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Como fazer um Fluxograma Identifique e relacione todas as aes (atividades, operaes) do processo ou procedimento a ser representado (mapeado) no fluxograma.

. Exemplo: pegar o material X, misturar..., esperar, analisar, transferir, entregar, decidir, comprar, descartar, etc.

Em seqncia lgica, de dependncia, coloque uma ao dentro de cada bloco do fluxograma. Interligue os blocos com setas mostrando a relao de seqncia entre as aes. Na figura acima voc v a simbologia usual para os blocos de fluxograma; na abaixo um exemplo de fluxograma incluindo as setas. Para mais exemplos e aspectos conceituais sobre fluxogramas e algortmos, veja citaes e links no fim do artigo.

Como desenhar um Fluxograma fcil fazer ou desenhar fluxogramas em Excel. Mesmo sem conhecer o Excel. A figura abaixo mostra um exemplo simples de um fluxograma feito em Excel.

Como fazer um fluxograma em Excel Esse mais um caso onde o melhor aprender fazendo. Ento abra o Excel e vamos l! Inicialmente verifique se na parte inferior da planilha tem os comandos Desenhar, AutoFormas, etc.. Caso no tenha, clique no Menu Principal em Exibir > Barras de Ferramentas > Desenho. Clique ento em AutoFormas > Fluxograma e escolha uma figura (comece com o retngulo). Posicione o mouse num ponto qualquer da rea da planilha, arraste at onde desejar e solte. Seu primeiro bloco do fluxograma est pronto. No se preocupe depois voc poder alterar a posio, o tamanho, a cor, etc. Se voc clicar fora da rea da figura (bloco do fluxograma), estar de volta ao Excel normal. Se ainda no clicou, pode continuar e j digitar o texto que deseja dentro do bloco. Se j estava fora, basta um duplo clique dentro do bloco. Faa mais 2 ou 3 blocos para o seu fluxograma com o mesmo procedimento. Para interligar dois blocos quaisquer do fluxograma clique em AutoForma > Conectores e escolha um tipo (comece com a seta bsica). Passe o mouse sobre um bloco do fluxograma e clique sobre um dos pontos que surgem como opo. V at outro bloco e, da mesma forma, clique sobre onde deseja terminar a linha de ligao. Agora voc poder mover qualquer dos blocos, e a linha de interligao se mover junto. Dados estes passos iniciais, voc pode aprender o restante praticamente sozinho,

sem ler mais um monte de instrues (... mais chatas que as de receita culinria (para quem no gosta de cozinhar, como eu)). Clique em Desenhar e leia as opes todas mesmo as eventualmente inativas (as plidas). S leia. So termos auto-explicativos e voc j ficar conhecendo todos os vrios recursos teis e prontos para usar que esto disponveis para desenho de fluxogramas: alinhar os blocos, ajustar e igualar o espao entre eles, etc., etc.. Agora clique num bloco (veja dicas abaixo) do seu fluxograma com o boto direito do mouse e escolha Formatar AutoForma e voc ficar sabendo como fazer ou alterar referente a cores, posio do texto, etc., etc.. A essa altura voc j estar sabendo fazer um fluxograma como o da figura acima ou mesmo um bem mais elaborado. Veja um bom exemplo de fluxograma numa pgina do Sebrae, sobre um assunto tambm interessante: "como registrar uma marca" Nos comentrios deste artigo tem outros links para mais exemplos de fluxograma. Dicas e macetes Caso queira conhecer e utilizar as formas padronizadas de blocos especficos para fluxograma, apenas pare o mouse sobre cada opo de figura (depois de clicar em AutoFormas > Fluxograma) e leia sua descrio. Na prtica, o mais usual mesmo s o retngulo. Para editar um texto j existente dentro de um bloco do fluxograma basta clicar sobre o mesmo (texto). Para clicar no bloco (por exemplo, para mov-lo de lugar) voc deve clicar sobre a linha de contorno do mesmo. Para acrescentar termos externos aos blocos do fluxograma, como os SIM e NO do fluxograma da figura acima, use a Caixa de Texto cone que tambm est no rodap. Para ajustar de forma mais fcil tamanho, largura e altura dos blocos do fluxograma, clique nos mesmos e arraste o mouse sobre os pontos que surgem em destaque. Para criar vrios blocos do mesmo tamanho num fluxograma, clique em um, copie, e cole quantas vezes desejar. Ajuste o tamanho dos blocos do fluxograma depois de digitar todo o texto, sem se preocupar se ele no aparecer integralmente quando digitado. Para, por exemplo, alinhar dois ou mais blocos do fluxograma, voc deve selecionar todos eles. Faa isso clicando sobre cada um mantendo a tecla Ctrl pressionada. Para um ajuste fino da posio de um bloco do fluxograma, aps selecion-lo, use as teclas de setas do teclado. Observao O fluxograma um diagrama, um desenho, do mapeamento de um processo. O fluxograma uma das mais importantes e teis ferramentas de um Sistema de Qualidade. Aspectos conceituais sobre o contedo dos fluxogramas, nvel de

