Auditoria Operacional

AUDITORIA OPERACIONAL
1. ANTECEDENTES Y DEFINICIN. 1.1 Antecedentes. La auditoria operacional naci por la necesidad que tenia la alta direccin o gerencia de esta de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes operativos como de los informes financieros. El trmino operacional surge como la designacin de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaracin de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el Instituto de Auditoria Interna. En los ltimos 30 aos ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoria llamada Auditoria Operacional que tiene en consideracin el rpido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atencin que las organizaciones hacen de su administracin. La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin defini a est tcnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, tcnicas, mtodos, principios, actividades y dems lneas de conocimiento, que sirvan de apoyo a la gestin eficaz de las empresas, se dan en el pas el establecimiento de la auditoria operacional con el propsito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen. 1.2 Definicin. En primer lugar la operacin es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. La auditora operacional es el examen objetivo, constructivo, sistemtico y profesional de esas operaciones, identificando y revisando profundamente aquellas reas consideradas como crticas efectuado con la finalidad de:
A. Verificarlas y evaluarlas. B. Establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa de su planificacin, organizacin, direccin y control interno. C. Informar sobre los hallazgos significativos resultantes, presentando comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejoras, y D. Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas. De la anterior definicin se desprende que el desarrollo de una auditora operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economa) y con que grado de eficiencia. La auditora operacional se enfoca en la forma de como se llevan a cabo las actividades al momento de efectuar el examen y como podran ser mejoradas dichas actividades. Las mejoras pueden ser especficamente en las actividades o en los procesos gerenciales que las dirigen. Como el examen de todas las actividades o reas de operacin seria injustificable, la auditora operacional concentra sus actividades en las rea consideradas ms criticas e importantes. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin. La auditora operacional comprende las siguientes seis actividades, de las cuales las tres primeras corresponden a la auditora financiera: 1. 2. 3. 4. 5. Verificacin de las transacciones, registros, informes y estados financieros correspondientes al perodo examinado. Evaluacin de la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales e internas vigentes. Revisin y evaluacin del sistema de Control Interno financiero. Examen y evaluacin de la planificacin, organizacin, direccin y control interno administrativo. Examen y evaluacin de la eficiencia, efectividad y economa con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. 2
6. revisin y evaluacin de los resultados de las operaciones programadas, a fin de determinar si se han alcanzado las metas programadas. Los informes emergentes de este tipo de auditora son: a) Auditora Operativa, relacionada bsicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economa. b) Evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propsito es evaluar el diseo y funcionamiento de los Sistemas establecidos. La Auditora Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Pblico como Auditor Operacional. 2. OBJETIVOS Y CARACTERSTICAS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. 2.1 Objetivo General. Brindar a todo tipo de entidades la informacin necesaria para la utilizar esta poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para mejorar su desempeo. 2.2 Objetivos Especficos. Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y dems disposiciones legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, segn cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organizacin. Promover la legalidad, la economa, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las organizaciones. 3
Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de la entidad. Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad. Facilitar la consolidacin de una poltica de control de calidad y de productividad con una visin a largo plazo 2.3 Caractersticas. Una de las caractersticas de la auditoria operacional, consiste en: representar exclusivamente un instrumento de verificacin y sealamiento de problemas; se relaciona con los procesos de solucionar problemas y mejorar, pero no debe, en la opinin de algunos autores, formar, parte de dicho proceso. En otras palabras, la auditoria operacional, es un medio para descubrir deficiencia en una empresa. Sin duda, se necesita usar mejor y perfeccionar los instrumentos actuales para resolver problemas, no extender la auditoria operacional, a actividades que puedan destruir su valor especial como recurso de administracin. El resolver un determinado problema mediante una intensa aplicacin de conocimientos profundos no constituye una novedad pero el investigar rutinaria y sistemticamente los problemas y las oportunidades de mejorar si las hay. Otras caractersticas esencial de la auditoria operacional consiste en cimentarse en resultados; una evaluacin basada en una opinin personal, que no se evidencia en los hechos, no es una auditoria operacional. Lo mas distintivo de la auditoria operacional comparado con otras formas de auditoria en su alcance y la variedad de recursos utilizados para alcanzar los objetivos y definir los problemas sealados. Desde luego, el criterio es una parte ineludible del resultado final. Sin embargo, el criterio solo adquiere valor despus de que al auditor operacional a recabado los hechos y comparado los resultados con las normas. Una caracterstica mas de la auditoria operacional reside, pues, en medir su relacin con normas o estndares, las nicas bases aceptadas de comparacin de unidades y perodos de tiempos. Sin normas, una auditoria queda reducida a 4
un conjunto de opiniones que varan de un examinador a otro. De hecho, esa clase de evaluaciones la practican actualmente algunos auditores operacionales, merece critica y es, adems, totalmente inadecuada. Las normas ms valiosas de la auditoria operacional provienen de dos fuentes: la compaa y el ramo industrial al que pertenecen. Para conocer las normas de la compaa. La auditoria operacional depende de la documentacin de la unidad estudiada. 4. IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. 4.1 Importancia. La Auditora Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automtico que determine su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medicin de la utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomar medidas correctivas. En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este motivo la auditora operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters en su aplicacin por los del organismo superior de control. La Auditora Operativa con la finalidad de prestar un servicio de carcter gerencial, ya no contentndose de obtener una opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad. La importancia de la Auditora Operativa deja en el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus
funciones que obtenidos. La Auditora Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditora Operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. En conclusin la importancia de la auditoria operacional descansa en que puede analizar y evaluar la estructura de control interno respecto a la eficiencia o efectividad del mismo, incluyendo reas no financieras, formando un informe, dirigido exclusivamente a la administracin con el propsito de ayudar a la Organizacin para que opere su negocio con mayor efectividad y eficiencia. 4.2 Funciones. De todo lo descrito con anterioridad, referente a la auditora operacional, a continuacin se listan algunas de las funciones de este tipo de auditora: Determina Verificar el cumplimiento, que se en su mbito de accin, planes, objetivos y de las y disposiciones legales, reglamentarias y administrativas. establezcan metas; evaluar los procedimientos utilizados por la Institucin para controlar su grado de cumplimiento. Examina el grado de eficiencia y eficacia en la organizacin y operacin Evala el sistema de control interno del rea operacional pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados
de la Institucin. seleccionada, con base en manuales de procedimientos y cuestionarios. Prepara, con base en la investigacin inicial, el programa de auditora
dirigido a las reas crticas. Recopilar la informacin general del rea operacional y
documentar el estudio mediante la preparacin de papeles de trabajo. Obtener evidencia suficiente y competente sobre los
procedimientos y controles establecidos para lograr los objetivos. 6
Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el
cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditora. Participa en la elaboracin del Plan de Trabajo Anual de la Auditora.
5. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN. 5.1 Alcance. Existen dos planteamientos en cuanto al alcance de este tipo de auditora. Uno se refiere a que la auditora operacional se orienta hacia la totalidad de las actividades contables administrativas de la entidad, abarcando inclusive como un rea ms la auditora de los Estados Financieros. El otro planteamiento considera a la auditora operacional como la herramienta para evaluar el aspecto de la produccin y a la vez mejorar la relacin costo beneficio. En el mbito gubernamental sta ltima posicin equivaldra al anlisis del cumplimento de metas en la produccin de bienes y servicios y si dicho cumplimento se hizo de la manera ms eficaz y econmica. De acuerdo con estas definiciones, se considera factible que las tcnicas de auditora operacional pueden ser aplicadas a la totalidad de la organizacin y tambin a cierta rea en particular. Los objetivos generales pueden ser planteados por departamentos, sectores o actividad especfica. No obstante, el desarrollo de la auditora operacional no es tan sencillo, por cuanto requiere de ciertas condiciones relativas a la situacin de la entidad, oportunidad en que deba practicarse la auditora y los recursos humanos para ejecutarla. Tericamente podemos desarrollar un modelo que abarque extensivamente toda la entidad, la cuestin estriba en si verdaderamente estamos en capacidad de desarrollar ese modelo. La ejecucin de este tipo de trabajo se recomienda se haga en forma progresiva, bien sea por sectores o reas y previas consideraciones sobre su factibilidad, de tal forma que se puede ir entrenando personal, midiendo el costo de las auditora en comparacin con los beneficios que proporciona y evitando iniciar trabajos que no puedan concluirse o cuya excesiva duracin haga extemporneos los resultados. 7
Cuantitativamente el alcance podr ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con las circunstancias, con instrucciones que reciba el auditor o de conformidad con alguna poltica establecida. Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos y decidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas. La auditora operacional implica: El perodo objeto de examen. Examen y verificacin de la informacin relativa al desempeo institucional. Revisin y elaboracin de informes sobre la administracin de recursos. Anlisis de actividades y procesos calve, evaluacin de sistemas de informacin y control Verificar la utilizacin de recursos pblicos de conformidad a principios de eficiencia, efe Verificar el cumplimiento de metas y objetivos. Evaluar la gestin.
La segregacin de operaciones en una entidad est ms acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crdito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideracin. 5.2 Campos De Aplicacin En cuanto a su campo, la auditoria operacional puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: Dependencia del Estado Organismos Autnomos
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: Tamao de la empresa Sector de actividad Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa, Empresa pequea. Empresa Mediana y Empresa grande. Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones, Transportes, Manufactura, Energa, Servicios, Textil, Construccin, Agrcola, Banca, Pesquera, Turismo, Farmacutica, etc. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales, Internacionales, Mixtas En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: Tipo de organizacin Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: Fundaciones, Agrupaciones, Asociaciones, Sociedades, Fondos, Empresas de solidaridad, Programas, Proyectos, Comisiones, Colegio. Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: Educacin, Cultura, Salud y seguridad social, Poltica, Empleo, Alimentacin, Derechos humanos, Apoyo a marginados y discapacitados. Podemos concluir, que la aplicacin de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.
La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un trabajo que provee beneficios para la organizacin. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As, puede prepararse un programa cclico de revisiones, en el cual un rea sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. Una auditora operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen. 6. LIMITACIONES. La Auditoria Operacional tambin presenta limitaciones para su desarrollo, debido a su alcance y a los recursos de que dispone para el desarrollo de la funcin. Dentro de ellas se pueden citar las siguientes: Tiempo-Costo: Constituye una limitacin, en virtud de que la administracin precisa conocer el resultado oportunamente para tomar las medidas correctivas o bien atacar los problemas antes de que se empeoren. No puede extenderse el trabajo por mucho tiempo, pues existen aspectos que podran necesitar una accin administrativa rpida o una accin correctiva inmediata; sin olvidar que cuando se trata de una auditoria independiente en la medida que se extiende el nmero de horas necesarias para la realizacin del trabajo, as se incrementa el costo de la auditoria.
