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Microsoft

Project
U123B

AVANADO

Arthur Nunes Ferreira Neto

MS-Project Avanado
E S C O L A T C N I C A D E

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Sumrio
1. INTRODUO E OBJETIVOS DO CURSO 2. PERSONALIZANDO O MS-PROJECT 2.1. BARRAS DE FERRAMENTAS E MENUS 2.2. TABELAS 2.3. RELATRIOS 2.4. MODOS DE EXIBIO 2.5. FILTROS 2.6. CALENDRIOS 2.7. FORMULRIOS 2.8. MAPAS DE IMPORTAO/EXPORTAO 2.9. MACROS 2.10. USANDO O ORGANIZADOR DO MS-PROJECT 3. OLE E HYPERLINK ENTRE O MS-PROJECT E APLICATIVOS 3.1. INSERINDO HYPERLINKS PARA TAREFAS E RECURSOS 3.1.1. HYPERLINK COM O MS-WORD 3.1.2. HYPERLINK COM O MS-EXCEL 3.1.3. HYPERLINK COM O MS-POWERPOINT 3.1.4. HYPERLINK COM O MS-ACCESS 3.1.5. HYPERLINK COMO OUTRO PROJETO MS-PROJECT 3.2. USANDO O MS-PROJECT PARA INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS 3.2.1. ONDE INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS NO MS-PROJECT 3.2.2. VINCULANDO TAREFAS EM DOCUMENTO DO MS-WORD 3.2.3. VINCULANDO TAREFAS EM CLULAS DO MS-EXCEL 4. IMPORTAO E EXPORTAO DE DADOS DO PROJETO 4.1. IMPORTANDO DADOS PARA O PROJETO 4.2. EXPORTAO DADOS PARA O PROJETO 5. CONSOLIDAO E INTEGRAO DE PROJETOS 5.1. CONSOLIDANDO VRIOS PROJETOS 5.2. VINCULANDO TAREFAS ENTRE PROJETOS 6. COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS ENTRE PROJETOS 6.1. COMPARTILHANDO COM O POOL DE RECURSOS 6.2. COMPARTILHANDO COM OUTROS PROJETOS 7. CRIAO DE MACROS NO MS-PROJECT 7.1. O EDITOR DO VISUAL BASIC 7.2. BIBLIOTECAS DA LINGUAGEM VISUAL BASIC 7.3. CRIANDO A PRIMEIRA MACRO 7.4. EXECUTANDO AS MACROS 7.5. USANDO O GRAVADOR DE MACROS 7.6. CRIANDO FORMULRIOS EM MACROS 8. IMPLEMENTANDO O GRUPO DE TRABALHO MS-PROJECT 8.1. PR-REQUISITOS PARA A CRIAO DO GRUPO DE TRABALHO: 8.2. CONFIGURANDO O GRUPO DE TRABALHO 8.3. TRABALHANDO EM GRUPO 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 11 11 14 15 15 16 16 17 17 19 20 21 21 22 23 23 28 30 30 31 32 32 33 33 34 34 35 38 38 38 40

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8.3.1. MENSAGENS DE ATRIBUIO DE TAREFAS 8.3.2. MENSAGENS DE ATUALIZAO DE TAREFAS 8.3.3. MENSAGENS DE SOLICITAO DE STATUS DE TAREFAS 8.3.4. MENSAGENS DE AVISO DE INCIO/TRMINO DE TAREFAS 8.3.5. MENSAGENS DA CAIXA DE ENTRADA DA WEB 8.3.6. MENSAGENS DE ANOTAO DE TAREFAS 8.4. MTODOS DE MENSAGENS INDIVIDUAIS

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1. Introduo e Objetivos do Curso


A presente apostila destinada aos alunos que j conhecem o as funes bsicas do MS-Project. O aluno ter maior proveito desta apostila se j conhecer, entre outros assuntos, como criar e acompanhar o cronograma de um projeto, como criar e atribuir recursos para as atividades, como resolver problemas de nivelamento de recursos, restries de atividades, custos etc. A apostila de MS-Project avanado tem como principais objetivos capacitar ao aluno: 1. Personalizar o MS-Project de acordo com as necessidades do projeto, atravs da criao de novas barras de ferramentas/menus, macros, tabelas, modos de exibies, filtros, mapas de exportao/importao, relatrios, calendrios e formulrios. Uso do organizador do MS-Project. 2. Criar o link e a integrao entre o MS-Project e outras diversas aplicaes, como o Word, Excel, Access, PowerPoint, etc, ampliando bastante a funcionalidade do projeto criado. 3. Importar e exportar dados do projeto para diversos formatos, como HTML, Excel, Word, Texto, Access, banco de dados do Project (.MPD), etc. 4. Fazer a consolidao e a integrao entre vrios projetos; 5. Implementar o compartilhamento de grupos de recursos entre diferentes projetos; 6. Usar o gravador de macros e o editor de cdigos do Visual Basic para aplicativos para criao de macros no MS-Project, permitindo criar novas funcionalidades no MS-Project e a automatizao de tarefas repetitivas. 7. Configurar o MS-Project para a operao em Grupo de Trabalho em uma rede de computadores. Recomendamos a resoluo de todos os exerccios presentes na apostila para um bom aproveitamento do curso. Boa sorte!

