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Entrevistas
Las metas son informacin importante que se puede recabar de las entrevistas. Los hechos que obtenga de los datos concretos y reales podran explicar el desempeo pasado, pero las metas reflejan el futuro de la organizacin.
El uso conjunto de los mtodos interactivos y los no intrusivos para acercarse a la organizacin es una prctica inteligente que ofrecer un panorama ms completo de los requerimientos de informacin.
2. Establecer los objetivos de la entrevista. Utilice los antecedentes que haya recopilado, as como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis reas clave referentes al procesamiento de la informacin y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendr usted que hacer preguntas.
Cinco pasos para preparar una entrevista 4. Preparar al entrevistado. Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablndole por anticipado o envindole un mensaje de correo electrnico y dndole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrnico con antelacin para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas.
Cuestionario
El uso de cuestionarios es una tcnica de recopilacin de informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas de muchas personas importantes en la organizacin que podran resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos. Es posible cuantificar las respuestas conseguidas a travs de cuestionarios (tambin conocidos como encuestas) que usan preguntas cerradas. Si usted encuesta personas a travs de correo electrnico o la Web, puede utilizar software para convertir las respuestas electrnicas directamente a tablas de datos para anlisis mediante una aplicacin de hoja de clculo o paquetes de software estadsticos.
Hay muchas similitudes entre ambas tcnicas como son los cuestionarios con respecto a las entrevistas, y quiz lo ideal sera usarlas en conjunto, ya sea dando seguimiento en una entrevista a las respuestas confusas del cuestionario o diseando los cuestionarios con base en lo que se descubra en las entrevistas. Sin embargo, cada tcnica tiene sus propias funciones especficas, y no siempre es necesario o conveniente utilizarlas en combinacin.
Cuando usted decide encuestar a los usuarios por medio del correo electrnico o la Web, enfrenta aspectos de planeacin adicionales acerca de la confidencialidad, la autenticacin de identidad y problemas de mltiples respuestas.
Planeacin del uso de cuestionarios Las preguntas abiertas son particularmente adecuadas para situaciones en que usted desea descubrir las opiniones de miembros de la organizacin sobre algn aspecto del sistema, ya sea un producto o un proceso. En estos casos, en los que es imposible listar eficazmente todas las posibles respuestas a una pregunta, usted podra recurrir a las preguntas abiertas.
Las ventajas de utilizar preguntas cerradas de cualquiera de los dos tipos incluyen lo siguiente:
1. Ahorrar tiempo. 2. Comparar las entrevistas fcilmente. 3. Ir al grano. 4. Mantener el control durante la entrevista. 5. Cubrir terreno rpidamente. 6. Conseguir datos relevantes.
La razn es obvia cuando usted empieza a imaginar la apariencia que tendrn los datos que recopilar. Si utiliza slo preguntas abiertas para centenares de personas, el anlisis y la interpretacin correctos de sus respuestas se vuelve imposible sin la ayuda de un programa computarizado de anlisis de contenido.
SONDEO:
Un tercer tipo de pregunta es el sondeo o seguimiento. El sondeo ms profundo es el ms simple: la pregunta "Por qu?" Otros sondeos son "Me puede dar un ejemplo?" y "Me lo puede explicar con ms detalle?. El propsito del sondeo es ir ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinin del entrevistado. Los sondeos pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.
SONDEO:
El sondeo es fundamental. La mayora de los entrevistadores principiantes muestran resistencia al uso de los sondeos y, por consiguiente, aceptan respuestas superficiales. Por lo regular agradecen que los empleados les concedan entrevistas y se sienten obligados hasta cierto punto a aceptar cortsmente las respuestas tajantes.
REDACCION DEL INFORME DE LA ENTREVISTA Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de anlisis de los datos de sta apenas comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a travs de un informe escrito. Es indispensable que escriba dicho informe lo ms pronto posible despus de la entrevista. Este paso es otra forma de asegurar la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto ms tiempo espere para hacer el informe de su entrevista, ms dudosa ser la calidad de sus datos.
Despus de este resumen inicial, entre en mayor detalle, registre los puntos principales de la entrevista y sus propias opiniones. Repase el informe de la entrevista con el entrevistado en una reunin de seguimiento. Este paso le ayuda a clarificar lo que el entrevistado pretenda y le permite a ste saber que usted est bastante interesado en tomarse el tiempo necesario para entender sus puntos de vista y percepciones.
Mtodos intrusivos
Tan solo con su presencia en una organizacin, el analista de sistemas la cambia. Sin embargo, los mtodos no intrusivos como el muestreo, la investigacin y la observacin del comportamiento y el entorno fsico de un tomador de decisiones, son menos molestos que otras formas de obtener los requerimientos de informacin. Dichos mtodos se consideran deficientes si se usan por si solos para recopilar informacin. De preferencia, se deben usar en conjunto con uno o varios de los mtodos interactivos que se mencionaron anteriormente.
Muestreo
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendra que seleccionar una muestra representativa de datos para TECNICAS DE TRABAJO examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen: 1. Reducir costos. 2. Acelerar la recopilacin de datos. 3. Mejorar la efectividad. 4. Reducir la parcialidad.
Muestreo
Analizar cada pedazo de papel, hablar con todos y leer cada pgina Web de la organizacin ser demasiado costoso para el analista de sistemas. TECNICAS DE tiempo valioso a Copiar los informes, quitarlesTRABAJO los empleados y duplicar encuestas innecesarias producir un gasto considerable e innecesario.
Muestreo El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilacin de datos seleccionados en lugar de todos los datos de la poblacin entera. Adems, el analista de sistemas se ahorra el trabajo de analizar los datos de toda la poblacin.
Muestreo
Tambin la efectividad en la recopilacin de los datos es un aspecto importante. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad si se puede obtener la informacin ms precisa. Este tipo de muestreo se consigue, por ejemplo, al hablar con menos empleados pero hacindoles preguntas ms detalladas. Adems, si se entrevistan menos personas, el analista de sistemas puede tomarse su tiempo para verificar que no hayan datos perdidos o incompletos, mejorando ms la efectividad de la recopilacin de datos.
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para disear una buena muestra: 1. Determinar qu datos van a ser recopilados o descritos. 2. Determinar de qu poblacin se van a tomar muestras. 3. Escoger el tipo de muestra. 4. Decidir el tamao de la muestra.
INVESTIGACION La investigacin es la accin de descubrir y analizar los datos. Al investigar las evidencias en una organizacin, el analista acta como Sherlock Holmes, el legendario detective del 22IB de Baker Street.
INVESTIGACION
Conforme el analista de sistemas se esfuerza por entender la organizacin y sus requerimientos de informacin, es importante que examine los diferentes tipos de datos reales que ofrecen informacin no disponible a travs de ningn otro mtodo de recopilacin de datos. Los datos reales revelan en donde est la organizacin y hacia dnde creen sus miembros que se dirige. Para conjuntar un panorama preciso, el analista necesita examinar datos reales tanto cuantitativos como cualitativos.
PREGUNTAS? DUDAS?