Macroprocess Processo: Gestao de Contratos Unidade Controladoria Substitui/Revoga: _IN 26 - Verso 03 8 8 INDICE OBJETIVO, ABRANGENCIA. DEFINIGOES QUALIFICACAO PARA O EXERCICIO DAS FUNCOES DE GESTOR E DE FISCAL DE CONTRATO/CONVENIO. OBRIGAGOES DO GESTOR E DO FISCAL RESPONSABILIDADES DO GESTOR, DO FISCAL E DO GERENTE. ATRIBUIGOES DA UNIDADE SUPRIMENTOS PROCEDIMENTOS. EMISSAO DE ATESTADO DE CAPACIDADE TECNICA 10. DISPOSIGOES FINAIS 10GESTAO DE CONTRATOS E CONV! 10S [N26] OBJETIVO Normatizar as atividades de gestao de contratos e convénios celebrados pelo Sebrae- SP. 2. ABRANGENCIA Todos os escritérios regionais e unidades do Sebrae-SP. 3. DEFINIGOES 3.1. Gestor € 0 empregado do Sebrae-SP, designado formalmente, que sera responsavel por supervisionar, gerir e acompanhar a execugéo dos contratos e convénios, fazendo cumprir todas as disposigées constantes das clausulas nestes estabelecidas. 3.2. Fiscal é o empregado do Sebrae-SP, designado formalmente, que sera responsavel por assistir e subsidiar o gestor na superviso e acompanhamento da execucao dos contratos e convénios, nos quais as agées relacionadas @ entrega do bem ou servigo contratado ocorreréo em unidade diversa daquela na qual o gestor esta lotado. O fiscal poderé, também, ser um terceiro contratado pelo Sebrae-SP, nos casos em que a complexidade ou especificidade da agao fiscalizatéria superar os limites da capacidade técnica de atuacao do gestor. 4. QUALIFICAGAO PARA O EXERCICIO DAS FUNGOES DE GESTOR E DE FISCAL DE CONTRATO/CONVENIO Para 0 exercicio das fungdes de gestor e de fiscal, o empregado devera participar do curso de gestao de contratos ofertado pelo Sebrae ou apresentar certificagao externa em gestdo de contratos, sujeita ao reconhecimento da Unidade Gestéo de Pessoas. 5. OBRIGAGOES DO GESTOR E DO FISCAL 5.1. Obrigagées Gerais do Gestor e do Fiscal: 5.1.1, Conhecer de forma plena o contrato/convénio a ser gerido, bem como as disposigdes normativas a este aplicaveis; 5.1.2, Zelar pelo cumprimento integral das obrigagées contratuais, buscando sanear eventuais falhas identificadas durante a execugao do contrato/convénio: 5.1.3. Gerenciar 0 saldo orgamentario e contratual e proceder com os registros € ajustes no sistema informatizado; Juridica - Secretaria GeralGESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS | 5.1.4. Solicitar assessoramento técnico @ juridico junto a seus superiores ou demais unidades do Sebrae-SP, sempre que necessério, para a melhor compreensao do instrumento juridico e do objeto contratado; 5.1.5. Participar, quando convocado, de reuniées com a Unidade Controladoria para ajuste de procedimentos visando ao acompanhamento da execugdo contratual; 5.1.6. Manter seus superiores informados sobre a gestdo dos contratos/convénios 5.2, Obrigagées Especificas do Gestor: 5.2.1. Em relagao aos contratos: 5.2.4.1 5.2.1.2. 5.213, 5.2.14 5.2.1.5. 5.2.1.6. 5.2.1.7. 5.2.1.8. 5.2.1.9. Turidieo - Secretaria Geral Planejar, organizar, implementar e controlar as acdes de gestéo de contratos, identificando os pontos mais importantes a serem fiscalizados e repassando-os aos fiscais; Elaborar plano de trabalho com 0 contratado detalhando os aspectos relevantes da contratagao que n&o foram incluidos em documentagao anteriormente gerada, desde que nao alterem condigées ja estabelecidas em contrato; Autorizar 0 inicio da execugéo contratual apés verificar que o contratado cumpriu as cldusulas que estipulam obrigagbes prévias; Expedir formalmente os pedides de fornecimento, no caso de contratos sob demanda; Conferir 0 relatério de recebimento