Repblica Bolivariana de Venezuela. Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior. Universidad Experimental Martima del Caribe.

Direccin Ciencias Sociales. Proceso de Auditoria Administracin VIII. Seccin A.

Profesor: Salazar, Jos

Integrantes: lvarez, Edelfer Badilla, Carmen Garvn, Greily. La Cruz, Rosmary Piate, Emirelys. Rodrguez, Mariangelly

Catia La Mar, octubre de 2011

INDICE Contenido Pg.

Introduccin...1 Perfil de Auditor2 Conocimientos...2 Habilidades y Destrezas.3 Experiencias...4 Estructura de pensamiento.6 tica profesional....7 Responsabilidad profesional..8 Auditor Interno..9 Auditor externo.11 Instrumentos Normativos..12 Organizacin de un equipo de auditores...13 Conclusin....17 Referencias Bibliogrficas.. .18 Anexos..19

INTRODUCCIN La auditoria no es una actividad netamente mecnica que implique la aplicacin de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevados a cabo, son de carcter indudable. La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, slido y maduro, para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos. Hoy en da, ha crecido la necesidad de contar con alguien que sea capaz de elaborar un examen y evaluacin de la calidad de los procesos que tiene un organismo. Cualquier actividad requiere de pasos a seguir o procedimientos, as como un doctor debe seguir ciertos pasos, como anestesiar, verificar los signos vitales, para proceder a operar, un auditor debe seguir ciertos pasos para lograr su objetivo.

PERFIL DEL AUDITOR Las caractersticas de un auditor constituyen uno de los tpicos de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditoria administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas tendientes a elevar el desempeo de la organizacin que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecucin de la auditoria depende en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor, as como de su comprensin de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjuncin de conocimientos, habilidades, destrezas, y experiencia necesarios para que realice su trabajo con esmero y competencia. CONOCIMIENTOS Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria administrativa tenga una preparacin acorde con los requerimientos que esta exige, pues eso le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos de estudios que de una u otra manera se emplearan durante su desarrollo. Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: Formacin acadmica: estudios a nivel tcnica, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales, y diseo grafico y otras especialidades que puedan contemplarse siempre y cuando el auditor haya recibido una capacitacin que le permita intervenir en el estudio.

Formacin complementaria: instruccin en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a travs de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos. Formacin emprica: conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en diferentes instituciones, con o sin contar con un grado acadmico. Entre los conocimientos idneos del auditor para coadyuvar preparacin y realizacin de la auditoria destacan: Administracin general e internacional Teora de la organizacin Metodologa de investigacin Teora de los grafos Metodologa para e desarrollo de estudios organizacionales Anlisis y diseo de estructuras organizacionales, entre otros. HABILIDADES Y DESTREZAS En forma complementaria a su formacin profesional, terica, prctica o ambas, se demanda del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de sus atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y le deber ser de cada caso particular; sin embargo es conveniente que quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor sea poseedor de las siguientes caractersticas: Actitud positiva Estabilidad emocional Objetividad Sentido institucional 3 a la

Saber escuchar Creatividad Respeto a las idea de los dems Mente analtica Conciencia de los valores propios y de su entorno Capacidad de negociacin Imaginacin Claridad de expresin verbal y escrita Capacidad de observacin Iniciativa Discrecin Facilidad de trabajar en equipo Comportamiento tico EXPERIENCIA DEL AUDITOR Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el

auditor, es su experiencia personal, esto depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplear, y la profundidad con que emitir sus observaciones. Existen varios campos que tiene que dominar: Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin: El dominio de este campo esta referido a la experiencia que brinda el contacto da a da con las iniciativas o programas orientados a la produccin de resultados para la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin: Se deriva de la aplicacin continua de las medidas de orden administrativo giradas para el empleo puntual de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.

Conocimiento de los esfuerzos anteriores: El entendimiento del proceso de aplicacin de una auditoria, como producto de conocimiento adquirido puede ser: En la organizacin bajo estudio: Condicin que favorece de forma significativa, ya que abre la posibilidad de acumular la experiencia obtenida en estudios similares llevados a cabo previamente.