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2. Personalizando o MS-Project
Existem nove tipos de objetos que voc pode criar ou alterar no MS-Project, permitindo um bom grau de personalizao da ferramenta. So eles:

2.1.

Barras de ferramentas e menus


Para personalizar barras de menus e ferramentas execute o comando de menu "Exibir - Barras de ferramentas - Personalizar". A caixa de dilogo "Personalizar" exibida permitindo que voc altere ou crie novos menus e barras de ferramentas. Para isto siga os seguintes passos: 1. Para modificar barras de ferramentas e menus clique com o boto direito do mouse sobre a ferramenta ou menu desejado e escolha a opo desejada do menu de contexto.

2. Para adicionar uma opo de menu ou uma ferramenta no menu e barras de ferramentas existentes, clique na guia comandos e selecione a opo que voc deseja inserir. Depois arraste e solte o item selecionado sobre o menu ou barra de ferramenta desejada.

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3. Para que o menu ou a barra de ferramenta alterados voltem s suas configuraes originais, selecione o item na lista "Barra de ferramentas" e depois clique no boto "Redefinir".

2.2.

Tabelas
Para criar novas tabelas ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Tabela - Mais tabelas". Na caixa de dilogo "Mais Tabelas" selecione o tipo de tabela, se de tarefa ou recurso e depois clique em "Editar" para modificar uma tabela existente, ou em "Nova" para especificar os campos de uma nova tabela.

2.3.

Relatrios
Para criar novos relatrios ou modificar os j existentes, execute o comando de menu "Exibir Relatrios". Depois selecione a categoria "Personalizados" e clique no boto "Selecionar". A caixa de dilogo "Personalizar relatrios" ser exibida. Se voc for criar um novo relatrio, selecione uma das quatro categorias e clique "OK". Depois na caixa de dilogo exibida, configure as opes das guias "Definio", "Detalhes" e "Classificar" se o relatrio for de Tarefa, Recurso ou Referncia Cruzada, e da caixa de dilogo "Definio de calendrio mensal" se o relatrio for do tipo Calendrio Mensal.

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2.4.

Modos de exibio
Para criar novos modos de exibio ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Mais modos de exibio". Na caixa de dilogo "Mais modos de exibio" selecione o tipo um modo existente para editar ou em "Novo" para criar um novo modo de exibio. Voc poder criar um modo de exibio nico ou uma combinao de dois modos existentes.

2.5.

Filtros
Para criar novos filtros ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Projeto - Filtro Para - Mais Filtros". Na caixa de dilogo "Mais filtros" selecione um filtro existente para editar ou clique em "Novo" para criar um novo filtro. A"?" (interrogao) do campo valor um parmetro que voc digita em uma caixa de texto quando voc aplica o filtro

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2.6.

Calendrios
O projeto baseado em um calendrio, que por padro o calendrio usado tambm pelos recursos. Porm, se voc desejar criar novos calendrios para o projeto ou para os recursos execute o comando de menu "Ferramentas - Alterar o perodo de trabalho" e depois na caixa de dilogo clique no boto "Novo". Coloque um nome para o novo calendrio e selecione a opo "Criar uma cpia" se quiser que o novo calendrio seja baseado em um j existente.

2.7.

Formulrios
Para personalizar as caixas de dilogo do MS-Project, execute o comando de menu "Ferramentas Personalizar - Formulrios". Depois selecione o formulrio desejado e clique em Editar. Ser exibida uma interface para que voc modifique o formulrio atravs de controles como labels, caixas de texto, botes, etc. Voc tambm aprender a criar caixas de dilogo personalizadas no tpico sobre Macros.

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2.8.

Mapas de Importao/Exportao
Para especificar o formato de uma importao/exportao dentro do MS-Project voc ter que criar um novo Mapa ou usar um dos j existentes. Para criar um novo mapa de importao de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Abrir" e selecione o tipo do arquivo a ser importado na caixa de combinao "Arquivos do tipo". Depois clique em "Abrir". A caixa de dilogo "Formato de importao" ser exibida. Se voc no quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique no boto "Novo mapa" para definir o novo layout de importao. Para criar um novo mapa de exportao de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Salvar como" e selecione o tipo do arquivo a ser exportado na caixa de combinao "Salvar como tipo". Depois clique em "Salvar". A caixa de dilogo "Formato de exportao" ser exibida. Se voc no quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique em "Novo mapa" para definir o layout de exportao.

2.9.

Macros
Para modificar uma macro existente, execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros". Na caixa de dilogo "Macros" selecione o nome da macro e clique em "Editar". Para criar uma nova macro voc tem diversas opes. Voc poder usar o gravador de macros, o editor do Visual Basic, ou executar o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros" e na caixa de dilogo "Macros" selecionar na caixa de combinao "Macros em" o local onde a macro vai ser criada e depois clicar no boto "Criar". Voc ver como criar macros em outro tpico desta apostila.

