas quando da soca de recursos, Ene els Ebstacamse © mutineios: 1 obras de referéncin e colegio bisica; © duplcagies esencais: © complementaio de coleées ¢reposgo de obras perdida ov ‘danificadas, 2s * obras arts, especais, fora de comercio onde valor aquistivo clevado;, ‘obras necessrias para reas crentes ou emeentes; © suporte& graduagao, pés-graduacio, pesquisa eextensi 1 civisoes administrativas (rea de produgi, vendas, recursos Ahumanos, ica, et.) © obras destnadss a pablicosespeciis (infantil, adultos, doses, ‘efiienes), entre outs. Dependende do tipo de biblioteca e do montante de recursos, Serio adotados um ou mais eitérios ou a combinagdo de vires eles, sempre seguindo as orientagbes da politica de desenvol vimeato de colegoes, Modalidades de compra A aplicagdo dos recursos financeros para execuso das com- pas, isto €, como o dinheiro pode ser gato, difere bastante nas ‘onganizages particulrese nas da administra publica. Quando se trata de poquenas quanti ou quando o trabalho de aquisigio ‘corre em biblctecas particulars, a verbs pode ser aplicada de ‘maneira menos eomplexa realizando-se a comprae pagando-se 0 valor devdo dirctamente 20 fomecedor. Naturalmente, essa feilidade maior nfo dispensa os tespon= sveis pela aquisiclo de ralizarem pesquisas de pregos ¢ levan- famento de fornecedores, buscando as melhores condigbes para ‘compra. Em drgis da adiministragio publica, compa de quais- ‘quer materiais dove obedecer uma rigid legisla, que precisa ser devidamente entenida para sua adequada aplicao. A legislagio brasileira, para fins de contbilidade publica, lassifica o material bibliogrfieo na alines de material pena rnente como outos bens e servigs. Estar nessa aie significa equipara livros e outros suportes da informagao em geral a todos (0s utos matriaispermanentes do mabildro ao equipamento 26 = ten que eliza os mesmis procedimentos de compa que se feta para ees, Na admiistragio piblica, parse do prineio de que as ‘compas devem ser precedidas de icitaeao, isto, de um processo ‘seetvo prévio junto ao mercado, para verfcar bier a metho res eondigbes de prego, pagamento, qualidade do produto, prazos Ge entrega e ouras especiticages necessrias que atendam 20 imteresse piblico. Fora as exoegGes previstas por Ii ea regra seve sr seguida em todas as aguisgbes. Esta dist em sino € ‘um mal. Ao contri, buses intrduzi o process competitiva na aguisga0 de mates para o servgo public, evtando&formagio ‘de monepslios e a ritica do favorecimento ico ‘Aina na edministreso plea existe o requisito de os recur. 0s estarem prevstos no oxgamento(Cisponibilidede ogame ria), estarem lberados(Gsponibilidade Financera) haver sido feito o empenko da despesa, cu sea, 0 comprometimenta da im- pertincia desinada a honrardeterminada despesa. Nenu des [esa na administragdo publica pode ser executad sem que antes hj sido realizado o empenhe da quania respectiva, pois somente assim s lem a garantia de que o pagamento ser feud, Para os objlivos dest vo, entendeu:se important salient as formas de apicago de ecutsos mais empregadas na aquisigho| de materia d informaeio na administra pablica. A seguir, serio enfocadas as modalidades de aplicasto de recursos acima mencionadas Compras por liitagio. Awalmente (meados de 1996), a legislagdo que rege os procedimentos pa liitagio & a Lei de Lictagoes e Contratos "8666, de 21/6/1993 (atuaizada pela Lei inf 8 883, de 816/994)" As modalidades de fctagao previstas essa Fei sho as seguints "Aste Lae eco tn 20 08593 as leben 090) Ss Pa ges fa Ha ‘aan de me or ” \ xe tomada de pregos conconténcia reli. Dente els, oconvite, a tomada de pregose a concorrncia so 8s que dizem respeto’diretamente & aquisigao de material bibliogratico © 6 interessante que se eonhegum as dfinigtes de ‘ada uma, conforme apresentadas no artigo 22 dla Lei n* 8 666: ‘Convite€2 maaidade dete do etre ntressados do amo pet nent 0 se oheo, cadastaes own, escthidoseconidads em mero mimo de 3s) pel unidae sdministratv, a qual afnard ‘cm ocal aropino,cdpia do instuneatoconvocstra eoestenders 30% demas cadastados na coreespodeme especie que mani festarem su interesse com antecdéncin de m6 24 (vie equa) horas da apresenagao das proposts, Toma de pesos € a modal de tsitago entire devidamenteeaastados ou que stenderem a tolas as cones, ‘evigias ara cadstamenta ate o trceio ii anterior 8 data eceimento das proposes, cbservada a nccessiria qulifcgio. Concorréncia& a modaidde de ctag entre quaisqerintressa- os qu, fase inca da alilitagio preliminary, omnprovem posit ‘srquisiosminmos de quliicaioexiidos no et para exe 0 de seu objeto Fssas ts modaldades de lctoso so também determinadas em fungo