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Conocimientos: En vista que en el equipo de la auditoria generalmente no cuenta con personal especializado en todas las reas, algunas veces se requiere la contratacin de asesores o personal tcnico para la evaluacin de determinadas reas. Complejidad: La complejidad de operaciones, tomando en cuenta el volumen, proyeccin, planes que cubre, cambio constante de las condiciones en el mercado, nuevos proyectos, etc., las operaciones de las entidades se tornan cada vez mas amplias y complejas; de manera que realizar Auditoria Operacional a estas entidades cada vez requiere mas recursos que los que normalmente se emplean en exmenes de tipo financiero. Criterios de evaluacin: No existen criterios de evaluacin uniforme de la gestin empresarial, ya que un Administrador de empresas, un Contador Pblico y Auditor o un Ingeniero, aplican sus propios parmetros. Dificultad al redactar el examen de Auditoria: Por se cada examen un caso nico; cada actividad requiere de una clase de explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requieren del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser ledo tambin por la direccin general debe ser comprensible para cualquier lector, sin importar sus conocimientos especficos. 7. RELACIN CON LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS. Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, han sido definidas como los requisitos mnimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, del trabajo que ejecuta y a las informaciones que rinde como resultado de dicho trabajo. En este contexto, se incluye que el auditor en el mbito de sus actividades debe observar siempre estas normas cuales quiera el trabajo que haga. En cuanto a la realizacin de la auditoria operacional las normas determinan que el auditor deber desarrollar su actividad poniendo en evidencia su entrenamiento tcnico y capacidad profesional, ejercitando el debido cuidado y diligencia razonable, as como observando siempre una actitud mental independiente. 11
Estos requisitos son indispensables, debido a que el campo de la auditoria operacional requerir de el, una preparacin adecuada que le permita constituirse en analista critico constructivo del proceso y estructura administrativa de la empresa para formular sugerencias prcticas y econmicas. 8. DIFERENCIAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIN CON OTRA CLASE DE AUDITORIA. 8.1 Principales Diferencias Entre La Auditora Operacional Y La Auditora Financiera.
Auditora Operacional Tiene El alcance puede ser limitado dentro Cubre
Auditora Financiera un alcance bien definido. toda el rea financiera
de la entidad pero principalmente significativa. Evala la integridad de enfoca reas crticas. la informacin contable Todas las fases se efectan en el La primera fase puede efectuarse en campo. la oficina del auditor. Se elabora un programa por cada Se elabora un solo programa antes fase. Requiere de personal del de de iniciar la labor de campo. apoyo Muy pocas veces se utiliza personal de de apoyo especializado en disciplina
dependiendo
alcance,
especialistas en algunas actividades, diferente a la Contadura pblica, A medida que avanza el trabajo, el Frecuentemente el equipo de trabajo personal aumentarse. intervienen especialidad. de auditora Los nicamente podr permanece intacto durante el tiempo miembros que se desarrolla la auditora. durante el
especializados del equipo de trabajo tiempo necesario para aplicar su
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Los conocimientos y experiencias del El auditor tienen que auditor normalmente y requiere
comprender conocimientos
experiencia
diversas reas relacionadas con la principalmente en el rea financiera y gerencia en general y es necesario afines. A menudo tiene un punto de mantener un punto de vista gerencial. vista ms orientado hacia economa En cierta forma se especializa en financiera que al logro de objetivos. recaudacin sistemtica de informacin, anlisis e interpretacin. El auditor operativo examina y evala El auditor financiero normalmente operaciones corrientes y recin ejecutadas. Los criterios de aquellas examina y evala transacciones por un ao calendario ya terminado. y Los criterios aplicaos son las normas internacionales contabilidad aceptados. No se aplica regular o peridicamente Generalmente sino hasta cuando existen problemas anualmente. operativos. Carece de muchos procedimientos y Existen muchos procedimientos y prcticas generalmente aceptados. prcticas universalmente aceptados. se de contabilidad, generalmente efectan conjuntamente con los principios de
comparacin
evaluacin, vara de un rea a otra.
El producto final lo constituye un El producto final es el Dictamen, con informe con observaciones, problemas la opinin sobre la razonabilidad de o aspectos que deben ser corregidos, las cifras contenidas en los Estados sealando reas crticas o difciles, as Financieros. como las recomendaciones respectivas. 8.2 Relacin Con Otras Auditorias. Es necesario mencionar las distintas formas de practicar la Auditoria, porque la mayora de los expertos en la materia adoptan una forma especifica de abordarla, sin tener una idea precisa de qu es la Auditoria Operacional.
La Auditora Operacional es una actividad importante de una empresa y la forma de llevarla a cabo puede tener poderosos efectos. Entre otras cosas esto no 13
conduce a considerar similitudes y diferencias de las principales formas de practicar auditoria. Las principales clases de auditoria son las Financieras, internas y de Operaciones. Estas clases de auditoria tienen varias caractersticas en comn: Toda auditoria efecta mediciones referidas a normas predeterminadas y aplicables. Las tres tienen carcter deductivo y por lo tanto, son disciplinas en las cuales se requiere juicio. Aunque el proceso de formular juicios se asemeja a una metodologa, al de la ciencia, en auditoria las conclusiones alcanzadas se basa en muestras ms pequeas. La independencia se imperativa en todas las ramas de la auditoria; y el auditor, aunque posea buenas aptitudes en la actividad que investiga y evala debe llegar a sus conclusiones como si no tuviera ms capacidad que la de seguir fielmente su programa fijado. 9. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. 9.1 Tcnicas de Auditora Operacional. Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar. En general son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin, interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin; pero especficamente incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como las ltimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales. 9.1.1 PERT (Proyect Evaluation and Review Technique).