encaminhado pelo fiscal; Atestar a execugdo do objeto do contrato, apés © recebimento da prestag4o do contratado e a conferéncia da conformidade desta elaborando relatério apropriado, Apurar © atingimento do acordo de nivel de servigo (SLA) ou verificar a apuragao feita pelo fiscal, caso previsto em contrato, Monitorar a manutengo, ao longo da execugao contratual, de exigéncias relativas a documentacdo capacitagao da equipe alocada pelo contratado na prestacao do servic \Verificar a regularidade trabalhista e previdenciéria do contratado, antes da solicitagao de pagamento, em contratos envolvendo fornecimento de mao de obra de carater continuo: Pg. 3/10GESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS [IN 2608 | 5.2.1 5.2.1 5.2.1 5.2.1 5.21 524 5.21 5.2.4 5.24 5.24 5.24 Turidico - Secretaria Geral 10, 4 12. 13, 14, 15. 16. 7 18. 19. 20. Verificar periodicamente a manutengao da regularidade fiscal exigida do contratado durante a vigéncia contratual, solicitando a renovacao das certidées pertinentes nas respectivas datas de vencimento Conferir a regularidade da nota fiscal (ou documento equivalente) e confrontar se 0 seu descritivo esta de acordo com o objeto contratado: Solicitar a liberacao do pagamento; Encaminhar copia da nota fiscal (ou documento equivalente) & Unidade Administragao, no caso de contrato para aquisicao de bem sujeito a controle patrimonial, e indicar no relatério de recebimento o niimero de patriménio gerado: Emitit notificago ao contratado, juntamente com seu gerente, requerendo 0 saneamento de iregularidades na execucdo contratual Elaborar relatério técnico para aplicagéo das penalidades previstas para os casos de descumprimento das obrigacées contratuais; Acompanhar 0 prazo de vigéncia e 0 saldo contratual, providenciando a abertura de novo process de contratacao ou 0 aditamento do contrato, com antecedéncia minima necesséria ao cumprimento dos prazos normativos; Verificar a necessidade de apresentagao de nova garantia pelo contratado ou de acréscimo na garantia existente, em caso de aditamento envolvendo prorrogacéo ou acréscimo do valor do contrato; Em caso de contratos com seguro garantia, obter 0 endosso da seguradora quando houver qualquer tipo de aditamento contratual; Encaminhar para a Unidade Suprimentos as solicitagdes de reajuste, repactuacéo ou reequilibrio econémico-financeiro do contrato; Acompanhar a tramitagéo dos processos administrativos, inclusive por meio do sistema juridico, estabelecendo comunicago eficiente com as demais unidades e com parceiros externos, visando o cumprimento dos prazos previstos em contrato e em disposi¢des normativas: WwGESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS, | 5.2.1.21 Providenciar a devida instrugéo do proceso administrativo, conforme as instruges normativas e manuais de procedimento vigentes. 5.2.2, Em relagdo aos convénios: 5.2.2.4 5.2.2.2. 5.2.23. 5.2.24. 5.2.25. 5.226 5.2.27, 5.2.28. 5229. 5.2.2.10. 5.2.2.11 5.2.2.12, 5.2.2.13. Juridica - Secretaria Geral Solicitar o termo de aceite do parceiro € assinar o termo de compromisso do gestor, juntando-os ao processo administrativo; Verificar a abertura de conta corrente especifica para movimentacao de todos os recursos financeiros do projeto; Verificar se todos os recursos alocados (pelo Sebrae-SP, participe executor @ interveniente) estéo sendo depositados na conta corrente especifica: Verificar se os recursos ndo empregados em um prazo superior a 30 (trinta) dias esto aplicados em caderneta de poupanga ou fundo de renda fixa; Verificar se ha recursos a serem devolvides