de limites de valores fixado pela administragi Fede ralfestadul, isto €, um teto especifico para cada modaliade, a Parr dos quai ¢ obrigatrioo convite, a tomada de prego ot a LL. concomtncia. Os limites sto rajstadosperiodicamente eportanto \devem ser rvistos por ocasida de cada opera. Em bibliotcas da adminisragao pblica as modalidades de Tictao mais frequents sto o comvite;uilizado principalmente para as compras de pequena monta, ea tomada de prego, aplicada 2% quando © montane dos resus ula @ valor msino ro na modalde de conte. A coneoci € rela Soran pisedesinas comes de ne ll, como ‘Sleuain por seme ics nesta ov gnc Thani qunde acon # aig silea. par ua fre nde J es cna As oop Ess extn ene a moles de conve, mad prvore convo cnn on sen Nereis 800" fap deere, nme de pripnts omeedo) eosin data abide Go a” ‘Oeil 0 documento legal us ge ago, dtern- nando objeto da oma, pon de pagent ereshiento ‘dot bom com ders exinas pra ego da THecaos em qu leis permit elago de compas sem que aj ao Stoo cto de pens depo ede invita hag ‘Compras sem tctagto, A dspenta de lstapto pode ocorer em init easos, mas as que interessam isis de peto is bibli- teense servos de informasio so: «© compras com valor inferior ao tela estabelecid, isto €, quando ‘o valoe no aleagao limite prevstoma modalidade de convte: ‘© quando nao tiverem acudido interessados a uma lic anterior, mantendo-se eno as demas condigbes prestabele lecidas no processo de Hctatério;e, ‘© quando da aqusiggo de bens prodzidos por 6g ou entidade ‘ue interes dminstrago public (neste dkmo item, poem Ser considers as publica@es de universidadesesrgios po blicos estado e federais). MERCADANT, Lat, ARNOLDL Ma Bt Ovni deers ‘ara ria tesa 29 A ineuigibildade de lcitago ocorrers quando howverinvia- bilidade de competicio, ox sea, nexisien condigoes suficientes para estabelecimenta da ive coneorénca, Na compra de material informacionl, isso ocoere quando da aqusigdo de materiis que somente possam se forneidos por produtor, empresa ou repre Sentante comercial que detenhaexclsividade do produto ou mate Fal a seradquiido. Hsiao inluidas neste caso as eompras dress 4e editores, publicadores ou dstbuidres exclusives Compras por adiantamento. As compras por adiantamento sto destinadas is squisigBes que, por sua nature7a ou urgent, no possum aguardar os procedimentos norms de lcitagia. Oadian= {amento— prtica também conhecida como verb de pronto pga ‘mento ou suprimento de fondos — é um valor forecido pela administra, depositado em conta bancétia em nome de servidor ‘redenciado da ibliocoa, que executard as compras eo pagtmento iretamente wo fornecedor. Esse recurso ¢ goralmenteilizado quando se tem urgéneia na aquisigdo de itens de poqueno valor, para a aguisgao de material de 6rgios publices ou de material com exclusvicade de dist- Duigdo. © adiantamento nde dispensa a lictgio, seo valor ultra passaroteo estabelecido para a modalidae convite. (© responsivel pela aquisigao devers idemifiear qua so as smodaldades de compra mais adequadas para tipo de material de informagio de ada aqusigio espectia,visando a cbter 0s meno: res custs finsnceitos operacionaispossiveis, bem como gaan findo a qualidade e prstera dos servigos de aquisigio Organizando as sugestdes para aquisigio 0 processo de aquisigfo assia-se em sugesties ou pedidos provenients de vias fonts. Geralmente os peidas so fitos pelos usurios au encaminhados pelo pepo pessoal da biblioteca responsive pea selego, Ours Fores importantes de sugestes 20 referéncia,atendimento so pico, empréstimo entre biblitecss, fee, que fermecem indicagSes sobre materiis queso muito pro~ furados pelos usuéris, mis ineistem no acervo, bem como fpontam falas e indicam @ necesidade de aquisigio de mas de tum exemplar de um mesmo ula, sats sugestes sh eunidase organizadas,formanco as tists ‘ou bases de dados de demanda pretendida, que ico constr & base do pracesso de aquisigio. A orzanizagan ds sugestes con- fru pari gue somente seja_adguirido material realmente indispensele dentro da disponbiidade de recursos finaneiros, ‘Seguese uma tina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblio: twee, que comprecnds rs fats principals: 4 complemeatasio dos dados bibliogrfics, recomrendo-se a fontesbibliogrtias apropriads, «© verificagio da existnca do item pedido na biblioteca ou se jf foi encomendado, a fim de evita dupicagdesdesnecesis 1 selego dos fornecedores que apresentem melhores candies Ge aterder a0 pedi A seguir, cada uma dessas fies, para que sejam mais bem compreendides, ser enfocada com maioresdetalhes. Complementagio de dados bibliogriticos. As slivitades para aguisgdo encaminhadas pelos