Recolher dados utilizando mensagens de correio electrnico

Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007

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Mostrar tudo O Microsoft Office Access 2007 facilita a recolha de dados de pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, tais como membros de equipa de vendas, participantes em inquritos ou contactos. O Office Access 2007 trabalha com o Microsoft Office Outlook 2007 para ajudar a gerar e enviar uma mensagem de correio electrnico que inclua um formulrio de introd uo de dados. Quando os destinatrios preenchem os formulrios e os enviam novamente para si, as respostas so processadas de acordo com as suas especificaes. Por exemplo, se optar pelo processamento automtico das respostas, o contedo do formulrio ser adicionados tabela apropriada na base de dados assim que as respostas chegarem pasta A Receber. Esta nova funcionalidade, o Assistente Para Recolher Dados Atravs de Mensagens de Correio Electrnico pode poupar-lhe muitas horas que teria de passar a introduzir dados em nome dos utilizadores.

Neste artigo

Quando utilizar a recolha de dados Antes de comear Utilizar o assistente Depois de enviar a mensagem de correio electrnico

Quando utilizar a recolha de dados

A lista seguinte explora alguns cenrios que podem utilizar esta nova funcionalidade. Inquritos Pretende realizar um inqurito e compilar os resultados no Access. Primeiro tem de criar uma base de dados no Access que tenha tabelas necessrias para armazenar os resultados. Poder depois utilizar o assistente para gerar um formulrio que inclua as questes (apresentadas como campos) a as envie para os participantes no inqurito. Quando os participantes responderem, as respostas so inseridas directamente na tabela que especificar na base de dados. Relatrios de estado Quer se tratem dos mais recentes nveis de inventrio ou de informaes actualizadas sobre assuntos pendentes, a equipa pode enviar-lhe mensagens de correio electrnico que contenham as informaes actuais em intervalos regulares para o manterem informado.

Gesto de acontecimentos Quando organizar um acontecimento, como uma conferncia ou formao, pode enviar um ou mais formulrios sob a forma de uma mensagem de correio electrnico para recolher informaes de contacto, preferncias de viagens, hotis, etc. Se optar pelo processamento automtico das respostas, os participantes podero alterar as respectivas preferncias em qualquer altura sem terem de o notificar e poder ter sempre acesso as dados mais recentes para fins de tomada de decises. Para facilitar a gerao e envio do formulrio de introduo de dados como uma mensagem de correio electrnico, dever utilizar o Assistente Para Recolher Dados Atravs de Mensagens de Correio Electrnico para percorrer os passos mais importantes do processo, incluindo a especificao do modo de processamento das respostas quando estas chegam pasta A Receber.

INCIO DA PGINA

Antes de comear
Se estiver a recolher dados utilizando mensagens de correio electrnico pela primeira vez, siga os seguintes passos para garantir que o processo de recolha de dados concludo com xito. 1. Certifique-se de que instalou as seguintes aplicaes no computador: Office Access 2007 O Assistente Para Recolher Dados Atravs de Mensagens de Correio Electrnico s est disponvel no Office Access 2007. Office Outlook 2007 Tem de ter o Office Outlook 2007 instalado e configurado no computador utilizado para enviar as mensagens de correio electrnico. Se o Outlook estiver instalado, mas ainda no estiver configurado, inicie o Outlook e siga as instrues no Assistente de Arranque do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a Ajuda do Outlook. Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Quando gerar o formulrio de introduo de dados, pode optar entre um formulrio simples no formato HTML e um formulrio mais fcil de utilizar gerado pelo InfoPath. Se o Office InfoPath 2007 ou posterior no estiver instalado no computador ou se no tiver a certeza de que todos os destinatrios da mensagem tm o Office InfoPath 2007 ou posterior instalado, dever escolher o formulrio HTML.
NOTA

Tenha em considerao que o formulrio utilizado para recolher dados atravs de mensagens de correio

electrnico no um formulrio do Access. O assistente gera um formulrio especial, com base na escolha do formato HTML ou InfoPath. 2. Certifique-se de que os utilizadores que iro receber a sua mensagem de correio electrnico tm as seguintes aplicaes instaladas no computador. Sem o software necessrio, os utilizadores no conseguiro ver nem editar o formulrio. Um cliente de correio electrnico que suporte o formato HTML Se enviar um formulrio em HTML, o destinatrio necessita de um programa de correio electrnico que suporte HTML. Office Outlook 2007 e Office InfoPath 2007 (ambos opcionais) Se enviar um formulrio do InfoPath, o destinatrio ter de ter o Office Outlook 2007 e o Office InfoPath 2007 instalados para ver e editar o formulrio do InfoPath. Identifique a base de dados de destino. A base de dados poder ser aberta em formato .mdb ou formato .accdb. Tambm so suportados ficheiros .mde e .accde. Se no pretender utilizar uma base de dados existente, ter de criar uma nova. 4. Identifique ou crie as tabelas a preencher com os dados das respostas dos utilizadores sua mensagem. Se estiver a recolher dados para tabelas existentes, certifique-se de que as mesmas no so s de leitura e que tem as permisses necessrias para adicionar ou actualizar os respectivos contedos. Para obter mais informaes sobre a criao de tabelas, consulte o artigo Criar tabelas numa base de dados.
NOTAS

3.