apés conclusao, resciso ou dentincia do convénio Verificar a manutengdo da regularidade fiscal exigida do parceiro durante a vigéncia do convénio; Elaborar plano de trabalho para programar a gestéo e 0 acompanhamento das ages a serem realizadas no convénio; Realizar diligéncias; Confrontar 0 relatério de execucao fisica/financeira com 0 cronograma de desembolso; Analisar e avaliar as agées executadas em relaco as previstas durante toda a vigéneia do convénio; Emitir relat6rio tecnico de acompanhamento informando as agdes eas diligéncias executadas: Solicitar a liberagéo de pagamento, justificando as eventuais diferencas Verificar a manuteng3o do equilibrio das participagdes dos convenentes e informar aos seus superiores casos em que forem constatadas alteragdes nas contrapartidas acordadas no convénio’ Pg. 5/10GESTAO DE CONTRATOS E CONV! 5.2.2.14 5.2.2.15 5.2.2.16, 5.22.17, 5.2.2.8. 5.2.2.19, 5.22.20. 6.2221 5.2.2.2, HOS [N26 | Manifestar-se sobre 0 resultado alcangado com as agées previstas no convénio, analisando, quando cabivel, o retorno financeiro, econdmico, social e institucional; Documentar e evidenciar as demandas de correo quando da ocorréncia de desvios em relacao as agées previstas no convénio; Analisar os relatérios e toda a documentagao relativa a prestacdo de contas: Atestar 0 relatério de prestago de contas juntamente com 0 seu gerente, apés a devida conferéncia; Autuar as prestagdes de contas e os respectivos documentos, providenciando a devida instrugao do processo administrativo, conforme as instrugdes normativas e manuais de procedimento vigentes; Emitir notificagao, juntamente com seu gerente, requerendo o saneamento de irregularidades na execugao do convénio; Controlar a vigéncia do convénio, analisando a execugao fisica- financeira e as alteragdes do projeto, propondo e justificando eventual termo de aditamento; Acompanhar a tramitagéo dos processos administrativos, inclusive por meio do sistema juridico, estabelecendo comunicaco eficiente com as demais unidades e com parceiros externos, visando 0 cumprimento dos prazos previstos em convénio e em disposiges normativas; Validar o Termo de Encerramento do convénio 5.3. Obrigacées Especificas do Fiscal: 5.3.1. Em relagéo aos contratos: 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.1.3. 5.3.1.4. Juridieo - Secretaria Geral Auxiliar 0 gestor no exercicio das atribuigées relativas a0 planejamento, acompanhamento e fiscalizagao da execucdo do objeto do contrato; Receber o objeto contratado, conferit a sua conformidade com o previsto em contrato e encaminhar ao gestor relatério que evidencie o cumprimento da execugao contratual; Informar ao gestor sobre as ocorréncias relativas a eventual acorde de nivel de servigos (SLA) existente no contrato Informar ao gestor as infragdes do contratado ou as necessidades de ajustes para regularizac&o da execugao contratualIZ AS 130 GESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS [IN 2605] 5.3.2. Em relagao aos convénios: 53.2.1. Planejar as atividades a serem realizadas na fiscalizagao; 5.3.2.2. Atestar e encaminhar ao gestor toda a documentagdo relacionada ao acompanhamento das agées fiscalizadas; 53.2.3. Analisar as agées executadas em relacao as previstas durante toda a vigéncia do convénio e possiveis justificativas de variagoes, 5.3.2.4. Emitir relatorio tecnico de acompanhamento informando as ages e as diligéncias efetuadas. 