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Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigacin). 9.1.2 CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones (Construccin de Obras en General). Observacin: Es una manera de inspeccin, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la practica Interrogacin: Es la recopilacin de informacin mediante platicas con los funcionarios y empleados de la empresa. Anlisis: Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos respecto de este. Esta tcnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros genricos de los estados financieros. Verificacin: Es la ratificacin por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operacin, en la que participo y por la cual esta en condiciones de informar vlidamente sobre ella. 9.1.3 Muestreo. El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o poblacin, en base al estudio de una fraccin de dichos elementos denominada muestra. La teora de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran nmero de partidas similares tiende a mostrar las mismas caractersticas que reflejara el examen de la serie completa. Las fases del muestreo son: 1. Definicin de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarn, los
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elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones debern reflejarse en el programa de auditora. 2. Seleccin de muestras. Consiste en definir el mtodo a seguir para determinar las unidades concretas que formarn parte de la muestra. 3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a seleccionar y que formarn la muestra. 4. Evaluar los resultados en funcin de los objetivos propuestos. La seleccin de las muestras se puede realizar de la forma siguiente: Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un perodo determinado o todas las partidas de una seccin de cuentas por orden alfabtico. Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas. Muestreo estratificado: bloque. 9.1.4 Entrevistas. Un auditor usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la auditora(ejecucin), como tambin para analizar y reportar los resultados. El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditora de calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y tcnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Las entrevistas son una de las fuentes primarias de informacin para los equipos de auditora; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipacin para realizarlas. Esto incluye: Seleccin cuidadosa de los entrevistados Coordinacin, por parte del equipo de auditora, de la elaboracin del calendario con suficiente anticipacin para asegurar la participacin de los entrevistados y evitar una posible duplicacin. Revisin de la informacin disponible Revisin de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas. Preparacin de preguntas especficas y lneas de investigacin 16 Significa clasificar la poblacin en estratos y posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en
9.1.5 Diagrama causa y efecto. Fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1943. A este diagrama tambin se le llama diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto. La cabeza del pescado estara representada por el efecto y sus posibles causas estarn en las ramas principales del cuerpo del pescado. Materiales, Ambientes, Medida. Otras ramas pueden ser utilizadas dependiendo de efecto que se est analizando. Por ejemplo si se desea analizar cmo se puede prevenir un error en el diseo de un producto tendramos las siguientes ramas principales: Insumo de clientes, Control de diseo, Adiestramiento, Control de documentos. Cuando se entiende la finalidad de esta herramienta. El auditor comprender que la misma puede ser utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema. EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qu buscar cuando est ejecutando la auditora como tambin le ensea la interrelacin entre cada una de las caractersticas del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado. 9.1.6 Encuesta. Es un instrumento de recoleccin de informacin que se realiza utilizando un formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas. La encuesta sirve bsicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir, una o ms variables dentro de una investigacin o estudio, dentro de una poblacin objetivo que rena las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema. Las encuestas pueden ser tiles para recopilar la informacin pertinente para la auditora. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el 17 Estas ramas principales tpicamente son las siguientes: Personas, Equipos, Mtodos,
programa o rea de la auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores. Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o rea de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de informacin que podran servir de ayuda en la labor de auditoria. Los resultados de un proceso puede pueden atribuirse a mltiples factores, por lo tanto debe existir una relacin de CAUSA EFECTO entre los mismos. Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayora de los casos se procede a efectuar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables ms importantes que posiblemente generen el problema. Es difcil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena de causas y efectos. Mediante la aplicacin del Diagrama de Causa Efecto Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la bsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende: Representar visualmente las causas probables del problema o efecto. Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos. Analizar y eliminar causas de un problema o efecto. 9.1.7 Diagrama de Flujo. Es una representacin reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en trminos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por tuberas y depsitos de datos, y permite describir el movimiento de los datos a travs del sistema. Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos. 18
Las tcnicas del diagrama de flujo de datos, es una representacin grfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la informacin en la organizacin bajo estudio, permitiendo as comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejndolos en el sistema propuesto. 9.1.8 Tcnica de TASCOI. Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organizacin, con el propsito de determinar Qu hace realmente la entidad?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?, Quines son sus propietarios? Y Cules sus clientes?. La informacin para su construccin la obtiene el auditor a travs de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: Transformacin: Se refiere a las actividades que la organizacin hace en el da a da para producir sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la organizacin que hacen la transformacin. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, informacin e insumos para hacer la transformacin. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organizacin. Owners o Dueos: Son quienes pueden decidir cambios en la transformacin de la organizacin, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor 9.1.9 Desdoblamiento de Complejidad Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales que desarrolla una Entidad en su da a da para lograr su propsito. La construccin de este diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una organizacin.
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Las actividades primarias o misionales son el conjunto de tareas bsicas de la Entidad auditada en las cuales se agrega valor al producto o servicio. Construyendo un diagrama del Desdoblamiento de Complejidad, el auditor puede apreciar las diferentes actividades primarias que constituyen la razn de ser de la Entidad, empezando por el de toda la organizacin, siguiendo con las actividades primarias claves del primer nivel, del segundo nivel y as sucesivamente hasta identificar claramente las actividades bsicas donde se empieza a agregar valor al producto o servicio. Determinadas las actividades bsicas el auditor debe identificar los procesos que las apoyan y los pasos que se dan en cada proceso. La habilidad del auditor al observar la forma como se relacionan los procesos y pasos con el propsito de la actividad bsica, le facilitan identificar reas crticas donde puede focalizar su auditora. La herramienta del desdoblamiento de complejidad facilita al auditor analizar las actividades primarias que realiza la organizacin en cada nivel estructural, le permite relacionar el propsito que se atribuye a la organizacin al enunciar su identidad, con la estructura organizacional requerida para llevar a cabo ste propsito. 9.1.10 Matriz FODA. Es una herramienta de comparacin que se fundamenta en informacin proveniente de las matrices de evaluacin del factor interno y externo y perfil competitivo. La cotejacin de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores internas y externas. Es una tcnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivo, a travs de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al exterior sus Amenazas y Oportunidades.