usurioschegam 3 biblioteca ‘de manne variadas e nem Sempre de forma muito convencional Geralmente as bibiotecsoferecem um fonnuliso prio para pedido de aquisigio, que contém todos os dos necessérios para identifcayio do item soliitado. Mas as sugestées podem tnbém ser feiaspessoalmente, por meio de indicabes fies em eatiloges de editors on Histas de qualquer natuteza, os mesmo, como co- rmenta Evans, “em simples anotagbes Feitas num guardanapo de a papel” Sio muito comuns os pedis em que, antes dese decifiar © autor eu o titulo, € preciso decitrara letra do eqvisitante. (© formulirio de pedide constitui © meio mis comvm de presenta sugestes para @ desenvolvimento do acevo, Normal mente esse formulirio varia de acordo com 0 tipo de biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral,requer que sea pree ‘ido com as seguintes informayoes ' idesiticaso do item: autor, slo, dig, lca, eto, ao de publcagao, série ou colegio, aerescentando, sempre que pos vel, informagio referente a0 ISBN (Dnternational Standard Book Number) ou 85% (International Standard Serial Number), que so nlieros exclusives da publiago,evitando que ela Seja confundida com outa: ‘© identiicagio do solicitane: nome e categoria do requisitante, epartament ou dre (nos casos de biblioteeas universitras ou cespecializadas), ee; ‘© atado pedido. ‘Além dos dados acima citados, 0 formuliio de sugesties utilizado em biblitecas universitrias costuma também ineluir a finalidade a que se destina item sugordo, ou sea, se € para ate der 3s atividades de pesquisa, graduseo, pés-graduagio ou exten So, bem como a indicaySo do grau de priridade para aqusica0, ‘que constiui uma informagio valosa para adequagio ds disp nibilidades finanosiras. Atualmente, em algumas biblioteca, esse processo jf 6 real zaxlo por meio de programa informatizad, senda possivel enes 'minhar as sugestes de compra dietamente& base de das da bibliotece. Apesar de 0 formulitio soictar ao requisitante que cofoque todas as informagoes neceséras para a orreta ideniicag0 do item, poucas sero as vezes em que seu preenchimento se fats de ‘modo correo e complet, E nem sempre isso acantece por des- cuido do usuirio. Mesmo infoemagoes rettadas de eatlogos de 2 atoras, por exempl, que teriam wna probabilidage maioe de festurem corrias, muitas vezes no trazem © ISBNASSN (part ‘cularmente nos etslogo de editoras brasil) ov outa info: agGes consieraas essen ‘Outradiiuldade efere-se 3 forma como 0 material é refer «ido, conhecida no meio biblioterio como entrada principal -Muitas vezes hg confusio entre aentidade publicadoa ea nome do autor eo da coles0 ou sti, devido ao Fto de um doles sor mais conhecido, sendo necessrio um verdadeleo trabalho de inves- tigago para se obter a entrada coreta Lembramos, por exemple, ‘0 caso do uma colegio de 254 volumes que fi soiitada duas vezes, uma como Rerum Brtannicarum Medi Aevi Sripores ea ‘outra como Rolls Series. Reram Britanicarum Medi Ae Seri ‘ores, Por muito poco no fo adguirida em duplcata Freqdentemente um item ofa ¢solctado pelo nome do eit, ‘como fe este fosse o autor da obra, ora apenas pelo tande como sem autora, © oeasionanda dois pedidos aren temente divenos. Em easo de colees ou obras anigas, isso € :nuito comum. O mesmo se dem relac39 0s tos de pziéices, ‘quando precedidos ds paavras Journal, Review ou Revit, pot «exemplo,e que no so consideradas pelo solictant (4, a0 on ttiro,osolctane serescenta o ferme por sua conta, quando na realidad nto exist) [No caso de periicos, também & comum 0 usutio tomar 8 breviatura de um titulo como se fosse ottulo real e completo. © caso, por exemple, do Journal of the American Vererinary ‘Medical Association, mits vezes mencionada com JAA "Merecem particular tengo as mudansas em tulos de peri dices que sofream interupso, 0 que também ocore com rlativa frequéncia. Um mesmo tulo pode ter versbes em idiomas dif renles, 0 que gra confusio em uma lista em ordem alfaétca, como € 0 caso do persica Actualité Terminologigue, que € 0 mesmo que Terminology Update ey (s casos apontados no skimo parigrafo reerem-se apenas & uma pequena parcela de situages em que um pouco de deste tengo per parte do biblioteerio pose resltar no dispfndio de verbas mult vezes bastante vollosas (alguém af tem ida de ‘quanto custa um obra espeializada de 254 volumes?) E pode Implicar até mesmo a obrigatoiedade,pereitamente dspensével, de manter obras em duplicata no acevo, com todos 0s ustosai- cionais que isto representa ‘Considerando-se a escassez de recurs financsiros com que 8s bibliotecase servigos de informagio em geral se defrontam, ito estar atnto&s mutas armadilnas prsentes na atividade de ag ‘Sig acaba representando um custo aiciona indesevel, Por 880 tembora seja tm afividade mondtonae reptitiva, a verificagao rminucioss de cada uma das sugestOes recebidas'nio pode ser considerada de menor impontncia ara.a complementazio de dados incomplets, impreisos ou faltantes, ecortese & pesquss em catélogos de editors, bili _rafias, bras do referénciae demas insrumentos especilizados. {A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicagtes da Camara Brasilia 6oLivto,o Catdlogo Brasileiro «de Publicagdes, da Livratia Nobel, lo alguns exempls de obras Utes para cbter dados bibliogréficos. Quem tem acesso a anos de dados cooperatives como 0 BIBLIODATAICALCO, da Fundacio Geto Varzs, DEDALUS, da Universidade de Sho Paul, ot 0 Co: ROM UNIBIPLI, ds uiversidadesestaduais paulistas (USP, UNESP UUNICAMP ene outros, tem maiores condigées de sucesso ‘Quanto &s publiagées estrangeras, so recomendados para a pesquisa sobre livros 0 Books in print, que za rela de Tivos taitados em lingua inglesa dsponives no mercado, além de obras similares de outrs paises, como, por exemplo, Libros esparoles fen venta (Espanha), Le lures disponibles (Franca, German Books in prin (Alemanha), ¢ Catalogo dei libri in commercio lah, para apenas citar alguns. “ Pata perGicos, uma das obras mais ullizadas 0 Ulich Intemational Periadicals Directory, que apresenta& maiotia dos tals de publicagées seriadaseitadas no mural. Agencia intr- nacioisespecalzadas no fornesimento de peri6dicos publica tatélogos que também podem auxiliar na complement dos ‘dacs bibliogiticos, A maiora deste instruments ji se encon- tearm disponiveis no mercado em suporteeletronio, (Os sistemas de comunicasio eletrbnicos aualmente disp ives, coma tere, penitem a consulta dicta 20s OPACS (online public access catalogs) de bibliotecas de todos 0s tipos, além dos catélogos em Tine de livraras,agénciase eitoras, racionaiseestrangeiros, eduzindo, com muita vantagem,otmnpo para obtensio de informapoes. “A cons, va Internet, varias virwais, como, no Brasil a BookNet (pfs booknet comb) pode resultar na oblens0 de dos essenciais de livros brasileiro corentes. No exterior, hi livrarias que dispdem de catslogos com centenas de mithares de tiulos de obras dsponveis, como, por exemplo, a Booksite (pore booksite com), Amazon (hip amazon om) & a Tnteret Bookshop (htpiwn bookshop.co.uk). Verificagio da existincia do item solictado. Apés a complements dos dados das soictagées, arte -se para aver ‘ieago da exsténcia ou no do tem no acervo ou se estéem pro- ‘cesso de compra, iso é, se jf foi encomendado ou faz parte de gum ota lista de pedides, a ser adquirida com recursos finan- ‘eros de outa ongem, Tncialmente, fase a conferEncia nos calélogos ou bases de dads da bibliocea, para confirmar sea obra existe no avery, ‘aso exit, detrmini-se se hi necessidade de adguirc exemplars ‘nicionais equal prioridae em relago 2s demas agusgoes, em ‘aso de limita de recursos. i desejdvel também verificar a existéncia da obra em bibio- tecas prximas, defi aesso, que possam funciona como wna alteratva a posse isica do material a8 A pesquisa nos catlogos ou hases de dadosrequercuidados redobrados, Ha possiiidade de a obra exstiremn taducao eno ser nccesstio possuiro original, Oras vezes, o orginal & essen cial, ou € conveniente possuir a obra em vérns tradugses, O ‘mesmo acontece com edges diferentes de um mesmo tal rel ‘adas por editors diversas, pois podem confer comentitis, prefcios e intedugdes peculiares cada uma dels, talvez de frande importincia para o usar, ‘As mesmas precaugSes com a entradas principals ou entradas por orpanizadores ou coocdenadores (editors, em inglés) ou entidades corporaivas devem também ser observa nesa tap «lo trabalho. Cuidados especiais devem ser tomados em relagio subtitulos que podem confundt-se com os tals, e que difieltam as pesquists (por exemplo; Portair ofa life: Oscar Wide, soli- ciado como Oscar Wilde) ‘Os nomes de autocesindividuais também podem dar orgem a confusdes e, por isso, exigem cert atensto. Hi 0 380, por exemplo, dos nomes préprios espanhéis que as vezessi0 indi «ados como se fossem nomes portugeses (por exemplo, Lorea€ indo Gareia Lorca (forma cores); Gasset e no Ortega y Gasset (Forma coneta). Our problema surge com a gafasaterativas ddos nomes de autores, dependendo da lingua do texto (Pla- \WolPlatovPlaton; Espinoca/EspinosalSpinoca:ZeamifSe-Ami). Armadithos semethantes slo eriadas por nomes de insitigdes consideradas como autores coletivos ‘Como se disse, evitar duplicagbes desnecessérias io implica someate os cusos duplicados da Compra da obra, mas tam do processamento ténico, do amazenamento até