No possvel recolher camps dos seguintes tipos de dados utilizando-se mensagens de correio electrnico: Anexo Numerao Automtica Campos de valor mltiplo OLE Se a operao de recolha de dados preencher duas ou mais tabelas, ter de criar uma consulta de seleco e utiliz-la como origem de registos do formulrio. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessrios das tabelas

subjacentes. Se estiver a utilizar uma consulta existente, certifique-se de que a mesma no s de leitura e que tem as permisses necessrias para adicionar ou actualizar o respectivo contedo. Para mais informaes sobre como criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Criar uma consulta baseada em vrias tabelas. 5. Na maior parte dos casos, poder decidir se pretende armazenar os dados recolhidos como novos registos ou utilizar os dados para actualizar registos existentes. Nas seguintes situaes, s conseguir armazenar os dados como novos registos: Se estiver a recolher dados para preencher duas ou mais tabelas. A tabela subjacente no tem um campo chave primria. Os valores da chave primria so necessrios para mapear cada resposta para um registo existente. Se a tabela de destino no tiver um campo chave primria, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como uma chave primria. A tabela subjacente no tem quaisquer registos. Se a tabela estiver vazia, o assistente assume que pretende adicionar registos. Os endereos de correio electrnico dos destinatrios no esto armazenados como um campo na base de dados. Quando recolher dados para actualizar registos, no conseguir introduzir manualmente os endereos na mensagem gerada pelo assistente. O campo endereo tem de estar na tabela de destino ou numa tabela que tenha uma relao com a tabela de destino. Por exemplo, se estiver a recolher dados para actualizar a tabela Encomendas, os endereos tm de ser armazenados como um campo na tabela Encomendas ou numa tabela relacionada (como a tabela Clientes).

INCIO DA PGINA

Utilizar o assistente
Est agora preparado para executar o assistente que o ajuda a configurar o processo de recolha de dados.

Nesta seco

Iniciar o assistente Escolher o tipo de formulrio de introduo de dados Especificar o que pretende fazer com os dados Seleccionar os campos do formulrio Especificar como pretende processar os dados Seleccionar como pretende especificar os endereos de correio electrnico dos desti natrios Especificar o campo de endereo de correio electrnico Personalizar a mensagem de correio electrnico Criar e enviar mensagens de correio electrnico

Iniciar o assistente
1. 2. 3. Abra a base de dados de destino. Para preencher uma nica tabela, seleccione a tabela no Painel de Navegao. Para preencher duas ou mais tabelas relacionadas, seleccione a consulta vinculada a estas tabelas. Efectue um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente: No separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Criar Correio Electrnico. Clique com o boto direito do rato na tabela ou consulta e clique em Recolher e Actualizar Dados por Correio Electrnico. Se a tabela no contiver campos ou tiver apenas campos dos tipos Numerao Automtica, Objecto OLE, Anexo ou de pesquisa de valor mltiplo, o Access ir apresentar a mensagem A tabela ou consulta seleccionada no tem campos que suportem a recolha de dados atravs de correio electrnico. Se a tabela contiver campos que suportem recolha de dados, o assistente ser iniciado. A primeira pgina do assistente apresenta os passos principais no processo. Se a tabela de destino suportar a adio e actualizao de dados, dever efectuar seis passos principais no assistente:

Se o objecto suportar apenas a adio de registos, dever efectuar cinco passos principais:

4.

Clique em Seguinte. O assistente pede-lhe para seleccionar o tipo de formulrio que pretende criar.

Escolher o tipo de formulrio de introduo de dados

Neste passo, tem de optar por criar um formulrio HTML ou um formulrio do InfoPath. Conforme mencionado anteriormente neste artigo, no possvel utilizar um formulrio do Access para recolher dados atravs de mensagens de correio electrnico ter de utilizar um formulrio HTML ou um formulrio do InfoPath criado no assistente.

Se o InfoPath no estiver instalado no computador, a opo Formulrio do Microsoft Office InfoPath no fica disponvel. O tipo de formulrio criado depende de dois factores: facilidade de utilizao e se todos os destinatrios tm o software necessrio instalado nos respectivos computadores. Um formulrio do InfoPath consideravelmente mais fcil de utilizar, mas um formulrio HTML envolve menos requisitos de software. Um formulrio do InfoPath fornece uma introduo de dados e ambiente de edio melhores. Alm disso, um formulrio do InfoPath pode efectuar uma validao preliminar dos dados quando os utilizadores clicam no boto Enviar, dando aos utilizadores uma hiptese de corrigir dados incorrectos antes de lhe enviarem a resposta. Para resumir, um formulrio do InfoPath tem vrias vantagens relativamente a um formulrio HTML, mas um formulrio HTML pode ser visto e editado por qualquer utilizador cujo cliente de correio electrnico suporte HTML. 1. 2. No assistente, seleccione a opo Formulrio do Microsoft Office InfoPath apenas se todos os destinatrios tiverem o Office InfoPath 2007 e o Office Outlook 2007 instalados. Caso contrrio, seleccione a opo Formulrio HTML. Clique em Seguinte. A pgina do assistente apresentada a seguir ir variar consoante o objecto de destino suporte ou no a actualizao de dados. Se o objecto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, ou se for uma tabela que no tenha um campo de chave primria nem contenha registos, o assistente ir assumir que pretende adicionar novos registos, pedindo-lhe para seleccionar os campos de formulrio. Nos demais casos, o assistente ir pedir-lhe para especificar se pretende adicionar ou actualizar dados antes de lhe pedir para seleccionar os campos de formulrio. Se o assistente lhe pedir para seleccionar campos do formulrio, passe directamente para a seco Seleccionar os campos do formulrio deste artigo.

Especificar o que pretende fazer com os dados

Neste passo, especifique se pretende adicionar novos registos base de dados ou actualizar registos existentes.

O tipo de formulrio que est a utilizar afecta o nmero de novos registos que um destinatrio lhe pode enviar numa nica resposta. Quando actualiza dados, o nmero de registos a actualizar por um destinatrio identifica o nmero de formulrios pr-preenchidos que sero includos numa mensagem. A tabela seguinte resume os vrios cenrios:

TIPO DE FORMULRIO
HTML InfoPath

ADICIONAR OU ACTUALIZAR
Adicionar Adicionar

RESULTADO

Os destinatrios s conseguiro enviar-lhe um novo registo em cada resposta. Os destinatrios iro conseguir enviar-lhe vrios registos em cada resposta. Podero faz-lo clicando em Inserir uma linha na parte inferior da mensagem de correio electrnico. NOTA Depois de especificar os campos que pretende incluir na sua mensagem, apresentada uma pgina no assistente em que pode definir diversas opes. Nesta pgina, pode definir a pasta do Outlook em que as respostas sero processadas, bem como definir opes quanto ao modo de processamento dessas respostas. Cada mensagem de correio electrnico ir incluir um ou mais formulrios prpreenchidos, dependendo do nmero de registos que corresponda a um nico endereo de correio electrnico. O destinatrio poder rever e actualizar cada um dos formulrios na mensagem. Cada mensagem de correio electrnico ir incluir um ou mais formulrios pr preenchidos, dependendo do nmero de registos que correspondam a um nico endereo de correio electrnico. O destinatrio poder rever e actualizar cada um dos formulrios na mensagem. Alm disso, o destinatrio poder enviar registos adicionais clicando em Inserir uma linha na parte inferior da mensagem de correio electrnico. Mais adiante neste artigo, ir obter informaes sobre como impedir o destinatrio de adicionar novos registos a um pedido de actualizao.