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2.10. Usando o Organizador do MS-Project


Com todos os recursos de personalizao que o MS-Project possui, se faz necessrio uma ferramenta para organizar todos estes recursos. Esta a finalidade do Organizador do MS-Project, organizar os nove tipos diferentes de recursos que podem ser personalizados nos projetos, promovendo a reutilizao destes recursos em outros projetos e modelos. Com isto voc no ter que criar o mesmo recurso duas vezes, voc poder copiar o recurso atravs do Organizador. Com o Organizador voc poder Copiar entre projetos e modelos, Renomear ou Excluir um recurso. Para exibir o organizador voc poder usar qualquer uma das caixas de dilogo que criam os recursos, voc ver nelas um boto que chama o Organizador. Outra opo execute o comando de menu "Ferramentas - Organizador". A caixa de dilogo "Organizador" ser exibida com as seguintes opes:

O modelo Global o modelo de projeto padro do MS-Project. Os recursos colocados no modelo Global, estaro disponveis para todos os projetos baseados neste modelo.

Estes recursos s estaro disponveis para o projeto ativo.

As duas caixas de combinao "Modos de exibio disponveis em" exibem todos os arquivos do MSProject abertos. Por exemplo, se voc criar uma nova barra de ferramentas em um projeto e quiser que esta barra de ferramentas tambm seja usada em todos os projetos baseados em um determinado modelo, o que fazer? Abra os arquivos do modelo e do projeto. Depois chame o organizador , clique na guia "Barras de ferramentas" e por fim, copie o recurso do projeto para o modelo.

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3. OLE e Hyperlink entre o MS-Project e aplicativos


3.1. Inserindo Hyperlinks para Tarefas e Recursos
O recurso do hyperlink, presente nos aplicativos do MS-Office e outros, permite que voc execute um aplicativo, abra um arquivo deste aplicativo e tambm se posicione em determinado local deste arquivo. Este um recurso muito til em um projeto, pois voc poder fazer um hyperlink entre as tarefas ou recursos e documentos, planilhas, apresentaes, relatrios, formulrios, etc. Para criar um hyperlink voc dever selecionar uma tarefa ou recurso e depois clicar na ferramenta "Hyperlink" localizada na barra de ferramentas "Padro". Ser exibida a caixa de dilogo "Inserir hyperlink" para que voc insira a localizao do arquivo e opcionalmente um local dentro do arquivo para fazer o hyperlink.

Depois de criar o hyperlink ser exibido um cone ao lado da tarefa ou recurso indicando o local onde voc deve clicar para executar o hyperlink.

A barra de ferramentas "Web" aparecer para permitir que voc navegue entre o MS-Project e os outros arquivos, alm de oferecer opes de pesquisa na Web.

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As opes da caixa de dilogo "Inserir hyperlink" so:

Localizao do arquivo

Local dentro do arquivo. Este local depende do aplicativo

O caminho relativo se baseia na localizao do arquivo atual que possui o hyperlink. Use esta opo se voc pretende mudar a localizao do arquivo no futuro.

Os tpicos seguintes mostram alguns dos tipos de hyperlink que voc vai poder criar:

3.1.1. Hyperlink com o MS-Word


O local definido no arquivo o Indicador inserido no documento ou Texto do documento colado no campo Subendereo do hyperlink do Microsoft Project.

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3.1.2. Hyperlink com o MS-Excel


O local definido no arquivo o nome da planilha e a referncia de clula separados por uma exclamao. Exemplos de referncia de clulas so: E5, A1:D5, Banco_de_dados, etc.

3.1.3. Hyperlink com o MS-PowerPoint


O local definido no arquivo o nmero do Slide.

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3.1.4. Hyperlink com o MS-Access


O local definido no arquivo qualquer um dos objetos do MS-Access, que podem ser: Tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos.

Alm dos hyperlinks vistos acima voc tambm poder criar hyperlinks para URL da internet ou para os seguintes arquivos: 1. Arquivos HTML 2. Fichrios. 3. Modelos de planilha, documento, apresentao, etc. 4. Imagens .GIF, .JPG, etc. 5. Arquivos texto. 6. Atalhos, etc.

3.1.5. Hyperlink como outro projeto MS-Project


O local definido no arquivo o Modo de exibio e nmero de identificao, separados por um ponto de exclamao.

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3.2.

Usando o MS-Project para Incorporar e vincular objetos


Voc poder tirar muito proveito da tecnologia OLE ( Objeto Incorporado ou Vinculado ) para integrar seu projeto com outros aplicativos. O objeto incorporado perde a conexo com o objeto de origem, e o objeto vinculado reflete as atualizaes do objeto de origem. Por exemplo, voc pode vincular seu projeto a um documento do MS-Word, de modo que se o projeto for alterado, o retrato do projeto no MS-Word refletira esta alterao. Neste tpico vamos ver dois exemplos de vinculo entre o MS-Project e os aplicativos do MS-Office.

3.2.1. Onde Incorporar e Vincular objetos no MS-Project


Voc poder inserir um objeto incorporado ou vinculado dentro do MS-Project atravs do comando de menu "Inserir - Objeto". A caixa de dilogo "Inserir Objeto" ser exibida com duas opes, ou criar um objeto novo a partir da lista de objetos registrados na sua mquina, ou criar um objeto a partir de um arquivo existente. Para esta ltima opo, voc poder vincular o arquivo ao MS-Project, ou seja, quando este arquivos for alterado, as alteraes sero refletidas no objeto dentro o MS-Project. Criando um novo objeto incorporado:

Criando um objeto a partir de um arquivo existente. Atravs das opes da caixa de dilogo, voc poder incorporar ou vincular o objeto. Alm disto voc poder ver o arquivo no formato original ou ver apenas o seu cone para economizar espao na tela.