do tempo © lsabatho despendidosnarealizacdo de um eventual descr Magtill & Corbin’ comentam que 0 custo da pesquisa de vetficazio de um item pedi equivate ao prego de uma dupli eveyone: Clesp, Ameria iy Bosca 10 36 cata, No entanto,apesar de trabalhosa, essa pesqust € de fon ‘mental importncia para aefciécia da aqusiao Seo dos forcedres. Un do ares qe mas con tue ra ecg debs emp 60contat com rr sito agen specail. Teti sede posn contin de ‘companbament ge env, além do mancssio de clogs ¢ ules especial, onheiment pei a fos tend eseus pestis Al dos nstmeris cde referaca inant i dos, como gis de eto, its especies blo, converete er sempre mio um cada de vais, eter C agtnlacom ques mane coats as einer se alr deverd eral cntanemene,antend- seas infomages a fora nals completa pose, com end ‘tlre, energo ltr e nome esa qu sts Como cotta com os cere. Ser Ul no apenas pn a fae Incl do poco de compas, guano da soit dx pes, ‘mas amb quando, si a chegad do marl, cota, ‘tas vere, segulritaes nos enon chinese de 3¢ ‘eptar aos foenesedores Oscalgos de eto varias fo pegs fdas are o tablho de aqui. Permiem a obtngt de dios mal Compl ste aires ln, em como de is acy Images imperian, como 0 peso € IS oS O bilo \ tc dev sitar or ailoges ferent a es de asia. € mantelos sempre 8 dspngao dos usin, prs qu pots fear apa do gue et seo public e, asin, fer index bore do mr. : asi con as once ltr depend ita da ade expsaiaso dsj Hi ocedoe ie tba relhorem areas epcilizatas, como ede cencis humans, Ciencias ents, enlist lai tem mor expe “tna co fomesimento des eles, engdano tos Cspecinlzansse em obras para pablcor execs, como, por ” ‘exemple, o piblicoinfantouvenil. Existem fomecedores espe- cializados em edigdes esgoiadas ou em obras raras. Todas esas peculiardades precisam ser dominadas pelos profisionais da aquisiso. -E umbémn importante possuir um canal de comunicagdo com os ccolegas de profissio © manté-lo permanentemente abert, de rmaneira ainformar-se a respite do serigo que Ines fi presto por determinados fomecedares. Além disso, convém soictar borgamentos de fornecedores diferentes, comparando pregos. pr ‘20s de entroga, descontos oferecidas, condigBes de postvuis Feclamages, ete. F também essencial eerifiear's sempre da ido- neicade das firmas com as quis se descjatabalhar, avalinda ‘constanterente os procedimentios dos Vendedores om os qua se teabalhou em anos anteriores sas precaugoes devem ser lomadas nfo s6 para compras de ppoucos tens ou tens individuals, mas prinipalmente quando se lratar de uma grande quantidade de itens ov de areas bastante variadas [Nas compas realizadas por insiuiges governamentais, como {foi escareido anteriormente, a pari de um determinado tt0, {e valor niko muito expressivoealterado periodicament,é exisi- daa realizapiode ica, quando varias frmas parcipam de um ‘mesmo processo de comp. Cabe ao bibloteéro informa 808 egos responséveis pela lctago quas as empresas em condigBes de oferecer melhores sevigos ¢quas so as mais adequadas quel ‘compra espeifica, bem com aletélos sob firms pouco con faves ‘Quem sio os fornecedores de materias de informagio Até agora falamos de forecedores ou vendedors, sem espe ( _rfieas éuilizado o plano conhecido como standing oder, pelo \ ‘gual fica estabelcido que todas as seqléneias de uma série on | Colegio srdo enviadas biblioteca que ter de aceitas. Para | Jmertromper proceso, hi noessidade de se desfazero contra. 45 Compra: procedimentos e execugiio [Nos casos em que a propria biblioteca gora de autonomia oa fem \elepasio para a realizagio das compra, cla, depois de haver de- finido os fornecedores com que irs taba, nia o proceso de ‘ompra dos materiais, que em geral pasa plas seguines tapas © claboragio de lists para cotgio e sua remessa sos forne- ceedores; ‘recebiimento das cotasbese decido quanto aguisigo, ‘© encaminhamento do pedido de compras 8 unidaderespomsével por ese servigo; ‘© controle de regetos; © pagamento reeebimento do mater Quando a biblioteca nto tem antonomia nem delegago de responsibilidade, cabe-e apenas atarefa de prepara ists, ot ‘ej, prcencher 6 formilirio de pedo de comp, ‘Os principals elementos envolvides na preparagao e exccusio ‘da compra serio visto a sepuir com maiores dtalhes. Pedidos de cotagio erecebimento de Faturas pro forma As lists que serio encaminhadss os fornecedores para que sprescniem suas eoagbes provém,basicamente, de dua fonts ‘© as sugesties encaminhadas & biblioteca poles ustsios,j4 devidamente selecionadas;¢ 1 6 itens idemifieados pelo pessoal da biblioteca como de imteresse para o acevo, 46 Seer ere re eran ano ald srg, gu ea ans dade Sg ee i Sone os cnt rns cere enn eames