HTML

Actualizar

InfoPath

Actualizar

1.

No assistente, seleccione Recolher apenas novas informaes ou Actualizar informaes existentes. importante ter em conta que, se o objectivo for a adio de novos registos, possvel escrever os endereos de correio electrnico na caixa de endereo da mensagem de correio electrnico quando a esta for criada. No entanto, se o objectivo for a actualizao de dados existentes, os endereos de correio electrnico dos destinatrios tero de estar armazenados como campo na tabela ou consulta subjacente, ou numa tabela relacionada.

2.

Clique em Seguinte. O assistente pede-lhe para seleccionar os campos que pretende incluir no formulrio.

Seleccionar os campos do formulrio

Neste passo, deve seleccionar os campos que pretende incluir no formulrio.

Geralmente, no necessrio incluir todos os campos existentes na tabela ou consulta subjacente no formulrio. No entanto, existem duas excepes: Campos necessrios Se estiver a recolher novos registos, o assistente ir incluir automaticamente todos os campos cuja propriedade Necessrio esteja definida como Sim. Se algum dos campos necessrios do registo estiver em branco, o Access no conseguir adicionar o registo tabela. Tipos de campo no suportados No possvel incluir determinados campos no formulrio. O assistente no suporta Numerao Automtica, Anexo, Objecto OLE nem campos de pesquisa de valor m ltiplo. Os campos destes tipos no sero apresentados na lista Campos na tabela nem na lista Campos na consulta do assistente. Os campos Numerao Automtica na tabela sero preenchidos automaticamente quando os novos registos forem adicionados. Ter de preencher os campos Objecto OLE, Anexo e de pesquisa de valor mltiplo na vista de folha de dados ou na vista de formulrio, uma vez que um processo de recolha de dados no pode adicionar estes valores. Campo chave primria A tabela seguinte resume a altura em que poder incluir um campo chave primria num formulrio:

PROPSITO DA RECOLHA DE DADOS

Adicionar

TIPO DE DADOS

INCLUIR NO FORMULRI O?

Numerao Automtica

No. O valor da chave primria ser gerado automaticamente quando o registo for adicionado tabela. Sim. Os utilizadores podero escrever um valor no campo quando adicionarem registos. A resposta no ser processada se o valor especificado j estiver em utilizao.

Adicionar

No Numerao Automtica

Actualizar

Numerao Automtica ou No. O valor da chave primria no pode ser editado no formulrio. Este No Numerao campo utilizado para mapear cada resposta num registo existente. Automtica

1. 2. 3.

Na lista Campos na tabela ou na lista Campos na consulta, faa duplo clique nos campos pretendidos. Se pretender incluir todos os campos, clique em >>. Utilize os botes de seta para cima e para baixo para reordenar os campos na lista Campo a incluir na mensagem de correio electrnico. Por cada campo includo, em Propriedades do Campo, especifique uma legenda. Clique em S de leitura se estiver a actualizar dados e pretender apresentar o campo para efeitos informativos, mas no pretender que o destinatrio altere os

4.

dados. O campo aparece na mensagem de correio electrnico com a legenda Este campo s de leitura. Esta funcionalidade de maior utilidade se o destinatrio estiver a actualizar dados existentes. Clique em Seguinte. O assistente pede-lhe para especificar como pretende que as respostas sejam processadas.

Especificar como pretende processar os dados

Neste passo, tem de tomar uma deciso muito importante sobre o modo pretendido de processamento das respostas: automtico ou manual. Note que o processamento manual neste contexto no implica uma montona introduo de dados na Vista de folha de dados ou na Vista de formulrio. Significa que o utilizador tem apenas de iniciar manualmente a operao de exportao para transferir os dados recolhidos para a tabela de destino.

Processamento automtico
Se optar pelo processamento automtico das respostas, quando as respostas chegarem sua pasta a receber, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os contedos dos formulrios de cada uma das respostas para as tabelas de destino na base de dados. O processamento automtico pode poupar-lhe uma quantidade considervel de tempo e esforo. As respostas so exportadas com sucesso desde que se verifiquem as seguintes condies quando as respostas chegarem sua caixa de correio: O Outlook tem de estar em execuo no computador. Se o Outlook no estiver em execuo, o processamento iniciado da prxima vez que abrir o Outlook. O Access tem de estar instalado no computador. A base de dados no pode estar protegida por palavra-passe nem deve ser aberta no modo Exclusivo. O nome ou localizao da base de dados no pode ter sido alterado desde o envio da mensagem de correio electrn ico. Os nomes das tabelas e consultas, e as propriedades dos campos includos no formulrio no podem ter sido alterados desde o envio da mensagem de correio electrnico. Tem de ter as permisses necessrias para adicionar ou actualizar os contedos das co nsultas e tabelas subjacentes. Se uma ou mais destas condies no estiverem reunidas, o processamento automtico ir falhar. Se o processamento falhar, tente corrigir os problemas e exporte depois manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegarem caixa de correio do utilizador depois de resolvidos os problemas continuaro a ser processadas automaticamente.

Permitir apenas actualizaes a dados

Se estiver a actualizar dados e seleccionar a caixa de verificao Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados base de dados, a caixa de dilogo Permitir apenas actualizaes de dados existentes ficar disponvel. Seleccione a caixa de texto se no pretender que o destinatrio consiga enviar novos registos. Se estiver a adicionar novos dados, a caixa de verificao Permitir apenas actualizaes de dados existentes no estar visvel.

