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Como gerir as existências

Índice

Introdução
Passo 1 - Elaborar um plano de operações
Passo 2 - Fazer um plano de necessidades de materiais
Passo 3 - Escolher os fornecedores
Passo 4 - Escolher a qualidade dos materiais
Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências
Passo 6 - Calcular o stock de segurança

Introdução

Qualquer empresa precisa de adquirir bens e serviços para poder funcionar. No caso de uma
indústria transformadora, terá que comprar materiais ou matérias-primas. Apesar de,
frequentemente, a importância de uma política de compras eficaz ser relegada para segundo
plano, esta função é tão essencial como as outras, sobretudo na fase de arranque. É preciso
conhecer as técnicas para assegurar que os materiais utilizados na produção são os mais
adequados. Afinal, são o ponto de partida de toda a cadeia de produção da empresa e, assim,
podem ajudar ao, ou comprometer o, sucesso no mercado.

Passo 1 - Elaborar um plano de operações

Um plano de operações é um documento da maior importância para qualquer empresa que


tenha que comprar matérias-primas. Trata-se de um documento onde estão indicados com
pormenor e para cada operação ou tarefa a ser efectuada na empresa, o seguinte:

• A sua descrição
• O número de pessoas envolvidas directamente
• O tempo necessário para a executar
• Os materiais utilizados
• O equipamento e maquinaria precisos

A estes elementos, devem ser acrescentados dois itens que têm a ver com a avaliação e o
controlo:

• Como quantificar os resultados (output por unidade de tempo, qualidade, etc.)


• Como é feito o controlo

É com base neste documento que o empresário deve avaliar o seu método de produção,
nomeadamente tentando melhorar os seus pontos fracos.
Passo 2 - Fazer um plano de necessidades de materiais

Em função do plano de operações efectuado, é agora necessário avaliar todos os recursos


materiais, ou seja não só as matérias-primas do ponto de vista clássico mas também todos os
outros componentes, que serão necessários para a execução das variadas tarefas,
nomeadamente a elaboração de produtos a serem vendidos no mercado.

Para elaborar o plano de necessidades de materiais é preciso basear-se no plano de operações,


na estrutura do produto e na política de existências escolhida pela empresa.

1 - O plano de operações

O plano de operações, como referido, indica a quantidade de produto final a disponibilizar aos
clientes e a altura ideal em que isso é feito para que estes permaneçam satisfeitos e não
tenham rupturas de stock.

2 - A estrutura do produto

A estrutura do produto está consubstanciada num documento que indica com extrema precisão
todos os componentes que integram cada produto a ser fabricado. É fácil compreender que
este documento pode ser extremamente extenso. Mas não é tudo. É preciso, também nesta
fase, avaliar todos os materiais de substituição ou alternativos que podem ser utilizados, em
função:

• Dos custos de aquisição: é necessário avaliar quanto custará adquirir grandes volumes
de determinada matéria-prima e se a empresa tem formas de o suportar
financeiramente, tendo em conta o prazo de pagamento exigido pelo fornecedor.
• Da qualidade: é preciso saber em que medida uma qualidade inferior não vai afectar a
estrutura do produto, a sua robustez e também a sua imagem no mercado.
• Da disponibilidade: é preciso saber com que facilidade o fornecedor pode
disponibilizar o material tanto em condições normais como em condições
excepcionais.
• Da adequação ao produto: é essencial saber se o material de substituição se adapta ao
produto sem criar desajustes.
• Das condições de armazenagem: finalmente, os gestores têm de avaliar se as
condições de stockagem do novo material são muito diferentes em termos de
condicionamento, de espaço, etc. E os custos ou a tradução de custos que isso implica.

Tudo isto deve ser feito em função da estratégia da empresa: por exemplo, o mercado que a
empresa quer alcançar é mais sensível à qualidade ou ao preço?

Ainda nesta fase, é necessário definir, em relação aos materiais propriamente ditos:

• As suas características do ponto de vista físico e químico


• As condições de funcionamento
• As dimensões necessárias
• As tolerâncias máximas admitidas para não causar problemas na produção

E finalmente, já não em relação com as características físicas dos materiais mas sim com o
seu manuseamento, importa referir, neste documento:

• Como é feita a embalagem e o modo de expedição,


• Quais as condições de recepção dos materiais,
• Como é verificada a qualidade dos materiais.

Depois da avaliação e estudo de todos estes factores, a empresa fica munida de um documento
operacional da maior importância já que indica:

• Quais os materiais a comprar


• Quais as quantidades dos materiais a adquirir
• Quando devem ser efectuadas as compras
• Qual o encadeamento lógico das compras: o que comprar primeiro e o que comprar
mais tarde.

3 - A política de existências

É a política de existências que vai definir o nível de stocks que a empresa pretende adoptar. É
claro que este nível vai depender de muitos factores, internos e externos à empresa. A saber:

• Os prazos de entrega acordados com os clientes


• A propensão ao risco: armazenar material é caro mas arriscar uma rotura de stock com
clientes insatisfeitos é um risco muito elevado que pode ser muito grave para a
empresa
• As relações com os fornecedores: um bom relacionamento e um empenho real por
parte destes assim como a sua relativa proximidade física podem ser factores que
diminuem a necessidade de ter um stock elevado. No caso extremo, a empresa pode
adoptar uma política de just-in-time, que tende a ter zero materiais em stock sabendo
que consegue receber dos seus fornecedores tudo o que pretende num tempo mínimo.