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Matriz FODA Dejar siempre en blanco. FORTALEZAS (F) 1. Hacer lista debilidades DEBILIDADES (D) 3. Hacer lista fortalezas ESTRATEGIAS FO de 1. Uso de fortalezas para 2. aprovechar AMENAZAS (A) 4. Hacer lista amenazas 3. oportunidades ESTRATEGIAS FA de 1. Usar fortalezas para 2. evitar amenazas OPORTUNIDAD (O) de2. Hacer lista de oportunidades ESTRATEGIAS DO 1. Vencer debilidades 2. aprovechando 3. oportunidades ESTRATEGIAS DA 1. Reducir a un 2. mnimo las 3. debilidades 4. y evitar 5. amenazas 9.2 Procedimientos de Auditora Operacional. Son el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (Hallazgo de Auditora Operacional- HAO) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente. Como ya se ha mencionado los procedimientos de auditoria son la agrupacin de tcnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operacin; prcticamente resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del auditor deciden las tcnicas que integran el procedimiento en el caso particular. Extensin o alcance de los procedimientos Se llama extensin o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente. Oportunidad de los procedimientos Es la poca en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especficas. 21
10. ESQUEMA BSICO DE LA AUDITORA OPERACIONAL. Todo trabajo de auditoria, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.
La ejecucin de una Auditoria Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: a. FASE I Estudio Preliminar, b. FASE II Comprensin de la Entidad Auditada, c. FASE III Seleccin de reas Crticas o Dbiles, d. FASE IV Examen Detallado de las reas Crticas, y e. FASE V comunicacin de resultados.
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10.1 FASE I: Estudio Preliminar. El objeto de esta fase del proceso de Auditoria Operacional, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de Auditoria que sea agregado a la ejecucin del trabajo. a) Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los 7 aspectos. 23
Preliminar
Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos. Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Clasificacin y referenciacin de la Informacin de acuerdo a los aspectos. En sntesis la fase de estudio preliminar en auditoria operacional es similar a la auditoria financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoria, y, en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso. 10.2 FASE II: Comprensin De La Entidad Auditada. En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc. a) Actividades Mnimas para Comprender la Entidad Auditada Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin. Determinar si los objetivos inciales han cambiado durante el transcurso del tiempo. Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial. Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica. 7
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Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas. Al final de esta fase o etapa del proceso de auditoria operacional el Auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin. 10.3 FASE III - Identificacin Y Seleccin De Las reas Dbiles O Crticas Que Sern Auditadas. a) Aspectos Bsicos El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios aos de auditoria. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoria es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general. La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditoria operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditoria operacional. 25
El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoria financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditorias operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima. Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditoria. De otra parte, si la Contralora ha realizado auditoria financiera previamente a la auditoria operacional que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar. Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la Contralora en ejercicio de la auditoria financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditoria, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditorias operacionales. De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditoria operacional se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las
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debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditoria operacional. Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre: Forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas. El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin. b) Control Interno Operacional El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: 1. El Desarrollo de los Objetivos: El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas. 2. La medicin de los resultados: Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.
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3. Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas: Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso. 4. Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones: Determinar por que resultaron las desviaciones significativas. 5. La determinacin de la accin gerencial apropiada: Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos. 6. La toma de accin: La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos. 7. Revisin continua: Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones. c) Seleccin de las reas dbiles o crticas Al finalizar la evaluacin del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoria operacional. El alcance del examen detallado estar relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de informacin sobre los resultados obtenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto tambin podr reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes del rea crtica seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo razonable. Para poder identificar las reas Dbiles o Crticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las
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desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas tanto de administracin como sustantivas. En dicha matriz presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado. 10.4 FASE IV - Examen Detallado De reas Crticas. Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditoria operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditoria son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen limitaciones de tiempo para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar a algunas de las operaciones ms significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un tiempo prudencial. Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor operacional tendr identificados plenamente los hallazgos de auditoria que sean significativos y tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.
