Contabilidad de Costos-Distribucin de la Carga Fabril

Tcnicas de prorrateo- Distribucin de la carga fabril.

PRORRATEO PRIMARIO Que permite a partir de la contabilizacin globalizada de las seis partidas que conforman los indirectos (materia prima indirecta, mano de obra indirecta, depreciaciones de fbrica, amortizaciones de instalaciones de fbrica, aplicacin de activos diferidos pagados por anticipado y las erogaciones como son renta, luz, telfono, impuestos a la produccin, etc. ), establecer la mecnica de identificacin de estos conceptos generales en cada uno de los departamentos involucrados, llamados tcnicamente CENTROS DE COSTOS, tanto directos como indirectos, de acuerdo con las bases que resulten ms apropiadas. Al respecto es importante mencionar que dichas bases como su nombre lo dice, son aquellos componentes o elementos que son uniformes o consistentes en cada uno de los centros de costos, as por ejemplo tenemos que para asignar los materiales indirectos, podremos usar los comprobantes de salida del almacn; para asignar la renta, podra ser en funcin de metros cuadrados, metros cbicos o volumen ponderado de cada centro de costos; para asignar el servicio de correos se hara una estimacin basada en la experiencia, etc. Aqu cabe comentar que a medida que el concepto es ms genrico, las bases de prorrateo van siendo ms y ms difciles de especificar, lo que en parte se soluciona, conociendo a profundidad a la empresa y obviamente su proceso de produccin. Pero an as, esta complejidad permanece aunque sea en un menor grado. Contablemente este prorrateo ocasiona una reasignacin de conceptos de costos indirectos en las SUBCUENTAS de la cuenta General llamada COSTOS INDIRECTOS REALES.

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Los gastos de produccin son, en su mayor parte, de carcter conjunto, es decir, se presentan simultneamente en diversos departamentos. La presencia de unos gastos trae la imprescindible necesidad de otros. As por ejemplo, la maquinaria y equipos traen consigo los gastos conexos. De espacio, de reparaciones, de accesorios y lubricantes, de seguros, de contribuciones, de depreciacin y de fuerza. Los costos conjuntos engendran el problema de encontrar la base ms adecuada para su aplicacin a cada departamento, para lo cual debe precederse a hacer un anlisis o investigacin de las condiciones existentes en cada industria, previo estudio de cada partida y previa acumulacin de todos los datos hasta formar un juicio lo ms exacto que sea posible, para elegir la base, a fin de asignar a cada departamento la parte que le corresponda. A esta operacin se le denomina Prorrateo Primario. A continuacin se mencionan las bases generalmente aceptadas por los tratadistas para efectuar el prorrateo de cada una de esas partidas de naturaleza conjunta; pero no deben tomarse como bases absolutas sino relativas. Para realizar el prorrateo primario, se presentan a continuacin, las siguientes bases de aplicacin de los gastos

GASTOS TIPO POR APAPLICARSE

BASES DEL PRORRATEO PRIMARIO

1 Para todos aquellos gastos que pueden ser identificados en el departamento que los origina, como algunos materiales y salarios in- 1. Aplicacin directa directos. Reparaciones especificas, etctera, que resultan ser gastos directos al departamento. 2.Depreciacin, seguros, reparacin 2. Inversin de maquinaria y equipo y mantenimiento de maquinaria y en cada departamento. equipo en general.

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3. Renta, mantenimiento. 3. Espacio ocupado por cada departamento (metros cuadrados).

4. Cuota patronal al Instituto 4. Sueldos y salarios directos, de cada Salvadoreo del Seguro Social. departamento. 5. Servicio mdico, 5. Nmero de trabajadores, de cada superintendencia, previsin social, departamento. restaurante. 6: Gastos de alumbrado. 7. Gastos de fuerza. 6. Nmero de lmparas en cada departamento. (Si son todas iguales)

7. Kw. hora consumidos por cada departamento. 8. Gastos generales, que no tengan 8. Tiempo trabajado (hora) en cada una base lgica. departamento.
Estas bases slo son enunciativas ms no exhaustivas; por lo tanto, ser necesario estudiar en la prctica cul es la base adecuada de acuerdo con las particularidades, de la empresa.