Processamento manual
Se pretender controlar as respostas que so processadas e a hora em que o processamento efectuado, d esmarque a caixa de verificao Processar respostas automaticamente a adicionar dados a. Neste caso, as respostas chegam caixa de correio, mas no so transferidas para a base de dados. Ter de seleccionar manualmente e clicar com o boto direito do rato em cada resposta no Outlook e clicar depois em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho para preencher a base de dados. Tambm poder ter de processar manualmente as respostas cujo processamento automtico falhe. Depois de resolver o problema que causou a falha, necessrio exportar manualmente cada uma das respostas existentes. Lembre-se do seguinte antes de iniciar uma operao de exportao: O Office Access 2007 tem de estar instalado no computador. Se a base de dados estiver protegida por palavra-passe, -lhe pedido que introduza a palavra-passe quando iniciar a operao de exportao. Alm disso, a base de dados no dever estar aberta no modo exclusivo e nem o nome nem a localizao da base de dados podem ter sido alterados desde o envio da mensagem de correio electrnico. Os nomes das tabelas e consultas, e as propriedades dos campos includos no formulrio no podem ter sido alterados desde o envio da mensagem de correio electrnico. Tem de ter as permisses necessrias para adicionar ou actualizar os contedos das consultas e tabelas subjacentes.

Especificar opes de processamento adicionais

1. Na pgina Especifique como pretende processar as respostas do assistente, reveja o nome da pasta do Outlook onde as respostas so armazenadas. Se pretender especificar uma pasta diferente para as repostas a este pedido de recolha de dados, clique no nome da pasta. Na caixa de dilogo Seleccionar Pasta, seleccione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta. Clique em OK e regresse ao Access. Clique em Definir propriedades para controlar o processamento automtico de respostas para fazer apresentar a caixa de dilogo Recolha de Dados Atravs de Opes de Correio Electrnico.

2.

Utilize esta caixa de dilogo para especificar como pretende que as respostas sejam processadas. Se pretender processar manualmente as respostas, ignore o passo seguinte.

3.

Na caixa de dilogo Recolha de Dados Atravs de Opes de Correio Electrnico, reveja e, se necessrio, altere as definies de qualquer uma das seguintes formas e clique depois em OK: Ignorar respostas de utilizadores aos quais no tenha sido enviada a mensagem Seleccione esta caixa de verificao se pretender que sejam processadas automaticamente apenas as respostas enviadas pelos destinatrios originais da mensagem. As respostas de outras pessoas so armazenadas na pasta de destino, mas no so processadas automaticamente. Aceitar mltiplas respostas de cada destinatrio Um destinatrio pode enviar-lhe vrias respostas. Seleccione esta caixa de verificao se pretender que seja processada automaticamente apenas a primeira resposta de cada destinatrio. A segunda resposta e seguintes sero armazenadas na pasta de destino, no sendo processadas automaticamente.
NOTA

Esta definio controla apenas o nmero de respostas e no o nmero de registos numa nica

resposta que processado. Ou seja, se enviar um formulrio do InfoPath, um utilizador conseguir enviar-lhe vrios registos numa nica resposta e o Access processar automaticamente todos os registos na resposta, mesma que a caixa de verificao no esteja seleccionada. Permitir apenas actualizaes de dados existentes Quando os destinatrios utilizarem um formulrio do InfoPath para actualizarem dados, podero enviar-lhe novos registos para alm de actualizaes aos registos existentes. Seleccione esta caixa de verificao se pretender processar apenas as actualizaes de dados existentes. Nmero de respostas a processar Escreva o nmero total de respostas (de todos os destinatrios) que pretende que sejam processadas automaticamente. Se pretender que todas as respostas sejam processadas automaticamente, introduza um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas aps ser atingido o valor especificado so armazenadas na pasta de destino, mas no so processadas automaticamente. Data e hora a parar Especifique quando o processamento automtico de respostas deve parar para esta mensagem de correio electrnico. As respostas recebidas aps esta data e hora so armazenadas na pasta de destino, mas no so processadas automaticamente.
NOTA

Para alterar estas opes posteriormente, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique

em Gerir Respostas. Na caixa de dilogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados, seleccione a mensagem cujas definies pretende alterar e clique em Opes de Mensagem. As alteraes efectuadas na caixa de dilogo afectam todas as respostas subsequentes que receber para essa mensagem. 4. Clique em OK e clique em Fechar. O passo seguinte depende de se est a adicionar dados ou a actualiz-los. Se estiver a adicionar novos registos, continue na seco seguinte. Se estiver a recolher dados para actualizar registos existentes, passe para a seco Especificar o campo de endereo de correio electrnico.

Seleccionar como pretende especificar os endereos de correio electrnico dos destinatrios

Se estiver a recolher apenas novas informaes, poder especificar os endereos de correio electrnico de duas formas:

Escreva os endereos individualmente na mensagem de correio electrnico gerada pelo assistente ou seleccione os endereos num livro de endereos. Utilize um campo na base de dados actual que contenha endereos de correio electrnico. O campo tem de estar na tab ela ou consulta subjacente ou numa tabela relacionada. Quando recolher dados para actualizar registos existentes, esta caixa de dilogo no apresentada, uma vez que os endereos de correio electrnico dos destinatrios tm de estar disponveis como um campo na base de dados. 1. 2. Seleccione a opo pretendida no assistente. Clique em Seguinte. Se optar por introduzir manualmente os endereos de correio electrnico, passe para a seco Personalizar a mensagem de correio electrnico. Se optar por utilizar um campo na base de dados, continue na seco seguinte.

Especificar o campo de endereo de correio electrnico

Neste passo, especificado o campo que contm os endereos de correio electrnico dos destinatrios.