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Voc poder inserir objetos nos seguintes lugares dentro do MS-Project: 1. Dentro do campo Anotaes da caixa de dilogo "Informaes sobre a tarefa/recurso". Neste caso voc dever usar a ferramenta "Inserir Objeto". Na figura abaixo vinculamos uma tarefa a diversos objetos vinculados. Voc percebe o poder de integrao que a tecnologia OLE permite?

2. Sobre o diagrama de Gantt atravs do comando de menu "Inserir - Objeto". Por exemplo, voc pode vincular um texto do MS-Word, ou um grfico do MS-Excel sobre o diagrama. 3. No campo "Objetos" voc pode inserir objetos incorporados ou vinculados. Para inserir estes objetos exiba o "formulrio de tarefas" dando um split na tela e execute o comando de menu "Formatar - Detalhes - Objetos". Depois clique no espao para o objeto e execute o comando de menu "Inserir - Objeto". Veja uma demonstrao na figura abaixo.

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3.2.2. Vinculando tarefas em documento do MS-Word


Vamos demonstrar como vincular informaes sobre tarefas dentro de um documento do MS-Word. Para isto siga os seguintes passos: 1. Selecione uma ou mais tarefas de seu projeto e clique na ferramenta "Copiar". Esta ferramenta copia o objeto selecionado para a rea de transferncia do Windows ou "Clipboard". 2. Abra um documento do MS-Word e execute o comando de menu "Editar - Colar Especial". Dentro da caixa de dilogo "Colar especial" selecione a opo "Colar vincular" e na lista escolha o formato do objeto, que pode ser um texto, uma figura, etc. Por exemplo, selecione figura, que um formato econmico e voc ver as informaes da tarefa tal qual v no MS-Project.

Agora o mais importante que voc perceba que se voc alterar por exemplo a durao de uma tarefa do MS-Project que foi vinculada, esta alterao aparecer automaticamente no objeto vinculado no MS-Word. Este um exemplo de vnculo entre duas aplicaes diferentes. Faa o teste e imagine as possibilidades de novos vnculos.

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3.2.3. Vinculando tarefas em clulas do MS-Excel


Outra demonstrao ser a de vincular dados de uma tarefa do MS-Project a clulas de uma planilha do MS-Excel. De maneira diferente do exemplo anterior, no vamos vincular as tarefas como figuras e sim como texto dentro da clula. Voc perceber tambm que quando a informao da tarefa for modificada, esta alterao ir repercutir imediatamente na clula da planilha onde esta informao foi vinculada. Siga os seguintes passos: 1. Selecione uma ou mais tarefas de seu projeto e clique na ferramenta "Copiar". Esta ferramenta copia o objeto selecionado para a rea de transferncia do Windows ou "Clipboard". 2. Abra uma pasta de trabalho do MS-Excel e selecione uma planilha. Depois execute o comando de menu "Editar - Colar Especial". Dentro da caixa de dilogo "Colar especial" selecione a opo "Colar vincular" e na lista escolha o formato do objeto, que pode ser um texto, uma figura, etc. Por exemplo, selecione "Texto", que vai fazer com que cada campo do MS-Project ser colocado em uma coluna do MS-Excel. E cada tarefa seleciona ser colocada em uma linha da planilha. 3. Altere as informaes das tarefas no MS-Project que foram vinculadas no MS-Excel e veja que as alteraes aparecem imediatamente na planilha. Faa o teste, experimente.

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4. Importao e Exportao de dados do projeto


O MS-Project oferece a importao/exportao dos dados do projeto em diversos formatos. Antes de fazer a importao/exportao dos dados, voc deve especificar o seu formato atravs da utilizao de um Mapa de importao/exportao.

4.1.

Importando dados para o projeto


Para importar dados para um projeto execute o comando de menu "Arquivo - Abrir" e depois selecione o tipo do arquivo a ser importado na caixa de combinao "Arquivos do tipo". Depois clique no boto "Abrir" para configurar o formato da importao.

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4.2.

Exportao dados para o projeto


Para exportar os dados do projeto execute o comando de menu "Arquivo - Salvar como" e depois selecione o tipo do arquivo a ser exportado na caixa de combinao "Salvar como tipo". Depois clique no boto "Salvar" para configurar o formato da exportao.

Voc poder salvar os dados do projeto para os seguintes tipo de arquivos: 1. Banco de dados do MS-Project: Arquivo com a extenso .MPD que armazena dados de um ou mais projetos ao mesmo tempo. Este tipo de arquivo o substituto do arquivo .MPX das verses anteriores. 2. Banco de dados do MS-Access: Banco de dados relacional com a extenso .MDB. Atravs do MSAccess voc poder fazer consultas avanadas, formulrios, relatrios, etc com os dados do projeto. 3. Pasta de trabalho do MS-Excel. Extenso .XLS. Coloca os dados do projeto em uma planilha onde voc poder usar as funes e outros recursos de clculos do MS-Excel, alm de fazer grficos dos dados do projeto. 4. Tabela dinmica do MS-Excel. Extenso .XLS. Coloca os dados do projeto em uma tabela dinmica do MS-Excel, que permite a anlise dos dados do projeto de maneira prtica e eficiente. 5. Documento HTML. Extenso .HMTL. Este formato possibilita a exibio das informaes do projeto na Web. Voc poder usar diversos modelos de pginas pr definidos pelo MS-Project. 6. Texto e CSV. Extenses .TXT e .CSV. So arquivos do tipo texto que so amplamente usados e reconhecidos pelas aplicaes.