Ejemplo Grafico Prorrateo Primario:

Carga Fabril Presupuestada

Departamen to Productivo No.1

Departamen to Productivo No.2

Departamen to Productivo No.3

Departamen to Servicio A

Departamen to Servicio B

Departamen to Servicio C

El segundo paso de asignacin de los Costos Indirectos a los productos con cifras histricas es el Pgina 3

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PRORRATEO SECUNDARIO cuya informacin parte del resultado del Prorrateo primario en donde ya tenemos cantidades asignadas a los diferentes centros de costos, tanto de servicio como productivos, especificando los conceptos en cada uno de ellos. Como puede observarse, el objetivo de toda esta tcnica es asignar los costos indirectos a los productos, entonces en este paso se derramarn las cantidades que identifican los conceptos de cada uno de los departamentos de SERVICIO a los departamentos productivos o centros de costos directos. Para poder hacer este prorrateo se tiene que identificar la relacin de servicio secuencial de los departamentos, partiendo de aqul que da un servicio ms general y continuando en forma gradual hasta el que da un servicio ms especfico. Es conveniente hacer notar que por la estructura de las funciones de las empresas en ocasiones es difcil delimitar la relacin de servicio que tienen los departamentos, lo cual podra solucionarse haciendo prorrateos recprocos antes de este, o utilizando planteamientos matemticos para solucionarlo. El orden podra decirse el ms comn, en la estructura de una empresa es: - Servicio de Edificio - Servicio de Vigilancia - Direccin de la Fbrica - Departamento de Personal - Departamento de Costos - Planta de energa elctrica. - Departamento de mantenimiento mecnico. - Departamento de planeacin de produccin y control de inventarios. - Seccin de trfico. - Departamento de compras. - Almacn de materias primas. - Departamento de compresoras de aire. Pgina 4

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- Departamento de Calderas. - Control de Calidad, etc. Una vez identificada la secuencialidad de los departamentos, tambin se utilizan bases de prorrateo, las que deben reunir las caractersticas de generalidad de uso o de pertenencia en los departamentos sobre los que se prorratean. Las bases ms comunes seran por ejemplo: para Direccin de Fbrica se podran usar horas hombre trabajadas de la direccin, o por porcentajes estimativos; departamento de compras, la funcin de compra de materiales sera asignada al almacn de materiales y otras compras asignadas a otros departamentos en funcin a nmero de pedidos atendidos. Es aqu donde como ejemplo el Departamento de Personal, da servicio a toda la industria de transformacin en la misma forma que el Departamento de Mantenimiento, por lo que sera conveniente hacer planteamientos matemticos para hacer estas asignaciones. Contablemente este prorrateo generar un asiento tambin dentro de las subcuentas de COSTOS INDIRECTOS REALES solo por la parte de cada cantidad asignada en el prorrateo secundario que tenga que derramarse a los dems departamentos de servicio y a los productivos, para dejar en dichas subcuentas solo el registro de los conceptos en los Departamentos Productivos. Despus de haber acumulado los gastos en los departamentos productivos y en los departamentos de servicio, de acuerdo con las bases que antes hemos expuesto, nos queda el problema de prorratear los costos de los departamentos de servicio a los departamentos productivos. El costo de operacin de cada departamento de servicio debe ser prorrateado a los departamentos de produccin en proporcin al beneficio recibido de aquellos. La distribucin es un tanto complicada en virtud de que los departamentos de servicio generalmente Pgina 5

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lo proporcionan tanto a los departamentos de produccin como a los de servicio de la produccin, y puede llegarse a una distribucin artificiosa y complicada comparada al juego del gato con su cola. Para evitarla, la prctica ha recomendado el siguiente procedimiento: en primer trmino, debern distribuirse los gastos de los departamentos que dan mayor servicio. De acuerdo con esto, los gastos de los departamentos de servicio general tendrn que prorratearse, en primer trmino, tanto a los departamentos de produccin. En esta forma queda saldado el total de gastos que corresponde a los departamentos de servicio general. Enseguida se prorratearn los gastos de los departamentos de servicios de produccin a los departamentos de produccin. Por ultimo, ya acumulados los gastos en los departamentos productivos, habr que prorratearlos a los artculos manufacturados. En estas condiciones, cada unidad producida llevar cargada la parte alcuota que le corresponde del total de los gastos de produccin. No hay que olvidar que todos los gastos erogados en la produccin tienen el exclusivo objeto de obtener artculos terminados. Los departamentos de servicio de produccin y de servicio general tienen la finalidad de auxiliar la tarea encomendada a los departamentos productivos. Cada departamento productivo, en consecuencia deber reportar la proporcin que le corresponde en el costo de operaciones de aquellos otros departamentos. A este conjunto de operaciones se la llama PRORRATEO SECUNDARIO y puede realizarse de dos formas: METODO DE BASE NO RECIPROCA El mtodo escalonado es ms exacto que el mtodo directo cuando un departamento de servicio presta servicios a otro de igual carcter, puesto que tiene en cuenta los servicios proporcionados por un departamento de servicios a otro. La asignacin de los costos presupuestados de los departamentos de servicios se realiza mediante una serie de pasos, como sigue.

