MODELOS DE CUSTOS PORTURIOS

Alexandre Stamford da Silva

Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo PPGEP / UFPE Universidade Federal de Pernambuco Rua Des. Herclito Cavalcanti, 403 apto 301. Tamarineira, Recife-PE Cep 52.110-390

Fernando Menezes Campello de Souza

Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo PPGEP / UFPE Universidade Federal de Pernambuco Rua Neto de Mendona, 121 apto 2301. Tamarineira, Recife-PE Cep 52.050-100

Abstract A study of port operation costs, based on the Reife port, is presented. The first cost model is based on multiple regression techniques and can be quickly implemented. The second is a more complete cost model that includes a detailed apportionment system and takes into account the expert opinion of the port managers. The work is based on real data, and a computational system was developed and is available. rea: Gesto Econmica Anlise Gerencial de Custos Key words cost models, port, expert opinion

1 - INTRODUO Um sistema de custos, para atingir sua capacidade de funcionar como instrumento de administrao, precisa desenvolver-se e aprimorar-se. A alta administrao deve sempre manifestar-se com respeito s informaes desejadas, pois s ela pode tornar a informao til para a deciso. Perder tempo com informaes que no sero utilizadas empurra o sistema para um nvel secundrio e torna-o caro, pois cada informao provoca um gasto (nenhuma gratuita). Dessa, forma para cada gasto com uma informao deve-se ter um benefcio com a mesma e esta relao deve ser bem avaliada na escolha de um sistema de custos, hoje todos informatizados. Experincias mostram que se os relatrios gerados no forem utilizados ou no forem de interesse, nunca se transformaro em informao, isto , no traro nenhum benefcio, e a relao custo / benefcio tende ao infinito, o que impe a falncia do sistema. Aborda-se aqui a questo dos custos porturios, tomando-se como exemplo o Porto do Recife, para o qual os autores prestaram servio de consultoria.. So trs os modelos de custos tratados. O primeiro deles, por sua simplicidade, explicado logo abaixo, os demais sero vistos com maiores detalhes no decorrer do trabalho. O primeiro modelo de custos, no propriamente um modelo mas, d uma idia global dos custos envolvidos nas operaes de movimentao de carga, a razo entre os gastos totais e a movimentao total de carga. Os valores obtidos, em dlares americanos, foram US$ 5.03 (cinco dlares e trs centavos) para o ano 1992 e US$ 5.01 (cinco dlares e um centavos) para 1993, por tonelada movimentada. Deve-se cobrar, em mdia, mais do que US$ 5.00 (cinco dlares) por tonelada de carga movimentada, para que no se tenha prejuzo. Note-se que o nmero permanece estvel de um ano para o outro. Essa primeira viso no permite ainda o estabelecimento de uma sistemtica detalhada para a tomada de decises racionais com relao a tarifas, contratos operacionais, contratao de servios de