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5. Consolidao e Integrao de projetos


Voc pode consolidar vrios projetos de toda a empresa para exibir dependncias entre projetos, produzir relatrios multi-projetos e melhor gerenciar recursos. O MS-Project permite que voc consolide, em um nico arquivo de projeto, at 1000 projetos. Os projetos consolidados podem conter tantas tarefas, recursos e atribuies quantos sejam suportados pela memria disponvel.

5.1.

Consolidando vrios projetos


Voc poder consolidar vrios projetos com o MS-Project usando dois mtodos. Em ambos os mtodos o arquivo do projeto consolidado est vinculado aos projetos originais, ou seja, qualquer alterao no projeto consolidado ir repercutir imediatamente no projeto original e vice-versa. Os mtodos so: 1. Atravs do comando de menu "Inserir - Projeto". Neste mtodo voc no precisa abrir os projetos que vo ser consolidados, basta selecionar os projetos na caixa de dilogo "Inserir projeto" usando as teclas "CTRL" ou "SHIFT".

Quando a opo "Ocultar subtarefas" est ativada, os projetos so inseridos no arquivo consolidado como uma tarefa de resumo para cada projeto.

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Os projetos vo ser inseridos no projeto consolidado na ordem em que foram selecionados.

2. No outro modo de consolidao voc ter que abrir os projetos que vo ser consolidados e executar o comando de menu "Janela - Nova Janela". Na figura abaixo estamos consolidando os projetos P1 e P2 selecionando ambos os projetos e clicando "OK". Um novo projeto ser criado contendo os projetos P1 e P2 vinculados aos projetos originais.

Para melhor explicar como funciona a consolidao e integrao de projetos imagine um projeto P1 composto das seguintes tarefas e recursos.

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Tarefas de P1:

Recursos de P1:

Considere agora o projeto P2 com as seguintes tarefas e recursos. Tarefas de P2:

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Recursos de P2:

As tarefas do projeto consolidado sero semelhantes ao da figura abaixo:

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A planilha de recursos consolidada exibida na figura abaixo. Perceba que os recursos de ambos os projetos, mesmo tendo o mesmo nome, foram mantidos. Uma outra maneira de fazer a consolidao de recursos voc criar um pool ou grupo de recursos e fazer com que todos os projetos usem os recursos deste grupo.

5.2.

Vinculando tarefas entre projetos


Voc poder vincular tarefas entre projetos. Uma dos modos prticos para fazer este vinculo entre projetos criar um arquivo de projeto consolidado, usando o comando "Janela - Nova Janela" por exemplo, e depois selecionar as tarefas que vo ser relacionadas. Na figura abaixo vemos os projetos P1 e P2 consolidados e as tarefas A e D relacionadas com o tipo "TI".

Se voc no quer criar um arquivo consolidado e sim apenas vincular as tarefas, voc no precisa salvar o projeto consolidado. Depois de ter feito o relacionamento entre as tarefas, ele ser propagado

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nos projetos originais. Voc inclusive poder ver o vnculo com diferentes projetos em linhas na cor cinza e somente para a leitura do diagrama de Gantt. Projeto P1:

Projeto P2:

Lembramos que voc tambm poder visualizar vrios projetos ao mesmo tempo, em janelas diferentes usando o comando de menu "Janela - Organizar Tudo". Ento voc poder usar os recursos de arrastar e soltar para criar relacionamentos entre as tarefas dos projetos.

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6. Compartilhamento de recursos entre projetos


O MS-Project permite que voc atribua recursos de outros projetos para as tarefas do seu projeto. Neste tpico apresentaremos os dois modos para voc compartilhar recursos entre projetos.

6.1.

Compartilhando com o pool de recursos


Para implantar um pool de recursos crie um projeto novo e no adicione nenhuma tarefa. Depois siga os seguintes passos: 1. Exiba a "Planilha de recursos" atravs do menu "Exibir" e cadastre os recursos do pool de recursos. Depois salve o arquivo como um projeto normal, por exemplo "POLL.MPP".

2. Abra o seu projeto ao mesmo tempo que o arquivo de recursos. Voc dever sempre ter conscincia dos arquivos que esto abertos no MS-Project. Para isto use a lista de arquivos abertos do menu Janela.

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3. Os dois projetos tem que estar abertos para que voc possa fazer o compartilhamento de recursos. Ento, com os arquivos abertos, selecione o projeto que vai usar os recursos do pool de recursos e execute o comando de menu "Ferramentas - Recursos - Compartilhar recursos". A caixa de dilogo abaixo ser exibida com as seguintes opes:

Usa apenas os recursos do prprio projeto

Alm dos recursos prprios, se existirem, insere os recursos do projeto selecionado no projeto ativo.

Em caso de conflito de informaes dos recursos, as informaes do projeto ativo tem prioridade.

Se houver conflito entre as informaes dos recursos do projeto ativo e do pool de recursos que vai ser compartilhado, as informaes sero sobre o recurso sero mescladas.