Gitte te alfa ate es sto chan destin sents ona ene do Sots ran vor, dn Ss So Calo ms neo pre deforms opto ee eit pretends, se for 0 caso, Mut biblioteeas jé possvem progr ‘mas informatizados que emitem as solictgées ‘Geralmentecostuma-se solicit eotagées a mas de um forne- ‘edor afm de realizar comparagbes e ientiear quem oferece 05 melhores pregos, maior quanidade de tials e prazas de entega rmenores. Neste fentido,€ bom ter em mente que nem sempre 0 melhor prog & «do mer Tornecedor,Expertnciasanterioes 08 informagoes de colegas s8o importantes para avalar 0 dosem- enho de forecedores no que conceme tanto & demora na com, prineipalmente, 20 nio-fornecimento do mat {que acareta muitos contatempos, como oreebimento de catas e crédito ou 2 devolurdo do pagamentoefetuado ‘Com fo dito antes, em compas efetuadas pela administragio plblica €obrigatriaasolicitaego de coughs. a mais de um fore ‘odor, conform madelidade de compra adotad, (0s pedis encaminhades aos fornecedores dle torn nt condigo de propostas de fomnecimento tntim coabecdas como proforma invoices, faunas pro forma Ua, por formaidade) ou ‘Simplesmente pre forma, ist é, eotaées, que no implcam com: promisso de compra, dos itens que podem ser fomecos. pio pest, ali dos dads de identifica comercial ical do fore ‘odor cant o prego unit de cada item, prego tol, cond 0es de pagamento, prazo de entega, prazo de valdade da pro a > posta, modalidade de transporte (quando foro cao), prazo par apresentagio de reclamagies, et. ‘As fatras pro forme procedentes do exterior aeyescentam 30 /, frog oiginal do tem despesas de embaloger pore. Como fi S30) mencionid, alguns fomecedores costimarindicar sep \ dament valor de sa taxa de servigo, engoanto outros ainserems no progo de cada itm. E importante atentar para esses detlhes| ‘quand se escolhe 0 fornecedor que oferece © melhor prego para cada um dos itens em cotagio. Mutss vezes pode se escoer um Tornecedor sem notar que € preciso acrescentar ao prog do item ‘um valor ou porcentagem referent taxa de servigo que é dist rminada apenas no final da fatura pro forma (isto & facitmente caleulado, dividindo-s o valor total da taxa pelo nimero de itens cotades 6 veriticando-se quanto, percentualmente, representa 2 dliferenga entre o total da fatura pro forma e otal das cotagses) De posse das faturas pro forma, 0 responsével pela compra ‘escolers, item por item, as cotagdes mais convenientes para bibliuca. Isto significa dizer que ndo € preciso realizar toda a compra em ui nico vendedor, senda possel compra os die fens itens objeto da aqusigio em diferentes fommecedores. Em eral, utilise a prépra ftura pro forma original para isso, realizando-se os cones e alteraybes necesstis e procedendo-se& / compra. Muitas bibliotecas, no entanto, antes de autoizar a ‘compra, costumam soliitar a emisso de uma faturadeinitiva, de \ que constem apenas os tens que it eetivamente adguirc ‘As faturis proforma valem também para comprovacio junto ‘4 bancos, quando da aguisigio de moedaestangeia, nos aso de importagdn diet, Nesses cases, convén Tembyrar qu, para cada remessa de valores para 0 exterior ou aquisigao de cheque em rmoeds estrangeira, os bancos cobram una tania de servigo, que pode ser rlatvamente alta Esta opie somente compensa. no caso se compras de maior pre rhea \wrto de cage + cfocwnan te = beck if anaes ela poets te» e 48 Controte de registvos por ocasiio do recehimento das faturas pro forma que 0s arquivo de sugestes para aqusig devem Ser atalizados. Ass nalase seo item foi encomendal, qual o foriecedor, se est cagatado, mudangas de itulohavidas (normalmente de peri 05), previsio de data de publcago e demas informagbes neces saris, para qe no aja supeyposigio de pedidos. Ouro beefiio dessa stualizag ¢ informar aos usurios sobre a sing de 64s pedidos se controle minuciaso € feito continuaments,conforme 0 andamento das compras. Assim, apés 0 reccbimento do material, ‘08 arquivos devem sr reaimentedos com as ndieages de prego -coniplementago das informagdes caalogrsficas. Nosss cond ‘Bes, 0s arquivos poderio servir como elemento suxiiar para os Droximos passos do servo de processamentoecontabilidae, ‘© processo de compres ger sempre uma grande quanta de documentos. Fm geral, toca de corespondénca para se ent bbulazem as negociagtesinciis, que continuam durante © pro cesso de pagumento ese prolongam apés 0 recebimento do mate» a Fal ai 0 acetos Finis, quando ¢ feito o conte des tens eft’ ‘vamente reeebidos, para se verfcar a exsténca de flhas ou/ duplicaas, providenciar a devolugio de material defeiuoso, 'E muito importante cbservar 0 pazos estabelecidos pelos fornecedores para eccbimeato