terceiros, etc, mas estabelece uma baliza. Tambm tem-se que a mudana relativa das cargas pode alterar muito o valor desse custo. O segundo modelo, apresentado na seo 2, baseado em uma anlise de regresso mltipla. Como era de grande urgncia a obteno de custos pois, no se tinha nenhuma idia dos seus valores, partiu-se para um modelo mais sofisticado baseado nos dados de hora-homem trabalhada, os nicos disponveis no momento da elaborao de um dos relatrios entregues a Administrao do Porto do Recife. Depois de verificada a consistncia dos dados, atravs de anlise exploratria, e avaliada in loco a operao de movimentao das cargas no cais, sabendo-se desta forma que as horas homem trabalhadas explicavam grande parte dos custos diretos, estimou-se os custos por tipo (ou famlia) de carga a partir de um modelo de regresso. Chegou-se ento a uma estimativa bastante razovel dos custos por tonelada movida por tipo carga, o que permitiu um apoio mais efetivo s tomadas de decises com relao s tarifas, contratos operacionais, etc. Tem-se com esse modelo, um certo nvel de desagregao, e indicadores que orientam a respeito de qual deve ser a receita. Observe-se que o procedimento para o clculo desses custos partiu de dados na sua maioria agregados, e, com o uso de tcnicas matemticas estatsticas, suportadas por recursos computacionais, chegou-se a um resultado til. O terceiro modelo, a ser detalhado na seo 3, um sistema clssico de custo que permite uma viso bem mais detalhada da questo, pois os custos de cada tonelada de cada carga movimentada no Porto em 1993 foram obtidos. Alm disso, fornece indicadores para apoiar decises tanto do lado da receita quanto do lado das despesas. um sistema bastante operacional e praticamente independe de grandes apoios computacionais, pelo menos nessa fase inicial. Esse modelo foi implementado numa planilha eletrnica, de forma que, tem-se um sistema automatizado pronto para simulaes e avaliaes. As principais incertezas associadas aos custos sero vistas na seo 4. 2 - SISTEMA DE CUSTOS ESTIMADOS POR REGRESSO A partir das tabelas, fornecidas em meio no magntico pelo SEDESE (Setor de Desenvolvimento e Estudos), provenientes, segundo o prprio SEDESE, dos boletins de controle da operao (BCOs), foi possvel, aps a transformao das tabelas em dados operacionais, estimar os custos totais por toneladas movimentadas para carga geral, granis lquidos, granis slidos e conteineres. Primeiro estimou-se o custo mdio da hora homem (carga geral) atravs de um modelo de regresso das despesas de mo-de-obra supletiva em funo das horas homem trabalhadas pois, sabe-se que a mo-de-obra supletiva geralmente trabalha com carga geral. Usou-se o modelo de regresso apenas como estimador de um parmetro mdio, sem levar em conta as hipteses relacionadas com esse tipo de modelo, pois sabe-se que estimativas baseadas no mtodo dos mnimos quadrticos tem o erro quadrtico menor do que o da mdia aritmtica simples. O valor encontrado foi de US$ 1.65/ hora homem trabalhada. As informaes de ton/min a seguir, so baseadas nas observaes das operaes de cargas durante vrios dias no cais do Porto, sendo assim, no se est usando nenhum padro nacional ou literrio nem fez-se, devido a emergncia, nenhuma anlise mais profunda dessas medies. Para conteineres, observou-se 4 toneladas/minuto; para granis slidos, 5 toneladas/minuto; e para granis lquidos 7 toneladas/minuto. Como para carga geral o nmero bem prximo a 1.65 toneladas por minuto, os mesmos nmeros foram usados como despesa por hora homem trabalhada para cada um dos quatro tipos de carga. Dispunha-se de dados sobre o nmero de horas homem trabalhadas para cada tipo de carga, e foi possvel estimar ento as despesas com mo-de-obra direta (hora homem trabalhada de cada tipo de carga multiplicada pelo custo mdio da hora homem desse tipo de carga) em funo das toneladas movimentadas por tipo de carga, respectivamente. Atravs de 4 modelos de regresso estimou-se o custo direto (relativo mo-de-obra) por tonelada movimentada, por tipo de carga. Finalmente, as despesas totais foram rateadas em

partes proporcionais aos custos diretos totais, obtendo-se assim os custos totais por tonelada movimentada por tipo de carga. Foram utilizadas observaes mensais (24) relativas aos anos de 1992 e 1993. Os resultados das regresses juntamente com uma matriz de correlaes das variveis envolvidas, esto apresentadas na tabela a seguir. Os valores obtidos, em dlares por tonelada, foram: Carga Custo Direto da M.O.S Custo Total Carga Geral 0.82 11.17 Granis Lquidos 0.05 0.68 Granis Slidos 0.25 3.40 Conteineres 0.73 10.02
TABELA 1
MATRIZ DE CORRELAO DAS HORAS HOMENS TRABALHADAS, CARGAS E DESPESAS COM MO DE OBRA SUPLETIVA HHT HHT C.GER CNT GR.SL GR.LQ TOT TON HHT CNT 1.00 0.84 -0.21 0.27 0.25 0.66 0.00 1.00 -0.40 -0.09 0.35 0.53 0.01 0.91 -0.13 0.31 0.47 1.00 0.30 -0.56 -0.31 0.62 -0.26 -0.03 -0.41 -0.24 1.00 -0.23 0.49 0.24 0.02 0.73 -0.19 0.27 1.00 0.66 -0.30 0.27 -0.02 0.78 0.21 1.00 -0.04 0.52 0.45 0.53 0.47 1.00 -0.03 -0.21 -0.11 -0.01 1.00 -0.04 0.27 0.39 1.00 0.02 0.08 1.00 0.19 C.GER CNT GR.SL GR.LQ TOT TON HHT CNT HHT C.GER HHT GR.SL HHT GR.LQ