4. Visualize a planilha de recursos enquanto estiver executando estes passos para compreender como funciona o compartilhamento. Voc perceber que os dados dos recursos do projeto compartilhado so vinculados no ativo e no apenas incorporados, ou seja, alteraes no pool de recursos so refletidas automaticamente no projeto que est usando os recursos.

6.2.

Compartilhando com outros projetos


Para compartilhar os recursos entre diferentes projetos siga os mesmos passos do tpico anterior, com a diferena de que o projeto a ser compartilhado no ser apenas uma planilha de recursos e sim um projeto completo com tarefas, etc. Quando voc compartilha recursos os projetos envolvidos so atualizados. Deste modo, quando voc for realizar operaes como abrir, fechar e salvar um projeto que usa recursos compartilhados, caixas de dilogo vo aparecer para que voc gerencie os recursos compartilhados. Responda as perguntas que so feitas com conscincia.

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7. Criao de Macros no MS-Project


As macros so rotinas escritas na linguagem de programao Visual Basic e que tem entre outros objetivos, o de promover a personalizao em nvel avanado do aplicativo, implementar recursos ainda no disponveis, automatizar tarefas repetitivas, etc. desejvel que o usurio do MS-Project tenha conhecimentos de lgica de programao para se adaptar rapidamente a criao de macros, porm com um pouco de esforo, a criao de macros ser um agradvel desafio para todos. Atravs das macros voc poder manipular todo o aplicativo MS-Project e tambm outros aplicativos que possuam uma biblioteca de objetos para automao OLE, como por exemplo, o MS-Word, MSExcel, MS-Access, etc. As macros so um timo meio de integrao entre os aplicativos, permitindo que um aplicativo use os recursos de outro. A isto chamamos de compartilhamento de recursos. Para aquelas pessoas que esto se iniciando na linguagem de programao Visual Basic, o MS-Project oferece o Gravador de Macros. Este recurso escreve a macro para voc. Tudo o que voc tem que fazer ligar o Gravador e executar as tarefas desejadas com o teclado ou o mouse. Todos os comandos e aes tomadas sero convertidas em cdigo Visual Basic. Este cdigo futuramente pode ser editado para que seja aperfeioado.

7.1.

O Editor do Visual Basic


As macros so escritas dentro de um Editor de textos especial. Este editor s aceita que voc digite instrues vlidas em cdigo Visual Basic e vai checar a cada linha se o que foi escrito est na sintaxe correta da linguagem. Para exibir o editor do Visual Basic execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Editor do Visual Basic". A janela do Visual Basic ser exibida ao lado da janela do MSProject. Alm da janela do Editor, voc ver outras janelas dentro da janela do Visual basic, como a janela do projeto Visual Basic e a janela de Propriedades do Objeto.

Janela do Projeto Visual Basic

Janela de Propriedades do objeto

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7.2.

Bibliotecas da Linguagem Visual Basic


O Visual Basic formado basicamente por bibliotecas de classes de objetos e mdulos de rotinas. Estas bibliotecas podem ser facilmente visualizados quando voc clica na ferramentas "Pesquisador de Objetos". Este pesquisador possui tambm um Help sobre cada um dos itens das bibliotecas.

Classes de objetos e mdulos

Propriedades, Mtodos e Eventos das classes de objetos

O Visual Basic vai permitir que voc adicione quantas outras bibliotecas quiser, aumentando muito o poder da linguagem. Por exemplo, voc pode adicionar uma biblioteca de recursos do MS-Word.

7.3.

Criando a primeira Macro


As macros podem ser gravadas no arquivo de projeto do MS-Project ou em um modelo de projeto. O modelo padro de projetos do MS-Project o Global.MPT, que possui um projeto em Visual Basic chamado ProjectGlobal. Se voc escrever a macro no projeto Visual Basic Projectglobal, esta macro estar disponvel em todos os projetos baseados no modelo Global.MPT. Se voc escrever sua macro no projeto Visual Basic do seu projeto MS-Project, ela estar disponvel apenas para o seu projeto. Para criar a primeira Macro siga os seguintes passos: 1. No Editor do Visual Basic clique no projeto VBA Project do seu projeto do MS-Project. 2. Execute o comando de menu "Inserir Mdulo" para criar um mdulo onde vamos escrever a macro.

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3. O incio da macro um cabealho formado pela palavra "Public Sub" e um nome sugestivo. O fim da macro formado pelas palavras "End Sub". Escreva o seguinte cdigo:

"Msgbox" uma das instrues da biblioteca VBA e tem a finalidade de exibir uma caixa de dilogo do Windows para o usurio. Enquanto estiver digitando, perceba que o Visual Basic ajuda a preencher o cdigo atravs de listas que aparecem a medida que voc digita. No caso da instruo MsgBox escrevemos trs parmetros, o texto da mensagem, o cone que ser exibido e o ttulo da caixa de mensagem. Voc j poder executar esta macro clicando na ferramenta "Executar Sub/UserForm". Se voc escreveu certo o cdigo a caixa de mensagem ser como a figura abaixo.

7.4.

Executando as Macros
Existem vrias maneiras de executar, rodar uma macro. Voc poder por exemplo criar um boto na barra de ferramentas e atribuir uma macro ao boto, com isto quando voc clicar no boto a macro ser executada. Voc tambm pode execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macro" , selecionar a macro desejada e clicar no boto "Executar".

