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DICIONRIO ARQUIVSTICO

(in http://www.tj.rj.gov.br/dga/dicionario_arquivistico.htm) Pretendemos, atravs deste dicionrio, esclarecer as dvidas sobre os termos mais comuns utilizados por quem trabalha diariamente com arquivo.

Letra A ACERVO Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. ACESSO 1 Possibilidade de consulta a documentos e informaes. 2 Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao. ACONDICIONAMENTO Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso. ACUMULAO Reunio de documentos produzidos e / ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Direo, superviso, coordenao, organizao e controle das atividades de arquivo. Tambm chamada gesto de arquivos. ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS VER GESTO DE DOCUMENTOS AMOSTRAGEM Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo. ANEXAO Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. APENSAO Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. APENSO Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integr-lo. ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em depsito. VER tambm ACONDICIONAMENTO. ARQUIVAMENTO 1 Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. VER tambm ARRANJO, MTODO DE ARQUIVAMENTO e SISTEMA DE ARQUIVAMENTO. 2 Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao. VER tambm MTODO DE ARQUIVAMENTO ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter

pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. ARQUIVO ADMINISTRATIVO Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo tcnico. ARQUIVO CORRENTE 1-Unidade administrativa ou servio responsvel pelo arquivo corrente. 2-Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. ARQUIVO ESTADUAL Arquivo pblico mantido pela administrao estadual, identificado como principal agente da poltica arquivstica neste mbito. ARQUIVO GERAL Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado ARQUIVO CENTRAL. ARQUIVO HISTRICO VER ARQUIVO PERMANENTE ARQUIVO INTERMEDIRIO 1 Conjunto de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 - Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao. ARQUIVO NACIONAL Arquivo pblico central ou mantido pela administrao federal de um pas, identificado como o principal agente da poltica arquivstica nesse mbito. ARQUIVO PERMANENTE 1 Conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. 2 Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 3 - Arquivo responsvel pelo arquivo permanente. Tambm chamado de arquivo histrico. ARQUIVO PRIVADO 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. 2 Arquivo de entidade coletiva de direito privado, famlia ou pessoa. Tambm chamado arquivo particular. ARQUIVO PBLICO 1 - Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 2 - Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. ARQUIVO TCNICO Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo administrativo. ARRANJO

Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. ATIVIDADE-FIM Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm referida como atividade finalstica. ATIVIDADE-MEIO Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm referida como atividade mantenedora. AVALIAO Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Letra C CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao. VER tambm TEORIA DAS TRS IDADES. CLASSE A primeira diviso de um plano de classificao ou de um cdigo de classificao. CLASSIFICAO 1 Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo , de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2 Analise e identificao do contedo de documentos, seleo de categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir cdigos. 3 Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. CDIGO Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. VER tambm NOTAO. CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Instrumento tcnico utilizado nos arquivos correntes e intermedirios para consolidar codificao hierrquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo agrupamento lgico e fsico. COMISSO DE AVALIAO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo. Responsvel pela emisso da tabela de temporalidade. CONSERVAO 1 - Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos. 2 - Conjunto de medidas e procedimentos destinados a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. CONSULTA Busca direta ou indireta de informaes. Letra D DATA DE ACESSO 1 - Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso a um documento. 2 - Elemento de identificao cronolgica do acesso efetuado a um documento em meio eletrnico.

DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e o trmino do perodo de produo de uma unidade de descrio. DESCARTE Excluso de documentos de um arquivo aps avaliao. VER tambm ELIMINAO. DESCRIO Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. DESTINAO Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. VER tambm TABELA DE TEMPORALIDADE. DOCUMENTAO 1 - Conjunto de documentos 2 - Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. DOCUMENTAO ESPECIAL Documento em linguagem no-textual, em suporte no convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica. DOCUMENTAO TEXTUAL Gnero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados, ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatrios. DOCUMENTO Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. VER tambm ITEM DOCUMENTAL. DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. DOCUMENTO PBLICO 1 - Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico. 2 - Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico. 3 - Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. DOMICLIO LEGAL DO DOCUMENTO Jurisdio a que pertence cada documento, de acordo com a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde foi produzido e recebido. DOSSI Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Letra E ELIMINAO Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor permanente. Tambm chamado expurgo de documentos.