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a) Actividades que Comprende el Examen Detallado de las reas Crticas o Dbiles Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deber desarrollar las siguientes actividades: Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga relacin con el rea crtica seleccionada. Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc. Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad. Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de Operaciones rendimiento). Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad. Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de auditoria operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las reas criticas. Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoria operacional. PAO, estndares de desempeo, indicadores de
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Los anteriores puntos sern la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual contemplar como ltimo procedimiento la discusin de los resultados de los Hallazgos de Auditoria Operacional con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos. 10.5 FASE V - Comunicacin De Los Resultados De Auditoria Operacional. a) Aspectos Bsicos de la Comunicacin de Resultados El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoria. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, se efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razn habilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redaccin del informes y si es el caso consultar bibliografa al respecto, para asegurarse de la adecuada presentacin del informe final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos: Importancia. Utilidad y Oportunidad 31
Sustentacin exacta, suficiente y adecuada Conviccin Objetividad y Concisin Integridad Tono Constructivo 11. RELACIN CON EL CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA DEL
CONTROL INTERNO. El control interno Es un proceso realizado por la administracin, el directorio y el personal de la entidad que proporciona un grado de seguridad razonable y que est diseado para lograr los siguientes objetivos:
efectividad y eficiencia en las operaciones. confiabilidad de la informacin financiera. cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. salvaguarda de los recursos
11.1 Importancia de la Auditora Operacional en el Control Interno. Mediante la Auditoria Operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El anlisis y evaluacin de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa. Esto conlleva que con el fin de efectuar una correcta Auditoria Operacional a los Controles Internos se deben observar los siguientes aspectos: Evaluacin de la planeacin de la empresa: Permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificacin, no slo en los niveles altos y medios de una organizacin, sino tambin en los niveles ms bajos. Incluye la visin general y misin, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas. Evaluacin de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. 32
Por lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros peridicos, declaracin de ingresos, etc. Evaluacin de la funcin de mercadotecnia: Mediante cuestionarios, se pueden evaluar la visin general de mercadotecnia,
ventas, investigacin de mercado, publicidad y distribucin fsica. Evaluacin de Investigacin y Desarrollo e Ingeniera: Estas reas son analizadas tambin debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigacin y desarrollo es una fuente de nuevos productos. La funcin de Ingeniera tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricacin y las pruebas. Evaluacin de la funcin de produccin: Este debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercanca final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Comprende la visin general de produccin, inventarios y compras. Evaluacin de la funcin de personal: La dificultad de valorar el factor humano, hace difcil esta evaluacin. Se evalan para esta funcin: la visin general del personal, la planificacin de la mano de obra y las relaciones industriales. Evaluacin del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeo de una organizacin, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. Evaluacin del sistema de informacin: Debe determinarse el grado Se evalan los de control gerencial sobre el sistema de informacin.
controles al departamento de computacin, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad. 11.2 Gua Metodolgica para la Evaluacin del Control Interno. Para ello se debe determinar lo siguiente: reas crticas que afectan el desempeo de la organizacin. lneas de responsabilidad. confiabilidad y oportunidad de la informacin para la toma de decisiones. 33
aporte del control interno al logro de los objetivos y metas.
11.3 Evaluacin de Riesgos de Control Interno. Un riesgo es una amenaza que un suceso o accin pudiera afectar negativamente la capacidad de la organizacin para el logro de sus objetivos y la ejecucin exitosa de sus estrategias. La auditoria busca identificar las debilidades en el control y monitoreo de los riesgos de negocio. Factores de Riesgo (internos y externos): Impacto financiero Capacidad de produccin Calidad de los Bienes y Servicios Reputacin Los avances tecnolgicos 11.4 Uso De Indicadores De Gestin. Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeo de un proceso, que al compararse con algn nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. Ejemplos: cantidad de defectuosos por semana, rotacin del personal, nmero de accidentes mensuales, porcentaje de incumplimiento del estndar, errores por informe. 12. APLICACIN DE LA AUDITORA OPERACIONAL 12.1 En el rea de Compras. La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de los objetivos. Objetivo Est contenido en examinar las actividades antes aludidas, con el propsito de mejorar los controles operativos, componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades. 34
Metodologa Consiste en estudiar instalaciones los expedientes de auditoria e informes y cartas de las recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable, inspeccionar
de Compras, incluyendo las reas de recepcin y almacenaje,
analizar la informacin existente relativa a las compras, tanto de carcter interno como externo, estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores, comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con las empresas similares, elaborar el cuestionario y guas de entrevista que permitan conocer como se realiza la operacin de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de compras y verificar la aplicacin de las polticas de rea, estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, estadsticas, anlisis de casos significativo, etc., comparar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las entrevistas. 12.2 En el rea de Ventas. Las ventas son el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos Objetivo La Auditoria Operacional de ventas tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto alcance de las operaciones de ventas. Con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales. Metodologa Con el entorno econmico, poltico, social y legal, en el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, polticas, estructura orgnica, sistemas, procedimientos y prcticas, que permitan la ubicacin de ventas en el flujo de las operaciones.
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La Familiarizacin especficamente puede llevarse a cabo investigando entre otros las caractersticas y estratificaciones de los productos que vende la empresa, los mercados que surte, sus competidores, la porcin del mercado que absorbe, sus canales de distribucin, el nmero promedio de clientes que maneja, las caractersticas de los productos. Artculos de primera necesidad o de flujo, demanda permanente, estacional o de moda, las polticas de crdito que se tenga establecido, las polticas de publicidad establecida, estudio de los expedientes de auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando este sea aplicable, inspeccionar las instalaciones del departamento de ventas y de los departamentos vinculados, anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo relativo a las ventas, con el objeto de evaluar su importancia en el conjunto tendencia y aplicacin de razones de operaciones de la empresa, de comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores, apreciando su financieras, elaboracin de guas entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si efectan eficientemente. 12.3 En el rea de Cobranzas. La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crdito. Objetivo Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin. La eficiente operacin de las cobranzas, puede ser examinada considerando, entre otros, los siguientes aspectos: Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en otras polticas de la empresa. Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes. Que el periodo de cobro sea el mnimo. Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito concedido a los clientes. Que las cuentas incobrables sean las mnimas. Que la cobranza se realice al menor costo posible. 36
Que exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.