En otras instituciones: Permite establecer un marco de referencia basado en la experiencia que otorga el conocimiento de tareas similares que se han sido realizadas en otras organizaciones. Conocimiento de casos prcticos: Percepcin de la naturaleza, alcance y

condiciones de las tcnicas que se utilizan para auditar una organizacin, derivada de la capacitacin o formacin obtenida en los centros de trabajo o estudio. Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra

naturaleza: Apreciacin de los requerimientos necesarios para fomentar una auditoria a partir de la practica lograda en la participacin de otro tipo de estudio o mejoramiento administrativo. Conocimiento personal basado en elementos diversos: Dominio de reas del conocimiento administrativo, mtodos de trabajo, tcnicas de estudio, o influencia en la organizacin por posicin jerrquica, respeto, capacidad, interaccin con el medio e inters de desarrollo, que provienen de: Liderazgo formal: Hace posible la incorporacin de experiencias de actuacin originadas en el propio contexto. Liderazgo informal: Basada en la capacidad para influir en el manejo de factores conocidos por los individuos y grupos de trabajo. Inteligencia: Se considera un factor de peso en los procesos de decisin 5

Sentido comn: Facultad de percibir alternativas de solucin a planteamientos especficos. Inters en aprender: Motiva a participar en la exploracin de cmo llevar a cado, en trminos positivos una propuesta de estudio. ESTRUCTURA DEL PENSAMIENTO La unin de conocimientos, habilidades y experiencias asociados a la

formacin del personal, que comprende cultura, valores, creencias, integridad, inters en crecer, bsqueda del conocimiento, permeabilidad y actitud, se constituyen en la base para organizar una lnea de pensamiento capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que el estudio de auditoria se convierta en un proyecto innovador y slido. Este esquema har posible que un auditor logre que su interaccin favorezca: Seguir los caminos que conduzcan a obtener mejores resultados Ser selectivo con creatividad Iniciar, desarrollar y retroalimentar los modelos a aplicar El ser analtico y provocativo Efectuar un seguimiento de ideas y sus posibilidades de cambio Contemplar una alternativa lgica y el camino opuesto en forma paralela Explorar e inferir propuestas desde cualquier ngulo. Respetar la va institucional sin etiquetar de antemano la visin del estudio Observar los hechos sin enjuiciarlos Conservar la objetividad por encima de las presiones. Ajustar las ideas en respuesta a nueva informacin.

TICA PROFESIONAL DEL AUDITOR tica es el estudio del juicio moral y de las normas de conducta. En el caso de las grandes firmas de auditores no es tico que un auditor seale que trabajo menos horas que las reales. El dilema de la tica es una situacin en la que se enfrenta un individuo y que involucra la toma de la decisin ms adecuada. Los pasos involucrados para la toma de decisin son: identificar el problema, identificar los cursos de accin posibles, identificar las limitaciones relacionadas con la decisin, analizar los efectos probables de los cursos de accin posibles y seleccionar el mejor curso de accin. La necesidad de una tica profesional se centra en: la responsabilidad de servir al pblico, se requiere un conjunto complejo de conocimientos para ejecutarse (La auditoria es ejecutada por personas que tengan una capacitacin tcnica adecuada e idnea para desempearse como auditores), se requiere normas para la admisin en la profesin (La contadura tiene su propio cdigo de tica) y la necesidad de confianza pblica. En la auditoria se debe tomar en cuenta: Los principios: son todos aquellos que proporcional el marco de referencia global.

Las reglas: son las que rigen el desempeo de los servicios profesionales. Las interpretaciones: proporcionan las guas sobre el alcance de las reglas. Regulaciones ticas: es el resumen de la aplicacin de las reglas en interpretaciones a circunstancias de hechos concretos.