informaes, como e quando aplicar fluxogramas, sero abordados em prximos artigos. Os sites Doce Blog e QualiBlog tambm tem um timo contedo sobre fluxogramas. E a pgina Algortmos, Fluxogramas e Pseudo-Cdigo, do Departamento de Informtica da Universidade da Beira Interior - Portugal, tem um timo artigo sobre fluxogramas para aplicaes em programao. Aprenda mais sobre Fluxograma no Seminrio Operando Bien II.

Procedimentos porque fazer, como fazer


Charbel Atalla Antonio Antes de ler este artigo, se desejar, veja no artigo sobre Manuteno Preventiva um exemplo de um procedimento operacional usado em servios de manuteno.

Muitas vezes no nos damos conta, mas o fato que a grande maioria das operaes (empresariais e outras...) composta de operaes de rotina: produzir lotes de um produto, fazer entregas, trocar o leo, fazer relatrios, servir almoo... Desejamos o tempo todo a tal da melhoria contnua. Com toda razo. Afinal, isso vital nos dias de hoje. Com toda razo? Ser mesmo? Razo motivo, sim. E razo racional?? Temos mtodo? Planos? Metas? Controles? Etc., etc.? Poderamos abordar aqui todos esses aspectos, cada um deles merecendo grande ateno. Mas hoje eu quero abordar um s, um que bsico, essencial; antecede todos os demais: ter-se procedimentos! O que Procedimento? No sentido mais simples o ato de proceder (realizar, executar). Mas, procedimento tambm o modo de proceder. Este sentido de procedimento, como modo, mtodo de proceder, o que nos interessa aqui. Praticamente qualquer coisa que costumamos fazer, fazemos com um certo procedimento. O exemplo mais comum: como fazer um caf... O conceito, a lgica, muito simples: precisamos ter pelo menos um

procedimento, um modo de fazer, definido, para podermos imaginar ou testar um outro procedimento, e assim termos condio de comparar os dois procedimentos. E escolher o melhor... Como podemos melhorar alguma coisa sem identificar a melhor opo? E, como optar se no soubermos bem quais so as opes? Acredito que por ser um conceito, ou um prprio procedimento..., to simples, por isso mesmo, e com muita freqncia, ignorado, negligenciado. Eu poderia citar inmeros exemplos onde a causa principal de problemas indicada no parecer de uma consultoria foi simplesmente a falta, inexistncia, de procedimentos! certo que, muitos procedimentos, na prtica, no precisam sequer serem formalizados, ou melhor, escritos. Porm, para a maioria das operaes que possam envolver mais de uma pessoa e mais de 3 ou 4 aes unitrias, o recomendvel formalizar, escrever. E, em qualquer caso, sempre revisar (mudar p/ melhor), revisar, revisar...; tantas vezes quanto for oportuno. E, vale lembrar que para escrever um procedimento voc no precisa ter tudo definido; perguntar esposa qual a quantidade certa de p de caf ainda uma das aes relacionadas no meu procedimento de como fazer um caf... Por ser um procedimento meu tentar no estender um assunto alm do conveniente..., e sendo meu objetivo neste artigo apenas chamar a ateno, valorizar, a simplicidade e a importncia de ter-se procedimentos, vou encerrando o post de hoje. Ento, para um realce final da importncia de ter-se procedimentos, gostaria apenas de ainda citar que, alm do aspecto principal quanto melhoria contnua, vale lembrar de outros, cada um em si tambm de muito interesse, tais como a utilidade dos procedimentos para treinamentos, divulgaes, aprovaes, oficializaes, documentao, auditorias operacionais, etc. - Para aes de rotina, um bom procedimento sempre elaborar procedimentos. -