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1 Los costos presupuestados del departamento de servicios que presta servicios a la mayor cantidad de otros departamentos de servicios usualmente se asignan primero. 2 Los costos presupuestados del departamento de servicios que provee servicios a la siguiente mayor cantidad de departamentos de servicios, se asignan luego. Se incluye cualquier costo presupuestado que se asocie a este departamento a partir del paso 1. Obsrvese que con este mtodo, una vez asignados los costos presupuestados de un departamento de servidos a otros departamentos, no puede volver a asignarse a este departamento ningn costo adicional presupuestado. Es decir, el departamento cuyos costos presupuestados se le asignaron en el paso 1, no recibir ninguna asignacin de costos del segundo departamento. 3 Esta secuencia contina, paso a paso, hasta que todos los costos presupuestados del apartamento de servidos se hayan asignado a los departamentos de produccin. En la figura anterior se ilustr cmo se realiza la asignacin del costo con un mtodo escalonado.

El prorrateo secundario puede hacerse con las siguientes bases, mismas que son enunciativas mas no exhaustivas.

SERVICIO O DEPARTAMENTO BASES DEL PRORRATEO SECUNDARIO 1. Servicio de Edificio y Aseo 2. Servicio da Personal. 3. Servicio de Vigilancia. 4. Direccin de la fabrica. 1. Espacio ocupado por cada departamento servido. 2. Nmero de trabajadores departamento servido. 3. Nmero Inversiones. de trabajadores. de cada de

Monto

4. Horas hombre trabajadas (representan la actividad fabril general) o porcentajes estimativos

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5. Servicio de costos 5. Nmero de horas de trabajo de cada departamento de servicio.

6. Servicio de Almacn de 6. Valor de los materiales servidos a cada Materias Primas. departamento. 7. Servicio de luz y fuerza. 7. Kw. hora estimados departamento de servido. para cada

8. Servicio de herramientas, 8. Nmero de horas en cada departamento servicio mecnicos. servicios servido. generales, etc. 9. Por ciento estimativos de consumo de vapor segn los clculos efectuados por los 9. Servicio de calderas ingenieros. Basado en la capacidad calculada en funcin de monto de vaporacin de agua por hora.

Ejemplo Grafico:
Carga Fabril

Presupuestada

Departamento Productivo No.1

Departamento Productivo

Departamento Productivo

Departamento Servicio

Departamento Servicio

Departamento Servicio

No.2

No.3

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METODO DE DISTRIBUICON DIRECTA Es el que se utiliza con mayor frecuencia para asignar el total de costos presupuestados del departamento de servicio, debido a su sencillez matemtica y a su facilidad de aplicacin. Mediante este mtodo, el total de costos presupuestados de los departamentos de servicio se asigna de manera directa a los departamentos de produccin, ignorando cualquier servicio prestado por los departamentos de servicios a otros departamentos De servicios. (Por ejemplo: el departamento de mantenimiento de edificio y terrenos puede prestar servicios al departamento de personal, y ste a su vez, puede suministrar servidos al departamento de mantenimiento de edificios y terrenos), el mtodo directo es apropiado para la asignacin del total de los costos presupuestados del departamento de servicios cuando no existen servicios recprocos.