Se o campo estiver na tabela ou consulta actual, seleccione A tabela ou consulta actual, seleccione o campo a partir da lista pendente e clique em Seguinte. Se o campo que contm os endereos de correio electrnico dos destinatrios no estiver na tabela ou consulta actual, utilize o seguinte procedimento: 1. Seleccione Uma tabela associada. 2. Na lista pendente, seleccione o campo na tabela actual que a une tabela que contm os endereos. Trata-se normalmente de um campo de ID. 3. Efectue um dos seguintes procedimentos: Se o campo seleccionado estiver associado a apenas uma tabela, ser apresentada uma lista pendente adicional. Seleccione o campo que contm os endereos de correio electrnico. Se o campo seleccionado estiver associado a mais do que uma tabela, sero apresentadas duas listas pendentes adicionais. Na primeira lista, seleccione a tabela que contm os endereos de correio electrnico. Na segunda lista, seleccione o campo. Clique em Seguinte.

4.

Tabelas associadas so aquelas que tm relaes definidas entre si. Para ver ou editar as relaes na base de dados:

No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relaes. Para mais informaes sobre relaes, consulte os artigos Guia para relaes de tabela ou Criar, editar ou eliminar uma relao. Quando opta por utilizar um campo de endereo, no consegue pr-visualizar nem personalizar a mensagem de correio electrnico no Outlook. Ter de o fazer no assistente. No passo seguinte, o assistente apresenta o assunto e corpo da mensagem predefinidos e ter oportunidade de os personalizar.

Personalizar a mensagem de correio electrnico

Neste passo, deve rever os componentes da mensagem e efectuar as alteraes necessrias.

1. 2.

3.

Nos campos Assunto e Introduo, efectue as alteraes pretendidas. Se tiver optado por utilizar endereos de correio electrnico armazenados num campo da base de dados, poder efectuar uma escolha adicional nesta pgina. Em Adicionar endereos de correio electrnico dos destinatrios no:, seleccione uma das opes. Independentemente da opo que seleccionar, os utilizadores iro receber a mensagem de correio electrnico. Se tiver optado por introduzir os endereos de correio electrnico no Microsoft Office Outlook, esta opo no estar disponvel. Clique em Seguinte.

Criar e enviar mensagens de correio electrnico

O assistente apresenta uma pgina a informar que pode criar agora a mensagem, indicando tambm como poder ver o estado do correio electrnico utilizando o comando Gerir Respostas.

possvel que sejam apresentadas algumas mensagens de aviso nesta pgina. A tabela seguinte descreve cada aviso e a aco a efectuar para o resolver.

AVISO

DESCRIO

RESOLUO

Alguns registos no contm um O campo do endereo de correio Se pretender recolher dados para todos os registos, saia endereo vlido no campo de electrnico que seleccionou contmdo assistente e substitua os valores nulos por endereos endereo de correio electrnico valores nulos. de correio electrnico. Em seguida, inicie novamente o especificado. No sero devolvidos assistente. dados para estas linhas. Tem actualmente um bloqueio exclusivo na base de dados; o processamento automtico ir falhar at que o bloqueio seja retirado. Tem a base de dados actualmente Se optar pelo processamento automtico das repostas, aberta em modo exclusivo. este ir falhar porque o Access no consegue adicionar nem actualizar uma base de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Feche e volte a abrir a base de dados em modo no exclusivo imediatamente depois de enviar a mensagem. Est a recolher dados para Se alguns campos do formulrio inclurem dados actualizar registos existentes e o confidenciais, volte ao passo do assistente em que formulrio que est prestes a enviarseleccionou os campos e remova os campos que contm ser pr-preenchido com dados dados confidenciais do formulrio. existentes.

Estas mensagens de correio electrnico podero conter dados de natureza confidencial ou sensvel.

Os passos seguintes dependem do facto de estar a especificar os endereos de correio electrnico manualmente ou de estar a utilizar endereos armazenados numa tabela na base de dados.

Se optar por especificar os endereos na mensagem de correio electrnico do Outlook

Neste caso, os endereos de correio electrnico so introduzidos no Outlook e poder pr-visualizar e personalizar a mensagem antes de clicar no boto Enviar. 1. Clique em Criar para continuar. apresentada uma mensagem do Outlook que contm um formulrio de introduo de dados. O corpo da mensagem inclui uma breve introduo e um formulrio com controlos e sugestes. Recomenda-se vivamente que no efectue

quaisquer alteraes ao corpo da mensagem. Se a estrutura do formulrio for alterada, o processamento da resposta poder falhar. 2. 3. Escreva os endereos de correio electrnico dos destinatrios n as caixas Para, Cc ou Bcc. Poder tambm clicar nos botes Para, Cc ou Bcc para seleccionar endereos a partir de um livro de endereos. Clique em Enviar.

Se optar por utilizar um campo de endereo armazenado na base de dados

Neste caso, j pr-visualizou e personalizou a mensagem. Ter agora de filtrar o campo de endereo de correio electrnico para seleccionar os endereos dos utilizadores que iro receber a mensagem. 1. Clique em Seguinte para apresentar a pgina Enviar a mensagem de correio electrnico aos destinatrios.

2. 3.

Escolha os endereos de correio electrnico que pretende utilizar seleccionando as caixas de verificao correspondentes. Clique em Enviar. Se alguns valores no campo de endereo no forem endereos de correio electrnico vlidos, ser apresentada uma caixa de dilogo a listar os endereos invlidos. Nesta situao, anote os endereos na lista, clique em Sair, confirme os endereos e tente enviar a mensagem novamente. Para mais informaes sobre como reenviar mensagens, consulte a seco Reenviar uma mensagem de correio electrnico de recolha de dados. Concluiu agora a maior parte do trabalho relativo recolha de dados utilizando mensagens de correio electrnico. Se tiver optado pelo processamento automtico das respostas, e seno ocorrem erros, os dados sero transferidos para a base de dados de destino sem qualquer aco adicional da parte do utilizador. Por outro lado, se tiver optado pelo processamento manual das respostas ou tiverem ocorrido erros, ainda ter de efectuar algumas aces. Consulte a seco seguinte para mais informaes sobre como processar manualmente respostas, resolver problemas e gerir de forma geral mensagens de recolha de dados e respostas.

INCIO DA PGINA

Depois de enviar a mensagem de correio electrnico

Para responder mensagem de correio electrnico, cada destinatrio tem de clicar em Responder, preencher as informaes solicitadas no formulrio e, em seguida, clicar em Enviar. Esta seco indica o modo de visualizao das respostas e as aces a efectuar caso alguma delas no seja processada correctamente.