Metodologa Adems de la familiarizaron de carcter general con la empresa, ser necesario conocer la estructura de organizacin del departamento de Cobranzas y la ubicacin organizacional de las reas de crdito, embarques y caja, as como las relaciones con Ventas y Contabilidad, Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de Crdito y Cobranzas, Facturacin, Embarques y Caja. Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de las cobranzas, elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de cobranza, las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas de trabajo, el nivel de preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes. 12.4 En la Administracin de Recursos Humanos. La administracin de Recursos Humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneracin ms adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados y de estos entre si; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de sus necesidades como individuos. Objetivo El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administracin de Recursos Humanos es examinar crticamente las actividades y sub-actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo. Esta revisin no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del personal, la moral del personal, es solo una de sus fases, su objetivo es ms amplio.
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Metodologa El auditor debe familiarizarse con la administracin de recursos humanos de la empresa que est examinando a travs del estudio de los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal, la infraestructura especifica establecida para la administracin de recursos humanos, los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos. Estudiar la forma en que la administracin resuelve problemas, comparar lo planeado en materia de ejecucin de sub-actividades y programas establecidos con lo ejecutado. 12.5 En el Proceso Electrnico de Datos (PED). Un centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde se realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilizacin de uno o ms computadores y otros equipos auxiliares para producir informacin para la toma de decisiones y ejercer control de las operaciones de una empresa y se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso. Objetivo La auditora Operacional de Centros de PED, tiene como finalidad detectar problemas que obstaculicen la eficiencia en las actividades de dichos centros. Metodologa El auditor debe familiarizarse con el centro de PED mediante el estudio de la estructura del centro de PED y su ubicacin; planes a corto y largo plazo, coordinacin con planes y objetivos generales; manuales de polticas y procedimientos de actividades incluyendo su administracin; informes de anteriores revisiones efectuadas anteriormente; antecedentes del centro de PED, origen, desarrollo equipo y sus modificaciones, prioridades, etc., impacto de costos y gastos del centro de PED en los Estados Financieros; principales reas que reciben servicio del centro de PED, importancia financiera y operativa. 12.6 En el Otorgamiento de Crditos. 38
El otorgamiento de crditos es el conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que regulen su recuperacin. Objetivo Su objetivo es promover la eficiencia de las actividades que la integran, y pueden ser examinados en los siguientes aspectos: Apego a polticas de crdito y su relacin con las estrategias financieras de la empresa. Que se otorgue el crdito en el menor tiempo posible. Que exista un equilibrio entre el crdito ofrecido por la empresa con las necesidades el cliente y las condiciones generales del mercado y la competencia. Que las cuentas por cobrar se mantienen en los lmites planeados de crditos. Que las cuentas incobrables sean las mnimas. Que el costo de la operacin de crdito sea el mnimo posible. se les proporcionan a los clientes sujetos a ciertas condiciones y caractersticas que
Metodologa Se debe conocer la estructura de organizacin de crditos, as como las relaciones con ventas, embarques y contabilidad. Los cuales deben tener objetivos, polticas y sistemas de las reas antes mencionadas, as como el procesamiento electrnico de datos, cuando proceda. materiales, relaciones interpersonales, y el ambiente de trabajo. 12.7 En la Administracin de Inventarios. Como inicio se debe de decir que los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancas. Generalmente los inventarios representan uno de los activos ms importantes de una empresa Inspeccionar las instalaciones de los departamentos en mencin para observar recursos
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industrial o comercial y son un factor determinante en la consecucin de los objetivos y resultados econmicos de la misma. Objetivo El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administracin de Inventarios, es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa. Metodologa Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se desenvuelve, as mismo, con la actividad especifica de administracin de inventarios., a los siguientes aspectos: Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos, estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administracin de inventarios, caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su rama de actividad, importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la empresa y del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma, recomendaciones o sugerencias de auditorias o revisiones anteriores. cuando esta sea aplicable, las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios, investigacin y anlisis, anlisis de informacin financiera y operativa, el auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y otras razones financieras, puntos de optimizacin, aprovisionamiento, programtica lineal, ndices de reexpresin y procedimientos de valuacin, as mismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada, con periodos anteriores y de ser posible con empresas similares. 12.8 En los Sistemas Administrativos de Informacin. Por sistema administrativo de informacin se entiende el conjunto de procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos 40
generados en las operaciones de las empresas o entidades con el fin de obtener informacin sobre el resultado de la ejecucin de estas operaciones. Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la informacin que generan: Sistemas de procesos de transacciones suyas caractersticas radican en procesar operaciones en volumen y que de los archivos del sistema, desde las manuales y hasta los computarizados, es posible obtener informacin con un alto grado de detalle, as como informacin resumida. Sistema de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en las decisiones. Estos sistemas estn encaminados a proporcionar informacin dirigida a los ms alto niveles de la organizacin. Anlisis e interpretacin de la informacin principalmente en los informes que sern utilizados por los ejecutivos de ms alto nivel es recomendable que la informacin se presente resumida y analizada con objeto de hacer ms eficiente el tiempo que el ejecutivo dedica a la lectura del informe. Objetivos Los objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de informacin son evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en todo los niveles de la organizacin, proponer planes de cajn especficos par mejorar la calidad de la informacin que se obtiene a todos los niveles de la organizacin, recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de informacin importantes para la administracin de la entidad econmica, as como el medio mas apropiado para lograrlo, la metodologa general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa a entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria. Metodologa Adems de la familiarizacin de carcter general ser necesario conocer la estructura organizacional de operacin y los sistemas que la organizacin tiene instalados para obtener informacin, Es importante determinar el enfoque de los 41
diferentes sistemas de informacin, sus objetivos, los polticos que son aplicables a estos sistemas y los medios para el procesamiento de transacciones que utilizan en la empresa o entidad. En la investigacin preliminar conviene determinar como se lleva a cabo la plantacin de las operaciones con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera a futuros. 13. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORIA OPERACIONAL. No existe una Estructura modelo en la redaccin del Informe de Auditora Administrativa, ya que es muy difcil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditora Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o caractersticas propias de la actividad, operacin o rea examinada, adems de los principios administrativos y normatividad existente. 13.1 Definicin del Contenido. El contenido se define de la forma siguiente: Sntesis La Sntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinin del Auditor indicando las observaciones ms significativas e importantes del Informe. Se prepara principalmente para informar al lector del Informe, generalmente personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer el ntegro del informe, sobre el contenido fundamental de ste para motivarlo a tomar las acciones correctivas. Introduccin Consiste en la descripcin en forma narrativa los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada. La Informacin introductoria que se presenta expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a examinar. 42
Antecedente. En esta parte de la informacin introductoria, el auditor sealar el motivo que origin la auditora efectuada. La manifestacin puede ser presentada segn el caso, si obedece la realizacin del examen al cumplimiento del Plan de Auditora Anual (cuando se trata de la ejecucin de auditora de acuerdo a la programacin anual que cumple la Oficina de Auditora Interna de una empresa o entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede ser ejecutada por la misma Oficina de Auditora Interna o por una Sociedad de Auditora previo contrato en este ltimo caso. Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Trmino de Trabajo de Campo o la Auditora propiamente dicha. Objetivo Se consideran los objetivos de la auditora administrativa, que varan de acuerdo a la naturaleza de las funciones del rea examinada. Ejemplo: Si se practica la Auditora Administrativa en el rea de Trmite Documentario y Archivo, los objetivos sern:
1) Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos

que comprende el proceso integral de la administracin documentaria de la empresa.