6. RESPONSABILIDADES DO GESTOR, DO FISCAL E DO GERENTE 6.1. O gestor e 0 fiscal responder&o pela ado ou omisséo, decorrente do exercicio irregular de suas atividades, que implicar inexecugao dos instrumentos juridicos, pagamentos indevidos, prejuizos ou danos ao Sebrae-SP. O gerente responder solidariamente pelo resultado das agdes desenvolvidas pelo gestor ¢ fiscal por ele nomeados. 6.1.1, Aresponsabilizagao dar-se-4 mediante processo administrativo proprio, sem prejuizo de eventuais implicagées civeis ¢ penais. 7. ATRIBUIGOES DA UNIDADE SUPRIMENTOS 7.1, Cabera a Unidade Suprimentos 2 adoc&o das seguintes medidas relacionadas a gestéo de contratos: 7.411. Avaliar a aplicagao de reajuste e de repactuacao de precos em contratos com vigéncia superior a 12 (doze) meses; 7.1.2. Realizar negociagao do prégo em caso de aditamento contratual envolvendo prorrogacao de vigéncia; 7.1.3. Analisar os custos relatives aos pedidos de reequilibrio econémico- financeiro do contrato. 8. PROCEDIMENTOS 8.1, Para Nomeagao e Substituigéo do Gestor 8.1.1. A nomeago e eventual substituicao do gestor sero formalizadas pelo gerente do ER/unidade, por meio de documento juntado ao processo administrativo, apés ciéncia do empregado designado para a funcao. 8.1.2. A Unidade Controladoria realizara 0 cadastro do gestor no sistema ERP. Turidieo - Secretaria Geral Pg. 7/10GESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS [IN 2604 | 8.2. 83. 84. Turidico - Secretaria Geral 8.1.3. Na auséncia do gestor, o gerente do ER/unidade assumira a funcao daquele enquanto no ocorrer a nomeagao Para Nomeagao e Substituigao do Fiscal 8.2.1. O gestor devera encaminhar e-mail ao gerente do ER/unidade onde sero realizadas as agdes de fiscalizag&o (unidade fiscalizadora), passando informagdes sobre o contrato/convénio e solicitando a nomeacao do fiscal 8.2.2. Ogerente da unidade fiscalizadora dara ciéncia ao empregado designado e ao gestor, que deverd encartar no processo o e-mail com a nomeacdo, seguindo-se 0 mesmo procedimento em eventual substituigao do fiscal 8.2.3. Na auséncia do fiscal, o gerente da unidade fiscalizadora assumira a fun¢ao. daquele enquanto nao ocorrer a nomeacao. Para Transferéncia do Processo Administrativo para Outra Unidade (com alteragao do gestor) 8.3.1. O gerente da unidade atual emitira comunicagao interna — Cl informando 0 motivo da transferéncia do contrato/convénio € a necessidade de nomeacao de um novo gestor 83.2. O gerente da unidade para qual o processo foi transferido deve apor sua ciéncia na Cl e proceder a nomeagao do novo gestor, conforme o item 8.1 desta IN. 8.3.3. O novo gestor devera informar ao fiscal a alteracao na gestéo do * contrato/convénio, Para Aplicagao de penalidade ao contratado 8.4.1, Aaplicagao das penas de adverténcia e de multa ao contratado, decorrentes de descumprimento contratual, cabera ao gerente da unidade responsavel pela gestao do contrato, com a observancia dos seguintes procedimentos: 8.4.1.1. As penalidades deverao ser aplicadas levando-se em conta a gravidade da infragéo_contratual, recomendando-se a progressividade na gradacao das penas 84.1.2. © gestor do contrato deve apresentar nos autos do processo administrative um relatorio técnico contendo 0 histérico da ocorréncia, as disposigées contratuais infringidas, a sugestao da penalidade a ser aplicada e a base contratual para aplicacao desta, O relatério deveré ser submetido a aprovacao do gerenteBi GESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS [IN 26 0 | 8.4.1.3. Ogerente devera encaminhar uma notificagao ao contratado, com aviso de recebimento, apontando 0 descumprimento contratual e a fundamentagao da pretensao punitiva, bem como concedendo © prazo de 5 (cinco) dias Uteis para a apresentagao de defesa salvo prazo diverso estipulado em contrato. A notificagéo e seu comprovante de recebimento deverao ser juntados ao proceso. 