de eventuasreclumasGes. Quando se trata de peridicos, por exemplo, algumas editors somente ‘aceitam relamagdes de tos pagos e no fomecidos até dete. ‘minada data. Geralmente of prazs variam de irs a seis meses apés a publicagio do faeiculo. Essa informagao normalimente consta das faturas pro forma fornecias peas editors, devendo sempre se verifcaa eas provincia eabivestomadssem tempo bb. Outros documentos gerados no processo de compra slo os ‘eltivos as erfiosedbitos que permanecem em pendéncia até sua Solugio definitiv. ses easos so mais freqmtes nas com * Pras de peri6icos reaizadas por intermédio de agéncias. AS otagdes forecidas pels agtncias anes da publicagio do perié- ‘ica so estimativas, que podem varar para mais om para menos por ocasio da ego. No entanto, hé também outasstuagdes que ‘originam eréditos e débitos, como, por exeiplo, casos de nio- Fomecimento de todos os itens constanes de uma faura po forma, (© que requer uma administagio acurads para a presto de contas. [Nos casos de material estrangeiro adguirido por importacto ‘ireta oa compra no Brasil, &comum a existencia das chama- das cartas de erédito, AS ears de crédito sto documents com robutsros de eréditoexistene devido no nio-fornecimenta de um ‘ou mais titles, que poderso (ou nio) ser fornecidos postericr- ‘ments. Na imposible de fornecimento do material slctado, por se encontrar esgotado ou fora de catilogo, hd, por pate 46 Fornecedor, @ compromisso de devolugdo do dinheiro ou subs= ‘iuigho por material de igual valor ‘A este respite, & importante salientar que na administragio pidblica no si0 permitdos erédito e débites, pois so conside Fados contbilidade parle. Nosss situagBes exige.se a devol «0 em dinheio da quantia equivalents ao material nio-forecido. ‘Un lembree part a charaida nota de romaneio: quando € feta ‘importagio dita ox inde, as atras pro forma, 36 Furs de finitivas ou nota fiscais slo pagase 0 material € eaviado apenas pesteriormente. A medida que o material vai sendo enviado,acom- anhao uma relagéo dos tens despachaos, com mencio acs documentos originais onde constam esses tens. Ess lista recebe ‘nome de romano ou nota fiscal de entrego, sem valor legal, Servindo apenas paras controls devidos. Como alguns firms uclizam para esse fi um imprésSo mito semelhante ao da nota fiscal, convém far atento part no confundir esses docurnents, criando problemas desnecessrios na pestago de cont. ‘A comespondéncia envolvida na aquisicao de materiis de informago tem origem variada e pode acaretar pendéncas. Por 50 se musi, deve ser omganizado um hom sites de argu ‘amen qe perma ont ecupeaso do document, quando recess Uina boa alleratva esse set anual cores. ondéncia m pastas individ po iver em ordem ranolica. Cartas de ei dever er uma past especial para tm conte mais ean possvel amar que oeaedo para oom fansionamento de tum servo de gig recta ez no argvamento apo ado dos docimenton. O sistema pode ser manly inna ado, masse nia exer com a nformagoesatuabzadse s © documento dessado no for encontrado quando dele se neces, seedum sistema fhe Pagamento controle de reeebimento As formas de pagamentovaram conforme o tipo de biblioteca ‘© modaldade da compra. im gral, aps oreebimento do mat Fiale da nota ficcaldefintivaautorzase o pagamento (a ass natura de periios, como se vers mais adiant, constitu’ uma, excegio a esta reg. ef ‘© pagamento pode ser fet ditetamente pela biblioteca, se ‘stiverautorizada para ano, peo dro responsive! peas com pas da insttigdo mantenedora. Neste aso, a bibloieeaencamni- nha toda a documenta necessria. aes érgos competent, gu tomario as providenciaseabiveis. PPagamentos de importagio deta podem signifies anda pro- cadimentostabalhosos, embora a constnigo federal eonsiere os materia hiblngrificos sents de imposte , por consegints, de ‘axas de imporasio. Fm contapartids,algumas Bibfoteas (Em a ossibiidad de efetuaro pagamento dos matras por intenmésio| Ge cart de crédito, o que fait bastante a vid do pesseal da aguisgso (esta ims alermativa & mito mais coma mt iniciatva ‘rivada do que em bibliotecaslgadas & administrasto péblics), s A compra de materia bibliogrtio diferencia da compa os demas mateias prmanentes devidoa peculiaridades ineretes 30 tipo de matesial. Para 0 material permanente, © pagamento é normalmente realizado contra entrega. Para © material biblio trdfico, nem sempre € assim. Em relagdo as assinaturas de periicos, por exerplo, o pagamento é feito anteipadamente a0 fino de fomecimento. O mesmo acontece com as compas de monografes realizes no exerio, quando o pagamento& feito por meio de fatura pro forma, sondo 0 material enviado posterior smente. Nem sempre ido o material sfictado€ fomeido, gerando as jt mencionades catas de eréito € demais documentos de ‘exéditoldbito Devido a esas especifiidades;o controle dere bimenta &uma das avidades da compra que requer mata stengio ecuidado.