O que um Plano de Ao o planejamento de todas as aes necessrias para atingir um resultado desejado.

O principal, sem dvida, saber o que fazer identificar e relacionar as atividades. Para problemas simples, uma regra prtica: relacione tudo, do fim para o comeo. Exemplo: aumentar 50% a venda de pizzas at 10/07 < fazer e distribuir novo panfleto < adquirir um diferencial de qualidade < otimizar preos < otimizar o cardpio < ... < fazer um relatrio < mapear situao atual. Para problemas complexos existem vrias tcnicas e mtodos. Pretendo abordar alguns em prximos artigos. O Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe ou Causa Efeito) um dos mais usados. Um bom Plano de Ao deve deixar claro tudo o que dever ser feito (What?) e quando (When?). Se a sua execuo envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem ser o responsvel por cada ao (Who?). Quando necessrio, para evitar possveis dvidas, deve ainda esclarecer, os porqus (Why?) da realizao de cada ao, como (How?) devero ser feitas, e onde (Where?) sero feitas.

Porque fazer Planos de Ao Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou geralmente vrias aes. At no fazer nada pode ser uma ao necessria para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgncia mxima, precisamos definir uma data para concluir um prazo. Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo tambm precisamos de uma orientao, ou de um plano o Plano de Ao. Quanto maior a quantidade de aes e pessoas envolvidas, mais necessrio e importante ter um Plano de Ao. E, quanto melhor o Plano de Ao, maior a garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, misses, empreendimentos, um bom Plano de Ao indispensvel. O que 5W1H 5W1H mais uma sigla, ou melhor, um mnemograma, que se popularizou na linguagem empresarial. um micro-ckeck-list para nos ajudar a lembrar dos

seis pontos principais de um Plano de Ao. Origina-se das seis palavras em ingls: WHAT WHEN WHO WHY - WHERE HOW. Em portugus: O QUE QUANDO QUEM PORQUE ONDE COMO Entender e concordar com a importncia de cada item timo. Decorar a sigla 5W1H melhor ainda. mais uma garantia para sempre se lembrar de todos: basta checar, responder, cada um dos 5W, e mais o 1H est pronto seu Plano de Ao. Plano de Ao 5W1H como fazer e usar Para fazer um bom Plano de Ao, considerando o 5W1H, no preciso nada de especial. O mais usual uma apresentao na forma de uma simples tabela, com uma coluna para cada um dos 5W e uma para o H. Conforme citado na introduo, na prtica, nem sempre so necessrios todos eles. Coloque uma ao em cada linha e preencha os 5W1H, um em cada coluna. Eu costumo acrescentar sempre pelo menos mais uma coluna, para OBS. Tambm capricho no ttulo o prprio objetivo, a meta, o resultado esperado merece todo destaque. Veja um exemplo de Plano de Ao em formato de planilha do excel na figurajanela do incio do artigo. Se desejar, acesse o arquivo original (editvel). E, uma vez pronto o Plano de Ao, o mais importante: Mo na massa! Ao, coordenao, follow-up, controle gesto! Observao importante: conforme dito acima, fazemos um plano de ao para atingir uma meta, um objetivo. Esse, na verdade o ponto principal. No vai adiantar muito fazer um timo Plano de Ao se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados. Tenha em mente ento que um bom Plano de Ao deve corresponder a um bom objetivo, geralmente determinado por uma boa viso gerencial, e esta comumente fundamentada em um bom Relatrio Gerencial.

