UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

PROYECTO: IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO Y ASISTENCIA DE RECURSOS HUMANOS EN LA CIUDAD UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN

ELABORADO POR: MESA MAS, LUIS.

TARAPOTO 2011
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Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica

INDICE
1. INTRODUCCIN . 2. NOMBRE DEL PROYECTO .. 3. REPONSABILIDAD FUNCIONAL DEL PROYECTO ................ 4. UNIDAD FORMULADORA DEL PROYECTO.. 5. UNIDAD EJECUTORA RECOMENDADA DEL PROYECTO. 6. LOCALIZACIN GEOGRFICA DEL PROYECTO. 7. ANTECEDENTES. 8. DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL.. 9. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 10. OBJETIVO GENERAL 11. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 12. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN AL PROBLEMA 13. CARACTERISTICAS DE EQUIPOS.... 14. DESCRIPCION DE COMPONENTES DE LA ALTERNATIVA.. 15. SOSTENIBILIDAD 16. METODOLOGIA DE DESARROLLO 17. ORGANIGRAMA DE TRABAJO DEL PROYECTO
18. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.

03 04 04 04 05 05 05 06 06 07 07 08 11 12 12 12 13
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19. CONTROL DEL PROYECTO... 20. PLAN DE CAPACITACIN DE LOS USUARIOS 21. GARANTIAS 22. ANEXOS.

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1. INTRODUCCION La Universidad Nacional de San Martn, cuenta con una determinada cantidad de estudiantes y docentes universitarios, integrados en sus diversas

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facultades y escuelas profesionales, y son ellos quienes hacen uso de los diferentes servicios que brinda esta casa superior de estudios, ya sea en usos de laboratorios, bibliotecas, aulas de clase, oficinas, etc. Ahora, el desarrollo de las diferentes operaciones y/o actividades que pueda realizar el personal (Recursos Humanos) de la UNSM no solo repercute en sus remuneraciones, tambin influye directamente sobre los estudiantes y al mismo tiempo sobre su formacin profesional; dicho de otro modo, el tener una buena administracin de los recursos dentro de la institucin, pues ayuda a tener una mejor calidad en desempeo laboral y formacin universitaria.

El siguiente proyecto denominado Implementacin de un Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos en la Ciudad Universitaria de la Universidad Nacional de San Martn, se formulo de acuerdo diversos fallos observados en la administracin de recursos y tiene como finalidad promover una adecuada realizacin de labores, calidad en la enseanza universitaria e investigacin y enriquecimiento intelectual.

2. NOMBRE DEL PROYECTO

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IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO Y ASISTENCIA DE RECURSOS HUMANOS EN LA CIUDAD UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN

3. REPONSABILIDAD FUNCIONAL DEL PROYECTO Funcin Programa Sub Programa Responsable Funcional Educacin y Cultura Educacin Superior Superior Universitaria Universidades

4. UNIDAD FORMULADORA DEL PROYECTO Nombre Universidad Nacional de San Martn

Sector Pliego

Universidades Universidad Nacional de San Martn

Persona Responsable de Formular Luis Mesa Mas. el Proyecto Persona Responsable de la Unidad Luis Mesa Mas. Formuladora del Proyecto

5. UNIDAD EJECUTORA RECOMENDADA DEL PROYECTO

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Sector Pliego Nombre

Educacin Universidad Nacional de San Martn Universidad Nacional de San Martn

Persona Responsable de la Unidad Universidad Nacional de San Martn Ejecutora del Proyecto

6. LOCALIZACIN GEOGRFICA DEL PROYECTO Departamento Provincia Distrito 7. ANTECEDENTES Actualmente en nuestro pas y en varias partes del mundo existen Universidades Nacionales como Particulares que han realizado mejoras en cuando a la administracin de sus recursos mediante implementaciones de diferentes sistemas y haciendo usos de diversas tecnologas de informacin. Un ejemplo de ello es lo siguiente: : San Martn : San Martn : Tarapoto

La Universidad Nacional del Altiplano - Puno implement en sus ambientes un sistema de control de asistencia por huella digital para garantizar al mximo el cumplimiento de las normativas y brindar una mejor calidad de formacin universitaria y desempeo laboral.

8. DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL La Universidad Nacional de San Martin posee unos ambientes determinados para el desarrollo de las labores estudiantiles y cuyo nombre es Ciudad

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Universitaria. Ahora, dentro de estos ambientes se llevan a cabo las clases de las diversas facultades y carreras profesionales existentes en nuestra Universidad; es ms que obvio que nuestra institucin cuenta con un sistema de administracin de sus propios recursos (Recursos humanos, equipos materiales, etc.), el cual en base a lo observado y experimentado no es muy adecuado de acuerdo a las exigencias que el mundo de ahora nos obliga. Dentro de la administracin de recursos tenemos: a) Administracin de Personal (Recursos Humanos): La universidad cuenta con personal laborable en las instalaciones, los cuales se rigen a un determinado control de asistencia a travs de un registro escrito y firmado el cual, en el caso de los docentes genera cierto tiempo hasta ingresar, firmar y acceder al saln de clases, oficina etc. Dicho tiempo podra ser utilizado para garantizar mayor aprendizaje en los alumnos. b) Administracin de Recursos Materiales: Esto est referido a los diversos equipos e instalaciones que posee nuestra universidad, ya sean oficinas, laboratorios, etc. El cual para poder acceder se necesita de la presencia de los vigilantes encargados, los cuales en muchas ocasiones se les tiene que estar buscando y estar en modo de espera hasta su aparicin y cumplimiento de su labor, lo cual es suele ser muchas veces algo tardo.

9. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema central de la Ciudad Universitaria es el precario sistema de control de asistencia as como tambin el modo de acceso a las diferentes aulas, oficinas, laboratorios, etc.; el cual indica que no existe una adecuada administracin de los recursos. Todo esto genera un impacto negativo en el desarrollo acadmico de los estudiantes, porque si bien es cierto que al no tener efectividad en el cumplimiento de las labores del personal de la universidad, pues influye mucho sobre la calidad de educacin y formacin de la comunidad estudiantil de nuestra Universidad.

CAUSAS QUE LO ORIGINAN: a. Inadecuado manejo de control de asistencia de personal.

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b. Desconocimiento de diversos equipos de tecnologa de informacin. c. Precaria forma de control de acceso a las instalaciones. d. Falta de mejora en la Infraestructura. e. Desinters por el uso de nuevas aplicaciones.

Tal vez no seamos la mejor universidad del mundo o quizs hasta ahora no hemos logrado demostrar al 100% que si podemos ser la mejor universidad del pas , pero somos una gran Universidad y si necesitamos un cambio para mejorar y poder hacer mejor las cosas, pues tendremos que esforzarnos ms de lo que quizs hasta ahora lo hemos estado haciendo. 10. OBJETIVO GENERAL Mejorar en forma eficaz y eficiente el Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos en la Ciudad Universitaria de la Universidad Nacional de San Martn.

10.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS Controlar de forma eficiente y segura el tiempo de labor de los recursos humanos. Aumentar el compromiso laboral. Tener un mejor monitoreo de los accesos a los ambientes de la universidad. Evitar la prdida de tiempo (retrasos y ausencias no reportadas) y aumentar la calidad de enseanza.

11. ALTERNATIVA DE SOLUCIN:

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Implementacin de un Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos Utilizando Tecnologa RFID. El proyecto de implementacin del sistema ya antes mencionado, se

desarrollar bajo una tecnologa emergente, utilizando RFID como una alternativa a la rapidez y eficiencia de procesos. Para la implementacin del proyecto, es necesaria la adquisicin de determinados equipos de cmputo que soporten las actuales exigencias tecnolgicas, y que el sistema pueda servir de manera eficiente. La inversin requerida para implementar esta alternativa es de S/.

82,900.00. El detalle de la inversin se muestra en el Anexo A.