HHT C.GER 0.95 HHT GR.SL HHT GR.LQ M.O.S 0.27 0.29 0.41

TABELA 2
RESULTADOS DAS REGRESSES LINEARES UTILIZADAS PARA ESTIMAO DOS PARMETROS DOS CUSTOS APRESENTADOS

Regression Output 1: Constant Std Err of Y Est R Squared No. of Observations Degrees of Freedom Ratio X Coefficient(s) Std Err of Coef. US$ M.O.S. Constant Std Err of Y Est R Squared No. of Observations Degrees of Freedom Ratio X Coefficient(s) Std Err of Coef. 0 29,605.13 0.04 24.00 23.00 8.93 1.65 0.19 HHT TOTAIS Regression Output 3 : 0 1,984.87 0.16 24.00 23.00 3.80 0.05 0.01 Constant Std Err of Y Est R Squared No. of Observations Degrees of Freedom Ratio X Coefficient(s) Std Err of Coef. $HHT C.GER. Constant Std Err of Y Est R Squared No. of Observations Degrees of Freedom Ratio X Coefficient(s) Std Err of Coef.

Regression Output 2 : 0 8,618.80 0.75 24.00 23.00 23.00 0.82 0.04 TON C. GER. Regression Output 4 : 0 12,444.57 0.52 24.00 23.00 12.68 0.25 0.02

$HHT GR.LQ.

TON GR. LQ.

$HHT GR.SL.

TON GR.SL

Constant Std Err of Y Est R Squared No. of Observations Degrees of Freedom Ratio X Coefficient(s) Std Err of Coef. $HHT CNT

Regression Output 5 : 0 3,730.84 0.31 24.00 23.00 10.73 0.73 0.07 TON CNT

CUSTO DIRETO DA MO DE OBRA US$ / TON C.GER US$ / TON LQ. US$ / TON SL. US$ / TON CNT 0.82 0.05 0.25 0.73

CUSTO TOTAL 11.17 0.68 3.40 10.02

TABELA 3

3 - SISTEMA DE CUSTOS OBTIDOS POR CRITRIOS DE RATEIO Os transtornos naturais na mudana do sistema de computao (processamento de dados) do Porto implicaram em dificuldades na obteno de dados. Ento foram solicitados primeiramente apenas os dados referentes s despesas com pessoal, para cada unidade funcional / administrativa do Porto. De fato, as despesas de pessoal somadas s despesas com mo de obra supletiva giram em torno de 70% ( setenta por cento ) das despesas totais do Porto. Cumpre ento calcular os custos por tonelada movimentada por tipo de carga devido a essa importante ( 70% ) parcela. Os dados relativos s despesas de pessoal em 1993, ms a ms, em cruzeiros, foram fornecidos pelo SUBINF (Subsetor de Informtica e Organizao) e verificados pelo SEDESE , pelo SUBESO (Subsetor de Estudos e Oramento) e pela UFPE . Uma vez que todos concordaram com a verossimilhana dos dados, partiu-se ento para os primeiros clculos do terceiro modelo de custos. Foi entregue tambm ao SEDESE uma planilha a ser preenchida com dados referentes aos gastos de 1993, por setor do Porto. A planilha foi ordenada do setor conceitualmente mais distante do produto (toneladas movimentadas), ao setor mais prximo do mesmo. Cumpre apresentar algumas definies bsicas sobre o assunto. Departamento - a unidade mnima administrativa para a Contabilidade de Custos na qual as pessoas e as mquinas nela desenvolvem atividades homogneas. Centro de Custos - a unidade mnima de acumulao de custos indiretos de fabricao. No caso do Porto o produto a tonelada movimentada de cada tipo de carga. Na maioria das vezes um departamento (ou setor, ou subsetor) um centro de custos, ou seja, nele so acumulados os custos indiretos para posterior apropriao aos produtos. Podem existir vrios centros de custos num departamento, como o caso do SUTRAF (Subsetor de Trfego), onde capatazias, guindasteiro, operador de sugador, etc, so centros de custos. Tambm, um centro de custos pode no pertencer, em termos de organizao administrativa, ou de lotao de pessoal, a um departamento, ou setor, ou subsetor. Um exemplo especfico o caso da mo de obra supletiva, que por ter um valor relevante nas despesas e ainda ser parte integrante dos custos diretos, foi destacada separadamente como um centro de custos. Verificou-se que o coeficiente de correlao dos dados do SUBINF relativos a gastos de pessoal de 1993, com os dados do SUBESO relativos a pessoal no mesmo ano de 98% ( noventa e oito por cento). Porm os dados do SUBINF no incluem as obrigaes sociais, sendo portanto sempre de menor valor numrico que os dados do SUBESO, que por sua vez contm todas as obrigaes, mas no so desagregados pelos diversos setores (unidades administrativas) do Porto. Por essa razo as despesas totais de pessoal foram rateadas em partes proporcionais aos dados do SUBINF, gerando assim a