Anlise Custo-Benefcio o que , como e porque fazer e utilizar


Charbel Atalla Antonio Se foi o seu chefe que pediu para fazer uma anlise custo-benefcio, voc at pode ir direto parte final do artigo: l tem um mtodo simples e profissional para fazer isso. Se voc quer saber o que uma anlise custo-benefcio, porque, quando e

como fazer, continue por aqui.

Anlise Custo-Benefcio uma coisa que todos ns fazemos, a vida inteira, inteirinha do momento que nascemos at o tchau-tchau. O beb chora mais ou chora menos para mamar dependendo da fome ou do cansao, dos seus critrios e da sua personalidade ele decide por anlise de custo-benefcio. O doente colabora mais ou menos com o tratamento em funo da sua motivao, dos seus valores para lutar ou desistir analisa os custos e os benefcios. Todos ns sabemos fazer anlise custo-benefcio. Poucos porm a fazem bem de forma consciente e criteriosa. Uma definio de anlise custo-benefcio, em poucas palavras: Analisar custo-benefcio avaliar se compensa fazer determinada coisa. Parte principal, palavra-chave do conceito da anlise custo-benefcio: compensa? E como se decide se algo compensa? Resposta: analisando e comparando com as alternativas possveis sempre tem pelo menos uma: no fazer nada.. O custo o esforo necessrio. Geralmente se pensa no gasto em dinheiro, mas pode ser o tempo necessrio, o trabalho, os obstculos a superar, etc., etc.. O benefcio a recompensa. Geralmente tambm se pensa no lucro em dinheiro, mas pode ser uma melhor condio de segurana, de conforto, satisfao, prazer, etc., etc.. Observe que, tanto o custo quanto o benefcio, podem envolver aspectos facilmente quantificveis quanto aspectos totalmente imponderveis. E que mesmo os quantificveis podem ter significados, impacto ou viabilidade diferente para diferentes pessoas, ou empresas. Vamos comer um Big-Mac?

Sim, sim, sim! Nem a pau, j comi 3 vezes no Mc Donalds nesta semana! Pra mim pode ser qualquer coisa. O importante ficarmos juntos. Trs respostas diferentes. Todas baseadas em anlise custo-benefcio. Todas certas! Seu filho est querendo brincar com voc. Voc precisa trabalhar. Se voc j brincou uma hora com ele, e brinca todo dia, talvez seja melhor pensar no futuro dele... Se j faz um ano que voc no o via, esquea a anlise custo-benefcio antes que ele esquea seu nome! Anlise Custo-Benefcio no Trivial do Dia-a-Dia um bom hbito, e geralmente aplicar apenas o bom-senso o suficiente. Mais que isso pode deixar voc neurtico no compensa! (esta uma concluso por anlise custo-benefcio...) Anlise Custo-Benefcio em Decises Importantes Dependendo do grau de importncia e imponderabilidade dos aspectos a analisar voc pode recorrer a diversos mtodos. Um que bom para a maioria desses casos est no artigo Tomada de Deciso. Anlise Custo-Benefcio na Empresa Com exceo de alguns empreendimentos de carter poltico ou estratgico, como investimentos em segurana pessoal, responsabilidade social, etc., a maioria dos casos se resume a uma anlise do TRC (Tempo de Retorno do Capital) que, contabilizando os custos e os benefcios, em resumo basicamente o que segue: 1. Apure, estime, o custo de no fazer: custos diretos (lucro no realizado, consertos, perdas de materiais, mo de obra parada, etc.) e indiretos (horas extras, lucros cessantes, perda de negcios, etc.). Obtenha o custo mensal de no fazer dividindo o valor total apurado pelo tempo considerado (em meses) para ele se realizar. 2. Avalie o custo de fazer: aquisio, instalao, etc. 3. Obtenha o TRC dividindo o custo de fazer pelo custo mensal de no fazer. 4. Compare com o TRC das suas outras opes de investimento. 5. Opte pelo melhor (menor) TRC.