11.1. Justificacin

Es muy importante el mejoramiento del modo de administracin de los recursos en la Ciudad Universitaria de la UNSM-T, con este proyecto no solo se alcanzar calidad en la enseanza de los cursos de carrera profesional, tambin se fomentara una cultura de compromiso laboral y exigencia acadmica, muy aparte de que se estara innovando nuestra universidad con tecnologas que hacen ms eficientes las operaciones y actividades

11.2.

Descripcin de las Caractersticas Tcnicas El sistema de informacin a desarrollar permitir la automatizacin de forma segura y eficiente el proceso de administracin de recursos, lo cual se manifiesta en el modo de control de asistencia del personal laboral y el control de accesos a los diferentes ambientes de la institucin. El sistema a Implementar tendr las siguientes caractersticas tcnicas generales:

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El sistema funcionar con tecnologa RFID (Identificacin por Radio Frecuencias). Tendr un Sistema con interfaz grfica amigable para las diferentes consultas diarias, solicitudes de permisos y para la integracin del sistema de planillas de la institucin.

Tendr una mejor organizacin y modo ms seguro de control. Crear un ambiente mejorado y novedoso.

La mejora del sistema de administracin de recursos permitir a la comunidad estudiantil y a la misma institucin: Realizar mejores controles de las diferentes actividades. Organizar y ejecutar los procesos de manera ms eficiente a los estudiantes y personal laboral. Tener un ambiente innovado y ms agradable. Generacin de reportes de las diferentes faltas durante el da, semana, as como tambin facilitar, restringir y monitorear las diferentes entradas y salidas a los ambientes existentes.

11.3.

ASPECTOS TCNICOS DE LA PROPUESTA. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TCNICA.

La tecnologa emergente usada en este proyecto ser una herramienta que ayude al funcionamiento y a la eficiencia de las labores y control de operaciones, ya sea por la rapidez con la que contara el hecho de solo pasar por el Identificador por Radio Frecuencias (RFID) para tener registrado la asistencia de un personal laboral o tener acceso a un ambiente.

ENTREGABLES.

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Los entregables estarn definidos en cada una de las etapas de la metodologa a utilizar y adicionalmente en el cronograma de cada uno de los sub proyectos del proyecto a implementar y/o automatizar, debiendo como mnimo ser los siguientes: Instalar y organizar los diferentes procesos. Manuales de Procedimientos. Polticas de Uso. Manuales de Usuario.

REDACCIN DE LOS MANUALES. Los documentos resultantes del servicio sern redactados en castellano y utilizarn el sistema mtrico decimal. Los formatos y detalles de publicacin se ajustarn a las normas indecopi y los esquemas y grficos sern elaborados preferentemente en tamao A4 segn corresponde. Los informes de avances sern presentados en original y copia, incluyendo todos los archivos del informe en un CD ROM. El informe final ser entregado en original y dos copias. En el caso de manuales y documentacin del sistema, se entregar en original y copia con todos los archivos del informe.

CARACTERSTICAS DE EQUIPOS

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Computadora Personal INTEL CORE I5 750 2.66GHZ L3 8MB 2.5GTS MB INTEL DP55WB BOX LGA1156 MEMORIA DDR3 3GB TARJETA DE RED: ONBOARD 10/100mbps DISCO DURO 500GB SEAGATE 7200 SATA VIDEO 1GB PCI EXPRESS ONBOARD 10/100mbps LG GH22NS30 22X OEM SATA TECLADO MULTIMEDIA USB MOUSE OPTICO USB UPS APC 500VA

PROCESADORES

MAINBOARD

MEMORIAS RED DISCO DURO VIDEO TARJETA DE RED MULTIGRABADOR TECLADO MOUSE UPS:

Equipos RFID: Lectores RFID Modelo Idock 100. Tarjetas RFID tk4100

11.3.1.1.

Cantidades y Costos del equipo

Establecimiento o Dependencias Ciudad Universitaria de la UNSM-T.