— — ‘Nesta fase, nose tata apenas de receber 0 material em si res, periicos, material especial, etc), mas também gerenciae ‘0 documentos comprobatérios dis tansagdes, Para melhor com preensio, esta so50 sera subdividida em dois tépicos, referents ‘9 recebimento do materiale ao controle dos documentos Recebimmnto de material. Ne cheg do meri, 6 reco" menivel que-o condo dos pots sein manipula om gta de nto we conn ct ours mais i ox |___ tele note ot com outa encomendas chega naa Uy Seo content el plas scans rates eenemente esd, mane Feanids os connon de Gada lote, alé 0 desembarago Tokal porparte da aquisicio € ncaminhamento as serge e prosestameno. ‘Nomen, r nea esis ats defini) ont © acompantar os vlunes despachados. Cao enka vindo en £05 Separao, deveri se kcal, pois sero imprescndcs pre 27) Sema tvidads» seem desnvovidae A tart seas € AE 5 conferir © material recebido com a nota fiseal, para saber se 0s tus recehds so os Solicitades, seas edigBes so as que foram ‘encomendadas, efaltam itens, se hé duplicats ou itens que no torn soins 0s posto deacon sion 3a fata proforma See “Antara fa das nls fs ax dren eve uso encase. pa provides dvi aso ‘Shue cont examina xa feo don mata ov ‘Shtcapsena efter eis etament Toy Sagurimpertges deve sr logo commends 2 fone Selon como pedi de que sam ahs inedatanente. ‘sna esa qu ener em confer com 8d desc conpasgie oxo orb de pce, RESO ‘Sipe fesuttam sao ss ean rps. Tina vr eatzao contol do mater! sbi, rxanda cine frames. A melhor na rio ¢ por mel de fiestas com a epectcages neni deta Nfocaa respec desgesss, por aleasndviduas de ioc els ona de dene have, bervase aqua dkspenida sal para ova compra ‘Documentagio fiscal A primeira via da nota fiseal (orginal) 0 documento que ser utlizado para a presto de conta junto ‘entdade pagadora, Nao deve comterquisguerrasuras ou modi ficagbes, No caso de aver rsura ou substiuigo de algum titulo, E necessério que 0 fornecedorelabore uma nota corrtina jus Ficando 0 ocorrido (na adminisiagio pablica, € obrigatéia a ilizag de Formulirios padronizados,disponveis no eomércio fe autorzados pelo Ministrio da Fazenda. Em se tratando de comps realzadas com dinhero public, ceonvém sempre observa as datas de emisso das nts, que no pprdem ser anteriores 8 iberagio dos recursos. Ainda na adi istry publica, ands a prestacio de contas € feito 0 registro patrimonial do material na entidae, gerando as chamadas pape- Tetas comets, documentos que infemam os aeréscimos wo pai iminio piblice. As segundas vis das nots fscas os demas ‘documentos existentes relatives is compra devem ser aguivados s por um periodo minim de cinco a sete anos, prevendo-se poste- rioresnecessidades do sua utiliza, As verbs pblicas so as que exigem presto de contas mis trabalhosas, pois devem ser irepreensveis , principalnente, ‘obedecer a um rigido eronograma. Por ocasido da prestagto de ceontas,deve-se observar de qual degia of recursos so prove nicnes a forma como deve ser realizada, Gralmente, agencias financindoras, como a Coordenagao de Apeteigeamento de Pes- soal de Nivel Superior (CAPES), © Conselho Nacional de Desen volvimento Cientfico © Tecnol6gico (CNPq) ea Financiadora de Estudos e Pojetos (FINED), exigem que os mimeros de tomo dos itensauquiridos com reeusos por elas repassedos acompanhem as | mots fiscaiserginas, como garantia de que o material de infor: ‘mapio fol incorporada ae acervo. Especificidades da compra ALGUMAs FoRNAS de compra, bem com cet tpos de materiis requerem especificagies apropriadas para sua realizago. Nati ralmente, tendo em vista os objetivos deste Tir, do Se buscar ‘sgotaroassunto, descrevendo em detalles tds o easoe que po- dem ser enquadrados nesta categoria, mas apenas 0s mas coma ‘mente encontrados pelos profissionas, De infco, neste capitulo, entendeurte necesdria distinguir entre a aquisgao feta islads- mente por uma insttuigaoe a aqusigdoonganizada de maneiaa ‘conjugaresforgs ¢racinalizat a tiizaeo des eeus0s finan ‘eos de viriasbibliotcas, em geralsubordinadas 2 uma coord ogo nica. Mais adiate, os matriais que se classificam como «asos especiis de compra sero enfocaos com maior dete. Aquisigio cooperativa. Cada vez mais, hoje em dia, prosu- ravse desenvolver programas de aquisigo cooperativa, consid sda come uma maneiaefciente para divi responsabilidad de aguisigio ene entdades congénere, bem como para evitar a

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