Anlise de Propostas - como fazer, documentar


Charbel Atalla Antonio Premissa / objetivo: Identificar, de maneira imparcial quanto aos fornecedores, qual o melhor negcio para o comprador ou contratante.

Como Fazer Um bom processo de anlise compreende: atributos a serem analisados pr-definidos analista(s)" competente(s) pesos (importncia) de cada atributo pr-definidos critrios de avaliao pr-definidos avaliaes concluso O processo todo essencialmente o mesmo que o apresentado no artigo Tomada de Deciso. Recomendo voc ver ou ler o artigo antes de prosseguir neste. L voc encontra inclusive um mapeamento-tabela com todos esses itens aplicados em um exemplo.

Voc deve ter notado que o termo pr-definido aparece trs vezes nos itens acima. Ou seja, o que e como vai ser analisado j deve estar definido antes de se iniciar a anlise. E, para que haja plena condio de igualdade entre os concorrentes, eles todos tambm devem ser informados igualmente bem sobre todos os requisitos e critrios a serem utilizados na anlise e julgamento.

Concluso: uma boa anlise de propostas comea numa boa consulta aos possveis fornecedores. Para compras ou contrataes de menor porte, seguir os princpios bsicos, como apresentado no artigo Requisio de Compra, geralmente o suficiente. Compras e contrataes de maior porte, s vezes, s de documentao, tm dezenas ou mesmo centenas de pginas... Para as intermedirias, mais comuns no nosso dia-a-dia, alm dos princpios citados acima, observar os pontos abaixo geralmente suficiente e adequado para a maior parte delas: Informe claramente cada um dos atributos que sero avaliados. Primeiro os requisitos bsicos, de habilitao (legal, fiscal, profissionais, etc.). Depois, os trs principais geralmente so CUSTO, PRAZO e QUALIDADE. Informe os aspectos relevantes e particulares de cada um separadamente, cada um como um atributo diferente. Informe os pesos que sero dados a cada um de todos os atributos. Pode-se, por exemplo, dar mais peso qualidade que ao prazo, ou ao custo; um peso maior para a experincia que para os ttulos, ou vice-versa, etc. Informe com clareza os critrios a serem utilizados na avaliao. Exemplos: 5 pontos por ano de experincia e mnimo aceitvel de 20 pontos; 10 pontos para cada caminho com menos de 3 anos de idade; nota 10 para o melhor preo, 5 para o pior; etc.. Para os requisitos de habilitao, os critrios geralmente so simplesmente desclassificatrios para o no atendimento. Em certos casos conveniente um critrio mais matemtico ou mais preciso para a avaliao dos itens CUSTO e PRAZO. Nesses casos eu costumo usar a seguinte frmula: A = 100 ( 1 ( P E ) / E ) / k onde A = avaliao ( nota de 0 a 100) e Para avaliao do custo: P = valor da Proposta, em $; E = Estimativa de Custo, pelo valor de mercado (ou mdia dos P se for < E), em $; k = fator de ajuste, calculado para que a avaliao mxima seja = 100 quando P < E. Para avaliao do prazo: P = prazo da Proposta, em dias; E = prazo dado no Edital (ou mdia dos P se for < E), em dias; k = fator de ajuste, calculado para que a avaliao mxima seja = 100 quando P < E.

Feitas todas as consideraes acima hora de fazer todas as avaliaes e por tudo na balana (veja o mapeamento-tabela do exemplo j citado acima). Com o mapeamento pronto, a concluso e o desfecho ficam por conta de eventuais reconsideraes e das negociaes.

Observaes: Propostas obtidas atravs de consultas sem observao de todos as consideraes acima tambm podem ser analisadas pelo mesmo processo. A qualidade poder at no ser a mesma, mas ser a melhor possvel.