Equipos Requerimientos de Materiales y Equipos

ESPECIFICA DE GASTO

Unidad Cantidad Meses

Precio

Total

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DESCRIPCION

SOLES und und und 1 100 200 3,600.00 700.00 1.50

SOLES

1 2 3

Computadoras Lectores RFID Tarjetas RFID

3,600.00 70,000.00 300.00

TOTAL

73,900.00

12. DESCRIPCIN SELECCIONADA

DE

LOS

COMPONENTES

DE

LA

ALTERNATIVA

Inversin. La inversin necesaria para el proyecto de Implementacin del Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos, se encuentra detallado en el Anexo A. 13. SOSTENIBILIDAD o Responsable de la operacin y mantenimiento. Universidad Nacional de San Martin. La Unidad Ejecutora es la responsable de la Operacin y Mantenimiento del Proyecto con cargo a su presupuesto institucional

14. METODOLOGIA DE DESARROLLO Para el desarrollo del proyecto se har uso de la Metodologa Proceso Unificado de Desarrollo y sus Fases (RUP).

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Para plasmar de manera clara y ordenada el proceso de desarrollo del proyecto, la documentacin relativa al cronograma de trabajo se dividir en una seccin para cada fase del modelo de ciclo de vida.

15. ORGANIGRAMA DE TRABAJO DEL PROYECTO Para la implementacin del proyecto de mejora de Administracin de

Recursos, se trabajar con el siguiente Organigrama:

COORDINACIN DEL PROYECTO

JEFE DE PROYECTO

CONTROL DE PROYECTOS

ASESORIA CONSULTORIA

ORGANIZACIN Y MTODOS

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16. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO. 1. Coordinador del Proyecto. Llevar la coordinacin del proyecto. Gestionar ante las instancias correspondientes la adquisicin y/o contratacin de los diferentes bienes y/o servicios que se formulen en el proyecto.

2. Jefe de Proyecto. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, que tiene como objetivos, tomar el plan del proyecto y ejecutarlo, con el fin de generar los productos entregables del proyecto Planificar las actividades a realizar durante la ejecucin del proyecto, as como la determinacin de los plazos de entrega y los recursos (bienes y/o servicios) a utilizar en la misma. Supervisar el diseo, implementacin y evaluacin del sistema Bibliotecario a ser mejorado. Dirigir y supervisar la formulacin de los Informes de ejecucin y gestin del proyecto a fin de ser elevado a las instancias respectivas. Dirigir los mecanismos de comunicacin necesarias entre las reas involucradas en el proyecto y la coordinacin del mismo. Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Coordinacin del proyecto.

3. Organizacin y Mtodos. Identificar los artculos de la normatividad acadmica que define exactamente los pasos a realizar en el proceso de implementacin. Adecuar la normatividad acadmica de tal forma que permita la sancin de de acuerdo a las faltas y acciones no permitidas designadas. Socializar el proyecto de administracin de recursos con charlas y capacitacin en las diferentes escuelas acadmicas. Elaboracin de las polticas y procedimientos, as como los manuales.

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4. Asesora y Consultora. Asesorar en la Administracin de Recursos en aquellos aspectos de diseo que se relacionen con definiciones del uso que puedan repercutir en la performance del sistema. Asesorar en la organizacin de la Universidad. Asesorar en la ubicacin de los equipos del sistema. Revisar y aprobar los informes de los trabajos realizados por las dems reas.

5. Control de Proyectos. Llevar el control de los planes de trabajo propuesto por cada una de las otras reas del proyecto, verificando la entrega en los plazos establecidos de los entregables identificados. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto, y determinar si es que el proceso de dirigir y gestionar est siendo ejecutado de acuerdo a lo previsto, y detectar desviaciones. Hacer el seguimiento continuo de los cambios formulados en los requerimientos funcionales del proyecto.