Nesta seco

Ver respostas Verificao e resoluo de problemas do processamento automtico de respostas Processamento manual de respostas e resoluo de erros Reenviar uma mensagem de correio electrnico de recolha de dados

Tambm pode localizar hiperligaes para mais informaes acerca da gesto de respostas e alterao das opes da mensagem na seco Consulte Tambm.

Ver respostas
Independentemente do modo de processamento de repostas escolhido, poder estar interessado em saber quem respondeu sua mensagem e pretender abrir as respostas manualmente. Para ver as respostas, execute os seguintes passos: 1. Mude para o Outlook e, em seguida, procure a pasta designada para armazenamento de respostas de recolha de dados.
SUGESTO Se no se lembrar do nome da pasta, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. Na caixa de dilogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados, ir encontrar o nome da pasta na coluna Pasta do Outlook, na linha correspondente mensagem cujas respostas pretende ver.

2.

Para abrir uma resposta no Outlook, faa duplo clique na mesma. Ir ver o formulrio, tal como foi preenchido pelo remetente. O Access no ir processar respostas a uma mensagem de resposta original. Desta forma, se constatar que um ou mais formulrios de destinatrios esto vazios, incompletos ou preenchidos incorrectamente, ter de reenviar a mensagem de correio electrnico original para esses utilizadores, em vez de utilizar o comando Responder. Do mesmo modo, se pretender enviar o pedido para mais pessoas, ter de reenviar a mensagem original, em vez de a reencaminhar. Consulte a seco Reenviar uma mensagem de correio electrnico de recolha de dados para obter mais informaes.

Verificao e resoluo de problemas do processamento automtico de respostas

Se optar pelo processamento automtico das respostas, efectue o seguinte procedimento para garantir que as respostas so processadas correctamente: Por cada resposta, reveja os valores nas colunas Sinalizador de Seguimento, Estado de Recolha de Dados e Categorias.
SUGESTO

Se no encontrar as colunas Sinalizador de Seguimento, Estado de Recolha de Dados e Categorias na

vista, adicione-as utilizando o Selector de Campos. Clique com o boto direito do rato no cabealho da coluna e clique em Selector de Campos. Na caixa de dilogo Selector de Campos, arraste cada campo e largue o mesmo direita ou esquerda de um cabealho de coluna existente. Na pasta do Outlook, se Sinalizador de Seguimento estiver definido como Operao de Recolha de Dados com xito, se a coluna Estado de Recolha de Dados aparecer em branco e for apresentado um indicador verde na coluna Categorias, tal significa que a resposta foi processada com xito. Para alm disso, poder rever os contedos das tabelas de destino para se certificar de que os dados recolhidos so apresentados como novos registos ou como actualizaes a registos existentes. Se suspeitar que uma resposta no foi processada automaticamente, verifique se foram reunidas todas as condies necessrias para o processamento. Consulte a seco Processamento automtico, anteriormente neste artigo. Em seguida, experimente as

sugestes apresentadas na tabela seguinte. A maioria das sugestes requer a correco manual do problema seguida da exportao manual da resposta. Para obter ajuda relativamente exportao manual, consulte a seco seguinte, Processamento manual de respostas e resoluo de erros.

PROBLEMA
Existe uma resposta na pasta do Outlook, mas no foi processada. A coluna Estado de Recolha de Dados apresenta Mensagem no processada.

CAUSA

RESOLUO

Reveja as opes de mensagem na caixa Exporte manualmente a resposta. de dilogo Recolha de Dados Atrav s de Para se certificar de que as respostas que ainda no Opes de Correio Electrnico. As foram recebidas so processadas automaticamente, definies so seleccionadas para altere as definies na caixa de dilogo de opes. processar manualmente as respostas ou Para obter ajuda na reviso e alterao de opes, para impedir que determinadas respostas consulte o artigo Opes de Correio Electrnico para sejam processadas automaticamente. Recolha de Dados. SUGESTO Para fazer apresentar as

opes, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. Na caixa de dilogo, seleccione a mensagem pretendida e clique em Opes de mensagem. Respondi a uma das minhas A resposta sua prpria mensagem mensagens, mas no est a ser envolve um procedimento ligeiramente processada. diferente.

Em vez de preencher o formulrio na mensagem recebida, preencha o formulrio que se encontra na mensagem enviada na pasta Itens Env iados. Procure a pasta Itens Env iados e, em seguida, abra a mensagem. Clique em Responder, preencha o formulrio e, em seguida, clique em Env iar. Uma resposta no vai para a Apenas as respostas originais a uma Se no estiver a ser possvel processar uma das pasta correcta. mensagem vo para a pasta designada. respostas, preencha o formulrio que se encontra na As respostas s suas prprias mensagensmensagem enviada na pasta Itens Enviados. (a menos que tenha utilizado a cpia da Se um destinatrio tiver preenchido um formulrio mensagem na pasta Itens Env iados para como resposta a uma resposta, solicite ao destinatrio gerar a resposta) e as respostas que que responda mensagem original. fazem parte de um tpico de mensagem Se suspeitar que o suplemento est em falta ou de correio electrnico utilizado para danificado, mude para o Outlook e, no menu debate podero no ser movidas para a Ferramentas, clique em Centro de Fidedignidade e pasta designada. clique em Suplementos. Certifique-se de que v o Outros motivos possveis incluem: o Office item Suplemento Outlook para o Microsoft Access Access 2007 no est instalado ou o de Recolha de Dados e Publicao. Se no suplemento necessrio para processar as conseguir ver a entrada, experimente instalar o Access respostas est em falta ou danificado. novamente. Restaure a localizao original da base de dados e A coluna Estado de Recolha A base de dados foi movida para outra localizao, o respectivo nome foi exporte manualmente a resposta. de Dados apresenta a seguinte mudado, foi eliminada ou est danificada. cadeia: No possv el localizar a base de dados. Localize a base de dados e importe os dados manualmente. A coluna Estado de Recolha A base de dados est aberta em modo Solicite ao utilizador que tem a base de dados aberta em modo exclusivo que feche e abra a base de dados de Dados apresenta a seguinte exclusivo e no possvel efectuar alteraes base de dados enquanto este no modo normal. Em seguida, experimente exportar cadeia: modo no for desbloqueado. manualmente a resposta. No possv el abrir a base de dados para importar dados, porque a base de dados j est a ser utilizada. Processe manualmente as respostas quando a base de dados ficar disponv el. Exporte manualmente a resposta. Se pretender que as A coluna Estado de Recolha A base de dados de destino est respostas futuras sejam processadas de Dados apresenta a seguinte protegida por palavra-passe. O processamento automtico falha se a automaticamente, remova a proteco da palavracadeia: base de dados requerer uma palavrapasse da base de dados. Esta base de dados do passe. Access est protegida por palav ra-passe. Exporte manualmente estes dados para o Microsoft Access. A coluna Estado de Recolha A tabela ou consulta de destino foi Recrie as tabelas e consultas de destino ou crie e de Dados apresenta uma eliminada ou o respectivo nome foi envie uma nova mensagem de recolha de dados. mensagem a indicar que est alterado, ou a estrutura foi modificada de