Passo 3 - Escolher os fornecedores

A escolha dos fornecedores é uma fase crítica para muitos negócios, sobretudo quando estão
na sua fase de lançamento. Escolher precipitadamente um fornecedor e fechar contrato com
ele sem avaliar o mercado pode ser um erro que custará caro à empresa, no futuro. Assim,
uma vez definidos os materiais necessários, é preciso avaliar os fornecedores de cada um dos
materiais sob vários aspectos:

• O seu peso no mercado


• A qualidade dos materiais
• O nível de serviço
• Os preços praticados
• As condições de pagamento
• Os prazos de entrega
• A seriedade do comportamento
• A integração ou não em grupos económicos.

Uma vez identificados estes elementos e assim excluídos algumas das potenciais empresas
fornecedoras, é importante visitar os fornecedores de modo a avaliar, na medida do possível:

• A sua capacidade real de produção


• Os métodos de controlo da qualidade da produção
• Os meios técnicos e a idade dos equipamentos
• Os meios humanos
• Os métodos de fabrico
• A possibilidade de alargamento das gamas
• A estrutura organizativa
• A situação financeira.

Uma vez escolhidos os fornecedores é importante passar para o papel todas as condições que
é importante estarem presentes no contrato de fornecimento, com os deveres e obrigações das
duas partes.

Duas notas finais:

• É essencial estabelecer uma relação de parceria com o fornecedor, para que não seja
um mero vendedor de matérias-primas mas alguém que esteja também empenhado no
sucesso da empresa cliente. Cada vez mais as relações de negócios passam por esta
vertente de parceiro e não só de vendedor e comprador
• Muito importante também é deixar a porta aberta a outros fornecedores de forma a não
ficar dependente de um só, o que faz desequilibrar a balança de forças demasiado para
o lado do fornecedor. Ficar dependente de um fornecedor é o pior que pode acontecer
para a independência e capacidade de gestão da empresa compradora.

Passo 4 - Escolher a qualidade dos materiais

A tentação a evitar a todo o custo é a de comprar barato. Não gastar muito com as compras de
matérias-primas pode ser uma forte tentação sobretudo para os negócios em fase de
lançamento mas pode ser fatal para o desenvolvimento da empresa e a sua afirmação no
mercado. Frequentemente, mais vale retardar o arranque do projecto ou começar a trabalhar a
um ritmo mais lento do que comprar matérias-primas de pior qualidade. É no período inicial
que se estabelece a imagem da empresa no mercado e se esta ficar associada a produtos de
menor qualidade, pode comprometer o posicionamento da marca a longo prazo.

Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências


Se ter um volume de stocks muito baixo representa um risco muito elevado para uma
empresa, já que ser incapaz de fornecer os vendedores pode danificar seriamente a imagem da
empresa criando-lhe sérias dificuldades, já tem stock em excesso representa uma imobilização
de capital difícil de suportar financeiramente. Para isso, a empresa tem que definir muito
claramente qual a política de existências que pretende adoptar. A decisão do nível de
aprovisionamentos que e a empresa deve ter depende de três factores:

• A duração do ciclo de produto: é o tempo que demora a disponibilizar um produto ou


serviço. Inclui as compras de matérias-primas e respectivo prazo de entrega, a
fabricação e o controlo.
• As previsões de vendas: cada empresa terá que fazer previsões o mais pormenorizadas
possível sobre o volume de vendas previsto. Este documento previsional deve ter em
conta os volumes de vendas passados, eventuais efeitos sazonais da venda do produto
em questão, os efeitos da evolução da conjuntura económica nas vendas, etc.
• Os prazos de entrega: Os prazos de entrega acordados com os clientes indicam o
tempo entre a recepção de uma encomenda por parte do cliente e a entrega efectiva:
tem em conta assim o ciclo do produto e também o transporte.

Passo 6 - Calcular o stock de segurança

O stock de segurança representa o stock adicional ao stock normal que permite minimizar os
impactes de um aumento da procura por parte dos clientes e um atraso no fornecimento dos
fornecedores, ou seja um aumento do seu prazo de entrega. Tem por finalidade principal evitar
uma rotura de stocks.

O stock de segurança é a quantidade de produtos equivalente ao número de dias de vendas


(número de produtos vendidos por dia em média) a considerar para conseguir satisfazer as
encomendas no caso de falhas ou atrasos por parte dos fornecedores.

Bibliografia:

• Costa, Horácio; Correia Ribeiro, Pedro; Criação & Gestão de Micro-Empresas e


Pequenos Negócios; Lidel, 1998
• Cavinato, Joseph L; Kauffman, Ralph G.; The Purchasing Handbook: A Guide for the
Purchasing and Supply Professional; McGraw-Hill; 6th Edition; 1999
• Arnold, J. R. Tony; Chapman, Stephen N.; Introduction to Materials Management;
Prentice Hall; 2000