primeira coluna da planilha de custos. Note-se que os dados ainda esto num nvel bastante agregado, particularmente os dados do SUTRAF e SUBMAN (Subsetor de Manuteno), que podem ser separados em guindasteiro, operador de sugador, etc e turma de hidrulica, turma de eltrica, etc, respectivamente, o que permitir uma melhor apropriao dos custos. 3.1 - RATEIO DOS CUSTOS Na apropriao das despesas dos vrios centros de custos foram utilizados vrios critrios, incluindo o conhecimento a priori de especialistas do Porto. Os critrios foram: 1) Nmero de Navios-Bero por tipo de carga que movimentaram no Porto em 1993 Esse critrio, na maioria dos casos, tem sua aplicao justificada pela hiptese de que quanto mais navios, mais burocracia, mais reunies, maior probabilidade de negociao de mais contratos operacionais, etc, e da mais horas homem trabalhadas, principalmente na alta administrao. 2) Nmero de Navios-Bero por tipo de carga que movimentaram em 1993 ponderados pelo conhecimento a priori de especialistas do Porto Tem-se aqui o caso especfico do SUBFAT (Subsetor de Faturamento) que segundo especialistas, seus funcionrios trabalham muito mais para faturar navios de conteineres (pelo fato das cargas terem vrios donos) e carga geral (especificamente acar em saca) que navios de granis. As ponderaes utilizadas, representando percentagens de dificuldades foram: 5% (cinco por cento) para granis slidos, 5% (cinco por cento) para granis lquidos, 35% (trinta e cinco por cento) para carga geral e 55% (cinqenta por cento) para conteineres. Cabe observar que navios de gua e leo no foram includos nesses critrios pois so na verdade co-produtos do Porto, ficando ento excluda a sua participao nos custos. 3) Nmero de Navios-Bero multiplicado pelo Tempo de Atracao para cada tipo de carga Nesse critrio enquadra-se, por exemplo o SUBINF. A explicao que quanto mais navios e quanto mais tempo eles permanecerem nos beros, mais ternos deveram ser designados para movimentao, mais equipamentos sero requisitados, logo, mais BCOs (boletins de controle da operao) e portanto mais horas homem trabalhadas do pessoal desse centro de custos. 4) Toneladas movimentadas por tipo de carga excludas as toneladas de granis lquidos Este critrio foi utilizado especificamente para o SUBMAN pois sabe-se que este subsetor no presta servios a esse tipo de movimentao. 5) Toneladas movimentadas por tipo de carga excludas as toneladas de granis Como capatazias e mo de obra supletiva no movimentam granis usouse esse critrio de rateio para esses centros de custos.