2) Determinar el grado de orden, conservacin, proteccin y clasificacin del

archivo de la entidad, as como la oportunidad de su servicio.
Alcance
Se debe especificar el alcance del rea examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisin encargada de la auditora administrativa si se trata de determinar el alcance del rea de trmite documentario y archivo, se especifican el alcance de la manera siguiente: - rea auditada: La administracin documentaria, depende de la Secretara General. Aspectos A Examinar: Control Interno del Sistema Proceso de Recepcin Proceso de Clasificacin y Registro 43
Proceso de Control y Seguimiento Proceso de Distribucin Proceso de Informacin Proceso de Archivo Funcionarios Responsables Se deben considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del rgano.
Comisin Encargada
Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditora administrativa.
Naturaleza de la Empresa.
Consiste en un breve resumen de la constitucin y autorizacin legal para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su organizacin, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y al personal con que cuenta.
Observaciones
Las Observaciones de la Auditora son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y lgica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las observaciones debern ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditora presentarn las observaciones que no tienen solucin inmediata, las de menor importancia deben ser dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo para su solucin inmediata.
Conclusiones
Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor.
44
Las Conclusiones sern objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mencin, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.
Recomendaciones
Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solucin de los problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administracin. Las recomendaciones estarn orientadas a la mejor utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditora, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organizacin examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del auditor sern presentadas en el Informe de Auditora, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentacin de las Conclusiones.
Anexos
Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorias administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones planteadas. 14. EL RESULTADO ESPERADO DE UNA AUDITORA OPERATIVA La Auditora Operativa tiene la capacidad para incentivar la mejora de los procesos y el logro de ahorro en los siguientes aspectos; como son: Recursos financieros, humanos, materiales y tecnolgicos. 45
Comunicaciones. Tiempo de ejecucin, etc.
Este valor que tiene la Auditora Operativa, le dar con justicia la jerarqua y el respeto que merece en la organizacin que se aplica. Reforzndose para la empresa el convencimiento que ya se ha hecho notar, que este tipo de Auditora es una verdadera inversin y no un gasto para ella. El concepto de valor agregado de la Auditora Operativa, debe entenderse sobre la base de la siguiente ecuacin: A+B=C
Donde: A = Valor de la organizacin antes de la Auditora Operativa B = Recomendaciones de cambios, mejoras correctivas y acciones de prevencin, expuestos en el Informe de la Auditoria Operativa. C = Nuevo valor de la organizacin, despus que la administracin implementa, conjuntamente, con la Auditora Operativa, las mejoras, los cambios o acciones de prevencin propuestos en el Informe. La Auditora Operativa agrega valor a la Empresa auditada cuando: Propone medidas para disminuir en tiempo la ejecucin de los procesos, Cuando propone las medidas correctivas tendientes a disminuir un costo o a coartar las deficiencias detectadas, Cuando ayuda a prevenir un eventual o potencial problema, Cuando recomienda mejoras en el Sistema de Control Interno, para hacerlo ms efectivo, Cuando propone mejorar elementos no valorables econmicamente, pero que tienen una incidencia importante en todas las actividades de la empresa. En otras palabras, los auditores operativos tienen claro, que brindar soluciones, corregir a tiempo, es agregar valor a la empresa auditada y, si ellos agregan valor 46
a sus conocimientos podrn en consecuencia, agregar valor al ente usuario de sus servicios. Se dice que: "Todo lo que no agrega valor es desperdicio".
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procedimientos y controles establecidos para lograr los objetivos. 6

Auditora Operacional Tiene El alcance puede ser limitado dentro Cubre

Auditora Financiera un alcance bien definido. toda el rea financiera

especializados del equipo de trabajo tiempo necesario para aplicar su

evaluacin, vara de un rea a otra.

de Compras, incluyendo las reas de recepcin y almacenaje,

1) Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos

2) Determinar el grado de orden, conservacin, proteccin y clasificacin del

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