em falta uma tabela, uma tal forma que no possvel adicionar os consulta ou um campo. contedos do formulrio s tabelas. A coluna Estado de Recolha O formulrio da resposta est danificado Se um destinatrio tiver modificado o formulrio, de Dados apresenta a seguinte ou um utilizador (o destinatrio ou o solicite a esse destinatrio que lhe envie de novo o remetente) ter modificado o formulrio. cadeia: formulrio e, em seguida, exporte manualmente a resposta. No possv el processar esta Se o formulrio da mensagem original estiver mensagem de correio danificado ou no for vlido, necessrio criar e enviar electrnico. O formulrio uma nova mensagem. nesta mensagem de correio electrnico est danificado ou foi modificado. A coluna Estado de Recolha As informaes necessrias para mapear de Dados apresenta a seguinte a resposta para o registo existente que necessrio actualizar esto em falta. cadeia: No possv el localizar as informaes necessrias para concluir o processamento na base de dados especificada. A coluna Estado de Recolha Um campo cuja propriedade Indexado esteja definida como Sim (Duplicao de Dados apresenta a seguinte No Autorizada) no pode conter valores cadeia: duplicados. Se o valor atribudo ao campo

As definies de mensagem tm de ser sincronizadas com o Outlook. No Access, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. Na caixa de dilogo Gerir Respostas, seleccione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, ver uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as definies e feche depois a caixa de dilogo. Mude novamente para o Outlook e experimente exportar manualmente a resposta. Solicite ao destinatrio que envie outra resposta com um valor diferente no campo de formulrio.

No possv el adicionar nem de formulrio j existir no campo actualizar dados, uma v ez que correspondente na tabela, a operao os mesmos iro resultar num falha. v alor duplicado para um campo que s aceita v alores exclusivos. A coluna Estado de Recolha O formulrio inclui um campo obrigatrio Solicite ao destinatrio que volte a enviar a resposta que procura valores, mas o destinatrio aps preencher todos os campos ou preencha e de Dados apresenta a seguinte no especificou um valor para o campo, guarde voc prprio o formulrio e, em seguida, cadeia: ou a propriedade LimitarAUmaLista do experimente exportar novamente. O v alor introduzido no um campo est definida como Sim, mas o destinatrio especificou um valor que no item na lista de escolhas se encontra na lista. A coluna Estado de Recolha O destinatrio introduziu dados invlidos Solicite ao destinatrio que volte a enviar a resposta de Dados apresenta uma em um ou mais campos. aps preencher todos os campos ou preencha e mensagem que indica que o guarde voc prprio o formulrio e, em seguida, valor especificado num campo experimente exportar novamente. de formulrio no vlido. Solicite ao destinatrio que envie outra resposta aps A coluna Estado de Recolha O destinatrio no preencheu o formulrio. preencher o formulrio. de Dados apresenta a seguinte cadeia: Esta mensagem contm um formulrio que dev er preencher. Quando terminar, env ie-o para o remetente desta mensagem de correio electrnico.

Processamento manual de respostas e resoluo de erros

O processamento manual de uma resposta envolve iniciar a operao de exportao a partir do Outlook. S possvel exportar uma resposta de cada vez. Evite respostas nas quais a coluna Estado de Recolha de Dados esteja definida como A recolha de dados por correio electrnico foi efectuada com xito. Este estado indica que a resposta j foi processada com xito. As respostas para as quais a coluna Estado de Recolha de Dados esteja definida como Mensagem no processada tm de ser processadas manualmente. Uma resposta que tenha uma mensagem de erro nesta coluna no foi processada automaticamente e ir requerer alguma resoluo de problemas antes de poder ser exportada manualmente. Consulte a seco anterior, Verificao e resoluo de problemas do processamento automtico de respostas, para obter ajuda com a resoluo de problemas. 1. 2. 3. No Outlook, clique com o boto direito do rato na resposta que pretende processar manualmente. Clique em Exportar dados para o Microsoft Office Access. Na caixa de dilogo Exportar dados para o Microsoft Access, reveja os detalhes da resposta e clique em OK para exportar. Se a operao de exportao tiver xito, ser apresentada a mensagem Dados exportados com sucesso para a base de dados.. Se a operao falhar, ser apresentada a mensagem No possvel importar dados devido a erros

occorridos, seguida de uma descrio dos problemas que causaram a falha. A tabela seguinte lista os problemas que podero fazer com que uma operao de exportao falhe:

PROBLEMA

CAUSA

RESOLUO
Elimine da pasta designada as mensagens que no sejam respostas de recolha de dados.

Quando clico com o boto A mensagem seleccionada no uma direito do rato na resposta, o resposta de recolha de dados vlida. comando Exportar dados para o Microsoft Access no apresentado.