6) Nmero de Navios-Bero vezes o Tempo Atracado vezes as Toneladas Movimentadas por tipo de carga Esse critrio foi utilizado no SUPROC e SUTRAF. A explicao que quanto mais navios, quanto mais tempo eles permanecerem nos beros e quanto mais toneladas eles movimentarem, mais ternos devero ser designados para movimentao, mais equipamentos sero requisitados, logo, mais horas homem trabalhadas do pessoal desses centros de custos. Note-se que o navio pode permanecer no bero sem estar operando. 3.2 - CLCULO DOS CUSTOS Rateadas para os produtos as despesas de pessoal de cada centro de custos, soma-se as colunas dos tipos de carga e divide-se pelas toneladas totais de cada tipo de carga movimentada (produto) no Porto em 1993, e obtm-se enfim os custos totais de pessoal para cada tipo de carga. Comparando estes custos com os encontrados pela regresso v-se que diferem cerca de 30% (trinta por cento) uns dos outros. Isto indica uma consistncia, pois as despesas com pessoal e mo de obra supletiva representam cerca de 70% (setenta por cento) das despesas totais, como j foi mencionado anteriormente. Outra diferena que aqui foram usados apenas os dados de 1993 e na regresso utilizou-se os dados dos dois ltimos anos (1992 e 1993). Como os dados usados aqui tm um nvel de detalhamento (desagregao) maior que os da regresso, muito provvel que forneam resultados melhores, pois a preciso dos custos diretamente proporcional ao nvel de detalhamento dos dados. Os resultados e tabelas do procedimento podem ser vistos, caso seja concedido, no segundo relatrio entregue Administrao do Porto do Recife, pois so dados confidenciais. 4 - INCERTEZAS ASSOCIADAS AOS CUSTOS impossvel uma previso perfeita sobre quais sero os custos por tonelada movida num ano quando no incio deste ano. So muitos os fatores e incertezas que afetam esses valores. medida que o tempo vai passando e o ano avanando, as incertezas vo diminuindo. Quando o ano termina possvel ento calcular-se os custos com bastante preciso. Os mecanismos probabilsticos que interferem nos custos esto principalmente associados aos seguintes fatores. 1) Variaes nos gastos com pessoal devidas a: a) alteraes nos salrios (dissdio, negociaes, etc) b) aposentadorias c) promoes d) nascimentos ou mortes e) outros adicionais f) extraordinrios g) dirias

h) alteraes nas obrigaes sociais (leis) 2) Greves (pode implicar em contratao de servios de terceiros) 3) Variaes nos gastos de manuteno devidas s naturais incertezas relativas s falhas e desgastes nos equipamentos e preos de peas de reposio, etc. 4) Alteraes nas tarifas das utilidades (energia eltrica, gua, telefone) 5) Alteraes nos preos dos combustveis (diesel, GLP, gasolina e lcool) 6) Alteraes na composio das cargas. Os custos do ano anterior servem de referncia para os custos do ano corrente, pois grandes variaes nos gastos so inverossmeis. Assim, os custos por tonelada movimentada por tipo de carga de 1994 guardaro uma certa relao com os valores correspondentes de 1993. Trs casos bsicos so possveis: os gastos de 1994 sero iguais, menores ou maiores do que os de 1993. preciso estimar as probabilidades das possveis composies de navio e carga para 1994. Essas distribuies sero ingredientes fundamentais nos processos decisrios de estabelecimento de tarifas e de negociao de contratos operacionais. Todas as simulaes relevantes a essas e outras composies, podem ser facilmente estudas e simuladas no sistema CUSTOAPR1.0 for QuattroPro disposio com os autores. BIBLIOGRAFIA ALMEIDA, Adiel Teixeira de. Uma Metodologia para Avaliao de Desempenho de Sistemas de Telecomunicaes Aplicando Teoria da Deciso. Tese de Mestrado, UFPE, 1985. BOLETIM INFORMATIVO, ms: maio/93, Administrao do Porto do Recife, 1993. CAMPELLO DE SOUZA, Fernando Menezes. Decises Racionais em Situao de Incerteza. Recife, 1993. Tese de Titular, UFPE, 1993. CORDEIRO, Gauss M., PAULA, Gilberto A.. Modelos de Regresso para Anlise de Dados Univariados. 17 Colquio Brasileiro de Matemtica, Instituto de Matemtica Pura e Aplicada do CNPq, Rio de Janeiro, 1989. DINIZ SALES, Sstenes. Custos - Industrial, Comercial e de Servios Curso de Custos. UFPE Centro de Cincias Sociais Aplicadas, 1988. DRAPER, N. R. e SMITH, H.. Applied Regression Analysis, Jonh Wiley & Sons, 1981. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos, 3 Edio, Editora Atlas, 1988. QUEBRA MAR, Revista Informativa do Porto do Recife, setembro de 1975 agosto de 1980. Recife - PE. STAMFORD DA SILVA, Alexandre, CAMPELLO DE SOUZA, Fernando Menezes. Desenvolvimento e Implantao de Ferramentas de Apoio Deciso na CODERN - Administrao do Porto do Recife - Convnio UFPE / CODERN-APR. Relatrios. 1994. STAMFORD DA SILVA, Alexandre. Desenvolvimento de Ferramentas de Apoio Deciso: O Caso do Porto do Recife. Tese de Mestrado, UFPE, 1994.