17. CONTROL DEL PROYECTO. Uno de los aspectos ms importantes para garantizar el xito del proyecto ser la relativa al Control del mismo. La metodologa a utilizar para el control de la ejecucin del proyecto ser la siguiente: 1. Reuniones con todos los jefes de rea al inicio de la semana con la finalidad de determinar los trabajos a realizar durante la misma. 2. Los jefes de rea debern controlar durante la semana el avance de la ejecucin de las tareas planificadas en su respectiva rea. 3. La jefatura del proyecto deber estar en constante contacto con los responsables de las reas y realizar adicionalmente dos reuniones de coordinacin semanales. 4. La captura de requerimientos del proyecto y el control de cambios de los mismos debern estar documentados y firmados debidamente con la finalidad de tener respaldo documentario de los mismos.

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As mismo para la aprobacin de solicitudes de cambios segn las necesidades del proyecto, stas debern ser evaluadas para determinar si implican cambios en la estructura de descomposicin del proyecto y en los plazos de ejecucin. 5. Al finalizar la semana las reas debern presentar su informe de avance semanal, dando a conocer los trabajos realizados en la misma, el motivo de retraso y las acciones correctivas a llevar a cabo con la finalidad de ajustarse al cronograma formulado inicialmente. 6. Reuniones al final de la semana con los coordinadores del proyecto para hacer llegar los avances en la ejecucin del proyecto. 7. Para todos los diferentes informes a presentar como los siguientes: a. Acta de Constitucin del Proyecto. b. Informe de estado del proyecto. c. Autorizacin de Comienzo del Proyecto. d. Cambios en el proyecto. e. Cierre del entregable y/o del proyecto Los responsables de las reas las debern presentar bajo la plantilla de documento correspondiente, firmados y con el visto bueno

correspondiente de la instancia respectiva.

18. PLAN DE CAPACITACIN DE LOS USUARIOS. Con la ayuda de los manuales de usuario ya preparado, se proceder a la capacitacin de las personas designadas para emprender el manejo del sistema. Con la ayuda de personal competente de la Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica, se determinar las necesidades de capacitacin del personal, as como planificar la estructura de dicha formacin.

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19. GARANTIAS. Debido a las que los plazos establecidos para la ejecucin del presente proyecto estn ajustados y se cuenta con muy poco tiempo de holgura, es necesario contar con el apoyo incondicional de las altas autoridades involucradas en los procesos que la propuesta permitir mejorar y optimizar. En funcin al prrafo anterior se garantiza la entrega de los productos terminados en los plazos establecidos siempre y cuando la logstica del proyecto no tenga ningn retraso en cuanto a:

1. Mejoramiento de locales para el trabajo del equipo de desarrollo. 2. Honorarios puntuales del personal que labora en el proyecto. 3. Aprovisionamiento de los bienes muebles as como los equipos de cmputo para el trabajo respectivo. Si se tiene algn retraso en los puntos mencionados, los plazos y fechas de entregables se debern de ajustar y las fechas de ejecucin y finalizacin del proyecto debern de ser ajustadas por el plazo correspondiente al retraso.

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ANEXOS
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ANEXO A
Presupuesto:
HARDWARE
ESPECIFICA DE GASTO N DESCRIPCION Unidad Cantidad Meses Precio SOLES Total SOLES

1 2 3

Computadoras Lectores RFID Tarjetas RFID

und und und

1 100 200

3,600.00 700.00 1.50

3,600.00 70,000.00 300.00

TOTAL

73,900.00

PERSONAL
tem Descripcin 1 Coordinador del Proyecto 2 Jefe del Proyecto 3 Asesor y Controlador del Proyecto 4 Organizador del Proyecto TOTAL Und. Med. Unidad Unidad Unidad Cantidad Costo 1 S/. 3,000.00 1 S/. 2,500.00 1 S/. 2,000.00

Unidad

1 S/. 1,500.00 S/. 9,000.00

Descripcin Personal Materiales Total S/. 82,900.00

Costo S/. S/9,000.00 S/73.900.00

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ANEXO B
CRONOGRAMA Y ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DE TRABAJO Actividades 1 2 3 4 Diseo de la Biblioteca Construccin y Ubicacin Instalacin IMPLEMENTACIN Mes N1 Mes N2 Mes N3 Mes N4

CRONOGRAMA DE ENTREGA DE EQUIPOS Y MATERIALES La entrega de los equipos y materiales debern ser adquiridos de acuerdo al siguiente cronograma:
CANTIDAD EQUIPAMIENTO Y BIENES DURADEROS
Todos los materiales tendrn que ser entregados en este mes.