Uma resposta no vai para a Apenas as respostas originais a uma Se no estiver a ser possvel processar uma das pasta correcta. mensagem vo para a pasta designada. respostas, preencha o formulrio que se encontra na As respostas s suas prprias mensagens mensagem enviada na pasta Itens Enviados. (a menos que tenha utilizado a cpia da Se um utilizador tiver preenchido um formulrio como mensagem na pasta Itens Env iados para resposta a uma resposta, solicite ao utilizador que gerar a resposta) e as respostas que responda mensagem original. fazem parte de um tpico de mensagem Se suspeitar que o suplemento est em falta ou de correio electrnico utilizado para debatedanificado, mude para o Outlook. No Outlook, no menu podero no ser movidas para a pasta Ferramentas, clique em Centro de Fidedignidade e designada. clique em Suplementos. Certifique-se de que v o item Outros motivos possveis incluem: o Suplemento Outlook para o Microsoft Access de Access no est instalado ou o Recolha de Dados e Publicao. Se no conseguir ver suplemento necessrio para processar as a entrada, experimente instalar o Access novamente. respostas est em falta ou danificado. A base de dados foi movida para outra Restaure a localizao original da base de dados e, em Mensagem: localizao, o respectivo nome foi mudado, seguida, tente novamente. No possv el localizar a foi eliminada ou est danificada. base de dados. Localize a base de dados e importe os dados manualmente. A base de dados est aberta em modo Solicite ao utilizador que tem a base de dados aberta em Mensagem: exclusivo e no possvel efectuar modo exclusivo que feche e abra a base de dados no A base de dados j est a alteraes base de dados enquanto este modo normal. Em seguida, experimente exportar ser utilizada. modo no for desbloqueado. manualmente a resposta. Uma tabela ou consulta de destino foi Crie as tabelas e consultas de destino em falta ou crie e Mensagem: eliminada ou o respectivo nome foi envie uma nova mensagem de recolha de dados. Tabela, consulta ou campo alterado, ou a estrutura foi modificada de em falta. tal forma que no possvel adicionar os contedos do formulrio s tabelas. O formulrio da resposta est danificado Se um destinatrio tiver modi ficado o formulrio, solicite Mensagem: ou um utilizador (o destinatrio ou o ao mesmo que lhe envie de novo o formulrio e, em O formulrio est danificado remetente) ter modificado o formulrio. seguida, exporte manualmente a resposta. ou foi modificado. Se o formulrio da mensagem original estiver danificado ou no for vlido, necessrio criar e enviar uma nova mensagem. As informaes necessrias para mapear As definies de mensagem tm de ser sincronizadas Mensagem: a resposta para o registo existente que com o Outlook. No Access, no separador Dados Faltam informaes necessrio actualizar esto em falta. Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir necessrias para concluir o Respostas. Na caixa de dilogo Gerir Respostas, processamento. seleccione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, ver uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as definies e feche depois a caixa de dilogo. Mude novamente para o Outlook e experimente exportar manualmente a resposta. Um campo cuja propriedade Indexado Solicite ao destinatrio que envie outra resposta com um Mensagem: esteja definida como Sim (Duplicao valor diferente no campo de formulrio. No possv el adicionar No Autorizada) no pode conter valores nem actualizar dados, uma duplicados. Se o valor atribudo ao campo v ez que os mesmos iro de formulrio j exi stir no campo correspondente na tabela, a operao resultar num v alor duplicado para um campo falha. que s aceita v alores exclusivos. Mensagem: O v alor introduzido no um item na lista de escolhas.

Mensagem:

O formulrio inclui um campo obrigatrio Solicite ao destinatrio que volte a enviar a resposta que procura valores, mas o destinatrio aps preencher todos os campos ou preencha e guarde no especificou um valor para o campo, ou voc prprio o formulrio e, em seguida, experimente a propriedade LimitarAUmaLista do exportar novamente. campo est definida como Sim e o destinatrio especificou um valor que no se encontra na lista. O destinatrio introduziu dados invlidos Solicite ao destinatrio que volte a enviar a resposta

Valor inv lido num campo de formulrio. Mensagem: A resposta contm um formulrio que tem de preencher. Quando terminar, env ie o mesmo ao remetente desta mensagem de correio electrnico.

em um ou mais campos.

aps preencher todos os campos ou preencha e guarde voc prprio o formulrio e, em seguida, experimente exportar novamente. O destinatrio no preencheu o formulrio.Solicite ao destinatrio que envie outra resposta aps preencher o formulrio.

Experimente exportar a resposta at a coluna Categorias apresentar um quadrado verde.

Reenviar uma mensagem de correio electrnico de recolha de dados

Se pretender enviar a mensagem para utilizadores adicionais ou se a mensagem original no tiver sido recebida por alguns utilizadores devido a erros, experimente reenviar a mensagem em vez de a reencaminhar.

1.

No separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. apresentada a caixa de dilogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados.

2. 3.

Na caixa de dilogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados, clique na mensagem que pretende enviar novamente. Clique em Reenviar Esta Mensagem de Correio Electrnico. Se o boto Reenviar Esta Mensagem de Correio Electrnico estiver desactivado

4.

5.

O Access efectua determinadas verificaes, por exemplo, verifica se as consultas e tabelas de destino ainda existem, se aind a incluem todos os campos de formulrio e se os respectivos tipos de dados foram alterados. Se as verificaes tiverem xito, a pgina do assistente pede-lhe para especificar o modo pretendido de processamento das respostas. Caso contrrio, apresentada uma mensagem com instrues para recriar a mensagem de correio electrnico. Continue a seguir os passos do assistente como quando enviou a mensagem pela primeira vez. As definies podem ser diferentes da ltima vez.

Para enviar a mensagem de correio electrnico para utilizadores diferentes, efectue um dos seguintes procedimentos: Especifique manualmente os endereos de correio electrnico. (Tenha em ateno que esta opo est apenas disponvel quando estiver a recolher dados para adicionar novos registos.) Escolha um campo de endereo de correio electrnico diferente. Utilize o mesmo campo de endereo de correio electrnico, mas no ltimo passo, seleccione apenas os endereos pretendidos. Para obter ajuda com os passos do assistente, consulte a seco Especificar como pretende processar os dados, anteriormente neste artigo