Ejemplo grafico
Carga Fabril Presupuestada

Departamento Productivo

Departamento Productivo

Departamento Productivo

Departamento Servicio

Departamento Servicio

Departamento Servicio

No.1

No.2

No.3

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La ltima etapa de esta tecnologa de prorrateos con cifras histricas es el PRORRATEO FINAL que tiene como base el resultado del prorrateo Secundario y que concluye la etapa de asignacin de los costos indirectos a los productos. Aqu se utilizan bases de asignacin siendo las ms comunes: - en funcin de la magnitud fsica de la produccin: nmero de artculos, peso y volumen de los mismos. - en funcin del costo de los elementos directos utilizados: materia prima directa utilizada y mano de obra directa empleada en cada artculo o costo primo. - en funcin del tiempo en que se desarrolla la produccin: horas hombre u horas mquina, y - haciendo una mezcla de todas las alternativas anteriores. Como lo que son, bases, es conveniente considerar que tienen un comportamiento uniforme en todo. Despus de toda esta explicacin me permito poner a su consideracin todas las fortalezas y debilidades de esta tcnica a nivel histrico, las que enuncio empezando por las primeras: Fortalezas: Permite conocer y relacionar los montos de los conceptos con los departamentos a los que les dan servicio ayudando a tener un concepto ms claro de la integracin de las funciones de una empresa. - Ayuda a identificar el grado de reciprocidad que existe entre los diferentes departamentos de la empresa. - Se obtiene informacin acerca del comportamiento de cada uno de los conceptos indirectos. - Ayuda a la estructura organizacional de la empresa. - Hace posible el registro del tercer elemento del costo y su control. Debilidades: Se vuelve compleja y difcil de determinar la reciprocidad Pgina 10 de los departamentos, cuando entre ellos tienen grados similares.

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- Las bases de prorrateo tienen la desventaja de ser a veces no muy cercanas a la realidad, cuando por razones administrativas no es posible determinar con precisin el comportamiento del costo. - en el prorrateo final cuando se asignan ya los costos a los productos, se hace por medio de unidades fsicas, horas hombre u horas mquina u otras bases y es en este punto en donde la CONTABILIDAD DE COSTOS a nivel histrico ha sido gravemente criticada. La razn de esta ltima debilidad es porque en la actualidad las circunstancias de produccin son otras. Me refiero a que con el avance mundial en todos los aspectos, incluyendo obviamente el tecnolgico y social, los elementos del costo tienen un comportamiento diferente. Ahora hablamos de la no existencia de almacenes de materiales que permiten optimizar los recursos, de la automatizacin de los procesos que hacen que la mano de obra manual ya no sea un rengln tan importante en nmero de trabajadores, ahora lo es en especializacin y en poca cuanta; del uso de nuevos sistemas de costeo como son el Costeo Directo y Costos ABC o por actividades, que son sistemas ms exhaustivos y requieren de mayor tecnologa; de los cambios de mentalidad de quienes dirigen las empresas y de quienes laboran en ellas. En cuanto a los conceptos indirectos se tienen dos consideraciones de acuerdo al trabajo en serie y al trabajo por pedidos. Por qu hay que considerar esto?. Porque debido a las condiciones econmicas por las que atravesamos hemos aquilatado que dependiendo de factores como el mercado, el desarrollo tecnolgico y la disposicin de recursos es necesario tomar decisiones de produccin y por ende la inversin necesaria en estos indirectos. Si se trabaja en serie se est expuesto a que los productos no se vendan, entonces las inversiones en costos indirectos no se recuperan fcilmente y su identificacin a nivel individual no est reflejando la realidad, porque el costo de no vender no se est considerando en ellos. Si se trabaja por pedidos que ahora es lo usual, se tienen mayores posibilidades de hacer una mejor utilizacin de Pgina 11

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estos recursos indirectos en tal forma que su recuperacin no contempla ningn costo de tardanza. Este entre otros, es un aspecto que no est contemplado dentro de la asignacin de costos indirectos a los productos, ahora se tienen que tomar factores humanos, de condiciones de mercado, de condiciones de avances tecnolgicos acelerados que existan en el pasado no tan remarcados, que ahora se han hecho patentes por la velocidad de desarrollo que se ha dado en los ltimos tiempos. En este contexto he hecho un estudio del comportamiento de los costos indirectos en el Prorrateo Primario, considerando todas las situaciones que afectan la elaboracin de un producto como son las funciones de direccin administrativa, de auditora, de utilizacin de recursos humanos, entre otros. Debo aclarar que el costo tradicional distingue los elementos del costo como los que se generan en el AREA DE FABRICA, la superficie fsica que contienen los departamentos o centros de costos directos o de produccin y los departamentos de servicio que le auxilian como son almacenes, el Dpto. de Control de Calidad, el Dpto. De Mantenimiento, Calderas, etc., excluyendo el rea administrativa general y el rea de ventas.

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