8.4.1.4. Transcorrido 0 prazo para a apresentacao de defesa, o gerente devera manifestar-se no proceso administrativo, decidindo, justificadamente, pela aplicagdo ou no da penalidade, O contratado devera ser notificado sobre a decisdo do gerente, ainda que nao tenha apresentado defesa, 8.4.1.5. Em caso de aplicacao da pena de multa, devera ser indicado seu valor, que sera, preferencialmente, descontado pela Unidade Finangas, dos pagamentos a que © contratado fizer jus. Nesta hipotese, a nota fiscal deverd ser emitida com o valor total, sem 0 desconto referente a muita 8.4.2, A aplicacdo das penas de rescisdo unilateral do contrato e de suspensao do direito de licitar ou contratar com 0 Sistema Sebrae cabera & Diretoria Executiva, devendo haver, previamente, conforme disposto nos itens acima, a apresentacdio do relatério técnico pelo gestor do contrato e a notificagao ao contratado. 8.4.2.1. Esgotado o prazo para apresentagao da defesa do contratado, 0 processo devera ser encaminhado & Unidade Juridica, para que esta se manifeste antes da deliberacao da DIREX. 84.2.2, Cabera ao gerente da unidade gestora notificar 0 contratado sobre a decisao da diretoria, devendo a Unidade Juridica elaborar eventual termo de rescisao contratual 9. EMISSAO DE ATESTADO DE CAPACIDADE TECNICA 9.1. As solicitagdes de atestado de capacidade técnica relativo a execugao dos contratos deverdo ser formuladas 4 Unidade Suprimentos em no maximo 12 (doze) meses apés 0 encerramento da vigéncia contratual. 9.1.1.No caso de contrato de escopo envolvendo a conclusdo de um objeto especifico 0 atestado somente sera emitido apés 0 termino da execugdo dos servigos ou da entrega dos produtos contratados. 9.2. Sera vedada a emissao de atestado quando houver sido aplicada ao contratado qualquer uma das seguintes penalidades: 9.2.1.Suspensao do direito de licitar ou contratar; Turidico - Secretaria Geral Pg. 9/10GESTAO DE CONTRATOS E CONVENIOS [IN 26 04 | 9.2.2 Rescisao unilateral do contrato, 9.2.3 Multa decorrente de a) faina no pagamento de salarios, beneficios, verbas rescisérias ou demais encargos previdencidrios trabalhistas devidos aos empregados que atuam na execugao contratual; b) faina na execucao contratual que acarrete a interrup¢do ou atraso significantes na prestagdo dos servigos ou entrega dos produtos contratados. 93. O atestado devera ser assinado conjuntamente pelo gerente da Unidade ‘Suprimentos, pelo gestor do contrato ¢ pelo gerente da unidade gestora, contendo, dentre outras, as seguintes informagdes: nlimero do processo administrativo, modalidade da contratago, numero do contrato, objeto contratual, prazo contratual, valor total do contrato, valor total executado e indicagéo que o contrato foi executado nos termos pactuados. 9.4. Cabera & Unidade Suprimentos definir modelo padréo de atestado, controlar e registrar os documentos emitidos, bem como fixar procedimentos operacionais a serem seguidos pelas demais unidades 410. DISPOSICOES FINAIS 10.1. As situagdes nao previstas nesta IN serao deliberadas pela Diretoria Executiva 10.2. Esta IN entrara em vigor no dia seguinte ao de sua publicacdo na intranet do Sebrae-SP, revogando as disposig6es em contrario. Aprovacao da Diretoria Executiva Pedro Rubez Jeha Ups! ¥ Diretgr dé Administragao e Diretor-Superintendente. irétor\ Técnico Financas Ivan Hussni - 10 | Publique-se e dé-se ciéncia Aprovado em ‘Juridico - Secretaria Geral Pg. 10/10