MES DE OBSERVACIN ENTREGA

Mes 1

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ANEXO C

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rbol de Problemas

DESCONTENTO Y POCA PARTICIPACION DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Menos Adquisicin de Aprendizaje y Conocimiento. Desinters Estudiantil.

Inadecuada Formacin de los Estudiantes Universitarios. Prdida de Tiempo.

Inadecuado Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos en la Ciudad Universitaria de la UNSM-T

Desinters de Parte de las Autoridades.

Inadecuada Infraestructura

Procesos Anticuados.

infraestructura

Deficiente Presupuesto.

Simplicidad de la Organizacin .

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rbol de Objetivos

MAYOR COMPROMISO Y PARTICIPACIN DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Mayor Adquisicin de Aprendizaje y Conocimiento. Inters Estudiantil y Mayor Exigencia.

Excelente Formacin de los Estudiantes Universitarios. Mejor Planificacin y Aprovechamiento del Tiempo.

Mejora e Implementacin del Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos en la Ciudad Universitaria de la UNSM-T.

Mayor Inters por Parte de las Autoridades.

Infraestructura Adecuada y Estable. Mejora en el Presupuesto.

Procesos Eficientes y Productivos. Mejora en el Control de Operaciones

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Descripcin Lgica Fin: 1. Excelente Formacin de los Estudiantes. 2. Mejor Planificacin y Aprovechamiento del Tiempo. 3. Inters Estudiantil y Mayor exigencia. 4. Mayor Adquisicin de Aprendizaje y conocimiento. Propsito: Implementacin de un Sistema de Control de Acceso y Asistencia de Recursos Humanos en la Ciudad Universitaria de la UNSMT.(Adecuada Administracin de Recursos) Componentes: 1. Adecuada y Estable Infraestructura. 2. Procesos Eficientes y Productivos.

Indicadores

Medios de Verificacin

Supuestos

1. Calidad de Formacin de los Estudiantes Incrementa en un 70%. 2. Las Prdidas del Tiempo disminuyen en un 80%. 3. El inters Estudiantil Aumenta en 70% 4. Existe un Enriquecimiento Intelectual del 90%. Mejoramiento en la Administracin de Recursos:

1. Resultados de Concursos estudiantiles. 2. Encuestas y Reportes en el Sistema. 3. Registros de Notas. 4. Registros de Evaluaciones Varias 1. Se Logra Establecer un Mayor Compromiso y Participacin de la Comunidad Universitaria. 2. Existe Calidad en la Enseanza y Mayor Competitibidad.

1. Registro de Operaciones. 1. 40% en un semestre. 2.100% en 1 ao. Mejoramiento de los Ambientes y Operaciones al 100%: 1. En ambientes de trabajo: 40% en 3 mes, 60% en 6 meces y al 100% en 12. 2. En las actividades: 50% en un semestre y al 100% en 1 ao. 1. Informes de Componentes y Mejoras 2. Informes Mensuales de Operaciones. 2. Informes de Actividades y Cumplimiento de Normativas.

1. Existe un Buen Control de las Actividades y todo se Desarrolla de Una forma Estable

1. Infraestructura Adecuada y Eficiente Organizacin en la Ciudad Universitaria para este fin.

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Actividades: 1. Mejora en el Control de Operaciones. (Para su realizacin se necesita mejoramiento en el presupuesto) Total de Dinero a Emplear: S/ 82,900.00 1. Informes Financieros. 2.Registros sobre: Compras. Capacitaciones e Implementaciones. 1. Existe un Mayor Inters por parte de las Autoridades Universitarias para las Implementaciones Necesarias en la Institucin.

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ANEXO D
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

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