RESPONSABILIDAD LEGAL DE LOS AUDITORES El auditor o equipo de auditores debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia emocional y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditoria, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. El auditor debe tomar en cuenta: preservar la independencia mental, realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas, cumplir con las normas o criterios que se le sealen, capacitarse en forma continua y la imparcialidad al participar en una auditoria. El auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso y en apego a normas profesionales tales como: Objetividad: mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

Responsabilidad: mantener una conducta profesional oportuna y eficientemente. Integridad: preservar sus nuevos retos por encima de las presiones. Confidencialidad: conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso: tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio: no perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad: aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad: no olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio: emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa: asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad: no involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad: ser innovador en el desarrollo de su trabajo. La Norma Internacional de Auditora (NIA) su propsito es establecer

normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del Contador Pblico como se centra en las responsabilidades del auditor con respecto al fraude y al error, la responsabilidad primordial para la prevencin y deteccin de los mismos. El fraude surge con la intensin de engaar a la otra parte cuando se tergiversa el informe adrede para satisfacer a un grupo de personas. La negligencia profesional es hacer menor cantidad de esfuerzos de lo que corresponde realizar para seleccionar el mejor curso de accin. Esto trae como consecuencia que se cometan errores en el informe de auditoria de los estados financieros y el auditor no realizo el proceso como rigen las regulaciones ticas y se ve afectado el pblico por los resultados de dicho informe. EL AUDITOR INTERNO Auditor interno es un profesional que trabaja en el mbito interno de la empresa y entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditoria. El trabajo de auditoria interna comprende el examen y evaluacin de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados. 9

Entre ellos citamos: Fiabilidad e integridad de los informes Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha informacin Cumplimiento de poltica, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organizacin los cumple. Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso necesario verificar la existencia de dichos activos. Utilizacin econmica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economa y la eficiencia con la que se emplean los recursos. Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados estn en consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se estn llenando a efecto en la forma prevista. Las funciones de auditoria interna se integran dentro de las actuaciones o caractersticas que se asignan a todo departamento de auditoria interna de tal manera que:

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Respecto del personal debe garantizarse la formacin tcnica y experiencia de los auditores efectan. El departamento de auditoria interna debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades. El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que las auditorias estn debidamente supervisadas. Para actuar en el departamento de auditoria interna, cualquier personal internos son los apropiados para las auditorias que

adscrito con carcter de auditor interno debe tener en cuenta: Cumplimiento de las normas profesionales de conducta. Debe poseer los conocimientos tcnicos y disciplinarios para la realizacin de las auditorias internas.

Los auditores internos estn obligados a una formacin permanente. Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicacin. Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional. EL AUDITOR EXTERNO La auditoria externa es un examen crtico y sistemtico, el cual se

encuentra debidamente detallado, que se le realiza a un sistema de informacin empleado por cualquier tipo de empresa. ste es realizado por un contador pblico que no posee ningn tipo de vnculo ni relacin con la empresa que est siendo auditada. Aqu el contador que realizar la auditoria externa, emplea tcnicas determinadas para emitir una opinin objetiva sobre la manera en la cual la empresa opera con su sistema de 11

informacin, generando varias sugerencias que se pueden implementar para la mejora de los mismos. El auditor externo debe tener la capacidad de emitir una opinin que resulte imparcial y experta, profesionalmente hablando, con respecto a los resultados que pueda llegar a lanzar la auditoria realizada, basndose en el factor de que su opinin es la que acompaara el informe presentando una vez que la auditoria se encuentre finalizada. Es importante para todo auditor externo que su opinin este respaldada en la veracidad que posean los documentos examinados y los estados financieros de la empresa, ya que no se debe imponer ningn tipo de restriccin por parte de la empresa al auditor mientras est realizando sui trabajo de investigacin. Sin importar la situacin, un contador pblico, profesional, suele distinguirse por la combinacin del conocimiento completo acerca de los principios y procedimientos contables, junto con la capacidad de poder ofrecer un juicio certero y objetivo. Es importante que en el momento en que una empresa vaya a contratar un auditor para que realice la auditoria externa correspondiente, exija los documentos que avalen su profesionalidad. INSTRUMENTOS NORMATIVOS Los instrumentos normativos son para formalizar y fundamentar jurdicamente las condiciones en la que se aplica una auditoria administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duracin, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes. Para cumplir con este requisito, el cliente y el auditor pueden definir la clase y contenido de este documento en la forma que se estimen ms conveniente para sus necesidades, incluso pueden apoyarse en su departamento jurdico o en un especialista en la materia, lo cual posibilita que se constituya un vinculo apegado a derecho.