ESPCIE DOCUMENTAL Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao . So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. VER tambm TIPO DOCUMENTAL. Letra F FICHRIO 1 - Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperao de documentos e informaes. 2 - Mvel utilizado para guarda de fichas. FUNDO Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivduo, famlia ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funes. FUNDO ABERTO Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora continuar em atividade. FUNDO FECHADO Fundo que, no recebe acrscimo de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade. Letra G GNERO DOCUMENTAL Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliogrficos, documentos cartogrficos, documentos eletrnicos, documentos filmogrficos, documentos iconogrficos, documentos microgrficos, documentos textuais. GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. GUIA DE RECOLHIMENTO VER RELAO DE RECOLHIMENTO GUIA DE TRANSFERNCIA VER RELAO DE TRANSFERNCIA Letra I IDENTIFICAO Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. INSTRUMENTO DE PESQUISA Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes. ITEM DOCUMENTAL 1 - Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante de dossis ou processos. 2 - Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referida como pea. Letra J JUNTADA 1 - Apensao ou anexao de um processo a outro.

2 - Juno de documentos a um processo. Letra L LISTA DE ELIMINAO Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente. VER tambm TERMO DE ELIMINAO LISTA DE RECOLHIMENTO VER RELAO DE RECOLHIMENTO LISTA DE TRANSFERNCIA VER RELAO DE TRANSFERNCIA Letra M MTODO DE ARQUIVAMENTO Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. Letra N NOTAO 1- Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G), equivale a cdigo de referncia. 2 -Cdigo de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou sinais, que permite sua ordenao ou localizao. Letra O ORDENAO Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado mtodo. Letra P PEA VER ITEM DOCUMENTAL. PERODO DE RETENO Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. PLANO DE CLASSIFICAO Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. VER tambm CDIGO DE CLASSIFICAO. PRAZO DE ELIMINAO Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. PRAZO DE GUARDA Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno. PRESERVAO Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. PRINCPIO DA PROVENINCIA Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

PROCESSO Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. PROJEO Salincia colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinadas ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. PROTOCOLO Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Letra R RECOLHIMENTO 1 - Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes, com competncia formalmente estabelecida. 2 - Operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. RECUPERAO DA INFORMAO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada. RELAO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes. RELAO DE TRANSFERNCIA Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermedirios. Letra S SELEO Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

SRIE Subdiviso do quadro de arranjo, que corresponde a uma seqncia de documentos relativos mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e preservao de documentos ou arquivos, bem como o acesso s informaes neles contidas. SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns. SUPORTE Material no qual so registradas as informaes. Letra T TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento tcnico de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. TEORIA DAS TRS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de

acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. VER tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS TERMO DE ELIMINAO Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. TIPO DOCUMENTAL Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. TRANSFERNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. TRIAGEM VER SELEO Letra U UNICIDADE DO DOCUMENTO Princpio arquivstico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cpia ter apenas uma delas preservada. UNICIDADE DA INFORMAO Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie documental determina a preservao de um nico exemplar, observada a integralidade da informao e do suporte. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO 1 - Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critrio preestabelecido, que pode denominar-se caixa-arquivo, dossi, mao, pasta, etc. 2 - Documento tomado por base, para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Letra V VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. VALOR FISCAL Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. VALOR HISTRICO VER VALOR PERMANENTE VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio. VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VER tambm VALOR PROBATRIO. VALOR PERMANENTE Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Tambm chamado valor arquivstico ou valor histrico.

VALOR PRIMRIO Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR PROBATRIO Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. VALOR SECUNDRIO Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. VIGNCIA Qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos documentos. Referncias: Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005 ISAD (G): Norma geral internacional de descrio arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001 Lei n 8159/91 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.