7.5.

Usando o Gravador de Macros


Vamos criar uma macro cuja finalidade exibir o diagrama de Gantt de Controle na janela de "Visualizao da Impresso". Para isto siga os seguintes passos: 1. Execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Gravar nova macro". 2. Coloque um nome para a macro (sem espaos) e armazene a macro no projeto corrente selecionando "Este Projeto" na caixa de combinao "Armazenar macro em". 3. Execute os passos para exibir o diagrama de gantt de Controle no modo de "Visualizao da Impresso". S isto. Depois feche a janela de visualizao e execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Parar Gravao". A macro j foi gravada. 4. V at o Editos do Visual Basic e perceba o cdigo se encontra dentro de um mdulo do projeto VBAProject.

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5. Agora s executar a macro usando qualquer um dos mtodos disponveis. O cdigo gravado deve reproduzir as mesmas aes que voc realizou durante a gravao.

7.6.

Criando Formulrios em Macros


Voc poder dentro do Editor do Visual Basic criar formulrios que podem conter controles como caixas de textos, combinao, listas, labels, etc. Para exemplificar siga os seguintes passos:

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1. Dentro do projeto Visual Basic do seu projeto MS-Project execute o comando de menu "Inserir UserForm". 2. Coloque dentro do UserForm um controle Label e um Boto usando a caixa de ferramentas conforme a figura abaixo:

Declarao de variveis J e R do tipo inteiro longo Atribuio das propriedades NumberOfTasks e NumberOfResources do objeto ActiveProject Execuo do mtodo Show do objeto UserForm1

3. Insira um mdulo no projeto e escreva o seguinte cdigo: 4. Quando o formulrio for inicializado ele deve mostrar o contedo das variveis "T" e "R" no controle Label. E quando o usurio clicar no boto "OK" o formulrio deve ser fechado. Para fazer isto vamos usar o evento 'initialize" do objeto "UserForm" e o evento "Click" do objeto "Button". Para escrever o evento basta clicar duas vezes em cima do objeto e selecionar o evento na caixa de combinao acima e a direita. Veja o cdigo na figura abaixo:

5. Execute a macro e veja o nmero de tarefas e recursos do projeto ativo. Arthur Nunes Ferreira Neto Pgina: 36

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8. Implementando o Grupo de Trabalho MS-Project


A boa comunicao dentro da equipe do projeto essencial para as metas sejam alcanadas. O MSProject permite a criao de grupos de trabalho formados pelos participantes dos projetos. Atravs deste grupo de trabalho voc poder usar o correio eletrnico, a intranet ou a World Wide Web para se comunicar com rapidez e eficincia com os membros da equipe do projeto.

8.1.

Pr-requisitos para a criao do Grupo de Trabalho:


1. Voc precisar ter acesso a um servidor da Web (para comunicao baseada na Web) ou ter acesso a um sistema de correio eletrnico compatvel com MAPI (para comunicao baseada em correio eletrnico). 2. Se voc estiver usando um servidor da Web para a comunicao no grupo de trabalho, os membros do mesmo precisaro ser notificados sobre a URL que apontar para o servidor da Web a fim de que possam localizar a Caixa de entrada da equipe usando seus navegadores. A URL pode ser fornecida atravs do responsvel pelo servidor da Web.

8.2.

Configurando o Grupo de Trabalho


A configurao do grupo de trabalho depende muito da configurao de servios especiais em sua rede de computadores. Se estes servios ainda no esto implantados em sua rede, talvez voc precise de ajuda do pessoal de suporte tcnico de redes. Para configurar as opes do Grupo de Trabalho siga os seguintes passos: 1. No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Grupo de trabalho. 2. Na caixa Mensagem padro do grupo de trabalho para recursos, clique na opo de mensagem de

grupo de trabalho que deseja usar. As opes de mensagem so:

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2.1. Para enviar mensagens do grupo de trabalho atravs de um sistema de correio eletrnico de 32 bits compatvel com MAPI, clique em Correio eletrnico e, em seguida, v para o passo 5. 2.2. Para enviar mensagens do grupo de trabalho atravs de um servidor da Web (fazendo uso de uma intranet ou da Web), clique em Web. 2.3. Para enviar mensagens do grupo de trabalho tanto atravs de um sistema de correio eletrnico compatvel com MAPI como atravs de um servidor da Web, clique em Correio eletrnico e Web. 2.4. Para desativar as mensagens do grupo de trabalho, clique em Nenhum. 3. Na caixa URL do servidor da Web (para o recurso), insira a URL para o servidor da Web que est servindo ao grupo de trabalho e o nome da pasta que voc criou para o Microsoft Project colocar e controlar suas mensagens de grupo de trabalho na Web. Por exemplo, a URL poderia apontar para um servidor da Web configurado no computador do gerente do grupo de trabalho. Alm disso, o nome da pasta criada dentro do caminho do servidor da Web para armazenar as mensagens do grupo de trabalho poderia ser denominada Projeto. Se a identificao na rede para esse computador tiver sido definida como GerenteProjeto, ento, a URL para esse computador dever ser: http://gerenteprojeto/projeto 4. Se voc estiver usando uma intranet ou a Internet para a comunicao do grupo de trabalho, insira o caminho relativo localizao do software de servidor da Web no servidor da Web, alm de um nome de pasta para o Microsoft Project, na caixa Raiz do servidor da Web (para o gerente). Esse o local onde o Microsoft Project configurar os diretrios e arquivos para gerenciar a atividade do grupo de trabalho. Por exemplo, se o Microsoft Personal Web Server for instalado no computador do gerente do grupo de trabalho, cuja identificao de rede GerenteProjeto e o caminho para o servidor da Web nesse computador for c:\webshare\wwwroot e voc desejar que a pasta de informaes do Microsoft Project seja Projeto (que a mesma pasta mencionada no passo 3, a instruo do caminho dever ser: \\gerenteprojeto\webshare\wwwroot\projeto 5. Caso queira ser notificado pelo Microsoft Project ao receber uma nova mensagem do grupo de trabalho proveniente da Web, marque a caixa de seleo Notificar ao receber novas mensagens da Web. O Microsoft Project verificar a chegada de novas mensagens a cada 10 minutos. 6. Se voc desejar enviar, em uma mensagem de correio eletrnico, um hyperlink que o levar Caixa de entrada da equipe, marque a caixa de seleo Enviar hyperlink em anotao de correio eletrnico. 7. Para que as selees do seu grupo de trabalho se apliquem a todos os projetos, clique em Definir como padro. 8. Clique na guia Geral. Na caixa Nome do usurio, digite o nome pelo qual deseja ser identificado nas mensagens de grupo de trabalho que voc envia aos integrantes do grupo de trabalho. 9. Se voc tiver selecionado Web ou Correio eletrnico e Web como meio de comunicao das mensagens do grupo de trabalho, aps fechar a caixa de dilogo Opes, receber uma notificao do Microsoft Project de que ele precisar copiar os arquivos para o servidor da Web a fim de configurar o grupo de trabalho. Para permitir que ele faa isso, clique em Sim.

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8.3.

Trabalhando em Grupo
Exibimos abaixo os tpicos com a funcionalidade do comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho" do MS-Project.

8.3.1. Mensagens de atribuio de tarefas


Para enviar uma mensagem de correio eletrnico ou servidor Web que notifica um recurso de que voc deseja atribui-lo a uma determinada tarefa, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Atribuio da Equipe". Ser exibida a caixa de dilogo "Atribuio da equipe" contendo as mensagens para cada recurso de cada tarefa selecionada. Voc poder atribuir outros recursos para as tarefas que aparecem na caixa. Quando todas as mensagens estiverem prontas clique em "Enviar".

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8.3.2. Mensagens de atualizao de tarefas


Para enviar uma mensagem de correio eletrnico ou servidor Web que notifica um recurso sobre atualizaes nas tarefas, como novas datas de incio e trmino ou alteraes nas atribuies de recursos, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Atualizao da Equipe". Voc poder saber se uma tarefa precisa de atualizao atravs do campo "Atualizao necessria". Este campos do tipo booleano "Sim/No" e ser "Sim" quando houver alterao em alguma tarefa atribuda com a mensagem "Atribuio da equipe". Esse campo conter "No" no caso de tarefas que no tenham sido atribudas com uma mensagem "Atribuio da equipe" ou que no tenham sido alteradas desde o envio da ltima mensagem Atualizao da equipe.

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8.3.3. Mensagens de solicitao de status de tarefas


Para solicitar dos recursos atribudos s tarefas informaes atualizadas sobre a tarefa atravs de correio eletrnico ou servidor Web, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho Status da Equipe". Antes do comando selecione as tarefas desejadas. Na caixa de dilogo exibida, depois de checar cada mensagem, clique em "Enviar".

8.3.4. Mensagens de aviso de incio/trmino de tarefas


Para definir um lembrete no MS-Outlook para a hora de incio ou trmino de uma tarefa execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Definir Lembrete". A caixa de dilogo abaixo ser exibida para que voc defina o tempo (minutos, horas, dias, semanas) do lembrete antes do incio ou do trmino das tarefas selecionadas.

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8.3.5. Mensagens da caixa de entrada da Web


Para acessar a caixa de entrada da Web e exibir as mensagens do grupo de trabalho de integrantes da equipe do projeto atravs de um servidor Web, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Caixa de Entrada da Web". Voc poder atualizar o arquivo de projeto com base nas respostas contidas na caixa de entrada.

8.3.6. Mensagens de anotao de tarefas


Para enviar uma figura das tarefas selecionadas ou o arquivo de projeto inteiro em uma mensagem de correio eletrnico para o gerente, recursos ou contatos, execute o comando de menu "Ferramentas Grupo de Trabalho - Enviar Anotao de Agenda".

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Na figura abaixo vemos a janela de nova mensagem do Internet Explorer com as tarefas selecionadas do projeto anexadas na mensagem.

8.4.

Mtodos de mensagens individuais


Voc pode alterar o mtodo de mensagens do grupo de trabalho para membros individuais do grupo. Para alterar o mtodo de mensagens do grupo de trabalho, siga os seguintes passos: 1. Em um modo de exibio de planilha de recursos, selecione o recurso cujo mtodo de mensagens deseja alterar. 2. Clique na ferramenta "Informaes sobre o recurso" e, em seguida, clique na guia Geral. 3. Na caixa Grupo de trabalho, clique no mtodo de mensagens do grupo de trabalho mais apropriado para o recurso.

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