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Los modelos de este tipo de documento pueden ser: Carta Convenio: es una carta donde se especifica clara y precisamente el servicio, definicin del alcance y del resultado del trabajo y la estimacin de los honorarios.(Ver Anexo A)

Convenio de Servicios Profesionales: es la carta convenio para confirmar la prestacin de servicios de auditoria, en la misma se establecer los trminos del servicio y se obtendr la aprobacin del cliente. (Ver Anexo B)

Contrato de Prestacin de Servicios: es el documento donde se acuerdan las voluntades del cliente y del despacho que va a realizar la auditoria, formado por declaraciones, clusulas y firmas de aceptacin del contrato, se plasma con ms profundidad lo tratado en la carta convenio.( Ver Anexo C)

ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE AUDITORES La organizacin de un equipo auditor requiere de un orden jerrquico que garantice el flujo de la informacin de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes. Esta divisin del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjuncin de conocimientos y criterios para aplicar la auditoria de manera objetiva y sistemtica, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

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Estructura: La formacin del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoria. A partir de esto, es necesario que las personas, tcnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definicin del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la funcin que desempearn en el estudio. La divisin del trabajo en relacin con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos: Coordinador General. Lder de proyecto. Asistente o analista de proyecto. Caractersticas del Coordinador General: Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formacin acadmica y/o profesional, as como de su trayectoria y orientacin personal. El potencial de su participacin puede ser ms significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de sta clase de esfuerzos en instituciones pblicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable. El asumir la direccin de una auditoria administrativa conlleva no slo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

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Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visin, el dominio de la tcnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinacin de esfuerzos, espritu de lucha, creatividad y actitud constructiva. Caractersticas del Lder de Proyecto: En su carcter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoria, la organizacin y entorno, el lder representa el eslabn clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analtica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien. Por su funcin su trabajo es un tanto cuanto ms operativo, ya que, aunque tiene la percepcin de conjunto del proyecto, tiene la obligacin de cumplir con: - Las lneas de accin de la coordinacin general. - Acatar las directrices de los niveles de decisin de la organizacin. - Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. - Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria. - Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. - Aclarar dudas. - Recabar y resolver observaciones. - Mantener el nivel de desempeo convenido. - Adicionalmente, est obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones ptimas.

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Caractersticas del Asistente o Analista de Proyecto: Como personal de primera lnea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoria, adems de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicacin de la auditoria. Por sta razn, debe de ser capaz de: Acatar instrucciones con precisin. Actuar en forma prudente y tranquila. Ser cordial pero firme en sus decisiones. Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo. Solidario con sus compaeros de equipo. Ordenado con sus papeles de trabajo. Objetivo en la deteccin de hallazgos para soportar las evidencias. Ser preciso en sus observaciones. Debido a su posicin, de l depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o informacin que propicie corrientes de opinin controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilacin u obstculos para el logro de resultados.

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CONCLUSIONES El auditor forma parte de los temas ms importantes en el momento de realizar una auditoria, debido al grado de profesionalismo y comprensin de las actividades a realizar depender el nivel de calidad y de ejecucin de la auditoria; esto se logra junto a varios elementos como son: los conocimientos, las habilidades, destrezas y experiencias para realizar el trabajo con eficiencia, eficacia y de manera oportuna. Hoy en da es importante que un auditor tenga tanto conocimientos contables como conocimiento de tecnologa de informacin y dominar por lo menos dos idiomas, contar con una actualizacin continua de conocimientos con la cual podr adquirir un juicio profesional ms acertado y maduro.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Fincowsky, E. (2001). Auditoria Administrativa. Mxico: San Pablo. Gomz, F. (2002). Auditoria Administrativa. Caracas: IESA. Benjamn, F. (2008). Auditoria. [Libro en lnea]. Estudios Administrativos. Disponible:http//www.benjaminfranklin.8k.com/artic08.htm. [Consulta: 2011, Octubre 15].

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ANEXO A

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ANEXO B

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ANEXO C

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